Todas as empresas que operam na Alemanha estão sujeitas às obrigações associadas ao GoBD. Para evitar penalidades pesadas e pagamentos atrasados, as empresas devem se familiarizar com as disposições legais relacionadas à contabilidade. Nesse artigo você vai descobrir o que é o GoBD, a quem ele se aplica e quais princípios ele abrange. Também vamos te explicar o que significa conformidade com o GoBD e como as empresas podem documentar seus processos e arquivar provas documentais de acordo com o GoBD.

O que será abordado neste artigo?

• A que se refere o GoBD?
  
• A quem se aplicam os regulamentos do GoBD?
  
• Quais documentos são cobertos pelo GoBD?
  
• O que é conformidade com o GoBD?
  
• Quais são os princípios do GoBD?
  
• Como funciona a documentação do processo em conformidade com o GoBD?
  
• Como funciona o arquivamento em conformidade com o GoBD?
  
• Qual software é compatível com o GoBD?
  
• Quais são as consequências de violar o GoBD?
  

A que se refere o GoBD?

A abreviação GoBD significa "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (ou princípios para a manutenção e retenção adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico). O GoBD é um regulamento administrativo do Ministério Federal das Finanças da Alemanha. Ele estabelece os princípios básicos que as empresas precisam observar e cumprir em termos de contabilidade digital. As principais áreas cobertas são o registro, o processo e o arquivamento de comprovantes documentais relevantes para os tributos.

Quando foi publicado pela primeira vez em 2014, o GoBD substituiu os "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (ou princípios de acesso a dados e auditabilidade de documentos digitais - abreviado como GDPdU) e os "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (ou princípios de sistemas de escrituração computadorizados pedidos - abreviado como GoBS). Uma versão atualizada do GoBD foi publicada no final de 2019 e está em vigor desde 1º de janeiro de 2020.

A quem se aplicam os regulamentos do GoBD?

O GoBD se aplica a empresas de todos os tamanhos, desde pequenas empresas até grandes corporações. Pessoas físicas autônomas e freelancers também são obrigados a cumprir ao GoBD. De acordo com o GoBD, todos os contribuintes devem cumprir as disposições em questão, independentemente de terem ou não de manter registros. A responsabilidade permanece com o contribuinte, mesmo que ele terceirize algumas ou todas as suas atividades de contabilidade e manutenção de registros a terceiros, como consultores tributários.

Quais documentos são assegurados pelo GoBD?

O GoBD se aplica essencialmente a todos os dados relevantes para a tributação. De acordo com a Seção 147, parágrafo 1, do Código Tributário Alemão (AO), isso abrange suportes como livros, registros, relatórios gerenciados, relatórios anuais, inventários, correspondência relacionada a empresas e comércio e qualquer tipo de comprovante relacionado a contas. Isso significa não apenas a evidência documental relacionada às contas empresariais de saída, mas também a evidência documental de entrada. Além das faturas recebidas, é possível incluir a correspondência da empresa ou também e-mails que contenham referências a assuntos tributários relevantes.

Como princípio básico, as empresas precisam reter os dados em questão por 6 ou 10 anos, o período dependerá do tipo de documento (consulte o parágrafo 3 da Seção 147 do Código Tributário Alemão). Dentro desses períodos, os auditores devem ser capazes de obter uma visão geral completa, dentro de um prazo razoável, da contabilidade eletrônica da empresa em questão. Em determinados casos, os dados em questão dependerão do setor e da própria empresa. De modo geral, os seguintes dados são relevantes para fins tributários:

• Contas bancárias
  
• Contabilidade financeira e folha de pagamento
  
• Contabilização de custos
  
• Comprovantes relacionados a contas
  
• Dados de sistemas da caixa registradora
  
• Contabilização de ativos
  

O que é conformidade com o GoBD?

As empresas devem garantir que estejam em conformidade com o GoBD. Isso significa que as regras do GoBD devem ser cumpridas durante toda a duração de qualquer período de retenção. Isso se aplica a todos os dados e documentos relevantes para fins tributários, independentemente de estarem em formato digital ou em papel. Todos os processos da empresa devem ser representados e retidos de maneira compatível com a integridade, precisão, fidelidade, rastreabilidade, ordem e a pontualidade.

