Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) è un software utilizzato per gestire operazioni come la pianificazione, l'inventario degli acquisti, le vendite, il marketing, la finanza, le risorse umane e altro ancora in un'unica piattaforma. Questi sistemi sono sempre più diffusi: si prevede che il mercato dei sistemi ERP raggiungerà i 65 miliardi di dollari nel 2024 e supererà i 103 miliardi di dollari entro il 2029.

I sistemi ERP offrono numerosi vantaggi. Centralizzano i dati aziendali in modo che i diversi reparti possano accedere a informazioni accurate e aggiornate e lavorare insieme in modo coeso. Possono automatizzare le attività di routine come l'inserimento di dati e la generazione di report, riducendo il carico amministrativo e gli errori manuali. Dispongono di funzionalità di analisi dei dati e di reportistica avanzate che consentono alle aziende di identificare le tendenze e prendere decisioni chiave. I sistemi ERP possono crescere al passo con l'azienda, adattandosi ai nuovi processi o dati man mano che l'organizzazione si espande e possono fornire strumenti per consentire di monitorare e mantenere la conformità.

Gli ERP possono migliorare significativamente le operazioni interne delle aziende, specialmente quando scelgono di integrare i pagamenti nel loro ERP. Di seguito viene illustrato come integrare i pagamenti nell'ERP e vengono forniti suggerimenti e best practice per sfruttare al meglio questa integrazione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Come funzionano gli ERP
  
• Come si sono evoluti gli ERP
  
• Vantaggi del software ERP per le aziende
  
• Come integrare i pagamenti con gli ERP
  
• Vantaggi dell'integrazione dei pagamenti con un ERP
  
• Migliori sistemi ERP e come sceglierne uno
  
• Best practice per integrare i pagamenti con gli ERP
  

Come funzionano gli ERP

I sistemi ERP utilizzano un unico database principale per ospitare tutti i dati aziendali, in modo da coordinare le attività dei vari reparti di un'azienda. Ecco ulteriori dettagli sulle principali funzionalità e sugli attributi chiave degli ERP:

• Database centrale: al centro di un sistema ERP c'è un database centrale in cui sono memorizzati i dati provenienti dai vari reparti aziendali. Questa centralizzazione consente a tutti i reparti di accedere alle stesse informazioni, riducendo le discrepanze e migliorando l'accuratezza dei dati.

• Struttura basata su moduli: i sistemi ERP sono in genere modulari, il che significa che sono costituiti da varie applicazioni (moduli) che supportano diverse funzioni aziendali come finanza, risorse umane, vendite e gestione della catena di approvvigionamento. Le aziende possono scegliere i moduli di cui hanno bisogno e creare un sistema personalizzato che si adatti alle loro esigenze.

• Integrazione dei processi in tempo reale: i moduli presenti in un sistema ERP sono interconnessi, consentendo lo scambio di dati tra i diversi processi aziendali. Ad esempio, un ordine di vendita può aggiornare automaticamente i livelli di inventario e informare il programma di produzione. Questi aggiornamenti avvengono in tempo reale e forniscono alle aziende informazioni aggiornate per prendere decisioni informate in tempi rapidi.

• Automazione: gli ERP automatizzano le attività di routine come l'inserimento di dati, i calcoli finanziari e la generazione di report. Questa automazione consente di risparmiare tempo e riduce la probabilità di errore umano.

• Analisi e reportistica: i sistemi ERP dispongono di strumenti completi di analisi e reportistica per analizzare le prestazioni, identificare le tendenze e prendere decisioni informate basate sui dati.

• Controllo dell'accesso degli utenti: i sistemi ERP dispongono di solidi meccanismi di controllo degli accessi che limitano l'accesso dei dipendenti solo alle informazioni e alle funzioni richieste. Questa funzionalità aumenta la sicurezza e migliora integrità dei dati.

Come si sono evoluti gli ERP

L'evoluzione dei sistemi ERP riflette tendenze più ampie nella tecnologia e nel business. Questi sistemi sono passati da soluzioni specifiche a sistemi integrati che supportano l'agilità, il processo decisionale basato sui dati e le operazioni globali. Man mano che le aziende continuano a evolversi, i sistemi ERP sono pronti a incorporare tecnologie più avanzate come l'intelligenza artificiale (AI).

