Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung ist eine Technologie, die den Kreditorenbuchhaltungsprozess vereinfacht und beschleunigt. Sie hilft Unternehmen, den manuellen Arbeitsaufwand für die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen und die Verwaltung von Zahlungen zu senken, und reduziert das Auftreten von Fehlern wie Doppelzahlungen und falsche Dateneingaben.

Diese schnelleren und genaueren Zahlungsprozesse können die Beziehungen zu Lieferanten verbessern und Ihrem Unternehmen Geld sparen. Die Kosten einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung betragen nur 33 % der manuellen Kosten, was zum großen Teil auf die geringeren Arbeitskosten zurückzuführen ist. Im Folgenden erklären wir, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung funktioniert, welche Hauptfaktoren den Return on Investment (ROI) bestimmen, wie man den ROI berechnet und wie man die Automatisierung erfolgreich implementiert.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?
  
• Hauptfaktoren, die den ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beeinflussen
  
• Wie man den ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung berechnet
  
• Wie man die Effizienz mit Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steigert
  
• Wie man die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich implementiert
  
• Wie man die Einführung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unterstützt
  

Wie funktioniert die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung?

Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzt Technologie, um die Schritte im Kreditorenbuchhaltungsprozess zu rationalisieren und zu automatisieren. Hier ein Überblick über die üblichen Abläufe:

Rechnungserfassung

Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung kann elektronische Rechnungen und Papierrechnungen empfangen.

• Elektronische Rechnungen: Diese Rechnungen werden direkt von den Lieferanten in einem strukturierten digitalen Format (z. B. Extensible Markup Language [XML], Electronic Documents Interchange [EDI]) empfangen und automatisch in das Kreditorenbuchhaltungssystem importiert.

• Papierrechnungen: Diese Rechnungen werden mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) gescannt oder erfasst, um relevante Daten (z. B. Lieferantenname, Rechnungsnummer, Posten) zu extrahieren und in ein digitales Format zu konvertieren.

Datenextraktion und -validierung

Die Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung extrahiert wichtige Daten aus Rechnungen, validiert sie anhand von Bestellungen und Quittungen (falls zutreffend) und kennzeichnet alle Abweichungen zur Überprüfung. Einige Systeme verfügen über Funktionen zur Betrugserkennung. Einige verwenden maschinelles Lernen, um die Genauigkeit zu verbessern und Muster im Zeitablauf zu erkennen, während andere möglicherweise eine manuelle Validierung für bestimmte Felder erfordern.

Rechnungsabgleich und -freigabe

• Abgleich: Rechnungen werden automatisch mit entsprechenden Bestellungen und Zugängen auf der Grundlage vordefinierter Regeln und Toleranzen abgeglichen. Manche Software verfügt über Tools zur Erkennung von Rechnungsdubletten, um Doppelzahlungen zu verhindern.

• Genehmigung: Wird eine Übereinstimmung gefunden, wird die Rechnung anhand vorkonfigurierter Workflows, in denen genehmigende Personen und Schwellenwerte definiert sind, zur Genehmigung weitergeleitet. Die genehmigenden Personen erhalten Benachrichtigungen und können Rechnungen elektronisch überprüfen und genehmigen, häufig mit der Möglichkeit, Kommentare oder Fragen hinzuzufügen. Einige Software bietet genehmigenden Personen auch mobilen Zugriff, um Rechnungen zu überprüfen und zu genehmigen.

Zahlungsabwicklung

Sobald eine Rechnung genehmigt ist, veranlasst das Kreditorenbuchhaltungssystem die Zahlung gemäß den Zahlungsbedingungen des Unternehmens und der bevorzugten Zahlungsmethode (z. B. Scheck, ACH-Überweisung, Kreditkarte). Einige Systeme können Zahlungen planen, um den Cashflow zu verbessern und Skonti für vorzeitige Zahlungen zu nutzen.

Archivierung und Berichterstellung

• Archivierung: Alle Rechnungen, Begleitdokumente und Prüfprotokolle werden sicher archiviert, um sie leicht abrufen und die Compliance zu gewährleisten.

• Berichterstattung: Das Kreditorenbuchhaltungssystem generiert Berichte und Analysen zu Ausgabenmustern, Lieferantenleistung, Genehmigungszykluszeiten und anderen wichtigen Metriken.

Hauptfaktoren, die den ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beeinflussen

Die Bestimmung des ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung umfasst die Bewertung der direkten finanziellen Vorteile und der indirekten Vorteile der Verwendung dieser Software. Diese Faktoren bestimmen, wie hoch der ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung für Ihr Unternehmen sein kann:

• Anschaffungs- und laufende Kosten: Zu den anfänglichen Kosten für die Einrichtung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung gehören der Kauf von Software oder die Zahlung von Abonnementgebühren, die Integration in Finanzsysteme und mögliche Anpassungen. Zu den laufenden Kosten gehören Softwarewartung, Updates und Mitarbeiterschulungen.

