Het digitale tijdperk heeft ondernemingen een groot aantal manieren geboden om hun bedrijfsvoering en de contacten met klanten te verbeteren. Een belangrijk hulpmiddel is het online betalen van facturen. De wereldwijde markt voor elektronische facturatie, die in 2018 werd gewaardeerd op $ 4,6 miljard, zal naar verwachting met bijna 80% toenemen tot $ 24,7 miljard in 2027. Door gebruik te maken van online facturatie kunnen ondernemingen de operationele efficiëntie verbeteren en tegelijkertijd klanten en opdrachtgevers een meer bevredigende ervaring bieden.

Hieronder bespreken we het proces, de voordelen en de strategieën rond online factuurbetalingen en geven we je de tools die je nodig hebt om online facturen voor je onderneming in te voeren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een online factuurbetaling?
  
• Waar worden online factuurbetalingen voor gebruikt?
  
• Hoe werkt de verwerking van online factuurbetalingen?
  
• Voordelen van het gebruik van online factuurbetalingen
  
• Online factuurbetalingen accepteren
  

Wat is een online factuurbetaling?

Een online factuurbetaling is een digitale manier om rekeningen voor goederen en diensten te betalen. Ondernemingen gebruiken dan geen traditionele papieren facturen en cheques meer, maar sturen klanten elektronische facturen, vaak via e-mail of een beveiligd portaal. Deze digitale facturen bevatten een link of een betaalknop die de ontvanger naar een beveiligde online betalingsgateway leidt.

Waarvoor worden online factuurbetalingen gebruikt?

Online factuurbetalingen zijn in veel sectoren in de digitale economie een hoeksteen geworden omdat ze voor talloze ondernemingen het facturatieproces stroomlijnen. Deze betalingen zijn geschikt voor verschillende businessmodellen. Hieronder een overzicht:

• Detailhandelaren in e-commerce
  Wanneer een klant een handgemaakte leren portemonnee of een speciaal huidverzorgingsproduct kiest, wil hij of zij snel een gedetailleerd overzicht van de aankoop ontvangen. Een online factuur biedt deze duidelijkheid doordat hierop de productkosten, belastingen en eventuele verzend- of administratiekosten staan vermeld. Dit zorgt ervoor dat de shopper wordt geïnformeerd, terwijl tegelijkertijd de onderneming op tijd wordt betaald en gemakkelijker haar financiën kan bijhouden.

• Software-as-a-Service (SaaS)-bedrijven
  Voorspelbare inkomstenstromen zijn de levensader van SaaS ondernemingen. Een onderneming die bijvoorbeeld een projectbeheertool gebruikt of een klein bedrijf dat gebruikmaakt van e-mailmarketingsoftware, wordt doorgaans op terugkerende basis gefactureerd. Deze e-facturatiecyclus zorgt ervoor dat de onderneming kan anticiperen op uitgaven en dat de softwareleverancier consistente inkomsten behoudt.

• Freelancers en digitale bureaus
  De gig-economie gedijt bij flexibiliteit. Of het nu gaat om een contentmaker die een reeks blogposts factureert of een ontwerpbureau dat een factuur stuurt voor een branding project, met elektronische facturen zijn er geen geografische en logistieke barrières meer. Er kan snel worden betaald en een heldere financiële administratie worden bijgehouden.

• Digitale abonnementsdiensten
  De aantrekkingskracht van samengestelde content, of dat nu nieuwsbrieven uit de branche zijn of abonnementen op digitale tijdschriften, wordt bepaald door ononderbroken toegang. Met regelmatige online facturering krijgen lezers duidelijke, tijdige betalingsherinneringen, zodat ze nooit waardevolle content missen.

• Online cursussen en e-learningplatforms
  De verschuiving naar digitaal onderwijs vraagt om efficiënte facturatiemechanismen. Wanneer iemand zich inschrijft voor een trainingskamp over programmeren, betekent digitale facturering dat diegene een e-factuur ontvangt met een overzicht van het inschrijfgeld, de kosten voor het cursusmateriaal en eventuele extra kosten. Zo kan de cursist zich op tijd inschrijven en kunnen educatieve platforms effectief hun inkomstenstromen beheren.

• Technologische start-ups
  Voor opkomende start-ups is cashflow van essentieel belang. Door online facturen te gebruiken, kunnen ze ervoor te zorgen dat early adopters, partners of klanten op tijd betalen en de financiële stabiliteit van de start-up versterken.

