Los empresarios planifican con antelación la protección de todos los aspectos de su negocio: contratan seguros, especialistas en gestión fiscal, legal y de cumplimiento de la normativa, y hacen juegos de llaves de repuesto de su tienda. Las empresas también deben proteger su capacidad financiera, y las cuentas de reserva pueden ayudar a ello.

Aunque muchos empresarios saben que acumular una buena reserva de efectivo es una buena práctica, la mayoría sigue sin hacerlo. JPMorgan realizó un estudio de 597.000 pequeños negocios y detectó que el 25 % mantenía una reserva que cubría menos de 13 días de actividad si dejaban de recibir ingresos.

Aquí explicamos lo que los empresarios deben saber sobre las cuentas de reserva: qué son, por qué son importantes y cómo crear una cuenta de reserva con el tamaño adecuado para proteger tu negocio frente a gastos imprevistos o caídas de los ingresos.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de reserva?
  
• ¿Por qué las empresas necesitan reservas de efectivo?
  
• ¿Qué volumen de reserva de efectivo debes tener para tu empresa?
  
• Cómo calcular tu objetivo de reserva de efectivo
  
• ¿Cómo funcionan las cuentas de reserva de Stripe?
  

¿Qué es una cuenta de reserva?

Una cuenta de reserva, también denominada «reserva de efectivo», contiene fondos de respaldo que se guardan aparte por si una empresa necesita efectivo extra en el futuro. Es como el fondo de emergencias de la empresa.

Los fondos de las cuentas de reserva suelen estar en efectivo, pero no siempre. Una cuenta de reserva es cualquier tipo de fondos a los que se puede acceder y se pueden liquidar rápidamente. Las inversiones a corto plazo, como los fondos del mercado monetario, se pueden usar también en las cuentas de reserva, puesto que se pueden convertir en efectivo fácilmente en poco tiempo.

¿Por qué las empresas necesitan reservas de efectivo?

Las reservas de efectivo son una parte importante del plan financiero de cualquier empresa por la misma razón que los fondos de emergencia individuales son importantes en nuestra vida personal: pueden surgir gastos imprevistos de pronto o puede haber una caída inesperada de los ingresos. Las cuentas de reserva son el seguro financiero de tu negocio.

Tienen un gran valor para todas las empresas, pero para muchos pequeños empresarios una mala racha financiera podría afectar a sus finanzas personales.

Tomemos como ejemplo la pandemia de COVID-19. De la noche a la mañana, miles de negocios no pudieron funcionar debido al confinamiento. Otros tantos miles vieron limitadas sus operaciones porque su modelo de negocio no era compatible con las medidas de seguridad. Según los datos recopilados por Yelp, casi 98.000 negocios cerraron de forma permanente debido a la pandemia.

La pandemia es un claro ejemplo de una interrupción drástica y repentina que afectó a innumerables empresas. Las cuentas de reserva son un seguro adicional importante que puede mantener la solvencia de las pequeñas empresas cuando surgen obstáculos inesperados.

Pero los pequeños negocios no son las únicas empresas para las que son útiles las cuentas de reserva. Aquí explicamos algunos de los motivos por los que las cuentas de reserva son importantes para las plataformas, las empresas de SaaS y las grandes corporaciones:

• Estabilidad financiera
  Las cuentas de reserva proporcionan un colchón financiero y aumentan la estabilidad del negocio. Actúan como una red de seguridad que permite a la empresa afrontar gastos imprevistos, crisis económicas o circunstancias inesperadas sin poner en peligro sus operaciones.

• Mitigación de los riesgos
  Al mantener cuentas de reserva, las empresas pueden mitigar los riesgos asociados a posibles problemas de flujo de efectivo. Estas reservas pueden cubrir déficits de financiación a corto plazo, como retrasos en los pagos de los clientes o gastos imprevistos, y reducir así el riesgo de inestabilidad financiera.

• Expansión y crecimiento
  Las cuentas de reserva pueden sustentar iniciativas de expansión y crecimiento empresarial. Las empresas pueden usarlas para financiar nuevos proyectos, invertir en investigación y desarrollo, o explorar oportunidades de mercado. Tener reservas permite a las empresas asumir riesgos calculados y continuar estrategias de crecimiento sin depender únicamente de fuentes de financiación externas.

• Continuidad operativa
  Para las plataformas y las empresas de SaaS, las cuentas de reserva garantizan una prestación de servicios ininterrumpida. Con los fondos de reserva pueden mantener la infraestructura de servidores, cubrir los costes de funcionamiento durante los períodos de escasez o invertir en actualizaciones tecnológicas. Esto ayuda a mantener la calidad y fiabilidad de los servicios que ofrecen a los clientes.

