In 2022 waren er meer dan 615.000 verenigingen geregistreerd in Duitsland, en dit aantal blijft groeien. Verenigingen zijn populair omdat ze mensen met dezelfde interesses bij elkaar brengen. Bovendien profiteren ze van verschillende voordelen, zoals belastingvermindering en overheidsfinanciering. Het is echter belangrijk om op te merken dat verenigingen aan verschillende wettelijke vereisten moeten voldoen bij hun boekhouding.

In dit artikel kijken we naar de boekhoudkundige vereisten voor verenigingen en geven we een overzicht van de principes van een goede boekhouding. We bespreken ook wie de boekhouding van een vereniging doet, of verenigingen hun eigen boekhouding kunnen doen en wat de mogelijke gevolgen zijn van een onjuiste boekhouding. Daarnaast geven we tips om de boekhoudprocessen van je vereniging te vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat zijn de basisvereisten voor de boekhouding van verenigingen?
  
• Wat zijn de principes van een goede boekhouding?
  
• Wie is er verantwoordelijk voor de boekhouding van een vereniging?
  
• Kunnen verenigingen hun eigen boekhouding doen?
  
• Wat zijn de gevolgen van fouten in de boekhouding van verenigingen?
  
• Hoe kan de boekhouding van verenigingen makkelijker worden gemaakt?
  

Wat zijn de basisvereisten voor de boekhouding van verenigingen?

Juridisch gezien wordt een geregistreerde vereniging gedefinieerd als "elke vereniging, ongeacht haar juridische structuur, waarvan de meerderheid van de leden, of het nu individuen of entiteiten zijn, zich vrijwillig hebben verenigd voor een gemeenschappelijk doel gedurende een langere periode en een georganiseerd besluitvormingsproces volgen" (zie artikel 2, lid 1, van de verenigingswet).

Of het nu gaat om een sportclub, schietvereniging of non-profitorganisatie, verenigingen worden erkend als rechtspersonen en moeten voldoen aan de boekhoudkundige vereisten voor verenigingen. Deze zijn gebaseerd op de fiscale vereisten van de wet en de statuten van de vereniging. De algemene vergadering kan namelijk een audit van de financiën van de vereniging aanvragen en het belastingkantoor kan de inkomsten en uitgaven controleren. Inkomsten en uitgaven worden onderverdeeld in de volgende vier categorieën:

• Niet-commerciële activiteiten: Deze categorie omvat niet-commerciële activiteiten die direct verband houden met de missie van de vereniging. Hieronder vallen lidmaatschapsgelden, samen met inkomsten uit donaties, giften en erfenissen. Uitgaven in deze categorie kunnen bestaan uit administratieve kosten, huur voor clubfaciliteiten of vergoedingen voor trainers.
  
• Commerciële activiteiten: Dit omvat alle activiteiten die inkomsten genereren en die buiten het aangegeven doel van de vereniging vallen. Inkomsten in deze categorie kunnen bijvoorbeeld afkomstig zijn van de verkoop van eten en drinken tijdens evenementen.
  
• Speciale activiteiten: Een speciale activiteit is een activiteit binnen de vereniging die het wettelijke doel ervan ondersteunt en essentieel is voor de verwezenlijking ervan. De statuten maken een onderscheid tussen speciale activiteiten en commerciële activiteiten. Inkomsten kunnen bijvoorbeeld worden gegenereerd door de verkoop van tickets voor evenementen van de vereniging. Uitgaven zijn onder meer kosten voor het huren van apparatuur of het inhuren van gespecialiseerd personeel voor het evenement.
  
• Vermogensbeheer: Vermogensbeheer omvat inkomsten uit activiteiten zoals het verhuren of leasen van onroerend goed dat eigendom is van de vereniging. Het verhuren van advertentieruimte, bijvoorbeeld op voertuigen die eigendom zijn van de vereniging, kan ook inkomsten genereren. Uitgaven kunnen bestaan uit onderhoud of verzekering van gebouwen en bankkosten.
  

Activiteiten van een vereniging

Verenigingen moeten beginnen met boekhouden zodra ze zijn geregistreerd en commerciële activiteiten ontplooien, ongeacht of ze winst nastreven. Alle zakelijke transacties moeten grondig worden gedocumenteerd. Dit omvat alle inkomsten en uitgaven, evenals de saldi van kas- en e- rekeningen. De boekhouding moet ook een lijst bevatten van de activa van de vereniging, zoals onroerend goed, voertuigen, apparatuur, machines of laboratoriumfaciliteiten die de vereniging in bezit heeft.

