Automatisering av leverantörsreskontra, eller automatisering av leverantörsreskontra, är teknik som förenklar och påskyndar behandlingen av leverantörsreskontra. Det hjälper företag att minska det manuella arbetet med att behandla leverantörsfakturor och hantera betalningar, och det minskar förekomsten av fel som dubbla betalningar och felaktig datainmatning.

Dessa snabbare och mer exakta betalningsprocesser kan förbättra leverantörsrelationerna och spara pengar åt ditt företag. Automatiserade kostnader för leverantörsreskontra utgör bara 33 % av de manuella kostnaderna till stor del på grund av lägre arbetskostnader. Nedan förklarar vi hur automatisering av leverantörsreskontra fungerar, de viktigaste faktorerna som avgör avkastningen på investeringen, hur man beräknar avkastningen på investeringen och hur man återställer den.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar automatiseringen av leverantörsreskontra?
  
• Huvudfaktorer som påverkar ROI för automatiseringen av leverantörsreskontra
  
• Hur man beräknar ROI för automatiseringen av leverantörsreskontra
  
• Hur man ökar effektiviteten med automatiseringen av leverantörsreskontra
  
• Hur man implementerar automatiseringen av leverantörsreskontra
  
• Hur man uppmuntrar användning av automatiseringen av leverantörsreskontra
  

Hur fungerar automatiseringen av leverantörsreskontra?

Automatiseringen av leverantörsreskontra använder teknik för att effektivisera och automatisera steg i behandlingen av leverantörsreskontra. Här är en översikt över hur det vanligtvis fungerar:

Registrering av fakturor

Automatiseringen av leverantörsreskontra kan ta emot elektroniska fakturor och pappersfakturor.

• Elektroniska fakturor: Dessa fakturor tas emot direkt från leverantörer i ett strukturerat digitalt format (t.ex. [XML], ”electronic documents interchange” [EDI]) och importeras automatiskt till leverantörsreskontrasystemet.

• Pappersfakturor: Dessa fakturor skannas eller läsas av med hjälp av optisk teckenigenkänning (OCR) för att extrahera relevanta data (t.ex. säljarens namn, fakturanummer, radposter) och konverterar dem till ett digitalt format.

Extraktion och validering av data

Programvara för automatisering av leverantörsreskontra extraherar nyckeldata från fakturor, validerar dem mot inköpsorder och inkomster (om det är tillämpligt) och flaggar eventuella avvikelser som ska granskas. Vissa system har funktioner för identifiering av bedrägerier. Vissa använder maskininlärning för att förbättra noggrannheten och identifiera mönster över tid, medan andra kan kräva manuell validering för vissa fält.

Fakturamatchning och godkännande

• Matchning: Fakturor matchas automatiskt med motsvarande inköpsorder och kvitton baserat på fördefinierade regler och toleranser. Vissa program har dubbla verktyg för att identifiera fakturor för att förhindra dubbla betalningar.

• Godkännande: Om en matchning hittas dirigeras fakturan för godkännande baserat på förkonfigurerade arbetsflöden som definierar godkännare och tröskelvärden. Den som godkänner får aviseringar och kan granska och godkänna fakturor elektroniskt, ofta med möjlighet att lägga till kommentarer eller frågor. Vissa program ger också godkännare mobil åtkomst att granska och godkänna fakturor.

Betalningshantering

När en faktura har godkänts initierar leverantörsreskontrasystemet betalningen enligt företagets villkor för betalning och föredragen betalningsmetod (t.ex. check, ACH-överföring, kreditkort). Vissa system kan schemalägga betalningar för att förbättra kassaflödet och dra nytta av rabatter för tidig betalning.

Arkivering och rapportering

• Arkivering: Alla fakturor, dokumentunderlag och verifieringskedjor arkiveras på ett säkert sätt för ändamål för enkel hämtning och efterlevnad.

• Rapportering: Systemet med leverantörsreskontra genererar rapporter och analyser om utgiftsmönster, leverantörsresultat, cykeltider för godkännande och andra viktiga mätvärden.