• Lidmaatschapsplatforms
  Exclusieve digitale community's, of ze nu gericht zijn op branche-inzichten of content voor hobbyisten, hebben duurzame inkomsten nodig voor kwaliteitsoutput. Met periodieke online facturatie worden leden aan hun contributie herinnerd, zodat ze toegang houden tot de content en community die ze waarderen.

Online facturatie zorgt ervoor dat er op tijd wordt betaald en biedt ondernemingen een duidelijker beeld van hun financiële gezondheid, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen in een voortdurend veranderende digitale markt.

Hoe werkt de verwerking van online factuurbetalingen

Online verwerking van factuurbetalingen heeft voordelen voor zowel ondernemingen als klanten. Het werkt als volgt:

• Factuur maken: Eerst wordt er door de onderneming een factuur gegenereerd voor de geleverde goederen of diensten. Met behulp van gespecialiseerde software of platforms geeft de onderneming informatie over de kosten, itembeschrijvingen, belastingen en andere relevante informatie. In dit elektronische document worden de financiële verplichtingen tussen de koper en de verkoper uiteengezet.

• Factuur verzenden: De onderneming stuurt de factuur naar de klant. Dit gebeurt meestal via e-mail, hoewel sommige platforms andere methoden aanbieden, zoals sms of directe meldingen in de app. Online facturen bevatten meestal een directe betaallink, wat de volgende stappen voor de betaler gemakkelijker maakt.

• Rol van betaalgateway: Door op de betaallink te klikken, wordt de klant meestal omgeleid naar een beveiligde betaalgateway. Deze gateway is een service die de transactie vergemakkelijkt door gevoelige gegevens te versleutelen en zo het overmaken van geld tussen de koper en de verkoper mogelijk maakt.

• Selectie van betaalmethode: Binnen de betaalgateway kunnen klanten de betaalmethode van hun voorkeur selecteren. Dit kan variëren van creditcards en debitcards tot digitale wallets en bankoverschrijvingen. Over het algemeen ondersteunen facturatieoplossingen een groot aantal opties om tegemoet te komen aan de uiteenlopende voorkeuren van consumenten.

• Verificatie van de betaling: Zodra de klant de betaalmethode heeft geselecteerd en de transactie heeft gestart, worden de transactiegegevens in de betaalgateway geverifieerd om te controleren of de betaalmethode geldig is. Als er voldoende geld beschikbaar is, wordt de overschrijving geautoriseerd.

• Voltooiing van de transactie: Nadat de betaling is geverifieerd, wordt het geld van de rekening van de klant afgeschreven en klaargezet om naar de rekening van de onderneming te worden overgemaakt. Tijdens deze fase is het gebruikelijk dat de klant een melding of een digitaal ontvangstbewijs ontvangt ter bevestiging van de betaling.

• Afwikkeling: Ten slotte wordt het geld overgemaakt van de betaalgateway naar de bankrekening van de onderneming. Afhankelijk van de gateway en het beleid van de bank kan de betaling onmiddellijk plaatsvinden of een paar werkdagen duren.

• Administratie bijhouden: Een van de vele voordelen van het online verwerken van factuurbetalingen is het automatisch bijhouden van een administratie. Ondernemingen en klanten hebben toegang tot de digitale transactiegegevens, wat helpt bij financieel beheer, fiscale overwegingen en het oplossen van mogelijke geschillen.

Voordelen van online factuurbetalingen

Ondernemingen die digitale betalingen gebruiken, kunnen een breed scala aan voordelen ontdekken die hun interne bedrijfsvoering en hun interacties met klanten zullen veranderen.

Online factuurbetalingen bieden de volgende voordelen:

• Kostenefficiëntie
  Online facturatie bespaart ondernemingen geld. In plaats van middelen te besteden aan papier, inkt en portokosten, kan de onderneming haar geld effectiever inzetten. Naarmate de hoeveelheid facturen groeit, worden de kostenbesparingen zichtbaarder.

• Snelheid
  Bij digitale transacties zijn er geen lange wachttijden meer zoals bij cheques per post of bankoverschrijvingen. Online factuurbetalingen maken snellere transacties mogelijk, wat zowel gunstig is voor de betaler als voor de ontvanger.

• Toegankelijkheid
  Online facturen zijn altijd en overal beschikbaar. Of je onderneming nu werkt vanuit een coworking-ruimte, een koffiezaak of je woonkamer, je facturen zijn overal eenvoudig te beheren. Ook klanten zijn niet gebonden aan één plek: ze kunnen op elk willekeurig apparaat een betaling doen.

