En 2022, plus de 615 000 associations étaient enregistrées en Allemagne, et ce chiffre continue de croître. Les associations sont populaires parce qu’elles rassemblent des personnes partageant des intérêts communs. De plus, elles bénéficient de divers avantages, tels que des réductions fiscales et des subventions gouvernementales. Cependant, il est important de noter que les associations doivent respecter plusieurs exigences légales dans leurs pratiques comptables.

Dans cet article, nous examinerons les exigences comptables pour les associations et présenterons les principes d’une comptabilité appropriée. Nous aborderons également qui gère la comptabilité dans une association, si les associations peuvent tenir elles-mêmes leurs livres, et les conséquences potentielles d’une comptabilité incorrecte. Enfin, nous fournirons des conseils pour simplifier les processus comptables de votre association.

Contenu de l’article

• Quelles sont les obligations comptables de base pour les associations?
  
• Quels sont les principes d'une bonne comptabilité?
  
• Quelles est la personne responsable des comptes d'une association?
  
• Les associations peuvent-elles gérer leurs propres livres ?
  
• Quelles sont les conséquences des erreurs présentes dans les comptes des associations?
  
• Comment faciliter la comptabilité des associations?
  

Quelles sont les obligations comptables de base pour les associations?

Juridiquement, une association enregistrée est définie comme : « Toute association, quelle que soit sa structure juridique, dont la majorité des membres, individus ou entités, se sont réunis volontairement dans un but commun sur une période prolongée et suivent un processus décisionnel organisé » (voir Section 2, paragraphe 1 de la loi sur les associations).

Qu’il s’agisse d’un club sportif, d’un club de tir ou d’une organisation à but non lucratif, les associations sont reconnues comme personnes morales et doivent respecter les exigences comptables associatives. Celles-ci reposent sur la législation fiscale et sur les statuts de l’association, car l’assemblée générale peut demander un audit des finances, et le bureau des impôts peut contrôler les revenus et les dépenses. Les revenus et dépenses sont répartis dans les quatre catégories suivantes :

• Activités non commerciales : Cette catégorie couvre les activités non commerciales directement liées à la mission de l’association. Cela inclut les cotisations des membres, ainsi que les revenus provenant de dons, legs et donations. Les dépenses dans cette catégorie peuvent comprendre les frais administratifs, le loyer des locaux de l’association ou les allocations pour les entraîneurs.
  
• Activités commerciales : Il s'agit de toutes les activités génératrices de revenus qui ne relèvent pas de l'objectif déclaré de l'association. Par exemple, les revenus de cette catégorie peuvent provenir de la vente de nourriture et de boissons lors d'événements.
  
• Activités spéciales : Une activité spéciale est une opération au sein de l'association qui supporte son objet juridique et qui est essentielle à son traitement. Les statuts la distinguent des activités commerciales. Par exemple, des bénéfices peuvent être générés par la vente de billets pour des événements organisés par l'association. Les dépenses comprennent des coûts tels que la location d'équipement ou l'embauche de personnel spécialisé pour l'événement.
  
• Gestion des actifs :La gestion des actifs implique des bénéfices provenant d'activités telles que la location ou le leasing de biens appartenant à l'association. La location d'espaces publicitaires, par exemple sur les véhicules appartenant à l'association, peut également générer des bénéfices. Les dépenses peuvent inclure l'entretien ou l'assurance des bâtiments, ainsi que les frais de compte bancaire.
  

Domaines d'activité d'une association

Les associations doivent commencer leur comptabilité dès leur enregistrement et dès qu’elles exercent des activités commerciales, qu’elles recherchent ou non un profit. Toutes les transactions commerciales doivent être documentées de manière exhaustive, y compris tous les revenus et dépenses, ainsi que les soldes de caisse et de comptes. Les comptes doivent également inclure un inventaire des actifs de l’association, tels que biens immobiliers, véhicules, équipements, machines ou installations de laboratoire appartenant à l’association.

Les déclarations fiscales de l’association doivent être préparées et déposées dans les délais légaux. Pour les petites associations avec un chiffre d’affaires et un bénéfice gérables, la comptabilité de trésorerie (appelée Einnahmenüberschussrechnung ou EÜR) est suffisante (voir l’article 4, paragraphe 3 de la loi sur l’impôt sur le revenu). Si le chiffre d’affaires annuel de l’association dépasse 600 000 € ou si le bénéfice annuel dépasse 60 000 €, elle doit utiliser la comptabilité en partie double.

