Un progiciel de gestion intégré (ERP) est un logiciel utilisé par les entreprises pour gérer des opérations telles que la planification, l’achat des stocks, les ventes, le marketing, les finances, les ressources humaines (RH), etc., sur une seule plateforme. Ces systèmes sont de plus en plus populaires : le marché des ERP est estimé à 65 milliards USD en 2024 et devrait dépasser les 103 milliards USD d’ici 2029.

Les systèmes ERP présentent de nombreux avantages pour les entreprises. Ils centralisent les données de l’entreprise afin que les différents services puissent accéder à des informations précises et à jour et travailler ensemble de manière cohérente. Ils peuvent automatiser les tâches courantes telles que la saisie de données et la génération de rapports, réduisant ainsi la charge administrative et les erreurs manuelles. Ils disposent de fonctionnalités d’analyse de données et de fonctionnalités de reporting avancées qui peuvent aider les entreprises à identifier les tendances et à prendre des décisions clés. Les systèmes ERP peuvent évoluer avec l’entreprise, en s’adaptant à de nouveaux processus ou données au fur et à mesure que l’organisation se développe, et peuvent fournir des outils qui aident les entreprises à surveiller et à maintenir la conformité.

Les ERP peuvent améliorer considérablement le fonctionnement interne des entreprises, et cela est particulièrement vrai lorsque celles-ci choisissent d’intégrer les paiements à leur ERP. Dans l’article suivant, nous vous expliquerons comment intégrer les paiements à votre système ERP et vous fournirons des conseils et bonnes pratiques pour tirer le meilleur parti de cette intégration.

Sommaire de cet article

• Comment fonctionnent les ERP ?
  
• Comment les ERP ont-ils évolué ?
  
• Avantages d’un logiciel ERP pour l’entreprise
  
• Comment intégrer les paiements aux systèmes ERP
  
• Avantages de l’intégration des paiements à un ERP
  
• Les meilleurs systèmes ERP : comment choisir
  
• Bonnes pratiques pour l’intégration des paiements aux ERP
  

Comment fonctionnent les ERP ?

Les systèmes ERP hébergent toutes les données de l’entreprise sur une seule base de données principale pour relier les activités des différentes sections d’une entreprise. Voici plus de détails sur les principales fonctionnalités et caractéristiques des ERP :

• Base de données centrale : Au cœur d’un système ERP se trouve une base de données centrale qui stocke les données de différents services de l’entreprise. Cette centralisation permet à tous les services d’accéder aux mêmes informations, ce qui réduit les incohérences et améliore l’exactitude des données.

• Structure basée sur des modules : Les systèmes ERP sont généralement modulaires, c’est-à-dire qu’ils se composent de diverses applications (modules) qui prennent en charge différentes fonctions métier telles que la finance, les ressources humaines, les ventes et la gestion de la chaîne logistique. Les entreprises peuvent choisir les modules dont elles ont besoin et créer un système personnalisé qui répond à leurs besoins.

• Intégration des processus en temps réel : Les modules d’un système ERP sont interconnectés, ce qui permet l’échange de données entre différents processus métier. Par exemple, une commande client peut automatiquement mettre à jour les niveaux de stock et informer le calendrier de production. Ces mises à jour se produisent en temps réel, fournissant aux entreprises des informations à jour pour une prise de décision rapide et éclairée.

• Automatisation : Les ERP automatisent les tâches courantes telles que la saisie de données, les calculs financiers et la génération de rapports. Cette automatisation permet de gagner du temps et de réduire le risque d’erreur humaine.

• Analyses et rapports : Les systèmes ERP disposent d’outils complets d’analyse et de reporting pour analyser les performances, identifier des tendances et prendre des décisions éclairées basées sur les données.

• Contrôle d’accès utilisateur : Les systèmes ERP disposent de puissants dispositifs de contrôle d’accès qui limitent l’accès des employés aux seules informations et fonctions requises. Cette fonctionnalité renforce la sécurité et l’intégrité des données.

Comment les ERP ont-ils évolué ?