• Milieubewuste keuze
  Bij online facturatie staat duurzaamheid voorop doordat het papierverbruik drastisch omlaag gaat.

• Automatiseringsmogelijkheden
  Digitale platforms bieden een scala aan geautomatiseerde functies, waaronder tools voor het instellen van terugkerende facturen voor abonnementen, het versturen van tijdige betalingsherinneringen en het genereren van periodieke facturen.

• Robuuste beveiliging
  Dankzij versleutelde transacties en veilige gegevensverwerking bieden online facturen ondernemingen en klanten een veiligere betaalomgeving.

• Verbetering van de cashflow
  Digitale transacties zorgen voor snellere betalingscycli, wat de financiële liquiditeit van een onderneming aanzienlijk kan verbeteren.

• Geïntegreerde vastlegging van transacties
  Met digitale facturen is er een digitaal bewijs van elke factuur en betaling. Hierdoor is het gemakkelijker om een administratie bij te houden en worden financiële analyses en belastingvoorbereidingen aan het einde van het jaar eenvoudiger.

• Afgestemd uiterlijk
  Met digitale platforms kunnen ondernemingen facturen opstellen die aansluiten bij hun huisstijl.

• Nauwkeurigheid en precisie
  Online facturatie beperkt het risico op menselijke fouten. Met nauwkeurige gegevensinvoer en geautomatiseerde berekeningen wordt de nauwkeurigheid van elke transactie beschermd.

• Uitgebreider marktbereik
  Met online facturatie kunnen ondernemingen eenvoudig een internationaal publiek bedienen door de facturen aan te passen aan verschillende valuta's en regionale betaalvoorkeuren.

Online factuurbetalingen accepteren

Het accepteren van online factuurbetalingen kan zorgen voor een efficiëntere bedrijfsvoering en een betere klantervaring. Dit zijn de basisstappen om online factuurbetalingen in je onderneming te integreren:

• Kies een betrouwbaar betaalplatform: Evalueer de platforms en kies er een dat aansluit op de behoeften van je onderneming. Kijk naar de transactiekosten, internationale betaalmogelijkheden en integratiemogelijkheden met andere tools die je gebruikt.

• Pas het factuursjabloon aan: De meeste platforms bieden sjablonen die je kunt aanpassen aan je merk. Voeg je logo, bedrijfsgegevens en eventuele specifieke voorwaarden voor de transacties toe.

• Integreer beveiligingsmaatregelen: Hoewel de meeste gerenommeerde betaalplatforms ingebouwde beveiligingsprotocollen bevatten, moet je blijven volgen wat de best practices zijn. Versleutelde transacties en PCI-compliance zijn essentieel om vertrouwen op te bouwen bij je klanten.

• Bied meerdere betaalmethoden aan: Ondersteun een breed scala aan klanten door diverse betaalopties aan te bieden, zoals creditcards, debitcards, digitale wallets en bankoverschrijvingen.

• Implementeer geautomatiseerde functies: Bespaar tijd en verminder handmatige werkzaamheden door gebruik te maken van functies zoals terugkerende facturatie, geautomatiseerde herinneringen en het automatisch invullen van factuurgegevens.

• Vermeld duidelijke betalingsvoorwaarden: Om verwarring te voorkomen en tijdige betalingen voor elke factuur te bevorderen, moet je de uiterste betaaldatum, mogelijke kosten voor te late betaling en eventuele kortingen voor eerdere betaling vermelden.

• Volg en beheer je facturen: Gebruik de volgfuncties die het platform biedt. Controleer de status van elke factuur, of deze nu openstaand, betaald of achterstallig is, om je cashflowbeheer en communicatie met de klant te verbeteren.

• Controleer regelmatig en werk het proces bij: Je facturatieproces moet meegroeien met je onderneming. Controleer je methoden regelmatig en werk ze bij, zodat ze in lijn zijn met de huidige best practices en voldoen aan de veranderende behoeften van je onderneming.

• Geef voorlichting aan klanten: Begeleid je klanten bij de overgang naar het nieuwe betaalproces. Eenvoudige handleidingen of veelgestelde vragen kunnen helpen bij deze overgang en deze voor beide partijen soepeler maken.

Stripe biedt een multifunctioneel betaalplatform dat online factuurbetalingen ondersteunt naast een groot aantal andere oplossingen. Bekijk hoe je met Stripe dit proces kunt stroomlijnen en Stripe kunt integreren in je bedrijfsvoering.