Los líderes empresariales planifican con anticipación para proteger todos los aspectos de la empresa: obtienen un seguro; contratan especialistas para gestionar los impuestos, los aspectos legales y el cumplimiento de la normativa; y hacen juegos de llaves de repuesto para su tienda. Las empresas también deben proteger su trayectoria financiera, y las cuentas de reserva pueden ayudar con esto.

A pesar de que muchos propietarios de empresas saben que acumular una reserva de efectivo saludable es una buena práctica, la mayoría todavía no lo está haciendo. JPMorgan llevó a cabo un estudio de 597,000 pequeñas empresas y descubrió que el 25 % tenía una reserva que cubría menos de 13 días de actividad comercial, si otros ingresos se agotaban.

Esto es lo que los propietarios de empresas deben saber sobre lo que son las cuentas de reserva, por qué son importantes y cómo crear el tamaño adecuado de una cuenta de reserva para proteger a tu empresa contra gastos imprevistos o caídas en los ingresos.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de reserva?
  
• Por qué las empresas necesitan reservas de efectivo
  
• ¿Cuánta reserva de efectivo debes tener para tu empresa?
  
• Cómo calcular tu objetivo de reserva de efectivo
  
• Cómo funcionan las cuentas de reserva de Stripe
  

¿Qué es una cuenta de reserva?

Una cuenta de reserva, también llamada «reserva de efectivo», contiene un suministro de respaldo de fondos que se reservan en caso de que tu empresa necesite efectivo adicional en el futuro. Una cuenta de reserva es como el fondo de emergencia de tu empresa.

Los fondos de la cuenta de reserva suelen ser en efectivo, pero no siempre. Una cuenta de reserva puede ser cualquier fondo que puedas liquidar y al que puedas acceder rápidamente. Las inversiones a corto plazo, como los fondos del mercado monetario, también se pueden utilizar en cuentas de reserva, ya que se pueden convertir fácilmente en efectivo con poca antelación.

¿Por qué las empresas necesitan reservas de efectivo?

Las reservas de efectivo son una parte importante del plan financiero de cualquier empresa por la misma razón por la que los fondos de emergencia individuales son importantes en nuestra vida personal: pueden surgir gastos inesperados de repente o puede haber una caída imprevista en los ingresos. Las cuentas de reserva son la póliza de seguro financiero de tu empresa.

Las cuentas de reserva son valiosas para todas las empresas, pero para muchos propietarios de pequeñas empresas, una mala racha financiera podría afectar sus finanzas personales.

Tomemos como ejemplo la pandemia de COVID-19. De la noche a la mañana, miles de empresas de repente no pudieron operar debido al aislamiento y miles más se vieron limitadas operativamente porque sus modelos de negocio entraban en conflicto con las medidas de seguridad. Los datos recopilados por Yelp muestran que casi 98,000 empresas cerraron permanentemente debido a la pandemia.

La pandemia es un claro ejemplo de una disrupción repentina y dramática que afectó a innumerables empresas. Las cuentas de reserva son importantes pólizas de seguro adicionales que pueden mantener la solvencia de las pequeñas empresas cuando surgen barreras inesperadas.

Pero las pequeñas empresas no son las únicas empresas a las que les resultan útiles las cuentas de reserva. Estas son algunas de las razones por las que las cuentas de reserva son importantes para las plataformas, las empresas de SaaS y los negocios empresariales:

• Estabilidad financiera
  Las cuentas de reserva proporcionan un colchón financiero y aumentan la estabilidad de la empresa. Actúan como una red de seguridad, lo que permite a la empresa capear gastos inesperados, recesiones económicas o circunstancias imprevistas, sin poner en peligro sus operaciones.

• Mitigación de riesgos
  Al mantener cuentas de reserva, las empresas pueden mitigar los riesgos asociados con posibles problemas de flujo de efectivo. Estas reservas pueden cubrir brechas de financiamiento a corto plazo, como pagos retrasados de clientes o gastos inesperados, lo que reduce el riesgo de inestabilidad financiera.

• Expansión y crecimiento
  Las cuentas de reserva pueden respaldar las iniciativas de expansión y crecimiento de la empresa. Las empresas pueden utilizarlas para financiar nuevos proyectos, invertir en investigación y desarrollo o explorar oportunidades de mercado. Disponer de reservas permite a las empresas asumir riesgos calculados y seguir estrategias de crecimiento, sin depender únicamente de fuentes de financiación externas.

