Nel 2022 in Germania sono state registrate più di 615.000 associazioni e questo numero continua a crescere. Le associazioni godono di grande popolarità in quanto riuniscono individui che condividono gli stessi interessi. Inoltre, beneficiano di vari vantaggi come riduzioni fiscali e finanziamenti governativi. Tuttavia, è fondamentale sottolineare che le associazioni sono tenute a rispettare una serie di obblighi legali in materia contabile.

In questo articolo analizzeremo i requisiti contabili delle associazioni e illustreremo i principi di una corretta contabilità. Scopriremo chi gestisce la contabilità associativa, se le associazioni possono tenere i propri libri contabili e i rischi di una contabilità non corretta. Ti forniremo anche suggerimenti per aiutarti a semplificare i processi contabili della tua associazione.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i requisiti contabili di base per le associazioni?
  
• Quali sono i principi di una corretta contabilità?
  
• Chi è responsabile dei conti di un'associazione?
  
• Le associazioni possono gestire i propri libri contabili?
  
• Che impatto hanno gli errori contabili sulla gestione di un'associazione?
  
• Come si può semplificare la contabilità delle associazioni?
  

Quali sono i requisiti contabili di base per le associazioni?

Dal punto di vista giuridico, un'associazione registrata è definita come "qualsiasi associazione, indipendentemente dalla sua struttura giuridica, in cui la maggior parte dei membri, siano essi individui o entità, si sono riuniti volontariamente per un obiettivo comune per un periodo prolungato e seguono un processo decisionale organizzato" (cfr. articolo 2, paragrafo 1, della Legge sulle associazioni).

Che si tratti di un club sportivo, di un poligono di tiro o di un'organizzazione senza scopo di lucro, le associazioni sono riconosciute come entità giuridiche e devono rispettare i requisiti contabili dell'associazione. Questi si basano sui requisiti fiscali previsti dalla legge e dallo statuto dell'associazione. Questo succede perché l'assemblea può chiedere di controllare i conti dell'associazione, e poi c'è anche il fisco che verifica le entrate e le uscite. Le entrate e le uscite sono suddivise nelle seguenti quattro categorie:

• Attività non commerciali: rientrano in questa categoria le attività non commerciali che sono direttamente connesse alla missione dell'associazione. Ciò include le quote associative, nonché i proventi derivanti da donazioni, lasciti ed eredità. Le spese in questa categoria possono includere i costi amministrativi, l'affitto per le strutture del club o le indennità per gli allenatori.
  
• Attività commerciali: sono incluse tutte le attività generatrici di entrate che esulano dallo scopo dichiarato dell'associazione. Ad esempio, i ricavi in questa categoria possono provenire dalla vendita di cibo e bevande in occasione di eventi.
  
• Attività speciali: un'attività speciale è un'iniziativa ad hoc, progettata per supportare e promuovere le finalità dell'associazione. Lo statuto la distingue dalle attività commerciali. Ad esempio, le entrate possono essere generate dalla vendita di biglietti per eventi associativi. Le spese includono i costi come il noleggio dell'attrezzatura o l'assunzione di personale specializzato per l'evento.
  
• Gestione patrimoniale: la gestione patrimoniale comporta entrate derivanti da attività come l'affitto o la locazione di immobili di proprietà dell'associazione. Anche l'affitto di spazi pubblicitari, ad esempio su veicoli di proprietà dell'associazione, può generare entrate. Le spese possono includere la manutenzione o l'assicurazione dell'edificio e le commissioni sul conto bancario.
  

Aree di attività di un'associazione

Le associazioni devono iniziare a tenere la contabilità non appena sono registrate e si impegnano in attività commerciali, indipendentemente dal fatto che cerchino o meno di realizzare un profitto. Tutte le transazioni commerciali devono essere accuratamente documentate. Ciò include tutte le entrate e le uscite, nonché la liquidità e i saldi del conto. I conti devono includere anche un elenco dei beni dell'associazione, come immobili, veicoli, attrezzature, macchinari o strutture di laboratorio di proprietà dell'associazione.

Le dichiarazioni dei redditi dell'associazione devono essere preparate e presentate entro la scadenza. Per le associazioni più piccole con fatturato e utili gestibili, è sufficiente la contabilità per cassa (denominata “Einnahmenüberschussrechnung” o “EÜR”) (cfr. articolo 4, paragrafo 3, della legge sull'imposta sul reddito). Se il fatturato annuo di un'associazione supera 600.000 € o il suo utile annuo è superiore a 60.000 €, l'associazione deve utilizzare la scrittura contabile a partita doppia.