• Anni '60 - Sistemi di gestione dell'inventario: le prime forme di sistemi ERP erano sistemi di gestione dell'inventario di base chiamati sistemi MRP (Material Requirements Planning) per la pianificazione del fabbisogno di materiali. Sono stati progettati per aiutare le aziende a monitorare e controllare i livelli delle scorte.

• Anni '70 - Sistemi MRP: negli anni '70 i sistemi di pianificazione del fabbisogno di materiali (MRP) si sono evoluti per essere più veloci ed efficaci nell'ottimizzare i processi di produzione, pianificando la produzione e gli acquisti in base ai livelli di inventario.

• Anni '80 - MRP II: la pianificazione delle risorse di produzione (MRP II) ha ampliato la pianificazione del fabbisogno di materiali, incorporando aspetti aggiuntivi come la pianificazione della manodopera e delle macchine.

• Anni '90 - Nascita dell'ERP: il termine ERP è stato coniato dal Gartner Group per descrivere l'evoluzione dei sistemi MRP e MRP II in soluzioni più integrate che includevano la produzione, la finanza, le risorse umane e altre funzioni aziendali essenziali.

• Anni 2000 - Internet e globalizzazione: con l'avvento di Internet, i sistemi ERP sono diventati più interconnessi e accessibili. In questi anni sono nate le soluzioni ERP basate sul Web, che consentono l'accesso remoto alle operazioni globali.

• Anni 2010 - Cloud computing e accessibilità mobile: negli anni 2010 sono emersi i sistemi ERP basati su cloud con costi iniziali inferiori, maggiore scalabilità e accesso mobile. In questo periodo sono state integrate anche funzionalità avanzate di analisi e gestione dei dati in tempo reale.

• Dal 2020 in poi - Integrazione di IA e IoT: gli ERP moderni integrano l'intelligenza artificiale e l'Internet of Things (IoT) per l'analisi predittiva, una migliore automazione e il monitoraggio in tempo reale di dispositivi e processi.

Vantaggi del software ERP per le aziende

Il software ERP rappresenta il fulcro centrale dell'attività aziendale, in quanto raccoglie le informazioni provenienti dai diversi reparti in modo da facilitare la condivisione delle informazioni e la collaborazione. Se le vendite, la finanza e le operazioni sono accessibili nello stesso database, l'operatività è più semplice. Se il reparto vendite chiude un affare importante, ad esempio, il reparto finanziario lo sa subito e il magazzino riceve una notifica per spedire i prodotti.

Oltre all'efficienza operativa, le aziende potrebbero beneficiare dei seguenti vantaggi derivanti dall'utilizzo di un software ERP:

• Precisione e affidabilità: con un unico sistema che contiene tutti i dati, riduci gli errori e gli equivoci e puoi lavorare in tutta tranquillità quando prendi le decisioni aziendali.

• Processo decisionale intelligente: i dati in tempo reale e le analisi approfondite aiutano i leader a prendere decisioni informate, sia che si tratti di affrontare i cambiamenti del mercato, sia che si tratti di pianificare il successivo passo importante

• Migliore produttività: i sistemi ERP si occupano delle attività di routine e consentono al tuo team di concentrarsi su aspetti più importanti. Meno tempo dedicato all'inserimento manuale significa più tempo per la strategia e l'innovazione.

• Possibilità di crescita: il sistema ERP si espande di pari passo con la crescita della tua attività. È progettato per gestire più dati, più utenti e più complessità, in modo da adattarsi alla tua crescita.

• Relazioni con i clienti: conoscere bene i clienti, ad esempio i loro acquisti e le loro preferenze, può rendere il tuo servizio più personale e reattivo. I clienti soddisfatti tendono a rimanere.

• Riduzione dei costi: i sistemi ERP consentono di ridurre gli errori e gli sprechi e migliorare la pianificazione, il che contribuisce ad aumentare i profitti.