L’évolution des systèmes ERP reflète des tendances plus larges en matière de technologie et de commerce. Ces systèmes, qui étaient à l’origine des solutions propres à une fonction, sont devenus des systèmes intégrés qui favorisent l’agilité, la prise de décision basée sur les données et les opérations mondiales. Épousant l’évolution actuelle des entreprises, les systèmes ERP sont sur le point d’intégrer des technologies plus avancées telles que l’intelligence artificielle (IA).

• Années 1960 – Systèmes de gestion des stocks : Les premières formes de systèmes ERP étaient des systèmes de gestion des stocks de base appelés systèmes de planification des besoins en matériaux (MRP). Ils ont été conçus pour aider les entreprises à surveiller et à contrôler les niveaux de stock.

• Années 1970 – Systèmes MRP : Dans les années 1970, les systèmes de planification des besoins en matériaux (MRP) sont devenus plus rapides et plus efficaces dans l’optimisation des processus de fabrication en planifiant la production et les achats en fonction des niveaux de stock.

• Années 1980 – MRP II : La planification des ressources de production (MRP II) a élargi la planification des besoins en matériaux, en intégrant des aspects supplémentaires tels que la planification de la main-d’œuvre et des machines.

• Années 1990 : naissance de l’ERP : Le terme ERP a été inventé par le Gartner Group pour décrire l’évolution des systèmes MRP et MRP II vers des solutions plus intégrées qui incluaient la fabrication ainsi que la finance, les RH et d’autres fonctions élémentaires de l’entreprise.

• Années 2000 – Internet et mondialisation : Avec l’avènement d’Internet, les systèmes ERP sont devenus plus interconnectés et accessibles. Ces années ont vu l’essor des solutions ERP basées sur le Web, permettant un accès à distance aux opérations mondiales.

• Années 2010 – L’infonuagique et l’accessibilité mobile : Dans les années 2010, les systèmes ERP basés sur le cloud ont émergé avec des coûts initiaux plus faibles, une plus grande évolutivité et un accès mobile. Cette période a également vu l’intégration de fonctionnalités d’analyse avancée et de traitement des données en temps réel.

• Années 2020 et au-delà – Intégration de l’IA et de l’IoT : Les ERP modernes intègrent l’intelligence artificielle et l’Internet des objets (IoT) pour l’analyse prédictive, une meilleure automatisation et une surveillance en temps réel des appareils et des processus.

Avantages d’un logiciel ERP pour l’entreprise

Le logiciel ERP fonctionne comme une plaque tournante centrale de l’activité de l’entreprise, compilant des informations provenant de différents services pour simplifier l’échange d’informations et la collaboration. Lorsque les ventes, les finances et les opérations sont accessibles dans la même base de données, les opérations s’enchaînent plus facilement. Si le service commercial conclut un gros contrat, par exemple, le service financier le sait immédiatement et l’entrepôt reçoit une notification pour expédier les produits.

Au-delà de l’efficacité opérationnelle, les entreprises peuvent constater les avantages suivants lorsqu’elles utilisent un logiciel ERP :

• Précision et fiabilité : Avec un seul système détenant toutes les données, vous réduisez les erreurs et les confusions et pouvez prendre des décisions professionnelles en toute confiance.

• Prise de décision intelligente : Les données en temps réel et l’analyse approfondie aident les dirigeants à prendre des décisions éclairées, qu’il s’agisse de réagir aux changements du marché ou de planifier le prochain projet d’envergure.

• Meilleure productivité : En prenant en charge les tâches courantes, les systèmes ERP libèrent votre équipe pour qu’elle puisse se concentrer sur des choses plus importantes. Moins de temps consacré à la saisie manuelle signifie plus de temps consacré à la stratégie et à l’innovation.

• Évolutivité : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, votre système ERP peut faire de même. Il est conçu pour prendre en charge plus de données, plus d’utilisateurs et plus de complexité, afin de s’adapter à votre taille.

