Das digitale Zeitalter bietet Unternehmen viele Möglichkeiten, wie diese ihren Betrieb und die Kundeninteraktion verbessern können. Ein wichtiges Tool in diesem Zusammenhang sind die Online-Rechnungszahlungen. Der weltweite Markt für elektronische Rechnungen, der im Jahr 2018 auf 4,6 Mrd. USD geschätzt wurde, wird bis 2027 voraussichtlich um fast 80 % auf 24,7 Mrd. USD steigen. Durch die Nutzung von Online-Rechnungen können Unternehmen effizienter werden und Kundinnen und Kunden ein rundum zufriedenstellendes Erlebnis bieten.

Im Folgenden erläutern wir Abläufe, Vorteile und Strategien rund um die Online-Rechnungszahlung. In diesem Rahmen stellen wir Ihnen die Tools zur Verfügung, die Sie für die Einführung von Online-Rechnungen benötigen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine Online-Rechnungszahlung?
  
• Wofür werden Online-Rechnungszahlungen verwendet?
  
• So funktioniert die Abwicklung von Online-Rechnungszahlungen
  
• Vorteile der Online-Rechnungszahlung
  
• So akzeptieren Sie Online-Rechnungszahlungen
  

Was ist eine Online-Rechnungszahlung?

Bei der Online-Rechnungszahlung handelt es sich um eine digitale Methode zur Begleichung von Rechnungen für Waren und Dienstleistungen. Statt auf Rechnungen und Schecks in Papierform zu setzen, senden Unternehmen ihren Kundinnen und Kunden Rechnungen elektronisch zu – meist per E-Mail oder über ein sicheres Portal. Diese digitalen Rechnungen enthalten einen Link oder eine Zahlungsschaltfläche, die die Rechnungsempfänger/innen zu einem sicheren Online-Zahlungs-Gateway führt.

Wofür werden Online-Rechnungszahlungen verwendet?

Online-Rechnungszahlungen sind für viele Sektoren aus der digitalen Wirtschaft nicht mehr wegzudenken und optimieren den Vorgang der Abrechnung unzähliger Unternehmen. Online-Rechnungszahlungen eignen sich für viele Geschäftsmodelle:

• Einzelhändler im E-Commerce
  Wenn sich eine Kundin/ein Kunde für ein handgefertigtes Lederportemonnaie oder ein spezielles Hautpflegeprodukt entscheidet, erwartet sie/er eine schnelle, detaillierte Kostenaufschlüsselung des Kaufs. Eine Online-Rechnung schafft diese Klarheit, da Produktkosten, Steuern und eventuelle Versand- oder Bearbeitungsgebühren aufgelistet werden. So wird sichergestellt, dass Käufer/innen informiert sind und pünktlich bezahlen, und Unternehmen können Zahlungen besser nachverfolgen.

• SaaS-Unternehmen (Software-as-a-Service)
  SaaS-Unternehmen sind auf planbare Einnahmen angewiesen. So würde zum Beispiel ein Unternehmen, das ein Projektmanagement-Tool verwendet, oder ein kleines Unternehmen, das Software für sein E-Mail-Marketing nutzt, in der Regel wiederkehrende Abrechnungen erhalten. Durch die elektronische Rechnungsstellung können Unternehmen Ausgaben besser planen und Softwareanbieter erhält Einnahmen regelmäßiger.

• Freiberufler/innen und Digitalagenturen
  Die Gig Economy lebt von Flexibilität. Ganz gleich, ob ein Content Creator eine Reihe von Blogbeiträgen abrechnet oder eine Designagentur Rechnungen für ein Branding-Projekt erstellt, bei elektronischen Rechnungen fallen geografische und logistische Barrieren in den Hintergrund. Stattdessen sind schnelle Zahlungen und klare Finanzberichte die Norm.

