ผู้นำธุรกิจจะวางแผนล่วงหน้าเพื่อปกป้องทุกด้านของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการทำประกันภัย จ้างผู้เชี่ยวชาญมาจัดการภาษี กฎหมาย และการปฏิบัติตามข้อกำหนด รวมถึงการทำชุดกุญแจสำรองสำหรับร้านค้าของตน ธุรกิจควรปกป้องเงินสำรองของตนเองด้วย และบัญชีเงินสำรองจะสามารถช่วยในเรื่องนี้ได้

แม้ว่าเจ้าของธุรกิจหลายรายจะรู้ว่าการสะสมเงินสดสำรองไว้เป็นจำนวนมากถือเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดี แต่ส่วนใหญ่ก็ยังไม่ได้ทำเช่นนั้น JPMorgan ได้ทำการศึกษาธุรกิจขนาดเล็กจำนวน 597,000 ราย และพบว่า 25% มีเงินสำรองครอบคลุมการทำธุรกิจน้อยกว่า 13 วัน หากรายได้อื่นๆ หมดลง

ต่อไปนี้คือสิ่งที่เจ้าของธุรกิจจำเป็นต้องรู้ว่าบัญชีเงินสำรองคืออะไร เหตุใดจึงมีความสำคัญ และวิธีการสร้างบัญชีเงินสำรองในขนาดที่เหมาะสมเพื่อปกป้องธุรกิจของคุณจากค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดหรือรายได้ที่ลดลง

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• บัญชีเงินสํารองคืออะไร
  
• ทําไมธุรกิจจึงต้องมีเงินสดสำรอง
  
• ธุรกิจของคุณควรมีเงินสดสำรองจํานวนเท่าใด
  
• วิธีคํานวณเป้าหมายเงินสดสำรอง
  
• วิธีการทํางานของบัญชีเงินสำรองของ Stripe
  

บัญชีเงินสํารองคืออะไร

บัญชีเงินสํารองหรือที่เรียกว่า "เงินสดสํารอง" ประกอบด้วยการจัดหาเงินทุนสํารองไว้ในกรณีที่ธุรกิจของคุณต้องการเงินสดเพิ่มเติมในอนาคต บัญชีเงินสํารองก็เหมือนกับเงินทุนฉุกเฉินของธุรกิจคุณ

เงินทุนในบัญชีเงินสํารองมักจะเป็นเงินสด แต่ก็ไม่เสมอไป บัญชีเงินสำรองสามารถเป็นเงินทุนใดๆ ก็ได้ที่คุณแปลงเป็นเงินสดและเข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว การลงทุนระยะสั้น เช่น กองทุนตลาดเงิน สามารถใช้เป็นบัญชีเงินสำรองได้เช่นกัน เนื่องจากสามารถแปลงเป็นเงินสดได้ง่ายในเวลาสั้นๆ

ทําไมธุรกิจจึงต้องมีเงินสดสำรอง

เงินสดสำรองเป็นส่วนสำคัญของแผนการเงินของธุรกิจใดๆ ด้วยเหตุผลเดียวกับที่กองทุนฉุกเฉินส่วนบุคคลมีความสำคัญในชีวิตส่วนตัวของเรา เพราะอาจมีค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นอย่างกะทันหันหรือรายได้อาจลดลงโดยไม่คาดคิด บัญชีเงินสำรองเป็นประกันทางการเงินสำหรับธุรกิจของคุณ

บัญชีสำรองมีประโยชน์สำหรับธุรกิจทุกแห่ง แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายราย สถานการณ์ทางการเงินที่ย่ำแย่ก็อาจส่งผลกระทบต่อการเงินส่วนบุคคลของพวกเขาได้

ยกตัวอย่างเช่น สถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด-19 ในชั่วข้ามคืน ธุรกิจหลายพันแห่งไม่สามารถดำเนินกิจการได้เนื่องจากการล็อกดาวน์ และธุรกิจอีกหลายพันแห่งต้องจำกัดการดำเนินงานเนื่องจากรูปแบบธุรกิจของพวกเขาขัดแย้งกับมาตรการด้านความปลอดภัย ข้อมูลที่ Yelp รวบรวมพบว่าธุรกิจเกือบ 98,000 แห่งปิดทําการอย่างถาวรเนื่องจากการแพร่ระบาดของโรค

