Ett ERP-system (Enterprise Resource Planning) är programvara som används av företag för att hantera aktiviteter som planering, lagerinköp, försäljning, marknadsföring, ekonomi, HR (human resources) med mera via en enda plattform. Dessa system växer i popularitet och ERP-marknaden beräknas nå 65 miljarder amerikanska dollar 2024 och förväntas överstiga 103 miljarder dollar år 2029.

ERP-system har många fördelar för företag. De centraliserar affärsdata så att olika avdelningar kan få tillgång till korrekt, uppdaterad information och arbeta tillsammans på ett sammanhängande sätt. De kan automatisera rutinuppgifter som datainmatning och rapportgenerering, vilket minskar den administrativa bördan och manuella fel. De har dataanalysfunktioner och avancerade rapporteringsfunktioner som kan hjälpa företag att identifiera trender och fatta viktiga beslut. ERP-system kan växa med verksamheten, hantera nya processer eller data när organisationen expanderar och kan tillhandahålla verktyg som hjälper företag att övervaka och upprätthålla regelefterlevnad.

ERP kan avsevärt förbättra ett företags interna verksamhet, och detta gäller särskilt när företag väljer att integrera betalningar i sitt ERP-system. Nedan förklarar vi hur du integrerar betalningar i ditt ERP-system och ger tips på bästa metoder för att få ut det mesta av denna integration.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur fungerar ERP-system?
  
• Så här har ERP-system utvecklats
  
• Fördelar för företag med ERP-system
  
• Så här integrerar man betalningar i ERP-system
  
• Fördelar med att integrera betalningar i ett ERP-system
  
• De bästa ERP-systemen – och hur du väljer ett
  
• Bästa metoder för att integrera betalningar i ett ERP-system
  

Hur fungerar ERP-system?

ERP-system använder en enda huvuddatabas för att lagra alla företagets data, vilket kopplar samman aktiviteterna i olika delar av ett företag. Här är mer information om de viktigaste funktionerna och attributen för ERP-system:

• Central databas: Kärnan i ett ERP-system är en central databas som lagrar data från olika företagsavdelningar. Denna centralisering ger alla avdelningar tillgång till samma information, vilket minskar avvikelser och förbättrar datakorrektheten.

• Modulbaserad struktur: ERP-system är vanligtvis modulära, vilket innebär att de består av olika program (moduler) som stöder olika affärsfunktioner som ekonomi, HR, försäljning och hantering av leveranskedjan. Företag kan välja de moduler de behöver och skapa ett skräddarsytt system som passar deras behov.

• Processintegration i realtid: Modulerna i ett ERP-system är sammankopplade, vilket möjliggör datautbyte mellan olika företagsprocesser. En försäljningsorder kan till exempel automatiskt uppdatera lagerbestånd och påverka produktionsschemat. Dessa uppdateringar sker i realtid, vilket ger företag uppdaterad information för snabbt och välgrundat beslutsfattande.

• Automatisering: ERP automatiserar rutinuppgifter som datainmatning, ekonomiska beräkningar och rapportgenerering. Denna automatisering sparar tid och minskar sannolikheten för mänskliga fel.

• Analys och rapportering: ERP-system har omfattande analys- och rapporteringsverktyg för att analysera prestanda, identifiera trender och påverka datadrivna beslut.

• Kontroll av användaråtkomst: ERP-system har starka mekanismer för åtkomstkontroll som begränsar de anställdas åtkomst så att de endast har åtkomst till den information och de funktioner de behöver. Den här funktionen skapar större säkerhet och dataintegritet.

Så här har ERP-system utvecklats

Utvecklingen av ERP-system återspeglar bredare trender inom teknik och affärsverksamhet. Dessa system har gått från funktionsspecifika lösningar till integrerade system som stöder flexibilitet, datadrivet beslutsfattande och global verksamhet. I takt med att företag fortsätter att utvecklas är ERP-system nu redo att införliva mer avancerad teknik som artificiell intelligens (AI).

• 1960-talet – Lagerhanteringssystem: De tidigaste formerna av ERP-system var grundläggande lagerhanteringssystem som kallades för MRP-system (Material Requirements Planning). De utformades för att hjälpa företag att övervaka och kontrollera sina lagerbestånd.

• 1970-talet – MRP-system: På 1970-talet utvecklades MRP-system för att vara snabbare och effektivare när det gäller att optimera tillverkningsprocesser genom att planera produktion och inköp baserat på lagerbestånd.

