Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es un software utilizado por las empresas para gestionar operaciones como la planificación, las compras de inventario, las ventas, el marketing, las finanzas, los recursos humanos (RR. HH.) y mucho más en una sola plataforma. Estos sistemas están creciendo en popularidad, por lo que se estima que el mercado de ERP alcanzará los 65.000 millones de dólares en 2024 y se espera que supere los 103.000 millones de dólares en 2029.

Los sistemas ERP tienen numerosos beneficios para las empresas. Centralizan los datos empresariales para que los diferentes departamentos puedan acceder a información precisa y actualizada y trabajar juntos de forma cohesiva. Pueden automatizar tareas rutinarias como la introducción de datos y la generación de informes, lo que reduce la carga administrativa y los errores manuales. Tienen funciones de análisis de datos y funcionalidades avanzadas de generación de informes que pueden ayudar a las empresas a identificar tendencias y tomar decisiones clave. Los sistemas de ERP pueden crecer con la empresa e incorporar nuevos procesos o datos a medida que la organización se expande, y pueden proporcionar herramientas para ayudar a las empresas a supervisar y mantener el cumplimiento de la normativa.

Los ERP pueden mejorar significativamente las operaciones internas de las empresas, lo que resulta especialmente cierto cuando las empresas optan por integrar los pagos en su ERP. A continuación, te explicamos cómo integrar los pagos en tu ERP y te damos consejos y mejores prácticas para sacar el máximo partido a esta integración.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?
  
• Cómo han evolucionado los sistemas de ERP
  
• Beneficios comerciales del software de ERP
  
• Cómo integrar pagos con ERP
  
• Beneficios de integrar los pagos con una ERP
  
• Los mejores sistemas de ERP y cómo elegir uno
  
• Buenas prácticas para integrar pagos con ERP
  

¿Cómo funcionan los sistemas de ERP?

Los sistemas de ERP utilizan una única base de datos principal para alojar todos los datos de la empresa y conectar las actividades de varias secciones dentro de una empresa. A continuación se muestran más detalles sobre las funciones y atributos clave de los sistemas de ERP:

• Base de datos central. En el núcleo de un sistema de ERP se encuentra una base de datos central que almacena datos de varios departamentos empresariales. Esta centralización permite que todos los departamentos accedan a la misma información, lo que reduce las discrepancias y mejora la precisión de los datos.

• Estructura basada en módulos. Los sistemas de ERP suelen ser modulares, lo que significa que constan de varias aplicaciones (módulos) que respaldan diferentes funciones empresariales, como finanzas, recursos humanos, ventas y gestión de la cadena de suministro. Las empresas pueden elegir los módulos que necesitan y crear un sistema personalizado que se adapte a sus necesidades.

• Integración de procesos en tiempo real. Los módulos dentro de un sistema de ERP están interconectados, lo que permite el intercambio de datos entre diferentes procesos comerciales. Por ejemplo, un pedido de ventas puede actualizar automáticamente los niveles de inventario y servir de base para el programa de producción. Estas actualizaciones se producen en tiempo real y proporciona a las empresas información actualizada para permitir una toma de decisiones rápida e informada.

• Automatización. Los sistemas de ERP automatizan tareas rutinarias como la introducción de datos, los cálculos financieros y la generación de informes. Esta automatización ahorra tiempo y reduce la probabilidad de que se produzcan errores humanos.

• Análisis e informes. Los sistemas de ERP cuentan con herramientas integrales de análisis e informes para analizar el rendimiento, identificar tendencias y servir de base para las decisiones basadas en datos.

• Control de acceso de usuarios. Los sistemas de ERP tienen potentes mecanismos de control de acceso que restringen el acceso de los empleados solo a su información y funciones requeridas. Esta característica crea una mayor seguridad e integridad de los datos.