การแพร่ระบาดเป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของการหยุดชะงักอย่างกะทันหันที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจนับไม่ถ้วน บัญชีเงินสำรองเป็นเหมือนประกันเสริมที่สำคัญซึ่งช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถดำเนินกิจการต่อไปได้เมื่อเกิดอุปสรรคที่ไม่คาดคิด

แต่ธุรกิจขนาดเล็กไม่ใช่บริษัทประเภทเดียวที่พบว่าบัญชีเงินสำรองนั้นมีประโยชน์ ต่อไปนี้คือเหตุผลบางประการที่ทำให้บัญชีเงินสำรองมีความสำคัญต่อแพลตฟอร์ม ธุรกิจ SaaS และธุรกิจองค์กร

• ความมั่นคงทางการเงิน
  บัญชีเงินสำรองทำหน้าที่เป็นเกราะป้องกันทางการเงินและเพิ่มความมั่นคงให้กับธุรกิจ โดยจะเป็นตาข่ายป้องกันความปลอดภัย จึงช่วยให้บริษัทสามารถรับมือกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ หรือสถานการณ์ที่คาดไม่ถึง โดยไม่ส่งผลต่อการดำเนินงาน

• การลดความเสี่ยง
  การมีบัญชีเงินสำรองช่วยให้ธุรกิจสามารถลดความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับปัญหาด้านกระแสเงินสดที่อาจเกิดขึ้นได้ เงินสำรองเหล่านี้สามารถครอบคลุมช่องว่างด้านเงินทุนในระยะสั้น เช่น การชำระเงินล่าช้าจากลูกค้าหรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของความไม่มั่นคงทางการเงิน

• การขยายกิจการและการเติบโต
  บัญชีเงินสำรองสามารถสนับสนุนการขยายธุรกิจและโครงการริเริ่มเพื่อการเติบโตได้ ธุรกิจสามารถใช้บัญชีเหล่านี้เพื่อสนับสนุนโครงการใหม่ๆ ลงทุนในการวิจัย และพัฒนาหรือสํารวจโอกาสทางการตลาด การมีเงินสำรองไว้ช่วยให้ธุรกิจสามารถยอมรับความเสี่ยงที่คำนวณไว้ล่วงหน้าและดำเนินกลยุทธ์เพื่อการเติบโตโดยไม่ต้องพึ่งพาแหล่งเงินทุนภายนอกเพียงอย่างเดียว

• ความต่อเนื่องในการดำเนินงาน
  สําหรับธุรกิจและแพลตฟอร์ม SaaS บัญชีเงินสำรองจะช่วยป้องกันไม่ให้เกิดการหยุดชะงักในการให้บริการ เงินสำรองสามารถรักษาโครงสร้างพื้นฐานของเซิร์ฟเวอร์ ครอบคลุมต้นทุนการดำเนินงานในช่วงเวลาที่ขาดแคลน หรือลงทุนในการอัปเกรดเทคโนโลยี วิธีนี้จะช่วยรักษาคุณภาพและความน่าเชื่อถือของบริการที่นําเสนอแก่ลูกค้า

• โอกาสในการลงทุน
  การมีเงินสำรองช่วยให้ธุรกิจสามารถคว้าโอกาสในการลงทุนที่เกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด นอกจากนี้ ยังมอบความยืดหยุ่นในการใช้ประโยชน์จากความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ การควบรวมกิจการ การเข้าซื้อกิจการ หรือการร่วมทุนอื่นๆ ที่สามารถสนับสนุนการเติบโตและความสามารถในการแข่งขันในระยะยาว

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดและระเบียบข้องบังคับทางกฎหมาย
  บัญชีเงินสำรองอาจจำเป็นต่อการปฏิบัติตามภาระหน้าทางระเบียบข้อบังคับหรือกฎหมายบางประการ ตัวอย่างเช่น สถาบันทางการเงินอาจจำเป็นต้องรักษาบัญชีเงินสำรองไว้ โดยเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อให้แน่ใจว่ามีทุนเพียงพอที่จะครอบคลุมการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นและปฏิบัติตามมาตรฐานทางกฎหมาย

