Toutes les entreprises qui exercent leurs activités en Allemagne sont soumises aux obligations de la réglementation GoBD. Pour éviter de lourdes pénalités et des arriérés de paiement, les entreprises doivent se familiariser avec les dispositions légales relatives à la tenue de comptabilité. Notre article décrit en quoi consiste la réglementation GoBD, à qui elle s'applique, ainsi que les principes qu'elle recouvre. Nous expliquons également ce que signifie la conformité à la réglementation GoBD, ainsi que la manière dont les entreprises peuvent documenter leurs processus et archiver des documents justificatifs conformément aux principes GoBD.

Sommaire

• Qu'est-ce que la réglementation GoBD ?
  
• À qui s'appliquent les dispositions de la réglementation GoBD ?
  
• Quels sont les documents concernés par la réglementation GoBD ?
  
• Qu'est-ce que la conformité aux principes GoBD ?
  
• Que sont les principes GoBD ?
  
• Comment fonctionne la documentation sur les processus conformes à la réglementation GoBD ?
  
• Comment fonctionne l'archivage conforme à la réglementation GoBD ?
  
• Quels sont les logiciels conformes à la réglementation GoBD ?
  
• Quelles sont les conséquences des infractions à la réglementation GoBD ?
  

Qu'est-ce que la réglementation GoBD ?

L'abréviation GoBD signifie « Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form » (ou principes pour la tenue et la conservation des livres, registres et documents sous forme électronique). Le GoBD est un règlement administratif édicté par le Ministère fédéral allemand des finances. Il définit les principes de base qui doivent être observés et respectés par les entreprises en matière de comptabilité numérique. Les principaux domaines concernés sont l'enregistrement, le traitement et l'archivage de documents justificatifs à caractère fiscal.

Lors de sa première publication en 2014, le système GoBD a remplacé les anciens « Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen » (principes d'accès aux données et d'auditabilité des documents numériques, GDPdU), ainsi que les « Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme » (principes des systèmes ordonnés de comptabilité informatisée, GoBS). Une version actualisée de la réglementation GoBD est parue fin 2019 et entrée en vigueur au 1er janvier 2020.

À qui s'appliquent les dispositions de la réglementation GoBD ?

Le GoBD s'applique aux entreprises de toutes tailles, des PME jusqu'aux grands groupes. Les travailleurs indépendants et en freelance sont eux aussi tenus de se conformer à cette réglementation. En vertu du GoBD, tout contribuable a l'obligation de se conformer aux dispositions concernées, et ce, qu'il soit ou non assujetti à la tenue de registres comptables. La responsabilité incombe toujours au contribuable, même si ce dernier confie tout ou partie de sa tenue de livres et de registres à des tierces parties, telles que des conseillers fiscaux.

Quels sont les documents concernés par la réglementation GoBD ?

La réglementation GoBD s'applique essentiellement à toutes les données pertinentes sur le plan fiscal. Selon l'article 147, paragraphe 1, du code fiscal allemand (AO), il s'agit des livres, registres, rapports de gestion, rapports annuels, inventaires, correspondances liées à l'activité et au commerce, ainsi que tous types de documents justificatifs en lien avec la comptabilité. Cette définition couvre non seulement les pièces justificatives relatives aux comptes sortants de l'entreprise, mais aussi celles des comptes entrants. Outre les factures entrantes, il peut s'agir de la correspondance commerciale ou des courriers électroniques qui contiennent des références à des questions fiscales.

Les entreprises sont en principe tenues de conserver les données concernées pendant 6 ou 10 ans, selon le type de document concerné (voir l'article 147, paragraphe 3, du code fiscal allemand). Durant ces périodes, les responsables d'audit doivent avoir la possibilité d'obtenir, dans un délai raisonnable, une vue d'ensemble de la comptabilité électronique de l'entreprise concernée. Dans tous les cas, les données en question dépendent du secteur d'activité et de l'entreprise elle-même. En règle générale, les éléments pertinents sur le plan fiscal sont les suivants :

• Comptes bancaires
  
• Comptabilité financière et paie
  
• Comptabilité analytique
  
• Documents justificatifs d'ordre comptable
  
• Données des systèmes de caisse
  
• Comptabilité des actifs
  

Qu'est-ce que la conformité aux principes GoBD ?

Les entreprises doivent s'assurer de leur conformité vis-à-vis de la réglementation GoBD. Elles sont tenues d'en respecter les règles pendant toute la durée des périodes de conservation prescrites. L'obligation qui en résulte s'applique à l'ensemble des données et documents à caractère fiscal, que ce soit sous forme numérique ou imprimée. Tous les processus opérationnels doivent être représentés et conservés d'une manière compatible avec les exigences d'exhaustivité, d'exactitude, de fidélité, de traçabilité, d'ordre et de rapidité.