Cómo han evolucionado los sistemas de ERP

La evolución de los sistemas de ERP refleja tendencias más amplias en tecnología y negocios. Estos sistemas han pasado de ser soluciones para funciones específicas a sistemas integrados que respaldan la agilidad, la toma de decisiones basada en datos y las operaciones globales. A medida que las empresas siguen evolucionando, los sistemas de ERP están preparados para incorporar tecnologías más avanzadas, como la inteligencia artificial (IA).

• Década de 1960: sistemas de gestión de inventario. Las primeras formas de sistemas de ERP fueron los sistemas básicos de gestión de inventarios llamados sistemas de planificación de requisitos de materiales (MRP). Fueron diseñados para ayudar a las empresas a supervisar y controlar los niveles de existencias.

• Década de 1970: sistemas de MRP En la década de 1970, los sistemas de planificación de requisitos de materiales (MRP) evolucionaron para ser más rápidos y efectivos en la optimización de los procesos de fabricación mediante la planificación de la producción y las compras en función de los niveles de inventario.

• Década de 1980: MRP II. La planificación de recursos de fabricación (MRP II) amplió la planificación de las necesidades de materiales e incorporó aspectos adicionales como la mano de obra y la programación de máquinas.

• Década de 1990: El nacimiento del sistema de ERP. El término ERP fue acuñado por el Grupo Gartner para describir la evolución de los sistemas de MRP y MRP II hacia soluciones más integradas que incluían fabricación, así como finanzas, recursos humanos y otras funciones comerciales básicas.

• Década de 2000: Internet y globalización. Con la llegada de Internet, los sistemas de ERP se volvieron más interconectados y accesibles. En estos años se ha producido el auge de las soluciones de ERP basadas en la web, que permiten el acceso remoto a las operaciones globales.

• Década de 2010: computación en la nube y accesibilidad móvil. En la década de 2010, surgieron sistemas de ERP en la nube con costes iniciales más bajos, más escalabilidad y acceso móvil. Este período también fue testigo de la integración de análisis avanzados y funcionalidades de datos en tiempo real.

• Década de 2020 y años posteriores: integración de la IA y el IoT. Los sistemas de ERP modernos integran la inteligencia artificial y el Internet de las cosas (IoT) para el análisis predictivo, una mejor automatización y la supervisión en tiempo real de dispositivos y procesos.

Ventajas empresariales del software de ERP

El software de ERP funciona como un eje central de la actividad empresarial, que recopila información de diferentes departamentos para que puedan compartir información y colaborar más fácilmente. Cuando se puede acceder a los departamentos de ventas, finanzas y operaciones en la misma base de datos, las operaciones fluyen más fácilmente. Si el departamento de ventas cierra un gran acuerdo, por ejemplo, finanzas lo sabe de inmediato y el almacén recibe una notificación para enviar productos.

Más allá de la eficiencia operativa, las empresas pueden ver estas ventajas al usar software de ERP:

• Precisión y fiabilidad. Con un sistema que contiene todos los datos, reduces los errores y las confusiones y puedes actuar con confianza a la hora de tomar decisiones empresariales.

• Toma de decisiones inteligente. Los datos en tiempo real y el análisis en profundidad ayudan a los líderes a tomar decisiones informadas, tanto si están respondiendo a los cambios del mercado como si están planificando el próximo gran movimiento.

• Mejor productividad. Al hacerse cargo de las tareas rutinarias, los sistemas de ERP liberan a tu equipo para que se concentre en tareas más importantes. Menos tiempo dedicado a la introducción manual de datos significa más tiempo para la estrategia y la innovación.

• Escalabilidad. A medida que tu negocio se expande, tu sistema de ERP también puede hacerlo. Está diseñado para incorporar más datos, más usuarios y más complejidad, para que no se te quede pequeño.

• Relación con los clientes. Conocer bien a tus clientes (como sus compras y preferencias) puede hacer que tu servicio sea más personal y receptivo. Los clientes satisfechos tienden a quedarse.