• Relation client : Une bonne connaissance de vos clients (par exemple, leurs achats et leurs préférences) peut rendre votre service plus personnalisé et plus réactif. Les clients satisfaits ont tendance à rester.

• Réduction des coûts : Les systèmes ERP permettent de réduire les erreurs, de réduire le gaspillage et d’améliorer la planification, ce qui contribue à des résultats plus sains.

• Conformité : Avec un cadre réglementaire en constante évolution, un ERP peut vous maintenir en règle, ce qui est important pour éviter les amendes et rester en activité.

• Accès à distance : Les options basées sur le cloud permettent à votre équipe d’accéder au système de n’importe où, ce qui est idéal pour le travail à distance ou pour rester connecté lors de déplacements.

• Mises à jour régulières : Avec la technologie qui progresse constamment, un bon système ERP se met également à jour pour vous de nouvelles fonctionnalités afin que vous ne soyez pas dépassé.

Comment intégrer les paiements aux systèmes ERP

Étape 1 : Évaluez votre flux de paiement et vos besoins

• Flux de transactions : Examinez vos flux de paiement en détail. Découvrez chaque étape, de la création des factures au rapprochement des paiements, et identifiez les domaines dans lesquels l’intégration des paiements doit intervenir pour gagner en efficacité.

• Moyens de paiement : Définissez la gamme de moyens de paiement que votre entreprise acceptera (p. ex., cartes bancaires, virements bancaires, paiements en ligne) et assurez-vous que le prestataire de services de paiement choisi prend en charge ces moyens.

• Conformité et sécurité : Évaluez les exigences de conformité propres à votre secteur d’activité, telles que la norme PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) pour le traitement des cartes bancaires. Assurez-vous que l’intégration respecte ces normes.

Étape 2 : Évaluez la technologie et ce que votre prestataire prend en charge

• Compatibilité de l’API : Déterminez si l’interface de programmation d’application (API) du prestataire de services de paiement est compatible avec l’architecture de votre ERP. L’API est conçue pour simplifier le transfert de données et la synchronisation des mises à jour et des données de transactions en temps réel.

• Fonctionnalités : Au-delà de la compatibilité de base, examinez les fonctionnalités offertes par le prestataire, en vérifiant des fonctionnalités telles que le rapprochement automatique des paiements, la prise en charge multidevises et les fonctionnalités de détection de la fraude.

• Aide à l’intégration : Déterminez le niveau d’assistance proposé par le prestataire de services de paiement pour l’intégration. Certains peuvent fournir une documentation détaillée, des kits de développement logiciel (SDK) ou des équipes d’assistance dédiées aux intégrations ERP.

Étape 3 : Créez un plan d’intégration et une carte de données

• Plan d’intégration : Concevez un plan d’intégration détaillé décrivant la manière dont le système ERP communiquera avec le prestataire de services de paiement. Définissez des endpoints de données, des webhooks pour les mises à jour des transactions et des mécanismes de gestion des erreurs.

• Cartographie des données : Cartographiez la manière dont les données seront transférées entre les systèmes, en spécifiant les champs ERP correspondant aux détails de la transaction de paiement.

Étape 4 : Testez la fonctionnalité

• Tests de bout en bout : Effectuez des tests rigoureux qui couvrent tous les scénarios de transaction possibles, y compris les paiements réussis, les échecs de paiement, les remboursements et les contestations de paiement. Ces tests doivent valider l’intégrité des données et le flux de travail.

• Test de charge : Testez l’intégration sous différentes charges pour vérifier si elle peut gérer sans problème les pics de transactions.

• Tests de sécurité : Effectuez des évaluations de sécurité, y compris des tests d’intrusion et des analyses de vulnérabilité. Confirmez la sécurité des données de paiement via l’intégration.

Étape 5 : Développez la formation et la documentation du personnel

• Formation spécifique au rôle : Développez des programmes de formation détaillés qui s’adressent aux différents rôles au sein de votre organisation, en mettant l’accent sur la façon dont l’intégration affecte leurs flux de travail.

