Wer in Deutschland unternehmerisch tätig ist, unterliegt den Pflichten der GoBD. Um hohe Strafen und Nachzahlungen zu vermeiden, sollten sich Unternehmen intensiv mit den gesetzlichen Vorgaben bei der Buchführung befassen. In unserem Artikel erfahren Sie, was die GoBD sind, für wen und was sie gelten und welche Grundsätze sie beinhalten. Zudem erklären wir, was GoBD-Konformität bedeutet und wie Unternehmen im Einklang mit den GoBD Belege archivieren und Verfahren dokumentieren können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind GoBD?
  
• Für wen gelten GoBD?
  
• Welche Dokumente unterliegen den GoBD?
  
• Was bedeutet GoBD-Konformität?
  
• Was sind die Grundsätze der GoBD?
  
• Wie funktioniert die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation?
  
• Wie funktioniert die GoBD-konforme Archivierung?
  
• Welche Software ist GoBD-konform?
  
• Welche Folgen haben Verstöße gegen die GoBD?
  

Was sind GoBD?

Als Abkürzung steht GoBD für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Die GoBD sind eine Verwaltungsvorschrift vom Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Sie regeln die grundlegenden Prinzipien, die Unternehmen bei der digitalen Buchhaltung beachten und einhalten müssen. Vorrangig geht es um die Erfassung, Bearbeitung und Archivierung steuerrechtlich relevanter Belege.

Mit der erstmaligen Veröffentlichung 2014 haben die GoBD die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) sowie die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ersetzt. Ende 2019 wurde eine aktualisierte Fassung der GoBD veröffentlicht, die seit dem 01. Januar 2020 in Kraft ist.

Für wen gelten die GoBD?

Die GoBD gelten für Unternehmen jeder Größe – vom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern. Darüber hinaus sind auch Selbstständige und Freiberufler/innen verpflichtet, die GoBD einzuhalten. Demnach sind alle Steuerpflichtigen an die Vorgaben gebunden – unabhängig davon, ob sie buchführungspflichtig sind oder nicht. Die Verantwortung verbleibt bei den Steuerpflichtigen, auch wenn sie ihre Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben teilweise oder vollständig an Dritte wie Steuerbüros auslagern.

Welche Dokumente unterliegen den GoBD?

Die GoBD gelten grundsätzlich für sämtliche Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Laut § 147 Abs. 1 AO fallen darunter unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Inventare, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege jeglicher Art. Dies meint nicht nur die eigenen, ausgehenden Buchungsbelege, sondern auch eingehende Belege. Neben Eingangsrechnungen können dies Geschäftsbriefe sein oder auch E-Mails, wenn diese steuerrechtlich relevante Vorgänge enthalten.

Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen die betreffenden Daten für sechs beziehungsweise zehn Jahre aufbewahren müssen – die Dauer ist dabei abhängig vom Dokumenttyp (siehe § 147 Abs. 3 AO). Innerhalb dieser Fristen müssen Prüfer/innen die Möglichkeit haben, sich in angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über die elektronische Buchführung des betreffenden Unternehmens zu verschaffen. Welche Daten dies im Einzelfall betrifft, ist abhängig von der Branche und dem Unternehmen selbst. Generell steuerlich relevant sind unter anderem:

• Bankkonten
  
• die Finanz- und Lohnbuchhaltung
  
• Kostenrechnungen
  
• Buchungsbelege
  
• Daten aus Kassensystemen
  
• Anlagenbuchhaltung
  

Was bedeutet GoBD-Konformität?

Unternehmen sind zur GoBD-Konformität verpflichtet. Das bedeutet, dass sie die GoBD-Vorschriften über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen einhalten müssen. Dies gilt für alle steuerrelevanten Daten und Dokumente – unabhängig davon, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Sämtliche Geschäftsvorgänge müssen vollständig, korrekt, unverfälscht, nachvollziehbar, geordnet und zeitgerecht abgebildet und aufbewahrt werden.

Was sind die Grundsätze der GoBD?

Die wichtigsten Grundsätze der GoBD sind:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  
• Vollständigkeit
  
• Richtigkeit
  
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
  
• Ordnung
  
• Unveränderbarkeit
  

Der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist in den GoBD das oberste Gebot. Er verpflichtet Unternehmen zu einer lückenlosen Verfahrensdokumentation. Der Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse jeglicher Datenverarbeitung müssen verständlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Ohne Beleg darf es keine Buchung geben. Auch für eine GoBD-konforme Kassenführung ist die Verfahrensdokumentation zwingende Voraussetzung. Das in der Dokumentation beschriebene Verfahren muss dabei dem in der Praxis angewandten Verfahren vollumfänglich entsprechen. Änderungen in der Verfahrensdokumentation müssen erfasst und damit historisch nachvollziehbar sein.

