Todas las empresas que operan en Alemania están sujetas a las obligaciones derivadas de los GoBD. Para evitar sanciones elevadas y pagos atrasados, las empresas deben familiarizarse con las disposiciones legales relativas a la contabilidad. En nuestro artículo se explica qué son los GoBD, a quiénes se aplican y qué principios abarcan. También describimos qué significa cumplir con la normativa de los GoBD y cómo las empresas pueden documentar sus procesos y archivar la evidencia documental conforme a ellos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa GoBD?
  
• ¿Quiénes deben cumplir la normativa de los GoBD?
  
• ¿Qué documentos están cubiertos por los GoBD?
  
• ¿Qué es el cumplimiento de la normativa de os GoBD?
  
• ¿Cuáles son los principios de los GoBD?
  
• ¿Cómo se realiza la documentación de procesos conforme a los GoBD?
  
• ¿Cómo se realiza el archivado conforme a los GoBD?
  
• ¿Qué software es compatible con los GoBD?
  
• ¿Cuáles son las consecuencias de incumplir la normativa de los GoBD?
  

¿Qué significa GoBD?

La abreviatura GoBD significa «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form» (principios para la correcta administración y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico). Los GoBD son una normativa administrativa del Ministerio Federal de Finanzas de Alemania. Establecen los principios básicos que las empresas deben observar y cumplir en materia de contabilidad digital. Las áreas principales que abarcan son el registro, procesamiento y archivo de la evidencia documental pertinente para fines fiscales.

Cuando se publicaron por primera vez en 2014, los GoBD reemplazaron a los «Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen» (principios de acceso a los datos y de auditabilidad de documentos digitales, que se abrevia GDPdU) y a los «Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme» (principios de sistemas de contabilidad informatizados ordenados, que se abrevia GoBS). A finales de 2019 se publicó una versión actualizada de los GoBD, que está vigente desde el 1 de enero de 2020.

¿Quiénes deben cumplir la normativa de los GoBD?

Los GoBD se aplican a empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Los trabajadores por cuenta propia y los autónomos también están obligados a cumplir con los GoBD. Según esta normativa, todos los contribuyentes deben cumplir con las disposiciones correspondientes, independientemente de si están obligados a llevar registros. La responsabilidad sigue siendo del contribuyente, incluso si externaliza parte o la totalidad de sus actividades contables y de registro a terceros, como asesores fiscales.

¿Qué documentos están cubiertos por los GoBD?

Los GoBD se aplican esencialmente a todos los datos relevantes para fines fiscales. Según el apartado 1 del artículo 147 del Código Tributario alemán (AO), esto incluye libros, registros, informes de gestión, informes anuales, inventarios, correspondencia comercial y cualquier tipo de evidencia documental contable. Esto abarca no solo la documentación contable saliente de la empresa, sino también la documentación entrante. Además de las facturas recibidas, puede incluir correspondencia de la empresa o correos electrónicos que contengan referencias a asuntos fiscales.

Como principio básico, las empresas deben conservar los datos correspondientes durante 6 o 10 años, dependiendo del tipo de documento (consulta el apartado 3 del artículo 147 del Código Fiscal alemán). Dentro de estos períodos, los auditores deben poder obtener, en un plazo razonable, una visión completa de la contabilidad electrónica de la empresa. En cada caso, los datos relevantes dependerán del sector y de la propia empresa. En términos generales, los siguientes son relevantes a efectos fiscales:

• Cuentas bancarias
  
• Contabilidad financiera y nóminas
  
• Contabilidad de costos
  
• Evidencia documental relacionada con las cuentas
  
• Datos de los sistemas de caja registradora
  
• Contabilidad de activos
  

¿Qué es el cumplimiento de la normativa de los GoBD?

Las empresas deben asegurarse de cumplir con la normativa de los GoBD. Esto significa que las disposiciones de los GoBD deben respetarse mientras duren los períodos de conservación. Esto corresponde a todos los datos y documentos pertinentes para fines fiscales, independientemente de si están en formato digital o en papel. Todos los procesos de las empresas deben registrarse y conservarse de manera que garanticen la integridad, precisión, fidelidad, trazabilidad, orden sistemático y registro oportuno.

¿Cuáles son los principios de los GoBD?

