Führungskräfte von Unternehmen planen voraus, um jeden Aspekt des Unternehmens zu schützen: Sie schließen z. B. Versicherungen ab, stellen Spezialisten für steuerliche, rechtliche und Compliance-Aspekte ein und lassen mehrere Sätze mit Ersatzschlüsseln für ihre Lager anfertigen. Unternehmen sollten jedoch auch ihre finanzielle Basis schützen. Rückstellungskonten können dabei helfen.

Obwohl Inhaberinnen und Inhabern von Unternehmen bewusst ist, dass der Aufbau einer gesunden Liquiditätsreserve gängige Praxis ist, setzen die meisten dies noch nicht um. JPMorgan führte eine Umfrage unter 597.000 kleineren Unternehmen durch und ermittelte, dass 25 % eine Reserve vorhielten, die weniger als 13 Tage mit ausbleibendem Umsatz abdecken würde.

Hier erfahren Unternehmenseigentümer/innen alles, was sie über Rückstellungskonten wissen müssen, warum diese so wichtig sind und wie sie ein Rückstellungskonto richtig dimensionieren, um das Unternehmen vor unvorhergesehenen Ausgaben oder Umsatzdellen zu schützen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist ein Rückstellungskonto?
  
• Warum Unternehmen Bargeldreserven benötigen
  
• Wie hoch sollte die Bargeldreserve für Ihr Unternehmen sein?
  
• Wie berechnen Sie das Bargeldreserveziel?
  
• Wie funktionieren die Rückstellungskonten in Stripe?
  

Was ist ein Rückstellungskonto?

Ein Rückstellungskonto – auch als Liquiditätsreserve bezeichnet – bietet eine Sicherheit durch Geldmittel, die reserviert werden, falls Ihr Unternehmen künftig einmal außer der Reihe Liquidität benötigt. Ein Rückstellungskonto ist vergleichbar mit einem privaten Notgroschen.

Gelder aus Rückstellungskonten liegen in den meisten Fällen in Form von verfügbaren liquiden Mitteln vor, jedoch nicht immer. Ein Rückstellungskonto kann jegliche Gelder aufnehmen, die Sie schnell flüssig machen und auf die Sie schnell zugreifen können. Auch Kurzzeitanlagen, wie z. B. Geldmarktfonds, können als Rückstellungskonten verwendet werden, da sie einfach und kurzfristig in Bargeld umgewandelt werden können.

Warum Unternehmen Bargeldreserven benötigen

Bargeldreserven sind ein wichtiger Teil des Finanzplans eines jeden Unternehmens und zwar aus demselben Grund wie private Notgroschen: Es treten plötzlich unerwartete Ausgaben oder ein unerwarteter Umsatzrückgang auf. Rückstellungskonten sind die Finanzversicherungspolice Ihres Unternehmens.

Rückstellungskonten sind für alle Unternehmen wertvoll, aber für viele Inhaber/innen kleiner Unternehmen kann sich eine finanziell schwierige Phase auch auf die privaten Finanzen auswirken.

Nehmen wir als Beispiel die COVID-19-Pandemie. Über Nacht konnten Tausende Unternehmen aufgrund von behördlich angeordneten Schließungen nicht mehr geschäftlich tätig sein. Und weitere Tausende Unternehmen litten unter Einschränkungen, da ihr Geschäftsmodell mit den Sicherheitsmaßnahmen in Widerspruch geriet. Aus von Yelp erfassten Daten geht hervor, dass nahezu 98.000 Unternehmen aufgrund der Pandemie endgültig schließen mussten.

Die Pandemie ist ein plastisches Beispiel für eine plötzliche, drastische Unterbrechung, die sich auf unzählige Unternehmen auswirkte. Rückstellungskonten sind zusätzliche Versicherungspolicen, die kleine Unternehmen bei unerwarteten Hürden liquide halten.

Kleine Unternehmen sind jedoch nicht die einzigen, für die sich Rückstellungskonten eignen. Im Folgenden führen wir einige Gründe dafür auf, warum Rückstellungskonten für Plattformen, SaaS-Unternehmen und Großunternehmen so wichtig sind:

• Finanzielle Stabilität
  Rückstellungskonten stellen ein finanzielles Polster dar und erhöhen die Stabilität eines Unternehmens. Sie fungieren als Sicherheitsnetz und erlauben es Unternehmen, unerwartete Ausgaben, Konjunktureinbrüche oder unvorhersehbare Umstände ohne Auswirkung auf die Abläufe abzufedern.