• Prozesseffizienz: Die Automatisierung verkürzt den Zeitaufwand für die Verarbeitung von Rechnungen, da die manuelle Dateneingabe überflüssig wird und die Genehmigungsabläufe beschleunigt werden. Die Reduzierung des Zeit- und Personalaufwands für die Rechnungsverarbeitung kann zu erheblichen Einsparungen bei den Arbeitskosten führen, insbesondere in größeren Unternehmen mit hohem Rechnungsvolumen.

• Weniger Fehler: Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler wie doppelte Zahlungen und fehlerhafte Dateneingaben, die zu finanziellen Verlusten und zeitraubenden Korrekturen führen können.

• Hilfe bei der Compliance: Die Automatisierung hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen und interne Kontrollen einzuhalten, indem sie genaue und nachvollziehbare Aufzeichnungen führt und so das Risiko von Strafen verringert.

• Lieferantenbeziehungen und Rabatte: Durch eine schnellere Verarbeitung von Zahlungen können Unternehmen von Skonti profitieren, was ihren Cashflow verbessert und Kosten senkt. Schnellere und genauere Zahlungsprozesse verbessern auch die Beziehungen zu den Lieferanten, was möglicherweise zu günstigeren Konditionen führt.

• Kosten für die Skalierbarkeit: Systeme für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung können skaliert werden, um ein höheres Rechnungsvolumen zu bewältigen, ohne dass größere zusätzliche Kosten entstehen.

• Berichte und Analysen: Automatisierte Systeme bieten einen besseren Einblick in Ausgabenmuster und finanzielle Verpflichtungen und ermöglichen so eine bessere finanzielle Entscheidungsfindung. Fortschrittliche Analysen helfen dabei, Ineffizienzen zu identifizieren und den Procure-to-Pay-Prozess zu verbessern, was zu Gesamteinsparungen beiträgt.

Wie man den ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung berechnet

Bei der Berechnung des ROI der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung werden die Kosten für die Implementierung und Wartung des Systems mit den finanziellen Vorteilen und Einsparungen verglichen, die es generiert. Ein schrittweiser Überblick über den Prozess:

Ermittlung der Kosten für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

• Software-Kosten: Die anfänglichen Kauf- oder Abonnementgebühren für die Automatisierungssoftware und alle laufenden Lizenz- oder Wartungskosten.

• Implementierungskosten: Die Kosten im Zusammenhang mit der Einrichtung der Software, der Workflow-Konfiguration, der Mitarbeiteschulung und der Integration in bestehende Systeme.

• Betriebskosten: Alle laufenden Kosten für den Betrieb des Systems, z. B. Cloud-Hosting-Gebühren, Support-Services und potenzielle Upgrades.

Nutzen und Einsparungen ermitteln

• Reduzierte Arbeitskosten: Die Zeitersparnis durch die Automatisierung manueller Aufgaben wie Dateneingabe, Rechnungsabgleich und Genehmigungsworkflows. Multiplizieren Sie die eingesparte Zeit mit dem durchschnittlichen Stundensatz der Mitarbeiter, die diese Aufgaben ausgeführt haben.

• Skonti bei vorzeitiger Zahlung: Rabatte, die durch die Ausnutzung von Zahlungsfristen aufgrund der schnelleren Rechnungsverarbeitung erzielt werden.

• Reduzierte Verzugsgebühren: Das Einsparpotenzial durch die Vermeidung von Säumniszuschlägen aufgrund einer rechtzeitigen Zahlungsabwicklung.

• Geringere Fehlerquoten: Die Kosten für Fehler im Zusammenhang mit der manuellen Verarbeitung, wie doppelte Zahlungen, Überzahlungen oder Verzugsgebühren. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung kann diese Fehler erheblich reduzieren, was zu Einsparungen führt.

• Verbesserte Effizienz: Die immateriellen Vorteile der verbesserten Effizienz, einschließlich schnellerer Genehmigungszyklen, besserer Transparenz der Kreditorenbuchhaltung und geringeres Betrugsrisiko.

Nettoersparnis berechnen

Ziehen Sie die mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung verbundenen Gesamtkosten von den Gesamtvorteilen und -einsparungen ab, um die durch das System generierten Nettoeinsparungen zu ermitteln.

ROI berechnen

Teilen Sie die Nettoeinsparungen durch die Gesamtkosten der Automatisierung und multiplizieren Sie sie mit 100, um den Prozentsatz des ROI zu ermitteln.

