企業資源計画 (ERP) システムは、企業が計画、在庫購入、営業、マーケティング、財務、人事 (HR) などの業務を 1 つのプラットフォームで管理するために使用するソフトウェアです。こうしたシステムの人気は高まっており、ERP 市場は 2024 年に 650 億ドルに到達すると推定されているほか、2029 年までに 1,030 億ドルを超えると予想されています。

ERP システムは、ビジネスに多くのメリットをもたらします。ビジネスデータを一元化することで、さまざまな部門が正確で最新の情報にアクセスし、連携して作業できるようになります。データ入力やレポート生成などの日常的なタスクを自動化できるため、管理上の負担や手作業によるエラーが軽減されます。データ分析機能と高度なレポート機能を備えており、企業がトレンドを特定し、重要な意思決定を行うのに役立ちます。ERP システムは、組織の拡大に伴う新しいプロセスやデータに対応しながら、ビジネスとともに成長することができます。また、企業がコンプライアンスを監視および維持するのに役立つツールが備わっています。

ERP は企業の社内業務を大幅に改善することができます。これは、企業が ERP に決済を連携することを選択した場合に特に当てはまります。以下では、ERP に決済を連携する方法を説明し、この連携を最大限に活用するためのヒントとベストプラクティスを提供します。

この記事の内容

• ERP の仕組み
  
• ERP の進化
  
• ERP ソフトウェアのビジネス上のメリット
  
• ERP に決済を連携する方法
  
• ERP と決済を連携するメリット
  
• 最適な ERP システムとその選び方
  
• ERP に決済を連携させるためのベストプラクティス
  

ERP の仕組み

ERP システムは、単一のメインデータベースを使用してビジネスのすべてのデータを格納し、ビジネス内のさまざまなセクションのアクティビティを結び付けます。ここでは、ERP の主な機能と属性について詳しく説明します。

• 中央データベース: ERP システムの中核となるのは、さまざまなビジネス部門のデータを格納する中央データベースです。この一元化により、すべての部門が同じ情報にアクセスできるようになり、不一致が減り、データの精度が向上します。

• モジュールベースの構造: ERP システムは通常、モジュール式であり、財務、人事、営業、サプライチェーン管理などのさまざまなビジネス部門をサポートするさまざまなアプリケーション (モジュール) で構成されています。ビジネスは必要なモジュールを選択し、要件に合わせてカスタマイズされたシステムを作成できます。

• リアルタイムのプロセス接続: ERP システム内のモジュールは相互接続されており、異なるビジネスプロセス間でのデータ交換が可能です。たとえば、販売注文によって在庫レベルを自動的に更新し、生産スケジュールを通知することができます。これらの更新はリアルタイムで行われ、企業は情報に基づいた迅速な意思決定のための最新情報を得ることができます。

• 自動化: ERP は、データ入力、財務計算、レポート生成などの日常的なタスクを自動化します。この自動化により、時間が節約され、人為的ミスの可能性が軽減されます。

• 分析とレポート: ERP システムには、パフォーマンスを分析し、トレンドを特定し、データ主導の意思決定を通知するための包括的な分析およびレポートツールがあります。

• ユーザーアクセス制御: ERP システムには、従業員のアクセスを必要な情報と機能のみに制限する強力なアクセス制御メカニズムがあります。この機能により、セキュリティとデータの整合性が向上します。

ERP の進化

ERP システムの進化は、テクノロジーとビジネスにおけるより広範なトレンドを反映しています。これらのシステムは、機能固有のソリューションから、俊敏性、データ主導の意思決定、グローバルな運用をサポートする統合システムに移行しています。ビジネスが進化し続ける中、ERP システムには人工知能 (AI) などのより高度なテクノロジーが組み込まれる態勢が整ってきています。

• 1960 年代 - 在庫管理システム: ERP システムの初期の形態は、資材所要量計画 (MRP) システムと呼ばれる基本的な在庫管理システムでした。これらは、企業が在庫レベルを監視および制御するのに役立つように設計されていました。

• 1970 年代 - MRP システム: 1970 年代、資材所要量計画 (MRP) システムは、在庫レベルに基づいて生産と購買を計画することにより、製造プロセスをより迅速かつ効果的に最適化するように進化しました。