Il est essentiel de conserver des reçus ou des documents pour toutes les transactions afin de pouvoir contrôler les bénéfices et les dépenses. En effet, les associations doivent respecter les mêmes principes comptables que les entreprises.

Quels sont les principes d'une bonne comptabilité?

La plus récente version des principes de comptabilité appropriée est en vigueur depuis 2020. Elle est désignée sous le nom GoBD, abréviation de l’allemand « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ». Ce règlement, émis par le ministère fédéral des Finances d’Allemagne, définit les principes fondamentaux de la comptabilité numérique des documents fiscaux, applicables autant aux entreprises qu’aux associations.

Les principes clés du GdB incluent notamment :

• Traçabilité et vérifiabilité : La comptabilité de l’association doit être complète, claire et facile à comprendre.
  
• __ Exhaustivité :__ Chaque opération commerciale doit être documentée conformément aux périodes de conservation légales. Les pièces justificatives relatives aux revenus et aux dépenses doivent inclure la date, le montant, la quantité, le numéro de reçu ainsi que l’émetteur et le destinataire.
  
• Exactitude : Toutes les opérations commerciales doivent être documentées fidèlement et refléter les transactions réelles. Les pièces justificatives correspondantes doivent être archivées à cette fin.
  
• Saisie et tenue des registres en temps opportun : La saisie rapide des opérations est essentielle pour une comptabilité correcte. Toutes les transactions commerciales doivent être enregistrées immédiatement après leur réalisation. La loi exige que les transactions non monétaires soient consignées dans un délai de 10 jours, tandis que les recettes et dépenses en espèces doivent être enregistrées quotidiennement.
  
• Ordre et clarté : Les registres doivent être tenus de manière à ce que des tiers puissent facilement comprendre la comptabilité de l’association, par exemple un auditeur ou un conseiller fiscal. Une comptabilité systématique distingue les transactions en espèces et hors espèces, et classe également les ventes en taxables, exonérées de taxe ou non soumises à la taxe. Tous les reçus doivent être lisibles par machine.
  
• Inaltérabilité : Les documents comptables doivent être sauvegardés de manière à ce qu'ils ne puissent pas être ni modifiés ni altérés. Si des modifications sont apportées par la suite, elles doivent être documentées de manière transparente. Tout document modifié doit être réenregistré. Un historique des versions est également requis par la loi.
  

La comptabilité des associations ne respecte la GoBD que si ces principes sont suivis. Vous trouverez plus d'informations dans notre article sur la DGOB.

Quelles est la personne responsable des comptes d'une association?

Le conseil d’administration est responsable de la tenue de la comptabilité de l’association et doit veiller au respect des principes comptables appropriés. Étant donné que le conseil gère les biens et les affaires de l’association, il a un devoir de diligence et de responsabilité, ce qui inclut la transmission d’informations à l’assemblée générale. En pratique, le conseil remplit cette obligation annuellement, en présentant les états financiers de l’association pour l’exercice précédent, conformément aux statuts de l’association.

Le conseil nomme souvent un trésorier pour superviser les finances. Un auditeur peut également être désigné. Cependant, même dans ces situations, le conseil reste entièrement responsable de la comptabilité exacte.

Les associations peuvent-elles gérer leurs propres livres ?

Les associations peuvent s'occuper elles-mêmes de leur comptabilité. Cette approche est particulièrement adaptée aux petites associations qui comptent peu de membres et dont le chiffre d'affaires est facilement gérable. Aucune connaissance spécialisée n'est requise dans ces situations. Toutefois, les personnes débitées doivent avoir des connaissances de base en comptabilité, tout comme celles nécessaires pour préparer une déclaration d'impôt sur le revenu.

Dans cette situation, il est judicieux d'utiliser un logiciel spécialisé en comptabilité d'association, et qui peut simplifier le processus. Il est important qu'il respecte les principes comptables appropriés. Le principal avantage de l'utilisation d'un logiciel est qu'il permet d'automatiser de nombreuses tâches routinières.

Ces tâches comprennent la création d'un compte de résultat, la gestion des bénéfices et des dépenses, l'enregistrement des transactions dans des catégories spécifiques et leur affectation à différents comptes, la génération de factures, de reçus de dons ou de rappels, ainsi que la planification du budget de l'association. En outre, le logiciel est automatiquement mis à jour afin de se conformer aux nouvelles exigences réglementaires. Les coûts varient généralement de quelques dizaines à quelques centaines de dollars par an, ceci en fonction du nombre de membres gérés ou de ceux ayant accès au programme.

