Alle bedrijven die in Duitsland actief zijn, moeten zich houden aan de GoBD. Om hoge boetes en achterstallige betalingen te voorkomen, moeten bedrijven goed op de hoogte zijn van de wettelijke regels voor boekhouding. In ons artikel leggen we uit wat de GoBD is, voor wie deze geldt en welke principes erin staan. We leggen ook uit wat GoBD-compliance betekent en hoe bedrijven hun processen kunnen documenteren en bewijsstukken kunnen archiveren volgens de GoBD.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent GoBD?
  
• Voor wie gelden de GoBD-regels?
  
• Welke documenten vallen onder de GoBD?
  
• Wat is GoBD-conformiteit?
  
• Wat zijn de principes van GoBD?
  
• Hoe werkt GoBD-conforme procesdocumentatie?
  
• Hoe werkt archivering volgens GoBD?
  
• Welke software voldoet aan GoBD?
  
• Wat zijn de gevolgen van het niet naleven van GoBD?
  

Wat betekent GoBD?

De afkorting GoBD staat voor "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" (ofwel principes voor het goed bijhouden en bewaren van boeken, gegevens en documenten in elektronische vorm). De GoBD is een administratieve verordening van het Duitse federale ministerie van Financiën. Hierin staan de basisprincipes die bedrijven moeten volgen en naleven op het gebied van digitale boekhouding. De belangrijkste onderwerpen die aan bod komen zijn het vastleggen, verwerken en archiveren van fiscaal relevante bewijsstukken.

Toen de GoBD in 2014 voor het eerst werd gepubliceerd, verving deze de "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (ofwel de principes voor gegevenstoegang en controleerbaarheid van digitale documenten, afgekort tot GDPdU) en de "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (ofwel de principes voor ordelijke geautomatiseerde boekhoudsystemen, afgekort tot GoBS). Eind 2019 kwam er een nieuwe versie van de GoBD uit, die sinds 1 januari 2020 van kracht is.

Voor wie gelden de GoBD-regels?

De GoBD geldt voor bedrijven van elke omvang, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Zelfstandigen en vrije beroepen moeten zich ook aan de GoBD houden. Volgens de GoBD moeten alle belastingplichtigen zich aan de regels houden, of ze nu wel of geen administratie moeten bijhouden. De verantwoordelijkheid blijft bij de belastingplichtige, zelfs als ze hun boekhouding en administratie helemaal of gedeeltelijk uitbesteden aan anderen, zoals belastingadviseurs.

Welke documenten vallen onder de GoBD?

De GoBD geldt eigenlijk voor alle gegevens die belangrijk zijn voor belastingen. Volgens artikel 147, lid 1, van de Duitse belastingwet (AO) gaat het om zaken als boeken, registers, managementrapportages, jaarverslagen, inventarissen, zakelijke en handelsgerelateerde correspondentie en alle soorten boekhoudkundige bewijsstukken. Dit betekent niet alleen de eigen uitgaande boekhoudkundige bewijsstukken van een bedrijf, maar ook inkomende bewijsstukken. Naast inkomende facturen kan dit ook zakelijke correspondentie of e-mails zijn die verwijzingen naar belastingrelevante zaken bevatten.

In principe moeten bedrijven de betreffende gegevens zes of tien jaar bewaren, afhankelijk van het type document (zie artikel 147, lid 3, van het Duitse belastingwetboek). Binnen deze termijnen moeten accountants binnen een redelijke termijn een volledig overzicht kunnen krijgen van de elektronische boekhouding van het betreffende bedrijf. In elk geval zijn de gegevens in kwestie afhankelijk van de branche en het bedrijf zelf. Over het algemeen zijn de volgende gegevens relevant voor belastingdoeleinden:

• Bankrekeningen
  
• Financiële boekhouding en salarisadministratie
  
• Kostenberekening
  
• Bewijsstukken voor de boekhouding
  
• Gegevens uit kassasystemen
  
• Activa-administratie
  

Wat is GoBD-compliance?

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat ze aan GoBD voldoen. Dit betekent dat de GoBD-regels gedurende de hele bewaartermijn moeten worden nageleefd. Dit geldt voor alle belastingrelevante gegevens en documenten, ongeacht of deze in digitale of papieren vorm zijn. Alle bedrijfsprocessen moeten worden weergegeven en bewaard op een manier die voldoet aan de eisen van volledigheid, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid, traceerbaarheid, overzichtelijkheid en tijdigheid.

Wat zijn de principes van de GoBD?