Huvudfaktorer som påverkar ROI för automatisering av leverantörsreskontra

Att fastställa ROI för automatisering av leverantörsreskontra innebär att bedöma de direkta ekonomiska fördelarna och de indirekta fördelarna med att använda denna programvara. Dessa faktorer avgör vad ROI för automatisering av leverantörsreskontra kan vara för ditt företag:

• Initiala och löpande kostnader: De initiala kostnaderna för att konfigurera automatisering av leverantörsreskontra inkluderar inköp av programvara eller betalning av abonnemang, integration med ekonomisystem och eventuell anpassning. Löpande kostnader inkluderar underhåll, uppdateringar och personalutbildning inom programvaran.

• Effektiva processer: Automatisering minskar den tid som krävs för hantering av fakturor genom att eliminera manuell datainmatning och påskynda arbetsflöden för godkännande. Att minska den tid och personal som krävs för fakturahantering kan leda till betydande besparingar i fråga om arbetskostnader, särskilt i större organisationer med stora fakturavolymer.

• Färre fel: Automatiserade system minimerar mänskliga fel som dubbla betalningar och felaktiga datainmatningar, vilket kan leda till ekonomiska förluster och behov av tidskrävande korrigeringar.

• Hjälp med efterlevnad: Automatisering hjälper företag att följa lagstadgade krav och interna kontroller genom att upprätthålla korrekta och spårbara register, vilket minskar risken för påföljder.

• Leverantörsrelationer och rabatter: Genom att behandla betalningar snabbare kan företag dra nytta av rabatter för tidig betalning som erbjuds av leverantörer, vilket förbättrar kassaflödet och minskar kostnaderna. Snabbare och mer exakta betalningar förbättrar också relationerna med leverantörer, vilket kan leda till förmånligare villkor.

• Kostnader för skalbarhet: Automatiseringssystem för leverantörsreskontra kan skalas upp för att hantera en högre fakturavolym utan att medföra stora extrakostnader.

• Insikter i rapportering och analys: Automatiserade system ger större insikt i utgiftsmönster och ekonomiska åtaganden, vilket möjliggör bättre ekonomiskt beslutsfattande. Avancerade analysverktyg hjälper till att identifiera ineffektivitet och förbättra hur inköp behandlas, vilket bidrar till övergripande besparingar.

Hur man beräknar ROI för automatisering av leverantörsreskontra

Att beräkna ROI för automatisering av leverantörsreskontra innebär att man jämför kostnaderna för att implementera och underhålla systemet med de ekonomiska fördelar och besparingar som det genererar. Så här går det till steg för steg:

Fastställa kostnaderna för automatisering av leverantörsreskontra

• Programvarukostnader: De initiala avgifterna för köp eller abonnemang av automatiseringsprogrammet för leverantörsreskontra och eventuella löpande licens- eller underhållskostnader.

• Implementeringskostnader: Utgifter för att installera programvara, konfigurera arbetsflöden, utbilda anställda och integrera med befintliga system.

• Driftkostnader: Eventuella löpande kostnader för drift av systemet, t.ex. molnbaserade värdtjänster, support och potentiella uppgraderingar.

Identifiera fördelarna och besparingarna

• Minskade arbetskostnader: Den tid som sparas genom att automatisera manuella uppgifter som datainmatning, fakturamatchning och arbetsflöden för godkännande. Multiplicera den sparade tiden med det genomsnittliga timpriset för anställda som har utfört dessa uppgifter.

• Rabatter för tidig betalning: Rabatterna som tjänas in genom att utnyttja villkor för tidig betalning tack vare snabbare fakturahantering.

• Minskade avgifter för sena betalningar: De potentiella besparingarna som erhålls genom att undvika avgifter för sena betalningar, tack vare att betalningar behandlas i tid.

• Lägre felfrekvens: Kostnaden för fel i samband med manuell hantering, t.ex. dubbla betalningar, överbetalningar eller förseningsavgifter. Automatisering av leverantörsreskontra kan avsevärt minska dessa fel, vilket leder till besparingar.

• Förbättrad effektivitet: De immateriella fördelarna med förbättrad effektivitet, vilket inkluderar snabbare godkännandecykler, bättre insyn i hur leverantörsreskontran behandlas och minskad risk för bedrägerier.

