Toutes les entreprises opérant en Allemagne sont soumises aux obligations associées aux GoBD. Pour éviter des pénalités importantes et des redressements fiscaux, il est essentiel que les entreprises connaissent en profondeur les dispositions légales relatives à la comptabilité. Notre article explique ce que sont les GoBD, à qui elles s’appliquent, et quels principes elles couvrent. Nous expliquons également ce que signifie être conforme aux GoBD et comment les entreprises peuvent documenter leurs processus et archiver leurs justificatifs comptables conformément aux GoBD.

Contenu de l’article

• À quoi fait référence le GoBD?
  
• À qui s’applique la réglementation du GoBD?
  
• Quels sont les documents couverts par le GoBD?
  
• Qu’est-ce que la conformité au GoBD?
  
• Quels sont les principes du GoBD?
  
• Comment fonctionne la documentation des processus conforme aux GoBD?
  
• Comment fonctionne l’archivage selon la GoBD?
  
• Quel logiciel est compatible au GoBD?
  
• Quelles sont les conséquences en cas de violation du GoBD?
  

À quoi fait référence GoBD?

L’abréviation GoBD signifie « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form » (ou principes pour la tenue et la conservation correctes des livres, registres et documents sous forme électronique). Les GoBD sont un règlement administratif émanant du Ministère fédéral des finances allemand. Ils définissent les principes de base que les entreprises doivent observer et respecter en matière de comptabilité numérique. Les principales zones couvertes concernent l’enregistrement, le traitement et l’archivage des justificatifs comptables ayant un impact fiscal.

Lors de leur première publication en 2014, les GoBD ont remplacé les règlements « Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen » (principes d’accès aux données et d’auditabilité des documents numériques — abrégé GDPdU) et « Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme » (principes des systèmes comptables informatisés — abrégé GoBS). Une version mise à jour des GoBD a été publiée à la fin de 2019 et est entrée en vigueur le 1er janvier 2020.

À qui s’applique la réglementation GoBD?

Le GoBD s’applique aux entreprises de toutes tailles, des petites entreprises aux grandes sociétés. Les travailleurs indépendants et les freelances sont également tenus de se conformer aux GoBD. Selon ces principes, tous les contribuables doivent respecter les dispositions en vigueur — même s’ils ne sont pas légalement tenus de tenir des registres. La responsabilité incombe toujours au contribuable, même s’il externalise une partie ou la totalité de ses activités de comptabilité et de tenue de registres à des tiers, comme des conseillers fiscaux.

Quels sont les documents couverts par le GoBD?

Les GoBD s’appliquent essentiellement à toutes les données ayant une pertinence fiscale. Selon l’article 147, paragraphe 1 du Code fiscal allemand (AO), cela inclut notamment les livres comptables, registres, rapports de gestion, rapports annuels, inventaires, correspondance commerciale et toute pièce justificative liée à la comptabilité. Cela concerne non seulement les pièces justificatives émises par l’entreprise, mais également celles reçues. Outre les factures entrantes, il peut s’agir de correspondance commerciale ou même de courriels contenant des références à des éléments fiscaux pertinents.

En principe, les entreprises doivent conserver les données concernées pendant 6 ou 10 ans, la durée dépendant du type de document (cf. article 147, paragraphe 3, du code fiscal allemand). Dans ces délais, l’auditeur doit être en mesure d’avoir un aperçu complet, dans un délai raisonnable, de la tenue de la comptabilité électronique de l’entreprise concernée. Dans tous les cas, les données en question dépendront du secteur d’activité et de l’entreprise elle-même. D’une manière générale, les éléments suivants sont pertinents à des fins fiscales :

• Comptes bancaires
  
• Comptabilité financière et paie
  
• Comptabilité analytique
  
• Preuves documentaires liées aux comptes
  
• Données des systèmes de caisse
  
• Comptabilité des actifs
  

Qu’est-ce que la conformité GoBD?

Les entreprises doivent veiller à être conformes aux GoBD, ce qui implique le respect de ces règles pendant toute la durée de conservation des documents. Cela s’applique à toutes les données et tous les documents fiscaux, qu’ils soient numériques ou en papier. Tous les processus commerciaux doivent être représentés et conservés conformément aux principes de complétude, justesse, fidélité, traçabilité, ordre et ponctualité.

Quels sont les principes du GoBD?