• Documentation : Créez une documentation complète couvrant tous les aspects de l’intégration, y compris les détails techniques et les instructions d’utilisation. Cela constituera une référence pour le dépannage et la formation.

Étape 6 : Déployez l’intégration

• Déploiement progressif : Déployez l’intégration par phases, en commençant par un groupe pilote chargé de surveiller les performances et de recueillir des retours d’expérience dans un environnement contrôlé.

• Surveillance en temps réel : Configurez une surveillance en temps réel de l’intégration, en mettant l’accent sur des indicateurs clés tels que les temps de traitement des transactions, les taux d’échec et les problèmes d’intégrité des données.

Étape 7 : Optimisation et mise à l’échelle

• Boucle de rétroaction : Établissez une boucle de rétroaction avec les utilisateurs pour collecter en permanence des informations sur les performances et la facilité d’utilisation de l’intégration.

• Évaluation de l’évolutivité : Vérifiez régulièrement l’évolutivité de l’intégration afin de vous assurer qu’elle peut s’adapter à la croissance de l’entreprise, à l’augmentation des volumes de transactions ou au développement international des opérations.

Avantages de l’intégration des paiements à un ERP

Les entreprises qui intègrent les paiements à leur ERP peuvent bénéficier de divers avantages liés à l’efficacité, à la planification, à l’exactitude des données, à la sécurité des paiements et à la conformité :

• Rapprochement automatisé : L’intégration automatise le processus de rapprochement en faisant correspondre les paiements avec les factures dans l’ERP pour obtenir des dossiers financiers plus précis.

• Données financières en temps réel : Les paiements traités sont immédiatement reflétés dans l’ERP. Cette visibilité en temps réel sur la situation financière de l’entreprise permet d’obtenir des rapports et des analyses financières précis en temps utile.

• Traitement automatisé des transactions : L’automatisation du flux de données de paiement dans l’ERP élimine les étapes redondantes, ce qui accélère le traitement des transactions et réduit la charge administrative du personnel.

• Gestion financière centralisée : Grâce à l’intégration des données de paiement dans l’ERP, les équipes Finance disposent d’une plateforme centralisée pour gérer tous les aspects financiers, y compris la facturation et la gestion de trésorerie.

• Traitement plus rapide des paiements : Les solutions de paiement intégrées permettent d’accélérer le processus de paiement et de réduire le délai entre l’émission de la facture et la réception du paiement.

• Prévision précise des flux de trésorerie : La retranscription immédiate des données de paiement dans l’ERP permet de prévoir les flux de trésorerie avec plus de précision et de dynamisme.

• Traitement sécurisé des paiements : L’intégration de solutions de paiement fiables à un ERP renforce la sécurité des paiements. Ces solutions utilisent des protocoles avancés de chiffrement et de sécurité pour protéger les données de paiement.

• Conformité du traitement des paiements : Cette intégration contribue à assurer la conformité du traitement des paiements avec les normes et réglementations du secteur, réduisant ainsi le risque d’infraction.

• Facturation et paiements plus rapides : Un traitement rapide et précis des factures et des paiements améliore les relations avec les clients et les fournisseurs, contribuant ainsi à améliorer la confiance et la collaboration.

• Transparence dans les transactions : Grâce à l’ensemble des données de paiement facilement accessibles dans l’ERP, les entreprises peuvent répondre avec rapidité et précision aux demandes des clients et des fournisseurs.

• Perspectives financières consolidées : L’intégration des paiements dans l’ERP crée une vue d’ensemble des données financières, permettant aux dirigeants de prendre des décisions éclairées basées sur des informations financières complètes.

• Analyse des tendances en matière de paiement et reporting : L’accès à des données de paiement détaillées dans l’ERP facilite l’analyse avancée des tendances et la production de rapports financiers détaillés, ce qui simplifie la planification financière.

• Maturité de la technologie de paiement : Rester à la pointe des dernières technologies de paiement est plus simple grâce à un système intégré qui permet à votre entreprise de suivre au plus près les tendances et les innovations en matière de traitement des paiements.

