L'automazione AP, o automazione della contabilità fornitori, è una tecnologia che semplifica e velocizza le procedure della contabilità fornitori. Aiuta le attività a ridurre la quantità di lavoro manuale necessario per l'elaborazione delle fatture dei fornitori e la gestione dei pagamenti, e riduce l'incidenza di errori quali pagamenti duplicati e inserimento di dati errati.

Queste procedure di pagamento più rapide e accurate possono migliorare le relazioni con i fornitori e far risparmiare denaro alla tua attività. I costi della contabilità fornitori automatizzata ammontano solo al 33% dei costi manuali, in gran parte grazie alle minori spese di manodopera. Di seguito, spiegheremo come funziona l'automazione AP, quali sono i principali fattori che ne determinano il ritorno sugli investimenti (ROI), come calcolare il ROI e come implementare questo sistema con successo.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funziona l'automazione AP?
  
• Principali fattori che influenzano il ROI dell'automazione AP
  
• Come calcolare il ROI dell'automazione AP
  
• Come aumentare l'efficienza con l'automazione AP
  
• Come implementare con successo l'automazione AP
  
• Come incoraggiare l'adozione dell'automazione AP
  

Come funziona l'automazione AP?

L'automazione AP utilizza la tecnologia per semplificare e automatizzare i passaggi delle procedure della contabilità fornitori. Ecco una panoramica di come funziona in genere:

Acquisizione delle fatture

L'automazione AP è in grado di ricevere fatture elettroniche e fatture cartacee.

• Fatture elettroniche: queste fatture vengono ricevute direttamente dai fornitori in un formato digitale strutturato (ad esempio Extensible Markup Language [XML] o Electronic Documents Interchange [EDI]) e importate automaticamente nel sistema AP.

• Fatture cartacee: queste fatture vengono scansionate o acquisite utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre i dati rilevanti (ad esempio nome del fornitore, numero di fattura, voci riga) e convertirli in un formato digitale.

Estrazione e convalida dei dati

Il software di automazione AP estrae i dati chiave dalle fatture, li convalida confrontandoli con gli ordini di acquisto e le ricevute (se applicabile) e segnala eventuali discrepanze per la revisione. Certi sistemi dispongono di funzionalità di rilevamento delle frodi; alcuni di essi utilizzano il machine learning per migliorare l'accuratezza e riconoscere gli schemi nel tempo, mentre altri potrebbero richiedere la convalida manuale per determinati campi.

Corrispondenza e approvazione delle fatture

• Corrispondenza: le fatture vengono abbinate automaticamente agli ordini di acquisto e alle ricevute corrispondenti sulla base di regole e tolleranze predefinite. Alcuni software dispongono di strumenti di rilevamento delle fatture duplicate per prevenire i pagamenti duplicati.

• Approvazione: se viene trovata una corrispondenza, la fattura viene instradata per l'approvazione sulla base di flussi di lavoro preconfigurati che definiscono responsabili dell'approvazione e soglie. I responsabili dell'approvazione ricevono notifiche e possono revisionare e approvare le fatture elettronicamente, spesso con la possibilità di aggiungere commenti o domande. Alcuni software offrono inoltre ai responsabili dell'approvazione l'accesso da dispositivo mobile per revisionare e approvare le fatture.

Elaborazione dei pagamenti

Una volta che una ricevuta è stata approvata, il sistema AP avvia il pagamento in base ai termini di pagamento e alla modalità di pagamento preferita dall'attività (ad esempio assegno, trasferimento ACH o carta di credito). Alcuni sistemi possono pianificare i pagamenti per migliorare il flusso di cassa e sfruttare gli sconti sui pagamenti anticipati.

Archiviazione e reportistica

• Archiviazione: tutte le fatture, la documentazione di supporto e gli audit trail vengono archiviati in modo sicuro in modo da facilitarne il recupero e la conformità.

• Reportistica: il sistema AP genera report e analisi su modelli di spesa, prestazioni dei fornitori, tempi del ciclo di approvazione e altre metriche chiave.

