ระบบอัตโนมัติแบบ AP หรือระบบอัตโนมัติสำหรับเจ้าหนี้คือเทคโนโลยีที่ช่วยลดความซับซ้อนและเพิ่มรวดเร็วยิ่งขึ้นในขั้นตอนของเจ้าหนี้ โดยช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ลดภาระงานที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของผู้ให้บริการและการจัดการการชำระเงิน และลดการเกิดข้อผิดพลาด เช่น การชำระเงินซ้ำซ้อนและการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เป็นต้น

กระบวนการชำระเงินที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นเหล่านี้สามารถปรับปรุงความสัมพันธ์กับผู้ให้บริการและประหยัดเงินในธุรกิจของคุณได้ ค่าใช้จ่ายด้าน AP แบบอัตโนมัติคิดเป็นเพียง 33% ของต้นทุนการทำงานเท่านั้นส่วนใหญ่เป็นเพราะต้นทุนแรงงานต่ำลง ด้านล่างนี้เราจะอธิบายวิธีการทำงานของระบบอัตโนมัติแบบ AP, ปัจจัยหลักๆ ที่กำหนดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI), วิธีการคำนวณ ROI และวิธีการนำไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ

เนื้อหาหลักในบทความ

• ระบบอัตโนมัติแบบ AP ทำงานอย่างไร
  
• ปัจจัยหลักที่ส่งผลกระทบต่อ ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ AP
  
• วิธีคำนวณ ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ AP
  
• วิธีเพิ่มประสิทธิภาพด้วยระบบอัตโนมัติแบบ AP
  
• วิธีนำระบบอัตโนมัติแบบ AP ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ
  
• วิธีสนับสนุนให้นำระบบอัตโนมัติแบบ AP ไปใช้
  

ระบบอัตโนมัติแบบ AP ทำงานอย่างไร

ระบบอัตโนมัติแบบ APใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและทำขั้นตอนในขั้นตอนของบัญชีเจ้าหนี้อัตโนมัติ ภาพรวมของวิธีการทำงานโดยทั่วไปมีดังนี้

การบันทึกใบแจ้งหนี้

ระบบอัตโนมัติแบบ APสามารถรับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์และใบแจ้งหนี้ฉบับกระดาษได้

• ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์: ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้รับโดยตรงจากซัพพลายเออร์ในรูปแบบดิจิทัลแบบมีโครงสร้าง (เช่น Extensible Markup Language [XML], Electronic Documents Interchange [EDI]) และนำเข้าไปยังระบบบัญชีเจ้าหนี้โดยอัตโนมัติ

• ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ: ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะถูกสแกนหรือบันทึกโดยใช้เทคโนโลยีการจดจำอักขระ (OCR) เพื่อดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่น ชื่อผู้ให้บริการ หมายเลขใบแจ้งหนี้ บรรทัดรายการ) และแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล

การดึงข้อมูลและการตรวจสอบความถูกต้อง

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติแบบ APจะดึงข้อมูลสำคัญออกจากใบแจ้งหนี้ ตรวจสอบความถูกต้องจากคำสั่งซื้อและใบเสร็จ (หากมี) และรายงานความคลาดเคลื่อนเพื่อตรวจสอบ ระบบบางระบบมีฟีเจอร์การตรวจจับการฉ้อโกง โดยที่บางระบบใช้แมชชีนเลิร์นนิงเพื่อเพิ่มความแม่นยำและจดจำรูปแบบต่างๆ เมื่อเวลาผ่านไป ขณะที่ระบบอื่นๆ อาจต้องใช้การตรวจสอบด้วยตนเองสำหรับบางช่อง

การจับคู่ใบแจ้งหนี้และการอนุมัติ:

• การจับคู่: ใบแจ้งหนี้จะถูกจับคู่โดยอัตโนมัติกับใบสั่งซื้อและใบเสร็จอิงตามกฎและข้อยกเว้นที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า บางซอฟต์แวร์มีเครื่องมือตรวจจับใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันเพื่อป้องกันการชำระเงินซ้ำซ้อน

