Todas las empresas que operan en Alemania están sujetas a las obligaciones que estipula el GoBD. Para evitar importantes sanciones y pagos con efecto retroactivo, las empresas deben conocer muy bien las disposiciones legales relativas a la contabilidad. En este artículo explicamos qué es el GoBD, a quién se le aplica y qué principios se tratan en él. También explicamos qué significa cumplir el GoBD y cómo pueden documentar las empresas sus procesos y archivar pruebas documentales de conformidad con el GoBD.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa GoBD?
  
• ¿A quién se aplica el reglamento GoBD?
  
• ¿Qué documentos se tratan en el GoBD?
  
• ¿Qué significa cumplir el GoBD?
  
• ¿Cuáles son los principios del GoBD?
  
• ¿En qué consiste la documentación de procesos conforme al GoBD?
  
• ¿En qué consiste la labor de archivo conforme al GoBD?
  
• ¿Qué software es conforme con el GoBD?
  
• ¿Cuáles son las consecuencias de infringir el GoBD?
  

¿Qué significa GoBD?

GoBD es la sigla del alemán «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form», que significa «principios para el correcto mantenimiento y retención de libros, registros y documentos en formato electrónico». El GoBD es un reglamento administrativo del Ministerio Federal de Finanzas de Alemania. Establece los principios básicos que las empresas deben cumplir en la contabilidad digital. Las principales áreas cubiertas son el registro, el procesamiento y el archivo de pruebas documentales en material fiscal.

Cuando se publicó por primera vez en 2014, el GoBD reemplazó al GDPdU, sigla del alemán «Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen» (principios del acceso a los datos y la verificabilidad de los documentos digitales) y al GoBS, sigla de «Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme» (principios de los sistemas contables informáticos adecuados). A finales de 2019 se publicó una versión actualizada del GoBD que está vigente desde el 1 de enero de 2020.

¿A quién se aplica el reglamento GoBD?

El GoBD se aplica a empresas de todos los tamaños, desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones. Los autónomos también están obligados a cumplir el GoBD. Según el GoBD, todos los contribuyentes deben cumplir las disposiciones en cuestión, independientemente de que tengan que mantener registros o no. La responsabilidad es del contribuyente, aunque haya externalizado toda o parte de su actividad contable y de mantenimiento de registros; por ejemplo, a asesores fiscales.

¿Qué documentos se tratan en el GoBD?

El GoBD se aplica básicamente a todos los datos relacionados con la fiscalidad. Según el párrafo 1 de la sección 147 del Código Fiscal (AO) alemán, abarca elementos como los libros, registros, informes de gestión, informes anuales, inventarios, correspondencia empresarial y comercial, y todo tipo de prueba documental relacionada con la contabilidad. Esto incluye no solo las pruebas documentales de la contabilidad de salida de la empresa, sino también las pruebas documentales de entrada. Además de las facturas soportadas, se incluyen la correspondencia empresarial o los correos electrónicos que contienen referencias a asuntos fiscales.

Como principio básico, las empresas deben retener los datos en cuestión durante 6 o 10 años; el período depende del tipo de documento. Consulta el párrafo 3 de la sección 147 del Código Fiscal alemán. Durante estos períodos, los auditores deben poder obtener una vista general completa, en un plazo razonable, de la contabilidad electrónica de la empresa auditada. En cualquier caso, los datos en cuestión dependerán del sector y de la empresa en sí. En términos generales, los siguientes elementos son relevantes en materia fiscal:

• cuentas bancarias;
  
• contabilidad financiera y nóminas;
  
• contabilidad de costes;
  
• pruebas documentales relacionadas con la contabilidad;
  
• datos de sistemas de cajas registradoras;
  
• contabilidad de activos;
  

¿Qué significa cumplir el GoBD?

Las empresas deben asegurarse de cumplir el GoBD, lo que significa que deben cumplir las reglas del GoBD mientras dure cualquier período de retención. Esto se aplica a todos los datos y documentos relacionados con la fiscalidad, tanto en formato digital como en papel. Todos los procesos empresariales deben representarse y conservarse de forma que se respeten la integridad, la precisión, la fidelidad, la trazabilidad, el orden y la pertinencia temporal.

¿Cuáles son los principios del GoBD?

Los principios más importantes del GoBD son los siguientes:

• trazabilidad y verificabilidad;
  
• integridad;
  
• precisión;
  
• asientos y registros en el momento oportuno;
  
• orden;
  
• inalterabilidad.
  

