2022 年には、ドイツで 615,000 件を超える組合が登録され、この数は増え続けています。組合は、共通の関心事を持つ人々を結びつけるため、人気があります。さらに、減税や政府の資金提供など、さまざまな利点の恩恵を受けています。ただし、組合は会計実務においていくつかの法的要件に準拠する必要があることに注意することが重要です。

この記事では、組合の会計要件について説明し、適正な会計の原則を概説します。また、誰が組合の会計を担当するか、組合が独自の帳簿を管理できるかどうか、および誤った会計処理による潜在的な影響についても説明します。さらに、組合の会計処理を簡素化するためのヒントも提供します。

この記事の内容

• 組合の基本的な会計要件とは
  
• 適正な会計の原則とは
  
• 組合の会計責任者は誰か
  
• 組合は独自の帳簿を管理できるか
  
• 組合の会計に誤りがあった場合、どのような結果を招くか
  
• 組合の会計処理を簡素化する方法
  

組合の基本的な会計要件とは

法的には、登録された組合は、「法的構造に関係なく、個人または団体を問わず、会員の過半数が長期間にわたって共通の目標のために自発的に集まり、組織的な意思決定プロセスに従う任意の組合」と定義されています (組合法第 2 条第 1 項を参照)。

スポーツクラブ、射撃クラブ、非営利団体のいずれであっても、組合は法人として認識され、組合の会計要件を遵守する必要があります。これらは、法律および組合細則の税務要件に基づきます。これは、総会が組合の財務監査を要請でき、税務署が収入と支出を監査できるためです。収入と支出は、次の 4 つのカテゴリーに分類されます。

• 非営利活動: このカテゴリーは、組合の使命に直接関連する非営利活動を対象としています。これには、会費に加え、寄付、贈答品、相続からの収入が含まれます。このカテゴリーの費用には、管理費、クラブ施設の家賃、トレーナーの手当などが含まれます。
  
• 営利活動: これには、組合の定められた目的以外の収益を生じる活動が含まれます。たとえば、イベントでの食品や飲料の販売から得られる収益が、このカテゴリーの収益になる場合があります。
  
• 特別活動: 特別活動とは、その法的目的を支援し、その実現の鍵となる組合内の活動です。これは、組合の定款によって営利活動と区別されます。たとえば、組合のイベントのチケットを販売することで収入が生じる場合があります。支出には、イベントのための機器のレンタルや専門スタッフの雇用に要する費用が含まれます。
  
• 資産管理: 資産管理には、組合が所有する資産の賃貸やリースなどの活動からの収入が含まれます。組合が所有するの車両などで広告スペースを貸し出すことにより、収入が生じる可能性もあります。費用には、建物のメンテナンスや保険、銀行口座の手数料が含まれる場合があります。
  

組合の活動分野

組合は、利益を上げようとするかどうかにかかわらず、登録され、営利活動に従事するとすぐに簿記を開始する必要があります。すべての事業取引は完全に文書化されなければなりません。これには、すべての収入と支出、および現金と勘定残高が含まれます。収支計算書には、組合が所有する不動産、車両、機器、機械、実験施設など、組合の資産のリストも含まれている必要があります。

組合の納税申告書は、期日までに作成し、提出しなければなりません。売上高と利益が管理可能な小規模な組合の場合、現金主義会計 (「Einnahmenüberschussrechnung」または「EÜR」と呼ばれる) で十分です (所得税法第 4 条第 3 項を参照)。組合の年間売上高が 600,000 ユーロを超える場合、または年間利益が 60,000 ユーロを超える場合、会計処理に複式簿記を使用する必要があります。

収入と支出を確認するために、すべての取引の領収書または書類を保管しておくことが重要です。これは、組合が会社と同じ適正な会計原則に従わなければならないためです。

適正な会計の原則とは

適正な会計原則の最新版は、2020 年から施行されています。これは GoBD と呼ばれ、ドイツ語の「Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff」を略したものです。ドイツ連邦財務省によるこの規制は、企業と組合の両方に適用される税務関連文書のデジタル会計に関する基本原則を概説しています。

GoBD の主な原則は次のとおりです。

• トレーサビリティと検証可能性: 組合の会計は、完全で、明確で、簡潔でなければなりません。
  
• 完全性: すべての商取引は、保存期間に従って文書化する必要があります。収入と支出の領収書には、日付、金額、数量、領収書番号、発行者と受取人を含める必要があります。
  
• 正確性: すべての商取引は、誠実に文書化され、実際の取引を反映する必要があります。このため、対応する領収書が保管されます。
  
• タイムリーな入力と記録: タイムリーな記録は、適正な会計処理の鍵でもあります。すべての商取引は、発生後速やかに記録する必要があります。法律では、現金以外の取引は 10 日以内に記録することが義務付けられていますが、現金の領収と支払いは毎日記録する必要があります。
  
• 秩序: 記録は、第三者が組合の会計を容易に理解できるように維持する必要があります。これには、監査人や税務コンサルタントが含まれる場合があります。体系的な会計では、現金取引と非現金取引が区別され、売上も課税対象、免税、または非課税に分類されます。すべての領収書は機械で読み取り可能である必要があります。
  