De belangrijkste principes van de GoBD zijn:

• Traceerbaarheid en controleerbaarheid
  
• Volledigheid
  
• Nauwkeurigheid
  
• Tijdige invoer en registratie
  
• Orde
  
• Onveranderlijkheid
  

De principes van traceerbaarheid en controleerbaarheid zijn superbelangrijk in de GoBD. Het verplicht bedrijven om uitgebreide procesdocumentatie bij te houden. De inhoud, structuur, volgorde en resultaten van elke gegevensverwerking moeten worden gedocumenteerd op een manier die begrijpelijk en traceerbaar is. Er mag geen boekhoudkundige verwerking plaatsvinden zonder bijbehorend bewijsstuk. Procesdocumentatie is ook essentieel voor GoBD-conform kasbeheer. Het proces dat in de documentatie wordt beschreven, moet volledig overeenkomen met het proces dat in de praktijk wordt toegepast. Eventuele wijzigingen in de procesdocumentatie moeten worden vastgelegd om de traceerbaarheid vanuit historisch perspectief te waarborgen.

Volledigheid betekent dat elke zakelijke transactie, zonder uitzondering, moet worden gedocumenteerd binnen de bewaartermijnen. Alle documenten die moeten worden bewaard, moeten afzonderlijk worden opgeslagen, samen met alle onderdelen. Met betrekking tot zowel inkomsten als uitgaven moet bewijsstukken zaken bevatten zoals een uniek documentnummer, een datum, een bedrag, hoeveelheden en zowel de uitgever als de ontvanger.

Nauwkeurigheid is bereikt als alle zakelijke transacties op een waarheidsgetrouwe manier worden vastgelegd en gearchiveerd in de vorm van bewijsstukken. Dit omvat ook het toewijzen van zakelijke transacties aan de juiste rekeningen, dus het is belangrijk om te beslissen welke zakelijke transactie op welke rekening moet worden geboekt.

Voor het voldoen aan de GoBD-normen zijn zowel de invoer als het moment van registratie belangrijk. Om te voldoen aan de eisen van een "tijdige invoer" moet elke zakelijke transactie onmiddellijk na het plaatsvinden ervan worden ingevoerd. Er wordt echter onderscheid gemaakt tussen transacties met en zonder contant geld: inkomende en uitgaande kassagelden waarbij contant geld betrokken is, moeten dagelijks worden geregistreerd, en transacties zonder contant geld moeten uiterlijk na 10 dagen worden geregistreerd.

Het principe van orde verplicht bedrijven om een overzichtelijke boekhouding te voeren, zodat belastingadviseurs en accountants snel hun weg kunnen vinden. Om de traceerbaarheid voor derden te allen tijde te waarborgen, moeten bepaalde aspecten van orde in acht worden genomen en moeten boekingen op een systematische manier worden geregistreerd. Zo moeten contante en niet-contante boekingen apart worden gedocumenteerd. Hetzelfde geldt voor belastbare, belastingvrije en niet-belastbare inkomsten. Alle bewijsstukken moeten in hun oorspronkelijke vorm beschikbaar zijn en zowel alleen-lezen als machinaal leesbaar zijn.

Onveranderbaarheid betekent dat de oorspronkelijke inhoud van elk document op elk moment tijdens de bewaartermijn moet kunnen worden geïdentificeerd. Als er inhoud in documenten wordt gewijzigd of verwijderd, moet dit op een transparante manier volledig worden gedocumenteerd. Items moeten worden geregistreerd in een end-to-end-keten, waarin elke stap traceerbaar en gemarkeerd is. Documenten die zijn gewijzigd, moeten in een nieuwe versie worden opgeslagen. Het moet ook onmogelijk zijn om de versiegeschiedenis achteraf te wijzigen.

Hoe werkt GoBD-conforme procesdocumentatie?

Bedrijven moeten niet alleen hun bewijsstukken bewaren, maar ook de processen die ze gebruiken, zoals het scannen van documenten. Bij procesdocumentatie wordt het hele proces beschreven, zowel vanuit organisatorisch als technisch oogpunt.

Procesdocumentatie omvat informatie over:

• Informatiebronnen
  
• Indexering
  
• Verwerking
  
• Opslag
  
• Opvraagbaarheid
  
• Machine-leesbaarheid
  
• Gegevensbeveiliging tegen verlies en vervalsing
  
• Reproductie
  
• Hoe je bewijsmateriaal vastlegt, verwerkt en bewaart
  
• IT gebruikt
  
• Invoering van veiligheidsmaatregelen
  
• Registratie van toegangsrechten
  
• Interne controles op compliance van regels
  

Voorbeeld: documenten scannen

Bedrijven moeten digitale back-ups maken van alle bewijsstukken, ook van papieren documenten zoals inkomende facturen. Net als facturen die via e-mail worden verstuurd, moeten deze worden geregistreerd en gearchiveerd. Papieren bewijsstukken worden hiervoor gescand als onderdeel van de procesdocumentatie.

