L'automazione AP, o automazione della contabilità fornitori, è una tecnologia che semplifica e velocizza le procedure della contabilità fornitori. Aiuta le attività a ridurre la quantità di lavoro manuale necessario per l'elaborazione delle fatture dei fornitori e la gestione dei pagamenti, e riduce l'incidenza di errori quali pagamenti duplicati e inserimento di dati errati.
Queste procedure di pagamento più rapide e accurate possono migliorare le relazioni con i fornitori e far risparmiare denaro alla tua attività. I costi della contabilità fornitori automatizzata ammontano solo al 33% dei costi manuali, in gran parte grazie alle minori spese di manodopera. Di seguito, spiegheremo come funziona l'automazione AP, quali sono i principali fattori che ne determinano il ritorno sugli investimenti (ROI), come calcolare il ROI e come implementare questo sistema con successo.
Di cosa tratta questo articolo?
- Come funziona l'automazione AP?
- Principali fattori che influenzano il ROI dell'automazione AP
- Come calcolare il ROI dell'automazione AP
- Come aumentare l'efficienza con l'automazione AP
- Come implementare con successo l'automazione AP
- Come incoraggiare l'adozione dell'automazione AP
Come funziona l'automazione AP?
L'automazione AP utilizza la tecnologia per semplificare e automatizzare i passaggi delle procedure della contabilità fornitori. Ecco una panoramica di come funziona in genere:
Acquisizione delle fatture
L'automazione AP è in grado di ricevere fatture elettroniche e fatture cartacee.
Fatture elettroniche: queste fatture vengono ricevute direttamente dai fornitori in un formato digitale strutturato (ad esempio Extensible Markup Language [XML] o Electronic Documents Interchange [EDI]) e importate automaticamente nel sistema AP.
Fatture cartacee: queste fatture vengono scansionate o acquisite utilizzando la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per estrarre i dati rilevanti (ad esempio nome del fornitore, numero di fattura, voci riga) e convertirli in un formato digitale.
Estrazione e convalida dei dati
Il software di automazione AP estrae i dati chiave dalle fatture, li convalida confrontandoli con gli ordini di acquisto e le ricevute (se applicabile) e segnala eventuali discrepanze per la revisione. Certi sistemi dispongono di funzionalità di rilevamento delle frodi; alcuni di essi utilizzano il machine learning per migliorare l'accuratezza e riconoscere gli schemi nel tempo, mentre altri potrebbero richiedere la convalida manuale per determinati campi.
Corrispondenza e approvazione delle fatture
Corrispondenza: le fatture vengono abbinate automaticamente agli ordini di acquisto e alle ricevute corrispondenti sulla base di regole e tolleranze predefinite. Alcuni software dispongono di strumenti di rilevamento delle fatture duplicate per prevenire i pagamenti duplicati.
Approvazione: se viene trovata una corrispondenza, la fattura viene instradata per l'approvazione sulla base di flussi di lavoro preconfigurati che definiscono responsabili dell'approvazione e soglie. I responsabili dell'approvazione ricevono notifiche e possono revisionare e approvare le fatture elettronicamente, spesso con la possibilità di aggiungere commenti o domande. Alcuni software offrono inoltre ai responsabili dell'approvazione l'accesso da dispositivo mobile per revisionare e approvare le fatture.
Elaborazione dei pagamenti
Una volta che una ricevuta è stata approvata, il sistema AP avvia il pagamento in base ai termini di pagamento e al metodo di pagamento preferito dall'attività (ad esempio assegno, trasferimento ACH o carta di credito). Alcuni sistemi possono pianificare i pagamenti per migliorare il flusso di cassa e sfruttare gli sconti sui pagamenti anticipati.
Archiviazione e reportistica
Archiviazione: tutte le fatture, la documentazione di supporto e gli audit trail vengono archiviati in modo sicuro in modo da facilitarne il recupero e la conformità.
Reportistica: il sistema AP genera report e analisi su modelli di spesa, prestazioni dei fornitori, tempi del ciclo di approvazione e altre metriche chiave.
Principali fattori che influenzano il ROI dell'automazione AP
La determinazione del ROI dell'automazione AP comporta la valutazione dei vantaggi finanziari diretti e indiretti dell'utilizzo di questo software. Questi sono i fattori che determinano quale può essere il ROI dell'automazione AP per la tua attività:
Costi iniziali e ricorrenti: i costi iniziali per configurare l'automazione AP includono l'acquisto di software o il pagamento di quote di abbonamento, l'integrazione con i sistemi finanziari e l'eventuale personalizzazione. I costi ricorrenti includono la manutenzione del software, gli aggiornamenti e la formazione del personale.
