Tutte le attività che operano in Germania sono soggette agli obblighi previsti dal GoBD. Per evitare di incorrere in pesanti sanzioni e pagamenti di arretrati, le attività devono conoscere bene le disposizioni di legge in materia di contabilità. In questo articolo spieghiamo cos'è il GoBD, a chi si applica e quali sono i suoi principi. Chiariamo anche che cos'è la conformità al GoBD e come le attività possono documentare le proprie procedure e archiviare le prove documentali ai sensi del GoBD.

Contenuto dell'articolo

• Cosa significa GoBD?
  
• A chi si applicano le norme GoBD?
  
• Quali documenti sono coperti dal GoBD?
  
• Che cos'è la conformità al GoBD?
  
• Quali sono i principi del GoBD?
  
• Come funziona la documentazione dei processi conformi al GoBD?
  
• Come funziona l'archiviazione conforme al GoBD?
  
• Quale software è conforme al GoBD?
  
• Quali sono le conseguenze delle violazioni del GoBD?
  

Cosa significa GoBD?

GoBD è l'abbreviazione di "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form", che significa "principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico". Il GoBD è una normativa amministrativa del Ministero delle Finanze tedesco. Stabilisce i principi di base che le attività devono osservare e rispettare in termini di contabilità digitale. Le principali aree coperte sono la registrazione, l'elaborazione e l'archiviazione di prove documentali rilevanti ai fini fiscali.

Il GoBD è stato pubblicato per la prima volta nel 2014 in sostituzione dei "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen", ovvero i principi di accesso ai dati e di verificabilità dei documenti digitali, abbreviati in GDPdU, e dei "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme", ovvero i principi dei sistemi contabili informatizzati ordinati, abbreviati in GoBS. Alla fine del 2019 è stata pubblicata una versione aggiornata del GoBD, in vigore dal 1° gennaio 2020.

A chi si applicano le norme GoBD?

Il GoBD si applica alle attività di tutte le dimensioni, dalle piccole imprese alle grandi aziende. Anche i lavoratori autonomi e i liberi professionisti sono tenuti a rispettare il GoBD. Secondo il GoBD, tutti i contribuenti hanno l'obbligo di rispettare le disposizioni in questione, indipendentemente dal fatto che debbano o meno tenere dei registri. La responsabilità rimane in capo al contribuente, anche nel caso in cui affidi a terzi, come ad esempio a consulenti fiscali, alcune o tutte le mansioni di tenuta della contabilità e dei registri.

Quali documenti sono coperti dal GoBD?

Il GoBD si applica essenzialmente a tutti i dati rilevanti ai fini fiscali. Secondo l'articolo 147, paragrafo 1, del Codice tributario tedesco (AO), si tratta di libri, registri, relazioni gestionali, relazioni annuali, inventari, corrispondenza aziendale e commerciale e qualsiasi tipo di prova documentale relativa alla contabilità. Con questo non si intende solo la documentazione contabile in uscita dell'attività, ma anche quella in entrata. Oltre alle fatture in entrata, possono essere incluse la corrispondenza commerciale e anche le email che contengono riferimenti a questioni di rilevanza fiscale.

Come principio di base, le attività devono conservare i dati in questione per 6 o 10 anni; il periodo dipende dal tipo di documento, ai sensi dell'Articolo 147, paragrafo 3, del Codice tributario tedesco. Entro questo periodo, i revisori devono essere in grado di avere un quadro completo, in tempi ragionevoli, della contabilità elettronica dell'attività interessata. In ogni caso, i dati in questione dipendono dal settore e dall'attività stessa. In generale, i dati rilevanti ai fini fiscali sono i seguenti:

• Conti bancari
  
• Contabilità finanziaria e buste paga
  
• Contabilità dei costi
  
• Documenti giustificativi relativi alla contabilità
  
• Dati di sistemi di cassa
  
• Contabilità dei cespiti
  

Che cos'è la conformità al GoBD?

Le attività devono garantire la conformità al GoBD. Ciò significa che le norme GoBD devono essere rispettate per tutta la durata dei periodi di conservazione. Questo vale per tutti i dati e i documenti rilevanti ai fini fiscali, indipendentemente dal fatto che siano in formato digitale o cartaceo. Tutti i processi eseguiti da un'attività devono essere rappresentati e conservati in modo compatibile con i requisiti di completezza, accuratezza, fedeltà, tracciabilità, ordine e tempestività.

Quali sono i principi del GoBD?

