所有在德国经营的企业都必须履行与 GoBD 相关的义务。为避免重罚和补缴税款，企业应非常熟悉与记账相关的法律规定。我们的文章解释了什么是 GoBD、它适用于哪些人以及它涵盖哪些原则。我们还解释了合规的含义，以及企业如何记录流程和存档书面证据，以符合 GoBD 的规定。

本文内容

• GoBD 指的是什么？
  
• GoBD 规定适用于哪些人？
  
• GoBD 涵盖哪些文件？
  
• 什么是 GoBD 合规？
  
• GoBD 的原则是什么？
  
• 符合 GoBD 标准的流程文档运作机制是什么？
  
• 符合 GoBD 标准的归档运作机制是什么？
  
• 哪些软件符合 GoBD 标准？
  
• 违反 GoBD 会有什么后果？
  

GoBD 指的是什么？

缩写 GoBD 的全称是“Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form”（或《电子形式账簿、记录和文件的妥善保管与保存原则》）。GoBD 是德国联邦财政部的一项行政法规。它规定了企业在数字会计方面需要遵守和遵从的基本原则。主要涉及税收相关文件证据的记录、处理和归档。

GoBD 于 2014 年首次发布，取代了“Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”（或数字文件的数据访问和可审计性原则——简称 GDPdU）和“Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestütüzter Buchführungssysteme”（或有序计算机记账系统原则——简称 GoBS）。GoBD 的更新版于 2019 年底发布，自 2020 年 1 月 1 日起生效。

GoBD 规定适用于哪些人？

GoBD 适用于各种规模的企业——从小型企业到大型集团公司。个体经营者和自由职业者也有义务遵从 GoBD。根据 GoBD，所有纳税人都必须遵从相关规定——无论他们是否必须保存记录。即使纳税人将部分或全部簿记和记录活动外包给第三方（如税务顾问），纳税人仍需承担相应责任。

GoBD 涵盖哪些文件？

GoBD 基本上适用于所有与征税相关的数据。根据《德国税法》(AO) 第 147 条第 1 款的规定，其涵盖范围包括账簿、记录、管理报告、年度财务报表、存货清单、商业往来信函以及任何类型的会计凭证证据。这意味着不仅包括企业自身发出的会计凭证证据，同样涵盖接收的外部凭证证据。除进项发票外，还包括涉及税务相关事项的商业信函及电子邮件。

作为一项基本原则，商家需要将相关数据保留 6 年或 10 年——期限取决于文件类型（参见《德国税法》第 147 条第 3 款）。在此期间，审计人员必须能够在合理的时间内全面查阅相关商家的电子记账情况。在任何情况下，相关数据都取决于行业和企业本身的特性。一般来说，以下数据与税务有关：

• 银行账户
  
• 财务会计与薪资
  
• 成本会计
  
• 账户相关书面证据
  
• 来自收银系统的数据
  
• 资产会计
  

什么是 GoBD 合规？

企业必须确保自己符合 GoBD 标准。这意味着，在整个保存期限内，必须遵守 GoBD 的规定。该要求适用于所有税务相关数据与文件——无论其采用数字或纸质形式。所有业务流程必须以符合完整性、准确性、真实性、可追溯性、有序性和及时性六大原则的方式呈现与保存。

GoBD 的原则是什么？

GoBD 的主要原则是：

• 可追溯性与可验证性
  
• 完整性
  
• 准确性
  
• 及时入账与记录
  
• 有序性
  
• 不可更改性
  

可追溯性和可验证性原则 是 GoBD 的重要内容。它规定企业有义务保存全面的流程文档。任何数据处理的内容、结构、序列及结果必须以可理解且可追溯的方式记录下来。没有相应的书面证据，不得记入任何账户。流程记录对于符合 GoBD 标准的现金管理也是必不可少的。文件中描述的流程必须与实际采用的流程完全一致。任何流程文档的修改必须记录以确保历史可追溯性。

完整性 是指所有商业交易无一例外必须在保存期限内记录。所有需保留的文件必须连同其组成部分单独备份。对于收入和支出，书面证据必须包含唯一文档编号、日期、金额、数量以及发卡行和收款人等要素。

准确性 要求所有商业交易必须以真实方式记录并以书面证据形式归档。这还包括将商业交易正确归类至对应账户，因此确定每笔商业交易应录入哪个账户至关重要。

为符合 GoBD 的要求，录入与记录时间均很重要。为满足“及时入账”要求，每笔商业交易必须在发生后立即入账。但需区分现金与非现金交易：涉及现金的收银机款项收支必须每日记录，无现金交易最迟需在 10 日内完成记录。