Efficienza delle procedure: l'automazione riduce i tempi di elaborazione delle fatture eliminando l'inserimento manuale dei dati e velocizzando i flussi di lavoro per l'approvazione. La riduzione del tempo e del personale necessari per l'elaborazione delle fatture può portare a notevoli risparmi sui costi di manodopera, in particolare nelle organizzazioni più grandi con volumi elevati di fatture.
Riduzione degli errori: i sistemi automatizzati riducono al minimo gli errori umani quali i pagamenti duplicati e l'inserimento di dati errati, che possono portare a perdite finanziarie e alla necessità di correzioni che richiedono tempo.
Supporto per la conformità: l'automazione aiuta le attività a rispettare i requisiti normativi e i controlli interni mantenendo registri accurati e tracciabili, il che riduce il rischio di sanzioni.
Relazioni con i fornitori e sconti: con un'elaborazione più rapida dei pagamenti, le attività possono approfittare degli sconti sui pagamenti anticipati offerti dai fornitori, migliorando il flusso di cassa e riducendo i costi. Inoltre, procedure di pagamento più rapide e accurate migliorano le relazioni con i fornitori, portando potenzialmente a dei termini e condizioni più favorevoli.
Costi di scalabilità: i sistemi di automazione AP sono scalabili per consentire di gestire un volume maggiore di fatture senza dover sostenere elevati costi aggiuntivi.
Reportistica e analisi approfondite: i sistemi automatizzati forniscono una maggiore comprensione dei modelli di spesa e degli impegni finanziari, consentendo un migliore processo decisionale finanziario. Le analisi avanzate aiutano a identificare le inefficienze e a migliorare il processo procure-to-pay, il che contribuisce al risparmio complessivo.
Come calcolare il ROI dell'automazione AP
Il calcolo del ROI dell'automazione AP prevede il confronto tra i costi di implementazione e manutenzione del sistema e i vantaggi finanziari e i risparmi che genera. Ecco una panoramica dettagliata della procedura:
Determinazione dei costi dell'automazione AP
Costi del software: i costi iniziali di acquisto o di abbonamento per il software di automazione AP ed eventuali costi ricorrenti per licenze o manutenzione.
Costi di implementazione: le spese relative all'installazione del software, alla configurazione dei flussi di lavoro, alla formazione dei dipendenti e all'integrazione con i sistemi esistenti.
Costi operativi: eventuali costi ricorrenti per il funzionamento del sistema, quali tariffe di cloud hosting, servizi di assistenza ed eventuali upgrade.
Identificazione dei vantaggi e dei risparmi
Riduzione dei costi di manodopera: il tempo risparmiato automatizzando attività manuali quali l'inserimento dei dati, la corrispondenza delle fatture e i flussi di lavoro per l'approvazione. Moltiplica il tempo risparmiato per la tariffa oraria media dei dipendenti che svolgevano queste attività.
Sconti sul pagamento anticipato: gli sconti ottenuti sfruttando i termini del pagamento anticipato resi possibili dall'elaborazione più rapida delle fatture.
Riduzione delle penali per ritardato pagamento: i potenziali risparmi derivanti dall'evitare di incorrere in penali per ritardato pagamento grazie alla tempestiva elaborazione dei pagamenti.
Riduzione dei tassi di errore: il costo degli errori associati all'elaborazione manuale, quali pagamenti doppi, pagamenti in eccesso o penali per ritardato pagamento. L'automazione AP può ridurre notevolmente questi errori, comportando dei risparmi.
Efficienza migliorata: i vantaggi intangibili di una maggiore efficienza, tra cui cicli di approvazione più rapidi, una migliore visibilità sulle procedure AP e una riduzione del rischio di frode.
Calcolo del risparmio netto
Sottrai i costi totali associati all'automazione AP dai vantaggi e i risparmi totali per determinare i risparmi netti generati dal sistema.
Calcolo del ROI
Dividi il risparmio netto per il costo totale dell'automazione AP e moltiplicalo per 100 per ottenere la percentuale del ROI.
