Een ERP-systeem is software die door ondernemingen wordt gebruikt om activiteiten zoals planning, inkoop van voorraad, verkoop, marketing, financiën, human resources (HR) en meer in één platform te beheren. Zulke systemen worden steeds populairder: de ERP-markt zal naar schatting 65 miljard USD in 2024 bereiken en in 2029 naar verwachting meer dan 103 miljard USD bedragen.

ERP-systemen hebben tal van voordelen voor ondernemingen. Deze centraliseren ondernemingsgegevens zodat verschillende afdelingen toegang hebben tot nauwkeurige, actuele informatie en op een samenhangende manier kunnen samenwerken. Ze kunnen routinetaken automatiseren, zoals het invoeren van gegevens en het genereren van rapporten, waardoor de administratieve lasten en handmatige fouten afnemen. Gegevensanalyse en geavanceerde rapportagemogelijkheden helpen ondernemingen trends te identificeren en belangrijke beslissingen te nemen. ERP-systemen kunnen meegroeien met de onderneming, nieuwe processen of gegevens opnemen naarmate de organisatie zich uitbreidt en kunnen hulpmiddelen bieden om ondernemingen te helpen bij het bewaken en handhaven van de naleving.

ERP's kunnen de interne activiteiten van ondernemingen aanzienlijk verbeteren en dit geldt vooral wanneer die ervoor kiezen om betalingen in hun ERP te integreren. Hieronder leggen we uit hoe je betalingen in je ERP integreert en geven we tips en best practices om deze integratie optimaal te benutten.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werken ERP's?
  
• Hoe ERP's zijn geëvolueerd
  
• Zakelijke voordelen van ERP-software
  
• Betalingen integreren met ERP's
  
• Voordelen van het integreren van betalingen met een ERP
  
• De beste ERP-systemen - en hoe je er een kiest
  
• Beproefde methoden voor integratie van betalingen met ERP
  

Hoe werken ERP's?

ERP-systemen gebruiken één enkele hoofddatabase om alle gegevens van de onderneming in onder te brengen, waardoor de activiteiten van verschillende afdelingen binnen een onderneming met elkaar worden verbonden. Hier volgen meer details over de belangrijkste kenmerken en eigenschappen van ERP:

• Centrale database: De kern van een ERP-systeem is een centrale database waarin gegevens van verschillende ondernemingsafdelingen worden opgeslagen. Door deze centralisatie hebben alle afdelingen toegang tot dezelfde informatie, waardoor discrepanties worden verminderd en de nauwkeurigheid van gegevens wordt verbeterd.

• Modulaire structuur: ERP-systemen zijn meestal modulair, wat betekent dat ze bestaan uit diverse toepassingen (modules) die uiteenlopende ondernemingsfuncties ondersteunen, zoals financiën, HR, verkoop en beheer van de toeleveringsketen. Ondernemingen kunnen de modules kiezen die ze nodig hebben en een systeem op maat creëren dat aan hun eisen voldoet.

• Real-time procesintegratie: De modules binnen een ERP-systeem zijn onderling met elkaar verbonden, waardoor gegevens tussen verschillende ondernemingsprocessen kunnen worden uitgewisseld. Een verkooporder kan bijvoorbeeld automatisch de voorraadniveaus bijwerken en het productieschema informeren. Dit gebeurt in real-time, zodat ondernemingen over actuele informatie beschikken om snel en weloverwogen beslissingen te kunnen nemen.

• Automatisering: ERP's automatiseren routinetaken zoals gegevensinvoer, financiële berekeningen en het genereren van rapporten. Deze automatisering bespaart tijd en verkleint de kans op menselijke fouten.

• Analyse en rapportage: ERP-systemen hebben uitgebreide analyse- en rapportagetools om prestaties te analyseren, trends te identificeren en gegevensgestuurde beslissingen te nemen.

• Toegangscontrole voor gebruikers: ERP-systemen beschikken over sterke toegangscontrolemechanismen die de toegang van werknemers beperken tot alleen de informatie en functies die ze nodig hebben. Deze functie creëert meer veiligheid en gegevensintegriteit.