Los principios fundamentales de los GoBD son los siguientes:

• Trazabilidad y verificabilidad
  
• Integridad
  
• Precisión
  
• Entradas y registros puntuales
  
• Orden sistemático
  
• Inalterabilidad
  

El principio de trazabilidad y verificabilidad es fundamental en los GoBD. Este obliga a las empresas a mantener una documentación exhaustiva de los procesos. El contenido, la estructura, la secuencia y los resultados de cualquier procesamiento de datos deben documentarse de manera que puedan comprenderse y rastrearse. Ningún asiento contable puede realizarse sin la correspondiente evidencia documental. La documentación del proceso también es imprescindible para una gestión de tesorería conforme a los GoBD. El proceso descrito en la documentación debe coincidir plenamente con el proceso aplicado en la práctica. Cualquier modificación de la documentación del proceso debe registrarse para garantizar la trazabilidad desde una perspectiva histórica.

La integridad hace referencia a que todas las transacciones de la empresa, sin excepción, deben documentarse dentro de los períodos de conservación. Todos los documentos que deban conservarse deben respaldarse de manera individual, junto con sus componentes. Tanto en relación con los ingresos como con los gastos, la evidencia documental debe incluir elementos como un número de documento único, fecha, importe, cantidades, así como el emisor y el destinatario.

La precisión se logra cuando todas las transacciones de las empresas se documentan de manera veraz y se archivan como evidencia documental. Esto también incluye asignar correctamente las transacciones de las empresas a las cuentas correspondientes, por lo que es importante determinar en qué cuenta debe registrarse cada transacción.

Para cumplir con la normativa de los GoBD, tanto el asiento contable como el momento en que se registra son importantes. Para cumplir con los requisitos de una «entrada oportuna», cada transacción de las empresas debe anotarse inmediatamente después de que ocurra. Sin embargo, se hace una distinción entre transacciones con y sin efectivo: los ingresos y egresos en efectivo deben registrarse a diario, mientras que las transacciones sin efectivo deben registrarse a más tardar 10 días después.

El principio de orden sistemático obliga a las empresas a llevar una contabilidad organizada que permita a los asesores fiscales y auditores orientarse rápidamente. Para garantizar en todo momento la trazabilidad para terceros, deben observarse ciertos aspectos de orden y los asientos deben registrarse de manera sistemática. Por ejemplo, las entradas en efectivo y las transacciones sin efectivo deben documentarse por separado. Lo mismo corresponde a los ingresos gravables, exentos de impuestos y no sujetos a impuestos. Toda la evidencia documental debe estar disponible en su formato original y ser tanto legible como procesable por máquina.

La inalterabilidad hace referencia a que debe ser posible identificar el contenido original de cada documento en cualquier momento durante el período de conservación. Si se altera o elimina algún contenido de los documentos, esto debe documentarse de manera completa y transparente. Los elementos deben registrarse en una cadena de extremo a extremo, en la que cada paso sea rastreable y quede claramente identificado. Los documentos que se hayan modificado deben almacenarse en una nueva versión. También debe ser imposible modificar el historial de versiones una vez registrado.

¿Cómo se realiza la documentación de procesos conforme a los GoBD?

Las empresas están obligadas a registrar no solo sus evidencias documentales, sino también los procesos adoptados, como, por ejemplo, el escaneado de documentos. En la documentación de procesos, se describe todo el procedimiento tanto desde el punto de vista organizativo como técnico.

La documentación del proceso abarca información sobre lo siguiente:

• Fuentes de información
  
• Indexación
  
• Procesamiento
  
• Almacenamiento
  
• Recuperabilidad
  
• Legibilidad mecánica
  
• Seguridad de los datos frente a pérdidas y falsificaciones
  
• Reproducción
  
• Proceso de registro, procesamiento y conservación de evidencias documentales
  
• TI utilizada
  
• Establecimiento de medidas de seguridad
  
• Registro de autorizaciones de acceso
  
• Controles internos del cumplimiento de la normativa
  

Ejemplo: escaneado de documentos

Las empresas deben realizar copias de seguridad digitales de toda la evidencia documental; esto también se aplica a los documentos en papel, como las facturas recibidas. Al igual que las facturas enviadas por correo electrónico, estos documentos deben registrarse y archivarse. La evidencia documental en papel se escanea con este propósito como parte de la documentación de procesos.