• Conformità: Con regole e normative in continua evoluzione, un ERP può aiutarti a tenere traccia dei cambiamenti e mantenere la conformità, un aspetto importante per evitare sanzioni e rimanere in attività.

• Accesso remoto: le opzioni basate su cloud consentono al tuo team di accedere al sistema ovunque, ideale per il lavoro a distanza o per rimanere in contatto quando sei in movimento.

• Aggiornamenti regolari: con la tecnologia in continua evoluzione, anche un buon sistema ERP si aggiorna, introducendo nuove funzionalità e capacità in modo da non rimanere indietro.

Come integrare i pagamenti con gli ERP

Passaggio 1: valuta il flusso di lavoro e le esigenze dei pagamenti

• Flusso delle transazioni: esamina nel dettaglio i tuoi flussi di pagamento. Comprendi ogni passaggio, dalla creazione delle fatture alla riconciliazione dei pagamenti, e individua i punti in cui l'integrazione dei pagamenti deve intervenire per aumentare l'efficienza.

• Modalità di pagamento: definisci la gamma di modalità di pagamento accettate dalla tua azienda (ad es. carte di credito, bonifici bancari, pagamenti online) e assicurati che l'elaboratore di pagamento scelto accetti tali modalità.

• Conformità e sicurezza: valuta i requisiti di conformità specifici del tuo settore, come lo standard di sicurezza dei dati PCI (PCI DSS) per l'elaborazione delle carte di credito. Assicurati che l'integrazione soddisfi questi standard.

Passaggio 2: valuta la tecnologia e l'assistenza dell'elaboratore di pagamento

• Compatibilità con le API: valuta se l'interfaccia di programmazione dell'applicazione (API) del processore di pagamento è compatibile con l'architettura del tuo ERP. L'API dovrebbe facilitare il trasferimento dei dati e gli aggiornamenti delle transazioni in tempo reale e la sincronizzazione dei dati.

• Funzionalità: oltre alla compatibilità di base, esamina le caratteristiche del processore, verificando la presenza di funzionalità come la riconciliazione automatica dei pagamenti, il supporto multivaluta e il rilevamento delle frodi.

• Supporto per l'integrazione: determina il livello di supporto offerto dall'elaboratore di pagamento per l'integrazione. Alcuni potrebbero fornire documentazione dettagliata, kit di sviluppo software (SDK) o team di supporto dedicati per l'integrazione con gli ERP.

Passaggio 3: crea un progetto di integrazione e una mappa dei dati

• Progetto di integrazione: elabora un piano di integrazione dettagliato che descriva in che modo il sistema ERP comunicherà con l'elaboratore di pagamento. Definisci gli endpoint dei dati, i webhook per gli aggiornamenti delle transazioni e i meccanismi di gestione degli errori.

• Mappatura dei dati: definisci le modalità di trasferimento dei dati tra i sistemi, specificando quali campi ERP corrispondono ai dati delle transazioni di pagamento.

Passaggio 4: verifica la funzionalità

• Test end-to-end: esegui test approfonditi in modo da considerare tutti i possibili scenari delle transazioni, tra cui pagamenti andati a buon fine, pagamenti non andati a buon fine, rimborsi e addebiti contestati. Questo test dovrebbe convalidare l'integrità dei dati e il flusso di lavoro.

• Test di carico: esegui il test dell'integrazione con carichi diversi per verificare che sia in grado di gestire picchi di transazioni senza problemi.

• Test di sicurezza: esegui valutazioni della sicurezza, tra cui test di penetrazione e scansione delle vulnerabilità. Verifica la sicurezza dei dati di pagamento durante l'integrazione.

Passaggio 5: progetta la formazione del personale e la documentazione

• Formazione specifica per il ruolo: sviluppa programmi di formazione dettagliati destinati ai diversi ruoli della tua organizzazione, concentrandoti su come l'integrazione influisce sui loro flussi di lavoro.