• 1980-talet – MRP II: MRP II (Manufacturing Resource Planning) utökade MRP och införlivade ytterligare aspekter som arbets- och maskinplanering.

• 1990-talet – ERP föds: Termen ERP myntades av Gartner Group för att beskriva utvecklingen av MRP- och MRP II-system till mer integrerade lösningar som inkluderade tillverkning samt ekonomi, HR och andra kärnverksamheter.

• 2000-talet – Internet och globalisering: Med tillkomsten av internet blev ERP-system mer sammankopplade och tillgängliga. Under dessa år växte webbaserade ERP-lösningar fram som möjliggjorde fjärråtkomst till global verksamhet.

• 2010-talet – Molntjänster och mobil tillgänglighet: Under 2010-talet växte molnbaserade ERP-system fram med lägre initiala kostnader, större skalbarhet och mobil åtkomst. Under den här perioden integrerades också funktioner för avancerad analys och realtidsdata.

• 2020-talet och framåt – Integration av AI och sakernas internet: Moderna ERP-system integrerar artificiell intelligens och sakernas internet för prediktiv analys, bättre automatisering och realtidsövervakning av enheter och processer.

Fördelar för företag med ERP-system

ERP-programvara fungerar som ett centralt nav för företagets verksamhet och sammanställer information från olika avdelningar så att de lättare kan dela information och samarbeta. När du har tillgång till försäljning, ekonomi och den operativa verksamheten i samma databas, flyter verksamheten lättare. Om försäljningsavdelningen till exempel får igenom en stor affär får ekonomiavdelningen reda på det direkt och lagret får ett meddelande om att leverera produkterna.

Utöver operativ effektivitet kan företag uppleva dessa fördelar med att använda ERP-programvara:

• Exakthet och tillförlitlighet: När ett system innehåller alla data minskar du antalet misstag och förväxlingar och kan agera tryggt när du fattar affärsbeslut.

• Smart beslutsfattande: Realtidsdata och djupanalyser hjälper ledare att fatta välgrundade beslut, oavsett om de reagerar på marknadsförändringar eller planerar nästa stora steg.

• Bättre produktivitet: Genom att ta över rutinuppgifter frigör ERP-system ditt team så att de kan fokusera på större saker. Mindre tid på manuell inmatning innebär mer tid för strategi och innovation.

• Skalbarhet: I takt med att ditt företag expanderar kan ditt ERP-system också göra det. Det är byggt för att rymma mer data, fler användare och mer komplexitet, så att du inte växer ur det.

• Kundrelationer: Att känna dina kunder väl (t.ex. deras köp och preferenser) kan göra din tjänst mer personlig och lyhörd. Nöjda kunder tenderar att stanna kvar.

• Lägre kostnader: ERP-system resulterar i färre fel, mindre slöseri och bättre planering, vilket bidrar till ett positivare resultat.

• Efterlevnad: Med regler och förordningar som ständigt förändras kan ett ERP-system hjälpa dig att hålla reda på och följa reglerna, vilket är av stor betydelse för att undvika böter och hålla igång verksamheten.

• Fjärråtkomst: Molnbaserade alternativ innebär att ditt team kan komma åt systemet var som helst, vilket är bra för distansarbete eller för att vara fortsatt ansluten när du är på resande fot.

• Regelbundna uppdateringar: Med teknik som alltid går framåt uppdateras också ett bra ERP-system med nya funktioner och möjligheter så att du inte hamnar på efterkälken.

Så här integrerar du betalningar med ERP-system

Steg 1: Utvärdera ditt arbetsflöde för betalningar och dina behov

• Transaktionsflöde: Granska dina arbetsflöden för betalningar i detalj. Förstå varje steg, från skapande av faktura till avstämning av betalningar, och identifiera var betalningsintegrationen ska läggas till för att öka effektiviteten.

• Betalningsmetoder: Bestäm vilka betalningsmetoder ditt företag ska acceptera (t.ex. kreditkort, banköverföringar, onlinebetalningar) och se till att den valda betalleverantören stöder dessa metoder.

• Efterlevnad och säkerhet: Ta reda på vilka efterlevnadskrav som är specifika för din bransch, till exempel betalkortbranschens standarder för datasäkerhet (PCI DSS) för kreditkortshantering. Se till att integrationen uppfyller dessa standarder.

