ธุรกิจทั้งหมดที่ดำเนินงานในประเทศเยอรมนีต้องปฏิบัติตามภาระผูกพันที่เกี่ยวข้องกับ GoBD ธุรกิจควรทำความคุ้นเคยกับบทบัญญัติทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชี เพื่อไม่ให้ต้องเสียค่าปรับจำนวนมากและการต้องชำระเงินย้อนหลัง โดยบทความของเรามีการอธิบายว่า GoBD คืออะไร ใช้กับใคร และครอบคลุมหลักการใดบ้าง นอกจากนี้ เรายังอธิบายว่าการปฏิบัติตาม GoBD หมายถึงอะไร และธุรกิจต่างๆ สามารถจัดทำเอกสารกระบวนการและจัดเก็บหลักฐานเอกสารให้สอดคล้องกับ GoBD ได้อย่างไร

เนื้อหาหลักในบทความ

• GoBD หมายถึงอะไร
  
• กฎระเบียบ GoBD มีผลกับใคร
  
• เอกสารอะไรบ้างที่ GoBD ครอบคลุม
  
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GoBD คืออะไร
  
• หลักการของ GoBD คืออะไร
  
• การจัดทำเอกสารกระบวนการตามข้อกำหนดของ GoBD ทำงานอย่างไร
  
• การเก็บถาวรตามข้อกำหนดของ GoBD ทำงานอย่างไร
  
• ซอฟต์แวร์ใดที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD
  
• การละเมิด GoBD จะทำให้เกิดผลอย่างไร
  

GoBD หมายถึงอะไร

GoBD ย่อมาจาก “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form” (หรือ หลักการสำหรับการเก็บและดูแลหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม) โดย GoBD เป็นข้อบังคับทางการบริหารจากกระทรวงการคลังแห่งสหพันธ์สาธารณรัฐเยอรมนี ซึ่งกำหนดหลักการพื้นฐานที่ธุรกิจต้องปฏิบัติตามเกี่ยวกับการบัญชีดิจิทัล โดยมีการนำเสนอข้อหลักๆ ได้แก่ การบันทึก การประมวลผล และการจัดเก็บเอกสารหลักฐานที่เกี่ยวข้องกับภาษี

GoBD เผยแพร่ครั้งแรกในปี 2014 โดยได้เข้ามาแทนที่ “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (หรือหลักการเข้าถึงข้อมูลและการตรวจสอบเอกสารดิจิทัล หรือเรียกโดยย่อว่า GDPdU) และ “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme” (หรือหลักการของระบบการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์อย่างเป็นระเบียบ หรือเรียกโดยย่อว่า GoBS) โดย GoBD เวอร์ชันอัปเดตนั้นเผยแพร่เมื่อปลายปี 2019 ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2020

กฎระเบียบ GoBD มีผลกับใคร

GoBD มีผลบังคับใช้กับทุกธุรกิจ ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ รวมถึงผู้ประกอบอาชีพอิสระและผู้ประกอบอาชีพอิสระก็มีภาระผูกพันที่จะต้องปฏิบัติตาม GoBD เช่นกัน โดย GoBD กำหนดให้ผู้เสียภาษีทุกคนต้องปฏิบัติตามบทบัญญัติที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะต้องเก็บบันทึกข้อมูลหรือไม่ ทั้งนี้ ความรับผิดชอบยังคงเป็นของผู้เสียภาษี ถึงแม้ผู้เสียภาษีจะว่าจ้างบุคคลภายนอก เช่น ที่ปรึกษาด้านภาษี ให้ทำหน้าที่ด้านการทำบัญชีและการบันทึกข้อมูลบางส่วนหรือทั้งหมดก็ตาม

