AP-automatisering, of automatisering van crediteurenadministratie, is technologie die het crediteurenproces vereenvoudigt en versnelt. Het helpt bedrijven om de hoeveelheid handmatig werk bij het verwerken van leveranciersfacturen en het beheren van betalingen te verminderen, en het vermindert het aantal fouten, zoals dubbele betalingen en onjuiste gegevensinvoer.

Deze snellere en nauwkeurigere betalingsprocessen kunnen de relaties met leveranciers verbeteren en je bedrijf geld besparen. De kosten van geautomatiseerde AP bedragen slechts 33% van de handmatige kosten, vooral door lagere arbeidskosten. Hieronder leggen we uit hoe AP-automatisering werkt, wat de belangrijkste factoren zijn die het rendement op investering (ROI) bepalen, hoe je de ROI berekent en hoe je het succesvol implementeert.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt AP-automatisering?
  
• Belangrijkste dingen die de ROI van AP-automatisering beïnvloeden
  
• Hoe bereken je de ROI van AP-automatisering?
  
• Hoe je de efficiëntie kunt verhogen met AP-automatisering
  
• Hoe je AP-automatisering succesvol kunt invoeren
  
• Hoe je AP-automatisering kunt stimuleren
  

Hoe werkt AP-automatisering?

AP-automatisering gebruikt technologie om stappen in het crediteurenproces te stroomlijnen en te automatiseren. Hier volgt een overzicht van hoe het doorgaans werkt:

Facturen scannen

AP-automatisering kan zowel elektronische als papieren facturen ontvangen.

• Elektronische facturen: Deze facturen komen rechtstreeks van leveranciers binnen in een gestructureerd digitaal formaat (bijvoorbeeld extensible markup language [XML], electronic documents interchange [EDI]) en worden automatisch geïmporteerd in het AP-systeem.

• Papieren facturen: Deze facturen worden gescand of vastgelegd met behulp van optische tekenherkenning (OCR) -technologie om relevante gegevens (bijv. leveranciersnaam, factuurnummer, regelitems) te extraheren en om te zetten naar een digitaal formaat.

Gegevensuitlezing en validatie

AP-automatiseringssoftware haalt belangrijke gegevens uit facturen, controleert deze aan de hand van inkooporders en ontvangstbewijzen (indien van toepassing) en markeert eventuele afwijkingen voor controle. Sommige systemen hebben functies voor fraudedetectie; sommige gebruiken machine learning om de nauwkeurigheid te verbeteren en patronen in de loop van de tijd te herkennen, terwijl andere voor bepaalde velden handmatige validatie vereisen.

Factuurvergelijking en goedkeuring

• Afstemming: Facturen worden automatisch afgestemd op de bijbehorende inkooporders en ontvangstbewijzen op basis van vooraf gedefinieerde regels en toleranties. Sommige software heeft tools voor het detecteren van dubbele facturen om dubbele betalingen te voorkomen.

• Goedkeuring: Als er een match wordt gevonden, wordt de factuur doorgestuurd voor goedkeuring op basis van vooraf geconfigureerde workflows waarin goedkeurders en drempels zijn gedefinieerd. Goedkeurders ontvangen meldingen en kunnen facturen elektronisch controleren en goedkeuren, vaak met de mogelijkheid om opmerkingen of vragen toe te voegen. Sommige software biedt goedkeurders ook mobiele toegang om facturen te controleren en goed te keuren.

Verwerking van betalingen

Zodra een factuur is goedgekeurd, start het AP-systeem de betaling volgens de betalingsvoorwaarden en de gewenste betaalmethode van het bedrijf (bijvoorbeeld cheque, ACH-overschrijving, creditcard). Sommige systemen kunnen betalingen plannen om de cashflow te verbeteren en te profiteren van kortingen voor vroege betaling.

Archiveren en rapporteren

• Archivering: Alle facturen, bewijsstukken en controlesporen worden veilig bewaard, zodat je ze makkelijk terug kunt vinden en aan de regels voldoet.

• Rapportage: Het AP-systeem maakt rapporten en analyses over uitgavenpatronen, leveranciersprestaties, goedkeuringscyclustijden en andere belangrijke statistieken.

