Alla företag som är verksamma i Tyskland omfattas av de skyldigheter som är förknippade med GoBD. För att undvika höga böter och efterskottsbetalningar bör företag bli väl förtrogna med de lagstadgade bestämmelserna om bokföring. Vår artikel förklarar vad GoBD är, vem det gäller för och vilka principer det täcker. Vi förklarar också vad GoBD-efterlevnad innebär och hur företag kan dokumentera sina processer och arkivera bevis i enlighet med GoBD.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad hänvisar GoBD till?
  
• För vem gäller GoBD-reglerna?
  
• Vilka dokument omfattas av GoBD?
  
• Vad är GoBD-efterlevnad?
  
• Vilka är principerna för GoBD?
  
• Hur fungerar GoBD-kompatibel behandla dokumentation?
  
• Hur fungerar arkivering som är kompatibel med GoBD?
  
• Vilken programvara är GoBD-kompatibel?
  
• Vilka är konsekvenserna av GoBD-brott?
  

Vad syftar GoBD på?

Förkortningen GoBD står för "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (eller principer för korrekt förvaring och bevarande av böcker, register och dokument i elektronisk form). GoBD är en administrativ förordning från det tyska federala finansministeriet. Den anger de grundläggande principer som företag måste följa och efterleva med gällandedigital bokföring. De huvudområden som omfattas är registrering, bearbetning och arkivering av skatterelevanta bevis.

När den först publicerades 2014 ersatte GoBD "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (eller principerna för dataåtkomst och granskningsbarhet av digitala dokument – förkortat GDPdU) och "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (eller principer för ordnade datoriserade bokföringssystem – förkortat till GoBS). En uppdaterad version av GoBD publicerades i slutet av 2019 och har gällt sedan den 1 januari 2020.

För vem gäller GoBD-reglerna?

GoBD gäller för företag av alla storlekar – från små företag till stora företag. Egenföretagare och frilansare är också skyldiga att efterleva GoBD. Enligt GoBD måste alla skattebetalare efterleva med bestämmelserna i fråga, oavsett om de måste föra register eller inte. Ansvaret ligger kvar hos skattebetalaren, även om han eller hon lägger ut en del av eller hela sin bokföring på tredje part, t.ex. skatter.

Vilka dokument omfattas av GoBD?

GoBD är i princip tillämplig på alla uppgifter som är relevanta för beskattning. Enligt 147.1 § i den tyska skattelagen (AO) omfattar detta saker som böcker, register, förvaltningsberättelser, årsredovisningar, inventarier, företag och handelsrelaterad korrespondens och alla typer av bokföringsrelaterade bevis. Detta innebär inte bara ett företags egna utgående bevis, utan även inkommande bevis. Förutom inkommande fakturor kan detta inkludera företagens korrespondens eller även e-postmeddelanden som innehåller referenser till skatterelevanta frågor.

Som en grundläggande princip måste företag behålla de berörda uppgifterna i sex eller tio år – perioden beror på dokumenttypen (se 147 kap. 3 § i den tyska skattelagen). Inom dessa perioder måste revisorerna inom rimlig tid kunna få en fullständig översikt över den elektroniska bokföringen i det berörda företaget. I varje givet fall kommer uppgifterna i fråga att bero på branschen och företaget självt. Generellt sett är följande relevanta för skatteändamål:

• Bankkonton
  
• Ekonomisk redovisning och löner
  
• Kostnadsredovisning
  
• Skriftliga bevis om räkenskaper
  
• Data från kassasystem
  
• Redovisning av tillgångar
  

Vad är GoBD-efterlevnad?

Företag måste se till att de är GoBD-kompatibla. Detta innebär att GoBD:s regler måste följas under hela varaktigheten av eventuella lagringsperioder. Detta gäller alla skatterelevanta data och dokument – oavsett om de är i digital form eller pappersform. Alla företagens processer måste representeras och bevaras på ett sätt som är förenligt med fullständighet, korrekthet, trohet, spårbarhet, ordning och tidsenlighet.

Vilka är principerna för GoBD?