Que sont les principes GoBD ?

Les grands principes de la réglementation GoBD sont les suivants :

• Traçabilité et vérifiabilité
  
• Exhaustivité
  
• Précision
  
• Ponctualité de consignation
  
• Ordre
  
• Inaltérabilité
  

Les principes de traçabilité et vérifiabilité constituent des aspects primordiaux de la réglementation GoBD. Ils obligent les entreprises à conserver une documentation complète sur leurs processus. Le contenu, la structure, la séquence et les résultats de tout traitement de données doivent être documentés de manière à être intelligibles et traçables. Aucune écriture comptable ne peut être imputée en l'absence des pièces justificatives correspondantes. De même, la documentation des processus est impérative dans le cadre de la gestion de trésorerie conforme aux principes GoBD. Le processus décrit dans la documentation doit être parfaitement en phase avec celui qui est adopté dans la pratique. Toute modification de la documentation du processus doit être consignée de manière à en garantir la traçabilité historique.

L'exigence d'exhaustivité signifie que chaque transaction commerciale, sans exception, doit être documentée dans le respect des délais de conservation. Tous les documents visés par l'obligation de conservation doivent être sauvegardés individuellement, au même titre que tous les éléments qui les composent. S'agissant des revenus et des dépenses, les pièces justificatives doivent comporter des éléments tels qu'un numéro de document unique, une date, un montant, des quantités, ainsi que l'identité de l'émetteur et du destinataire.

L'exactitude est atteinte lorsque toutes les transactions commerciales sont documentées de manière véridique et archivées sous forme de documents justificatifs. Cette exigence implique également d'affecter les transactions commerciales aux comptes appropriés, d'où l'importance de veiller à ce que chaque transaction commerciale soit mentionnée sur le compte idoine.

Dans le cadre de la conformité aux principes GoBD, la saisie, mais aussi le moment où celle-ci est imputée, sont des critères importants. Pour satisfaire à l'exigence de ponctualité de consignation, chaque transaction commerciale doit être imputée promptement après sa survenance. Du reste, on opère une distinction entre les transactions réalisées avec ou sans fonds en numéraire. Ainsi, les entrées et sorties d'argent liquide doivent être consignées quotidiennement, tandis que les transactions exemptes de liquidités doivent être comptabilisées au plus tard sous 10 jours.

Le principe d'ordre assujettit les entreprises à la tenue d'une comptabilité ordonnée qui permette à des conseillers fiscaux et des responsables d'audit de trouver rapidement leurs marques. Afin de garantir à tout moment la traçabilité par des tiers, certains aspects liés à l'ordre doivent être respectés et les imputations doivent être consignées selon un principe systématique. Les écritures en espèces et les écritures sans numéraire, par exemple, doivent être documentées séparément. Il en va de même pour les revenus imposables, exonérés ou non taxables. Tous les documents justificatifs doivent être disponibles dans leur format d'origine et être à la fois accessibles en lecture seule et lisibles par machine.

L'inaltérabilité implique la possibilité d'identifier le contenu originel de chaque document, à tout moment durant sa période de conservation. En cas de modification ou de suppression du contenu d'un document, la justification correspondante doit apparaître de manière transparente. Les items doivent être imputés dans une chaîne intégrale dont chaque étape est traçable et contresignée. Après modification, les documents doivent être enregistrés dans une nouvelle version. De plus, il doit être impossible de modifier l'historique des versions après l'événement.

Comment fonctionne la documentation des processus selon la réglementation GoBD ?

Les entreprises sont tenues de consigner non seulement leurs justificatifs documentaires, mais aussi les processus adoptés, par exemple la numérisation des documents. En ce qui concerne la documentation de processus, l'ensemble du système fait l'objet d'un descriptif à la fois organisationnel et technique.

La documentation couvre les processus suivants :

• Sources d'information
  
• Indexation
  
• Traitement
  
• Stockage
  
• Traçabilité
  
• Lisibilité par machine
  
• Protection des données contre la perte et la falsification
  
• Reproduction
  
• Procédure de consignation, de traitement et de conservation des documents justificatifs
  
• Système informatique employé
  
• Mise en place de mesures de sécurité
  
• Journalisation des autorisations d'accès
  
• Contrôle interne de la conformité aux règles
  

Exemple : numérisation de documents

Les entreprises doivent procéder à des sauvegardes numériques de tous leurs documents justificatifs, y compris les documents imprimés tels que les factures entrantes. Tout comme les factures adressées par e-mail, ces documents doivent être consignés et classés. À cette fin, les documents justificatifs sur papier sont numérisés dans le cadre de la documentation des processus.