• 1980 年代 - MRP II: 製造資材計画 (MRP II) では、資材所要量計画が拡張され、労務や機械のスケジュール設定などの追加の側面が組み込まれました。

• 1990 年代 - ERP の誕生: ERP という用語は、MRP システムおよび MRP II システムが、製造だけでなく、財務、人事、その他のコアビジネス機能を含む、より統合されたソリューションに進化したことを表すために Gartner Group が造りだしました。

• 2000 年代 - インターネットとグローバリゼーション: インターネットの出現により、ERP システムがより相互接続されるようになり、アクセスしやすくなりました。この数年間で、ウェブベースの ERP ソリューションが台頭し、グローバルな運用を行うためのリモートアクセスが可能になりました。

• 2010 年代 - クラウドコンピューティングとモバイルアクセシビリティ: 2010 年代には、初期費用が低く、拡張性が高く、モバイルアクセスが可能なクラウドベースの ERP システムが登場しました。このころ、高度な分析とリアルタイムデータ機能の統合も登場しました。

• 2020 年代以降 - AI と IoT の統合: 最新の ERP は、人工知能とモノのインターネット (IoT) を統合して、予測分析、自動化の向上、デバイスとプロセスのリアルタイム監視を実現しています。

ERP ソフトウェアのビジネス上のメリット

ERP ソフトウェアは、ビジネス活動の中心的なハブとして機能し、さまざまな部門からの情報をまとめて、より簡単に情報を共有し、コラボレーションできるようにします。営業、財務、業務のすべてに同じデータベースでアクセスできると、業務の流れがより簡単になります。たとえば、営業部門が大きな取引を成立させた場合、財務部門はすぐにそれを把握し、倉庫は製品を出荷するように通知を受け取ります。

企業は、運用効率だけでなく、ERP ソフトウェアを使用することで次のようなメリットを享受できる可能性があります。

• 正確さと信頼性: 1 つのシステムですべてのデータを保持できるため、ミスや取り違えが減り、自信を持ってビジネス上の意思決定を行うことができます。

• 賢明な意思決定: リアルタイムのデータと詳細な分析により、リーダーは市場の変化に対応する場合でも、次の大きな動きを計画する場合でも、十分な情報に基づいた選択を行うことができます。

• 生産性の向上: ERP システムが定型業務を引き継ぐことで、チームはより大きなことに集中できるようになります。手入力に費やす時間が減れば、戦略とイノベーションにより多くの時間を費やすことができます。

• 拡張性: ビジネスが拡大するのに合わせて、ERP システムも拡張できます。より多くのデータ、より多くのユーザー、さらなる複雑さに対応するように構築されているため、機能が不足することはありません。

• 顧客関係: 顧客 (購入や好みなど) をよく知ることで、サービスをよりパーソナルで応答性の高いものにすることができます。満足している顧客は、定着する傾向があります。

• コストの削減: ERP システムにより、エラーが減り、無駄が削減され、より良い計画が立てられるようになります。これらすべてがより健全な収益に貢献します。

• 規制順守: 規則や規制が常に変化している中で、ERP は、規制の順守とその維持に役立ちます。このことは、罰金を回避してビジネスを継続するために重要です。

• リモートアクセス: クラウドベースのオプションにより、チームはどこからでもシステムにアクセスできるため、リモートワークや移動中の接続の維持に最適です。

• 定期的な更新: テクノロジーは常に進歩しています。それに伴い、優れた ERP システムも常に更新され、新しい機能が導入されるため、遅れをとることはありません。

ERP に決済を連携する方法

ステップ 1:決済ワークフローとニーズを評価する

• 取引の流れ: 決済ワークフローを詳細に調べます。請求書の作成から支払いの照合まで、すべてのステップを理解し、効率を高めるために決済の統合が介入すべき場所を特定します。

• 決済手段: ビジネスで受け付ける決済手段の範囲 (クレジットカード、銀行振込、オンライン決済など) を定義し、選択した決済代行業者がこれらの決済手段に対応していることを確認します。