De belastingaangiften van de vereniging moeten voor de deadline worden opgesteld en ingediend. Voor kleinere verenigingen met een overzichtelijke omzet en winst is kasboekhouding (ook wel "Einnahmenüberschussrechnung" of "EÜR" genoemd) voldoende (zie artikel 4, lid 3 van de wet op de inkomstenbelasting). Als de jaaromzet van een vereniging meer dan € 600.000 bedraagt of de jaarwinst meer dan € 60.000, moet zij gebruikmaken van een dubbele boekhouding.

Het is belangrijk om alle bonnen of documenten van transacties te bewaren om inkomsten en uitgaven te kunnen controleren. Verenigingen moeten namelijk dezelfde boekhoudregels volgen als bedrijven.

Wat zijn de basisprincipes van goede boekhouding?

De nieuwste versie van de regels voor goed boekhouden is sinds 2020 van kracht. Het heet GoBD, wat in het Duits staat voor "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff." Deze regel van het Duitse ministerie van Financiën legt de basisprincipes vast voor het digitaal bijhouden van belastinggerelateerde documenten, die gelden voor zowel bedrijven als verenigingen.

De belangrijkste principes van de GoBD zijn:

• Traceerbaarheid en controleerbaarheid: De boekhouding van de vereniging moet compleet, duidelijk en beknopt zijn.
  
• Volledigheid: Elke zakelijke transactie moet worden vastgelegd volgens de bewaartermijnen. Bonnen voor inkomsten en uitgaven moeten de datum, het bedrag, de hoeveelheid, het bonnummer en de uitgever en ontvanger bevatten.
  
• Nauwkeurigheid: Alle zakelijke transacties moeten eerlijk worden vastgelegd en de werkelijke transacties weergeven. De bijbehorende bonnen worden hiervoor bewaard.
  
• Tijdige boekingen en registraties: Tijdige registratie is ook essentieel voor een goede boekhouding. Alle zakelijke transacties moeten onmiddellijk na het plaatsvinden ervan worden geregistreerd. De wet schrijft voor dat niet-contante transacties binnen 10 dagen moeten worden geregistreerd, terwijl contante ontvangsten en uitgaven dagelijks moeten worden geregistreerd.
  
• Ordelijkheid: Registraties moeten zo worden bijgehouden dat derden de boekhouding van de vereniging gemakkelijk kunnen begrijpen. Dit kunnen bijvoorbeeld een accountant of belastingadviseur zijn. Bij systematische boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen contante en niet-contante transacties, en worden verkopen ingedeeld in belastbaar, belastingvrij of niet-belastbaar. Alle ontvangsten moeten machinaal leesbaar zijn.
  
• Onveranderbaarheid: Boekhoudkundige documenten moeten zo worden bewaard dat ze niet kunnen worden gewijzigd of gemanipuleerd. Als er achteraf wijzigingen worden aangebracht, moeten deze op een transparante manier worden gedocumenteerd. Alle gewijzigde documenten moeten opnieuw worden opgeslagen. Een versiegeschiedenis is ook wettelijk verplicht.
  

De boekhouding van verenigingen voldoet alleen aan GoBD als deze principes worden gevolgd. Meer informatie vind je in ons artikel over GoBD.

Wie is verantwoordelijk voor de boekhouding van een vereniging?

Het bestuur is verantwoordelijk voor het bijhouden van de boekhouding van de vereniging en ervoor te zorgen dat de juiste boekhoudkundige principes worden gevolgd. Omdat het bestuur het eigendom en de zaken van de vereniging beheert, heeft het een zorgplicht en verantwoordingsplicht. Dit omvat verantwoordelijkheden zoals het verstrekken van informatie aan de algemene vergadering. Doorgaans voldoet het bestuur jaarlijks aan deze verplichting door de jaarrekening van de vereniging over het voorgaande jaar te presenteren. Deze vereiste wordt gedetailleerd beschreven in de statuten van de vereniging.

Het bestuur benoemt vaak een penningmeester om toezicht te houden op de financiën. Er kan ook een accountant worden benoemd. Maar zelfs in deze situaties blijft het bestuur als enige verantwoordelijk voor een correcte boekhouding.

Kunnen verenigingen hun eigen boekhouding doen?

Verenigingen kunnen hun eigen boekhouding doen. Dit is vooral handig voor kleinere verenigingen met weinig leden en een overzichtelijke omzet. Hiervoor heb je geen speciale kennis nodig. Wel moet je een beetje snappen van boekhouden, net zoals je dat moet voor je belastingaangifte.

In deze situatie is het een goed idee om gespecialiseerde boekhoudsoftware voor verenigingen te gebruiken die het proces kan vereenvoudigen. Het is belangrijk dat deze software voldoet aan de juiste boekhoudkundige principes. Het belangrijkste voordeel van het gebruik van software is dat veel routinetaken kunnen worden geautomatiseerd.