Quais são os princípios do GoBD?

Os principais princípios do GoBD são:

• Rastreabilidade e verificabilidade
  
• Completude
  
• Precisão
  
• Entradas e registros pontuais
  
• Organização
  
• Inalterabilidade
  

O princípio de rastreabilidade e verificabilidade é fundamental no GoBD. Ele obriga as empresas a manter uma documentação abrangente do processo. O conteúdo, a estrutura, a sequência e os resultados de qualquer processo de dados devem ser documentados de forma que possam ser compreendidos e rastreados. Nenhum registro contábil pode ser feito sem a respectiva comprovação documental. A documentação do processo também é imperativa para o gerenciamento de caixa em conformidade com o GoBD. O processo descrito na documentação deve ser totalmente consistente com o processo adotado na prática. Quaisquer alterações em termos de documentação do processo devem ser registradas para garantir a rastreabilidade do ponto de vista histórico.

Completude significa que todas as transações da empresa, sem exceção, devem ser documentadas dentro do escopo dos períodos de retenção. Todos os documentos que precisam ser retidos devem ser armazenados individualmente, juntamente com todas as partes que os compõem. Em relação à renda e à despesa, os comprovantes devem apresentar recursos como um número de documento exclusivo, data, valor, quantidades, emissor e o destinatário.

A precisão é obtida se todas as transações da empresa forem documentadas de forma honesta e arquivadas na forma de comprovantes. Isso também inclui a atribuição de transações empresariais às contas corretas, portanto, é importante decidir qual transação empresarial deve ser registrada em qual conta.

Para fins de conformidade com o GoBD, tanto a entrada quanto o momento em que o registro é realizado são importantes. Para atender aos requisitos de um "registro pontual", cada transação da empresa deve ser registrada imediatamente após sua ocorrência. No entanto, é feita uma distinção entre transações com e sem dinheiro: as entradas e saídas de dinheiro da caixa registradora envolvendo transações em espécie devem ser registradas diariamente, e as demais transações devem ser registradas após 10 dias, no máximo.

O princípio da organização obriga as empresas a manterem contas empresariais ordenadas, permitindo que os consultores tributários e auditores se orientem rapidamente. Para garantir a rastreabilidade para terceiros em todos os momentos, certos aspectos do pedido devem ser observados e as entradas devem ser registradas de forma sistemática. Por exemplo, as entradas com dinheiro e sem dinheiro em espécie devem ser documentadas separadamente. O mesmo se aplica a qualquer receita tributável, isenta de impostos e não tributável. Todas as evidências documentais devem estar disponíveis em seu formato original e serem legíveis tanto para leitura quanto para máquina.

Inalterabilidade significa que deve ser possível identificar o conteúdo original de cada documento a qualquer momento durante o período de retenção. Se algum conteúdo for alterado ou excluído dos documentos, isso deve ser totalmente documentado de forma transparente. Os itens precisam ser registrados em uma cadeia de ponta a ponta, em que cada etapa seja rastreável e sinalizada. Os documentos que foram alterados devem ser armazenados em uma nova versão. Também deve ser impossível alterar o histórico da versão após o evento.

Como funciona a documentação do processo em conformidade com o GoBD?

As empresas são obrigadas a registrar não apenas suas evidências documentais, mas também os processos adotados, por exemplo, a digitalização de documentos. Em termos de documentação do processo, todo o processo é descrito tanto do ponto de vista organizacional quanto técnico.

A documentação do processo abrange informações sobre:

• Fontes de informação
  
• Indexação
  
• Processamento
  
• Armazenamento
  
• Recuperabilidade
  
• Legibilidade por máquina
  
• Segurança de dados contra perda e falsificação
  
• Reprodução
  
• Processo de registro, processamento e retenção de evidências documentais
  
• TI utilizada
  
• Estabelecimento de medidas de segurança
  
• Registros de autorizações de acesso
  
• Verificações internas de conformidade com as regras
  

Exemplo: Digitalização de documentos

As empresas devem fazer backups digitais de todos os comprovantes documentais, o que também se aplica a documentos em papel, como faturas recebidas. Assim como as faturas enviadas por e-mail, elas precisam ser registradas e declaradas. As provas documentais em papel são digitalizadas para esse fim como parte da documentação do processo.