Formula:
(Risparmio netto / costo totale dell'automazione AP) x 100 = ROI (%)
Esempio di calcolo: supponiamo che un'attività investa 50.000 dollari nell'automazione AP e ottenga annualmente i seguenti risparmi e vantaggi:
Riduzione dei costi di manodopera: 30.000 dollari
Sconti sul pagamento anticipato: 5.000 dollari
Riduzione delle penali per ritardato pagamento: 2.000 dollari
Riduzione dei costi dovuti a errori: 3.000 dollari
Il risparmio netto ammonta a 40.000 dollari. Se il costo totale dell'automazione AP è stato di 50.000 dollari, ecco come si calcola il ROI:
ROI = (40.000 dollari / 50.000 dollari) x 100 = 80%
In questo esempio, l'attività ottiene un ROI dell'80% nel primo anno di implementazione dell'automazione AP. Probabilmente il ROI aumenterà negli anni successivi man mano che l'investimento iniziale viene recuperato e i risparmi continuano ad accumularsi.
Come aumentare l'efficienza con l'automazione AP
Ecco come ottenere il massimo dall'automazione AP:
ricevi le tue fatture in un formato elettronico, ad esempio PDF, o sotto forma di fatture elettroniche. In questo modo è più facile per il software di automazione acquisirle ed elaborarle rapidamente.
Lascia che il software estragga automaticamente i dati chiave dalle tue fatture, eliminando la necessità di inserirli manualmente.
Imposta regole per abbinare automaticamente le fatture agli ordini di acquisto e alle ricevute per velocizzare notevolmente la procedura di approvazione.
Utilizza il software per pianificare promemoria per i pagamenti imminenti in modo da poter pagare in tempo e risparmiare denaro.
Prendi in considerazione un software di automazione AP basato su cloud o ottimizzato per i dispositivi mobili, in modo che sia accessibile ovunque.
Cerca un software che si integri con il tuo software di contabilità in modo da non doverti destreggiare tra più sistemi.
Utilizza il software per generare report su metriche chiave quali il tempo di elaborazione delle fatture e l'accuratezza dei pagamenti per identificare le aree di miglioramento.
Tieniti aggiornato sulle funzionalità e le best practice più recenti con risorse di formazione e supporto.
Come implementare con successo l'automazione AP
Con la pianificazione, la tua attività può implementare efficacemente l'automazione AP e iniziare a usufruire dei suoi vantaggi. Ecco come strutturare la procedura:
Valuta le tue esigenze
Analizza le tue procedure AP: identifica le sfide, i colli di bottiglia e le aree di miglioramento. Determina i tuoi obiettivi di automazione (ad esempio riduzione dei costi, aumento dell'efficienza, miglioramento della precisione).
Definisci i tuoi requisiti: prendi in considerazione fattori quali il volume e il formato delle fatture, i flussi di lavoro per l'approvazione, le esigenze di integrazione e il budget.
Crea un business case
Quantifica i potenziali vantaggi: esegui una stima dei risparmi sui costi, del miglioramento dell'efficienza e di altri vantaggi in base alle tue esigenze e ai tuoi dati.
Calcola il ROI: determina il ROI potenziale per giustificare il costo del software e dell'implementazione.
Presenta il business case alle parti interessate: comunica chiaramente i vantaggi e il ROI per ottenere il consenso dei principali responsabili delle decisioni.
Seleziona un fornitore e una soluzione
Valuta diversi fornitori: considera fattori quali le funzionalità del software, i prezzi, l'assistenza clienti, il processo di implementazione e le capacità di integrazione.
Richiedi demo e versioni di prova: testa il software per assicurarti che si adatti al tuo flusso di lavoro e soddisfi le tue esigenze.
Scegli un fornitore: seleziona il fornitore e la soluzione che soddisfano i tuoi requisiti e il tuo budget.
Pianifica e preparati all'implementazione
Assembla un team di progetto: includi le parti interessate del settore finanziario, informatico (IT), dell'approvvigionamento e di altri reparti pertinenti.
Sviluppa un piano di implementazione: definisci la portata, la tempistica, le tappe fondamentali e le responsabilità per ciascuna fase del progetto.
Prepara i tuoi dati: pulisci e standardizza i dati dei fornitori e delle fatture per una migrazione senza problemi al nuovo sistema.
Personalizza il software: configura i flussi di lavoro, le regole di approvazione, i termini di pagamento e altre impostazioni sulla base delle tue procedure.
