ยุคดิจิทัลนี้เปิดโอกาสให้ธุรกิจมีหลากหลายวิธีในการปรับปรุงการดําเนินงานและการติดต่อกับลูกค้า เครื่องมือที่สําคัญอย่างหนึ่งก็คือการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ทั่วโลก มีมูลค่ากว่า 4.6 พันล้านดอลลาร์ในปี 2018 มีการคาดการณ์ว่าจะเพิ่มขึ้นเกือบ 80% เป็น 24.7 พันล้านดอลลาร์สหรัฐภายในปี 2027 โดยธุรกิจสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดําเนินงานไปพร้อมๆ กับการมอบประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจให้แก่ลูกค้าได้ผ่านการใช้การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์

ด้านล่างนี้ เราจะมาแนะนำกระบวนการ ประโยชน์ และกลยุทธ์เกี่ยวกับการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีเครื่องมือที่จําเป็นสำหรับการใช้งานใบแจ้งหนี้ออนไลน์ในธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์คืออะไร
  
• การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีไว้เพื่อจุดประสงค์ใด
  
• วิธีการทํางานของการประมวลผลการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์
  
• ประโยชน์ของการใช้การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์
  
• วิธีรับการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์
  

การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์คืออะไร

การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์เป็นวิธีชําระเงินค่าสินค้าและบริการแบบดิจิทัล ธุรกิจต่างๆ จะส่งใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ไปให้ลูกค้า โดยมักจะใช้อีเมลหรือพอร์ทัลที่ปลอดภัย แทนที่จะใช้ใบแจ้งหนี้และเช็คแบบกระดาษแบบเดิม ใบแจ้งหนี้ดิจิทัลเหล่านี้จะมีลิงก์หรือปุ่มการชําระเงินที่นําทางผู้รับไปยังเกตเวย์การชําระเงินออนไลน์ที่ปลอดภัย

การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีไว้เพื่อจุดประสงค์ใด

การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์ได้กลายเป็นโซลูชันหลักสําหรับธุรกิจหลายประเภทในยุคเศรษฐกิจดิจิทัล ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับขั้นตอนการเรียกเก็บเงินของธุรกิจจำนวนมาก การชําระเงินเหล่านี้เหมาะกับโมเดลธุรกิจที่หลากหลาย ดังนี้

• ผู้ค้าปลีกอีคอมเมิร์ซ
  เมื่อลูกค้าเลือกซื้อสินค้าอย่างกระเป๋าเงินหนังแฮนด์เมดหรือผลิตภัณฑ์ดูแลผิวแบบเฉพาะทาง ลูกค้าจะได้รับรายละเอียดการซื้อที่แยกเป็นรายการอย่างรวดเร็ว ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ให้ข้อมูลชัดเจนโดยการแสดงค่าใช้จ่ายจากผลิตภัณฑ์ ภาษี และค่าธรรมเนียมการจัดส่งหรือการจัดการ โดยช่วยให้ผู้ซื้อได้รับแจ้งข้อมูล พร้อมทั้งอํานวยความสะดวกในการชําระเงินที่ตรงเวลาและการติดตามทางการเงินที่ง่ายขึ้นสําหรับธุรกิจ

• บริษัทการให้บริการระบบซอฟต์แวร์ (SaaS)
  กระแสรายรับที่คาดเดาได้คือสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจ SaaS ตัวอย่างเช่น องค์กรที่ใช้เครื่องมือจัดการโครงการหรือธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลมักจะเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า รอบการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์นี้ช่วยให้ธุรกิจสามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ และช่วยให้ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์มีรายรับที่ต่อเนื่อง