O GoBD estipula que a versão digitalizada deve ter a mesma aparência do documento original. É importante, entre outras coisas, garantir que as cores sejam totalmente replicadas para que todos os indicadores e marcações também sejam visíveis na versão digitalizada. O documento original em sua forma original não deve mais ser alterado (por exemplo, por meio de adições ou comentários). Se forem feitas alterações no original, o documento precisará ser digitalizado novamente. Também deve ser feita a vinculação para a primeira versão. As empresas são obrigadas a documentar as versões digitalizadas e o guia para o processo de digitalização. Esse guia deve definir os seguintes pontos:

• Quem está autorizado a digitalizar documentos?
  
• Que conteúdo é digitalizado?
  
• Quando é necessário escanear?
  
• O documento original precisa ser mantido, mesmo que tenha sido digitalizado?
  
• O que é feito por meio do controle de qualidade para garantir que a versão digitalizada esteja completa e legível?
  
• O que o log de erros precisa conter?
  

Como funciona o arquivamento em conformidade com o GoBD?

As empresas devem usar um software especial para fins de arquivamento. Os documentos armazenados em unidades USB, discos rígidos ou na nuvem não atendem aos altos requisitos do GoBD, pois, ao contrário do que acontece com software de arquivamento, as alterações não podem ser registradas, por exemplo, em suportes de dados locais, portanto, não há proteção contra falsificação, o que significa que os documentos são fáceis de manipular. Além disso, é impossível que os órgãos tributários verifiquem a conformidade com os períodos de retenção, a menos que o software de arquivamento seja usado.

Com a ajuda do software, todos os documentos podem ser armazenados de forma rastreável e protegidos contra alterações, especialmente contra aquelas por acesso não autorizado. Requisitos jurídicos rigorosos se aplicam à transferência de documentos para o software de arquivamento, que inclui a proteção de dados de acordo com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) e a "Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen" (Lei de Proteção de Segredos Comerciais da Alemanha - abreviada como GeschGehG). A TI subjacente também deve garantir uma operação segura.

Os e-mails relevantes para fins tributários da correspondência da empresa também podem ser armazenados usando um software de arquivamento especial. Nesse caso, uma simples opção de backup, como em uma caixa de e-mail ou em um disco rígido, não é suficiente.

Qual software é compatível com o GoBD?

Há vários fornecedores de software compatível com o GoBD. Eles devem atender plenamente a todos os princípios do GoBD. Os provedores de serviços neutros testam os programas e concedem um rótulo para indicar a conformidade com a GoBD. Essa certificação pode ajudar as empresas a encontrar o software certo, mas qualquer decisão a favor ou contra um programa específico também deve levar em conta as circunstâncias da própria empresa.

O software deve oferecer a flexibilidade de adaptar os processos internos da empresa aos requisitos atuais.

Quais são as consequências de violar o GoBD?

As empresas que comprovadamente violarem o GoBD poderão enfrentar pesadas penalidades do órgão tributário. As autoridades financeiras podem realizar auditorias a qualquer momento, envolvendo a verificação de irregularidades nos dados da conta financeira e em qualquer documentação do processo. As violações do GoBD são consideradas deficiências em termos contábeis. Isso equivale a uma transgressão das obrigações estatutárias relacionadas à contabilidade e à retenção.

No caso de quaisquer deficiências em termos de contabilidade, o órgão tributário relevante pode estimar a base tributária de uma empresa de acordo com a Seção 162 do Código Tributário Alemão. Na maioria dos casos, isso será dispendioso para as empresas, pois as autoridades tendem a superestimar em vez de subestimar o valor. Outras possíveis consequências tributárias incluem pagamentos atrasados ou a imposição de juros sobre pagamentos atrasados. Entretanto, a violação em si não implica automaticamente em uma penalidade. Em outras palavras, o órgão tributário não pune cada erro. Só há risco de penalidades se o erro levar a outras deficiências em termos de contabilidade, se a posição financeira for distorcida ou itens individuais forem ocultados.

A violação da obrigação de registro contábil também pode ter consequências no direito penal. Isso inclui investigações sobre os seguintes assuntos:

• Ofensas de insolvência
  
• Supressão de documentos
  
• Violações de regras
  
• Outros assuntos envolvendo infrações tributárias e administrativas