有序性原则 要求企业必须保持账户的有序性，以便税务顾问和审计人员迅速掌握整体情况。为了确保第三方随时可追溯，必须遵守有序性的特定要求并以系统化方式记录条目。例如，现金与无现金条目必须分开记录，该要求同样适用于应税收入、免税收入及非应税收入的区分。所有书面证据必须以其原始格式保存，同时具备只读性和机器可读性。

不可更改性 是指在保存期间的任何时候都必须能够确定每份文件的原始内容。如果文件中的任何内容被修改或删除，必须以透明的方式完整记录下来。所有项目需纳入端到端的记录链条，确保每个步骤可追溯且留有标识。经修改的文档必须存储为新版本，且版本历史记录必须实现事后不可篡改。

符合 GoBD 标准的流程文档运作机制是什么？

企业不仅有义务记录书面证据，还需完整记录业务流程——例如文件扫描流程。流程文档需从组织与技术两个视角描述全过程。

流程文档涵盖以下方面的信息：

• 信息来源
  
• 索引
  
• 处理
  
• 存储
  
• 可检索性
  
• 机器可读性
  
• 数据安全，防止丢失和篡改
  
• 复制
  
• 书面证据记录、处理与保存流程
  
• 使用的 IT
  
• 制定安全措施
  
• 访问授权日志记录
  
• 对法规符合情况进行内部检查
  

示例：扫描文件

企业必须对所有书面证据进行数字备份——这也适用于纸质文件，如收到的发票。就像通过电子邮件发送的发票一样，这些发票也需要记录和归档。为此，作为流程文档的一部分，纸质书面证据也要进行扫描。

GoBD 规定，扫描版本必须与原始文件外观完全一致。除其他要求外，关键要确保色彩完全还原，使任何批注和标记在扫描件中清晰可见。原始文件须保持初始形态不得更改（如添加内容或注释）。若原始文件被修改，则需重新扫描并建立与首版本的清晰关联。企业有义务同时记录扫描版本和扫描流程指南，该指南必须明确定义以下要点：

• 谁有权扫描文件？
  
• 扫描哪些内容？
  
• 何时进行扫描？
  
• 原始文件扫描后是否还需要保留？
  
• 如何进行质量控制以确保扫描版本的完整性和可读性？
  
• 错误日志需要包含哪些内容？
  

符合 GoBD 标准的归档运作机制是什么？

企业应使用专业归档软件。已存储在 U 盘、硬盘或云端的文件不符合 GoBD 的高要求，因为与归档软件不同的是，本地数据载体无法记录修改情况，因此无法防止伪造。这意味着文件很容易被篡改。此外，除非使用归档软件，否则税务局无法核查文件保存期限的合规性。

在该软件的帮助下，所有文件都能以可追溯的方式存储，并防止被修改，特别是防止未经授权的访问。文件转移至归档系统时需满足严格法律要求，包括《欧盟通用数据保护条例》(GDPR) 和《德国商业秘密保护法》（Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen，简称 GeschGehG）规定的数据保护规范。基础信息技术也必须保证安全运行。

税务相关商业往来邮件也必须通过专业归档软件进行存储。在这种情况下，简单的备份选项——如电子邮件本地保存或硬盘存储——同样不符合合规要求。

哪些软件符合 GoBD 标准？

有多家符合 GoBD 标准的软件提供商。这些软件必须完全符合 GoBD 的所有原则。中立的服务提供者会对程序进行测试，并授予相应的标签，以表明符合 GoBD 标准。这种认证可帮助企业找到合适的软件。但在决定是否采用任何特定程序时，还应考虑到企业自身的情况。

软件应能根据当前需求灵活调整企业内部流程。

违反 GoBD 会有什么后果？

经查实违反 GoBD 的企业可能面临税务局的重罚。财政当局原则上可随时进行审计，内容涵盖财务会计数据与流程文档的合规性检查。GoBD 违规行为被视为会计缺陷，等同于违反法定的记账与保存义务。

若记账存在缺陷，税务局可根据《德国税法》(AO) 第 162 条推定企业的税基。这在多数情况下将导致企业负担加重，因为当局倾向于高估而非低估应税金额。其他可能的税务后果包括补缴税款及对补缴税款征收利息。但违规行为本身不自动触发处罚。换言之，税务局不会追究每个微小错误。仅当错误引发进一步记账缺陷、扭曲财务状况或隐匿单项交易时才存在处罚风险。

违反记账义务可能也会引发刑事后果，调查范围包括：

• 破产犯罪
  
• 隐匿文件
  
• 违反规则
  
• 其他涉及税务和行政犯罪的事项