Hoe ERP's zich hebben ontwikkeld

De evolutie van ERP-systemen weerspiegelt bredere trends in technologie en ondernemingen. Van functiespecifieke oplossingen zijn deze systemen geëvolueerd naar geïntegreerde systemen die wendbaarheid, datagestuurde besluitvorming en wereldwijde operaties ondersteunen. Naarmate ondernemingen zich blijven ontwikkelen, zijn ERP-systemen klaar om meer geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie (AI) te integreren.

• Jaren 1960 - Voorraadbeheersystemen: De vroegste vormen van ERP-systemen waren basissystemen voor voorraadbeheer met de naam Material Requirements Planning (MRP)-systemen. Deze zijn ontworpen om ondernemingen te helpen voorraadniveaus te controleren en te beheren.

• Jaren 1970 - MRP-systemen: In de jaren 1970 ontwikkelden MRP-systemen (Material Requirements Planning) zich om productieprocessen sneller en effectiever te optimaliseren door productie en inkoop te plannen op basis van voorraadniveaus.

• Jaren 1980 - MRP II: Manufacturing Resource Planning (MRP II) breidde de planning van de materiaalbehoeften uit met extra aspecten zoals de planning van arbeid en machines.

• Jaren 1990 - De geboorte van ERP: De term ERP is bedacht door de Gartner Group om de evolutie te beschrijven van MRP- en MRP II-systemen naar meer geïntegreerde oplossingen die zowel productie-, financiële, HR- als andere kernfuncties omvatten.

• Jaren 2000 - Internet en globalisering: Met de opkomst van het internet zijn ERP-systemen nauwer met elkaar verbonden en toegankelijker geworden. Deze jaren zagen de opkomst van webgebaseerde ERP-oplossingen, die toegang op afstand tot wereldwijde activiteiten mogelijk maakten.

• Jaren 2010 - Cloudcomputing en mobiele toegankelijkheid: In de jaren 2010 kwamen cloudgebaseerde ERP-systemen op met lagere aanloopkosten, meer schaalbaarheid en mobiele toegang. In deze periode werden tevens geavanceerde analyses en real-time datamogelijkheden geïntegreerd.

• Jaren 2020 en daarna: integratie van AI en IoT: Moderne ERP's integreren kunstmatige intelligentie en het Internet of Things (IoT) voor voorspellende analyses, betere automatisering en real-time bewaking van apparaten en processen.

Zakelijke voordelen van ERP-software

ERP-software fungeert als een centraal knooppunt van ondernemingsactiviteiten en verzamelt informatie van verschillende afdelingen, zodat ze onderling eenvoudiger informatie kunnen delen en samenwerken. Als verkoop, financiën en bedrijfsvoering allemaal toegankelijk zijn in dezelfde database, verlopen de activiteiten soepeler. Als de verkoopafdeling bijvoorbeeld een grote deal sluit, weet de financiële afdeling dat meteen en krijgt het magazijn een melding om producten te verzenden.

Naast operationele efficiëntie kunnen ondernemingen de volgende voordelen halen uit het gebruik van ERP-software:

• Nauwkeurigheid en betrouwbaarheid: Als alle gegevens in één systeem zijn opgeslagen, ontstaan minder fouten en verwisselingen en kun je met een gerust hart beslissingen nemen over je onderneming.

• Slimme besluitvorming: Real-time gegevens en diepgaande analyses helpen leidinggevenden weloverwogen keuzes te maken, of ze nu reageren op verschuivingen in de markt of een volgende grote stap plannen.

• Betere productiviteit: ERP-systemen nemen routinetaken over en maken zo je team vrij om zich op belangrijkere zaken te richten. Door minder tijd te besteden aan handmatige invoer, ontstaat er meer tijd voor strategie en innovatie.

• Schaalbaarheid: Als je onderneming groeit, kan je ERP-systeem meegroeien. De oplossing is geschikt voor meer gegevens, meer gebruikers en meer complexiteit, waardoor je de capaciteit niet zult ontgroeien.