• Risikominderung
  Durch das Vorhalten von Rückstellungskonten können Unternehmen Risiken mindern, die mit potenziellen Bargeldflussproblemen einhergehen. Diese Rückstellungen können kurzfristige Finanzierungslücken schließen, z. B. bei verzögerten Zahlungen von Kundinnen und Kunden oder unerwarteten Ausgaben, und so das Risiko finanzieller Instabilität reduzieren.

• Expansion und Wachstum
  Rückstellungskonten können die Geschäftsexpansion und Wachstumsinitiativen unterstützen. Unternehmen geben sie die Möglichkeit, neue Projekte zu finanzieren, in Forschung und Entwicklung zu investieren oder Marktchancen zu erforschen. Mit Rückstellungen können Unternehmen kalkulierte Risiken eingehen und Wachstumsstrategien verfolgen, ohne sich ausschließlich von externen Finanzierungsquellen abhängig zu machen.

• Betriebskontinuität
  Für SaaS-Unternehmen und -Plattformen stellen Rückstellungskonten eine ununterbrochene Dienstleistungsbereitstellung sicher. Mit Geldern aus Rückstellungen können die Serverinfrastruktur gewartet, betriebliche Kosten in schwächeren Phasen gedeckt oder Investitionen in Technologie-Upgrades umgesetzt werden. Dies hilft, die Qualität und Zuverlässigkeit der gegenüber Kundinnen und Kunden bereitgestellten Dienstleistungen zu gewährleisten.

• Anlagegelegenheiten
  Mit Rückstellungen können Unternehmen Anlagechancen wahrnehmen, die sich spontan ergeben. Sie schaffen Flexibilität, um von strategischen Partnerschaften, Zusammenschlüssen, Übernahmen oder sonstigen Unternehmungen profitieren zu können, die potenziell zu langfristigem Wachstum und zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

• Compliance und aufsichtsrechtliche Bestimmungen
  Rückstellungskonten sind möglicherweise erforderlich, um bestimmte gesetzliche Auflagen oder rechtliche Pflichten zu erfüllen. Finanzinstitute können im Rahmen ihrer aufsichtsrechtlichen Compliance beispielsweise verpflichtet sein, sicherzustellen, dass sie über ausreichende Kapitalreserven verfügen, um mögliche Verluste aufzufangen und aufsichtsrechtliche Standards zu erfüllen.

• Anlegervertrauen
  Rückstellungskonten sind ein Nachweis für ein verantwortliches Finanzmanagement und für Steuerdisziplin. Sie können das Vertrauen der Anleger durch den Nachweis erhöhen, dass das Unternehmen in der Lage ist, finanzielle Herausforderungen zu bewältigen und langfristig tragfähig ist. Dies kann insbesondere für die Gewinnung von Anlegern, die Sicherung der Finanzierung oder die Verhandlung günstiger Bedingungen mit Stakeholdern wichtig sein.

• Rückerstattungsmanagement
  Rückstellungskonten können Unternehmen darüber hinaus helfen, einen plötzlichen Anstieg bei Rückbuchungen oder Rückerstattungsanfragen aufzufangen. Nehmen wir einmal an, Hunderte Transaktionen stellen sich als betrügerisch heraus und die Rückerstattungen sind umgehend fällig. Ein solches Szenario kann sich äußerst negativ auf den Cashflow auswirken. Oder ein neues Produkt weist einen Fehler auf, der es erforderlich macht, Rückerstattungen zu versenden und Rückgaben zu verwalten. Mit Rückstellungskonten können Unternehmen diese Situationen überstehen.

Wie hoch sollte die Bargeldreserve für Ihr Unternehmen sein?

Wie groß sollte der Bargeldpuffer sein? In der Regel sollten die meisten Unternehmen ihr Rückstellungskonto mit so viel Geld ausstatten, dass sie drei bis sechs Monate betriebsfähig bleiben. Bei größeren Unternehmen ist die Antwort komplizierter.