• Costes más bajos. Los sistemas ERP dan como resultado menos errores, menos gastos y una mejor planificación; todo ello contribuye a obtener mejores resultados finales.

• Cumplimiento de la normativa. Con las normas y reglamentos en constante cambio, una ERP puede ayudarte a mantener el control y cumplir con la normativa, lo que supone una gran ayuda para evitar multas y conservar el negocio.

• Acceso remoto. Las opciones basadas en la nube suponen que tu equipo puede acceder al sistema desde cualquier lugar, lo cual es ideal para el trabajo remoto o para mantenerse conectado mientras se está en movimiento.

• Actualizaciones periódicas. Con la tecnología en constante evolución, un buen sistema de ERP también se actualiza e incorpora nuevas características y capacidades para que no te quedes atrás.

Cómo integrar pagos con ERP

Paso 1. Evalúa tu flujo de trabajo y tus necesidades de pago

• Flujo de transacciones. Examina en detalle tus flujos de trabajo de los pagos. Comprende cada paso, desde la creación de la factura hasta la conciliación de pagos, e identifica dónde debe intervenir la integración de pagos para aumentar la eficiencia.

• Métodos de pago. Define el conjunto de métodos de pago que aceptará tu empresa (p. ej., tarjetas de crédito, transferencias bancarias, pagos por Internet) y asegúrate de que el procesador de pagos elegido acepte estos métodos.

• Cumplimiento de la normativa y seguridad. Evalúa los requisitos de cumplimiento de la normativa específicos de tu sector, como la Normativa de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago (PCI DSS) para el procesamiento de tarjetas de crédito. Asegúrate de que la integración cumpla con esta normativa.

Paso 2. Evalúa la tecnología y el soporte de tu procesador

• Compatibilidad con la API. Evalúa si la interfaz de programación de aplicaciones (API) del procesador de pagos es compatible con la arquitectura de tu ERP. La API debe facilitar las actualizaciones de transacciones en tiempo real y de transferencia de datos y la sincronización de datos.

• Funciones. Más allá de la compatibilidad básica, echa un vistazo a las características del procesador y comprueba funciones como la conciliación de pagos automática, la compatibilidad con múltiples divisas y las capacidades de detección del fraude.

• Soporte de integración. Determina el nivel de soporte que ofrece el procesador de pagos para la integración. Algunos procesadores pueden ofrecer una gran cantidad de documentación, kits de desarrollo de software (SDK) o equipos de soporte especializados para las integraciones de ERP.

Paso 3. Crea un plano de integración y un mapa de datos

• Plano de integración. Diseña un plano de integración detallado que describa cómo se comunicará el sistema de ERP con el procesador de pagos. Define puntos de conexión de datos, webhooks para actualizaciones de transacciones y mecanismos de gestión de errores.

• Mapeo de datos. Planifica cómo se transferirán los datos entre los sistemas, especificando qué campos de la ERP se corresponden con los detalles de las transacciones de pago.

Paso 4. Prueba las funciones

• Pruebas de extremo a extremo. Realiza pruebas exhaustivas que abarquen todas las situaciones de transacciones posibles, incluidos los pagos efectuados correctamente, los pagos fallidos, los reembolsos y los cargos en disputa. Estas pruebas deben validar la integridad de los datos y el flujo de trabajo.

• Pruebas de carga. Prueba la integración con distintas cargas para verificar que puede manejar volúmenes máximos de transacciones sin problemas.

• Pruebas de seguridad. Realiza evaluaciones de seguridad, incluidas las pruebas de penetración y el análisis de vulnerabilidades. Confirma que los datos del pago siguen siendo seguros a través de la integración.

Paso 5. Desarrolla la formación y documentación del personal.

• Formación específica para cada función. Desarrolla programas de formación detallados que se adapten a diferentes puestos dentro de tu organización y se centren en cómo afecta la integración a sus flujos de trabajo.