• Continuidad operativa
  En el caso de las empresas y plataformas de SaaS, las cuentas de reserva garantizan la prestación ininterrumpida del servicio. Con los fondos de reserva se puede mantener la infraestructura de servidores, cubrir los costos operativos durante los períodos de escasez o invertir en actualizaciones tecnológicas. Esto ayuda a mantener la calidad y confiabilidad de los servicios ofrecidos a los clientes.

• Oportunidades de inversión
  Tener reservas permite a las empresas aprovechar las oportunidades de inversión que surgen inesperadamente. Proporciona la flexibilidad para capitalizar asociaciones estratégicas, fusiones, adquisiciones u otros emprendimientos que pueden contribuir al crecimiento y la competitividad a largo plazo.

• Cumplimiento y requisitos normativos
  Las cuentas de reserva pueden ser necesarias para cumplir con ciertas obligaciones reglamentarias o legales. Por ejemplo, es posible que se exija a las instituciones financieras que mantengan cuentas de reserva como parte de su cumplimiento normativo, lo que garantiza que tengan suficiente capital para absorber posibles pérdidas y cumplir con las normas reglamentarias.

• Confianza de los inversores
  Las cuentas de reserva demuestran una gestión financiera responsable y disciplina fiscal. Pueden mejorar la confianza de los inversores al mostrar la capacidad de la empresa para sortear los desafíos financieros y garantizar su sostenibilidad a largo plazo. Esto puede ser particularmente importante para atraer inversores, asegurar financiamiento o negociar condiciones favorables con las partes interesadas.

• Gestión de reembolsos
  Las cuentas de reserva también ayudan a las empresas a resistir una afluencia repentina de contracargos o solicitudes de reembolso. Supongamos que se revela que cientos de transacciones son fraudulentas y los reembolsos deben emitirse de inmediato, lo que puede afectar gravemente el flujo de efectivo. O tal vez un producto nuevo tiene una falla que requiere el envío de reembolsos y el procesamiento de devoluciones. Las cuentas de reserva pueden cubrir a empresas que se encuentran en estas situaciones.

¿Cuánta reserva de efectivo debes tener para tu empresa?

¿Cuánto margen de efectivo necesitas tener? Por lo general, la mayoría de las pequeñas empresas deben tener una cuenta de reserva con suficiente dinero para cubrir los gastos operativos de tres a seis meses. Para las empresas más grandes, la respuesta es más complicada.

Analicemos un poco más las cuentas de reserva para pequeñas empresas. El importe que necesitas en tu cuenta de reserva depende de varios factores de tu empresa. Según el estudio de JPMorgan, la reserva media de efectivo para las pequeñas empresas es de alrededor de $12,000, pero existen variaciones significativas entre los diferentes sectores. Por ejemplo, las empresas manufactureras de alta tecnología tienden a mantener más de $34,000 en reserva en un día determinado, mientras que las empresas de servicios personales mantienen un saldo disponible de solo $5,300, en promedio.

Hazte estas preguntas cuando estés decidiendo cuál es la meta de ahorro de una cuenta de reserva:

• ¿Cuánto efectivo consume tu empresa cada mes?
  Asegúrate de tener en cuenta los gastos fijos, variables y estacionales.

• ¿Cuál es el importe mínimo de efectivo disponible que necesitas para mantener las operaciones comerciales esenciales?
  De todos modos, es bueno conocer este número de tu empresa (y actualizarlo regularmente).

• ¿Qué otras fuentes de efectivo están disponibles actualmente para tu empresa?
  Aparte de los ahorros reales en efectivo, ¿tienes otros activos que podrían liquidarse rápidamente, si fuera necesario? Inclúyelos en este ejercicio.

Ahora hablemos de las empresas más grandes, donde las consideraciones para las cuentas de reserva son diferentes. Cuando determines la cantidad de fondos que debes mantener en una cuenta de reserva para una empresa grande, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los posibles riesgos e incertidumbres que podrían afectar a tu empresa?
  Evalúa los riesgos específicos a los que puede enfrentarse tu empresa, como las recesiones económicas, las fluctuaciones del mercado, los desafíos específicos del sector o los cambios normativos. Considera la probabilidad y el impacto potencial de estos riesgos en tus operaciones.

• ¿Cuáles son los patrones históricos de flujo de efectivo en tu empresa?
  Revisa tus estados históricos de flujo de efectivo para comprender los flujos y reflujos típicos de efectivo en tu empresa. Identifica los períodos de flujo alto de efectivo, flujo bajo de efectivo y cualquier variación estacional. Este análisis puede ayudar a estimar el importe mínimo necesario para cubrir los gastos operativos durante los períodos de vacas flacas.

