Em 2022, mais de 615.000 associações foram registradas na Alemanha, e esse número continua a crescer. As associações são populares porque unem pessoas com interesses comuns, além de se beneficiarem de várias vantagens, como reduções tributárias e fundos governamentais. No entanto, é importante observar que as associações devem cumprir vários requisitos jurídicos em suas práticas contábeis.

Neste artigo, vamos examinar os requisitos de contabilidade para associações e descrever os fundamentos de uma contabilidade adequada. Também abordaremos quem é responsável pela contabilidade em uma associação, se as associações podem administrar suas próprias contas e as possíveis repercussões de uma contabilidade incorreta. Além disso, vamos dar dicas para ajudar você a simplificar os processos contábeis da sua associação.

O que será abordado neste artigo?

• Quais são os requisitos básicos de contabilidade para associações?
  
• Quais são os fundamentos de uma contabilidade adequada?
  
• Quem é responsável pelas contas de uma associação?
  
• As associações podem gerenciar seus próprios livros?
  
• Quais são as consequências de erros nas contas das associações?
  
• Como simplificar a contabilidade das associações?
  

Quais são os requisitos contábeis básicos para associações?

Legalmente, uma associação registrada é definida como "qualquer associação, independentemente de sua estrutura jurídica, em que a maioria dos membros, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, tenha se reunido voluntariamente para um objetivo comum durante um período prolongado e siga um processo organizado de tomada de decisões" (consulte o parágrafo 1 da Seção 2 da Lei de Associações).

Quer se trate de um clube esportivo, clube de tiro ou ONG, as associações são reconhecidas como entidades jurídicas e devem aderir aos requisitos de contabilidade para associações. Essas exigências são estabelecidas de acordo com os requisitos tributários da lei e dos estatutos da associação. Esse fato ocorre porque a assembleia geral pode solicitar uma auditoria das finanças da associação e o órgão tributário pode auditar a renda e as despesas. A renda e as despesas são divididas nas quatro categorias a seguir:

• Atividades não comerciais: esta categoria abrange as atividades não comerciais que estão diretamente conectadas à missão da associação. Isso inclui taxas de adesão, juntamente com a renda de doações, presentes e heranças. As despesas dessa categoria podem incluir custos administrativos, aluguel de instalações do clube ou subsídios para instrutores.
  
• Atividades comerciais: isso inclui quaisquer atividades que gerem receita e estejam fora do propósito declarado da associação. Por exemplo, a receita dessa categoria pode vir da venda de alimentos e bebidas em eventos.
  
• Atividades especiais: uma atividade especial é uma operação dentro da associação que suporta seu objetivo jurídico e é fundamental para sua execução. Os artigos da associação a distinguem das atividades comerciais. Por exemplo, a renda pode ser gerada pela venda de ingressos para eventos da associação, e as despesas incluem custos como o aluguel de equipamentos ou a contratação de pessoal especializado para o evento.
  
• Gestão de ativos: a gestão de ativos envolve rendimentos provenientes de atividades como aluguel ou arrendamento de imóveis pertencentes à associação. O aluguel de espaço publicitário, por exemplo, em veículos da associação, também pode gerar renda. As despesas podem incluir manutenção ou seguro do edifício e tarifas de conta bancária.
  

Áreas de atividade em uma associação

As associações devem iniciar o registro contábil assim que forem oficializadas e se envolverem em atividades comerciais, com ou sem fins lucrativos. Todas as transações da empresa devem ser cuidadosamente documentadas, incluindo todas as rendas e despesas, bem como os saldos de caixa e de contas. As contas também devem incluir uma lista dos ativos da associação, como imóveis, veículos, equipamentos, máquinas ou instalações laboratoriais que a associação possua.

As declarações tributárias da associação devem ser preparadas e apresentadas dentro do prazo. Para associações menores com volume de negócios e lucros administráveis, o regime de caixa (chamado de "Einnahmenüberschussrechnung" ou "EÜR") é suficiente (consulte a Seção 4, parágrafo 3 da Lei do Imposto de Renda). Se o volume de negócios anual de uma associação exceder € 600.000 ou seu lucro anual for superior a € 60.000, ela deverá usar um registro contábil de dupla entrada para a contabilidade.