• การอนุมัติ: หากพบว่าใบแจ้งหนี้ตรงกัน ระบบจะส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ได้รับการอนุมัติตามขั้นตอนการทำงานที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าซึ่งกำหนดผู้อนุมัติและเกณฑ์ไว้ ผู้อนุมัติจะได้รับการแจ้งเตือนและสามารถตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยมักจะเพิ่มคำติชมหรือคำถามได้ ซอฟต์แวร์บางประเภทยังให้สิทธิ์เข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ในการตรวจสอบและอนุมัติใบแจ้งหนี้ให้กับผู้อนุมัติด้วยเช่นกัน

การประมวลผลการชำระเงิน

เมื่อใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติแล้ว ระบบบัญชีเจ้าหนี้จะเริ่มการชำระเงินตามข้อกำหนดการชำระเงินของธุรกิจและวิธีการชำระเงินที่ต้องการ (เช่น เช็ค, การโอนเงิน ACH, บัตรเครดิต) บางระบบสามารถกำหนดเวลาการชำระเงินเพื่อปรับปรุงกระแสเงินสดและใช้ส่วนลดสำหรับการชำระเงินก่อนกำหนดได้

การจัดเก็บถาวรและการรายงาน

• การจัดเก็บถาวร: ใบแจ้งหนี้ เอกสารสนับสนุน และเส้นทางการตรวจสอบทั้งหมดได้รับการเก็บถาวรอย่างปลอดภัยเพื่อให้เรียกดูและปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อย่างง่ายดาย

• การรายงาน: ระบบบัญชีเจ้าหนี้จะสร้างรายงานและการวิเคราะห์รูปแบบการใช้จ่าย ประสิทธิภาพของผู้ให้บริการ ระยะเวลาของรอบการอนุมัติ และเมตริกสำคัญอื่นๆ

ปัจจัยหลักที่ส่งผลกระทบต่อ ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ AP

การกำหนด ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ APเกี่ยวข้องกับการประเมินประโยชน์ทางการเงินโดยตรงและข้อได้เปรียบทางอ้อมของการใช้ซอฟต์แวร์นี้ ปัจจัยเหล่านี้จะกำหนด ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ AP ให้ธุรกิจของคุณดังนี้

• ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นและค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง: ค่าใช้จ่ายเบื้องต้นในการตั้งค่าระบบอัตโนมัติแบบ AP ได้แก่ การซื้อซอฟต์แวร์หรือการชำระค่าธรรมเนียม การชำระเงินตามรอบบิล การผสานการทำงานกับระบบการเงิน และการปรับแต่งที่อาจมี ค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง ได้แก่ การบำรุงรักษาซอฟต์แวร์ การอัปเดต และการฝึกอบรมพนักงาน

• ประสิทธิภาพของกระบวนการ: ระบบอัตโนมัติช่วยลดเวลาในการดำเนินการใบแจ้งหนี้ โดยลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและเร่งกระบวนการอนุมัติ การลดเวลาและบุคลากรที่ต้องใช้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้สามารถช่วยประหยัดค่าแรงได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณใบแจ้งหนี้สูง

• ข้อผิดพลาดน้อยลง: ระบบอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ลง เช่น การชำระเงินซ้ำซ้อนและการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจทำให้เกิดความสูญเสียทางการเงินและต้องใช้เวลาในการแก้ไขข้อผิดพลาด

• ความช่วยเหลือด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด: ระบบอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและมาตรการควบคุมภายในได้โดยการเก็บบันทึกที่ถูกต้องและติดตามได้ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงที่จะถูกลงโทษได้

• ความสัมพันธ์ผู้ให้บริการกับและส่วนลด: เมื่อประมวลผลการชำระเงินได้เร็วขึ้น ธุรกิจก็สามารถใช้ประโยชน์จากส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนดที่ผู้ให้บริการเสนอได้ ซึ่งช่วยปรับปรุงกระแสเงินสดและลดค่าใช้จ่าย กระบวนการชำระเงินที่รวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้นยังช่วยปรับปรุงความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อกำหนดและเงื่อนไขที่ดีขึ้นได้อีกด้วย