Cependant, pour les associations ayant des revenus élevés, un grand nombre de membres, d'employés ou de biens immobiliers, gérer la comptabilité de manière indépendante peut rapidement devenir un défi important. Dans ce cas, il est judicieux de demander de l'aide auprès d'un tiers et d'externaliser la comptabilité. On peut envisager de faire appel à un fournisseur de services spécialisés ou à un comptable afin d’effectuer cette tâche.

Stripe Billing peut vous aider avec la facturation récurrente pour vos membres, et il automatise également les flux de travail et réduit les tâches manuelles. En outre, vous pouvez gérer vous-même vos comptes et accéder à des rapports financiers et à des revenus détaillés directement à partir du Dashboard, ce qui facilite grandement votre comptabilité. Vous pouvez également permettre à vos clients de gérer leurs abonnements de manière indépendante via le portail client.

Il est important d'évaluer les coûts comptables et le budget en fonction de chaque cas. Une solution hybride pourrait également être utilisée, et où seules des transactions spécifiques sont externalisées au lieu de l'ensemble du processus comptable. Outre l'acceptation des frais d'adhésion, les associations peuvent également utiliser Stripe pour gérer la vente de biens et de services à des non-membres, ou pour collecter des encaissements de dons.

Quelles sont les conséquences des erreurs présentes dans les comptes des associations?

Les associations doivent respecter les règles de la DGB, ainsi que les délais y relatifs, faute de quoi les choses peuvent devenir coûteuses.

Le non-respect des délais peut entraîner des frais de retard et des débits d'intérêts sur les montants en souffrance. Les associations doivent rassembler des informations complètes pour s'assurer que tous les documents sont soumis dans leur intégralité et à temps. Si une échéance ne peut être respectée, il est conseillé d’entrer en contact avec le bureau des services fiscaux pour discuter de la situation. Le bureau des services fiscaux se montre généralement coopératif lorsqu'il est informé en temps utile.

Si le bureau des impôts découvre des lacunes dans la comptabilité lors d’un audit, il peut émettre des avis supplémentaires d’imposition. Pour établir une base fiscale appropriée, les revenus ou dépenses manquants sont estimés en fonction de la probabilité la plus élevée. La situation devient encore plus problématique si l’association est suspectée de fraude fiscale. Dans ce cas, il existe un risque de fortes amendes, et les membres du conseil d’administration peuvent être tenus personnellement responsables avec leurs propres biens. Il existe également la possibilité d’une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 10 ans.

Comment faciliter la comptabilité des associations?

L’obtention du statut d’organisme à but non lucratif peut simplifier la comptabilité des associations. En effet, les associations à but non lucratif sont exonérées de la taxe professionnelle, de l’impôt sur les sociétés et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cependant, cela ne s’applique que si l’association respecte les mêmes critères que pour la règle de l’entrepreneur de petite taille : le chiffre d’affaires annuel de l’année précédente ne doit pas dépasser 22 000 €, et il doit être inférieur à 50 000 € pour l’exercice en cours.

En outre, les organismes à but non lucratif peuvent déduire les dons à des fins fiscales, car ils ont le droit d'émettre des reçus concernant des dons. Les organismes à but non lucratif bénéficient également de la possibilité de solliciter des fonds publics. Toutefois, les fonds doivent être utilisés dans un but précis et cela doit être pleinement prouvé. L'état d'association sans but lucratif offre plusieurs avantages et des facilitations, mais il exige également une tenue de registres plus détaillée.

Ces dernières années, la numérisation a simplifié la comptabilité pour toutes les associations. Des solutions spécialisées, comme Stripe Billing, facilitent les processus comptables, améliorant ainsi l’efficacité et la transparence. Les tâches manuelles, telles que l’affectation des comptes et la saisie des données, sont minimisées et automatisées. Les factures sortantes peuvent être générées automatiquement, et les factures entrantes peuvent être traitées et archivées plus rapidement. Les flux de paiement peuvent également être suivis en temps réel. Pour les associations comme pour les entreprises, il est donc judicieux d’utiliser des outils technologiques ou des prestataires tiers, afin de réduire les erreurs, les coûts et le travail supplémentaire.