• ความเชื่อมั่นของนักลงทุน
  บัญชีเงินสำรองแสดงให้เห็นถึงการบริหารจัดการเงินอย่างมีความรับผิดชอบและวินัยทางการเงิน บัญชีเหล่านี้สามารถเพิ่มความเชื่อมั่นของนักลงทุนได้โดยแสดงให้เห็นถึงความสามารถของธุรกิจในการรับมือกับความท้าทายทางการเงินและมั่นใจถึงความยั่งยืนในระยะยาว สิ่งนี้อาจมีความสำคัญ โดยเฉพาะในการดึงดูดนักลงทุน การรักษาเงินทุน หรือการเจรจาเงื่อนไขที่ดีกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง

• การจัดการการคืนเงิน
  บัญชีเงินสำรองยังช่วยให้ธุรกิจรับมือกับการดึงเงินคืน หรือคำขอคืนเงินที่เกิดขึ้นอย่างกะทันหัน สมมติว่าธุรกรรมหลายร้อยรายการเป็นการฉ้อโกงและจะต้องออกเงินคืนทันที เหตุการณ์นี้อาจส่งผลเสียต่อกระแสเงินสดได้อย่างมาก หรือในกรณีที่สินค้าใหม่ที่มีข้อบกพร่องจนทำให้ต้องคืนเงินและดำเนินการคืนสินค้า บัญชีเงินสำรองจะครอบคลุมค่าใช้จ่ายในสถานการณ์เหล่านี้ได้

ธุรกิจของคุณควรมีเงินสดสำรองจํานวนเท่าใด

คุณต้องมีเงินสดสำรองไว้เท่าใดดี โดยทั่วไปแล้ว ธุรกิจขนาดเล็กส่วนมากควรมีบัญชีเงินสำรองที่เพียงพอต่อการครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดําเนินงานเป็นเวลา 3-6 เดือน สําหรับบริษัทขนาดใหญ่ คําตอบนั้นซับซ้อนกว่า

มาพูดคุยเรื่องบัญชีเงินสำรองสําหรับธุรกิจขนาดเล็กเพิ่มเติมกันดีกว่า จํานวนเงินที่จําเป็นในบัญชีเงินสำรองจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการเกี่ยวกับธุรกิจของคุณ จากการศึกษาของ JPMorgan พบว่าเงินสำรองโดยเฉลี่ยสําหรับธุรกิจขนาดเล็กจะอยู่ที่ประมาณ $12,000 แต่มีความแตกต่างที่สําคัญในอุตสาหกรรมต่างๆ ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตเทคโนโลยีขั้นสูงมีแนวโน้มที่จะเก็บเงินสดสำรองไว้มากกว่า $34,000 ในแต่ละวัน ในขณะที่ธุรกิจบริการส่วนบุคคลจะเก็บเงินสดคงไว้เพียง $5,300 โดยเฉลี่ย

ถามคําถามเหล่านี้เมื่อคุณตัดสินใจเกี่ยวกับเป้าหมายเงินออมในบัญชีเงินสำรอง:

• ธุรกิจของคุณใช้เงินสดเป็นจํานวนเท่าใดในแต่ละเดือน
  อย่าลืมพิจารณาค่าใช้จ่ายคงที่ แปรผัน และค่าใช้จ่ายตามฤดูกาล

• จํานวนเงินสดขั้นต่ําที่คุณต้องใช้ในการดําเนินธุรกิจส่วนที่สำคัญคือเท่าใด
  นี่คือจำนวนที่ควรทราบ และทำการอัปเดตเป็นประจำ

• ธุรกิจของคุณใช้เงินสดจากแหล่งอื่นได้บ้าง
  นอกเหนือจากการออมเงินสด คุณมีสินทรัพย์อื่นใดที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้อย่างรวดเร็วหรือไม่ หากจำเป็น ให้รวมสินทรัพย์เหล่านั้นไว้ด้วย