• ค่าใช้จ่ายในการขยายระบบ: ระบบอัตโนมัติแบบ AP สามารถขยายธุรกิจเพื่อจัดการปริมาณใบแจ้งหนี้ที่สูงขึ้นได้โดยไม่ก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมมากนัก

• ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการรายงานและการวิเคราะห์: ระบบอัตโนมัติจะจัดเตรียมข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับรูปแบบการใช้จ่ายและภาระผูกพันทางการเงินมากขึ้น ซึ่งช่วยให้ทำการตัดสินใจทางการเงินได้ดีขึ้น การวิเคราะห์ขั้นสูงช่วยระบุความไม่มีประสิทธิภาพและปรับปรุงการดำเนินงานแบบซื้อถึงชำระเงิน ซึ่งจะช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายโดยรวมได้

วิธีคำนวณ ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ AP

การคำนวณ ROI ของระบบอัตโนมัติแบบ AP เป็นการเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายในการติดตั้งและบำรุงรักษาระบบกับประโยชน์ทางการเงินและการประหยัดเงินที่เป็นผลมาจากระบบ รายละเอียดแบบทีละขั้นตอนเกี่ยวกับการดำเนินงานมีดังนี้

กำหนดค่าใช้จ่ายของระบบอัตโนมัติแบบ AP

• ค่าใช้จ่ายด้านซอฟต์แวร์: ค่าธรรมเนียมการซื้อหรือ การชำระเงินตามรอบบิลของซอฟต์แวร์อัตโนมัติแบบ AP รวมถึงค่าใช้จ่ายในการออกใบอนุญาตหรือการบำรุงรักษา

• ค่าใช้จ่ายในการนำไปใช้งาน: ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการตั้งค่าซอฟต์แวร์ การกำหนดค่าขั้นตอนการทำงาน การฝึกอบรมพนักงาน และการผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน: ค่าใช้จ่ายต่อเนื่องในการดำเนินระบบ เช่น ค่าธรรมเนียมการโฮสติ้งระบบคลาวด์ บริการสนับสนุน และการอัปเกรดที่อาจเกิดขึ้น

การระบุประโยชน์และการประหยัดเงิน

• ต้นทุนแรงงานที่ลดลง: เวลาที่ประหยัดไปจากการทำให้งานที่ต้องทำตัวเองเป็นอัตโนมัติ เช่น การป้อนข้อมูล การจับคู่ใบแจ้งหนี้ และขั้นตอนการอนุมัติ เป็นต้น ให้นำเวลาที่ประหยัดได้คูณกับอัตราค่าจ้างต่อชั่วโมงเฉลี่ยของพนักงานที่เคยทำงานเหล่านี้

• ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด: ส่วนลดที่ได้รับจากการใช้ประโยชน์จากเงื่อนไขการชำระเงินล่วงหน้าเนื่องจากมีการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วขึ้น

• ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าลดลง: การประหยัดที่อาจเกิดขึ้นจากการเลี่ยงค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าเนื่องจากการประมวลผลการชำระเงินที่ทันเวลา

• อัตราข้อผิดพลาดที่ต่ำลง: ค่าใช้จ่ายของข้อผิดพลาดที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลด้วยตัวเอง เช่น การชำระเงินซ้ำซ้อน การชำระเงินเกิน หรือค่าธรรมเนียมล่าช้า ระบบอัตโนมัติแบบ APสามารถลดข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้อย่างมาก ซึ่งทำให้ประหยัดได้

• ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น: ประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้จากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ซึ่งรวมถึงรอบการอนุมัติที่รวดเร็วขึ้น การมองเห็นกระบวนการด้านบัญชีเจ้าหนี้ที่ดีขึ้น และความเสี่ยงในการฉ้อโกงที่ลดลง

คำนวณการประหยัดสุทธิ

ลบค่าใช้จ่ายรวมที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติแบบ APออกจากผลประโยชน์และการประหยัดทั้งหมดเพื่อระบุการประหยัดสุทธิที่ระบบสร้างขึ้น