Integra il software con i tuoi sistemi: se necessario, integra il software di automazione AP con il tuo sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o altri sistemi finanziari per il flusso dei dati e per evitare l'inserimento manuale dei dati.
Forma il tuo team
Fornisci una formazione completa: assicurati che tutti i dipendenti interessati comprendano come utilizzare il nuovo sistema e le sue funzionalità.
Offri supporto continuo: istituisci un sistema di supporto per rispondere a eventuali domande o problemi che sorgono durante e dopo l'implementazione.
Lancia e monitora il sistema
Inizia con una fase pilota: se possibile, testa il sistema con un piccolo gruppo di fatture o fornitori prima di implementarlo nell'intero processo AP.
Monitora le prestazioni: tieni traccia di metriche chiave quali i tempi di elaborazione delle fatture, i tassi di errore e i tempi del ciclo di approvazione per verificare se il sistema soddisfa le aspettative.
Ottieni feedback: raccogli il feedback degli utenti per identificare eventuali complicazioni o aree di miglioramento.
Apporta modifiche se necessario: perfeziona i flussi di lavoro, regola le impostazioni e risolvi eventuali problemi per migliorare le prestazioni del sistema.
Come incoraggiare l'adozione dell'automazione AP
Quando inizi a utilizzare l'automazione AP, scegli un software intuitivo e facile da usare. Se possibile, avvia una versione pilota del sistema con un piccolo gruppo di utenti o fatture prima di distribuirlo nell'intera organizzazione. Una volta implementato il sistema, puoi utilizzare queste strategie chiave per incoraggiarne l'adozione all'interno della tua attività:
Comunica i vantaggi
Spiega in che modo l'automazione AP semplificherà la vita dei dipendenti, ad esempio riducendo le attività manuali, riducendo al minimo gli errori e migliorando la collaborazione.
Condividi le storie di altre attività o reparti che hanno implementato l'automazione AP e gli impatti positivi che essa ha avuto sul loro lavoro.
Spiega in che modo l'automazione AP si adatta a obiettivi aziendali più ampi, quali la riduzione dei costi, il miglioramento dell'efficienza e la mitigazione dei rischi.
Affronta i dubbi e la resistenza
Parla con i dipendenti delle loro preoccupazioni o riserve sul nuovo sistema. Le preoccupazioni più comuni potrebbero includere la sicurezza del posto di lavoro, le curve di apprendimento e la paura del cambiamento.
Affronta le preoccupazioni in maniera diretta e fornisci formazione, risorse e supporto continuo per aiutare i dipendenti a sentirsi a proprio agio con la transizione.
Incoraggia una comunicazione aperta e consenti ai dipendenti di condividere feedback e suggerimenti per il miglioramento.
Fornisci una formazione completa
Mantieni la formazione del personale pertinente e specifica per il ruolo e le responsabilità di ciascun dipendente.
Offri formazione attraverso canali quali moduli online, assistenza tecnica, sessioni in presenza, workshop e guide per l'utente.
Fornisci opportunità di formazione continua per aiutare i dipendenti a rimanere aggiornati sulle nuove funzionalità e best practice.
Festeggia i traguardi raggiunti
Condividi i risultati positivi delle prime fasi dell'implementazione per creare slancio ed entusiasmo.
Riconosci e premia i dipendenti che partecipano attivamente alla procedura di adozione.
Incoraggia i dipendenti a condividere idee e suggerimenti per perfezionare ulteriormente il processo di automazione AP.
Dai l'esempio
Assicurati che i manager e i dirigenti siano attivamente coinvolti nella procedura di adozione e dimostrino il loro impegno verso il nuovo sistema. I manager dovrebbero effettivamente utilizzare il software di automazione AP per dimostrare ai dipendenti la sua importanza per il loro lavoro.
Sii consapevole che il cambiamento richiede del tempo e fornisci incoraggiamento e supporto ai dipendenti durante la transizione.
I contenuti di questo articolo hanno uno scopo puramente informativo e formativo e non devono essere intesi come consulenza legale o fiscale. Stripe non garantisce l'accuratezza, la completezza, l'adeguatezza o l'attualità delle informazioni contenute nell'articolo. Per assistenza sulla tua situazione specifica, rivolgiti a un avvocato o a un commercialista competente e abilitato all'esercizio della professione nella tua giurisdizione.