A automação de contas a pagar é uma tecnologia que simplifica e acelera o processo de contas a pagar. Ela diminui o trabalho manual de lidar com faturas de fornecedores e de administrar pagamentos, além de reduzir falhas como pagamentos duplicados e registros equivocados.

Esses procedimentos de pagamento mais rápidos e precisos melhoram a relação com os fornecedores e reduzem custos para a empresa. Os gastos com automação de AP representam apenas 33% do custo do processo manual, em grande parte devido à diminuição das despesas com mão de obra. A seguir, explicaremos como a automação de AP funciona, os principais fatores que impactam seu retorno sobre o investimento (ROI), como calcular esse retorno e como implementar a tecnologia com sucesso.

O que você vai encontrar neste artigo?

• Como funciona a automação de AP
  
• Principais fatores que influenciam o ROI da automação de AP
  
• Como calcular o ROI da automação de AP
  
• Como elevar a eficiência com a automação de AP
  
• Como implantar a automação de AP de forma bem-sucedida
  
• Como incentivar a adoção da automação de AP
  

Como funciona a automação de AP?

A automação de contas a pagar utiliza tecnologia para agilizar e automatizar etapas do processo. Veja uma visão geral de como isso ocorre:

Captura de faturas

A automação pode receber faturas eletrônicas e também documentos em papel.

• Faturas eletrônicas: Essas faturas chegam diretamente dos fornecedores em um formato digital estruturado (por exemplo, linguagem de marcação extensível [XML], intercâmbio eletrônico de dados [EDI]) e são inseridas automaticamente no sistema de contas a pagar (AP).

• Faturas em papel: São digitalizadas ou capturadas por tecnologia de OCR (reconhecimento óptico de caracteres), que extrai dados relevantes (como fornecedor, número da fatura, itens) e converte em formato digital.

Extração e validação de dados

O software de automação coleta informações principais das faturas, confere com pedidos de compra e comprovantes (quando aplicável) e sinaliza inconsistências para revisão. Algumas ferramentas possuem recursos antifraude; outras usam aprendizado de máquina para ganhar precisão e identificar padrões; em certos casos, pode ser necessária validação manual de campos específicos.

Conciliação e aprovação de faturas

• Conciliação: As faturas são automaticamente comparadas com pedidos de compra e comprovantes conforme regras e limites definidos. Algumas ferramentas detectam duplicidades para evitar pagamentos repetidos.

• Aprovação: Quando há correspondência, a fatura é encaminhada para aprovação conforme fluxos configurados. Os responsáveis recebem notificações, podendo revisar e aprovar digitalmente, inclusive com possibilidade de inserir comentários ou dúvidas. Certos sistemas também oferecem acesso via dispositivos móveis para aprovações.

Processamento de pagamentos

Depois da aprovação, o sistema de AP inicia o pagamento conforme os prazos e métodos preferidos (cheque, transferência ACH, cartão). Algumas soluções permitem agendar pagamentos para otimizar o fluxo de caixa e aproveitar descontos por antecipação.

Arquivamento e relatórios

• Arquivamento: Todas as faturas, documentos de suporte e trilhas de auditoria são armazenadas com segurança para fácil consulta e conformidade.

• Relatórios: O sistema gera análises sobre padrões de gastos, desempenho de fornecedores, tempo de aprovação e outros indicadores essenciais.

Principais fatores que influenciam o ROI da automação de AP

Determinar o ROI da automação de contas a pagar (AP automation) exige analisar tanto os ganhos financeiros diretos quanto os benefícios indiretos proporcionados pelo uso desse software. Esses elementos definem qual pode ser o retorno da automação de contas a pagar para o seu negócio:

• Custos iniciais e recorrentes: Os gastos iniciais para implantar a automação de AP envolvem adquirir o software ou arcar com assinaturas, realizar a integração com sistemas financeiros e possíveis ajustes personalizados. Já os custos contínuos incluem manutenção, atualizações e capacitação da equipe.

• Eficiência dos processos: A automação reduz o tempo necessário para processar faturas, eliminando a digitação manual e acelerando os fluxos de aprovação. A diminuição do tempo e da quantidade de pessoas envolvidas no processamento gera economia significativa de mão de obra, especialmente em empresas de grande porte com alto volume de faturas.

• Menos falhas: Sistemas automatizados reduzem erros humanos, como pagamentos duplicados e inserção incorreta de dados, que podem provocar prejuízos financeiros e demandar correções demoradas.

• Apoio à conformidade: A automação auxilia as empresas a cumprir exigências regulatórias e controles internos, mantendo registros precisos e rastreáveis e diminuindo riscos de penalidades.