• Klantrelaties: Als je je klanten goed kent (zoals hun aankopen en voorkeuren), kan je service persoonlijker en responsiever worden. Tevreden klanten hebben de neiging om te blijven hangen.

• Lagere kosten: ERP-systemen leiden tot minder fouten, minder verspilling en een betere planning, hetgeen allemaal bijdraagt aan een gezonder resultaat.

• Naleving: Aangezien regels en voorschriften altijd veranderen, kan een ERP-systeem je helpen om het overzicht te behouden en je aan de regels te houden, wat belangrijk is om boetes te vermijden en je onderneming draaiende te houden.

• Toegang op afstand: Cloud-gebaseerde opties betekenen dat het systeem overal toegankelijk is voor je team, wat ideaal is voor werk op afstand of om verbonden te blijven terwijl je onderweg bent.

• Regelmatige updates: Met technologie die steeds geavanceerder wordt, werkt een goed ERP-systeem ook mee aan updates, nieuwe functies en mogelijkheden, zodat je niet achterop raakt.

Betalingen integreren met ERP's

Stap 1: Je betaalworkflow en -behoeften in kaart brengen

• Transactiestroom: Bekijk je betaalworkflow in detail. Doorgrond elke stap, van het aanmaken van facturen tot het afstemmen van betalingen en stel vast waar de betalingsintegratie moet ingrijpen om de efficiëntie te verhogen.

• Betaalmethoden: Bepaal het type betaalmethode dat je onderneming accepteert (bijv. creditcards, bankoverschrijvingen, online betalingen) en controleer of de gekozen betalingsverwerker deze methoden ondersteunt.

• Naleving en veiligheid: Beoordeel de naleving die specifiek is voor jouw branche, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) voor creditcardverwerking. Controleer of de integratie aan deze standaarden voldoet.

Stap 2: Evalueer de technologie en ondersteuning van je betalingsverwerker

• API-compatibiliteit: Evalueer of de API (Application Programming Interface) van de betalingsverwerker compatibel is met de architectuur van je ERP. De API moet eenvoudige gegevensoverdracht en real-time transactie-updates en gegevenssynchronisatie mogelijk maken.

• Functies: Kijk naast de basiscompatibiliteit ook naar de functies van de processor en controleer op functionaliteiten zoals automatische betalingsafstemming, ondersteuning voor meerdere valuta's en mogelijkheden voor fraudedetectie.

• Ondersteuning voor integratie: Bepaal het niveau van ondersteuning dat de betalingsverwerker biedt voor integratie. Sommige bieden uitgebreide documentatie, software development kits (SDK's) of speciale ondersteuningsteams voor ERP-integraties.

Stap 3: Maak een integratieblauwdruk en datamap aan

• Integratieblauwdruk: Ontwerp een gedetailleerde integratieblauwdruk waarin wordt beschreven hoe het ERP-systeem zal communiceren met de betalingsverwerker. Definieer data-eindpunten, webhooks voor transactie-updates en mechanismen voor foutafhandeling.

• Gegevens toewijzen: Breng in kaart hoe gegevens tussen systemen worden overgedragen en specificeer welke ERP-velden overeenkomen met de details van betalingstransacties.

Stap 4: Testfunctionaliteit

• Testen van begin tot eind: Voer grondige tests uit die alle mogelijke transactiescenario's omvatten, waaronder succesvolle betalingen, mislukkingen, terugbetalingen en betwiste kosten. Deze tests moeten de gegevensintegriteit en workflow valideren.

• Belasting testen: Test de integratie onder verschillende belastingen om te controleren of deze zonder problemen piekvolumes aan transacties aankan.

• Testen van de veiligheid: Beveiligingsbeoordelingen uitvoeren, inclusief penetratietests en scannen op kwetsbaarheden. Bevestig dat de betalingsgegevens veilig blijven via de integratie.

Stap 5: Personeelstraining en documentatie ontwikkelen

• Rolspecifieke training: Ontwikkel gedetailleerde trainingsprogramma's die gericht zijn op de verschillende rollen binnen je organisatie, met de nadruk op hoe de integratie hun werkstromen beïnvloedt.