Vollständigkeit bedeutet, dass ausnahmslos jeder Geschäftsvorfall im Rahmen der Aufbewahrungsfristen dokumentiert werden muss. Alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente müssen einzeln und mit sämtlichen Bestandteilen gesichert werden. Bei Einnahmen und Ausgaben müssen die Belege unter anderem eine eindeutige Belegnummer, ein Datum, einen Betrag, Mengenangaben sowie Aussteller/innen und Empfänger/innen enthalten.

Richtigkeit ist gegeben, wenn sämtliche Geschäftsvorfälle wahrheitsgemäß dokumentiert und in Form von Belegen archiviert sind. Hierzu zählt auch die korrekte Kontierung, also die Entscheidung, welcher Geschäftsvorfall auf welches Konto gebucht wird.

Für GoBD-Konformität ist nicht nur die Buchung selbst, sondern auch ihr Zeitpunkt entscheidend. Um den Anforderungen einer „zeitgerechten Buchung” zu entsprechen, muss jeder Geschäftsvorfall zeitnah nach dem Eintreten verbucht werden. Es wird jedoch unterschieden zwischen Transaktionen mit und ohne Bargeld: Kasseneinnahmen und -ausgaben mit Bargeld müssen täglich erfasst werden; bargeldlose Transaktionen nach spätestens zehn Tagen.

Der Grundsatz der Ordnung verpflichtet Unternehmen zu einer übersichtlichen Buchführung, die Steuerberaterinnen und Steuerberatern sowie Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfern eine schnelle Orientierung ermöglicht. Um jederzeit nachvollziehbar für Dritte zu sein, müssen bestimmte Ordnungsprinzipien eingehalten und die Buchungen systematisch erfasst werden. Bare und bargeldlose Buchungen sind beispielsweise getrennt zu dokumentieren. Gleiches gilt für steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze. Alle Belege müssen im Ursprungsformat revisionssicher und maschinell auswertbar abgelegt sein.

Unter Unveränderbarkeit versteht man, dass der ursprüngliche Inhalt jedes Dokuments zu jeder Zeit innerhalb der Aufbewahrungsfrist feststellbar sein muss. Wenn in den Dokumenten Inhalte geändert oder gelöscht werden, muss dies lückenlos und transparent dokumentiert werden. Hierfür wird eine durchgängige Protokollkette verlangt, in der jeder Schritt nachvollziehbar gekennzeichnet ist. Dokumente, die geändert werden, müssen in einer neuen Version gespeichert werden. Die Versionshistorie darf nachträglich ebenfalls nicht veränderbar sein.

Wie funktioniert die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation?

Unternehmen sind dazu verpflichtet, nicht nur ihre Belege zu dokumentieren, sondern auch die angewandten Verfahren – zum Beispiel das Einscannen von Dokumenten. In der Verfahrensdokumentation wird der gesamte Prozess aus organisatorischer und technischer Sicht beschrieben.

Eine Verfahrensdokumentation beinhaltet Informationen zur:

• Entstehung der Informationen
  
• Indizierung
  
• Verarbeitung
  
• Speicherung
  
• Wiederauffindbarkeit
  
• maschinellen Auswertbarkeit
  
• Datensicherung gegen Verlust und Verfälschung
  
• Reproduktion
  
• Prozess der Belegerfassung, -verarbeitung und -aufbewahrung
  
• eingesetzten IT
  
• Einrichtung von Sicherheitsvorkehrungen
  
• Protokollierung von Zugriffsberechtigungen
  
• internen Kontrollen bezüglich der Einhaltung der Vorschriften
  

Beispiel: Einscannen von Dokumenten

Unternehmen müssen sämtliche Belege digital sichern – dies gilt auch für Papierdokumente wie Eingangsrechnungen. Diese müssen, wie zum Beispiel per E-Mail übermittelte Rechnungen, einerseits erfasst, andererseits abgelegt werden. Papierbelege werden hierfür im Rahmen der Verfahrensdokumentation eingescannt.

Die GoBD schreiben vor, dass der Scan bildlich mit dem Original-Dokument übereinstimmen muss. Dabei ist unter anderem auf die vollständige Farbwiedergabe zu achten, sodass auch Hinweise und Markierungen auf dem Scan zu erkennen sind. Das Original-Dokument darf in seiner ursprünglichen Form dann nicht mehr verändert werden – zum Beispiel durch Ergänzungen oder Anmerkungen. Werden Änderungen am Original vorgenommen, muss das Dokument erneut eingescannt werden. Zudem muss eine klare Verknüpfung zur ersten Version hergestellt werden. Unternehmen sind verpflichtet, neben den Scans auch die Anleitung für den Scan-Vorgang zu dokumentieren. In dieser Anleitung müssen die folgenden Punkte definiert sein:

• Wer ist berechtigt zum Scannen der Dokumente?
  