Los principios de trazabilidad y verificabilidad son fundamentales en el GoBD. Obligan a las empresas a mantener una documentación exhaustiva de los procesos. El contenido, la estructura, la secuencia y los resultados de cualquier procesamiento de datos deben documentarse de una forma comprensible y que se pueda rastrear. No se puede realizar ningún asiento contable sin la correspondiente prueba documental. La documentación de los procesos es también obligatoria en una gestión de efectivo conforme con el GoBD. El proceso descrito en la documentación debe ser totalmente coherente con el proceso adoptado en la práctica. Cualquier enmienda en la documentación de un proceso debe registrarse para garantizar la trazabilidad desde un punto de vista histórico.

Integridad significa que todas las transacciones de la empresa, sin excepción alguna, deben documentarse dentro del ámbito de los períodos de retención. Deben hacerse copias de seguridad de todos los documentos que es necesario conservar junto con cualquier componente que tengan. En cuanto a los beneficios y los gastos, las pruebas documentales deben tener elementos como un número de documento único, una fecha, un importe, cantidades, el emisor y el destinatario.

La precisión se consigue si todas las transacciones de la empresa están documentadas de forma veraz y archivadas como pruebas documentales. Esto incluye también asignar las transacciones empresariales a las cuentas correctas, por lo que es importante decidir en qué cuenta debe incluirse cada transacción.

Para cumplir el GoBD, tanto el asiento como el momento en el que se registra son importantes. Para cumplir los requisitos de un «asiento en el momento oportuno», cada transacción debe registrarse poco después de tener lugar. Sin embargo, hay una diferencia entre las transacciones que se realizan con efectivo y las que no: las entradas y salidas de dinero por caja deben registrarse diariamente, mientras que las transacciones sin efectivo deben registrarse en un plazo máximo de 10 días.

El principio de orden obliga a las empresas a mantener las cuentas ordenadas de modo que los asesores y auditores fiscales puedan verlas con claridad. Con el fin de garantizar la trazabilidad por terceros en todo momento, deben respetarse ciertos aspectos de orden y los asientos deben realizarse de forma sistemática. Por ejemplo, los asientos de transacciones con y sin efectivo deben documentarse por separado. Lo mismo ocurre con cualquier ingreso imponible, libre de impuestos y no imponible. Todas las pruebas documentales deben estar disponibles en su formato original y deben ser de solo lectura y legibles por una máquina.

Inalterabilidad significa que debe ser posible identificar el contenido original de cada documento en cualquier momento durante el período de retención. Si se modifica o elimina algún contenido en los documentos, debe documentarse íntegramente de un modo transparente. Los elementos deben registrarse en una cadena de principio a fin, donde cada paso esté señalizado y se pueda rastrear. Los documentos modificados deben almacenarse como una nueva versión. También debe ser imposible modificar el historial de versiones después del suceso.

¿En qué consiste la documentación de procesos conforme al GoBD?

Las empresas están obligadas a registrar no solo las pruebas documentales, sino también los procesos adoptados; por ejemplo, la digitalización de documentos. En términos de documentación de procesos, todo el proceso se describe desde la perspectiva de la organización y desde un punto de vista técnico.

La documentación de procesos abarca información sobre lo siguiente:

• fuentes de información;
  
• indexación;
  
• procesamiento;
  
• almacenamiento;
  
• recuperabilidad;
  
• legibilidad por una máquina;
  
• seguridad de los datos frente a pérdida o falsificación;
  
• reproducción;
  
• proceso de registro, tratamiento y retención de las pruebas documentales;
  
• TI utilizada;
  
• establecimiento de medidas de seguridad;
  
• registro de autorizaciones de acceso;
  
• comprobaciones internas de cumplimiento de las reglas.
  

Ejemplo: digitalización de documentos

Las empresas deben hacer copias de seguridad digitales de todas las pruebas documentales. Esto se aplica también a los documentos en papel, como las facturas soportadas. Al igual que las facturas enviadas por correo electrónico, estas deben registrarse y archivarse. Las pruebas documentales en papel se digitalizan con este fin como parte del proceso de documentación.