Sehen wir uns Rückstellungsbeträge für kleine Unternehmen etwas genauer an. Der Betrag, den Sie auf dem Rückstellungskonto benötigen, richtet sich nach verschiedenen Faktoren in Bezug auf Ihr Unternehmen. Gemäß der Studie von JPMorgan sollte die mittlere Bargeldrückstellung für kleine Unternehmen bei 12.000 US-Dollar liegen, es gibt jedoch signifikante Unterschiede in den diversen Branchen. Hersteller in der High-Tech-Branche halten beispielsweise eher mehr als 34.000 US-Dollar an Rückstellungen an einem beliebigen Tag bereit, während Unternehmen für Personaldienstleistungen im Durchschnitt Bargeldreserven in Höhe von nur 5.300 US-Dollar beiseitelegen.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen, wenn Sie eine Entscheidung zur Höhe der Rückstellungen auf einem Rückstellungskonto treffen:

• Wie viel Bargeld benötigt mein Unternehmen jeden Monat?
  Stellen Sie sicher, dass Sie dabei fixe, variable und saisonale Ausgaben berücksichtigen.

• Wie hoch ist der verfügbare Mindestbarbetrag, den Sie benötigen, um die wichtigsten Unternehmensabläufe am Laufen zu halten?
  Es ist gut, diesen Betrag zu kennen und sinnvoll, diesen regelmäßig zu aktualisieren.

• Welche anderen Bargeldressourcen sind derzeit für Ihr Unternehmen verfügbar?
  Haben Sie neben den tatsächlichen Bargeldrücklagen andere Vermögenswerte, die Sie ggf. schnell in liquide Mittel wandeln könnten? Berücksichtigen Sie auch diese in Ihren Überlegungen.

Wenden wir uns nun großen Unternehmen zu, bei denen die Überlegungen zu Rückstellungskonten anders aussehen. Um den Geldbetrag zu bestimmen, der in einem großen Unternehmen auf einem Rückstellungskonto verfügbar sein sollte, sollten Sie sich die folgenden Fragen stellen:

• Was sind die potenziellen Risiken und Unsicherheiten, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken könnten?
  Bewerten Sie die spezifischen Risiken, mit denen Ihr Unternehmen konfrontiert werden könnte, z. B. Konjunktureinbrüche, Marktfluktuationen, branchenspezifische Herausforderungen oder aufsichtsrechtliche Änderungen. Bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit und die potenziellen Auswirkungen dieser Risiken auf Ihre Betriebsabläufe.

• Wie sehen die historischen Muster in Bezug auf den Cashflow in Ihrem Unternehmen aus?
  Sehen Sie sich die historischen Cashflow-Auszüge an, um die typischen Bargeldabgänge und -zuflüsse in Ihrem Unternehmen zu betrachten. Identifizieren Sie die Perioden mit hohem Cashflow, geringem Cashflow und saisonalen Schwankungen. Anhand dieser Analyse können Sie den Mindestbetrag bestimmen, den Sie benötigen, um betriebliche Ausgaben in Schwächephasen zu stemmen.

• Was sind Ihre fixen und Ihre variablen Kosten?
  Identifizieren Sie die wesentlichen fixen Kosten, die Ihr Unternehmen regelmäßig zu tragen hat, z. B. Miete, Löhne und Gehälter sowie Kosten für Energie und Versicherungen. Berücksichtigen Sie außerdem variable Kosten, die aufgrund des Verkaufsvolumens und anderer Faktoren Fluktuationen unterliegen können. Diese Bewertung hilft Ihnen, den Basisbetrag zu ermitteln, den Sie benötigen, um diese Kosten zu decken.

• Stehen große Ausgaben oder Investitionen an?
  Berücksichtigen Sie alle anstehenden Kapitalausgaben, geplanten Expansionen oder Investitionen in Technologie, Infrastruktur oder Marketinginitiativen. Diese Ausgaben sollten in die Rückstellungsberechnung eingerechnet werden, um sicherzustellen, dass ausreichende Geldmittel zur Unterstützung dieser Initiativen verfügbar sind.

• Wie lange würde es dauern, bis sich das Unternehmen von einem finanziellen Rückschlag erholt?
  Bewerten Sie die potenziellen Auswirkungen eines finanziellen Rückschlags, z. B. den Rückgang der Verkäufe, den Verlust eines Großkunden oder unerwartete Ausgaben. Schätzen Sie, wie lange es dauern würde, bis Sie sich von diesen Rückschlägen erholt hätten, und ermitteln Sie den Rückstellungsbetrag, der erforderlich wäre, um das Unternehmen durch die Konsolidierungsphase zu bringen.