เอกสารอะไรบ้างที่ GoBD ครอบคลุม

โดยพื้นฐานแล้ว GoBD มีผลบังคับใช้กับข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บภาษี ตามมาตรา 147 วรรค 1 ของรหัสภาษีเยอรมัน (AO) กฎหมายนี้ครอบคลุมสิ่งต่างๆ เช่น สมุดบัญชี บันทึก รายงานการจัดการ รายงานประจำปี สินค้าคงคลัง จดหมายโต้ตอบที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและการค้า และหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชี ซึ่งไม่ได้หมายถึงแค่หลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีขาออกของธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหลักฐานเอกสารขาเข้าด้วย นอกจากใบแจ้งหนี้ขาเข้าแล้ว อาจรวมถึงจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจหรืออีเมลที่มีการอ้างอิงถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับภาษีด้วย

ตามหลักการพื้นฐานแล้ว ธุรกิจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้เป็นเวลา 6 หรือ 10 ปี ซึ่งระยะเวลาดังกล่าวจะขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร (ดูมาตรา 147 วรรค 3 ของรหัสภาษีเยอรมนี) โดยภายในระยะเวลาดังกล่าว ผู้ตรวจสอบบัญชีจะต้องสามารถเข้าใจภาพรวมทั้งหมดของการทำบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ของธุรกิจที่เกี่ยวข้องได้ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม ข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและตัวธุรกิจเองไม่ว่ากรณีใดก็ตาม ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลต่อไปนี้จะเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ทางภาษี

• บัญชีธนาคาร
  
• การทำบัญชีทางการเงินและบัญชีเงินเดือน
  
• การทำบัญชีค่าใช้จ่าย
  
• หลักฐานเอกสารเกี่ยวกับบัญชี
  
• ข้อมูลจากระบบเครื่องบันทึกเงินสด
  
• การทำบัญชีสินทรัพย์
  

การปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GoBD คืออะไร

ธุรกิจจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GoBD ซึ่งหมายความว่าต้องปฏิบัติตามกฎ GoBD ตลอดระยะเวลาของการเก็บรักษาข้อมูล กฎนี้มีผลบังคับใช้กับข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีทั้งหมด ไม่ว่าจะอยู่ในรูปแบบดิจิทัลหรือเอกสารกระดาษก็ตาม กระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดต้องได้รับการนำเสนอและเก็บรักษาไว้ในลักษณะที่สอดคล้องกับความสมบูรณ์ ความถูกต้อง ความซื่อตรง ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ ความเป็นระเบียบเรียบร้อย และความตรงต่อเวลา

หลักการของ GoBD คืออะไร

หลักการสำคัญของ GoBD มีดังนี้

• ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับและยืนยันผลลัพธ์
  
• ความสมบูรณ์
  
• ความถูกต้อง
  
• รายการและบันทึกที่ตรงเวลา
  
• ความเป็นระเบียบ
  
• ความสามารถในการคงสภาพ
  

หลักการของ ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับและยืนยันผลลัพธ์ เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งใน GoBD โดยกำหนดให้ธุรกิจต่างๆ ต้องเก็บเอกสารกระบวนการอย่างครบถ้วน โดยที่เนื้อหา โครงสร้าง ลำดับ และผลลัพธ์ของการประมวลผลข้อมูลใดๆ จะต้องได้รับการบันทึกในรูปแบบที่เข้าใจได้และสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ ห้ามบันทึกรายการบัญชีใดๆ โดยไม่มีหลักฐานเอกสารที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ เอกสารกระบวนการยังเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการเงินสดตามข้อกำหนดของ GoBD ซึ่งกระบวนการที่อธิบายไว้ในเอกสารต้องสอดคล้องกับกระบวนการที่ใช้จริงในทางปฏิบัติ การแก้ไขใดก็ตามกับเอกสารกระบวนการจะต้องได้รับการบันทึกเพื่อให้สามารถตรวจสอบย้อนกลับจากมุมมองทางประวัติศาสตร์ได้

ความสมบูรณ์ หมายความว่าธุรกรรมทางธุรกิจทุกรายการจะต้องได้รับการบันทึกภายในขอบเขตของระยะเวลาเก็บรักษาอย่างไม่มีข้อยกเว้น เอกสารทุกฉบับที่จำเป็นต้องเก็บรักษาจะต้องได้รับการสำรองข้อมูลแยกต่างหากพร้อมกับส่วนประกอบต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง สำหรับทั้งรายรับและรายจ่าย หลักฐานเอกสารต้องมีข้อมูลอย่างหมายเลขเอกสารเฉพาะ วันที่ จำนวน ปริมาณ และทั้งผู้ออกและผู้รับ