• 規制順守とセキュリティ: クレジットカード処理に関する Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) など、業界固有の規制順守の要件を評価します。連携がこれらの基準を満たしていることを確認してください。

ステップ 2:決済代行業者のテクノロジーとサポートを評価する

• API の互換性: 決済代行業者のアプリケーションプログラミングインターフェイス (API) が ERP のアーキテクチャと互換性があるかどうかを評価します。API は、簡単なデータ転送とリアルタイムのトランザクション更新、およびデータ同期を容易にする必要があります。

• 機能: 基本的な互換性だけでなく、自動支払い照合、複数通貨のサポート、不正利用検出などの機能をチェックして、代行業者の機能を調べます。

• 連携サポート: 決済代行業者が連携のために提供するサポートのレベルを決定します。中には、広範なドキュメント、ソフトウェア開発キット (SDK)、または ERP 連携のための専任サポートチームを提供するものもあります。

ステップ 3:連携のブループリントとデータマップを作成する

• 連携のブループリント: ERP システムが決済代行業者とどのように通信するかを概説する詳細な連携設計図を作成します。データのエンドポイント、取引の更新用の Webhook、およびエラー処理メカニズムを定義します。

• データマッピング: システム間でのデータ転送方法を綿密に計画し、どの ERP フィールドが決済取引の詳細に対応するかを指定します。

ステップ 4:機能をテストする

• エンドツーエンドのテスト: 支払いの成功、失敗、返金、不審請求の申請など、考えられるすべての取引シナリオをカバーする徹底的なテストを実施します。このテストでは、データの整合性とワークフローを検証する必要があります。

• 負荷テスト: さまざまな負荷で連携をテストし、ピーク時の取引量を問題なく処理できることを確認します。

• セキュリティテスト: 侵入テストや脆弱性スキャンなどのセキュリティ評価を実施します。連携によって支払いデータが安全に保たれていることを確認します。

ステップ 5:スタッフのトレーニングとドキュメントを作成する

• 役割別研修: 組織内のさまざまな役割に対応する詳細なトレーニングプログラムを開発し、連携がワークフローにどのように影響するかに焦点を当てます。

• ドキュメント: 技術的な詳細やユーザーへの指示など、連携のあらゆる側面を網羅した詳細なドキュメントを作成します。これにより、トラブルシューティングとトレーニングの参照用資料が作成されます。

ステップ 6:連携をロールアウトする

• 段階的なロールアウト: 連携を段階的にロールアウトし、パイロットグループから開始して、制御された環境でパフォーマンスを監視し、フィードバックを収集します。

• リアルタイム監視: 取引の処理時間、失敗率、データ整合性の問題などの主要な指標に焦点を当てて、連携のリアルタイム監視を設定します。

ステップ 7:最適化と拡張

• フィードバックループ: ユーザーとのフィードバックループを確立し、連携のパフォーマンスと使いやすさに関するインサイトを継続的に収集します。

• 拡張性評価: 連携の拡張性を定期的にレビューして、ビジネスの成長、取引量の増加、またはグローバル運用の拡大に適応できることを確認します。

ERP と決済を連携するメリット

決済と ERP を連携する企業は、効率性、計画性、データの正確性、決済のセキュリティ、規制順守など、さまざまなメリットを享受できます。

• 自動照合: この連携により、照合プロセスが自動化され、支払いが ERP の請求書と照合されるため、より正確な財務記録が得られます。

• リアルタイムの財務データ: 処理された支払いは、すぐに ERP に反映されます。ビジネスの財務状況をリアルタイムで可視化することで、タイムリーで正確な財務報告と分析が可能になります。

• 自動取引処理: ERP への決済データの流れを自動化することで、冗長なステップが排除され、取引処理がスピードアップし、スタッフの管理負担が軽減されます。

• 財務管理の一元化: 決済データを ERP に連携することで、財務チームは請求書発行や現金管理など、財務のあらゆる側面を管理するための一元化されたプラットフォームを 実現できます。