Belangrijkste factoren die de ROI van AP-automatisering beïnvloeden

Om te kijken wat de ROI van AP-automatisering is, moet je kijken naar de directe financiële voordelen en de indirecte voordelen van het gebruik van deze software. Deze dingen bepalen wat de ROI van AP-automatisering voor jouw bedrijf kan zijn:

• Start- en doorlopende kosten: De startkosten voor het opzetten van AP-automatisering zijn onder andere de aanschaf van software of het betalen van abonnementskosten, integratie met financiële systemen en eventuele aanpassingen. Doorlopende kosten zijn onder andere softwareonderhoud, updates en training van personeel.

• Procesefficiëntie: Automatisering vermindert de tijd die nodig is om facturen te verwerken door handmatige gegevensinvoer overbodig te maken en goedkeuringsworkflows te versnellen. Door de tijd en het personeel dat nodig is voor factuurverwerking te verminderen, kunnen aanzienlijke besparingen op arbeidskosten worden gerealiseerd, met name in grotere organisaties met grote factuurvolumes.

• Minder fouten: Geautomatiseerde systemen minimaliseren menselijke fouten, zoals dubbele betalingen en onjuiste gegevensinvoer, die kunnen leiden tot financiële verliezen en tijdrovende correcties.

• Hulp bij compliance: Automatisering helpt bedrijven om te voldoen aan regelgeving en interne controles door nauwkeurige en traceerbare gegevens bij te houden, waardoor het risico op boetes wordt verminderd.

• Relaties met leveranciers en kortingen: Door betalingen sneller te verwerken, kunnen bedrijven profiteren van kortingen voor vroege betaling die door leveranciers worden aangeboden, waardoor de cashflow verbetert en de kosten dalen. Snellere en nauwkeurigere betalingsprocessen verbeteren ook de relaties met leveranciers, wat kan leiden tot gunstigere voorwaarden.

• Schaalbaarheidskosten: AP-automatiseringssystemen kunnen worden geschaald om een groter volume aan facturen te verwerken zonder dat dit grote extra kosten met zich meebrengt.

• Rapportage en analytische inzichten: Geautomatiseerde systemen geven meer inzicht in uitgavenpatronen en financiële verplichtingen, waardoor betere financiële beslissingen kunnen worden genomen. Geavanceerde analyses helpen bij het identificeren van inefficiënties en het verbeteren van het procure-to-pay-proces, wat bijdraagt aan algehele besparingen.

Hoe bereken je het rendement van AP-automatisering?

Om de ROI van AP-automatisering te berekenen, moet je de kosten voor het implementeren en onderhouden van het systeem vergelijken met de financiële voordelen en besparingen die het oplevert. Hieronder volgt een stapsgewijze uitleg van het proces:

Bepaal de kosten van AP-automatisering

• Softwarekosten: De aanschaf- of abonnementskosten voor de AP-automatiseringssoftware en eventuele doorlopende vergunnings- of onderhoudskosten.

• Implementatiekosten: De kosten voor het installeren van de software, het instellen van workflows, het trainen van medewerkers en het integreren met bestaande systemen.

• Operationele kosten: Alle doorlopende kosten voor het gebruik van het systeem, zoals kosten voor cloudhosting, ondersteunende diensten en mogelijke upgrades.

Zoek uit wat de voordelen en besparingen zijn

• Lagere arbeidskosten: De tijd die je bespaart door handmatige taken zoals gegevensinvoer, factuurverwerking en goedkeuringsworkflows te automatiseren. Vermenigvuldig de bespaarde tijd met het gemiddelde uurtarief van de medewerkers die deze taken uitvoerden.

• Kortingen voor vroege betaling: De kortingen die je krijgt door gebruik te maken van vroege betalingsvoorwaarden dankzij een snellere factuurverwerking.

• Lagere kosten voor te late betaling: De mogelijke besparingen door het vermijden van kosten voor te late betaling dankzij tijdige betalingsverwerking.

• Lagere foutpercentages: De kosten van fouten die gepaard gaan met handmatige verwerking, zoals dubbele betalingen, te hoge betalingen of kosten voor te late betaling. AP-automatisering kan deze fouten aanzienlijk verminderen, wat leidt tot besparingen.

• Verbeterde efficiëntie: De niet-tastbare voordelen van verbeterde efficiëntie, zoals snellere goedkeuringscycli, beter inzicht in het AP-proces en minder kans op fraude.