ความถูกต้อง เป็นสิ่งที่จะเกิดขึ้นได้หากธุรกรรมทางธุรกิจทั้งหมดได้รับการบันทึกอย่างถูกต้องและมีการจัดเก็บไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งรวมถึงการกำหนดธุรกรรมทางธุรกิจให้กับบัญชีที่ถูกต้อง ดังนั้นการตัดสินใจว่าธุรกรรมใดจะถูกบันทึกลงในบัญชีใดจึงเป็นเรื่องสำคัญ

เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD ทั้งการบันทึกรายการและเวลาที่บันทึกคือสิ่งสำคัญ เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของ "การบันทึกรายการที่ตรงเวลา" ธุรกรรมทางธุรกิจแต่ละรายการจะต้องบันทึกทันทีหลังจากที่เกิดขึ้น แต่ทั้งนี้ก็มีความแตกต่างระหว่างธุรกรรมที่มีและไม่มีเงินสด โดยเงินที่เข้าและออกจากเครื่องบันทึกเงินสดที่มีเงินสดจะต้องบันทึกทุกวัน ในขณะที่ธุรกรรมที่ไม่มีเงินสดจะต้องบันทึกภายในไม่เกิน 10 วัน

หลักการ ความเป็นระเบียบ กำหนดให้ธุรกิจต้องจัดทำบัญชีให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ซึ่งช่วยให้ที่ปรึกษาด้านภาษีและผู้ตรวจสอบบัญชีสามารถวิเคราะห์สถานการณ์ได้อย่างรวดเร็ว เพื่อให้บุคคลภายนอกสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ตลอดเวลา ซึ่งจำเป็นต้องมีการสังเกตความเป็นระเบียบเรียบร้อยบางประการ และบันทึกรายการต่างๆ อย่างเป็นระบบ ตัวอย่างเช่น รายการเงินสดและรายการที่ไม่มีเงินสดต้องลงบันทึกแยกกัน เช่นเดียวกับรายได้ที่ต้องเสียภาษี รายได้ที่ไม่ต้องเสียภาษี และรายได้ที่ไม่มีอัตราภาษี โดยหลักฐานเอกสารทั้งหมดต้องอยู่ในรูปแบบเอกสารต้นฉบับที่สามารถอ่านได้อย่างเดียวและอ่านด้วยเครื่องได้

ความสามารถในการคงสภาพ หมายความว่า ต้องสามารถระบุเนื้อหาต้นฉบับของเอกสารแต่ละฉบับได้ตลอดเวลาตลอดระยะเวลาที่เก็บรักษา หากมีการแก้ไขหรือลบเนื้อหาใดๆ ในเอกสาร จะต้องบันทึกไว้อย่างครบถ้วนและโปร่งใส โดยรายการต่างๆ จะต้องถูกบันทึกแบบต่อเนื่อง ซึ่งทุกขั้นตอนสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้และมีป้ายกำกับ เอกสารที่มีการแก้ไขจะต้องจัดเก็บไว้ในเวอร์ชันใหม่ และต้องไม่สามารถแก้ไขประวัติเวอร์ชันได้หลังจากเหตุการณ์นั้น

เอกสารกระบวนการตามข้อกำหนดของ GoBD ทำงานอย่างไร

ธุรกิจไม่เพียงต้องบันทึกหลักฐานเอกสารเท่านั้น แต่ยังต้องบันทึกกระบวนการต่างๆ เช่น การสแกนเอกสารด้วย โดยในแง่ของเอกสารกระบวนการ กระบวนการทั้งหมดจะได้รับการอธิบายจากทั้งมุมมองขององค์กรและด้านเทคนิค

เอกสารกระบวนการประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ

• แหล่งข้อมูล
  
• การทำดัชนี
  
• การประมวลผล
  
• พื้นที่จัดเก็บ
  
• ความสามารถในการดึงข้อมูล
  
• ความสามารถในการอ่านได้ด้วยแมชชีน
  
• การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลจากการสูญหายและการปลอมแปลง
  