• 決済処理の高速化: 連携された決済ソリューションにより、決済プロセスを加速させ、請求書の発行から支払いの受領までの時間を短縮できます。

• 正確なキャッシュフロー予測: ERP に決済データを即時に反映することで、より正確で動的なキャッシュフロー予測が可能になります。

• 安全な決済処理: 評判の良い決済ソリューションを ERP に連携することで、決済セキュリティが向上します。これらのソリューションでは、高度な暗号化とセキュリティプロトコルを使用して決済データが保護されます。

• 決済処理の規制順守: この連携により、決済処理が業界標準や規制に準拠し、規制に違反するリスクが軽減されます。

• 請求と支払いの迅速化: 迅速かつ正確な請求書の処理と支払いは、顧客やベンダーとの関係を向上させまる。これは、さらなる信頼とコラボレーションの向上につながります。

• 取引の透明性: ERP 内ですべての決済データに簡単にアクセスできるため、企業は顧客やベンダーからの問い合わせに迅速かつ正確に対応できます。

• 統合財務インサイト: 決済を ERP に連携することで、財務データの全体像を把握し、リーダーは包括的な財務インサイトに基づき、十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。

• 支払いに関するトレンドの分析とレポート: ERP 内の詳細な支払いデータにアクセスすることで、高度なトレンド分析と詳細な財務レポート作成が容易になり、財務計画に役立ちます。

• 決済テクノロジーの準備状況: 連携されたシステムにより、最新の決済テクノロジーを常に最新の状態に保つことが簡単になり、決済処理のトレンドとイノベーションの最前線に立つことができます。

最適な ERP システムとその選び方

適切な ERP システムを選択することは、ビジネス上の重要な決定事項です。「最適な」ERP システムは、企業の規模、業界、要件によって異なります。ERP システムの選択には、ビジネスニーズと仕様、および他のシステムとどの程度連携できるかなど、潜在的なシステムの機能と能力を徹底的に評価することが含まれます。

一般的な ERP システム

• SAP ERP の場合: SAP ERP は、広範なカスタマイズオプションを含む包括的な機能で知られています。これは、複雑なプロセスを持つ大企業に適した選択肢です。

• Oracle NetSuite の場合: あらゆる規模の企業に最適な Oracle NetSuite は、リアルタイムのデータアクセス、拡張性、および多様な業界固有の機能を備えたクラウドベースのソリューションで高く評価されています。

• Microsoft Dynamics 365: 他の Microsoft 製品との連携で知られる Dynamics 365 は用途が広く、中規模企業から大企業まで対応しています。

• Infor ERP: Infor ERP には、製造、ヘルスケア、小売などの業界の企業が共通の課題に取り組むのに役立つ業界固有のソリューションが付属しています。

• Epicor ERP: Epicor は、企業が業務とサプライチェーンを微調整するのに役立つ柔軟なシステムです。特に製造業や流通業に適しています。

適切な ERP システムの選び方

• ビジネスニーズを評価します。 主要なビジネスプロセス、課題、改善が必要な領域を特定します。業界固有のソリューションが必要か、より汎用的な ERP システムが必要かを判断します。

• 拡張性を考慮する: ビジネスの成長とともに成長できる ERP システムを選択します。取引の増加、ユーザーの追加、より複雑な操作を、大規模なオーバーホールなしで処理できる必要があります。

• 連携機能の評価: ERP は、他のシステムやソフトウェアと簡単に連携できる必要があります。これにより、データの一貫性が維持され、運用が円滑になります。

• カスタマイズオプションを確認します。 カスタマイズ可能な ERP は、お客様独自のビジネスプロセスに適応できますが、複雑さやメンテナンスの必要性が高まることもあります。貴社のニーズに合うバランスを見つけてください。

• 総所有コストを把握する: 初期購入価格やサブスクリプション料金だけでなく、実装、トレーニング、カスタマイズ、継続的なサポートのコストも考慮します。

• 使いやすさを優先する: 直感的でユーザーフレンドリーなインターフェースにより、チームによる導入率が向上し、トレーニング時間が短縮され、変更に対する抵抗が軽減されます。

• ベンダーのサポートとコミュニティを調べる: ERP のベンダーサポートとユーザーコミュニティを評価します。これらの機能により、ERPのライフサイクル全体を通じて価値の高いリソースと安心感がもたらされます。