คำนวณ ROI

หารการประหยัดสุทธิด้วยค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการทำงานอัตโนมัติแบบ AP แล้วคูณด้วย 100 เพื่อหาเปอร์เซ็นต์ ROI

สูตร:

(การประหยัดสุทธิ / ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการทำงานอัตโนมัติแบบ AP) x 100 = ROI (%)

ตัวอย่างการคำนวณ: สมมติว่าธุรกิจลงทุนเงิน $50,000 ในระบบอัตโนมัติแบบ APและได้รับผลประโยชน์ในแต่ละปีดังต่อไปนี้

• ต้นทุนแรงงานที่ลดลง: $30,000

• ส่วนลดการชำระเงินก่อนกำหนด: $5,000

• ค่าธรรมเนียมการชำระเงินล่าช้าที่ลดลง: $2,000

• ต้นทุนด้านข้อผิดพลาดที่ลดลง: $3,000

ประหยัดสุทธิได้ถึง $40,000 หากค่าใช้จ่ายรวมของระบบอัตโนมัติแบบ APอยู่ที่ $50,000 วิธีคำนวณ ROI มีดังนี้

ROI = ($40,000 / $50,000) x 100 = 80%

ในตัวอย่างนี้ ธุรกิจจะได้รับ ROI 80% ในปีแรกที่นำระบบอัตโนมัติแบบ AP ไปใช้และมีแนวโน้มที่จะเพิ่มขึ้นในปีต่อๆ ไปเนื่องจากมีการกู้คืนเงินลงทุนในตอนแรกและประหยัดเงินได้มากขึ้น

วิธีเพิ่มประสิทธิภาพด้วยระบบอัตโนมัติแบบ AP

วิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากระบบอัตโนมัติแบบ AP มีดังต่อไปนี้

• รับใบแจ้งหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์ PDF หรือใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติของคุณหักยอดและ ดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว

• อนุญาตให้ซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลสำคัญออกจากใบแจ้งหนี้ของคุณโดยอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

• กำหนดกฎเพื่อจับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อและใบเสร็จโดยอัตโนมัติเพื่อเร่งกระบวนการอนุมัติให้เร็วขึ้นอย่างมาก

• ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อกำหนดเวลาการแจ้งเตือนสำหรับการชำระเงินที่จะมาถึงเพื่อให้คุณชำระเงินได้ตรงเวลาและประหยัดเงินได้

• พิจารณาใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติแบบ AP ที่เป็นระบบคลาวด์หรือเหมาะกับอุปกรณ์เคลื่อนที่ซึ่งเข้าถึงได้จากทุกที่

• มองหาซอฟต์แวร์ที่ผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์การทำบัญชีของคุณเพื่อที่คุณจะไม่ต้องจัดการกับหลายระบบ

• ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อสร้างรายงานเกี่ยวกับเมตริกหลักๆ เช่น เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้และความถูกต้องของการชำระเงินเพื่อช่วยระบุเรื่องที่ต้องปรับปรุง

• ติดตามข่าวสารล่าสุดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด พร้อมทั้งแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมและการสนับสนุน

วิธีนำระบบอัตโนมัติแบบ AP ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ

การวางแผนจะช่วยให้ธุรกิจของคุณสามารถนำระบบอัตโนมัติแบบ AP ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพและเริ่มรับประโยชน์ต่างๆ ได้ วิธีจัดโครงสร้างการดำเนินงานมีต่อไปนี้

ประเมินความต้องการของคุณ

• วิเคราะห์กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณ: ระบุความท้าทาย ปัญหาติดขัด และเรื่องที่ต้องปรับปรุง กำหนดเป้าหมายสำหรับระบบอัตโนมัติ (เช่น ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพ เพิ่มความแม่นยำ)

• กำหนดข้อกำหนดของคุณ: พิจารณาถึงปัจจัยต่างๆ เช่น ปริมาณใบแจ้งหนี้ รูปแบบใบแจ้งหนี้ ขั้นตอนการอนุมัติ การผสานการทำงาน และงบประมาณ