Steg 2: Utvärdera betalleverantörens teknik och support

• API-kompatibilitet: Utvärdera om betalleverantörens API (applikationsprogrammeringsgränssnitt) är kompatibelt med ERP-arkitekturen. API:n bör möjliggöra enkel dataöverföring och transaktionsuppdateringar i realtid samt datasynkronisering.

• Funktioner: Utöver grundläggande kompatibilitet, titta på vilka funktioner betalleverantören erbjuder och kontrollera om det finns funktioner som automatisk betalningsavstämning, stöd för flera valutor och funktioner för att upptäcka bedrägerier.

• Integrationsstöd: Ta reda på vilken supportnivå betalleverantören erbjuder för integration. Vissa kan tillhandahålla omfattande dokumentation, SDK:er (Software Development Kits) eller dedikerade supportteam för ERP-integrationer.

Steg 3: Skapa en integrationsplan och datamappning

• Integrationsplan: Utforma en detaljerad integrationsplan som beskriver hur ERP-systemet kommer att kommunicera med betalleverantören. Definiera dataslutpunkter, webhooks för transaktionsuppdateringar och felhanteringsmekanismer.

• Kartläggning av data: Kartlägg hur data kommer att överföras mellan system och ange vilka ERP-fält som motsvarar betalningstransaktionsinformation.

Steg 4: Testa funktionalitet

• End-to-end-testning: Genomför grundliga tester som täcker alla tänkbara transaktionsscenarier, inklusive genomförda betalningar, avvisade betalningar, återbetalningar och bestridda debiteringar. Den här testningen bör validera dataintegriteten och arbetsflödet.

• Belastningstest: Testa integrationen under olika belastningar för att kontrollera att den kan hantera höga transaktionsvolymer utan problem.

• Säkerhetstestning: Utför säkerhetsbedömningar inklusive penetrationstestning och sårbarhetsidentifiering Bekräfta att betalningsdata fortfarande är säkra genom integrationen.

Steg 5: Ta fram utbildning och dokumentation till personalen.

• Rollspecifik utbildning: Utveckla detaljerade utbildningsprogram som vänder sig till olika roller inom din organisation, med fokus på hur integrationen påverkar deras arbetsflöden.

• Dokumentation: Skapa djupgående dokumentation som täcker alla aspekter av integrationen, inklusive tekniska detaljer och användarinstruktioner. Detta skapar en referens för felsökning och utbildning.

Steg 6: Lansera integrationen

• Stegvis lansering: Lansera integreringen i faser, börja med en pilotgrupp för att övervaka prestanda och samla in feedback i en kontrollerad miljö.

• Övervakning i realtid: Konfigurera realtidsövervakning för integreringen, med fokus på viktiga nyckeltal som transaktionsbehandlingstider, felfrekvenser och dataintegritetsproblem.

Steg 7: Optimera och skala

• Återkoppling: Upprätta en återkopplingsslinga med användare för att kontinuerligt samla in insikter om integrationens prestanda och användbarhet.

• Utvärdering av skalbarhet: Granska regelbundet integrationens skalbarhet för att säkerställa att den kan anpassas till affärstillväxt, ökade transaktionsvolymer eller utökad global verksamhet.

Fördelar med att integrera betalningar med ett ERP-system

Företag som integrerar betalningar med sitt ERP-system kan uppleva en rad fördelar relaterade till effektivitet, planering, datakorrekthet, betalningssäkerhet och efterlevnad:

• Automatiserad avstämning: Integrationen automatiserar avstämningsprocessen och matchar betalningar med fakturor i ERP-systemet för mer korrekt bokföring.

• Finansiella data i realtid: Behandlade betalningar syns omedelbart i ERP-systemet. Denna insyn i företagets ekonomiska ställning i realtid bidrar till snabb och korrekt finansiell rapportering och analys.

• Automatiserad transaktionsbehandling: Automatisering av överföring av betalningsdata till ERP-systemet eliminerar överflödiga steg, påskyndar transaktionsbehandlingen och minskar den administrativa bördan för personalen.

• Centraliserad ekonomisk förvaltning: När betalningsdata integrerats i ERP-systemet har ekonomiteam en centraliserad plattform för att hantera alla ekonomiska aspekter, inklusive fakturering och kontanthantering.

• Snabbare betalningshantering: Integrerade betalningslösningar kan påskynda betalningsprocessen och minska tiden mellan att fakturan utfärdas och att betalningen tas emot.