• Wie sehen die Branchenstandards und Benchmarks aus?
  Machen Sie sich mit den Branchenbenchmarks und den Best Practices für die Verwaltung von Rückstellungsfonds vertraut. Vergleichen Sie Ihren Umsatz mit Unternehmen ähnlicher Größe, die einen ähnlichen Umsatz und ein ähnliches Risikoprofil aufweisen. Diese Analysen können Einblicke in die typischen Rückstellungslevels bieten, die in Ihrer Branche als angemessen betrachtet werden.

• Wie sehen die aufsichtsrechtlichen und rechtlichen Anforderungen aus?
  Bestimmen Sie, ob es spezielle Bestimmungen oder rechtliche Anforderungen gibt, die das Mindestrückstellungslevel für Ihr Unternehmen vorgeben. Rechnen Sie die Compliance mit diesen Verpflichtungen in die Berechnung der Rückstellungen ein.

• Wie sehen die Wachstumsziele und Zukunftspläne für das Unternehmen aus?
  Berücksichtigen Sie den Wachstumsindikator und die strategischen Pläne für Ihr Unternehmen. Bewerten Sie die potenziellen Anlagegelegenheiten, Expansionsinitiativen oder Pläne für neue Produktentwicklungen, für die ggf. zusätzliche Geldmittel benötigt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie in der Rückstellungsberechnung diese künftigen Pläne berücksichtigen.

Wie berechnen Sie das Bargeldrückstellungsziel?

Um den Zielbetrag zu berechnen, den Sie auf dem Rückstellungskonto ansparen möchten (oder zusätzlich zu Ihren vorhandenen Bargeldrückstellungen bereithalten möchten), sollten Sie sich den allgemeinen unterjährigen Cashflow ansehen. Sehen Sie sich die monatlichen Cashflow-Auszüge an, um zu ermitteln, wie viel Geld jeden Monat und im Jahresverlauf in das Unternehmen fließt und das Unternehmen verlässt. Wenn Sie sich den jährlichen Cashflow anschauen, können Sie auch saisonale Fluktuationen bei den betrieblichen Ausgaben identifizieren.

Sobald Sie sich ein klares Bild von der Burn Rate Ihres Unternehmens verschafft haben – bei der Burn Rate handelt es sich um den Geldbetrag, den Sie für den Betrieb Ihres Unternehmens aufwenden müssen –, können Sie berechnen, wie viel Bargeld Sie benötigen würden, um Ihr Unternehmen für drei bis sechs Monate am Laufen zu halten, falls die Umsätze aus einem beliebigem Grund vorübergehend ausblieben. Es ist unwahrscheinlich, dass der Cashflow vollständig zum Erliegen kommt. Wenn Sie den Rückstellungszielbetrag jedoch auf diesem Szenario aufbauen, sind die Ausgaben Ihres Unternehmens für den Fall der Fälle gedeckt.

Sobald Sie sich Gedanken über den Rückstellungszielbetrag gemacht haben, subtrahieren Sie alle Bargeldbeträge, die Sie bereits zurückgestellt haben, und den Wert aller Investitionen oder anderer Vermögenswerte, die schnell in Bargeld umgewandelt werden könnten. Ihr Zielbetrag abzüglich dessen, was derzeit für Sie verfügbar ist, ist der Betrag, den Sie als Sparziel definieren und Ihrem Rückstellungskonto hinzufügen.

Wie funktionieren die Rückstellungskonten von Stripe?

Stripe sucht stets nach neuen Möglichkeiten, Unternehmen zu unterstützen. Dazu zählt auch die Bereitstellung von Rückstellungskonten. In einigen Fällen beginnt Stripe mit dem Aufbau eines Rückstellungskontos für Nutzer/innen, wenn es so aussieht, als sei das betroffene Unternehmen einem erhöhten Risiko ausgesetzt, dass Kundinnen und Kunden Rückerstattungen beantragen oder Zahlungen anfechten. Im Folgenden nennen wir einige Faktoren, die die Erstellung eines Rückstellungskontos für ein Unternehmen auslösen könnte:

• Branchenbedingungen
  
• Zahlungsaktivität
  
• Anfechtungsquote
  
• Rückerstattungsquote
  

Rückstellungskonten bei Stripe sind ein finanzieller Puffer, den Unternehmen nutzen können, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Gelder verfügbar sind, um potenzielle Rückerstattungen oder Rückbuchungen abzudecken. Stripe benachrichtigt Unternehmen darüber, wenn eine Rückstellung für ein Konto platziert wird. Außerdem bewertet Stripe die Bedingungen regelmäßig neu, um zu bestimmen, ob und wann es sinnvoll wäre, die Rückstellung wieder zu entfernen.