สร้างกรณีธุรกิจ

• วัดปริมาณประโยชน์ต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น: ประมาณการประหยัดต้นทุน ประสิทธิภาพที่ดีขึ้น และประโยชน์อื่นๆ อิงตามความต้องการและข้อมูลของคุณ

• คำนวณ ROI: กำหนด ROI ที่อาจเกิดขึ้นเพื่อให้คุ้มกับต้นทุนด้านซอฟต์แวร์และการนำไปใช้งาน

• นำเสนอกรณีธุรกิจต่อผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง: แจ้งให้ทราบถึงประโยชน์และ ROI อย่างชัดเจนได้รับการสนับสนุนจากผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก

เลือกผู้ให้บริการและโซลูชัน

• ประเมินผู้ให้บริการแต่ละราย: พิจารณาปัจจัยต่างๆ เช่น ฟีเจอร์ซอฟต์แวร์ ค่าบริการ การสนับสนุนลูกค้า ขั้นตอนการนำไปใช้งาน และความสามารถในการผสานการทำงาน

• ขอการสาธิตและการทดลองใช้: ทดสอบซอฟต์แวร์เพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์นั้นตรงกับขั้นตอนการทำงานของคุณและเหมาะกับความต้องการของคุณ

• เลือกผู้ให้บริการ: เลือกผู้ให้บริการและโซลูชันที่ตรงตามข้อกำหนดและงบประมาณของคุณ

วางแผนและเตรียมพร้อมสำหรับการนำไปใช้งาน

• ก่อตั้งทีมสำหรับโครงการ: รวมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องจากฝ่ายการเงิน ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ฝ่ายจัดซื้อ และแผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

• พัฒนาแผนการนำไปใช้งาน: กำหนดขอบเขต ลำดับเวลา เป้าหมายระหว่างทาง และความรับผิดชอบสำหรับแต่ละระยะของโครงการ

• เตรียมข้อมูลของคุณ: ตรวจสอบและทำให้ข้อมูลผู้ขายและข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นมาตรฐานเพื่อให้การย้ายไปยังระบบใหม่เป็นไปอย่างราบรื่น

• ปรับแต่งซอฟต์แวร์: กำหนดค่าขั้นตอนการทำงาน กฎการอนุมัติ เงื่อนไขการชำระเงิน และการตั้งค่าอื่นๆ ให้ตรงกับขั้นตอนของคุณ

• __ ผสานการทำงานกับระบบของคุณ:__ หากจำเป็น ให้ผสานการทำงานซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติแบบ AP กับระบบการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) หรือระบบการเงินอื่นๆ เพื่อให้มีการส่งต่อข้อมูลและหลีกเลี่ยงการป้อนข้อมูลด้วยตัวเอง

ฝึกอบรมทีมของคุณ

• จัดเตรียมการฝึกอบรมที่ครอบคลุม: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานที่เกี่ยวข้องทุกคนเข้าใจวิธีใช้ระบบใหม่และฟีเจอร์ต่างๆ

• ให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง: จัดทำระบบสนับสนุนเพื่อจัดการกับคำถามหรือปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการนำไปใช้งานและหลังจากนั้น

ใช้งานจริงและเฝ้าติดตามผล

• เริ่มต้นด้วยระยะนำร่อง: หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบระบบด้วยกลุ่มใบแจ้งหนี้หรือผู้ให้บริการเล็กๆ ก่อนที่จะนำไปใช้ในทุกขั้นตอนของบัญชีเจ้าหนี้

• การติดตามประสิทธิภาพ: ติดตามเมตริกหลัก เช่น เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ อัตราข้อผิดพลาด และระยะเวลาของรอบการอนุมัติเพื่อตรวจสอบว่าระบบเป็นไปตามความคาดหวังหรือไม่

• รวบรวมความคิดเห็น: เก็บรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้เพื่อระบุความซับซ้อนหรือเรื่องที่ต้องปรับปรุง

• ปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น: ปรับขั้นตอนการทำงาน ปรับการตั้งค่า และแก้ไขปัญหาต่างๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของระบบ

วิธีสนับสนุนให้นำระบบอัตโนมัติแบบ AP ไปใช้

เมื่อเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติแบบ AP ให้เลือกซอฟต์แวร์ที่ไม่ซับซ้อนและใช้งานง่าย หากเป็นไปได้ ให้ทดสอบระบบกับกลุ่มผู้ใช้หรือใบแจ้งหนี้ขนาดเล็กก่อนที่จะเริ่มใช้ทั้งองค์กร เมื่อระบบพร้อมใช้งานแล้ว คุณสามารถใช้กลยุทธ์หลักเหล่านี้เพื่อสนับสนุนให้ธุรกิจของคุณนำไปใช้ได้

สื่อสารถึงประโยชน์ต่างๆ

• อธิบายว่าระบบอัตโนมัติแบบ AP จะช่วยให้ชีวิตของพนักงานง่ายขึ้นได้อย่างไร เช่น การลดงานที่ต้องทำด้วยตัวเอง ลดข้อผิดพลาด และปรับปรุงการทำงานร่วมกัน

• แบ่งปันเรื่องราวจากธุรกิจหรือแผนกอื่นๆ ที่นำระบบอัตโนมัติแบบ AP มาใช้และส่งผลดีต่อการทำงานของพวกเขา

• อธิบายว่าระบบอัตโนมัติแบบ AP สอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจที่กว้างขึ้นอย่างไร เช่น การลดต้นทุน การเพิ่มประสิทธิภาพ และการลดความเสี่ยง

จัดการกับข้อกังวลและการต่อต้าน

• พูดคุยกับพนักงานเกี่ยวกับความกังวลหรือความลังเลใจเกี่ยวกับระบบใหม่ ข้อกังวลที่พบบ่อยอาจรวมถึงความปลอดภัยในการทำงาน การเรียนรู้ และความกลัวการเปลี่ยนแปลง

• จัดการกับข้อกังวลโดยตรง และจัดเตรียมการฝึกอบรม ทรัพยากร และการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องเพื่อช่วยให้พนักงานรู้สึกสบายใจในการเปลี่ยนผ่าน

• กระตุ้นให้เกิดการสื่อสารแบบเปิดกว้าง และให้พนักงานแบ่งปันความคิดเห็นและคำแนะนำในการปรับปรุง

จัดเตรียมการฝึกอบรมที่ครอบคลุม

• จัดเตรียมการฝึกอบรมพนักงานให้สอดคล้องกับตำแหน่งและความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคน

• เสนอการฝึกอบรมผ่านช่องทางต่างๆ เช่น โมดูลออนไลน์ การสนับสนุนทางเทคนิค, เซสชันตัวต่อตัว, เวิร์กช็อป และคู่มือผู้ใช้

• มอบโอกาสในการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องเพื่อช่วยให้พนักงานได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับฟีเจอร์ใหม่ๆ และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ฉลองความสำเร็จ

• แบ่งปันผลลัพธ์เชิงบวกตั้งแต่ระยะแรกเริ่มการนำไปใช้งานเพื่อสร้างแรงผลักดันและความตื่นเต้น

• ชื่นชมและให้รางวัลพนักงานที่มีส่วนร่วมในขั้นตอนการนำไปใช้อย่างแข็งขัน

• สนับสนุนให้พนักงานแบ่งปันแนวคิดและข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงกระบวนการระบบอัตโนมัติแบบ AP

นำโดยทำให้เป็นตัวอย่าง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการและผู้บริหารมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในขั้นตอนการนำไปใช้และแสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นของตนต่อระบบใหม่ ผู้จัดการควรใช้ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติแบบ APอย่างแข็งขันเพื่อแสดงให้พนักงานเห็นว่ามีคุณค่าต่อการทำงานของตนเอง

• ทำความเข้าใจว่าการเปลี่ยนแปลงต้องใช้เวลา และสนับสนุนและให้ความช่วยเหลือพนักงานตลอดช่วงการเปลี่ยนผ่าน