Líderes planejam com antecedência para proteger todas as áreas da empresa: compram seguros; contratam especialistas para gerenciar impostos, aspectos jurídicos e de compliance; e fazem chaves sobressalentes para sua loja. As empresas também devem proteger sua pista financeira e reservar contas pode ajudar com isso.

Embora muitos empresários saibam que estocar uma reserva de caixa saudável é uma boa prática, a maioria ainda não está fazendo isso. O JPMorgan realizou um estudo de 597.000 pequenas empresas e descobriu que 25% mantinham uma reserva para menos de 13 dias de negócios, se não houvesse mais qualquer entrada.

Veja o que os empresários precisam saber sobre contas de reserva, por que elas são importantes e como criar uma conta de reserva ideal para proteger sua empresa contra despesas imprevistas ou quedas na receita.

Neste artigo:

• O que é uma conta reserva?
  
• Por que as empresas precisam de reservas de caixa
  
• Qual deve ser o valor da reserva de caixa de sua empresa?
  
• Como calcular sua meta de reserva de caixa
  
• Como funcionam contas de reserva da Stripe
  

O que é uma conta reserva?

Uma conta de reserva, também chamada de "reserva de caixa", contém uma reserva de fundos que são reservados para casos em que sua empresa precise de dinheiro extra no futuro. Uma conta de reserva é como o fundo de emergência da sua empresa.

Na maioria das vezes, a conta de reserva usa fundos em forma de dinheiro, mas nem sempre. Uma conta de reserva pode ser qualquer fundo que você possa liquidar e acessar rapidamente. Investimentos de curto prazo, como fundos do mercado monetário, também podem ser usados em contas de reserva, uma vez que ser facilmente convertidos em dinheiro a curto prazo.

Por que as empresas precisam de reservas de caixa

As reservas de caixa são importantes para o plano financeiro de qualquer empresa pela mesma razão que os fundos de emergência individuais são importantes em nossas vidas pessoais: despesas inesperadas podem ocorrer de repente, ou pode haver uma queda imprevista na receita. As contas de reserva são o seguro financeiro da sua empresa.

As contas de reserva são valiosas para todas as empresas, mas para muitos pequenos empresários, um problema financeiro pode afetar suas finanças pessoais.

Veja a pandemia de COVID-19, por exemplo. Da noite para o dia, milhares de empresas ficaram repentinamente impossibilitadas de operar devido aos lockdowns — e outras milhares ficaram limitadas operacionalmente porque seus modelos de negócios entraram em conflito com as medidas de segurança. Dados coletados pelo Yelp mostram que quase 98.000 empresas fecharam permanentemente por causa da pandemia.

A pandemia é um exemplo claro de uma interrupção repentina e dramática que afetou inúmeras empresas. As contas de reserva são seguros adicionais importantes que podem manter as pequenas empresas quando surgem problemas inesperados.

Mas as pequenas empresas não são as únicas que consideram as contas de reserva úteis. Veja alguns motivos pelos quais as contas de reserva são importantes para plataformas, empresas de SaaS e grandes empresas:

• Estabilidade financeira
  As contas de reserva criam um colchão financeiro e aumentam a estabilidade da empresa. É como uma rede de segurança para proteger a empresa de despesas inesperadas, crises econômicas ou imprevistos, sem comprometer suas operações.

• Mitigação de riscos
  Com contas de reserva, as empresas podem mitigar riscos de fluxo de caixa. As reservas podem cobrir falta de fundos no curto prazo, como atrasos em pagamentos de clientes ou despesas inesperadas, reduzindo o risco de instabilidade financeira.

• Expansão e crescimento
  As contas de reserva podem apoiar iniciativas de expansão e crescimento de negócios. As empresas podem usá-las para financiar novos projetos, investir em pesquisa e desenvolvimento ou explorar oportunidades de mercado. Ter reservas permite assumir riscos calculados e buscar estratégias de crescimento, sem depender apenas de fontes de financiamento externas.