Les meilleurs systèmes ERP : comment choisir

Choisir le bon système ERP est une décision majeure. Le « meilleur » système ERP varie en fonction de la taille, du secteur d’activité et des besoins d’une entreprise. Le choix d’un système ERP implique une évaluation approfondie des besoins et des spécifications de votre entreprise ainsi que des fonctionnalités potentielles du système, y compris sa capacité à s’intégrer à vos autres systèmes.

Systèmes ERP populaires

• ERP SAP : SAP ERP est connu pour ses fonctionnalités complètes, y compris ses options de personnalisation étendues. Il s’agit d’un choix privilégié pour les grandes entreprises aux processus complexes.

• Oracle NetSuite : Idéal pour les entreprises de toutes tailles, Oracle NetSuite est salué pour ses solutions basées sur le cloud offrant un accès aux données en temps réel, une évolutivité et diverses fonctionnalités spécifiques à l’industrie.

• Microsoft Dynamics 365 : Connu pour son intégration avec d’autres produits Microsoft, Dynamics 365 est polyvalent et s’adresse aux entreprises de taille moyenne et aux grandes entreprises.

• ERP Infor : Infor ERP propose des solutions spécifiques à l’industrie qui aident les entreprises de secteurs tels que la fabrication, la santé et le commerce à régler des problèmes courants.

• ERP Epicor : Epicor est un système flexible qui aide les entreprises à affiner leurs opérations et leurs chaînes logistiques. Il est particulièrement bien adapté aux entreprises de fabrication et de distribution.

Comment choisir le bon système ERP

• Évaluez les besoins de votre entreprise : Identifiez vos principaux processus métier, vos défis et les domaines à améliorer. Déterminez si vous avez besoin d’une solution spécifique à votre secteur d’activité ou d’un système ERP plus généraliste.

• Tenez compte de l’évolutivité : Choisissez un système ERP qui peut évoluer avec votre entreprise. Il doit être en mesure de gérer une hausse de transactions, d’utilisateurs supplémentaires et des opérations plus complexes sans refontes majeures.

• Évaluez les fonctionnalités d’intégration : L’ERP doit s’intégrer facilement à vos autres systèmes et logiciels. Cela permet de maintenir la cohérence des données et de fluidifier les opérations.

• Vérifiez les options de personnalisation : Un ERP personnalisable peut s’adapter à vos processus métier uniques, mais il peut également s’accompagner d’une complexité et de besoins de maintenance supplémentaires. Trouvez un juste milieu adapté à vos besoins.

• Comprenez le coût total de possession : Regardez au-delà du prix d’achat initial ou des frais d’abonnement et tenez également compte des coûts de déploiement, de formation, de personnalisation et d’assistance continue.

• Privilégiez la convivialité : Une interface intuitive et conviviale favorise une plus grande adoption par votre équipe, réduisant ainsi le temps de formation et la résistance au changement.

• Jetez un coup d’œil à l’assistance du fournisseur et à la communauté d’utilisateurs : Évaluez l’assistance fournisseur et la communauté d’utilisateurs de l’ERP. Ces fonctionnalités peuvent fournir des ressources précieuses et de la sérénité tout au long du cycle de vie de l’ERP.

• Demandez des démonstrations et des essais : Avant de vous décider, demandez des démonstrations et, si possible, une période d’essai pour tester le système ERP dans votre environnement.

• Lisez des avis et des études de cas : En étudiant les expériences d’entreprises similaires, vous pouvez tirer des enseignements précieux sur l’application du système dans des conditions réelles et les pièges potentiels à éviter.

• Tenez compte des tendances technologiques futures : Assurez-vous que le fournisseur de l’ERP s’engage à innover, en mettant régulièrement à jour le système avec de nouvelles fonctionnalités et technologies pour que votre entreprise garde une longueur d’avance sur la concurrence.