È fondamentale conservare ricevute o documenti per tutte le transazioni al fine di verificare le entrate e le uscite. Questo perché le associazioni devono seguire gli stessi principi contabili delle aziende.

Quali sono i principi di una corretta contabilità?

L'ultima versione dei principi di corretta contabilità è in vigore dal 2020. È indicata come GoBD, che in tedesco sta per “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Questo regolamento del Ministero Federale delle Finanze tedesco delinea i principi fondamentali per la contabilità digitale dei documenti fiscali, applicabili sia alle società che alle associazioni.

I principi fondamentali del GoBD sono:

• Tracciabilità e verificabilità: la contabilità dell'associazione deve essere completa, chiara e concisa.
  
• Completezza: ogni transazione commerciale deve essere documentata in conformità con i periodi di conservazione. Le ricevute di entrate e spese devono includere la data, l'importo, la quantità, il numero della ricevuta, l'emittente e il destinatario.
  
• Precisione: tutte le transazioni commerciali devono essere documentate in modo veritiero e riflettere le transazioni effettive. A tale scopo, le ricevute corrispondenti vengono archiviate.
  
• Registrazioni tempestive: la registrazione tempestiva è anche la chiave per una corretta contabilità. Tutte le transazioni commerciali devono essere registrate immediatamente dopo che si sono verificate. La legge richiede che le transazioni non in contanti siano registrate entro 10 giorni, mentre le entrate e gli esborsi in contanti devono essere registrati quotidianamente.
  
• Ordine: I registri contabili dovrebbero essere tenuti in modo da essere facilmente comprensibili da terze parti, tra cui revisori contabili o consulenti fiscali. La contabilità sistematica distingue tra transazioni in contanti e non in contanti e classifica anche le vendite come imponibili, esenti da imposte o non imponibili. Tutte le ricevute devono essere leggibili dal computer.
  
• Inalterabilità: i documenti contabili devono essere conservati in modo da garantire che non possano essere alterati o manomessi. Se vengono apportate modifiche in seguito, devono essere documentate in modo trasparente. Tutti i documenti modificati devono essere salvati nuovamente. Per legge è richiesta anche una cronologia delle versioni.
  

La contabilità associativa è conforme al GoBD solo se tali principi sono rispettati. Per approfondire, ti invitiamo a consultare il nostro articolo dedicato al GoBD.

Chi è responsabile dei conti di un'associazione?

Il consiglio è preposto alla gestione contabile dell'associazione, assicurando il rispetto dei principi contabili. In quanto organo preposto alla gestione del patrimonio e delle attività associative, il consiglio di amministrazione è tenuto ad operare con la massima diligenza e responsabilità. Ciò include responsabilità come fornire informazioni all'assemblea generale. In genere, il consiglio adempie a questo obbligo ogni anno presentando il bilancio dell'associazione per l'anno precedente. Questo requisito è dettagliato nello statuto dell'associazione.

Il consiglio delega spesso a un tesoriere la supervisione delle finanze. Può essere nominato anche un revisore dei conti. Tuttavia, anche in queste situazioni, il consiglio rimane l'unico responsabile dell'accuratezza della contabilità.

Le associazioni possono gestire i propri libri contabili?

Le associazioni possono gestire i propri libri contabili. Questo approccio è ideale per piccole associazioni con pochi membri e un turnover contenuto. In queste situazioni non è richiesta alcuna conoscenza specialistica. Tuttavia, è auspicabile che i responsabili posseggano una conoscenza di base della contabilità, paragonabile a quella richiesta per la compilazione di una dichiarazione dei redditi.

In questo caso, un software specifico per la contabilità associativa è la soluzione ideale per semplificare le operazioni. È importante che aderisca a principi contabili adeguati. Il vantaggio principale dell'utilizzo del software è che può automatizzare molte attività di routine,

come la stesura del conto economico, la gestione delle entrate e delle uscite, la registrazione delle transazioni in categorie specifiche e la relativa assegnazione a conti diversi, la creazione di fatture, ricevute di donazioni o promemoria e la pianificazione del budget dell'associazione. Inoltre, il software si aggiorna automaticamente per soddisfare i nuovi requisiti normativi. I costi variano in genere da decine a centinaia di dollari all'anno, a seconda del numero di membri gestiti o che hanno accesso al programma.