É fundamental manter recibos ou documentos de todas as transações para verificar a renda e as despesas. Isso ocorre porque as associações devem seguir os mesmos fundamentos contábeis adequados que as empresas.

Quais são os fundamentos de uma contabilidade adequada?

A versão mais recente dos fundamentos da contabilidade adequada está em vigor desde 2020. Ela é conhecida como GoBD, que em alemão significa "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff." Esse regulamento do Ministério Federal das Finanças da Alemanha descreve os fundamentos centrais para a contabilidade digital de documentos relacionados a tributos, aplicáveis tanto a empresas quanto a associações.

Os fundamentos principais do GoBD são:

• Rastreabilidade e verificabilidade: A conta da associação deve estar completa, clara e concisa.
  
• Integralidade: Toda transação empresarial deve ser documentada de acordo com os períodos de retenção. Os rendimentos e gastos devem incluir a data, valor, quantidade, número do recibo, emissor e o destinatário.
  
• Exatidão: Todas as transações da empresa devem ser documentadas com veracidade e refletir as transações reais. Os recibos correspondentes devem ser arquivados para essa finalidade.
  
• Lançamentos e registros pontuais: O registro pontual também é fundamental para uma contabilidade adequada. Todas as transações da empresa devem ser registradas imediatamente após sua ocorrência. A lei exige que as transações que não sejam em dinheiro sejam registradas em até 10 dias, enquanto os rendimentos e desembolsos em dinheiro devem ser registrados diariamente.
  
• Organização: Os registros devem ser mantidos de modo que terceiros possam entender facilmente a contabilidade da associação, podendo ser um auditor ou consultor tributário. O regime sistemático de caixa distingue entre transações em dinheiro e não em dinheiro e também classifica as vendas como tributáveis, isentas de impostos ou não tributáveis. Todos os recibos devem ser legíveis por máquina.
  
• Inalterabilidade: Os documentos contábeis devem ser armazenados de forma a garantir que não possam ser alterados ou adulterados. Se alguma alteração for feita posteriormente, ela deverá ser documentada de forma transparente. Todos os documentos alterados devem ser salvos novamente, e um histórico de versões também é exigido por lei.
  

A contabilidade da associação cumpre o GoBD somente se esses fundamentos forem seguidos. Você pode encontrar mais informações em nosso artigo sobre o GoBD.

Quem é responsável pelas contas de uma associação?

O conselho é responsável por manter a contabilidade da associação e garantir que os fundamentos contábeis adequados sejam seguidos. Como a diretoria administra a propriedade e as empresas da associação, ela tem o dever de cuidar e prestar contas. Isso inclui responsabilidades como o fornecimento de informações para a assembleia geral. Normalmente, a diretoria executa essa obrigação anualmente, apresentando os demonstrativos financeiros da associação do ano anterior. Essa exigência está detalhada no estatuto da associação.

O conselho geralmente nomeia um tesoureiro para supervisionar as finanças, ou um auditor também pode ser nomeado. No entanto, mesmo nessas situações, o conselho continua sendo o único responsável por uma contabilidade precisa.

As associações podem gerenciar seus próprios livros?

As associações podem cuidar de sua própria contabilidade. Essa abordagem é especialmente adequada para associações menores, com poucos membros e volume de negócios gerenciável. Nessas situações, não é necessário conhecimento especializado. No entanto, os responsáveis devem ter um conhecimento básico de contabilidade, semelhante ao que é necessário para preparar uma declaração de imposto de renda.

Nessa situação, uma boa ideia é usar um software especializado em contabilidade de associações que possa simplificar o processo, sendo a sua principal vantagem a automatização de tarefas rotineiras. É importante que o software siga os fundamentos contábeis adequados.

Algumas dessas tarefas rotineiras incluem a criação de uma demonstração de lucros e perdas; a gestão de receitas e despesas; o registro de transações em categorias específicas e sua atribuição a diferentes contas; a geração de faturas, recibos de doações ou lembretes; e o planejamento do orçamento da associação. Além disso, o software é atualizado automaticamente para atender às novas exigências regulatórias. Os custos normalmente variam de dezenas a centenas de dólares por ano, dependendo do número de associados gerenciados ou que têm acesso ao programa.