• Documentación. Crea documentación detallada que abarque todos los aspectos de la integración, incluidos los detalles técnicos y las instrucciones de uso. Esto crea una referencia para la solución de problemas y la formación.

Paso 6. Implementa la integración

• Implementación por fases. Implementa la integración en fases, comenzando con un grupo piloto para supervisar el rendimiento y recopilar comentarios en un entorno controlado.

• Supervisión en tiempo real. Configura una supervisión en tiempo real para la integración, enfocándote en métricas clave como los tiempos de procesamiento de transacciones, las tasas de fallos y los problemas de integridad de los datos.

Paso 7. Optimiza y escala

• Ciclo de retroalimentación. Establece un ciclo de retroalimentación con los usuarios para recopilar continuamente información sobre el rendimiento y la facilidad de uso de la integración.

• Evaluación de la escalabilidad. Revisa periódicamente la escalabilidad de la integración para asegurarte de que puede adaptarse al crecimiento de la empresa, al aumento del volumen de transacciones o a la expansión de las operaciones internacionales.

Ventajas de integrar los pagos con una ERP

Las empresas que integran los pagos con su ERP pueden disfrutar de una serie de ventajas relacionadas con la eficiencia, la planificación, la precisión de los datos, la seguridad de los pagos y el cumplimiento de la normativa:

• Conciliación automatizada. La integración automatiza el proceso de conciliación y hace coincidir los pagos con las facturas en el sistema de ERP para que los registros financieros sean más precisos.

• Datos financieros en tiempo real. Los pagos procesados se reflejan inmediatamente en el sistema de ERP. Esta visibilidad en tiempo real del estado financiero de la empresa ayuda a generar informes y análisis financieros oportunos y precisos.

• Procesamiento automatizado de transacciones. La automatización del flujo de datos de pago en el sistema de ERP elimina pasos redundantes, acelera el procesamiento de transacciones y reduce la carga administrativa del personal.

• Gestión financiera centralizada. Con los datos de pago integrados en el sistema de ERP, los equipos financieros disponen de una plataforma centralizada para gestionar todos los aspectos financieros, incluida la facturación y la gestión de efectivo.

• Procesamiento más rápido de los pagos: Las soluciones de pago integradas pueden acelerar el proceso de pago, lo que reduce el tiempo entre la emisión de la factura y la recepción del pago.

• Previsión precisa del flujo de caja. El reflejo inmediato de los datos de pago en el sistema de ERP permite una previsión más precisa y dinámica del flujo de caja.

• Procesamiento seguro de los pagos. La integración de soluciones de pago acreditadas con un sistema de ERP mejora la seguridad de los pagos. Estas soluciones utilizan protocolos avanzados de cifrado y seguridad para proteger los datos del pago.

• Cumplimiento de la normativa del procesamiento de pagos. La integración ayuda a garantizar que el procesamiento de pagos se adhiera a los reglamentos y la normativa del sector, lo que reduce el riesgo de violaciones de cumplimiento.

• Facturación y pagos más rápidos. El procesamiento rápido y preciso de las facturas y los pagos mejora las relaciones con los clientes y proveedores, lo que contribuye a mejorar la confianza y la colaboración.

• Transparencia en las transacciones. Al disponer fácilmente de todos los datos de pago dentro del sistema de ERP, las empresas pueden responder con rapidez y precisión a las consultas de clientes y proveedores.

• Información financiera consolidada. La integración de los pagos en el ERP crea una visión holística de los datos financieros, lo que permite a los líderes tomar decisiones informadas basadas en conocimientos financieros integrales.

• Análisis de tendencias de pago e informes. El acceso a los datos de pago detallados dentro del sistema de ERP facilita el análisis avanzado de tendencias y la elaboración de informes financieros detallados, lo que ayuda a la planificación financiera.