• Digitale Abonnements
  Der Reiz sorgfältig ausgewählter Inhalte – egal ob es sich um Branchen-Newsletter oder digitale Zeitschriftenabonnements handelt – hängt von einem ununterbrochenen Zugriff ab. Regelmäßige Online-Rechnungen erinnern Leser/innen klar und zeitnah an anstehende Zahlungen, damit sie keine ihrer gewünschten Inhalte verpassen.

• Online-Kurse und E-Learning-Plattformen
  Der Wandel hin zu digitaler Bildung erfordert effiziente Methoden für die Abrechnung. Wenn sich eine Person für ein Programmier-Bootcamp anmeldet, erhält diese mit der digitalen Rechnung eine Aufschlüsselung der Studiengebühren, der Kosten für die Kursmaterialien und aller zusätzlichen Gebühren. So können sich Teilnehmer/innen rechtzeitig zu Kursen anmelden und Bildungsplattformen können ihre Einnahmen effektiv verwalten.

• Tech-Start-ups
  Für aufstrebende Start-ups sind liquide Mittel unverzichtbar. Durch die Nutzung von Online-Rechnungen können frühzeitige Anwender/innen, Partner/innen und Kundinnen/Kunden Zahlungen pünktlich bezahlen, was die finanzielle Stabilität eines Start-ups stärkt.

• Plattformen für Mitgliedschaften
  Unabhängig davon, ob sich exklusive digitale Communities auf Brancheneinblicke oder Hobbythemen konzentrieren, erfordern diese verlässliche Einnahmen, um qualitativ hochwertige Ergebnisse liefern zu können. Regelmäßige Online-Rechnungen erinnern die Mitglieder an ihre Beiträge und stellen sicher, dass der Zugang zu den gewünschten Inhalten und der geschätzten Community stets verfügbar ist.

Online-Rechnungen sorgen für pünktliche Zahlungen und bieten Unternehmen einen besseren Überblick über ihre finanzielle Lage, sodass diese in einem sich ständig weiterentwickelnden digitalen Markt fundierte Entscheidungen treffen können.

So funktioniert die Abwicklung von Online-Rechnungszahlungen

Die Abwicklung von Online-Rechnungszahlungen bietet sowohl Unternehmen als auch Kundinnen und Kunden Vorteile. Diese sehen so aus:

• Rechnungserstellung Zunächst erstellt ein Unternehmen eine Rechnung für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Das Unternehmen, das spezielle Software oder Plattformen verwendet, beschreibt detailliert die Kosten, Artikel, Steuern und weitere relevante Informationen. In diesem elektronischen Dokument werden die finanziellen Verpflichtungen zwischen Käuferinnen und Käufern und dem Verkäufer festgelegt.

• Rechnungsversand: Das Unternehmen sendet die Rechnung an die Kundin/den Kunden. Dies geschieht in der Regel per E-Mail. Einige Plattformen bieten aber auch andere Methoden wie SMS oder direkte In-App-Benachrichtigungen an. Online-Rechnungen enthalten in der Regel einen direkten Zahlungslink, der die weiteren Schritte für den Zahlenden einfach gestaltet.

• Rolle des Zahlungs-Gateways: Durch Klicken auf den Zahlungslink werden die Kundinnen und Kunden in der Regel zu einem sicheren Zahlungs-Gateway weitergeleitet. Bei diesem Gateway handelt es sich um einen Dienst, der die Transaktion möglich macht und hierfür sensible Daten verschlüsselt, was die Übertragung von Geldern zwischen Käufer/innen und Verkäufer ermöglicht.

• Auswahl der Zahlungsmethode: Die kundenseitig gewünschte Zahlungsmethode kann innerhalb des Zahlungs-Gateways ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen hier unter anderem Kredit- und Debitkarten, digitale Wallets oder auch Banküberweisungen. In der Regel gibt es eine Vielzahl von Optionen zur Rechnungsstellung, um den Präferenzen der Verbraucher/innen gerecht zu werden.