Bonnes pratiques pour l’intégration des paiements aux ERP

Processus de paiement

• Personnalisez les plateformes de paiement : Adaptez l’intégration afin qu’elle prenne en charge les plateformes de paiement et les moyens de paiement spécifiques que votre entreprise utilise. Tenez compte des préférences des clients et des tendances du marché mondial.

• Adoptez un cadre de paiement global : Si votre entreprise opère à l’international, assurez-vous que l’intégration des paiements peut prendre en charge plusieurs devises, régimes fiscaux et exigences de conformité, offrant ainsi un cadre flexible pour un développement à l’international.

• Intégrez-vous directement avec les banques : Mettez en place une intégration directe avec les banques pour bénéficier d’un traitement des paiements en temps réel et de rapports financiers qui faciliteront la gestion des liquidités et les prévisions financières.

• Suivez les paiements en temps réel : Développez des tableaux de bord de surveillance en temps réel dans l’ERP pour suivre les processus de paiement, identifier les retards ou les problèmes et fournir des informations exploitables pour une résolution rapide.

Sécurité

• Utilisez le chiffrement de bout en bout : Mettez en œuvre des protocoles avancés de chiffrement des données en transit et au repos, afin de protéger les informations de paiement à chaque étape du processus.

• Utilisez l’IA pour détecter les fraudes : Implémentez des outils reposant sur l’IA dans le système ERP pour détecter et prévenir les comportements et anomalies dans les transactions qui pourraient indiquer des paiements frauduleux.

• Automatisez la conformité : Utilisez les fonctionnalités d’un ERP ou des outils de tiers pour automatiser la conformité aux réglementations financières. Il peut s’agir de la génération de rapports pour les audits, de l’automatisation des processus de traitement des données pour répondre aux normes du secteur, etc.

Technologie

• Automatisez le rapprochement des paiements : Développez des scripts d’automatisation personnalisés ou utilisez des modules ERP avancés pour associer automatiquement chaque transaction de paiement aux factures correspondantes, réduisant ainsi le travail de rapprochement manuel.

• Collaborez avec l’ERP-fintech : Travaillez en étroite collaboration avec des solutions de technologie financière qui disposent de fonctionnalités de paiement spécialisées. Intégrez-les à votre ERP pour bénéficier de fonctionnalités avancées telles que les remises dynamiques ou le financement de la chaîne logistique.

• Mettez en place une extension modulaire : Concevez votre intégration de manière à ce qu’elle soit modulaire, et vous permette d’ajouter des moyens de paiement, des plateformes ou des fonctionnalités à mesure que votre entreprise évolue ou que de nouvelles technologies émergent.

• Adoptez régulièrement de nouvelles technologies : Restez à l’affût des nouvelles technologies de paiement et des tendances de la fintech afin que votre intégration de paiement ERP reste à la pointe de l’innovation.

Expérience utilisateur

• Créez des interfaces propres à chaque rôle : Personnalisez les interfaces de paiement de l’ERP pour les différents rôles d’utilisateur afin que chaque utilisateur ait accès aux outils et aux données nécessaires sans être submergé par des informations non pertinentes.

• Utilisez une formation basée sur la simulation : Allez au-delà des méthodes de formation traditionnelles. Utilisez des simulations et des scénarios réels pour aider vos utilisateurs à comprendre l’impact de l’intégration des paiements sur leurs flux de travail.

• Etablissez une boucle de rétroaction : Mettez en place une boucle de rétroaction systématique au sein de l’ERP pour recueillir les commentaires et les expériences des utilisateurs concernant l’intégration de paiement. Utilisez ces commentaires pour une amélioration continue.

Planification

• Utilisez des stratégies de paiement basées sur les données : Utilisez les fonctionnalités d’analyse de données de l’ERP pour développer des approches de paiement spécialisées, telles que l’optimisation des conditions de paiement en fonction de la performance des fournisseurs ou de la solvabilité des clients.

• Utilisez l’analyse prédictive : Utilisez les outils d’analyse prédictive intégrés à l’ERP pour prévoir les tendances de paiement, les scénarios de flux de trésorerie et les goulets d’étranglement potentiels.