• Documentatie: Maak diepgaande documentatie die elk aspect van de integratie behandelt, inclusief technische details en gebruikersinstructies. Dit creëert een referentie voor probleemoplossing en training.

Stap 6: Integratie uitrollen

• Gefaseerde uitrol: Rol de integratie gefaseerd uit, te beginnen met een pilotgroep om de prestaties te controleren en feedback te verzamelen in een gecontroleerde omgeving.

• Monitoring in realtime: Stel realtime monitoring in voor de integratie, met de nadruk op belangrijke indicatoren zoals het tijdstip waarop transactieverwerking, mislukte percentages en problemen met de integriteit van gegevens.

Stap 7: Optimaliseren en opschalen

• Doorlopende feedback. Zorg voor een feedbacklus met gebruikers om voortdurend inzichten te verzamelen over de prestaties en bruikbaarheid van de integratie.

• Evaluatie van de schaalbaarheid: Controleer regelmatig of de integratie schaalbaar is, zodat deze kan worden aangepast aan ondernemingsgroei, toegenomen transactievolumes of uitgebreide internationale activiteiten.

Voordelen van het integreren van betalingen met een ERP

Ondernemingen die betalingen integreren met hun ERP kunnen verschillende voordelen ervaren met betrekking tot efficiëntie, planning, nauwkeurigheid van gegevens, beveiliging van betalingen en naleving:

• Automatische afstemming: De integratie automatiseert het afstemmingsproces, waarbij betalingen worden gekoppeld aan facturen in het ERP, voor een nauwkeurigere financiële administratie.

• Realtime financiële gegevens: Verwerkte betalingen zijn direct terug te zien in het ERP. Dit realtime inzicht in de financiële status van het onderneming helpt bij tijdige en nauwkeurige financiële rapportage en analyse.

• Geautomatiseerde transactieverwerking: Het automatiseren van de stroom van betalingsgegevens in het ERP elimineert overbodige stappen, versnelt de transactieverwerking en vermindert de administratieve last voor het personeel.

• Gecentraliseerd financieel beheer: Met betalingsgegevens die in het ERP zijn geïntegreerd, hebben financiële teams een gecentraliseerd platform voor het beheer van alle financiële aspecten, inclusief facturatie en cash management.

• Snellere betalingsverwerking: Geïntegreerde betalingsoplossingen kunnen het betalingsproces versnellen en de tijd tussen de uitgifte van de factuur en de ontvangst van de betaling verkorten.

• Nauwkeurige cashflowprognoses: De onmiddellijke weerspiegeling van betalingsgegevens in het ERP maakt een nauwkeurigere en dynamischere voorspelling van de cashflow mogelijk.

• Veilige betalingsverwerking: De integratie van gerenommeerde betalingsoplossingen met een ERP verbetert veiligheid van betalingen. Deze oplossingen maken gebruik van geavanceerde encryptie en beveiligingsprotocollen om betalingsgegevens te beschermen.

• Naleving van betalingsverplichtingen: De integratie helpt ervoor te zorgen dat de verwerking van betalingen voldoet aan de normen en voorschriften van de sector, waardoor het risico op overtredingen van de compliance-regels afneemt.

• Snellere facturering en betalingen: Snelle en nauwkeurige verwerking van facturen en betalingen verbetert de relaties met klanten en leveranciers, wat bijdraagt aan meer vertrouwen en samenwerking.

• Transparantie in transacties: Omdat alle betalingsgegevens gemakkelijk toegankelijk zijn in het ERP, kunnen ondernemingen snel en nauwkeurig reageren op vragen van klanten en leveranciers.

• Geconsolideerde financiële inzichten: Door betalingen te integreren in het ERP-systeem ontstaat een holistische kijk op financiële gegevens, waardoor leiders weloverwogen beslissingen kunnen nemen op basis van uitgebreide financiële inzichten.

• Analyse en rapportage van betalingstrends: Toegang tot gedetailleerde betalingsgegevens binnen het ERP maakt geavanceerde trendanalyse en gedetailleerde financiële rapportage mogelijk, wat helpt bij de financiële planning.