Los GoBD establecen que la versión escaneada debe ser fiel al documento original. Es importante, entre otras cosas, garantizar que los colores se reproduzcan de manera completa, de modo que cualquier señalización o marca también sea visible en la versión escaneada. El documento original no debe modificarse (por ejemplo, mediante adiciones o comentarios). Si se realizan cambios en el original, el documento deberá volver a escanearse. Además, debe crearse un enlace claro hacia la primera versión. Las empresas están obligadas a documentar tanto las versiones escaneadas como la guía del proceso de escaneo. Esta guía debe definir los siguientes aspectos:

• ¿Quién está autorizado a escanear documentos?
  
• ¿Qué contenido se escanea?
  
• ¿Cuándo se produce el escaneo?
  
• ¿Es necesario conservar el documento original aunque se haya escaneado?
  
• ¿Qué controles de calidad se realizan para garantizar que la versión escaneada esté completa y sea legible?
  
• ¿Qué debe contener el registro de errores?
  

¿Cómo se realiza el archivado conforme a los GoBD?

Las empresas deben utilizar un software especializado para fines de archivo. Los documentos almacenados en memorias USB, discos duros o en la nube no cumplen con los elevados requisitos de los GoBD, ya que, a diferencia del software de archivado, las modificaciones no pueden registrarse en los soportes de datos locales, por lo que no hay protección contra la falsificación. Esto significa que los documentos pueden ser fácilmente manipulados. Además, las autoridades fiscales no pueden verificar el cumplimiento de los períodos de conservación si no se utiliza un software de archivado.

Con la ayuda del software, todos los documentos pueden almacenarse de forma rastreable y protegerse contra modificaciones, en especial aquellas derivadas de accesos no autorizados. La transferencia de documentos al software de archivo está sujeta a estrictos requisitos legales, que incluyen la protección de datos según el Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, RGPD) y la «Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen» (Ley alemana de protección de secretos comerciales, que se abrevia GeschGehG). La infraestructura informática subyacente también debe garantizar un funcionamiento seguro.

Los correos electrónicos con relevancia fiscal de la correspondencia de la empresa también pueden almacenarse mediante un software especializado de archivado. En este caso, tampoco es suficiente una simple copia de seguridad en el buzón de correo electrónico o en un disco duro.

¿Qué software es compatible con los GoBD?

Hay varios proveedores de software compatible con los GoBD. Estos deben cumplir plenamente con todos los GoBD. Los proveedores de servicios independientes evalúan los programas y otorgan un sello para indicar su conformidad con los GoBD. Esta certificación puede ayudar a las empresas a elegir el software adecuado. Sin embargo, en cualquier decisión a favor o en contra de un programa específico también se deben considerar las circunstancias particulares de la empresa.

El software debe ofrecer la flexibilidad de adaptar los procesos internos de la empresa a los requisitos actuales.

¿Cuáles son las consecuencias de incumplir la normativa de los GoBD?

Las empresas que se demuestre que incumplieron con los GoBD pueden enfrentarse a fuertes sanciones por parte de la agencia fiscal. En principio, las autoridades financieras pueden realizar auditorías en cualquier momento, en las que se revisarán los datos de la contabilidad financiera y la documentación de los procesos en busca de irregularidades. El incumplimiento de los GoBD se considera una deficiencia contable, equivalente a una transgresión de las obligaciones legales relacionadas con la contabilidad y la conservación de documentos.

En caso de deficiencias en la contabilidad, la agencia fiscal competente puede determinar la base imponible de una empresa de conformidad con el artículo 162 del Código Fiscal alemán. Esto suele resultar costoso para las empresas, ya que las autoridades tienden a sobrestimar la cifra en lugar de subestimarla. Otras posibles consecuencias fiscales incluyen pagos atrasados o la aplicación de intereses sobre dichos pagos. Sin embargo, la infracción en sí no conlleva automáticamente una sanción. En otras palabras, la autoridad fiscal no sanciona cada error. El riesgo de sanciones existe únicamente si el error da lugar a nuevas deficiencias contables, distorsiona la situación financiera o se ocultan partidas individuales.

El incumplimiento de la obligación contable también puede dar lugar a consecuencias penales, que incluyen investigaciones sobre los siguientes aspectos:

• Delitos de insolvencia
  
• Supresión de documentos
  
• Incumplimiento de las normas
  
• Otros asuntos relacionados con infracciones fiscales y administrativas