Principali fattori che influenzano il ROI dell'automazione AP

La determinazione del ROI dell'automazione AP comporta la valutazione dei vantaggi finanziari diretti e indiretti dell'utilizzo di questo software. Questi sono i fattori che determinano quale può essere il ROI dell'automazione AP per la tua attività:

• Costi iniziali e ricorrenti: i costi iniziali per configurare l'automazione AP includono l'acquisto di software o il pagamento di quote di abbonamento, l'integrazione con i sistemi finanziari e l'eventuale personalizzazione. I costi ricorrenti includono la manutenzione del software, gli aggiornamenti e la formazione del personale.

• Efficienza delle procedure: l'automazione riduce i tempi di elaborazione delle fatture eliminando l'inserimento manuale dei dati e velocizzando i flussi di lavoro per l'approvazione. La riduzione del tempo e del personale necessari per l'elaborazione delle fatture può portare a notevoli risparmi sui costi di manodopera, in particolare nelle organizzazioni più grandi con volumi elevati di fatture.

• Riduzione degli errori: i sistemi automatizzati riducono al minimo gli errori umani quali i pagamenti duplicati e l'inserimento di dati errati, che possono portare a perdite finanziarie e alla necessità di correzioni che richiedono tempo.

• Supporto per la conformità: l'automazione aiuta le attività a rispettare i requisiti normativi e i controlli interni mantenendo registri accurati e tracciabili, il che riduce il rischio di sanzioni.

• Relazioni con i fornitori e sconti: con un'elaborazione più rapida dei pagamenti, le attività possono approfittare degli sconti sui pagamenti anticipati offerti dai fornitori, migliorando il flusso di cassa e riducendo i costi. Inoltre, procedure di pagamento più rapide e accurate migliorano le relazioni con i fornitori, portando potenzialmente a dei termini e condizioni più favorevoli.

• Costi di scalabilità: i sistemi di automazione AP sono scalabili per consentire di gestire un volume maggiore di fatture senza dover sostenere elevati costi aggiuntivi.

• Reportistica e analisi approfondite: i sistemi automatizzati forniscono una maggiore comprensione dei modelli di spesa e degli impegni finanziari, consentendo un migliore processo decisionale finanziario. Le analisi avanzate aiutano a identificare le inefficienze e a migliorare il processo procure-to-pay, il che contribuisce al risparmio complessivo.

Come calcolare il ROI dell'automazione AP

Il calcolo del ROI dell'automazione AP prevede il confronto tra i costi di implementazione e manutenzione del sistema e i vantaggi finanziari e i risparmi che genera. Ecco una panoramica dettagliata della procedura:

Determinazione dei costi dell'automazione AP

• Costi del software: i costi iniziali di acquisto o di abbonamento per il software di automazione AP ed eventuali costi ricorrenti per licenze o manutenzione.

• Costi di implementazione: le spese relative all'installazione del software, alla configurazione dei flussi di lavoro, alla formazione dei dipendenti e all'integrazione con i sistemi esistenti.

• Costi operativi: eventuali costi ricorrenti per il funzionamento del sistema, quali tariffe di cloud hosting, servizi di assistenza ed eventuali upgrade.

Identificazione dei vantaggi e dei risparmi

• Riduzione dei costi di manodopera: il tempo risparmiato automatizzando attività manuali quali l'inserimento dei dati, la corrispondenza delle fatture e i flussi di lavoro per l'approvazione. Moltiplica il tempo risparmiato per la tariffa oraria media dei dipendenti che svolgevano queste attività.

• Sconti sul pagamento anticipato: gli sconti ottenuti sfruttando i termini del pagamento anticipato resi possibili dall'elaborazione più rapida delle fatture.

• Riduzione delle penali per ritardato pagamento: i potenziali risparmi derivanti dall'evitare di incorrere in penali per ritardato pagamento grazie alla tempestiva elaborazione dei pagamenti.

• Riduzione dei tassi di errore: il costo degli errori associati all'elaborazione manuale, quali pagamenti doppi, pagamenti in eccesso o penali per ritardato pagamento. L'automazione AP può ridurre notevolmente questi errori, comportando dei risparmi.

• Efficienza migliorata: i vantaggi intangibili di una maggiore efficienza, tra cui cicli di approvazione più rapidi, una migliore visibilità sulle procedure AP e una riduzione del rischio di frode.

Calcolo del risparmio netto

Sottrai i costi totali associati all'automazione AP dai vantaggi e i risparmi totali per determinare i risparmi netti generati dal sistema.