• Gereedheid van betalingstechnologie: Op de hoogte blijven van de nieuwste betalingstechnologieën is eenvoudiger met een geïntegreerd systeem, waardoor uw onderneming voorop blijft lopen met trends en innovaties op het gebied van betalingsverwerking.

De beste ERP-systemen: en hoe kies je er een

Het kiezen van het juiste ERP-systeem is een belangrijke beslissing voor een onderneming. Het “beste” ERP-systeem varieert afhankelijk van de grootte, de branche en de vereisten van een onderneming. Het kiezen van een ERP-systeem omvat een grondige evaluatie van de behoeften en specificaties van uw onderneming en de functies en mogelijkheden van het potentiële systeem, waaronder hoe goed het kan integreren met uw andere systemen.

Populaire ERP-systemen

• SAP ERP: SAP ERP staat bekend om zijn uitgebreide mogelijkheden, waaronder uitgebreide aanpassingsmogelijkheden. Het is de keuze bij uitstek voor grote ondernemingen met complexe processen.

• Oracle NetSuite: Oracle NetSuite is ideaal voor ondernemingen van elke grootte en wordt geprezen om zijn cloudgebaseerde oplossingen met realtime gegevenstoegang, schaalbaarheid en diverse branchespecifieke functies.

• Microsoft Dynamics 365: Dynamics 365 staat bekend om zijn integratie met andere Microsoft-producten, is veelzijdig en is geschikt voor middelgrote ondernemingen en grote ondernemingen.

• Infor ERP: Infor ERP wordt geleverd met branchespecifieke oplossingen waarmee ondernemingen in sectoren als de productie, de gezondheidszorg en de detailhandel veelvoorkomende uitdagingen het hoofd kunnen bieden.

• Epicor ERP: Epicor is een flexibel systeem dat ondernemingen helpt hun activiteiten en toeleveringsketen nauwkeurig af te stemmen. Het is vooral geschikt voor productie- en distributieondernemingen.

Hoe kies je het juiste ERP-systeem?

• Beoordeel je zakelijke behoeften Identificeer je belangrijkste operationele processen, uitdagingen en onderdelen die verbetering behoeven. Bepaal of je een branchespecifieke oplossing nodig hebt of een algemener ERP-systeem.

• Denk aan schaalbaarheid: Kies een ERP-systeem dat met uw onderneming kan meegroeien. Het moet meer transacties, extra gebruikers en complexere operaties aankunnen zonder grote revisies.

• Evalueer de integratiemogelijkheden: Het ERP moet gemakkelijk integreren met je andere systemen en software. Dit zorgt voor consistente gegevens en soepele werking.

• Controleer op aanpassingsopties: Een aanpasbaar ERP kan zich aanpassen aan je unieke operationele processen, maar kan ook extra complexiteit en onderhoudsbehoeften met zich meebrengen. Vind een balans die past bij jouw behoeften.

• Krijg inzicht in de totale eigendomskosten: Kijk verder dan de initiële aankoopprijs of abonnementskosten en overweeg ook de kosten van implementatie, training, maatwerk en doorlopende ondersteuning.

• Geef prioriteit aan gebruiksvriendelijkheid: Een intuïtieve, gebruiksvriendelijke interface zorgt voor een betere acceptatie door je team, minder trainingstijd en minder weerstand tegen verandering.

• Kijk naar de ondersteuning en community van leveranciers: Evalueer de ondersteuning van de ERP-leverancier en de gebruikersgemeenschap. Deze functies kunnen waardevolle hulpmiddelen en zekerheid bieden gedurende de levenscyclus van het ERP.

• Vraag demonstraties en proefversies aan: Vraag voordat je beslist om demo's en, indien mogelijk, een proefperiode om het ERP-systeem in jouw omgeving te testen.

• Lees beoordelingen en casestudies: Leren van de ervaringen van soortgelijke ondernemingen kan inzicht geven in de werkelijke toepassing van het systeem en mogelijke valkuilen die vermeden moeten worden.

• Houd rekening met toekomstige technische trends: Zorg ervoor dat de ERP-leverancier zich inzet voor innovatie en het systeem regelmatig bijwerkt met nieuwe functies en technologieën, zodat je onderneming de concurrentie voor blijft.