• Relacionamento com fornecedores e descontos: Ao efetuar pagamentos mais rapidamente, a empresa pode aproveitar descontos por antecipação oferecidos por fornecedores, melhorando o fluxo de caixa e cortando custos. Processos de pagamento mais ágeis e confiáveis também fortalecem as relações com os parceiros comerciais, o que pode resultar em condições mais vantajosas.

• Escalabilidade: Soluções de automação de AP conseguem expandir o volume de faturas processadas sem demandar custos expressivos adicionais.

• Relatórios e análises: Ferramentas automatizadas oferecem maior clareza sobre padrões de gastos e compromissos financeiros, permitindo decisões mais acertadas. Recursos avançados de análise ajudam a identificar ineficiências e a aperfeiçoar o ciclo de compras e pagamentos, contribuindo para economias gerais.

Como calcular o ROI da automação de AP

O cálculo do ROI da automação de AP envolve comparar os custos de implementação e manutenção do sistema com as economias e benefícios financeiros que ele proporciona. Veja o passo a passo:

Identifique os custos da automação de AP

• Custos de software: Valores de compra ou assinatura da solução, além de taxas de licença ou manutenção contínua.

• Custos de implementação: Despesas com configuração do software, definição de fluxos de trabalho, treinamentos e integração com sistemas existentes.

• Custos operacionais: Gastos recorrentes para manter o sistema ativo, como hospedagem em nuvem, suporte e atualizações.

Identifique os benefícios e economias

• Redução de custos de mão de obra: Tempo economizado em tarefas manuais, como entrada de dados e aprovação de faturas. Multiplique esse tempo pela taxa horária média dos colaboradores que realizavam tais atividades.

• Descontos por pagamento antecipado: Economias obtidas ao aproveitar prazos de pagamento mais vantajosos graças ao processamento mais rápido de faturas.

• Menos multas por atraso: Redução dos gastos com juros ou multas, já que os pagamentos passam a ser feitos no prazo com o processamento de pagamentos automatizado.

• Menos erros: Custos evitados ao reduzir falhas comuns do processo manual, como pagamentos duplicados ou valores incorretos.

• Maior eficiência: Benefícios indiretos como ciclos de aprovação mais rápidos, maior visibilidade do processo e menor risco de fraude.

Calcule a economia líquida

Subtraia os custos totais da automação de AP do valor total de benefícios e economias para chegar à economia líquida.

Calcule o ROI

Divida a economia líquida pelo custo total da automação de AP e multiplique por 100 para obter a porcentagem de ROI.

Fórmula:

(Economia Líquida / Custo Total da Automação de AP) x 100 = ROI (%)

Exemplo: Uma empresa investe US$ 50.000 em automação de AP e, em um ano, obtém:

• Redução de custos de trabalho: US$ 30.000

• Descontos por pagamento antecipado: US$ 5.000

• Redução de multas por atraso: US$ 2.000

• Menos custos por erros: US$ 3.000

A economia líquida é de US$ 40.000. Se o custo foi de US$ 50.000:

ROI = (40.000 / 50.000) x 100 = 80%

Nesse caso, a empresa atinge 80% de ROI já no primeiro ano. Nos anos seguintes, a taxa tende a aumentar, já que o investimento inicial é diluído e as economias permanecem.

Como aumentar a eficiência com a automação de contas a pagar (AP)

Veja como aproveitar ao máximo a automação de AP:

• Receba suas faturas em formatos digitais, como PDFs ou e-faturas, para que o software consiga capturar e processar os dados rapidamente.

• Configure o sistema para extrair automaticamente as informações principais das faturas, eliminando a digitação manual.

• Estabeleça regras para que o software faça a correspondência automática entre faturas, pedidos de compra e comprovantes, acelerando a aprovação.

• Utilize o sistema para agendar lembretes de pagamentos futuros, garantindo quitação em dia e economizando dinheiro.

• Considere soluções em nuvem ou compatíveis com dispositivos móveis, para que sejam acessíveis de qualquer lugar.

• Prefira softwares que se integrem ao sistema contábil, evitando a necessidade de alternar entre diferentes plataformas.

• Gere relatórios sobre indicadores importantes, como tempo de processamento de faturas e precisão dos pagamentos, para identificar melhorias.

• Mantenha-se atualizado sobre novos recursos e boas práticas por meio de treinamentos e materiais de suporte.

Como implementar a automação de AP com sucesso

Com um planejamento adequado, sua empresa pode adotar a automação de AP de maneira eficaz e começar a usufruir dos benefícios. Veja como estruturar esse processo:

Avalie suas necessidades

• Analise seu processo de AP: Identifique gargalos, dificuldades e oportunidades de melhoria. Defina seus objetivos para a automação (como cortar custos, otimizar eficiência, melhorar precisão).