• Continuidade operacional
  Para empresas e plataformas de SaaS, as contas de reserva garantem a prestação ininterrupta de serviços. Os fundos de reserva podem manter a infraestrutura do servidor, cobrir custos operacionais durante períodos de escassez ou investir em atualizações tecnológicas. Isso ajuda a manter a qualidade e a confiabilidade dos serviços oferecidos aos clientes.

• Oportunidades de investimento
  Ter reservas permite aproveitar oportunidades de investimento que surgem inesperadamente. Elas flexibilizam a capitalização de parcerias estratégicas, fusões, aquisições ou outros empreendimentos que podem contribuir para o crescimento e a competitividade a longo prazo.

• Conformidade e requisitos regulamentares
  As contas de reserva podem ser necessárias para cumprir certas obrigações regulamentares ou legais. Por exemplo, as instituições financeiras podem ser obrigadas a manter contas de reserva como parte de sua conformidade regulatória, garantindo capital suficiente para absorver perdas e cumprir as normas regulatórias.

• Confiança dos investidores
  As contas de reserva demonstram gestão financeira responsável e disciplina orçamental. Eles podem aumentar a confiança do investidor, mostrando a capacidade da empresa de gerenciar dificuldades financeiras e garantir sua sustentabilidade a longo prazo. Isso pode ser particularmente importante para atrair investidores, garantir financiamento ou negociar condições favoráveis com as partes interessadas.

• Gestão de reembolsos
  As contas de reserva também ajudam as empresas a suportar um fluxo súbito de estornos ou reembolsos. Digamos que centenas de fraudes sejam comprovadas e que os reembolsos precisem ser emitidos imediatamente, prejudicando gravemente o fluxo de caixa. Ou talvez um novo produto tenha uma falha que exija o processamento de reembolsos e devoluções. As contas de reserva podem ajudar empresas nessas situações.

Qual deve ser o valor da reserva de caixa de sua empresa?

Quanto de reserva de caixa você precisa ter? Normalmente, a maioria das pequenas empresas deve ter uma conta de reserva com dinheiro suficiente para cobrir despesas operacionais por três a seis meses. Para empresas maiores, a resposta é mais complicada.

Vamos discutir um pouco mais as contas de reserva para pequenas empresas. O valor que você precisa na sua conta de reserva depende de vários fatores sobre o seu negócio. De acordo com o estudo do JPMorgan, a reserva média de caixa para pequenas empresas é de cerca de US$ 12.000, mas há variações significativas entre diferentes setores. Por exemplo, as empresas de manufatura de alta tecnologia tendem a manter mais de US$ 34.000 em reserva em um determinado dia, enquanto as empresas de serviços pessoais mantêm um saldo de caixa de apenas US$ 5.300, em média.

Faça estas perguntas para decidir a meta da conta de reserva:

• Quanto dinheiro sua empresa usa por mês?
  Não deixe de considerar as despesas fixas, variáveis e sazonais.

• Qual é o valor mínimo de dinheiro em caixa que você precisa para manter as operações comerciais essenciais?
  É sempre bom saber (e atualizar regularmente) esse número sobre sua empresa.

• Que outras fontes de caixa estão disponíveis atualmente para a sua empresa?
  Além da poupança real de caixa, você tem outros ativos que poderiam ser liquidados rapidamente, se necessário? Inclua-os neste exercício.

Agora vamos falar de empresas maiores, onde as considerações para contas de reserva são diferentes. Para saber o montante que deve ser mantido em uma conta de reserva para uma grande empresa, faça as seguintes perguntas:

• Quais são os possíveis riscos e incertezas que podem impactar o seu negócio?
  Avalie os riscos específicos que sua empresa pode enfrentar, como crises econômicas, flutuações de mercado, desafios específicos do setor ou mudanças regulatórias. Considere a probabilidade e o impacto potencial desses riscos em suas operações.

• Quais são os padrões históricos de fluxo de caixa na sua empresa?
  Revise suas demonstrações históricas de fluxo de caixa para entender os fluxos de caixa típicos em sua empresa. Identifique períodos de fluxo alto, baixo e variações sazonais. Essa análise pode ajudar a estimar o valor mínimo necessário para cobrir despesas operacionais durante períodos de vacas magras.