• ผู้ทํางานอิสระและเอเจนซี่ดิจิทัล
  ธุรกิจงานอิสระเติบโตขึ้นได้จากความยืดหยุ่น ไม่ว่าคอนเทนต์ครีเอเตอร์จะเรียกเก็บเงินสําหรับบล็อกโพสต์ หรือเอเจนซี่ด้านการออกแบบจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับโปรเจ็กต์การสร้างแบรนด์ ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ก็ช่วยขจัดอุปสรรคด้านภูมิศาสตร์และโลจิสติกส์ได้ โดยช่วยให้สามารถชําระเงินได้อย่างรวดเร็วและได้รับข้อมูลทางการเงินที่ชัดเจน

• บริการสมัครสมาชิกดิจิทัล
  เนื้อหาที่คัดสรรมาเป็นพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นจดหมายข่าวในอุตสาหกรรมหรือการสมัครรับนิตยสารดิจิทัล มักจะมอบสิทธิ์การเข้าถึงที่ต่อเนื่องให้ผู้ใช้ การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์เป็นประจําจะช่วยให้ผู้อ่านได้รับการแจ้งเตือนการชำระเงินที่ตรงเวลา เพื่อให้ไม่พลาดเนื้อหาที่มีคุณค่า

• หลักสูตรออนไลน์และแพลตฟอร์มการเรียนรู้ทางอิเล็กทรอนิกส์
  การเปลี่ยนไปใช้การศึกษารูปแบบดิจิทัลต้องใช้กลไกการเรียกเก็บเงินที่มีประสิทธิภาพ เมื่อมีคนลงทะเบียนในค่ายฝึกอบรมการเขียนโค้ด การออกใบแจ้งหนี้ดิจิทัลจะช่วยให้คนที่ลงทะเบียนได้รับใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ที่แจกแจงค่าธรรมเนียมการเรียนการสอน ค่าใช้จ่ายสําหรับอุปกรณ์ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่นๆ วิธีนี้จะช่วยอํานวยความสะดวกในการสมัครและช่วยเหลือแพลตฟอร์มด้านการศึกษาในการจัดการกระแสรายรับของตนอย่างมีประสิทธิภาพ

• ธุรกิจสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยี
  สําหรับธุรกิจสตาร์ทอัพที่เกิดใหม่ กระแสเงินสดคือกุญแจสําคัญ การใช้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยให้มั่นใจว่าจะได้รับการชำระเงินที่ตรงเวลาจากผู้ใช้ระยะแรก พาร์ทเนอร์ หรือลูกค้า รวมถึงช่วยเสริมความมั่นคงทางการเงินของธุรกิจสตาร์ทอัพด้วย

• แพลตฟอร์มสําหรับสมาชิก
  ชุมชนดิจิทัลเฉพาะกลุ่มสมาชิก ที่ไม่ว่าเน้นข้อมูลเชิงลึกของอุตสาหกรรมหรือเนื้อหาสำหรับทำงานอดิเรก ล้วนก็ต้องมีรายรับอย่างต่อเนื่องเพื่อผลิตผลงานที่มีคุณภาพ การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์เป็นระยะจะช่วยเตือนสมาชิกเมื่อครบกำหนดชำระเงิน เพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกจะเข้าถึงเนื้อหาและชุมชนที่ตนให้ความสําคัญได้

การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยให้ชําระเงินได้ทันเวลา โดยนําเสนอมุมมองสถานะทางการเงินที่ชัดเจนยิ่งขึ้นให้ธุรกิจ ซึ่งช่วยให้ธุรกิจเหล่านั้นตัดสินใจได้โดยมีข้อมูลประกอบในมาร์เก็ตเพลสดิจิทัลที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา

การประมวลผลการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีการทํางานอย่างไร

การประมวลผลการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีประโยชน์สําหรับทั้งธุรกิจและลูกค้า วิธีการทํางานมีดังนี้

• การสร้างใบแจ้งหนี้ ขั้นแรก ธุรกิจจะสร้างใบแจ้งหนี้สําหรับสินค้าหรือบริการที่มอบให้ เมื่อใช้ซอฟต์แวร์หรือแพลตฟอร์มเฉพาะทาง ธุรกิจจะสามารถดูรายละเอียดค่าใช้จ่าย คําอธิบายรายการ ภาษี และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ นอกจากนี้ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้ยังระบุถึงภาระหน้าที่ทางการเงินระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายด้วย