• การผลิตซ้ำ
  
• กระบวนการบันทึก ประมวลผล และเก็บหลักฐานเอกสาร
  
• การใช้ไอที
  
• การจัดทำมาตรการรักษาความปลอดภัย
  
• การลงบันทึกการอนุมัติการเข้าถึง
  
• การตรวจสอบภายในเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎ
  

ตัวอย่าง: การสแกนเอกสาร

ธุรกิจต่างๆ จะต้องสำรองข้อมูลเอกสารหลักฐานทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งถึงเอกสารกระดาษ เช่น ใบแจ้งหนี้ขาเข้า เอกสารเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการบันทึกและจัดเก็บอย่างเป็นระบบเช่นเดียวกับใบแจ้งหนี้ที่ส่งทางอีเมล โดยหลักฐานเอกสารที่เป็นกระดาษจะถูกสแกนเพื่อวัตถุประสงค์นี้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารประกอบกระบวนการ

GoBD กำหนดว่าเอกสารที่สแกนต้องตรงกับลักษณะของเอกสารต้นฉบับ สิ่งสำคัญคือต้องแน่ใจว่าได้มีการจำลองสีให้ครบถ้วน เพื่อให้สามารถมองเห็นตัวชี้และเครื่องหมายต่างๆ ในเอกสารที่สแกนได้ โดยเอกสารต้นฉบับในรูปแบบเดิมจะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลงอีกต่อไปแล้ว (เช่น การเพิ่มหรือแสดงความคิดเห็น) หากมีการแก้ไขเอกสารต้นฉบับ ก็จะต้องสแกนเอกสารอีกครั้ง และต้องสร้างลิงก์ไปยังเอกสารฉบับแรกอย่างชัดเจนด้วย ธุรกิจต่างๆ มีหน้าที่ต้องจัดทำเอกสารทั้งเอกสารที่สแกนและคู่มือสำหรับขั้นตอนการสแกน ทั้งนี้ คู่มือนี้ต้องกำหนดประเด็นต่อไปนี้

• ใครบ้างที่ได้รับอนุญาตให้สแกนเอกสาร
  
• มีการสแกนเนื้อหาอะไรบ้าง
  
• การสแกนเกิดขึ้นเมื่อใด
  
• ต้องเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ถึงแม้จะมีการสแกนหรือไม่
  
• มีการควบคุมคุณภาพอย่างไรบ้างเพื่อให้เวอร์ชันที่สแกนสมบูรณ์และอ่านได้
  
• บันทึกข้อผิดพลาดต้องมีเนื้อหาอะไรบ้าง
  

การเก็บถาวรตามข้อกำหนดของ GoBD มีวิธีการทำงานอย่างไร

ธุรกิจควรใช้ซอฟต์แวร์เพื่อการจัดเก็บเอกสารโดยเฉพาะ โดยเอกสารที่เก็บไว้ในไดรฟ์ USB, ฮาร์ดไดรฟ์, หรือในระบบคลาวด์นั้นไม่เป็นไปตามข้อกำหนดขั้นสูงของ GoBD เนื่องจากเอกสารฉบับแก้ไขจะไม่สามารถบันทึกลงในสื่อบันทึกข้อมูลภายในได้ ซึ่งแตกต่างจากซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสาร ดังนั้นจึงไม่มีการป้องกันการปลอมแปลง ซึ่งหมายความว่าการแก้ไขเอกสารนั้นสามารถทำได้ง่าย นอกจากนี้ สำนักงานภาษีไม่สามารถตรวจสอบการปฏิบัติตามระยะเวลาการเก็บรักษาได้ เว้นแต่จะใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารถาวร

ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้สามารถจัดเก็บเอกสารทั้งหมดได้อย่างน่าเชื่อถือและมีการป้องกันการแก้ไข โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่มีการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต การโอนย้ายเอกสารไปยังซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารมีข้อกำหนดทางกฎหมายที่เข้มงวด ซึ่งรวมถึงกฎระเบียบว่าด้วยการคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) และ “Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen” (พระราชบัญญัติคุ้มครองความลับทางการค้าของเยอรมนี หรือเรียกย่อๆ ว่า GeschGehG) ทั้งนี้ ระบบไอทีพื้นฐานต้องรับประกันความปลอดภัยในการทำงานด้วย

อีเมลที่เกี่ยวข้องกับภาษีจากการติดต่อทางธุรกิจอาจถูกจัดเก็บโดยใช้ซอฟต์แวร์จัดเก็บถาวรแบบพิเศษ ซึ่งในกรณีนี้ การสำรองข้อมูลแบบง่ายๆ เช่น สำรองข้อมูลไว้ในกล่องจดหมายอีเมลหรือบนฮาร์ดไดรฟ์นั้นยังไม่เพียงพอ

ซอฟต์แวร์ใดบ้างที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD

มีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่เป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD อยู่หลายราย ซึ่งต้องเป็นไปตามหลักการของ GoBD ทุกประการ ผู้ให้บริการที่เป็นกลางจะทดสอบโปรแกรมและออกฉลากตามความเหมาะสมเพื่อบ่งชี้ถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดของ GoBD การรับรองนี้จะช่วยให้ธุรกิจต่างๆ หาซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมได้ แต่การตัดสินใจใดๆ ก็ตามที่สนับสนุนหรือคัดค้านโปรแกรมใดโปรแกรมหนึ่ง ก็ควรพิจารณาถึงสถานการณ์ของธุรกิจนั้นๆ ด้วย

ซอฟต์แวร์ควรมีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งกระบวนการทางธุรกิจภายในให้ตรงกับข้อกำหนดในปัจจุบัน

การละเมิด GoBD จะทำให้เกิดผลอย่างไร

ธุรกิจที่พิสูจน์ได้ว่าละเมิด GoBD อาจได้รับโทษหนักจากกรมสรรพากร โดยหน่วยงานด้านการเงินอาจตรวจสอบบัญชีได้ทุกเมื่อตามหลักการ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบทั้งข้อมูลบัญชีการเงินและเอกสารประกอบกระบวนการใดๆ เพื่อหาความผิดปกติ การละเมิด GoBD ถือเป็นข้อบกพร่องทางบัญชี ซึ่งเทียบเท่ากับการละเมิดภาระผูกพันตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีและการเก็บรักษา

ในกรณีที่มีข้อบกพร่องที่เกี่ยวกับการทำบัญชี สำนักงานภาษีที่เกี่ยวข้องอาจประเมินฐานภาษีของธุรกิจตามมาตรา 162 ของรหัสภาษีเยอรมนี ซึ่งในกรณีส่วนใหญ่แล้ว การทำเช่นนี้อาจสร้างภาระค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจ เนื่องจากหน่วยงานมักจะประเมินตัวเลขสูงเกินจริงมากกว่าที่จะประเมินต่ำ ผลกระทบทางภาษีอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ การชำระเงินย้อนหลัง หรือการกำหนดดอกเบี้ยสำหรับการชำระเงินย้อนหลัง แต่ทั้งนี้ การละเมิดกฎจะไม่ทำให้เกิดการโทษโดยอัตโนมัติ กล่าวอีกนัยหนึ่งคือ สำนักงานภาษีไม่ได้ลงโทษในทุกข้อผิดพลาด แต่ก็มีความเสี่ยงที่จะได้รับบทลงโทษหากข้อผิดพลาดนั้นนำไปสู่ข้อบกพร่องเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำบัญชี การบิดเบือนฐานะทางการเงิน หรือมีการปกปิดในบางรายการ

การละเมิดภาระผูกพันในการทำบัญชีอาจส่งผลต่อกฎหมายอาญาด้วย ซึ่งรวมถึงการสอบสวนในเรื่องต่อไปนี้

• ความผิดฐานล้มละลาย
  
• การระงับเอกสาร
  
• การละเมิดกฎ
  
• เรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับความผิดทางภาษีและการบริหารจัดการ