• Documentazione: prepara una documentazione dettagliata che copra ogni aspetto dell'integrazione, inclusi i dettagli tecnici e le istruzioni per l'utente, in modo da fornire un riferimento per la risoluzione dei problemi e la formazione.

Passaggio 6: implementa l'integrazione

• Implementazione graduale: implementa l'integrazione in più fasi, iniziando con un gruppo pilota per monitorare le prestazioni e raccogliere feedback in un ambiente controllato.

• Monitoraggio in tempo reale: configura il monitoraggio in tempo reale dell'integrazione, concentrandoti su metriche chiave come i tempi di elaborazione delle transazioni, i tassi di errore e i problemi di integrità dei dati.

Passaggio 7: ottimizza e ridimensiona

• Ciclo di feedback: Crea un ciclo di feedback con gli utenti per raccogliere continuamente informazioni sulle prestazioni e sull'usabilità dell'integrazione.

• Valutazione della possibilità di crescita: esamina regolarmente la possibilità di crescita dell'integrazione per assicurarti che sia in grado di adattarsi all'espansione del business, all'aumento del volume di transazioni o all'espansione delle operazioni globali.

Vantaggi dell'integrazione dei pagamenti con un ERP

Le aziende che integrano i pagamenti con il proprio ERP possono beneficiare di una serie di vantaggi in termini di efficienza, pianificazione, accuratezza dei dati, sicurezza dei pagamenti e conformità:

• Riconciliazione automatica: l'integrazione automatizza la procedura di riconciliazione, abbinando i pagamenti alle fatture nell'ERP per rendiconti finanziari più accurati.

• Dati finanziari in tempo reale: i pagamenti elaborati vengono registrati immediatamente nell'ERP. Questa visibilità in tempo reale dello stato finanziario dell'azienda favorisce una rendicontazione e un'analisi finanziaria tempestiva e accurata.

• Elaborazione automatica delle transazioni: l'automazione del flusso dei dati di pagamento nell'ERP elimina i passaggi ridondanti, velocizzando l'elaborazione delle transazioni e riducendo l'onere amministrativo per il personale.

• Gestione finanziaria centralizzata: grazie all'integrazione dei dati di pagamento nella soluzione ERP, i team finanziari dispongono di una piattaforma centralizzata per la gestione di tutti gli aspetti finanziari, tra cui la fatturazione e la gestione della liquidità.

• Elaborazione dei pagamenti più veloce: le soluzioni di pagamento integrate possono accelerare la procedura di pagamento, riducendo il tempo che intercorre tra l'emissione della fattura e la ricezione del pagamento.

• Previsione accurata del flusso di cassa: il riscontro immediato dei dati di pagamento nell'ERP consente una previsione del flusso di cassa più accurata e dinamica.

• Elaborazione sicura dei pagamenti: l'integrazione di soluzioni di pagamento affidabili con un ERP migliora la sicurezza dei pagamenti. Queste soluzioni utilizzano crittografia avanzata e protocolli di sicurezza per salvaguardare i dati di pagamento.

• Conformità dell'elaborazione dei pagamenti: l'integrazione consente di garantire che l'elaborazione dei pagamenti sia conforme agli standard e alle normative del settore, riducendo il rischio di violazioni della conformità.

• Addebiti e pagamenti più veloci: l'elaborazione delle fatture e dei pagamenti rapida e accurata migliora le relazioni con clienti e fornitori e contribuisce a migliorare la fiducia e la collaborazione.

• Trasparenza nelle transazioni: con tutti i dati di pagamento facilmente accessibili nell'ERP, le aziende possono rispondere in modo tempestivo e accurato alle richieste di clienti e fornitori.

• Approfondimenti finanziari consolidati: l'integrazione dei pagamenti nell'ERP crea una visione olistica dei dati finanziari e consente ai dirigenti di prendere decisioni informate sulla base di informazioni finanziarie complete.

• Analisi e report sull'andamento dei pagamenti: l'accesso a dati di pagamento dettagliati nell'ERP facilita l'analisi avanzata delle tendenze e la creazione di report finanziari dettagliati, che aiutano nella pianificazione finanziaria.