Beproefde methoden voor integratie van betalingen met ERP

Betaalproces

• Pas betaalgateways aan: Pas de integratie aan op specifieke betaalgateways en -methoden die door je onderneming worden gebruikt. Houd rekening met klantvoorkeuren en wereldwijde markttrends.

• Voer een wereldwijd betalingskader in: Als je onderneming internationaal actief is, zorg er dan voor dat de betalingsintegratie overweg kan met meerdere valuta's, belastingregimes en nalevingsvereisten, zodat je een flexibel kader hebt voor wereldwijde expansie.

• Integreer rechtstreeks met banken: Zorg voor directe integratie met banken voor real-time verwerking van betalingen en financiële rapportage om te helpen met liquiditeitsbeheer en financiële prognoses.

• Monitor betalingen in realtime: Realtime dashboards voor monitoring ontwikkelen binnen het ERP om betalingsprocessen te volgen, vertragingen of problemen te identificeren en bruikbare inzichten te verschaffen voor een snelle oplossing.

Beveiliging

• Gebruik end-to-end encryptie: Implementeer geavanceerde encryptie-protocollen voor gegevens die worden overgedragen of niet in gebruik zijn, zodat betaalgegevens in elke fase van het proces veilig blijven.

• Gebruik AI voor fraudedetectie: Implementeer op AI gebaseerde tools in het ERP om patronen en afwijkingen in transacties die kunnen duiden op betalingsfraude te detecteren en voorkomen.

• Automatiseer naleving: Gebruik ERP-functies of tools van derden om de naleving van financiële voorschriften te automatiseren. Hierbij kan het gaan om het genereren van rapporten voor audits, het automatiseren van gegevensverwerkingsprocessen om te voldoen aan industrienormen en nog veel meer.

Technologie

• Automatiseer de afstemming van betalingen: Ontwikkel automatiseringsscripts op maat of gebruik geavanceerde ERP-modules om elke betaaltransactie automatisch te koppelen aan de bijbehorende facturen, zodat je minder handmatig iets hoeft af te stemmen.

• Samenwerken met ERP-fintech: Werk nauw samen met fintech-oplossingen die gespecialiseerde betaalfuncties hebben. Integreer ze met je ERP voor geavanceerde functies zoals dynamische kortingen of financiering van de toeleveringsketen.

• Modulaire uitbreiding mogelijk: Ontwerp de integratie zo dat deze modulair is opgebouwd. Je kunt betaalmethoden, gateways of functionaliteiten toevoegen naarmate je onderneming zich ontwikkelt of nieuwe technologieën opkomen.

• Pas regelmatig nieuwe technologie toe: Blijf op de hoogte van opkomende betalingstechnologieën en fintech-trends, zodat je ERP-betalingsintegratie voorop blijft lopen met innovatie.

Gebruikerservaring

• Creëer rolspecifieke interfaces: Pas de ERP-betalingsinterfaces aan voor verschillende gebruikersrollen, zodat elke gebruiker toegang heeft tot de benodigde tools en gegevens zonder overweldigd te worden door irrelevante informatie.

• Maak gebruik van op simulatie gebaseerde training: Ga verder dan traditionele trainingsmethoden. Gebruik simulaties en praktijkscenario's om gebruikers de impact van de betalingsintegratie op hun workflows te laten begrijpen.

• Breng een feedbacklus tot stand: Zorg voor een systematische feedbacklus binnen het ERP om gebruikersinput en ervaringen met de betalingsintegratie te verzamelen. Gebruik deze feedback om continu te verbeteren.

Planning

• Gebruik datagestuurde betalingsstrategieën: Gebruik de mogelijkheden voor gegevensanalyse van het ERP-systeem om gespecialiseerde betalingsoplossingen te ontwikkelen, zoals het optimaliseren van betalingstermijnen op basis van de prestaties van leveranciers of de kredietwaardigheid van klanten.

• Gebruik voorspellende analyses: Gebruik ERP-geïntegreerde voorspellende analyses om betalingstrends, cashflowscenario's en potentiële knelpunten te voorspellen.