• ¿Cuáles son tus gastos fijos y variables?
  Identifica los gastos fijos esenciales en los que incurre regularmente tu empresa, como el alquiler, los salarios, los servicios públicos y el seguro. Además, considera los gastos variables que pueden fluctuar según el volumen de ventas u otros factores. Esta evaluación ayudará a determinar el monto de referencia requerido para cubrir estos gastos.

• ¿Hay algún gasto o inversión significativa en el futuro?
  Considera los próximos gastos de capital, expansiones planificadas o inversiones en tecnología, infraestructura o iniciativas de marketing. Estos gastos deben tenerse en cuenta en el cálculo de la reserva para garantizar que se disponga de fondos suficientes para apoyar estas iniciativas.

• ¿Cuánto tiempo tardarías en recuperarte de un contratiempo financiero?
  Evalúa el impacto potencial de un contratiempo financiero, como una disminución en las ventas, la pérdida de un cliente importante o gastos inesperados. Calcula el tiempo que tomaría recuperarte de tales contratiempos y la cantidad de reservas necesarias para sostener a la empresa durante el período de recuperación.

• ¿Cuáles son los estándares y puntos de referencia del sector?
  Investiga los puntos de referencia del sector y las prácticas recomendadas para mantener los fondos de reserva. Compara tu empresa con la de organizaciones de tamaño, ingresos y perfil de riesgo similares. Este análisis puede proporcionar información sobre los niveles de reserva típicos que se consideran apropiados dentro de tu sector.

• ¿Cuáles son los requisitos reglamentarios o legales?
  Determina si existe alguna normativa o requisito legal específico que dicte los niveles mínimos de reserva para tu empresa. Ten en cuenta el cumplimiento de estas obligaciones en el cálculo de reservas.

• ¿Cuáles son los objetivos de crecimiento y planes futuros de la empresa?
  Ten en cuenta la trayectoria de crecimiento y los planes estratégicos de tu empresa. Evalúa las posibles oportunidades de inversión, las iniciativas de expansión o los planes de desarrollo de nuevos productos que puedan requerir fondos adicionales. Asegúrate de que tu cálculo de reservas tenga en cuenta estas aspiraciones futuras.

Cómo calcular tu objetivo de reserva de efectivo

Para calcular el importe objetivo de ahorro en tu cuenta de reserva (o además de tus reservas de efectivo existentes), observa tu flujo de efectivo general a lo largo del año. Revisa tus estados de flujo de efectivo mensuales para ver cuánto dinero entra y sale de la empresa cada mes y en el transcurso del año. Observar el flujo de caja anual tendrá en cuenta las fluctuaciones estacionales de los gastos operativos.

Una vez que tengas una idea clara de la tasa de consumo de tu empresa (la cantidad de dinero que gastas para gestionarla), puedes calcular cuánto efectivo se necesitaría para mantenerla en funcionamiento durante tres a seis meses si, por alguna razón, los ingresos se detuvieran temporalmente. Es poco probable que tu flujo de efectivo se detenga por completo. Sin embargo, basar el importe de la reserva objetivo en esa situación cubrirá a tu empresa si alguna vez sucede.

Una vez que tengas en mente el importe objetivo de reserva de efectivo, resta el efectivo que ya tengas en reserva, junto con el valor de cualquier inversión u otros activos que pudieran liquidarse rápidamente. El importe de tu objetivo menos lo que tienes actualmente es el importe que pretenderás ahorrar y agregar a tu cuenta de reserva.

Cómo funcionan las cuentas de reserva de Stripe

Stripe siempre está buscando formas adicionales de apoyar a las empresas, como el empleo de cuentas de reserva. En algunos casos, Stripe empezará a constituir una cuenta de reserva para los usuarios si parece que la empresa tiene un riesgo elevado de que los clientes soliciten reembolsos o disputen cargos. Algunos factores que podrían desencadenar la creación de una cuenta de reserva para una empresa incluyen:

• Condiciones del sector
  
• Actividad de pago
  
• Tasa de disputas
  
• Tasa de reembolso
  

Las cuentas de reserva con Stripe son un colchón financiero que las empresas pueden utilizar para asegurarse de que haya fondos suficientes disponibles para cubrir posibles reembolsos o contracargos. Stripe notifica a las empresas cuando se coloca una reserva en su cuenta y reevalúa periódicamente las condiciones para determinar si sería apropiado eliminar la reserva y cuándo.