La réglementation GoBD prévoit que l'apparence de la version scannée doit correspondre à celle du document original. Il importe notamment de s'assurer que les couleurs sont entièrement reproduites et que les repères ainsi que les autres marquages sont également visibles sur la version numérisée. Le document d'origine dans sa forme initiale ne doit plus subir aucune altération telle que des rajouts ou des commentaires. Si des modifications sont apportées à l'original, une nouvelle numérisation du document devra être effectuée. Un lien clair renvoyant à la première version doit également être créé. Les entreprises sont tenues de documenter à la fois les versions numérisées et le guide du processus de numérisation. Ce guide doit porter sur les points suivants :

• Qui est autorisé à numériser des documents ?
  
• Quelle est la nature du contenu numérisé ?
  
• Quand la numérisation a-t-elle lieu ?
  
• L'original doit-il être conservé même s'il a été numérisé ?
  
• Quelles sont les mesures de contrôle qualité visant à s'assurer que la version numérisée est complète et lisible ?
  
• Que doit contenir le journal d'erreurs ?
  

Comment fonctionne l'archivage conforme à la réglementation GoBD ?

Pour réaliser l'archivage, les entreprises doivent faire appel à un logiciel spécialisé. Les documents stockés sur des unités USB, sur des disques durs ou dans le cloud ne répondent pas aux strictes exigences GoBD car, contrairement aux logiciels d'archivage, les modifications ne sont par exemple pas enregistrables sur des supports de données locaux, d'où l'absence de garantie de protection contre la falsification. En clair, cela signifie que les documents sont aisément manipulables. De plus, en l'absence de logiciel d'archivage, les bureaux fiscaux n'ont aucun moyen de contrôler le respect des délais de conservation.

Le logiciel doit permettre de stocker tous les documents de manière traçable et de les protéger contre les altérations, notamment en cas d'accès illicite. Le transfert des documents vers le logiciel d'archivage est soumis à des exigences légales strictes. Celles-ci concernent notamment la protection des données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la « Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen » (loi allemande sur la protection des secrets commerciaux, GeschGehG). Les technologies informatiques sous-jacentes doivent, elles aussi, garantir un fonctionnement sécurisé.

Les e-mails à caractère fiscal issus de la correspondance commerciale peuvent également être stockés au moyen d'un logiciel d'archivage spécial. Là encore, une simple option de sauvegarde, telle qu'une boîte aux lettres électronique ou un disque dur, n'est pas suffisante.

Quels sont les logiciels conformes à la réglementation GoBD ?

Plusieurs fournisseurs commercialisent des logiciels conformes aux principes GoBD. Ces programmes doivent impérativement satisfaire à l'intégralité de la réglementation GoBD. Ils sont testés par des prestataires de services neutres qui leur attribuent un label indiquant leur conformité aux principes GoBD. Cette certification peut orienter les entreprises dans le choix du logiciel approprié. Quoi qu'il en soit, toute décision en faveur ou en défaveur d'un programme spécifique doit également tenir compte des circonstances propres à l'entreprise.

Le logiciel doit offrir la possibilité d'adapter les processus opérationnels internes aux exigences actuelles.

Quelles sont les conséquences des infractions à la réglementation GoBD ?

Les entreprises convaincues d'infraction aux directives peuvent se voir infliger de lourdes pénalités par l'administration fiscale. À titre de principe, les autorités financières sont susceptibles de procéder à des audits à tout moment. Leur finalité consiste à vérifier les données relatives à la comptabilité financière, ainsi que toute documentation relative aux processus, en vue d'y déceler d'éventuelles irrégularités. Toute infraction à la réglementation GoBD est considérée comme un manquement en matière de comptabilité. Ce qualificatif équivaut à une transgression des obligations légales en matière de tenue et de conservation des livres comptables.

En cas de lacunes dans la tenue de la comptabilité, l'administration fiscale compétente peut estimer la base imposable de l'entreprise conformément à l'article 162 du code fiscal allemand. Dans la plupart des cas, les sanctions infligées aux entreprises sont coûteuses, car les autorités ont tendance à surestimer plutôt qu'à sous-estimer le chiffre. D'autres conséquences fiscales possibles sont l'imposition d'arriérés de paiement ou d'intérêts sur les arriérés de paiement. Toutefois, la violation elle-même n'est pas systématiquement génératrice de sanction. En d'autres termes, l'administration fiscale ne sanctionne pas chaque erreur individuellement. Le risque de sanction n'existe qu'en cas d'erreur entraînant d'autres lacunes en matière de comptabilité, de situation financière falsifiée, ou de dissimulation d'éléments individuels.

Un manquement à l'obligation de tenue de comptabilité peut également se traduire par des conséquences sur le plan pénal. Les investigations peuvent notamment porter sur les questions suivantes :

• Infractions aux règles d'insolvabilité
  
• Soustraction de documents
  
• Infractions à la réglementation
  
• Autres questions impliquant des infractions d'ordre fiscal ou administratif