El GoBD estipula que la versión digitalizada debe coincidir en apariencia con el documento original. Es importante, entre otras cosas, asegurarse de que los colores se replican completamente, de modo que cualquier señal o marca esté visible también en la versión digitalizada. El documento original ya no debe modificarse (por ejemplo, con adiciones o comentarios). Si se realizan cambios en el documento original, es necesario volver a digitalizarlo. Debe crearse también un enlace claro a la primera versión. Las empresas están obligadas a documentar tanto las versiones digitalizadas como la guía utilizada para el proceso de digitalización. Esta guía debe definir los siguientes puntos:

• ¿Qué personas están autorizadas a digitalizar documentos?
  
• ¿Qué contenido se digitaliza?
  
• ¿Cuándo tiene lugar la digitalización?
  
• ¿Es necesario conservar el documento original a pesar de haberlo digitalizado?
  
• ¿Qué se hace para controlar la calidad con el fin de garantizar que la versión digitalizada sea completa y legible?
  
• ¿Qué debe incluir el registro de errores?
  

¿En qué consiste la labor de archivo conforme al GoBD?

Las empresas deben usar un software específico con fines de archivo. Los documentos almacenados en unidades USB, discos duros o la nube no cumplen los exigentes requisitos que estipula el GoBD porque, a diferencia del software de archivo, las modificaciones no pueden registrarse, por ejemplo, en soportes de datos locales, por lo que no puede haber protección contra falsificaciones. Esto significa que los documentos son fácilmente manipulables. Además, es imposible que las oficinas fiscales comprueben el cumplimiento de los períodos de retención si no se utiliza un software de archivo.

Con la ayuda del software, todos los documentos se pueden almacenar de un modo que permita la trazabilidad y se pueden proteger contra modificaciones, especialmente como resultado de accesos no autorizados. Existen estrictos requisitos legales para la transferencia de documentos al software de archivo. Esos requisitos incluyen la protección de los datos conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la ley alemana «Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen» (Ley de Protección de Secretos Comerciales, abreviada como GeschGehG). Las TI subyacentes deben garantizar también un funcionamiento seguro.

Los correos electrónicos de la correspondencia empresarial relacionados con la fiscalidad se pueden almacenar también con un software de archivo especial. Aquí tampoco es suficiente una simple copia de seguridad; por ejemplo, en un buzón de correo electrónico o en un disco duro.

¿Qué software es conforme con el GoBD?

Hay varios proveedores de software conforme con el GoBD, que deben satisfacer íntegramente todos los principios del GoBD. Unos proveedores de servicios neutrales prueban los programas y conceden una etiqueta en consecuencia para indicar el cumplimiento del GoBD. Esta certificación puede ayudar a las empresas a encontrar el software adecuado. Pero cualquier decisión a favor o en contra de un programa específico debe tener en cuenta también las propias circunstancias de la empresa.

El software debe ofrecer flexibilidad para adaptar los procesos empresariales internos a los requisitos actuales.

¿Cuáles son las consecuencias de infringir el GoBD?

Las empresas que infringen el GoBD pueden enfrentarse a importantes sanciones de la oficina fiscal. En principio, las autoridades financieras pueden realizar auditorías en cualquier momento. Estas auditorías incluyen la comprobación de los datos de la contabilidad y de la documentación de los procesos por si hay irregularidades. Las infracciones del GoBD se consideran deficiencias en términos contables. Esto equivale a una transgresión de las obligaciones legales en la teneduría y retención de los libros de contabilidad.

En el caso de que exista alguna deficiencia en la contabilidad, la oficina fiscal correspondiente puede calcular la base impositiva de una empresa conforme a la sección 162 del Código Fiscal alemán. Esto les resultará caro a las empresas, porque las autoridades tienden a calcular la cifra al alza en lugar de a la baja. Otras posibles consecuencias fiscales son los pagos con efecto retroactivo o la imposición de intereses en estos pagos. Sin embargo, la infracción en sí no implica una sanción automática. Dicho de otro modo, la oficina fiscal no sanciona todos y cada uno de los errores. Solo hay riesgo de sanción si el error da lugar a más deficiencias en la contabilidad, se distorsiona la situación financiera o se ocultan partidas individuales.

El incumplimiento de la obligación respecto a la contabilidad puede tener también consecuencias penales, que pueden incluir la investigación de los siguientes asuntos:

• delitos de insolvencia;
  
• supresión de documentos;
  
• infracción de las reglas;
  
• otros asuntos que impliquen delitos fiscales y administrativos.