No entanto, para associações com receitas altas, um grande número de membros, funcionários ou propriedades imobiliárias, gerenciar a contabilidade de forma independente pode rapidamente se tornar um desafio significativo. Nesses casos, faz sentido buscar ajuda de terceiros e terceirizar a contabilidade. Um provedor de serviços especializado ou um contador pode ser considerado para essa tarefa.

O Stripe Billing pode ajudá-lo com acobrança recorrente para seus membros, além de automatizar os fluxos de trabalho e reduzir as tarefas manuais. Além disso, você pode gerenciar suas contas e acessar relatórios financeiros ede receitadetalhados diretamente do Dashboard, facilitando muito sua contabilidade. Você também pode permitir que seus clientes gerenciem suas assinaturas de forma independente por meio do portal do cliente.

É importante avaliar os custos contábeis e o orçamento caso a caso. Uma solução híbrida, em que apenas transações específicas são terceirizadas em vez de todo o processo contábil, também pode ser adequada. Além de aceitar tarifas de associação, as associações também podem usar o Stripe para lidar com a venda de bens e serviços a não associados ou pararecolher doações.

Quais são as consequências dos erros nas contas das associações?

As associações devem cumprir o GoBD e cumprir os prazos, caso contrário, o preço a pagar pode ser alto.

O não cumprimento dos prazos pode resultar em tarifas de atraso e cobrança de juros sobre os valores atrasados, portanto as associações devem reunir informações abrangentes para garantir que todos os documentos sejam enviados de forma completa e dentro do prazo. Se ele não puder ser cumprido, é aconselhável entrar em contato com o órgão tributário para discutir a situação. O órgão tributário geralmente coopera quando notificado em tempo hábil.

Se o órgão tributário encontrar lacunas na contabilidade durante uma auditoria, ele poderá emitir avaliações adicionais. A fim de estabelecer uma base apropriada para a tributação, a renda ou as despesas ausentes são estimadas com base na maior probabilidade. Isso se torna ainda mais problemático se a associação for suspeita de evasão fiscal. Nessa situação, há o risco de multas substanciais, e os membros da diretoria podem ser responsabilizados pessoalmente com seus próprios bens. Há também a possibilidade de cumprimento de pena de prisão de até 10 anos.

Como simplificar a contabilidade das associações?

A obtenção do status de ONG pode simplificar a contabilidade das associações. Isso ocorre porque as associações sem fins lucrativos estão isentas do imposto comercial, do imposto de renda corporativo e do imposto sobre valor agregado (IVA). No entanto, isso só se aplica se as associações atenderem aos mesmos critérios da regra do pequeno empreendedor: o volume de faturamento anual no ano anterior não deve exceder € 22.000 e deve ser inferior a € 50.000 no ano fiscal atual.

Além disso, as associações sem fins lucrativos podem deduzir as doações para fins tributários porque têm o direito de emitir recibos de doação. Outro benefício para as associações sem fins lucrativos é que elas podem se candidatar a financiamento do governo. No entanto, o financiamento deve ser usado para uma finalidade específica que deve ser totalmente comprovada. O status de ONG oferece várias vantagens e simplificações, mas também exige uma manutenção de registros mais detalhada.

Nos últimos anos, a digitalização simplificou a contabilidade de todas as associações. Soluções especializadas, como o Stripe Billing, simplificam os processos contábeis, aumentando a eficiência e a transparência. As tarefas manuais, como atribuição de contas e entrada de dados, são minimizadas e automatizadas. As faturas emitidas podem ser geradas automaticamente, e as faturas recebidas podem ser processadas e arquivadas mais rapidamente. Os fluxos de pagamento também podem ser rastreados em tempo real. Tanto para associações quanto para empresas, vale a pena usar ferramentas técnicas ou fornecedores terceirizados, pois ajuda a evitar erros e, portanto, reduz os custos e o trabalho adicional.