มาพูดคุยเกี่ยวกับธุรกิจขนาดใหญ่กัน ซึ่งข้อควรพิจารณาสําหรับบัญชีเงินสำรองจะมีความแตกต่างออกไป เมื่อพิจารณาจํานวนเงินที่จะเก็บไว้ในบัญชีเงินสำรองสําหรับธุรกิจขนาดใหญ่ โปรดถามคําถามต่อไปนี้

• ความเสี่ยงและความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นกับธุรกิจของคุณมีอะไรบ้าง
  ประเมินความเสี่ยงเฉพาะที่ธุรกิจของคุณอาจเผชิญ เช่น ภาวะเศรษฐกิจตกต่ำ ความผันผวนของตลาด ความท้าทายเฉพาะอุตสาหกรรม หรือการเปลี่ยนแปลงด้านกฎระเบียบ พิจารณาความเป็นไปได้และผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากความเสี่ยงเหล่านี้ที่มีต่อการดําเนินงานของคุณ

• รูปแบบกระแสเงินสดในอดีตของธุรกิจเป็นอย่างไร
  ตรวจสอบงบกระแสเงินสดในอดีตของคุณเพื่อทำความเข้าใจการเพิ่มหรือลดและกระแสเงินสดในธุรกิจของคุณ ระบุระยะเวลาที่มีกระแสเงินสดสูง กระแสเงินสดต่ํา และความแปรผันตามฤดูกาล การวิเคราะห์นี้สามารถช่วยประมาณจำนวนเงินขั้นต่ำที่จำเป็นเพื่อครอบคลุมค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานในช่วงเวลาที่รายได้น้อย

• ค่าใช้จ่ายคงที่และค่าใช้จ่ายแปรผันของคุณมีอะไรบ้าง
  ระบุค่าใช้จ่ายคงที่ที่จำเป็นซึ่งธุรกิจของคุณต้องชำระเป็นประจำ เช่น ค่าเช่า เงินเดือน ค่าน้ำค่าไฟ และค่าประกันภัย นอกจากนี้ ให้พิจารณาค่าใช้จ่ายผันแปรที่อาจผันผวน โดยขึ้นอยู่กับปริมาณการขายหรือปัจจัยอื่นๆ การประเมินนี้จะช่วยกำหนดจำนวนเงินพื้นฐานที่จำเป็นในการครอบคลุมค่าใช้จ่ายเหล่านี้

• มีค่าใช้จ่ายหรือการลงทุนสำคัญใดๆ ที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือไม่
  พิจารณารายจ่ายด้านเงินทุนที่กำลังจะมีขึ้น การขยายตัวที่วางแผนไว้ หรือการลงทุนด้านเทคโนโลยี โครงสร้างพื้นฐาน หรือแผนการตลาด ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ควรนำมาพิจารณาในการคำนวณเงินสำรองเพื่อให้แน่ใจว่ามีเงินทุนเพียงพอที่จะสนับสนุนโครงการริเริ่มเหล่านี้

• จะต้องใช้เวลานานเท่าไรในการฟื้นตัวจากปัญหาทางการเงิน
  ประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากปัญหาทางการเงิน เช่น ยอดขายลดลง การสูญเสียลูกค้ารายใหญ่ หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด ประมาณเวลาที่จะใช้ในการฟื้นตัวจากปัญหาดังกล่าว และจำนวนเงินสำรองที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจต่อไปในช่วงเวลาการฟื้นตัว

• มาตรฐานและเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรมคืออะไร
  สำรวจเกณฑ์มาตรฐานของอุตสาหกรรมและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรักษาเงินสำรอง เปรียบเทียบธุรกิจของคุณกับองค์กรที่มีขนาด รายรับ และโปรไฟล์ความเสี่ยงใกล้เคียงกัน การวิเคราะห์นี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระดับเงินสำรองทั่วไปที่เหมาะสมในอุตสาหกรรมของคุณ

• มีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบหรือกฎหมายอะไรบ้าง
  พิจารณาว่ามีข้อกำหนดด้านกฎระเบียบหรือกฎหมายเฉพาะใดๆ ที่กำหนดระดับเงินสำรองขั้นต่ำสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่ นำการปฏิบัติตามภาระหน้าที่เหล่านี้มาพิจารณาในการคำนวณเงินสำรองของคุณ