Bereken de nettobesparingen

Trek de totale kosten van AP-automatisering af van de totale voordelen en besparingen om te zien hoeveel je netto bespaart met het systeem.

Bereken ROI

Deel de nettobesparingen door de totale kosten van AP-automatisering en vermenigvuldig dit met 100 om het percentage van de ROI te berekenen.

Formule:

(Nettobesparing / Totale kosten van AP-automatisering) x 100 = ROI (%)

Voorbeeldberekening: Stel dat een bedrijf $ 50.000 investeert in AP-automatisering en jaarlijks de volgende besparingen en voordelen realiseert:

• Lagere arbeidskosten: $ 30.000

• Kortingen voor vroege betaling: $5.000

• Lagere kosten voor te late betaling: $ 2.000

• Lagere foutkosten: $3.000

De nettobesparing komt uit op $ 40.000. Als de totale kosten van AP-automatisering $ 50.000 bedragen, dan bereken je de ROI als volgt:

ROI = ($ 40.000 / $ 50.000) x 100 = 80%

In dit voorbeeld haalt het bedrijf een ROI van 80% in het eerste jaar na de implementatie van AP-automatisering. De ROI zal in de komende jaren waarschijnlijk stijgen naarmate de initiële investering wordt terugverdiend en de besparingen blijven toenemen.

Hoe je efficiëntie kunt verhogen met AP-automatisering

Zo haal je het meeste uit AP-automatisering:

• Zorg dat je facturen in elektronische formaten zoals pdf's of e-facturen hebt. Zo kan je automatiseringssoftware ze makkelijker en sneller verwerken.

• Laat de software automatisch belangrijke gegevens uit je facturen halen, zodat je ze niet meer handmatig hoeft in te voeren.

• Stel regels in om facturen automatisch te koppelen aan inkooporders en ontvangstbewijzen, zodat het goedkeuringsproces veel sneller gaat.

• Gebruik de software om herinneringen in te stellen voor aankomende betalingen, zodat je op tijd kunt betalen en geld kunt besparen.

• Denk eens na over cloudgebaseerde of mobielvriendelijke AP-automatiseringssoftware die je overal kunt gebruiken.

• Zoek naar software die je kunt koppelen aan je boekhoudsoftware, zodat je niet met meerdere systemen hoeft te werken.

• Gebruik de software om rapporten te maken over belangrijke statistieken, zoals de verwerkingstijd van facturen en de nauwkeurigheid van betalingen, zodat je kunt zien waar verbeteringen nodig zijn.

• Blijf op de hoogte van de nieuwste functies en best practices met trainingen en ondersteuningsbronnen.

Hoe je AP-automatisering succesvol kunt invoeren

Met een goede planning kan je bedrijf AP-automatisering effectief invoeren en profiteren van de voordelen. Zo structureer je het proces:

Ga na wat je behoeften zijn

• Analyseer je AP-proces: Zoek uit wat de uitdagingen, knelpunten en verbeterpunten zijn. Bepaal je doelen voor automatisering (bijvoorbeeld kosten verlagen, efficiëntie verhogen, nauwkeurigheid verbeteren).

• Bepaal je vereisten: Denk aan dingen als het aantal facturen, factuurformaten, goedkeuringsworkflows, integratiebehoeften en budget.

Maak een businesscase

• Maak een schatting van de mogelijke voordelen: Kijk hoeveel je kunt besparen, hoe je efficiënter kunt werken en wat andere voordelen zijn, op basis van wat je nodig hebt en je gegevens.

• Bereken de ROI: Bepaal de mogelijke ROI om de kosten van de software en implementatie te rechtvaardigen.

• Leg de businesscase voor aan belanghebbenden: Maak de voordelen en ROI duidelijk om steun te krijgen van belangrijke beslissers.

Kies een leverancier en oplossing

• Bekijk verschillende leveranciers: Denk aan dingen als softwarefuncties, prijzen, klantenservice, het implementatieproces en integratiemogelijkheden.

• Vraag demo's en proefversies aan: Probeer de software uit om te kijken of deze bij je workflow past en aan je behoeften voldoet.

• Kies een leverancier: Kies de leverancier en oplossing die bij je wensen en budget passen.

Plan en bereid de implementatie voor

• Stel een projectteam samen: Betrek belanghebbenden uit financiën, informatietechnologie (IT), inkoop en andere relevante afdelingen.