• Verifizierung der Zahlung: Nachdem Kundinnen und Kunden eine Zahlungsmethode ausgewählt und die Transaktion initiiert haben, verifiziert das Zahlungs-Gateway die Transaktionsdetails, indem es die Gültigkeit der Zahlungsmethode überprüft. Wenn ausreichend Guthaben vorhanden ist, autorisiert das Zahlungs-Gateway die Überweisung.

• Abschluss der Transaktion: Wenn die Transaktion erfolgreich verifiziert wurde, werden die Gelder vom Kundenkonto abgebucht und für die Überweisung auf das Konto des Unternehmens vorbereitet. In dieser Phase erhalten die Kundinnen und Kunden gewöhnlich eine Benachrichtigung oder einen digitalen Zahlungsbeleg, der ihnen die Zahlung bestätigt.

• Zahlungsabwicklung: Schließlich werden die Gelder vom Zahlungs-Gateway auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen. Je nach Gateway und den Richtlinien der Bank kann die Abwicklung sofort erfolgen oder einige Werktage dauern.

• Aufbewahrung von Daten: Einer der vielen Vorteile der Online-Rechnungszahlungsabwicklung ist die Archivierung wichtiger Daten. Unternehmen und Kundinnen/Kunden haben digitalen Zugang zu Transaktionsdetails, was bei der Finanzverwaltung, bei steuerlichen Überlegungen und bei der Lösung potenzieller Zahlungsanfechtungen hilfreich ist.

Vorteile der Online-Rechnungszahlung

Unternehmen, die sich für digitale Zahlungen entscheiden, können ein breites Spektrum an Vorteilen entdecken, die ihre internen Abläufe und ihre Kundeninteraktionen komplett neu gestalten können.

Die Online-Rechnungszahlung bietet folgende Vorteile:

• Kosteneffizienz
  Mit Online-Rechnungen sparen Unternehmen bares Geld. Anstatt Ressourcen für Papier, Tinte und Porto aufzuwenden, können Unternehmen Mittel effektiver zuweisen. Je mehr Rechnungen geschrieben werden, umso deutlicher werden die Kosteneinsparungen.

• Schnelle Abwicklung
  Bei digitalen Transaktionen entfallen langen Wartezeiten, die bei mit der Post versandten Schecks oder Banküberweisungen anfallen. Online-Rechnungszahlungen ermöglichen schnellere Transaktionen, von denen sowohl der Zahlende als auch Empfänger/innen profitieren.

• Verfügbarkeit
  Online-Rechnungen sind jederzeit und überall verfügbar. Ganz gleich, ob Sie Ihr Unternehmen aus einem Coworking Space, einem Café oder Ihrem Wohnzimmer führen, können Sie Ihre Rechnungen problemlos verwalten. Ebenso sind Kundinnen/Kunden nicht an einen bestimmten Standort gebunden und können Zahlungen einfach über ihr gewünschtes Gerät tätigen.

• Umweltbewusste Wahl
  Bei der Online-Rechnungsstellung schneidet auch das Thema Nachhaltigkeit gut ab, da der Papierverbrauch drastisch reduziert wird.

• Funktionen zur Automatisierung
  Digitale Plattformen verfügen über eine Reihe automatisierter Funktionen, darunter Tools zur Einrichtung wiederkehrender Rechnungen für Abonnements, zum rechtzeitigen Versand von Zahlungserinnerungen und zur Erstellung regelmäßiger Rechnungen.

• Robuste Sicherheit
  Durch verschlüsselte Transaktionen und sicheren Umgang mit Daten bieten Online-Rechnungen Unternehmen und Kundinnen/Kunden eine sicherere Umgebung für Zahlungen.

• Verbesserte Liquidität
  Mit digitalen Transaktionen werden Zahlungen schneller abgewickelt, was die finanzielle Liquidität eines Unternehmens erheblich verbessern kann.

• Integrierte Transaktionsaufzeichnungen
  Bei digitalen Rechnungen sind digitale Nachweise aller Rechnungen und Zahlungen automatisch verfügbar. Dies vereinfacht die Buchführung sowie die Finanzanalysen und Steuervorbereitungen zum Jahresende.