Formel:

(Nettoeinsparungen/Gesamtkosten der Automatisierung) x 100 = ROI (%)

Beispielrechnung: Nehmen wir an, ein Unternehmen investiert 50.000 $ in die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und erzielt jährlich die folgenden Einsparungen:

• Reduzierte Arbeitskosten: 30.000 $

• Skonto bei vorzeitiger Zahlung: 5.000 $

• Reduzierte Verzugsgebühren: 2.000 $

• Geringere Fehlerkosten: 3.000 $

Die Nettoersparnis beläuft sich auf 40.000 $. Wenn die Gesamtkosten der Automatisierung 50.000 $ betragen, berechnen Sie den ROI wie folgt:

ROI = (40.000 $ / 50.000 $) x 100 = 80 %

In diesem Beispiel erzielt das Unternehmen im ersten Jahr der Implementierung der Automatisierung einen ROI von 80 %. Der ROI wird in den Folgejahren wahrscheinlich steigen, da sich die Anfangsinvestition amortisiert hat und die Einsparungen weiter anfallen.

Wie man die Effizienz mit Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung steigert

Hier erfahren Sie, wie Sie das Beste aus der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung herausholen können:

• Empfangen Sie Ihre Rechnungen in elektronischen Formaten wie PDF-Dateien oder E-Invoices. Dies erleichtert es Ihrer Automatisierungssoftware, diese schnell zu erfassen und zu verarbeiten.

• Lassen Sie die Software automatisch Schlüsseldaten aus Ihren Rechnungen extrahieren, sodass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.

• Richten Sie Regeln ein, um Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Belegen abzugleichen, um den Genehmigungsprozess erheblich zu beschleunigen.

• Verwenden Sie die Software, um Erinnerungen für anstehende Zahlungen zu planen, damit Sie pünktlich bezahlen und Geld sparen können.

• Ziehen Sie Cloud-basierte oder mobilfreundliche Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung in Betracht, die von überall aus zugänglich ist.

• Suchen Sie nach einer Software, die sich in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren lässt, damit Sie nicht mit mehreren Systemen jonglieren müssen.

• Nutzen Sie die Software zur Erstellung von Berichten zu wichtigen Kennzahlen wie Rechnungsbearbeitungszeit und Zahlungsgenauigkeit, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Bleiben Sie mit Schulungs- und Supportressourcen über die neuesten Funktionen und Best Practices auf dem Laufenden.

Wie man die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung erfolgreich implementiert

Mit der Planung kann Ihr Unternehmen die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung effektiv einführen und die Vorteile nutzen. So strukturieren Sie den Prozess:

Bedürfnisse ermitteln

• Analysieren Sie Ihren AP-Prozess: Identifizieren Sie Herausforderungen, Engpässe und verbesserungswürdige Bereiche. Bestimmen Sie Ihre Ziele für die Automatisierung (z. B. Kosten senken, Effizienz steigern, Genauigkeit verbessern).

• Definieren Sie Ihre Anforderungen: Berücksichtigen Sie Faktoren wie Rechnungsvolumen, Rechnungsformate, Genehmigungsabläufe, Integrationsanforderungen und Budget.

Business Case entwickeln

• Quantifizieren Sie den potenziellen Nutzen: Schätzen Sie die Kosteneinsparungen, die verbesserte Effizienz und andere Vorteile basierend auf Ihren Bedürfnissen und Daten.

• Berechnen Sie den ROI: Ermitteln Sie den potenziellen ROI, der die Kosten für die Software und die Implementierung rechtfertigt.

• Präsentieren Sie den Stakeholdern den Business Case: Kommunizieren Sie klar die Vorteile und den ROI, um die Zustimmung der wichtigsten Entscheidungsträger zu erhalten.

Anbieter und Lösung auswählen

• Bewerten Sie verschiedene Anbieter: Berücksichtigen Sie Faktoren wie Softwarefunktionen, Preise, Kundensupport, Implementierungsprozess und Integrationsmöglichkeiten.

• Demos und Testversionen anfordern: Testen Sie die Software, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem Arbeitsablauf passt und Ihren Anforderungen entspricht.

• Wählen Sie einen Anbieter: Wählen Sie den Anbieter und die Lösung aus, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entsprechen.

Implementierung planen und vorbereiten

• Stellen Sie ein Projektteam zusammen: Beziehen Sie Stakeholder aus den Bereichen Finanzen, Informationstechnologie (IT), Einkauf und anderen relevanten Abteilungen mit ein.

• Entwickeln Sie einen Implementierungsplan: Definieren Sie den Umfang, den Zeitplan, die Meilensteine und die Verantwortlichkeiten für jede Phase des Projekts.

• Bereiten Sie Ihre Daten vor: Bereinigen und standardisieren Sie Ihre Lieferanten- und Rechnungsdaten für eine reibungslose Migration zum neuen System.