Beräkna nettobesparingar

Subtrahera de totala kostnaderna för automatisering av leverantörsreskontra från de totala fördelarna och besparingarna för att fastställa de nettobesparingar som genereras av systemet.

Beräkna ROI

Dividera nettobesparingen med den totala kostnaden för automatisering av leverantörsreskontra och multiplicera sedan med 100 för att få fram procentandelen av avkastningen.

Formel:

(Nettobesparingar / total kostnad för automatisering av leverantörsreskontra) x 100 = ROI (%)

Exempel på beräkning: Låt oss säga att ett företag investerar 50 000 USD i automatisering av leverantörsreskontra och realiserar följande besparingar och fördelar årligen:

• Minskade arbetskostnader: 30 000 USD

• Rabatt vid tidig betalning: 5 000 USD

• Minskade avgifter för sena betalningar: 2 000 USD

• Minskade felkostnader: 3 000 USD

Nettobesparingarna uppgår till 40 000 USD. Om den totala kostnaden för automatisering av leverantörsreskontra är 50 000 USD beräknar du avkastningen på investeringen så här:

ROI = (40 000 USD / 50 000 USD) x 100 = 80 %

I det här exemplet uppnår företaget en avkastning på investeringen på 80 % under det första året av implementeringen av automatisering av leverantörsreskontra. Avkastningen på investeringen kommer sannolikt att öka under de kommande åren i takt med att den initiala investeringen återfås och besparingarna fortsätter att öka.

Hur du ökar effektiviteten med automatisering av leverantörsreskontra

Så här får man ut det mesta av automatiseringen av leverantörsreskontra:

• Få dina fakturor i elektroniskt format som PDF-filer eller e-fakturor. Detta gör det lättare för din automatiseringsprogramvara att debitera och hantera dem snabbt.

• Låt programvaran automatiskt extrahera viktig data från dina fakturor, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning.

• Konfigurera regler för att automatiskt matcha fakturor med inköpsorder och kvitton för att göra det lättare att behandla godkännanden.

• Använd programvaran för att schemalägga påminnelser för kommande betalningar så att du kan betala i tid och spara pengar.

• Överväg molnbaserad eller mobilanpassad automatiseringsprogramvara för leverantörsreskontra som är tillgänglig var som helst.

• Leta efter programvara som kan integreras med ditt bokföringsprogram så att du inte behöver hantera flera system.

• Använd programvaran för att generera rapporter om viktiga värden såsom faktura och betalning för att identifiera områden som kan förbättras.

• Håll dig uppdaterad om de senaste funktionerna och bästa praxis med resurser för utbildning och support.

Hur man implementerar automatisering av leverantörsreskontra

Med planering kan ditt företag effektivt implementera automatisering av leverantörsreskontra och börja dra nytta av fördelarna. Så här strukturerar du processen:

Fastställ dina behov

• Analysera hur du behandlar leverantörsreskontra: Identifiera utmaningar, flaskhalsar och förbättringsområden. Bestäm dina mål för automatiseringen (t.ex. minska kostnaderna, öka effektiviteten, förbättra noggrannheten).

• Definiera dina krav: Tänk på faktorer som faktureringsvolym, fakturaformat, arbetsflöden för godkännande, integrationsbehov och budget.

Skapa ett business case

• Kvantifiera de potentiella fördelarna: Uppskatta kostnadsbesparingar, förbättrad effektivitet och andra fördelar baserat på dina behov och data.

• Beräkna avkastningen på investeringen: Bestäm den potentiella avkastningen för att motivera kostnaden för programvaran och implementeringen.

• Presentera ditt busines case för intressenterna: Kommunicera tydligt fördelarna och ROI för att få stöd från viktiga beslutsfattare.

Välj en leverantör och en lösning

• Utvärdera olika leverantörer: Tänk på faktorer såsom programvarufunktioner, priser, kundsupport, implementeringsprocessen och integrationens möjligheter.

• Begära demonstrationer och provperioder: Testa programvaran för att se till att den passar ditt arbetsflöde och uppfyller dina behov.

• Välj en leverantör: Välj den leverantör och den lösning som uppfyller dina krav och din budget.