• Maturità della tecnologia di pagamento: rimanere aggiornati sulle ultime tecnologie di pagamento è più semplice con un sistema integrato, che consente alla tua azienda di essere sempre all'avanguardia per quanto riguarda le tendenze e le innovazioni in materia di elaborazione dei pagamenti.

Migliori sistemi ERP e come sceglierne uno

La scelta del sistema ERP più adatto è una decisione aziendale importante. Il "migliore" sistema ERP varia a seconda delle dimensioni, del settore e dei requisiti di un'azienda. La scelta di un sistema ERP implica una valutazione approfondita delle esigenze e delle specifiche aziendali e delle potenziali caratteristiche e funzionalità del sistema, incluso il grado di integrazione con gli altri sistemi.

Sistemi ERP più diffusi

• SAP ERP: SAP ERP è noto per le sue funzionalità complete, tra cui ampie possibilità di personalizzazione. È la scelta preferita delle grandi aziende con processi complessi.

• Oracle NetSuite: ideale per le aziende di tutte le dimensioni, Oracle NetSuite è apprezzato per le sue soluzioni basate su cloud con accesso ai dati in tempo reale, scalabilità e numerose funzionalità specifiche del settore.

• Microsoft Dynamics 365: noto per la sua integrazione con altri prodotti Microsoft, Dynamics 365 è versatile e si rivolge alle imprese di dimensioni medio-grandi.

• Infor ERP: è dotato di soluzioni specifiche per il settore che consentono alle aziende manifatturiere, sanitarie e del commercio al dettaglio di affrontare le sfide più frequenti.

• Epicor ERP: è un sistema flessibile che consente alle aziende di ottimizzare le operazioni e la supply chain. È particolarmente adatto per le aziende che operano nel settore manifatturiero e della distribuzione.

Come scegliere il sistema ERP più adatto

• Valuta le esigenze della tua azienda: identifica i processi aziendali chiave, le sfide e le aree da migliorare. Determina se hai bisogno di una soluzione specifica per il settore o di un sistema ERP più generico.

• Considera la scalabilità: scegli un sistema ERP in grado di crescere con la tua attività. Dovrebbe essere in grado di gestire un aumento delle transazioni, un maggior numero di utenti aggiuntivi e operazioni più complesse senza richiedere revisioni importanti.

• Valuta le funzionalità di integrazione: LERP dovrebbe integrarsi facilmente con altri sistemi e software, per mantenere la coerenza dei dati e la fluidità delle operazioni.

• Verifica la disponibilità di opzioni di personalizzazione: un ERP personalizzabile può adattarsi ai tuoi processi aziendali specifici, ma può anche comportare una maggiore complessità e richiedere manutenzione. Trova l'equilibrio più adatto alle tue esigenze.

• Analizza il costo totale di proprietà: considera anche i costi per l'implementazione, la formazione, la personalizzazione e l'assistenza continua, oltre al prezzo di acquisto iniziale o ai costi dell'abbonamento.

• Dai la priorità alla facilità d'uso: un'interfaccia intuitiva e facile da usare favorisce l'adozione da parte del team, riducendo i tempi di formazione e la resistenza al cambiamento.

• Esamina l'assistenza e la community del fornitore: valuta l'assistenza del fornitori e la community di utenti dell'ERP. Queste funzionalità possono fornire risorse preziose e rassicurazioni per tutto il ciclo di vita dell'ERP.

• Richiedi dimostrazioni e periodi di prova: prima di decidere, richiedi demo e, se possibile, un periodo di prova per testare il sistema ERP nel tuo ambiente.

• Leggi recensioni e casi di studio: imparare dalle esperienze di aziende simili può fornire informazioni sull'applicazione del sistema nel mondo reale e sulle potenziali criticità da evitare.

• Considera le tendenze tecnologiche future: assicurati che il fornitore dell'ERP si impegni a innovare, aggiornando regolarmente il sistema con nuove funzionalità e tecnologie per mantenere la tua azienda al passo avanti rispetto alla concorrenza.