• Quais são suas despesas fixas e variáveis?
  Identifique as despesas fixas essenciais que sua empresa incorre regularmente, como aluguel, salários, serviços públicos e seguro. Além disso, considere despesas variáveis que podem flutuar com base no volume de vendas ou outros fatores. Essa avaliação ajuda a determinar o valor básico necessário para cobrir essas despesas.

• Há alguma despesa ou investimento significativo?
  Considere despesas de capital futuras, expansões planejadas ou investimentos em tecnologia, infraestrutura ou iniciativas de marketing. Essas despesas devem ser consideradas no cálculo da reserva, a fim de garantir a disponibilidade de fundos suficientes para apoiar essas iniciativas.

• Quanto tempo levaria para se recuperar de um revés financeiro?
  Avalie o possível impacto de um contratempo financeiro, como queda nas vendas, perda de um cliente importante ou despesas inesperadas. Estime o tempo que levaria para se recuperar desses contratempos e o montante de reservas necessárias para sustentar o negócio durante o período de recuperação.

• Quais são os padrões e referências do setor?
  Pesquise referências do setor e melhores práticas para manter fundos de reserva. Compare sua empresa com organizações de tamanho, receita e perfil de risco semelhantes. Essa análise pode fornecer insights sobre os níveis de reserva típicos que são considerados adequados dentro do seu setor.

• Quais são os requisitos regulamentares ou legais?
  Determine se há alguma regulamentação ou requisito legal específico que determine os níveis mínimos de reserva para sua empresa. Considere o cumprimento dessas obrigações no cálculo da reserva.

• Quais são os objetivos de crescimento e planos futuros da empresa?
  Considere a trajetória de crescimento e os planos estratégicos. Avalie as possíveis oportunidades de investimento, iniciativas de expansão ou planos de desenvolvimento de novos produtos que possam exigir fundos adicionais. Não se esqueça de considerar esses planos futuros no cálculo de reserva.

Como calcular sua meta de reserva de caixa

Para calcular o valor a guardar na sua conta de reserva (ou em complemento das suas reservas de caixa existentes), analise o seu fluxo de caixa geral ao longo do ano. Analise os demonstrativos mensais de fluxo de caixa para ver quanto dinheiro está entrando e saindo da empresa a cada mês e ao longo do ano. A análise do fluxo de caixa anual contabiliza flutuações sazonais nas despesas operacionais.

Depois de esclarecer a taxa de queima da sua empresa — a quantia gasta para administrá-la — você pode calcular quanto dinheiro seria necessário para manter sua empresa funcionando por três a seis meses se, por qualquer motivo, a receita parasse temporariamente. É improvável que seu fluxo de caixa pare completamente. Porém, basear o valor da reserva nesse possibilidade deixa a empresa coberta.

Com o valor de reserva de caixa em mente, subtraia o dinheiro que você já tem em reserva, juntamente com o valor de quaisquer investimentos ou outros ativos que possam ser rapidamente liquidados. O valor da sua meta menos o que você tem atualmente é o valor que você deve economizar e adicionar à conta de reserva.

Como funcionam as contas de reserva da Stripe

A Stripe está sempre procurando novas formas de apoiar as empresas, como as contas de reserva. Em alguns casos, a Stripe abre uma conta de reserva, para usuários se houver um alto risco de pedidos de reembolso ou contestações. Veja alguns fatores que podem desencadear a criação de uma conta de reserva para uma empresa:

• Condições do setor
  
• Atividades de pagamento
  
• Taxa de contestações
  
• Taxa de reembolsos
  

As contas de reserva na Stripe são uma reserva financeira que as empresas podem usar para cobrir possíveis reembolsos ou estornos. A Stripe notifica as empresas quando uma reserva é colocada em sua conta e avalia regularmente as condições para determinar se e quando seria apropriado removê-la.