Calcolo del ROI

Dividi il risparmio netto per il costo totale dell'automazione AP e moltiplicalo per 100 per ottenere la percentuale del ROI.

Formula:

(Risparmio netto / costo totale dell'automazione AP) x 100 = ROI (%)

Esempio di calcolo: supponiamo che un'attività investa 50.000 dollari nell'automazione AP e ottenga annualmente i seguenti risparmi e vantaggi:

• Riduzione dei costi di manodopera: 30.000 dollari

• Sconti sul pagamento anticipato: 5.000 dollari

• Riduzione delle penali per ritardato pagamento: 2.000 dollari

• Riduzione dei costi dovuti a errori: 3.000 dollari

Il risparmio netto ammonta a 40.000 dollari. Se il costo totale dell'automazione AP è stato di 50.000 dollari, ecco come si calcola il ROI:

ROI = (40.000 dollari / 50.000 dollari) x 100 = 80%

In questo esempio, l'attività ottiene un ROI dell'80% nel primo anno di implementazione dell'automazione AP. Probabilmente il ROI aumenterà negli anni successivi man mano che l'investimento iniziale viene recuperato e i risparmi continuano ad accumularsi.

Come aumentare l'efficienza con l'automazione AP

Ecco come ottenere il massimo dall'automazione AP:

• ricevi le tue fatture in un formato elettronico, ad esempio PDF, o sotto forma di fatture elettroniche. In questo modo è più facile per il software di automazione acquisirle ed elaborarle rapidamente.

• Lascia che il software estragga automaticamente i dati chiave dalle tue fatture, eliminando la necessità di inserirli manualmente.

• Imposta regole per abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute per velocizzare notevolmente la procedura di approvazione.

• Utilizza il software per pianificare promemoria per i pagamenti imminenti in modo da poter pagare in tempo e risparmiare denaro.

• Prendi in considerazione un software di automazione AP basato su cloud o ottimizzato per i dispositivi mobili, in modo che sia accessibile ovunque.

• Cerca un software che si integri con il tuo software di contabilità in modo da non doverti destreggiare tra più sistemi.

• Utilizza il software per generare report su metriche chiave quali il tempo di elaborazione delle fatture e l'accuratezza dei pagamenti per identificare le aree di miglioramento.

• Tieniti aggiornato sulle funzionalità e le best practice più recenti con risorse di formazione e supporto.

Come implementare con successo l'automazione AP

Con la pianificazione, la tua attività può implementare efficacemente l'automazione AP e iniziare a usufruire dei suoi vantaggi. Ecco come strutturare la procedura:

Valuta le tue esigenze

• Analizza le tue procedure AP: identifica le sfide, i colli di bottiglia e le aree di miglioramento. Determina i tuoi obiettivi di automazione (ad esempio riduzione dei costi, aumento dell'efficienza, miglioramento della precisione).

• Definisci i tuoi requisiti: prendi in considerazione fattori quali il volume e il formato delle fatture, i flussi di lavoro per l'approvazione, le esigenze di integrazione e il budget.

Crea un business case

• Quantifica i potenziali vantaggi: esegui una stima dei risparmi sui costi, del miglioramento dell'efficienza e di altri vantaggi in base alle tue esigenze e ai tuoi dati.

• Calcola il ROI: determina il ROI potenziale per giustificare il costo del software e dell'implementazione.

• Presenta il business case alle parti interessate: comunica chiaramente i vantaggi e il ROI per ottenere il consenso dei principali responsabili delle decisioni.

Seleziona un fornitore e una soluzione

• Valuta diversi fornitori: considera fattori quali le funzionalità del software, i prezzi, l'assistenza clienti, il processo di implementazione e le capacità di integrazione.

• Richiedi demo e versioni di prova: testa il software per assicurarti che si adatti al tuo flusso di lavoro e soddisfi le tue esigenze.

• Scegli un fornitore: seleziona il fornitore e la soluzione che soddisfano i tuoi requisiti e il tuo budget.

Pianifica e preparati all'implementazione

• Assembla un team di progetto: includi le parti interessate del settore finanziario, informatico (IT), dell'approvvigionamento e di altri reparti pertinenti.

• Sviluppa un piano di implementazione: definisci la portata, la tempistica, le tappe fondamentali e le responsabilità per ciascuna fase del progetto.