Best practice per integrare i pagamenti con gli ERP

Procedura di pagamento

• Personalizza i gateway di pagamento: personalizza l'integrazione per supportare modalità e gateway di pagamento specifici utilizzati dalla tua azienda. Prendi in considerazione le preferenze dei clienti e le tendenze del mercato globale.

• Adotta di un framework globale per i pagamenti: se la tua azienda opera a livello internazionale, assicurati che l'integrazione dei pagamenti sia in grado di gestire più valute, regimi fiscali e requisiti di conformità, in modo da offrire un quadro flessibile per l'espansione globale.

• Integrati direttamente con le banche: crea un'integrazione diretta con le banche per l'elaborazione dei pagamenti e la reportistica finanziaria in tempo reale, in modo da facilitare la gestione della liquidità e le previsioni finanziarie.

• Monitora i pagamenti in tempo reale: sviluppa dashboard di monitoraggio in tempo reale nell'ERP per monitorare le procedure di pagamento, identificare eventuali ritardi o problemi e fornire informazioni utili per una rapida risoluzione.

Sicurezza

• Utilizza la crittografia end-to-end: implementa protocolli di crittografia avanzati per i dati in transito e inattivi al fine di garantire la sicurezza dei dati di pagamento in ogni fase della procedura..

• Utilizza l'intelligenza artificiale per il rilevamento delle frodi: implementa nell'ERP strumenti basati sull'IA per rilevare e prevenire schemi e anomalie nelle transazioni che potrebbero essere indicativi di frodi nei pagamenti.

• Automatizza la conformità: utilizza le funzionalità dell'ERP o strumenti di terze parti per automatizzare la conformità alle normative finanziarie. Ad esempio, potresti generare report per gli audit, automatizzare le procedure di gestione dei dati per soddisfare gli standard del settore e molto altro ancora.

Tecnologia

• Automatizza la riconciliazione dei pagamenti: sviluppa script di automazione personalizzati o utilizza moduli avanzati dell'ERP per associare automaticamente ogni transazione di pagamento alle fatture corrispondenti, minimizzando le operazioni di riconciliazione manuale.

• Collabora con le soluzioni fintech per ERP: lavora a stretto contatto con le soluzioni fintech che dispongono di funzionalità di pagamento specializzate. Integrale nel tuo ERP per usufruire di funzionalità avanzate come lo sconto dinamico o il finanziamento della supply chain.

• Predisponi l'espansione modulare: progetta l'integrazione in modo modulare per poter aggiungere modalità di pagamento, gateway o funzionalità man mano che la tua azienda si evolve o che emergono nuove tecnologie.

• Adotta regolarmente nuove tecnologie: stai al passo con le tecnologie di pagamento emergenti e le tendenze fintech in modo che la tua integrazione dei pagamenti nell'ERP sia sempre all'avanguardia in termini di innovazione.

Esperienza d'uso

• Crea interfacce specifiche per il ruolo: personalizza le interfacce di pagamento nell'ERP per i diversi ruoli utente in modo che ogni utente abbia accesso agli strumenti e ai dati necessari senza essere sopraffatto da informazioni irrilevanti.

• Utilizza una formazione basata sulla simulazione: vai oltre i metodi di formazione tradizionali. Usa simulazioni e scenari reali per aiutare gli utenti a comprendere l'impatto dell'integrazione dei pagamenti sui flussi di lavoro.

• Crea un ciclo di feedback: definisci un ciclo di feedback sistematico nell'ERP per raccogliere i suggerimenti degli utenti e le esperienze con l'integrazione dei pagamenti. Utilizza questo feedback per un miglioramento continuo.

Pianificazione

• Utilizza strategie di pagamento basate sui dati: utilizza le funzionalità di analisi dei dati dell'ERP per sviluppare approcci di pagamento specializzati, come l'ottimizzazione dei termini di pagamento in base alle prestazioni dei fornitori o all'affidabilità creditizia dei clienti.

• Utilizza l'analisi predittiva: utilizza l'analisi predittiva integrata nell'ERP per prevedere le tendenze dei pagamenti, gli scenari dei flussi di cassa e i potenziali colli di bottiglia.