I principi fondamentali del GoBD sono:

• Tracciabilità e verificabilità
  
• Completezza
  
• Accuratezza
  
• Registrazioni tempestive
  
• Ordine
  
• Inalterabilità
  

I principi di tracciabilità e verificabilità sono fondamentali nel GoBD. Il GoBD obbliga le attività a tenere una documentazione completa dei processi. Il contenuto, la struttura, la sequenza e i risultati di qualsiasi elaborazione dei dati devono essere documentati in modo comprensibile e tracciabile. Nessuna registrazione contabile può essere effettuata senza una corrispondente prova documentale. La documentazione dei processi è indispensabile anche per la gestione del contante in conformità al GoBD. Il processo descritto nella documentazione deve essere perfettamente coerente con il processo adottato nella pratica. Qualsiasi modifica in termini di documentazione del processo deve essere registrata per garantire la tracciabilità dal punto di vista storico.

In base al principio di completezza, ogni transazione commerciale, senza eccezioni, deve essere documentata entro i termini di conservazione. Tutti i documenti che devono essere conservati devono essere sottoposti singolarmente a backup, insieme a tutte le parti che li compongono. Sia per le entrate che per le uscite, le prove documentali devono contenere elementi quali un numero di documento univoco, la data, l'importo, le quantità, l'emittente e il destinatario.

Il principio di accuratezza è rispettato se tutte le transazioni commerciali sono documentate in modo veritiero e archiviate sotto forma di prove documentali. Ciò include anche l'assegnazione delle transazioni commerciali ai conti corretti, pertanto è importante decidere quale transazione commerciale deve essere registrata su quale conto.

Ai fini della conformità al GoBD, sono importanti sia la registrazione che il momento in cui viene effettuata. Per soddisfare i requisiti di una "registrazione tempestiva", ogni transazione commerciale deve essere registrata subito dopo il suo verificarsi. Tuttavia, viene fatta una distinzione fra transazioni con e senza contanti: le entrate e le uscite di denaro dalla cassa che implicano l'uso di contanti devono essere registrate giornalmente, mentre le transazioni senza contanti devono essere registrate al più tardi dopo 10 giorni.

Il principio dell'ordine obbliga le attività a tenere una contabilità ordinata che consenta a consulenti fiscali e revisori di orientarsi rapidamente. Per garantire la tracciabilità a terzi in ogni momento, è necessario rispettare alcuni aspetti di ordine e registrare le scritture in modo sistematico. Ad esempio, le registrazioni in contanti e senza contanti devono essere documentate separatamente. Lo stesso vale per i ricavi imponibili, esenti da imposte e non imponibili. Tutte le prove documentali devono essere disponibili nel loro formato originale e devono essere sia di sola lettura che leggibili elettronicamente.

In base al principio dell'inalterabilità, deve essere possibile identificare il contenuto originale di ogni documento in qualsiasi momento durante il periodo di conservazione. La modifica o l'eliminazione di qualsiasi contenuto dei documenti deve essere documentata in modo trasparente. Le voci devono essere registrate in una catena end-to-end, in cui ogni passaggio è tracciabile e segnalato. I documenti modificati devono essere salvati in una nuova versione. Inoltre, deve essere impossibile alterare la cronologia delle versioni dopo l'evento.

Come funziona la documentazione dei processi conformi al GoBD?

Le attività sono tenute a registrare non solo le prove documentali, ma anche i processi adottati, come ad esempio la scansione dei documenti. In termini di documentazione dei processi, l'intero processo viene descritto sia dal punto di vista organizzativo che tecnico.

La documentazione dei processi comprende informazioni su:

• Fonti di informazione
  
• Indicizzazione
  
• Elaborazione
  
• Conservazione
  
• Recuperabilità
  
• Leggibilità da computer
  
• Sicurezza dei dati contro la perdita e la falsificazione
  
• Riproduzione
  
• Processo di registrazione, elaborazione e conservazione delle prove documentali
  
• Tecnologie informatiche utilizzate
  
• Definizione delle misure di sicurezza
  
• Registrazione delle autorizzazioni di accesso
  
• Controlli interni di conformità alle norme
  

Esempio: scansione di documenti

Le attività devono creare copie di backup digitali di tutte le prove documentali, compresi i documenti cartacei come le fatture in entrata. Proprio come le fatture inviate via email, queste devono essere registrate e archiviate. Le prove documentali cartacee vengono scansionate a questo scopo come parte della documentazione dei processi.