• วัตถุประสงค์ด้านการเติบโตและแผนในอนาคตของธุรกิจมีอะไรบ้าง
  พิจารณาแนวโน้มการเติบโตและแผนเชิงกลยุทธ์สําหรับธุรกิจของคุณ ประเมินโอกาสในการลงทุน โครงการริเริ่มเพื่อขยายธุรกิจ หรือแผนพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ที่อาจต้องมีเงินทุนเพิ่มเติม โปรดตรวจสอบว่าการคำนวณเงินสำรองของคุณคำนึงถึงเป้าหมายในอนาคตเหล่านี้

วิธีคํานวณเป้าหมายเงินสดสำรองของคุณ

หากต้องการคำนวณจำนวนเงินเป้าหมายที่จะออมในบัญชีเงินสำรองของคุณ (หรือเพิ่มเติมจากเงินสำรองที่มีอยู่) ให้ดูกระแสเงินสดโดยรวมของคุณตลอดทั้งปี ตรวจสอบงบกระแสเงินสดรายเดือนของคุณเพื่อดูว่ามีเงินเข้าและออกจากธุรกิจเป็นจำนวนเท่าใดในแต่ละเดือนและตลอดทั้งปี การดูกระแสเงินสดรายปีจะคำนึงถึงความผันผวนตามฤดูกาลของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน

เมื่อคุณเห็นภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับอัตราการใช้เงินของธุรกิจ ซึ่งก็คือจำนวนเงินที่คุณใช้จ่ายไปในการดำเนินธุรกิจแล้ว คุณก็จะสามารถคำนวณได้ว่าจะต้องใช้เงินสดเท่าใดในการดำเนินธุรกิจของคุณต่อไปได้สามถึงหกเดือน หากรายได้หยุดลงชั่วคราว ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม อย่างไรก็ตาม กระแสเงินสดของคุณไม่น่าจะหยุดลงอย่างสิ้นเชิง แต่การกำหนดจำนวนเงินสำรองเป้าหมายของคุณโดยพิจารณาจากสถานการณ์ดังกล่าว จะสามารถครอบคลุมธุรกิจของคุณหากเหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้น

เมื่อคุณมีเงินสดสำรองเป้าหมายแล้ว ให้ลบเงินสดที่คุณมีสำรองอยู่แล้วออกไป รวมถึงมูลค่าเงินลงทุนหรือสินทรัพย์อื่นๆ ที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้อย่างรวดเร็ว จํานวนเป้าหมายลบด้วยจํานวนที่คุณมีอยู่ในปัจจุบันคือจํานวนที่คุณจะต้องออมและเพิ่มในบัญชีเงินสำรอง

วิธีการทํางานของบัญชีเงินสำรองของ Stripe

Stripe มองหาวิธีอื่นๆ ในการรองรับธุรกิจอยู่เสมอ ซึ่งรวมถึงการใช้บัญชีเงินสำรอง ในบางกรณี Stripe จะเริ่มสร้างบัญชีเงินสำรองสําหรับผู้ใช้ หากพบว่าธุรกิจมีความเสี่ยงที่ลูกค้าจะขอคืนเงินหรือโต้แย้งการชําระเงินมากขึ้น ปัจจัยบางประการที่อาจกระตุ้นให้เกิดการสร้างบัญชีเงินสำรองสำหรับธุรกิจมีดังนี้

• เงื่อนไขของอุตสาหกรรม
  
• กิจกรรมการชําระเงิน
  
• อัตราการโต้แย้งการชําระเงิน
  
• อัตราการคืนเงิน
  

การมีบัญชีเงินสำรองกับ Stripe จะเป็นกันชนทางการเงินที่ธุรกิจสามารถใช้เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีเงินทุนที่เพียงพอเพื่อครอบคลุมการคืนเงินหรือการดึงเงินคืนที่อาจเกิดขึ้น Stripe จะแจ้งธุรกิจเมื่อมีการสำรองเงินในบัญชี และจะประเมินเงื่อนไขเป็นประจําเพื่อพิจารณาว่าควรยกเลิกการสำรองเงินหรือไม่และเมื่อใด