• Exakt kassaflödesprognos: Att betalningsdata direkt går att se i ERP-systemet möjliggör mer exakta och dynamiska kassaflödesprognoser.

• Säker betalningshantering: Att integrera välrenommerade betalningslösningar med ett ERP-system förbättrar betalningssäkerheten. Dessa lösningar använder avancerade krypterings- och säkerhetsprotokoll för att skydda betalningsdata.

• Regelefterlevnad vid betalningshantering: Integrationen hjälper till att säkerställa att betalningshanteringen följer branschstandarder och regler, vilket minskar risken för överträdelser av efterlevnaden.

• Snabbare fakturering och betalningar: Snabb och korrekt behandling av fakturor och betalningar förbättrar relationerna med kunder och leverantörer, vilket bidrar till bättre förtroende och samarbete.

• Transparens i transaktioner: När alla betalningsdata lätt finns tillgängliga i ERP-systemet kan företag snabbt och korrekt svara på förfrågningar från kunder och leverantörer.

• Konsoliderade finansiella insikter: Genom att integrera betalningar i ERP-systemet skapas en helhetsbild av finansiella data som gör det möjligt för ledare att fatta välgrundade beslut baserat på omfattande ekonomiska insikter.

• Analys och rapportering av betalningstrender: Tillgång till detaljerade betalningsdata i ERP-systemet underlättar avancerad trendanalys och detaljerad finansiell rapportering, vilket underlättar den finansiella planeringen.

• Beredskap för ny betalningsteknik: Med ett integrerat system blir det enklare att hålla sig uppdaterad med den senaste betalningstekniken, så att ditt företag kan ligga i framkant när det gäller trender och innovationer inom betalningshantering.

De bästa ERP-systemen – och hur du väljer ett

Att välja rätt ERP-system är ett stort affärsbeslut. Det "bästa" ERP-systemet varierar beroende på ett företags storlek, bransch och krav. Att välja ett ERP-system innebär att noggrant utvärdera dina verksamhetsbehov och specifikationer och det potentiella systemets funktioner och möjligheter, inklusive hur väl det kan integreras med dina andra system.

Populära ERP-system

• SAP ERP: SAP ERP är känt för sina omfattande funktioner, inklusive omfattande anpassningsmöjligheter. Det är det föredragna valet för stora företag med komplexa processer.

• Oracle NetSuite: Oracle NetSuite är idealiskt för företag av alla storlekar och hyllas för sina molnbaserade lösningar med dataåtkomst i realtid, skalbarhet och olika branschspecifika funktioner.

• Microsoft Dynamics 365: Dynamics 365 är känt för sin integration med andra Microsoft-produkter och är mångsidigt och vänder sig till medelstora och stora företag.

• Infor ERP: Infor ERP erbjuder branschspecifika lösningar som hjälper företag inom sektorer som tillverkning, hälso- och sjukvård och detaljhandel att hantera vanliga utmaningar.

• Epicor ERP: Epicor är ett flexibelt system som hjälper företag att finjustera sin verksamhet och leveranskedja. Det är särskilt väl lämpat för tillverknings- och distributionsföretag.

Så här väljer du rätt ERP-system

• Utvärdera verksamhetens behov: Identifiera dina viktigaste verksamhetsprocesser, utmaningar och områden som behöver förbättras. Ta reda på om du behöver en branschspecifik lösning eller ett mer generellt ERP-system.

• Tänk på skalbarhet: Välj ett ERP-system som kan växa med ditt företag. Det bör kunna hantera ökade transaktioner, ytterligare användare och mer komplexa operationer utan omfattande översyn.

• Utvärdera integrationsmöjligheter: ERP-systemet ska enkelt kunna integreras med dina andra system och programvaror. Detta hjälper till att upprätthålla datakonsekvens och smidig drift.

• Kontrollera om det finns anpassningsalternativ: Ett anpassningsbart ERP-system kan anpassas till dina unika affärsprocesser, men det kan också medföra ytterligare komplexitet och underhållsbehov. Hitta en balans som passar dina behov.

• Förstå den totala ägandekostnaden: Titta inte bara på det initiala inköpspriset eller prenumerationsavgifterna utan beakta även kostnaderna för implementering, utbildning, anpassning och löpande support.

• Prioritera användarvänlighet: Ett intuitivt, användarvänligt gränssnitt främjar högre acceptans av ditt team, vilket minskar utbildningstiden och motståndet mot förändringar.