Les grands principes du GoBD sont les suivants :

• Traçabilité et vérifiabilité
  
• Complétude
  
• Exactitude
  
• Entrées et enregistrements en temps opportun
  
• Ordre
  
• L’inaltérabilité
  

Les principes de traçabilité et de vérifiabilité sont essentiels dans les GoBD. Ils obligent les entreprises à conserver une documentation complète des processus. Le contenu, la structure, la séquence et les résultats de tout traitement de données doivent être documentés de manière compréhensible et traçable. Aucune écriture comptable ne peut être effectuée sans preuve documentaire correspondante. La documentation des processus est également indispensable pour une gestion de caisse conforme aux GoBD. Le processus décrit dans la documentation doit correspondre exactement à la pratique effective. Toute modification de la documentation des processus doit être consignée pour garantir la traçabilité historique.

Le principe de complétude signifie que chaque transaction commerciale, sans exception, doit être documentée pendant toute la période de conservation requise. Tous les documents à conserver doivent être sauvegardés individuellement avec leurs éléments constitutifs. Pour les revenus comme pour les dépenses, la preuve documentaire doit contenir des informations telles qu’un numéro de document unique, une date, un montant, les quantités, ainsi que l’émetteur et le destinataire.

La justesse est atteinte si toutes les transactions commerciales sont documentées de manière exacte et archivées sous forme de preuves documentaires. Cela inclut également l’affectation correcte des transactions aux bons comptes : il est donc important de déterminer quelle transaction doit être enregistrée sur quel compte.

Pour se conformer aux GoBD, l’écriture comptable et le moment de son enregistrement sont cruciaux. Pour satisfaire à l’exigence de saisie en temps voulu, chaque transaction doit être enregistrée rapidement après sa survenue. Toutefois, une distinction est faite entre transactions avec et sans espèces : les entrées et sorties de caisse en espèces doivent être enregistrées quotidiennement, tandis que les transactions sans espèces doivent être saisies au plus tard dans les 10 jours.

Le principe de clarté et d’ordre oblige les entreprises à tenir des comptes ordonnés permettant aux comptables et auditeurs de s’y retrouver rapidement. Pour garantir la traçabilité vis-à-vis de tiers, certaines règles d’ordre doivent être respectées et les écritures saisies de manière systématique. Par exemple, les entrées en espèces et sans espèces doivent être documentées séparément. Il en va de même pour les revenus imposables, non imposables et exonérés de taxe. Tous les documents doivent être disponibles dans leur format original et être à la fois en lecture seule et lisibles par machine.

Le principe d’inaltérabilité signifie qu’il doit être possible d’identifier le contenu original de chaque document à tout moment pendant la période de conservation. Si un contenu est modifié ou supprimé, cela doit être entièrement documenté de manière transparente. Chaque élément doit être enregistré dans une chaîne complète, où chaque étape est traçable et signalée. Les documents modifiés doivent être conservés dans une nouvelle version, et il doit être impossible de modifier l’historique des versions après coup.

Comment fonctionne la documentation des processus conforme aux GoBD?

Les entreprises ont l’obligation d’enregistrer non seulement leurs justificatifs comptables, mais également les processus appliqués, comme par exemple, la numérisation des documents. En ce qui concerne la documentation des processus, l’ensemble du procédé doit être décrit à la fois du point de vue organisationnel et technique.

La documentation du processus comprend des informations sur :

• Sources d’information
  
• Indexation
  
• Traitement
  
• Stockage
  
• Récupérabilité
  
• Lisibilité par machine
  
• Sécurité des données contre la perte et la falsification
  
• Reproduction
  
• Processus d’enregistrement, de traitement et de conservation des preuves documentaires
  
• Informatique utilisée
  
• Mise en place de mesures de sécurité
  
• Enregistrement des autorisations d’accès
  
• Contrôles internes de en matière de conformité aux règles
  

Exemple : Numérisation de documents

Les entreprises doivent effectuer des sauvegardes numériques de tous les justificatifs comptables, y compris les documents papier, tels que les factures entrantes. Tout comme les factures envoyées par courriel, ces documents doivent être enregistrés et archivés. Les documents papier sont scannés dans le cadre de la documentation des processus.