• การจัดส่งใบแจ้งหนี้: ธุรกิจส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้า ปกติแล้วขั้นตอนนี้มักจะดําเนินการผ่านอีเมล แต่บางแพลตฟอร์มอาจเสนอวิธีอื่นๆ เช่น SMS หรือการแจ้งเตือนในแอปโดยตรง ใบแจ้งหนี้ออนไลน์มักจะมีลิงก์การชําระเงินโดยตรง ซึ่งช่วยให้ขั้นตอนต่อๆ ไปง่ายขึ้นสําหรับผู้ชําระเงิน

• บทบาทของเกตเวย์การชําระเงิน: โดยปกติแล้วการคลิกลิงก์ชําระเงินจะนําลูกค้าไปยังเกตเวย์การชําระเงินที่ปลอดภัย เกตเวย์นี้เป็นบริการที่อํานวยความสะดวกให้กับธุรกรรมด้วยการเข้ารหัสข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ทําให้โอนเงินระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขายได้

• การเลือกวิธีการชําระเงิน: ภายในเกตเวย์การชําระเงิน ลูกค้าจะเลือกวิธีการชําระเงินที่ต้องการได้ โดยอาจมีตั้งแต่บัตรเครดิตและบัตรเดบิตไปจนถึงกระเป๋าเงินดิจิทัล และการโอนเงินผ่านธนาคาร โดยทั่วไปแล้วโซลูชันการออกใบแจ้งหนี้จะรองรับตัวเลือกที่หลากหลายซึ่งตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกันของผู้บริโภคได้

• การยืนยันการชําระเงิน: เมื่อลูกค้าเลือกวิธีการชําระเงินและเริ่มทําธุรกรรมแล้ว เกตเวย์การชําระเงินจะยืนยันรายละเอียดธุรกรรมโดยตรวจสอบความถูกต้องของวิธีการชําระเงิน หากมีเงินเพียงพอ เกตเวย์การชําระเงินจะอนุมัติการโอนเงิน

• ธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์: เมื่อยืนยันสําเร็จ ระบบจะหักเงินจากบัญชีของลูกค้าและเตรียมพร้อมโอนเข้าบัญชีของธุรกิจ ในขั้นตอนนี้ ลูกค้ามักจะได้รับการแจ้งเตือนหรือใบเสร็จแบบดิจิทัลที่ยืนยันการชําระเงิน

• การชําระเงิน: ในขั้นตอนสุดท้าย ระบบจะโอนเงินจากเกตเวย์การชําระเงินไปยังบัญชีธนาคารของธุรกิจ การชําระเงินอาจเกิดขึ้นทันที ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเกตเวย์และนโยบายของธนาคาร หรืออาจใช้เวลา 2-3 วันทําการ

• การบํารุงรักษาบันทึกข้อมูล: หนึ่งในข้อดีหลายข้อขกงการประมวลผลการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์คือการบันทึกข้อมูลแบบอัตโนมัติ ธุรกิจและลูกค้าจะสามารถเข้าถึงบันทึกธุรกรรมแบบดิจิทัลซึ่งจะช่วยด้านการจัดการทางการเงิน ข้อพิจารณาด้านภาษี และการแก้ไขการโต้แย้งการชําระเงินที่อาจเกิดขึ้น

ประโยชน์ของการใช้การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์

ธุรกิจที่เปิดรับการชําระเงินแบบดิจิทัลจะค้นพบประโยชน์มากมายที่จะช่วยปรับปรุงการดําเนินงานภายใน รวมถึงช่วยให้ติดต่อกับลูกค้าได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีประโยชน์ดังต่อไปนี้

• ประสิทธิภาพด้านต้นทุน
  การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่าย ธุรกิจต่างๆ สามารถจัดสรรเงินทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แทนที่จะต้องใช้ทรัพยากรไปกับกระดาษ หมึก และการส่งไปรษณีย์ เมื่อปริมาณใบแจ้งหนี้เพิ่มขึ้น คุณก็จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น