De GoBD zegt dat de gescande versie er hetzelfde uit moet zien als het originele document. Het is onder andere belangrijk dat kleuren goed worden weergegeven, zodat aantekeningen en markeringen ook op de gescande versie te zien zijn. Het originele document mag niet meer worden aangepast (bijvoorbeeld door toevoegingen of opmerkingen). Als er iets aan het origineel wordt veranderd, moet het document opnieuw worden gescand. Er moet ook een duidelijke link naar de eerste versie worden gemaakt. Bedrijven moeten zowel de gescande versies als de handleiding voor het scanproces documenteren. In deze handleiding moeten de volgende punten worden vastgelegd:

• Wie mag documenten scannen?
  
• Wat wordt er gescand?
  
• Wanneer wordt er gescand?
  
• Moet het originele document bewaard blijven, ook al is het gescand?
  
• Wat wordt er gedaan om ervoor te zorgen dat de gescande versie compleet en leesbaar is?
  
• Wat moet er in het foutenlogboek staan?
  

Hoe werkt GoBD-conforme archivering?

Bedrijven moeten speciale software gebruiken voor archivering. Documenten die zijn opgeslagen op USB-sticks, harde schijven of in de cloud voldoen niet aan de hoge eisen van de GoBD, omdat – in tegenstelling tot bij archiveringssoftware – wijzigingen niet kunnen worden geregistreerd op bijvoorbeeld lokale gegevensdragers, waardoor er geen bescherming tegen vervalsing is. Dit betekent dat documenten gemakkelijk te manipuleren zijn. Bovendien is het voor belastingdiensten onmogelijk om de compliance van bewaartermijnen te controleren, tenzij archiveringssoftware wordt gebruikt.

Met behulp van de software kunnen alle documenten op een traceerbare manier worden opgeslagen en worden beschermd tegen wijzigingen, met name als gevolg van ongeoorloofde toegang. Er gelden strenge wettelijke eisen voor het overbrengen van documenten naar de archiveringssoftware. Deze omvatten gegevensbescherming volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de "Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen" (Duitse wet ter bescherming van bedrijfsgeheimen, afgekort tot GeschGehG). De onderliggende IT moet ook een veilige werking garanderen.

E-mails inzake belastingen uit zakelijke correspondentie kunnen ook worden opgeslagen met behulp van speciale archiveringssoftware. Ook hier volstaat een eenvoudige back-upoptie, zoals in een e-mailpostvak of op een harde schijf, niet.

Welke software voldoet aan de GoBD-normen?

Er zijn verschillende aanbieders van GoBD-conforme software. Deze moeten volledig voldoen aan alle GoBD-principes. Neutrale dienstverleners testen de programma's en kennen een label toe om aan te geven dat ze GoBD-conform zijn. Deze certificering kan bedrijven helpen bij het vinden van de juiste software. Maar bij elke beslissing voor of tegen een specifiek programma moet ook rekening worden gehouden met de eigen omstandigheden van het bedrijf.

De software moet flexibel genoeg zijn om interne bedrijfsprocessen aan te passen aan de huidige eisen.

Wat zijn de gevolgen van overtredingen van de GoBD?

Bedrijven waarvan bewezen is dat ze de GoBD hebben overtreden, kunnen zware boetes krijgen van het belastingkantoor. De financiële autoriteiten kunnen in principe op elk moment controles uitvoeren. Daarbij worden zowel de financiële boekhoudgegevens als de procesdocumentatie gecontroleerd op onregelmatigheden. Overtredingen van de GoBD worden beschouwd als tekortkomingen op boekhoudkundig gebied. Dit komt neer op een overtreding van de wettelijke verplichtingen met betrekking tot boekhouding en bewaring.

Bij tekortkomingen op het gebied van de boekhouding volgens de GoBD kan de betreffenhet belastingkantoor de belastinggrondslag van een bedrijf schatten overeenkomstig § 162 van het Duitse belastingwetboek. Dit zal in de meeste gevallen duur uitvallen voor bedrijven, aangezien de autoriteiten de neiging hebben om het bedrag eerder te hoog dan te laag in te schatten. Andere mogelijke fiscale gevolgen zijn achterstallige betalingen of het opleggen van rente op achterstallige betalingen. De overtreding zelf leidt echter niet automatisch tot een boete. Met andere woorden, het belastingkantoor bestraft niet elke fout. Er is alleen een risico op boetes als de fout leidt tot verdere tekortkomingen in de boekhouding, de financiële positie wordt vertekend of individuele posten worden verborgen.

Een overtreding van de boekhoudplicht kan ook strafrechtelijke gevolgen hebben. Denk aan onderzoeken naar de volgende zaken:

• Faillissementsdelicten
  
• Verbergen van documenten
  
• Overtredingen van regels
  
• Andere zaken met betrekking tot fiscale en administratieve overtredingen