Le GoBD stipule que la version numérisée doit correspondre à l’apparence du document original. Il est important, entre autres, de reproduire fidèlement les couleurs afin que tous les repères et annotations soient également visibles sur la version scannée. Le document original ne doit plus être modifié (par exemple, par des ajouts ou des commentaires). Si des modifications sont apportées à l’original, le document devra être numérisé à nouveau. Un lien clair avec la première version doit également être établi. Les entreprises ont l’obligation de documenter à la fois les versions numérisées et le guide du processus de numérisation. Ce guide doit définir les points suivants :

• Qui est autorisé à procéder à la numérisation des documents?
  
• Quel contenu est analysé?
  
• Quand le balayage a-t-il lieu?
  
• Le document original doit-il être conservé même s’il a été numérisé?
  
• Qu’est-ce qui est fait au titre du contrôle de la qualité pour s’assurer que la version numérisée est complète et lisible?
  
• Que doit contenir le journal des erreurs?
  

Comment fonctionne l’archivage selon la GoBD?

Les entreprises doivent utiliser un logiciel spécialisé pour l’archivage. Les documents stockés sur des clés USB, des disques durs ou dans le cloud ne répondent pas aux exigences strictes des GoBD, car — contrairement aux logiciels d’archivage — les modifications ne peuvent pas être enregistrées sur des supports locaux, ce qui empêche toute protection contre la falsification. Cela rend les documents faciles à manipuler. De plus, il est impossible pour les administrations fiscales de vérifier le respect des périodes de conservation si un logiciel d’archivage n’est pas utilisé.

Grâce au logiciel, tous les documents peuvent être stockés de manière traçable et protégés contre les modifications, en particulier contre tout accès non autorisé. Des exigences légales strictes s’appliquent au transfert des documents vers le logiciel d’archivage, notamment en matière de protection des données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi allemande sur la protection des secrets commerciaux (« Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen », abrégé GeschGehG). L’infrastructure informatique sous-jacente doit également garantir un fonctionnement sécurisé.

Les courriels fiscaux provenant de la correspondance d’entreprise peuvent également être sauvegardés à l’aide d’un logiciel d’archivage spécial. Ici aussi, une simple option de sauvegarde, par exemple dans une boîte aux lettres de courriel ou sur un disque dur, n’est pas suffisante.

Quel logiciel est compatible au GoBD?

Il existe plusieurs fournisseurs de logiciels conformes aux GoBD. Ces logiciels doivent satisfaire pleinement à tous les principes GoBD. Des prestataires indépendants testent les programmes et attribuent un label pour indiquer la conformité aux GoBD. Cette certification peut aider les entreprises à choisir le logiciel approprié. Toutefois, toute décision en faveur ou contre un programme spécifique doit également tenir compte des circonstances propres à l’entreprise.

Le logiciel doit offrir la flexibilité nécessaire pour adapter les processus internes de l’entreprise aux exigences actuelles.

Quelles sont les conséquences en cas de violation du GoBD?

Les entreprises reconnues coupables de manquements aux GoBD peuvent se voir infliger de lourdes sanctions par l’administration fiscale. En principe, les autorités financières peuvent effectuer des contrôles à tout moment. Ceux-ci portent sur les données de comptabilité financière ainsi que sur toute documentation des processus afin de détecter d’éventuelles irrégularités. Les manquements aux GoBD sont considérés comme des défaillances comptables, équivalant à une violation des obligations légales relatives à la tenue des livres et à la conservation des documents.

En cas de déficiences dans la comptabilité, l’administration fiscale compétente peut estimer l’assiette fiscale de l’entreprise conformément à l’article 162 du Code fiscal allemand. Dans la plupart des cas, cette estimation se révèle coûteuse pour l’entreprise, les autorités ayant tendance à surestimer plutôt qu’à sous-estimer la base imposable. D’autres conséquences fiscales possibles incluent des paiements rétroactifs ou l’imposition d’intérêts sur ces paiements. Cependant, le manquement en lui-même n’entraîne pas automatiquement une sanction. Autrement dit, l’administration fiscale ne pénalise pas chaque erreur isolée. Le risque de sanctions n’existe que si l’erreur entraîne d’autres déficiences comptables, une distorsion de la situation financière, ou la dissimulation de certains éléments.

Un manquement à l’obligation de tenue de comptabilité peut également avoir des conséquences en droit pénal, notamment des enquêtes sur les points suivants :

• Infractions d’insolvabilité
  
• Suppression de documents
  
• Infractions aux règles
  
• Autres questions relatives aux infractions fiscales et administratives