Huvudprinciperna för GoBD är:

• Spårbarhet och verifierbarhet
  
• Fullständighet
  
• Korrekthet
  
• Poster och register i rätt tid
  
• Ordning och reda
  
• Oföränderlighet
  

Principerna för spårbarhet och verifierbarhet är av största vikt i GoBD. Det tvingar företag att föra omfattande process dokumentation. Innehållet, strukturen, ordningsföljden och resultaten av all databehandling måste dokumenteras på ett sätt som kan förstås och spåras tillbaka. Ingen bokföring får göras utan motsvarande bevis. Processdokumentation är också absolut nödvändigt för GoBD-kompatibel kontanthantering. Den process som beskrivs i dokumentationen måste vara helt förenlig med den process som antagits i praktiken. Eventuella ändringar i villkor i processdokumentation måste registreras för att säkerställa spårbarhet ur ett historiskt perspektiv.

Fullständighet innebär att varje företagstransaktion, utan undantag, måste dokumenteras inom ramen för lagringsperioderna. Alla dokument som behöver behållas måste säkerhetskopieras individuellt tillsammans med eventuella komponenter. När det gäller både inkomst och utgifter måste bevis uppvisa saker som ett unikt dokumentnummer, ett datum, ett belopp, kvantiteter och både utfärdare och mottagare.

Korrekthet uppnås om alla företagstransaktioner dokumenteras på ett sanningsenligt sätt och arkiveras i form av dokumenterade bevis. Detta inkluderar också att tilldela företagstransaktioner till rätt konton, så det är viktigt att bestämma vilken företagstransaktion som ska bokföras på vilket konto.

För att GoBD ska uppfylla efterlevnaden är både inmatningen och när den registreras viktiga. För att uppfylla kraven för en "tidsenlig inmatning" måste varje företagstransaktion anges omedelbart efter att det har inträffat. Man skiljer dock mellan transaktioner med och utan kontanter: inkommande och utgående kassamedel som innehåller kontanter måste registreras dagligen, och kontantfria transaktioner måste registreras senast efter 10 dagar.

Principen om ordning förpliktar företag att föra en ordnad bokföring som gör det möjligt för skattekonsulter och revisorer att snabbt komma igång. För att säkerställa att tredje part alltid kan spåras måste vissa aspekter av ordningen iakttas och registreringar måste registreras på ett systematiskt sätt. Till exempel måste kontanter och kontantfria anmälningar dokumenteras separat. Detsamma gäller för alla skattepliktig, skattefria och ej skattepliktiga intäkter. All skriftlig bevisning måste finnas tillgänglig i originalformat och vara både skrivskyddad och maskinläsbar.

Oföränderlighet innebär att det måste vara möjligt att identifiera det ursprungliga innehållet för varje dokument när som helst under lagringsperioden. Om något innehåll ändras eller tas bort i dokument måste detta dokumenteras fullständigt på ett transparent sätt. Artiklar måste loggas i en kedja från början till slut, där varje steg är spårbart och skyltat. Dokument som har ändrats måste sparas i en ny version. Det måste också vara omöjligt att ändra versionshistoriken i efterhand.

Hur fungerar GoBD-kompatibel processdokumentation?

Företag är skyldiga att registrera inte bara sina skriftliga bevis, utan också de processer som används, till exempel skanning av dokument. När det gäller villkor av behandla dokumentation beskrivs hela processen ur både ett organisatoriskt och ett tekniskt perspektiv.

Processdokumentationen omfattar information om:

• Informationskällor
  
• Indexering
  
• Bearbetning
  
• Lagring
  
• Hämtning
  
• Maskinläsbarhet
  
• Datasäkerhet mot förlust och förfalskning
  
• Reproduktion
  
• Process för registrering, bearbetning och bevarande av dokumenterade bevis
  
• IT som används
  
• Upprättande av säkerhetsåtgärder
  
• Loggning av åtkomstbehörigheter
  
• Interna kontroller av efterlevnad av regler
  

Exempel: Skanning av dokument

Företag måste göra digitala säkerhetskopior av alla bevis – detta gäller även pappersdokument såsom inkommande fakturor. Precis som fakturor som skickas via e-post måste dessa både registreras och arkiveras. Pappersdokumentbevis skannas för detta ändamål som en del av processdokumentationen.