• ความเร็ว
  ธุรกรรมดิจิทัลไม่ต้องใช้ระยะเวลารอนานซึ่งเสียไปกับเช็คที่ส่งทางไปรษณีย์หรือการโอนเงินผ่านธนาคาร การชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์จะช่วยอํานวยความสะดวกในการทําธุรกรรมที่รวดเร็วขึ้น ซึ่งเป็นประโยชน์ทั้งผู้ชําระเงินและผู้รับ

• ความสามารถในการเข้าถึง
  ใบแจ้งหนี้ออนไลน์พร้อมให้บริการทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะทำธุรกิจอยู่ใน Co-Working Space, ร้านกาแฟ หรือห้องนั่งเล่น คุณก็สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ได้อย่างง่ายดาย ในทํานองเดียวกัน ลูกค้าไม่ได้ถูกจำกัดด้วยตําแหน่งที่ตั้งเพียงแห่งใดแห่งหนึ่ง จึงสามารถใช้อุปกรณ์เครื่องใดก็ได้ในการชําระเงิน

• ทางเลือกที่ใส่ใจต่อสิ่งแวดล้อม
  การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ให้ความสําคัญกับความยั่งยืนโดยลดการใช้กระดาษลงอย่างมาก

• ฟังก์ชันการทํางานอัตโนมัติ
  แพลตฟอร์มดิจิทัลมีฟีเจอร์อัตโนมัติมากมาย รวมถึงเครื่องมือสําหรับตั้งค่าการเรียกเก็บเงินตามรอบของบริการชําระเงินตามรอบบิล การส่งการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการชําระเงินที่ทันเวลา และการสร้างใบแจ้งหนี้ตามรอบ

• ระบบรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพ
  ใบแจ้งหนี้ออนไลน์จะช่วยให้ธุรกิจและลูกค้ามีระบบการชําระเงินที่ปลอดภัยมากขึ้น ผ่านการใช้ธุรกรรมที่เข้ารหัสและแนวทางการจัดการข้อมูลที่มีการรักษาความปลอดภัย

• การเพิ่มความคล่องตัวของกระแสเงินสด
  ธุรกรรมดิจิทัลช่วยให้มีรอบการชําระเงินรวดเร็วขึ้น โดยจะเพิ่มสภาพคล่องทางการเงินของธุรกิจได้อย่างมาก

• บันทึกธุรกรรมแบบรวมในที่เดียว
  เมื่อใช้ใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ระบบจะบันทึกข้อมูลดิจิทัลเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้และการชําระเงินทุกรายการ ซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการจัดทําบันทึก พร้อมกับทําให้การวิเคราะห์ทางการเงินและการจัดเตรียมด้านภาษีสิ้นปีเป็นไปอย่างราบรื่นขึ้น

• รูปลักษณ์ที่ปรับแต่งได้
  ธุรกิจต่างๆ สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ที่เหมาะกับอัตลักษณ์แบรนด์ที่มองเห็นได้โดยใช้แพลตฟอร์มดิจิทัล

• ความถูกต้องและความแม่นยํา
  การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้ การป้อนข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยําและการคํานวณแบบอัตโนมัติจะช่วยรักษาความถูกต้องของธุรกรรมทุกรายการ

• การเข้าถึงตลาดที่กว้างขึ้น
  การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์จะช่วยให้ธุรกิจรองรับกลุ่มเป้าหมายในต่างประเทศได้อย่างง่ายดายโดยการปรับตัวตามสกุลเงินและความต้องการด้านการชําระเงินในภูมิภาคที่แตกต่างกันออกไป

วิธีรับชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์

การรับการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์จะทําให้ดําเนินธุรกิจได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นและยกระดับประสบการณ์ของลูกค้าให้ดียิ่งขึ้น ต่อไปนี้คือขั้นตอนพื้นฐานในการผสานการชําระเงินตามใบแจ้งหนี้ออนไลน์เข้ากับธุรกิจของคุณ