• Preparación para las tecnologías de pago. Mantenerse al día con lo último en tecnologías de pago es más sencillo con un sistema integrado, lo que mantiene a tu empresa a la vanguardia de las tendencias e innovaciones en el procesamiento de pagos.

Los mejores sistemas de ERP y cómo elegir uno

Elegir el sistema de ERP adecuado es una decisión empresarial importante. El «mejor» sistema de ERP varía según el tamaño, el sector y los requisitos de cada empresa. Elegir un sistema de ERP implica evaluar minuciosamente las necesidades y especificaciones de tu empresa y las características y capacidades del sistema potencial, incluida la capacidad de integración con tus otros sistemas.

Sistemas de ERP populares

• SAP ERP. SAP ERP es conocido por sus capacidades integrales, incluidas sus amplias opciones de personalización. Es la opción preferida por las grandes empresas con procesos complejos.

• Oracle NetSuite. Ideal para empresas de todos los tamaños, Oracle NetSuite recibe elogios por sus soluciones en la nube con acceso a datos en tiempo real, escalabilidad y diversas funciones específicas del sector.

• Microsoft Dynamics 365. Conocido por su integración con otros productos de Microsoft, Dynamics 365 es versátil y está dirigido a empresas medianas y grandes.

• Infor ERP. Infor ERP ofrece soluciones específicas del sector que ayudan a las empresas en ámbitos como la fabricación, la salud y el comercio minorista a abordar los desafíos comunes.

• Epicor ERP. Epicor es un sistema flexible que ayuda a las empresas a ajustar sus operaciones y cadena de suministro. Es especialmente adecuado para empresas de fabricación y distribución.

Cómo elegir el sistema de ERP adecuado

• Evalúa las necesidades de tu empresa. Identifica tus procesos empresariales clave, los desafíos y las áreas que necesitan mejoras. Determina si necesitas una solución específica del sector o un sistema de ERP más generalizado.

• Ten en cuenta la escalabilidad. Elige un sistema de ERP que pueda crecer con tu empresa. Este debería poder manejar un aumento de las transacciones, usuarios adicionales y operaciones más complejas sin tener que hacer grandes cambios.

• Evalúa las capacidades de integración. El sistema de ERP debe integrarse fácilmente con tus otros sistemas y software. De este modo, se mantiene la coherencia de los datos y se logra que las operaciones se realicen sin problemas.

• Comprueba las opciones de personalización. Un sistema de ERP personalizable puede adaptarse a tus procesos comerciales únicos, pero también puede conllevar una complejidad adicional y necesidades de mantenimiento. Encuentra un equilibrio que se adapte a tus necesidades.

• Comprende el coste total de la propiedad. Mira más allá del precio de compra inicial o de las tarifas de suscripción y ten en cuenta también los costes de implementación, formación, personalización y soporte continuo.

• Prioriza la facilidad de uso. Una interfaz intuitiva y fácil de usar promueve una mayor adopción por parte de tu equipo, lo que reduce el tiempo de formación y la resistencia al cambio.

• Investiga el soporte de los proveedores y la comunidad. Evalúa el soporte de los proveedores y la comunidad de usuarios del sistema de ERP. Estas características pueden proporcionar valiosos recursos y tranquilidad a lo largo del ciclo de vida del sistema de ERP.

• Solicita demostraciones y ensayos. Antes de decidirte, solicita demostraciones y, si es posible, un período de prueba para probar el sistema de ERP en tu entorno.

• Lee reseñas y estudios de casos. Aprender de las experiencias de empresas similares puede proporcionar información sobre la aplicación del sistema en el mundo real y los posibles escollos que se deben evitar.

• Ten en cuenta las tendencias tecnológicas futuras. Asegúrate de que el proveedor de ERP esté comprometido con la innovación y que actualice regularmente el sistema con nuevas funciones y tecnologías para que tu empresa se mantenga por delante de la competencia.