Il GoBD stabilisce che la versione scansionata deve corrispondere all'aspetto del documento originale. È importante, tra le altre cose, garantire che i colori siano riprodotti integralmente, in modo che eventuali puntatori e contrassegni siano visibili anche sulla versione scansionata. Il documento originale nella sua forma originale non deve più essere modificato, ad esempio con aggiunte o commenti. Se vengono apportate modifiche all'originale, il documento dovrà essere nuovamente scansionato. È inoltre necessario creare un chiaro collegamento alla prima versione. Le attività hanno l'obbligo di documentare sia le versioni scansionate che la guida per il processo di scansione. Questa guida deve definire i seguenti punti:

• Chi è autorizzato a scansionare i documenti?
  
• Quali contenuti vengono scansionati?
  
• Quando avviene la scansione?
  
• Il documento originale deve essere conservato anche se è stato scansionato?
  
• Che tipo di controllo di qualità viene eseguito per garantire che la versione scansionata sia completa e leggibile?
  
• Cosa deve contenere il log degli errori?
  

Come funziona l'archiviazione conforme al GoBD?

Le attività devono utilizzare un software speciale per l'archiviazione. I documenti archiviati su chiavette USB, dischi rigidi o nel cloud non soddisfano i requisiti severi del GoBD. Infatti, a differenza di quanto avviene con il software di archiviazione, le modifiche non possono essere registrate in strumenti quali supporti di dati locali, quindi non vi è alcuna protezione contro la falsificazione. Ciò significa che i documenti possono essere facilmente manomessi. Inoltre, è impossibile per gli uffici tributari verificare la conformità con i periodi di conservazione, a meno che non si utilizzi un software di archiviazione.

Il software consente di archiviare tutti i documenti in modo tracciabile e di proteggerli da eventuali modifiche, soprattutto in seguito ad accessi non autorizzati. Il trasferimento dei documenti al software di archiviazione è soggetto a severi requisiti legali, tra cui la protezione dei dati ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) e la "Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen", la legge tedesca sulla protezione dei segreti commerciali, abbreviata in GeschGehG. Anche l'IT sottostante deve garantire un funzionamento sicuro.

Anche le email rilevanti dal punto di vista fiscale della corrispondenza commerciale possono essere archiviate mediante uno speciale software di archiviazione. Anche in questo caso, una semplice opzione di backup, ad esempio in una casella di posta elettronica o su un disco rigido, non è sufficiente.

Quale software è conforme al GoBD?

Esistono diversi fornitori di software conforme al GoBD. Questi prodotti software devono soddisfare completamente tutti i principi del GoBD. Fornitori di servizi neutrali testano i programmi e assegnano un'etichetta che indica la conformità al GoBD. Questa certificazione può aiutare le attività a trovare il software giusto. Tuttavia, qualsiasi decisione a favore o contro un programma specifico deve tenere conto anche delle circostanze specifiche dell'attività.

Il software deve offrire la flessibilità necessaria per adattare i processi di business interni alle esigenze attuali.

Quali sono le conseguenze delle violazioni del GoBD?

Le attività che risultano aver violato il GoBD possono incorrere in pesanti sanzioni da parte dell'ufficio tributario. In linea di principio, le autorità finanziarie possono effettuare controlli in qualsiasi momento. Questi prevedono la verifica di eventuali irregolarità sia nei dati contabili che nella documentazione dei processi. Le violazioni del GoBD sono considerate come manchevolezze in termini contabili. Ciò equivale a una violazione degli obblighi di legge in materia di tenuta e conservazione dei libri contabili.

In caso di irregolarità nella contabilità, l'ufficio tributario competente può stimare la base imponibile di un'attività ai sensi dell'Articolo 162 del Codice tributario tedesco. Nella maggior parte dei casi ciò si rivelerà costoso per le attività, poiché le autorità tendono a sovrastimare piuttosto che a sottostimare la cifra. Altre possibili conseguenze fiscali sono i pagamenti arretrati o l'imposizione di interessi sui pagamenti arretrati. Tuttavia, la violazione in sé non comporta automaticamente una sanzione. In altre parole, l'ufficio tributario non punisce ogni singolo errore. Il rischio di sanzioni sussiste solo se l'errore comporta ulteriori manchevolezze in termini di contabilità, se la posizione finanziaria viene distorta o se vengono occultate singole voci.

La violazione dell'obbligo di tenuta delle scritture contabili può avere conseguenze anche in ambito penale. Potrebbero ad esempio essere effettuate indagini nei seguenti ambiti:

• Reati di insolvenza
  
• Soppressione di documenti
  
• Violazione di norme
  
• Altre questioni relative a reati fiscali e amministrativi