• Maak een plan om het project te doen: Bepaal wat er moet gebeuren, wanneer, wat de mijlpalen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is in elke fase van het project.

• Bereid je gegevens voor: Maak je leveranciers- en factuurgegevens schoon en standaardiseer ze voor een soepele migratie naar het nieuwe systeem.

• Pas de software aan: Stel workflows, goedkeuringsregels, betalingsvoorwaarden en andere instellingen in zodat ze bij je processen passen.

• Integreer met je systemen: Als het nodig is, kun je de AP-automatiseringssoftware koppelen aan je enterprise resource planning (ERP)-systeem of andere financiële systemen voor een soepele gegevensstroom en om handmatige gegevensinvoer te voorkomen.

Train je team

• Geef een goede training: Zorg ervoor dat alle medewerkers die ermee te maken hebben, weten hoe ze het nieuwe systeem en de functies ervan moeten gebruiken.

• Bied doorlopende ondersteuning: Zorg voor een ondersteuningssysteem om vragen of problemen tijdens en na de implementatie op te lossen.

Ga live en monitor

• Begin met een proefperiode: Test het systeem als het kan eerst met een paar facturen of leveranciers voordat je het in het hele AP-proces gaat gebruiken.

• Houd de prestaties in de gaten: Controleer belangrijke dingen zoals hoe lang het duurt om facturen te verwerken, het aantal foutjes en hoe lang het duurt om iets goed te keuren, om te zien of het systeem doet wat je ervan verwacht.

• Verzamel feedback: Verzamel feedback van gebruikers om eventuele problemen of verbeterpunten te identificeren.

• Pas dingen aan waar nodig: Maak je werkprocessen beter, pas instellingen aan en los problemen op om het systeem beter te laten werken.

Hoe je AP-automatisering kunt stimuleren

Als je begint met AP-automatisering, kies dan voor software die makkelijk te gebruiken is. Probeer het systeem als het kan eerst uit met een kleine groep gebruikers of facturen voordat je het in de hele organisatie gaat gebruiken. Als het systeem eenmaal draait, kun je deze belangrijke strategieën gebruiken om het gebruik binnen je bedrijf te stimuleren:

Communiceer de voordelen

• Leg uit hoe AP-automatisering het leven van werknemers makkelijker maakt, bijvoorbeeld door handmatige taken te verminderen, fouten te minimaliseren en samenwerking te verbeteren.

• Deel verhalen van andere bedrijven of afdelingen die AP-automatisering hebben geïmplementeerd en de positieve effecten die dit op hun werk heeft gehad.

• Leg uit hoe AP-automatisering past bij bredere bedrijfsdoelen, zoals kostenbesparing, efficiëntieverbetering en risicobeperking.

Pak zorgen en weerstand aan

• Praat met medewerkers over hun zorgen of bedenkingen over het nieuwe systeem. Veelvoorkomende zorgen zijn bijvoorbeeld werkzekerheid, leercurves en angst voor verandering.

• Pak zorgen direct aan en zorg voor training, middelen en doorlopende ondersteuning om medewerkers te helpen zich op hun gemak te voelen bij de overgang.

• Moedig open communicatie aan en laat medewerkers feedback en suggesties voor verbetering delen.

Zorg voor een goede training

• Zorg ervoor dat de trainingen relevant zijn en aansluiten bij de rol en verantwoordelijkheden van elke medewerker.

• Bied training aan via kanalen zoals online modules, technische ondersteuning, persoonlijke sessies, workshops en gebruikershandleidingen.

• Zorg voor doorlopende leermogelijkheden om medewerkers op de hoogte te houden van nieuwe functies en best practices.

Vier successen

• Deel positieve resultaten uit de eerste fasen van de implementatie om momentum en enthousiasme te creëren.

• Geef erkenning en beloon medewerkers die actief meedoen aan het implementatieproces.

• Moedig medewerkers aan om ideeën en suggesties te delen om het automatiseringsproces van AP verder te verfijnen.

Geef het goede voorbeeld

• Zorg ervoor dat managers en leidinggevenden actief betrokken zijn bij het implementatieproces en laten zien dat ze achter het nieuwe systeem staan. Managers moeten de AP-automatiseringssoftware actief gebruiken om werknemers te laten zien dat het waardevol is voor hun werk.

• Begrijp dat verandering tijd kost en moedig medewerkers aan en steun ze tijdens de overgang.