• Prepara i tuoi dati: pulisci e standardizza i dati dei fornitori e delle fatture per una migrazione senza problemi al nuovo sistema.

• Personalizza il software: configura i flussi di lavoro, le regole di approvazione, i termini di pagamento e altre impostazioni sulla base delle tue procedure.

• Integra il software con i tuoi sistemi: se necessario, integra il software di automazione AP con il tuo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o altri sistemi finanziari per il flusso dei dati e per evitare l'inserimento manuale dei dati.

Forma il tuo team

• Fornisci una formazione completa: assicurati che tutti i dipendenti interessati comprendano come utilizzare il nuovo sistema e le sue funzionalità.

• Offri supporto continuo: istituisci un sistema di supporto per rispondere a eventuali domande o problemi che sorgono durante e dopo l'implementazione.

Lancia e monitora il sistema

• Inizia con una fase pilota: se possibile, testa il sistema con un piccolo gruppo di fatture o fornitori prima di implementarlo nell'intero processo AP.

• Monitora le prestazioni: tieni traccia di metriche chiave quali i tempi di elaborazione delle fatture, i tassi di errore e i tempi del ciclo di approvazione per verificare se il sistema soddisfa le aspettative.

• Ottieni feedback: raccogli il feedback degli utenti per identificare eventuali complicazioni o aree di miglioramento.

• Apporta modifiche se necessario: perfeziona i flussi di lavoro, regola le impostazioni e risolvi eventuali problemi per migliorare le prestazioni del sistema.

Come incoraggiare l'adozione dell'automazione AP

Quando inizi a utilizzare l'automazione AP, scegli un software intuitivo e facile da usare. Se possibile, avvia una versione pilota del sistema con un piccolo gruppo di utenti o fatture prima di distribuirlo nell'intera organizzazione. Una volta implementato il sistema, puoi utilizzare queste strategie chiave per incoraggiarne l'adozione all'interno della tua attività:

Comunica i vantaggi

• Spiega in che modo l'automazione AP semplificherà la vita dei dipendenti, ad esempio riducendo le attività manuali, riducendo al minimo gli errori e migliorando la collaborazione.

• Condividi le storie di altre attività o reparti che hanno implementato l'automazione AP e gli impatti positivi che essa ha avuto sul loro lavoro.

• Spiega in che modo l'automazione AP si adatta a obiettivi aziendali più ampi, quali la riduzione dei costi, il miglioramento dell'efficienza e la mitigazione dei rischi.

Affronta i dubbi e la resistenza

• Parla con i dipendenti delle loro preoccupazioni o riserve sul nuovo sistema. Le preoccupazioni più comuni potrebbero includere la sicurezza del posto di lavoro, le curve di apprendimento e la paura del cambiamento.

• Affronta le preoccupazioni in maniera diretta e fornisci formazione, risorse e supporto continuo per aiutare i dipendenti a sentirsi a proprio agio con la transizione.

• Incoraggia una comunicazione aperta e consenti ai dipendenti di condividere feedback e suggerimenti per il miglioramento.

Fornisci una formazione completa

• Mantieni la formazione del personale pertinente e specifica per il ruolo e le responsabilità di ciascun dipendente.

• Offri formazione attraverso canali quali moduli online, assistenza tecnica, sessioni in presenza, workshop e guide per l'utente.

• Fornisci opportunità di formazione continua per aiutare i dipendenti a rimanere aggiornati sulle nuove funzionalità e best practice.

Festeggia i traguardi raggiunti

• Condividi i risultati positivi delle prime fasi dell'implementazione per creare slancio ed entusiasmo.

• Riconosci e premia i dipendenti che partecipano attivamente alla procedura di adozione.

• Incoraggia i dipendenti a condividere idee e suggerimenti per perfezionare ulteriormente il processo di automazione AP.

Dai l'esempio

• Assicurati che i manager e i dirigenti siano attivamente coinvolti nella procedura di adozione e dimostrino il loro impegno verso il nuovo sistema. I manager dovrebbero effettivamente utilizzare il software di automazione AP per dimostrare ai dipendenti la sua importanza per il loro lavoro.

• Sii consapevole che il cambiamento richiede del tempo e fornisci incoraggiamento e supporto ai dipendenti durante la transizione.