• Oportunidades de inversión
  Tener reservas permite a las empresas aprovechar oportunidades de inversión que surjan inesperadamente. Les aporta flexibilidad para capitalizar asociaciones estratégicas, fusiones, adquisiciones u otras empresas que puedan contribuir al crecimiento y la competitividad a largo plazo.

• Cumplimiento normativo y requisitos reglamentarios
  Las cuentas de reserva pueden ser necesarias para cumplir ciertas obligaciones legales y reglamentarias. Por ejemplo, las entidades financieras pueden estar obligadas a mantener cuentas de reserva como parte de su cumplimiento normativo, con el fin de garantizar que tienen capital suficiente para absorber posibles pérdidas y cumplir las normas reglamentarias.

• Confianza de los inversores
  Las cuentas de reserva demuestran una gestión financiera y una disciplina fiscal responsables. Pueden aumentar la confianza de los inversores al demostrar la capacidad de la empresa para afrontar las dificultades financieras y garantizan su sostenibilidad a largo plazo. Esto puede ser especialmente importante para atraer inversores, asegurar la financiación o negociar condiciones favorables con las partes interesadas.

• Gestión de reembolsos
  Las cuentas de reserva también ayudan a las empresas a soportar una afluencia repentina de contracargos o solicitudes de reembolso. Imaginemos que se descubre que cientos de transacciones han sido fraudulentas y deben emitirse reembolsos de inmediato. Esto puede afectar gravemente al flujo de caja. O puede que un producto nuevo tenga un defecto y obligue a enviar reembolsos y procesar devoluciones. Las cuentas de reserva pueden cubrir a las empresas en estas situaciones.

¿Qué volumen de reserva de efectivo debes tener para tu empresa?

¿Cuánto efectivo de reserva debes tener? Normalmente, la mayoría de los pequeños negocios deben tener una cuenta de reserva con dinero suficiente para cubrir los gastos de funcionamiento durante un período de tres a seis meses. En el caso de las empresas más grandes, la respuesta es más complicada.

Veamos las cuentas de reserva de los pequeños negocios con más detalle. La cantidad que necesitas tener en la cuenta de reserva depende de varios factores de tu negocio. Según el estudio de JPMorgan, la reserva de efectivo media para pequeños negocios es alrededor de 12.000 dólares, pero varía considerablemente de unos sectores a otros. Por ejemplo, las empresas que fabrican alta tecnología tienden a tener una reserva de más de 34.000 dólares un día cualquiera, mientras que las empresas de servicios a particulares mantienen un saldo de caja de tan solo 5300 dólares por término medio.

Cuando tengas que decidir sobre un objetivo de ahorro en una cuenta de reserva, pregúntate lo siguiente:

• ¿Qué cantidad de efectivo utiliza tu empresa cada mes?
  No olvides tener en cuenta los gatos fijos, variables y estacionales.

• ¿Cuál es la cantidad mínima de efectivo que necesitas para mantener el funcionamiento básico de tu negocio?
  En cualquier caso, es importante conocer esta cifra sobre tu empresa y actualizarla periódicamente.

• ¿Qué otras fuentes de efectivo están disponibles actualmente para tu empresa?
  Además del ahorro de efectivo real, ¿tu empresa tiene otros activos que se podrían liquidar rápidamente si fuese necesario? Inclúyelos en este ejercicio.

Hablemos ahora sobre las grandes empresas, donde los aspectos que deben tenerse en cuenta para las cuentas de reserva son diferentes. A la hora de determinar la cantidad de fondos que una gran empresa debe mantener en una cuenta de reserva, pregúntate lo siguiente:

• ¿Qué posibles riesgos e incertidumbres podrían afectar a la empresa?
  Evalúa los riesgos específicos que debe afrontar tu empresa, como crisis económicas, fluctuaciones del mercado, dificultades propias del sector o cambios normativos. Piensa en la probabilidad y el posible efecto de estos riesgos en las operaciones de tu empresa.

• ¿Cómo son los patrones históricos de flujo de caja de tu empresa?
  Revisa los estados de flujo de caja históricos para conocer las fluctuaciones de efectivo de tu negocio. Identifica los períodos con un flujo de caja alto, un flujo de caja bajo y las posibles variaciones estacionales. Este análisis puede ayudar a calcular la cantidad mínima necesaria para cubrir los gastos de funcionamiento durante los períodos de escasez.