Planera och förbered för implementeringen

• Sätt ihop ett projektteam: Inkludera intressenter från ekonomi, informationsteknik (IT), upphandling och andra relevanta avdelningar.

• Utveckla en implementeringsplan: Fastställ projektets omfattning, tidslinje, milstolpar och ansvarsområden för varje fas av projektet.

• Förbered din data: Rensa och standardisera din leverantörs- och fakturadata för smidig migration till det nya systemet.

• Anpassa programvaran: Konfigurera arbetsflöden, godkännanderegler, villkor för betalningar och andra inställningar så att de matchar dina processer.

• Integrera med dina system: Integrera vid behov programvaran för automatisering av leverantörsreskontra med ditt ERP-system eller andra ekonomisystem för dataflödet och för att undvika en manuell datainmatning.

Utbilda ditt team

• Tillhandahåll omfattande utbildning: Se till att all relevant personal förstår hur man använder det nya systemet och dess funktioner.

• Erbjud löpande support: Upprätta ett supportsystem för att ta itu med eventuella frågor eller problem som uppstår under och efter implementeringen.

Lansera och övervaka

• Börja med en testfas: Testa om möjligt systemet med en liten grupp fakturor eller leverantörer innan du lanserar det under hela processen för leverantörsreskontra som behandlas.

• Övervaka prestanda: Spåra viktiga värden som behandlingstid för fakturor, felfrekvenser och godkännandecykeltider för att kontrollera om systemet uppfyller förväntningarna.

• Samla in feedback: Hämta feedback från användare för att identifiera eventuella komplikationer eller förbättringsområden.

• Gör justeringar efter behov: Förfina arbetsflöden, justera inställningarna och åtgärda eventuella problem för att förbättra systemets prestanda.

Hur man uppmuntrar användning av automatiseringen av leverantörsreskontra

När du börjar med automatisering av leverantörsreskontra ska du välja programvara som är intuitiv och lätt att använda. Om möjligt ska du testa systemet med en liten grupp användare eller fakturor innan du implementerar det inom hela organisationen. När systemet väl är på plats kan du använda följande nyckelstrategier för att uppmuntra användning inom ditt företag:

Kommunicera fördelarna

• Förklara hur automatisering av leverantörsreskontra kommer att göra medarbetarnas liv enklare, till exempel genom att minska manuella uppgifter, minimera fel och förbättra samarbetet.

• Dela berättelser från andra företag eller avdelningar som har implementerat automatiseringen av leverantörsreskontra och de positiva effekter det har haft på deras arbete.

• Förklara hur automatiseringen av leverantörsreskontra passar in i bredare företagsmål som kostnadsminskning, förbättrad effektivitet och riskreducering.

Hantera problem och motstånd

• Prata med anställda om deras oro eller problem med det nya systemet. Vanliga problem kan vara anställningstrygghet, inlärningskurvor och rädsla för förändring.

• Ta itu med problem direkt och tillhandahåll utbildningar, resurser och stötta löpande för att hjälpa anställda att känna sig bekväma med övergången.

• Uppmuntra öppen kommunikation och låt anställda dela feedback och förslag på förbättringar.

Ge omfattande utbildningar

• Se till att personalens utbildning är relevant och specifik för varje anställds roll och uppgift.

• Erbjud utbildning via kanaler som onlinemoduler, teknisk support, personliga sessioner, workshops och användarguider.

• Erbjud kontinuerliga utbildningsmöjligheter för att hjälpa anställda att hålla sig uppdaterade om nya funktioner och bästa praxis.

Fira anställdas prestationer

• Dela med dig av positiva resultat från de tidiga faserna i implementeringen för att skapa entusiasm och inspiration.

• Uppmärksamma och belöna anställda som aktivt deltar i processen.

• Uppmuntra anställda att dela med sig av idéer och förslag för att ytterligare finjustera automatiseringsprocessen för leverantörsreskontra.

Föregå med gott exempel

• Se till att chefer och ledning är aktivt involverade i processen och visar sitt engagemang för det nya systemet. Chefer bör aktivt använda programvaran för automatisering av leverantörsreskontra för att visa medarbetarna att den är värdefull för deras arbete.

• Förstå att förändring tar tid och ge uppmuntran och stöd till anställda under hela övergången.