• Welche Inhalte werden gescannt?
  
• Wann wird gescannt?
  
• Muss das Originaldokument trotz des Scans aufbewahrt werden?
  
• Wie erfolgt die Qualitätskontrolle, um zu gewährleisten, dass der Scan vollständig und lesbar ist?
  
• Was muss im Fehlerprotokoll festgehalten werden?
  

Wie funktioniert die GoBD-konforme Archivierung?

Für die Archivierung sollten Unternehmen spezielle Software nutzen. Dokumente, die auf USB-Sticks, Festplatten oder in der Cloud gespeichert werden, erfüllen nicht die hohen Anforderungen der GoBD. Anders als bei einer Archivierungssoftware können auf lokalen Datenträgern beispielsweise keine Änderungen protokolliert werden, sodass ein Fälschungsschutz unmöglich ist. Folglich können Dokumente leicht manipuliert werden. Zudem kann das Finanzamt ohne Archivierungssoftware nicht zuverlässig nachprüfen, ob die Aufbewahrungsfristen eingehalten wurden.

Mit Hilfe der Software können sämtliche Dokumente nachvollziehbar gespeichert und vor Veränderungen geschützt werden – vor allem durch unberechtigte Zugriffe. Bei der Übertragung der Dokumente in die Archivierungssoftware gelten strenge rechtliche Vorgaben. Hierzu zählen der Datenschutz im Sinne der DSGVO sowie das Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (GeschGehG). Auch die zugrundeliegende IT muss einen sicheren Betrieb gewährleisten.

Steuerrechtlich relevante E-Mails der geschäftlichen Korrespondenz können ebenfalls mit einer speziellen Archivierungssoftware gespeichert werden. Auch bei ihnen reicht die einfache Sicherung – beispielsweise im E-Mail-Postfach oder auf einer Festplatte – nicht aus.

Welche Software ist GoBD-konform?

Es gibt zahlreiche Anbieter für GoBD-konforme Software. Diese müssen sämtliche GoBD-Grundsätze uneingeschränkt erfüllen. Neutrale Dienstleister/innen testen die Programme und vergeben bei GoBD-Konformität ein entsprechendes Siegel. Diese Zertifizierung kann Unternehmen bei der Suche nach der richtigen Software als Orientierung dienen. Bei der Entscheidung für oder gegen ein spezielles Programm sollten darüber hinaus die unternehmensspezifischen Gegebenheiten in Betracht gezogen werden.

Die Software sollte die Möglichkeit bieten, interne Geschäftsprozesse und aktuelle Anforderungen flexibel aufeinander abzustimmen.

Welche Folgen haben Verstöße gegen die GoBD?

Unternehmen, die nachweislich gegen die GoBD verstoßen, können vom Finanzamt mit hohen Strafen belegt werden. Prüfungen durch die Finanzbehörde sind grundsätzlich jederzeit möglich. Dabei werden sowohl die Daten der Finanzbuchhaltung als auch die Verfahrensdokumentation auf Unregelmäßigkeiten geprüft. Verstöße gegen die GoBD werden als Mangel in der Bilanzierung gewertet. Dies ist gleichbedeutend mit einer Verfehlung gegenüber den gesetzlichen Pflichten zur Buchführung und Aufbewahrung.

Bei Mängeln in der Buchführung kann das zuständige Finanzamt laut § 162 AO die Besteuerungsgrundlage eines Unternehmens schätzen. In diesem Fall wird es für die Unternehmen meistens teuer, denn die Behörde schätzt eher zu hoch als zu niedrig. Weitere mögliche steuerliche Konsequenzen sind Nachzahlungen oder die Festsetzung von Nachzahlungszinsen. Der Verstoß allein bedeutet jedoch nicht automatisch eine Strafe. Das heißt: Nicht jeder Fehler wird vom Finanzamt bestraft. Eine Strafe droht nur, wenn aus dem Fehler weitere Mängel in der Buchführung resultieren, die Vermögenslage verfälscht oder Positionen verschleiert werden.

Darüber hinaus kann eine Verletzung der Buchführungspflicht strafrechtliche Konsequenzen haben. Hierzu zählen Ermittlungen der folgenden Tatbestände:

• Insolvenzstraftaten
  
• Urkundenunterdrückung
  
• Verstöße gegen Vorschriften
  
• andere steuerstrafrechtliche und ordnungswidrigkeitenrechtliche Tatbestände