• ¿Qué gastos fijos y variables tiene la empresa?
  Identifica los gastos fijos esenciales en los que tu empresa incurre periódicamente, como alquiler, salarios, servicios públicos y seguros. Ten en cuenta también los gastos variables que pueden fluctuar en función del volumen de ventas y otros factores. Esta evaluación ayudará a determinar la cuantía de referencia necesaria para cubrir estos gastos.

• ¿Hay previstos próximos gastos o inversiones importantes?
  Piensa en próximos gastos de capital, ampliaciones planificadas o inversiones en tecnología, infraestructura o iniciativas de marketing. Estos gastos deben tenerse en cuenta a la hora de calcular la reserva con el fin de garantizar que haya suficientes fondos disponibles para sustentar estas iniciativas.

• ¿Cuánto tiempo le llevaría a la empresa recuperarse de un revés financiero?
  Evalúa el posible efecto de un revés financiero, como una disminución de las ventas, la pérdida de un cliente importante o gastos imprevistos. Calcula el tiempo que tardaría la empresa en recuperarse de estos reveses y la reserva necesaria para mantener el negocio durante el período de recuperación.

• ¿Cuáles son los estándares y los valores de referencia del sector?
  Investiga los valores de referencia y las mejores prácticas del sector para mantener fondos de reserva. Compara tu empresa con organizaciones que tengan un tamaño, unos ingresos y un perfil de riesgo similares. Este análisis puede proporcionar información sobre los niveles de reserva habituales que se consideran apropiados en tu sector.

• ¿Cuáles son los requisitos legales y reglamentarios?
  Averigua si hay reglamentos o requisitos legales específicos que impongan unos niveles de reserva mínimos a las empresas. Incluye el cumplimiento de estas obligaciones en el cálculo de la reserva.

• ¿Cuáles son los objetivos de crecimiento y planes futuros de tu empresa?
  Ten en cuenta la trayectoria de crecimiento y los planes estratégicos de la empresa. Evalúa las posibles oportunidades de inversión, iniciativas de ampliación o planes de desarrollo de nuevos productos que puedan requerir fondos adicionales. Asegúrate de que el cálculo de la reserva tiene en cuenta estas aspiraciones futuras.

Cómo calcular tu objetivo de reserva de efectivo

Para calcular la cantidad que tu empresa debe guardar en la cuenta de reserva (o además de la reserva de efectivo actual), observa el flujo de caja global a lo largo del año. Revisa los estados de flujo de caja mensuales para ver cuánto dinero entra y sale en la empresa cada mes y en el transcurso del año. Al mirar el flujo de caja anual, puedes ver las fluctuaciones estacionales de los gastos de funcionamiento.

Una vez que tengas una idea clara de la tasa de consumo de efectivo de tu empresa, es decir, la cantidad de dinero necesaria para gestionar el negocio, puedes calcular cuánto efectivo sería necesario para mantener la empresa funcionando durante un período de tres a seis meses si, por alguna razón, deja de recibir ingresos temporalmente. Es poco probable que el flujo de caja se detenga por completo. Pero si basas el objetivo de reserva en esa situación, tu empresa estará cubierta si alguna vez ocurre.

Cuando ya tengas en mente el objetivo de reserva de efectivo, resta el efectivo que ya tiene la empresa en reserva y el valor de las inversiones u otros activos que puedan liquidarse rápidamente. La cantidad objetivo menos lo que la empresa tiene actualmente es lo que se debe ahorrar y añadir a la cuenta de reserva.

¿Cómo funcionan las cuentas de reserva de Stripe?

Stripe busca continuamente nuevas formas de ayudar a las empresas, incluido el uso de cuentas de reserva. En algunos casos, Stripe inicia la creación de una cuenta de reserva para los usuarios si resulta que la empresa tiene un alto riesgo de que los clientes soliciten reembolsos o disputen cargos. Los siguientes son algunos factores que pueden desencadenar la creación de una cuenta de reserva para una empresa:

• condiciones del sector;
  
• actividad de pagos;
  
• tasa de disputas;
  
• tasa de reembolsos.
  

Las cuentas de reserva con Stripe son un colchón económico que las empresas pueden usar para garantizar que haya fondos suficientes disponibles para cubrir posibles reembolsos o contracargos. Stripe notifica a las empresas cuando pone una reserva en su cuenta y evalúa periódicamente las condiciones para determinar si sería apropiado quitar la reserva y cuándo.