Tuttavia, le associazioni con un volume d'affari elevato, un ampio organico o un patrimonio immobiliare considerevole possono presto trovarsi a fronteggiare notevoli difficoltà nella gestione autonoma della contabilità. In questi casi, ha senso chiedere aiuto a terzi ed esternalizzare la contabilità. Per questo compito può essere preso in considerazione un fornitore di servizi specializzato o un commercialista.

Stripe Billing può aiutarti con la fatturazione ricorrente per i tuoi membri, automatizzando i processi e liberandoti da compiti ripetitivi. Inoltre, potrai gestire la tua contabilità in modo più efficiente, grazie ai report dettagliati sui ricavi direttamente accessibili dalla Dashboard. Puoi anche consentire ai tuoi clienti di gestirele sottoscrizioni in modo indipendente tramite il portale clienti.

È importante valutare i costi contabili e il budget caso per caso. Potrebbe anche essere utilizzata una soluzione ibrida, in cui vengono esternalizzate solo transazioni specifiche anziché l'intero processo contabile. Oltre ad accettare quote associative, le associazioni possono utilizzare Stripe per una vasta gamma di attività, dalla vendita di beni e servizi ai non soci alla raccolta di donazioni.

Che impatto hanno gli errori contabili sulla gestione di un'associazione?

Le associazioni sono tenute al rigoroso rispetto del GoBD e delle scadenze previste, in quanto il mancato adempimento può comportare onerosi costi.

Il ritardo nei pagamenti comporta penali e interessi di mora sugli importi scaduti. Le associazioni dovrebbero raccogliere informazioni complete per garantire che tutti i documenti siano presentati in modo completo e tempestivo. Se una scadenza non può essere rispettata, si consiglia di contattare l'ufficio delle imposte per discutere la situazione. L'ufficio delle imposte dimostra generalmente una buona collaborazione quando viene informato per tempo.

Se l'ufficio delle imposte riscontra lacune nella contabilità durante una verifica, può emettere ulteriori accertamenti. Al fine di stabilire una base imponibile adeguata, le entrate o le spese mancanti sono stimate sulla base della massima probabilità. La situazione si complica ulteriormente se l'associazione è sospettata di evasione fiscale. Questa situazione espone a sanzioni pecuniarie elevate e a responsabilità patrimoniale personale dei membri del consiglio di amministrazione. Esiste anche la possibilità di una pena detentiva fino a 10 anni.

Come si può semplificare la contabilità delle associazioni?

Lo status di organizzazione non profit semplifica notevolmente la gestione contabile delle associazioni. Questo perché le associazioni senza scopo di lucro sono esenti dall'imposta di avvio attività, dall'imposta sul reddito delle società e dall'imposta sul valore aggiunto (IVA). Tuttavia, questa agevolazione è riservata alle associazioni che soddisfano gli stessi criteri della regola dei piccoli imprenditori: il fatturato annuo dell'anno precedente non deve superare i 22.000 euro e deve essere inferiore a 50.000 euro nell'esercizio in corso.

Le associazioni senza scopo di lucro hanno la possibilità di dedurre le donazioni dal proprio reddito imponibile, in quanto possono rilasciare ricevute fiscali ai donatori. Un altro vantaggio per le associazioni senza scopo di lucro è che possono richiedere finanziamenti governativi. Tuttavia, il finanziamento è subordinato a una precisa destinazione, da comprovare adeguatamente. Lo status di organizzazione non profit offre diversi vantaggi e semplificazioni, ma richiede anche una tenuta dei registri più dettagliata.

Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha semplificato la contabilità per tutte le associazioni. Grazie a soluzioni specializzate come Stripe Billing, i processi contabili diventano più semplici, efficienti e trasparenti. Le attività manuali, come l'assegnazione dei conti e l'inserimento dei dati, sono state quasi completamente automatizzate. Le fatture in uscita possono essere generate automaticamente e le fatture in entrata possono essere elaborate e archiviate più rapidamente. I flussi di pagamento possono essere monitorati anche in tempo reale. Per ottimizzare le proprie attività, sia le associazioni che le aziende dovrebbero considerare l'adozione di strumenti tecnici o servizi di terze parti. In questo modo si evitano errori e quindi si riducono i costi e il lavoro aggiuntivo.