• 不変性: 会計書類は、変更や改ざんができないように保管する必要があります。後で変更が加えられた場合は、透過的に文書化する必要があります。修正された文書は再保存する必要があります。バージョン履歴も法律で義務付けられています。
  

組合の会計処理は、これらの原則が守られている場合にのみ、GoBD に準拠します。詳細については、GoBD に関する記事をご覧ください。

組合の会計責任者は誰か

理事会は、組合の会計を維持し、適切な会計原則が守られていることを確認する責任があります。理事会は組合の財産と事業を管理するため、注意義務と説明責任があります。これには、総会への情報提供などの責任が含まれます。通常、理事会は毎年、前年度の組合の財務諸表を提示することにより、この義務を果たします。この要件は、組合の細則に詳述されています。

理事会は、財務を監督する会計係を任命することがよくあります。また、監査人を任命することもできます。ただし、このような状況であっても、理事会は正確な会計処理について単独で責任を負っています。

組合は独自の帳簿を管理できるか

組合は独自の簿記を処理できます。この手法は、会員が少なく、売上高を管理しやすい小規模な組合に特に適しています。このような状況では、専門知識は必要ありません。ただし、担当者は、所得税申告書の作成に必要なものと同様に、簿記の基本的な知識を持っている必要があります。

この場合、処理を簡素化できる専用の組合会計ソフトウェアを使用することをお勧めします。適正な会計の原則に準拠していることが重要です。ソフトウェアを使用する主な利点は、多くの日常的なタスクを自動化できることです。

これらのタスクには、損益計算書の作成、収入と支出の管理、特定のカテゴリーの取引を記録してそれらを異なる収支計算書に割り当てる作業、請求書、寄付の領収書、またはリマインダーの生成、組合予算の計画などがあります。さらに、ソフトウェアは新しい規制要件が満たされるように自動的に更新されます。費用は通常、管理されている会員数やプログラムにアクセスできる会員に応じて、年間数十ドルから数百ドルの範囲です。

しかし、収益が高く、会員、従業員、または不動産保有の数が多い組合の場合、会計を独立して管理することはすぐに大きな課題になる可能性があります。そのような場合、第三者に助けを求めて会計をアウトソーシングすることは理にかなっています。このタスクについては、専門のサービスプロバイダーや会計士を検討することができます。

Stripe Billing は、会員に対する継続的請求処理を支援し、ワークフローを自動化して手動タスクを削減します。また、ダッシュボードから直接収支計算書を管理し、詳細な財務報告書と収益報告書にアクセスできるため、会計処理がはるかに簡単になります。さらに、顧客がカスタマーポータルからサブスクリプションを個別に管理できるようにすることもできます。

会計コストと予算は、個別的に評価することが重要です。会計処理全体ではなく、特定の取引のみをアウトソーシングするハイブリッドソリューションを使用することもできます。会費の受け取りに加え、組合は Stripe を使用して非会員への商品やサービスの販売を処理したり、寄付を収集したりすることができます。

組合の会計に誤りがあった場合、どのような結果を招くか

組合は GoBD を遵守し、期限を守らなければなりません。これを怠ると、高い費用がかかる可能性があります。

期限を過ぎると、延滞料や延滞金額に対する利息が発生する可能性があります。組合は、すべての書類が完全かつ時間どおりに提出されるように、包括的に情報を収集する必要があります。期限に間に合わない場合は、税務署に連絡し、状況を説明することをお勧めします。多くの場合、税務署は適時に通知を行うと協力的です。

税務署が監査中に会計上の相違を発見した場合、追徴金を発する場合があります。適切な課税基準を確立するために、収入または支出の不足は、最も高い確率に基づいて推定されます。組合が脱税の疑いをかけられると、さらに問題になります。この場合、多額の罰金が科せられるリスクがあり、取締役は自己資産で個人的に責任を問われる可能性があります。また、10 年以下の懲役が科せられる可能性もあります。

組合の会計処理を簡素化する方法

非営利団体の資格を取得すると、組合の会計を簡素化できます。これは、非営利団体は営業税、法人所得税、付加価値税 (VAT) を免除されるためです。ただし、これは組合が小規模起業家規則と同じ基準を満たしている場合にのみ適用されます。つまり、前年の年間売上高は 22,000 ユーロを超えてはならず、現在の会計年度では 50,000 ユーロ未満でなければなりません。

さらに、非営利団体は寄付領収書を発行する権利があるため、税務上、寄付金を控除することができます。非営利団体にとってのもう一つの利点は、政府の資金提供を申請できることです。ただし、資金は特定の目的に使用する必要があり、これは完全に証明されなければなりません。非営利団体であれば、いくつかの利点と簡素化を得られますが、より詳細な記録管理も必要になります。

近年、デジタル化により、あらゆる組合の会計処理が簡素化されてきています。Stripe Billing などの専用ソリューションは、会計処理を簡素化し、効率性と透明性を高めます。勘定科目指定やデータ入力などの手動タスクは最小限に抑えられ、自動化されます。送信する請求書は自動的に生成し、受信する請求書はより迅速に処理し、保管することができます。決済フローもリアルタイムで追跡できます。企業だけでなく、組合にとっても、技術ツールやサードパーティプロバイダーを使用することには価値があります。これにより、間違いを回避できるため、コストと追加作業が削減されます。