GoBD föreskriver att den skannade versionen måste matcha utseendet på originaldokumentet. Det är bland annat viktigt att se till att färgerna replikeras fullt ut så att eventuella pekare och markeringar också syns på den skannade versionen. Det ursprungliga dokumentet i sin ursprungliga form får inte längre ändras (t.ex. genom tillägg eller kommentarer). Om ändringar görs i originalet måste dokumentet skannas igen. En tydlig länk till den första versionen måste också skapas. Företag är skyldiga att dokumentera både de skannade versionerna och guiden för skanningen process. I den här guiden måste följande punkter definieras:

• Vem har behörighet att skanna dokument?
  
• Vilket innehåll skannas?
  
• När sker skanningen?
  
• Måste originaldokumentet behållas trots att det har skannats?
  
• Vad görs i form av kvalitetskontroll för att säkerställa att den skannade versionen är fullständig och läsbar?
  
• Vad behöver felloggen innehålla?
  

Hur fungerar arkivering som följer GoBD?

Företag bör använda särskild programvara för arkiveringsändamål. Dokument som sparas på USB-minnen, hårddiskar eller i molnet uppfyller inte de höga kraven från GoBD eftersom ändringar – till skillnad från arkiveringsprogram – inte kan loggas på till exempel lokala databärare, så det kan inte finnas något skydd mot förfalskning. Det innebär att dokument är lätta att manipulera. Dessutom är det omöjligt för skatten att kontrollera efterlevnaden av lagringsperioder om inte arkiveringsprogramvara används.

Med hjälp av programvaran kan alla dokument sparas på ett spårbart sätt och skyddas mot ändringar – särskilt till följd av obehörig åtkomst. Stränga juridiska krav gäller för överföring av dokument till arkiveringsprogrammet. Dessa inkluderar dataskydd enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och "Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen" (den tyska lagen om skydd av affärshemligheter – förkortat GeschGehG). Den underliggande IT-avdelningen måste också garantera en säker drift.

Skatterelevanta e-postmeddelanden från företagens korrespondens kan också sparas med hjälp av ett särskilt arkiveringsprogram. Inte heller här räcker det med ett enkelt alternativ för säkerhetskopiering, till exempel i en e-post-brevlåda eller på en hårddisk.

Vilken programvara är GoBD-kompatibel?

Det finns flera leverantörer av GoBD-kompatibel programvara. Dessa måste fullt ut uppfylla alla GoBD-principer. Neutrala tjänsteleverantörer testar programmen och tilldelar en etikett i enlighet med detta för att indikera GoBD-efterlevnad. Denna certifiering kan hjälpa företag att hitta rätt programvara. Men varje beslut för eller emot ett specifikt program bör också ta hänsyn till företagets egna omständigheter.

Programvaran ska erbjuda flexibiliteten att skräddarsy interna företagsprocesser efter aktuella krav.

Vilka är följderna av GoBD-brott?

Företag som bevisligen har brutit mot GoBD kan få tunga böter från skattekontoret. De finansiella myndigheterna får i princip när som helst genomföra revisioner. Dessa kommer att omfatta kontroll av både finansiella redovisningsdata och eventuell processdokumentation för att upptäcka oegentligheter. Överträdelser av GoBD betraktas som brister i villkor i bokföringen. Detta är liktydigt med en överträdelse av lagstadgade skyldigheter i samband med bokföring och bevarande.

Vid eventuella brister i villkoren i bokföringen kan det berörda skattekontoret uppskatta ett företags skatt i enlighet med 162 § i den tyska skattelagen. Detta kommer i de flesta fall att visa sig vara dyrt för företagen eftersom myndigheterna tenderar att överskatta snarare än att underskatta siffran. Andra möjliga skatter kan vara retroaktiv betalning eller påförande av ränta på retroaktiv betalning. Överträdelsen i sig medför dock inte automatiskt en påföljd. Med andra ord bestraffar inte skatteverket varje enskilt fel. Det finns endast risk för påföljder om felet leder till ytterligare brister i villkor i bokföringen, om den ekonomiska ställningen snedvrids eller om enskilda firma poster döljs.

Ett brott mot bokföringsskyldigheten kan också få straffrättsliga påföljder. Det handlar bland annat om utredningar av följande frågor:

• Insolvensbrott
  
• Döljande av dokument
  
• Brott mot regler
  
• Andra ärenden som rör skatt och administrativa överträdelser