• Titta på leverantörssupport och community: Utvärdera ERP-systemets leverantörssupport och användarcommunity. Dessa funktioner kan ge värdefulla resurser och trygghet under hela ERP-systemets livscykel.

• Begär demonstrationer och provperioder: Innan du bestämmer dig, begär demos och, om möjligt, en provperiod för att testa ERP-systemet i din miljö.

• Läs recensioner och fallstudier: Att lära sig av liknande företags erfarenheter kan ge insikter om systemets verkliga tillämpning och potentiella fallgropar att undvika.

• Tänk på framtida tekniska trender: Se till att ERP-leverantören är engagerad i innovation och regelbundet uppdaterar systemet med nya funktioner och tekniker för att hålla ditt företag före konkurrenterna.

Bästa metoder för att integrera betalningar i ett ERP-system

Betalningsprocess

• Anpassa betalningsgateways: Skräddarsy integrationen så att specifika betalningsgateways och metoder som används av ditt företag stöds. Ta hänsyn till kundernas preferenser och globala marknadstrender.

• Anta ett globalt ramverk för betalningar: Om ditt företag bedriver verksamhet internationellt ska du se till att betalningsintegrationen kan hantera flera valutor, skattesystem och efterlevnadskrav, vilket ger ett flexibelt ramverk för global expansion.

• Integrera direkt med banker: Upprätta direktintegrering med banker för betalningsbehandling i realtid och finansiell rapportering för att underlätta likviditetshantering och finansiella prognoser.

• Övervaka betalningar i realtid: Utveckla dashboards för realtidsövervakning i ERP-systemet för att spåra betalningsprocesser, identifiera eventuella förseningar eller problem och ge användbara insikter för snabba lösningar.

Säkerhet

• Använd end-to-end-kryptering: Implementera avancerade krypteringsprotokoll både för data som överförs och lagras, vilket gör ett att betalningsuppgifterna är säkra genom varje steg i processen.

• Använd AI för att identifiera bedrägerier: Implementera AI-baserade verktyg i ERP-systemet för att identifiera och förhindra mönster och avvikelser i transaktioner som kan tyda på betalningsbedrägerier.

• Automatisera efterlevnaden: Använd ERP-funktioner eller verktyg från tredje part för att automatisera efterlevnaden av finansiella regler. Det kan handla om att generera rapporter för revisioner, automatisera datahanteringsprocesser för att uppfylla branschstandarder med mera.

Teknik

• Automatisera betalningsavstämning: Utveckla anpassade automatiseringsskript eller använd avancerade ERP-moduler för att automatiskt matcha varje betalningstransaktion med motsvarande fakturor, vilket minskar det manuella avstämningsarbetet.

• Samarbeta med ERP-fintech: För ett nära samarbete med fintech-lösningar som har specialiserade betalningsfunktioner. Integrera dem med ditt ERP-system för avancerade funktioner som dynamiska rabatter eller finansiering av leveranskedjan.

• Konfigurera för modulär expansion: Utforma integrationen så att den är modulär så att du kan lägga till betalningsmetoder, gateways eller funktioner i takt med att din verksamhet utvecklas eller ny teknik dyker upp.

• Inför regelbundet ny teknik: Håll dig uppdaterad om nya betalningstekniker och fintech-trender så att din ERP-integration fortsätter att ligga i framkant när det gäller innovation.

Användarupplevelse

• Skapa rollspecifika gränssnitt: Anpassa ERP-betalningsgränssnitten för olika användarroller så att varje användare har tillgång till nödvändiga verktyg och data utan att överväldigas av irrelevant information.

• Använd simuleringsbaserad utbildning: Gå bortom traditionella utbildningsmetoder. Använd simuleringar och verkliga scenarier för att hjälpa användarna förstå hur betalningsintegrationen påverkar deras arbetsflöden.

• Upprätta en återkopplingsslinga: Etablera en systematisk återkopplingsslinga inom ERP-systemet för att samla in input och erfarenheter från användare av betalningsintegrationen. Använd den här feedbacken för ständiga förbättringar.

Planering

• Använd datadrivna betalningsstrategier: Använd ERP-systemets dataanalysfunktioner för att utveckla specialiserade betalningsmetoder, till exempel optimera betalningsvillkor baserat på leverantörsprestanda eller kundens kreditvärdighet.

• Använd prediktiv analys: Använd ERP-integrerad prediktiv analys för att prognostisera betalningstrender, kassaflödesscenarier och potentiella flaskhalsar.