• Passen Sie die Software an: Konfigurieren Sie Arbeitsabläufe, Genehmigungsregeln, Zahlungsbedingungen und andere Einstellungen passend zu Ihren Prozessen.

• Integration in Ihre Systeme: Integrieren Sie die Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung bei Bedarf in Ihr ERP-System oder andere Finanzsysteme, um den Datenfluss zu gewährleisten und eine manuelle Dateneingabe zu vermeiden.

Das Team trainieren

• Bieten Sie umfassende Schulungen an: Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter/innen verstehen, wie das neue System und seine Funktionen zu verwenden sind.

• Bieten Sie fortlaufenden Support an: Richten Sie ein Support-System ein, um alle Fragen oder Probleme zu beantworten, die während und nach der Implementierung auftreten.

Live gehen und überwachen

• Beginnen Sie mit einer Pilotphase: Wenn möglich, testen Sie das System mit einer kleinen Gruppe von Rechnungen oder Lieferanten, bevor Sie es für den gesamten Kreditorenbuchhaltungsprozess einführen.

• Überwachen Sie die Leistung: Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Rechnungsbearbeitungszeit, Fehlerquoten und Genehmigungszykluszeiten, um zu überprüfen, ob das System die Erwartungen erfüllt.

• Feedback einholen: Sammeln Sie Feedback von Benutzern, um Komplikationen oder verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

• Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor: Verfeinern Sie Arbeitsabläufe, passen Sie Einstellungen an und beheben Sie Probleme, um die Leistung des Systems zu verbessern.

Wie man die Einführung der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung unterstützt

Wenn Sie mit der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung beginnen, wählen Sie eine Software, die intuitiv und einfach zu bedienen ist. Testen Sie das System nach Möglichkeit mit einer kleinen Gruppe von Nutzer/innen oder Rechnungen, bevor Sie es für das gesamte Unternehmen einführen. Sobald das System eingerichtet ist, können Sie diese Schlüsselstrategien anwenden, um die Akzeptanz in Ihrem Unternehmen zu fördern:

Vorteile kommunizieren

• Erklären Sie, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung das Leben der Mitarbeiter erleichtert, z. B. durch die Reduzierung manueller Aufgaben, die Minimierung von Fehlern und die Verbesserung der Zusammenarbeit.

• Erzählen Sie Geschichten von anderen Unternehmen oder Abteilungen, die die Automatisierung implementiert haben, und die positiven Auswirkungen, die sie auf ihre Arbeit hatte.

• Erläutern Sie, wie die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit übergeordneten Geschäftszielen wie Kostensenkung, Verbesserung der Effizienz und Risikominderung zusammenpasst.

Auf Bedenken und Widerstände eingehen

• Sprechen Sie mit dem Team über Sorgen oder Vorbehalte gegenüber dem neuen System. Häufige Bedenken können Arbeitsplatzsicherheit, Lernkurven und Angst vor Veränderungen sein.

• Gehen Sie Bedenken direkt an und stellen Sie Schulungen, Ressourcen und laufende Unterstützung bereit, damit sich die Mitarbeiter mit der Umstellung wohlfühlen.

• Fördern Sie eine offene Kommunikation und lassen Sie die Mitarbeiter Feedback und Verbesserungsvorschläge teilen.

Umfassende Schulungen anbieten

• Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiterschulungen relevant und spezifisch für die Rolle und Verantwortlichkeiten jedes Mitarbeiters sind.

• Bieten Sie Schulungen über Kanäle wie Online-Module, technischen Support, persönliche Sitzungen, Workshops und Benutzerhandbücher an.

• Stellen Sie fortlaufende Lernmöglichkeiten bereit, damit die Mitarbeiter über neue Funktionen und Best Practices auf dem Laufenden bleiben.

Erfolge feiern

• Teilen Sie positive Ergebnisse aus den frühen Phasen der Implementierung, um Dynamik und Begeisterung aufzubauen.

• Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern, die sich aktiv am Adoptionsprozess beteiligen.

• Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Ideen und Vorschläge auszutauschen, um den Automatisierungsprozess der Kreditorenbuchhaltung weiter zu optimieren.

Mit gutem Beispiel vorangehen

• Stellen Sie sicher, dass Manager und Führungskräfte aktiv in den Einführungsprozess einbezogen werden. Demonstrieren Sie ihr Engagement für das neue System. Manager sollten die Automatisierungssoftware für die Kreditorenbuchhaltung aktiv nutzen, um dem Team zu zeigen, dass sie für die Arbeit wertvoll ist.

• Denken Sie daran, dass Veränderungen Zeit brauchen. Ermutigen und unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter/innen während des gesamten Übergangs.