Buenas prácticas para integrar pagos con ERP

Proceso de pago

• Personaliza las pasarelas de pago. Adapta la integración para admitir las pasarelas de pago y métodos específicos que use tu empresa. Ten en cuenta las preferencias de los clientes y las tendencias del mercado internacional.

• Adopta un marco de pago internacional. Si tu empresa opera a nivel internacional, asegúrate de que la integración de pagos sea capaz de gestionar varias divisas, regímenes fiscales y requisitos de cumplimiento de la normativa, lo que proporciona un marco flexible para la expansión internacional.

• Integración directa con los bancos. Establece una integración directa con los bancos para el procesamiento de pagos en tiempo real y la elaboración de informes financieros con el fin de ayudar con la gestión de la liquidez y las previsiones financieras.

• Supervisa los pagos en tiempo real. Desarrolla paneles de supervisión en tiempo real dentro del sistema de ERP para realizar un seguimiento de los procesos de pago, identificar retrasos o problemas y proporcionar información procesable para una resolución rápida.

Seguridad

• Utiliza el cifrado de extremo a extremo. Implementa protocolos avanzados de cifrado para los datos en tránsito y en reposo, lo que protege los datos de pago segura en cada etapa del proceso.

• Utiliza la IA para la detección del fraude. Implementa herramientas basadas en IA dentro del sistema de ERP para detectar y prevenir patrones y anomalías en las transacciones que puedan indicar un fraude en los pagos.

• Automatiza el cumplimiento de la normativa. Utiliza funciones de ERP o herramientas de terceros para automatizar el cumplimiento de la normativa financiera. Esto podría implicar la generación de informes para auditorías, la automatización de los procesos de gestión de datos para cumplir con la normativa del sector y mucho más.

Tecnología

• Automatiza la conciliación de pagos. Desarrolla scripts de automatización personalizados o utiliza módulos de ERP avanzados para hacer coincidir automáticamente cada transacción de pago con las facturas correspondientes, lo que reducirá los esfuerzos de conciliación manual.

• Colabora con fintech de ERP. Trabaja en estrecha colaboración con soluciones de fintech que cuenten con funcionalidades de pago especializadas. Intégralas con tu ERP para obtener funciones avanzadas, como descuentos dinámicos o financiación de la cadena de suministro.

• Prepárate para la expansión modular. Diseña la integración para que sea modular y te permita añadir métodos de pago, pasarelas o funcionalidades a medida que evoluciona tu empresa o surgen nuevas tecnologías.

• Adopta nuevas tecnologías con regularidad. Mantente al día con las tecnologías de pago emergentes y las tendencias de fintech para que la integración de pagos de tu ERP se mantenga a la vanguardia de la innovación.

Experiencia del usuario

• Crea interfaces específicas para cada función. Personaliza las interfaces de pago del sistema de ERP para las diferentes funciones de usuario, de modo que cada usuario tenga acceso a las herramientas y a los datos necesarios sin verse abrumado por información irrelevante.

• Emplea la formación basada en simulación. No te limites a los métodos de formación tradicionales. Utiliza simulaciones y situaciones reales para ayudar a los usuarios a comprender el impacto de la integración de pagos en sus flujos de trabajo.

• Establece un ciclo de retroalimentación. Establece un ciclo de retroalimentación sistemático dentro del sistema de ERP para recoger las aportaciones y experiencias de los usuarios con la integración de pagos. Utiliza estas aportaciones para lograr una mejora continua.

Planificación

• Utiliza estrategias de pago basadas en datos. Utiliza las capacidades de análisis de datos del sistema de ERP para desarrollar enfoques de pago especializados, como la optimización de las condiciones de pago en función del rendimiento del proveedor o la solvencia del cliente.

• Utiliza el análisis predictivo. Utiliza el análisis predictivo integrado en el sistema de ERP para prever tendencias de pago, escenarios de flujo de caja y posibles cuellos de botella.