• Individuelles Erscheinungsbild
  Bei digitalen Plattformen können Unternehmen Rechnungen erstellen, die auf das Branding ihrer Marke angepasst sind.

• Genauigkeit und Präzision
  Bei der Online-Rechnungsstellung kommt es zu weniger menschlichen Fehlern. Genaue Dateneingaben und automatisierte Berechnungen tragen dazu bei, die Genauigkeit aller Transaktionen zu gewährleisten.

• Breitere Marktreichweite
  Mit der Online-Rechnungsstellung können Unternehmen problemlos internationale Zielgruppen bedienen, indem sie ihr Angebot an unterschiedliche Währungen und regionale Zahlungspräferenzen anpassen.

So akzeptieren Sie Online-Rechnungszahlungen

Die Annahme von Online-Rechnungszahlungen kann Geschäftsabläufe effizienter machen und das Kundenerlebnis verbessern. Nachfolgend sehen Sie die grundlegenden Schritte für die Integration von Online-Rechnungszahlungen in Ihr Unternehmen:

• Eine zuverlässige Zahlungsplattform wählen: Sehen Sie sich mehrere Plattformen an und wählen Sie diejenige aus, die zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt. Berücksichtigen Sie dabei auch Transaktionsgebühren, internationale Zahlungsfunktionen und Integrationsoptionen mit anderen Tools, die Sie verwenden.

• Rechnungsvorlage anpassen: Die meisten Plattformen bieten Vorlagen an, die Sie an Ihre Marke anpassen können. Fügen Sie Ihr Logo, Ihre Unternehmensdetails und alle spezifischen Geschäftsbedingungen hinzu, die für Ihre Transaktionen wichtig sind.

• Sicherheitsmaßnahmen integrieren: Obwohl die meisten seriösen Zahlungsplattformen mit integrierten Sicherheitsprotokollen ausgestattet sind, sollten Sie sich über Best Practices informieren. Durch die Aufrechterhaltung verschlüsselter Transaktionen und die Einhaltung der PCI-Konformität schaffen Sie Vertrauen bei Ihrer Kundschaft.

• Mehrere Zahlungsmethoden anbieten: Überzeugen Sie mehr Kundinnen und Kunden von sich, indem Sie verschiedene Zahlungsoptionen wie Kredit- und Debitkarten, Digital Wallets und Banküberweisungen anbieten.

• Automatisierte Funktionen einsetzen: Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie den manuellen Aufwand, indem Sie Funktionen wie die wiederkehrende Abrechnung, automatische Erinnerungen und automatisches Ausfüllen von Rechnungen nutzen.

• Zahlungsbedingungen klar angeben: Um Unklarheiten zu vermeiden und pünktliche Zahlungen zu gewährleisten, sollten Sie bei jeder Rechnung das Fälligkeitsdatum der Zahlung, mögliche Verzugsgebühren und eventuelle Rabatte für vorzeitige Zahlungen angeben.

• Rechnungen nachverfolgen und verwalten: Nutzen Sie die von Ihrer Plattform angebotenen Funktionen zur Nachverfolgung. Überwachen Sie den Status einer jeden Rechnung – ob ausstehend, bezahlt oder überfällig – und verbessern Sie so Ihr Liquiditäts-Management und die Kundenkommunikation.

• Regelmäßig aktualisieren und überprüfen: Der Ablauf Ihrer Rechnungsstellung sollte sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Methoden regelmäßig, damit diese stets den aktuellen Best Practices entsprechen und zu den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens passen.

• Kundinnen und Kunden aufklären: Unterstützten Sie Ihre Kundinnen und Kunden beim Übergang zum neuen Zahlungsablauf. Einfache Leitfäden und FAQs können den Wechsel für beide Seiten angenehmer gestalten.

Stripe bietet eine multifunktionale Zahlungsplattform, die neben vielen weiteren Lösungen auch die Online-Rechnungszahlung unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie Stripe diesen Prozess optimiert und in Ihre geschäftlichen Abläufe integrieren kann.