• デモとトライアルをリクエストする: 決定する前に、デモをリクエストし、可能であれば試用期間もリクエストして、お客様の環境で ERP システムをテストしてください。

• レビューとケーススタディを読む: 類似の企業の経験から学ぶことで、システムの実際の適用方法や回避すべき潜在的な落とし穴についてのインサイトを得ることができます。

• 将来の技術トレンドを考慮する: ERP ベンダーがイノベーションに取り組んでいることを確認し、新しい機能やテクノロジーでシステムを定期的に更新して、ビジネスが競合他社の一歩先を行くようにします。

ERP に決済を連携させるためのベストプラクティス

決済プロセス

• ペイメントゲートウェイのカスタマイズ: ビジネスで使用される特定のペイメントゲートウェイと決済手段をサポートするように連携を調整します。顧客の嗜好とグローバル市場の動向を考慮します。

• グローバルな決済フレームワークを採用する: ビジネスが国際的に運営されている場合は、決済の連携が複数の通貨、税制、規制順守の要件を処理できることを確認し、グローバル展開のための柔軟なフレームワークを提供します。

• 銀行と直接連携する: 銀行との直接連携を確立して、リアルタイムの決済処理と財務報告を行い、流動性の管理と財務予測を支援します。

• 支払いをリアルタイムで監視する: ERP 内にリアルタイムの監視ダッシュボードを開発して、決済プロセスを追跡し、遅延や問題を特定し、迅速な解決のための実用的なインサイトを提供します。

セキュリティ

• エンドツーエンドの暗号化を使用する: 転送中および保存中のデータに対して高度な暗号化プロトコルを実装し、プロセスのあらゆる段階で支払い情報を安全に保ちます。

• 不正利用検出に AI を使用する: ERP 内に AI ベースのツールを実装して、決済手段の不正利用を示す可能性のある取引のパターンと異常を検出して防止します。

• 規制順守を自動化する: ERP 機能やサードパーティツールを使用して、金融に関する規制への順守を自動化します。これには、監査用のレポートの生成、業界標準を満たすためのデータ処理プロセスの自動化などが含まれます。

テクノロジー

• 支払いの照合を自動化する: カスタム自動化スクリプトを開発するか、高度な ERP モジュールを使用して、すべての支払い取引を対応する請求書と自動的に照合することで、手動の照合作業を削減します。

• ERP フィンテックとのコラボレーション: 特殊な決済機能を持つフィンテックソリューションと緊密に連携します。それらを ERP に連携して、動的割引やサプライチェーンファイナンスなどの高度な機能を実現します。

• モジュール式拡張のセットアップ: 連携をモジュール式に設計し、ビジネスの進化や新しいテクノロジーの出現に応じて決済手段、ゲートウェイ、または機能を追加できるようにします。

• 新しいテクノロジーを定期的に採用する: 新しい決済テクノロジーやフィンテックのトレンドに常に対応することで、ERP の支払いの連携をイノベーションの最前線に置き続けることができます。

ユーザー体験

• 役割に固有のインターフェイスを作成します。 ユーザーの役割ごとに ERP 決済インターフェースをカスタマイズすることで、各ユーザーは無関係な情報に圧倒されることなく、必要なツールやデータにアクセスできるようになります。

• シミュレーションベースのトレーニングを採用する: 従来のトレーニング方法の枠を超えましょう。シミュレーションと実際のシナリオを使用して、支払いの連携がワークフローに与える影響をユーザーが理解できるようにします。

• フィードバックループを確立します。 ERP 内で体系的なフィードバックループを確立し、支払いの連携に関するユーザーの入力と体験を収集します。このフィードバックを継続的な改善に役立てます。

計画

• データ主導の決済戦略を使用する: ERP のデータ分析機能を使用して、サプライヤーのパフォーマンスや顧客の信用度に基づいて支払い条件を最適化するなど、特殊な支払いアプローチを開発します。

• 予測分析を使用する: ERP に連携された予測分析を使用して、支払いのトレンド、キャッシュフローシナリオ、潜在的なボトルネックを予測します。