• Defina seus requisitos: Considere aspectos como volume de faturas, formatos utilizados, fluxos de aprovação, necessidades de integração e orçamento.

Elabore um business case

• Mensurar benefícios potenciais: Projete a economia, os ganhos de produtividade e outros resultados esperados a partir de seus dados.

• Calcule o ROI: Determine o retorno potencial para justificar os custos da solução e sua implantação.

• Apresente o business case aos decisores: Mostre de forma clara os benefícios e o ROI para obter o apoio das lideranças.

Escolha fornecedor e solução

• Avalie fornecedores: Leve em conta os recursos do software, valores, suporte ao cliente, processo de implementação e compatibilidade de integração.

• Solicite demonstrações e testes: Certifique-se de que a ferramenta se ajusta ao seu fluxo de trabalho e atende às suas necessidades.

• Selecione o fornecedor: Escolha aquele que melhor se adequa ao orçamento e aos requisitos definidos.

Planeje e prepare a implementação

• Monte a equipe do projeto: Inclua representantes de finanças, TI, compras e outros setores relevantes.

• Crie um plano de implantação: Estabeleça escopo, prazos, marcos e responsabilidades de cada etapa.

• Organize seus dados: Padronize e revise os cadastros de fornecedores e faturas para migrar de forma consistente para o novo sistema.

• Adapte o software: Configure fluxos, regras de aprovação, condições de pagamento e demais parâmetros conforme seus processos internos.

• Integre com outros sistemas: Se necessário, conecte o software de automação de AP ao sistema ERP ou outras plataformas financeiras, garantindo fluxo de dados sem retrabalho manual.

Capacite sua equipe

• Forneça treinamento detalhado: Assegure que todos os envolvidos compreendam o funcionamento do sistema e seus recursos.

• Mantenha suporte contínuo: Estabeleça canais de apoio para solucionar dúvidas ou problemas durante e após a implantação.

Coloque em operação e monitore

• Inicie com um piloto: Sempre que possível, teste o sistema com um grupo reduzido de faturas ou fornecedores antes de expandir para todo o processo de AP.

• Acompanhe o desempenho: Monitore indicadores como tempo de processamento, taxa de erros e ciclos de aprovação para verificar se as metas estão sendo cumpridas.

• Colete opiniões: Obtenha retorno dos usuários para identificar dificuldades ou melhorias possíveis.

• Ajuste quando necessário: Faça refinamentos nos fluxos, reconfigure parâmetros e corrija falhas para elevar a eficiência do sistema.

Como incentivar a adoção da automação de AP

Ao iniciar com a automação de AP, selecione um software intuitivo e de fácil utilização. Sempre que possível, realize um piloto com um grupo reduzido de usuários ou faturas antes de expandir para toda a empresa. Depois que o sistema estiver ativo, utilize estas estratégias para estimular a adoção:

Comunique os benefícios

• Mostre como a automação de AP facilitará o trabalho dos colaboradores, reduzindo tarefas manuais, evitando erros e promovendo a colaboração.

• Compartilhe experiências de outras empresas ou setores que adotaram a automação de AP e os resultados positivos obtidos.

• Explique como a automação de AP se conecta aos objetivos mais amplos da empresa, como reduzir despesas, aumentar a eficiência e diminuir riscos.

Trate preocupações e resistências

• Converse com os funcionários sobre receios ligados ao novo sistema. Questões comuns podem envolver segurança no emprego, curva de aprendizado e medo de mudanças.

• Aborde esses pontos de forma direta, oferecendo treinamento, recursos e suporte contínuo para que a equipe se sinta segura durante a adaptação.

• Incentive a comunicação aberta, permitindo que os colaboradores deem retorno e proponham melhorias.

Ofereça treinamento completo

• Garanta que os treinamentos sejam adequados e específicos para cada função e responsabilidade.

• Disponibilize treinamentos por diferentes canais: módulos online, suporte técnico, encontros presenciais, oficinas e manuais.

• Mantenha oportunidades de aprendizado contínuo, assegurando que os funcionários acompanhem novos recursos e práticas recomendadas.

Celebre conquistas

• Divulgue resultados positivos das primeiras fases de implementação para gerar engajamento.

• Reconheça e premie colaboradores que se destacarem no processo de adoção.

• Incentive sugestões e ideias para aprimorar continuamente o uso da automação de AP.

Dê o exemplo

• Envolva gestores e líderes no processo de adoção, demonstrando seu comprometimento com a nova solução. É essencial que utilizem o software de automação de AP para mostrar seu valor na prática.

• Tenha em mente que mudanças demandam tempo, e ofereça apoio constante aos funcionários ao longo da transição.