• เลือกแพลตฟอร์มการชําระเงินที่เสถียร: ประเมินและเลือกแพลตฟอร์มที่ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ พิจารณาค่าธรรมเนียมธุรกรรม ฟังก์ชันการชําระเงินระหว่างประเทศ และตัวเลือกการผสานการทํางานกับเครื่องมืออื่นๆ ที่คุณใช้

• ปรับแต่งเทมเพลตใบแจ้งหนี้: แพลตฟอร์มส่วนใหญ่มีเทมเพลตที่คุณสามารถปรับให้แสดงแบรนด์ของคุณได้ ใส่โลโก้ รายละเอียดธุรกิจ รวมถึงข้อกําหนดหรือเงื่อนไขเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมของคุณ

• ผสานรวมมาตรการรักษาความปลอดภัย: แม้แพลตฟอร์มการชําระเงินที่มีชื่อเสียงส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับโปรโตคอลความปลอดภัยในตัว แต่คุณควรมีข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติแนะนำอยู่เสมอ การใช้ธุรกรรมแบบเข้ารหัสและการปฏิบัติตามข้อกําหนดของ PCI อยู่เสมอเป็นกุญแจสําคัญในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับลูกค้าของคุณ

• เสนอวิธีการชําระเงินที่หลากหลาย: รองรับลูกค้าหลากหลายประเภทด้วยตัวเลือกการชําระเงินที่หลากหลาย เช่น บัตรเครดิตและเดบิต กระเป๋าเงินดิจิทัล และการโอนเงินผ่านธนาคาร

• ใช้งานฟีเจอร์อัตโนมัติ: ประหยัดเวลาและลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตัวเองด้วยการใช้ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การเรียกเก็บเงินตามแบบแผน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และการสร้างใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติ

• ระบุข้อกําหนดการชําระเงินที่ชัดเจน: ใส่วันที่ครบกําหนดชําระเงิน ค่าธรรมเนียมการชําระเงินล่าช้า และส่วนลดสําหรับการชําระเงินก่อนกําหนด เพื่อลดความสับสนและส่งเสริมการชําระเงินที่ตรงเวลา

• ติดตามและจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณ: ใช้ฟีเจอร์ติดตามที่แพลตฟอร์มของคุณมีให้ ตรวจสอบสถานะของใบแจ้งหนี้แต่ละฉบับ ไม่ว่าจะอยู่ในสถานะรอดําเนินการ ชําระเงินแล้ว หรือเลยกําหนดชําระ เพื่อปรับปรุงการจัดการกระแสเงินสดและการสื่อสารกับลูกค้า

• อัปเดตและตรวจสอบเป็นประจํา: ขั้นตอนการออกใบแจ้งหนี้ของคุณควรพัฒนาตามธุรกิจ ตรวจสอบและอัปเดตวิธีการเป็นระยะๆ เพื่อให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติแนะนำในปัจจุบันและตอบสนองความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปได้

• ให้ความรู้แก่ลูกค้า: ให้คําแนะนําแก่ลูกค้าเมื่อคุณเปลี่ยนไปใช้กระบวนการชําระเงินแบบใหม่ คู่มือการใช้งานหรือคําถามที่พบบ่อยที่เข้าใจง่ายสามารถช่วยในการเปลี่ยนผ่านนี้และช่วยให้ทั้งสองฝ่ายทำงานได้ราบรื่นขึ้น

Stripe ให้บริการแพลตฟอร์มการชําระเงินที่ครบวงจร รองรับการชําระเงินออนไลน์ตามใบแจ้งหนี้ รวมถึงโซลูชันอื่นๆ อีกหลายแบบ ดูข้อมูลเพิ่มเติมว่า Stripe เพิ่มประสิทธิภาพให้ขั้นตอนนี้และผสานการทํางานกับการดําเนินธุรกิจได้อย่างไร