Deze taken zijn onder andere het maken van een winst- en verliesrekening, het beheren van inkomsten en uitgaven, het registreren van transacties in specifieke categorieën en het toewijzen ervan aan verschillende rekeningen, het genereren van facturen, donatiebewijzen of herinneringen, en het plannen van de begroting van de vereniging. Bovendien wordt de software automatisch bijgewerkt om te voldoen aan nieuwe wettelijke vereisten. De kosten variëren doorgaans van tientallen tot honderden dollars per jaar, afhankelijk van het aantal leden dat wordt beheerd of dat toegang heeft tot het programma.

Maar voor verenigingen met veel inkomsten, veel leden, werknemers of onroerend goed, kan het zelf doen van de boekhouding al snel een flinke uitdaging worden. In zulke gevallen is het slim om hulp te zoeken bij een derde partij en de boekhouding uit te besteden. Je kunt hiervoor een gespecialiseerde dienstverlener of accountant overwegen.

Stripe Billing kan je helpen met terugkerende facturatie voor je leden, en het automatiseert ook workflows en vermindert handmatige taken. Bovendien kun je je rekeningen beheren en rechtstreeks vanuit het dashboard toegang krijgen tot gedetailleerde financiële en omzetrapporten, wat je boekhouding een stuk eenvoudiger maakt. Je kunt je klanten ook toestaan om hun abonnementen zelfstandig te beheren via het klantenportaal.

Het is belangrijk om de boekhoudkosten en het budget per geval te bekijken. Er kan ook een hybride oplossing worden gebruikt, waarbij alleen specifieke transacties worden uitbesteed in plaats van het hele boekhoudproces. Naast het accepteren van lidmaatschapsgelden kunnen verenigingen Stripe ook gebruiken voor de verkoop van goederen en diensten aan niet-leden, of voor het inzamelen van donaties.

Wat zijn de gevolgen van fouten in de boekhouding van verenigingen?

Verenigingen moeten zich houden aan GoBD en deadlines halen, anders kan het duur worden.

Als je deadlines mist, kun je te maken krijgen met boetes en rente op achterstallige bedragen. Verenigingen moeten alle info verzamelen om ervoor te zorgen dat alle documenten compleet en op tijd worden ingediend. Als je een deadline niet kunt halen, is het slim om contact op te nemen met het belastingkantoor om de situatie te bespreken. Het belastingkantoor is meestal behulpzaam als je ze op tijd op de hoogte stelt.

Als het belastingkantoor tijdens een controle hiaten in de boekhouding ontdekt, kan zij aanvullende aanslagen opleggen. Om een passende heffingsgrondslag vast te stellen, worden ontbrekende inkomsten of uitgaven geschat op basis van de hoogste waarschijnlijkheid. Het wordt nog problematischer als de vereniging wordt verdacht van belastingontduiking. In dat geval bestaat het risico van hoge boetes en kunnen bestuursleden persoonlijk aansprakelijk worden gesteld met hun eigen vermogen. Er bestaat ook de mogelijkheid van een gevangenisstraf van maximaal 10 jaar.

Hoe kan de boekhouding van verenigingen makkelijker worden gemaakt?

Door een non-profitstatus te krijgen, kan de boekhouding van verenigingen makkelijker worden. Dit komt omdat non-profitverenigingen vrijgesteld zijn van bedrijfsbelasting, vennootschapsbelasting en belasting over de toegevoegde waarde (btw). Dit geldt echter alleen als de verenigingen voldoen aan dezelfde criteria als voor de kleine ondernemersregeling: de jaaromzet in het voorgaande jaar mag niet hoger zijn dan € 22.000 en moet in het lopende boekjaar lager zijn dan € 50.000.

Bovendien kunnen non-profitorganisaties donaties aftrekken voor belastingdoeleinden, omdat ze gerechtigd zijn om donatiebewijzen uit te geven. Een ander voordeel voor non-profitorganisaties is dat ze overheidsfinanciering kunnen aanvragen. De financiering moet echter voor een specifiek doel worden gebruikt en dit moet volledig worden aangetoond. De non-profitstatus biedt verschillende voordelen en vereenvoudigingen, maar vereist ook een meer gedetailleerde administratie.

De laatste jaren heeft digitalisering de boekhouding voor alle verenigingen makkelijker gemaakt. Speciale oplossingen zoals Stripe Billing maken boekhoudprocessen eenvoudiger, waardoor ze efficiënter en transparanter worden. Handmatige taken zoals het toewijzen van rekeningen en het invoeren van gegevens worden geminimaliseerd en geautomatiseerd. Uitgaande facturen kunnen automatisch worden gegenereerd en inkomende facturen kunnen sneller worden verwerkt en gearchiveerd. Betalingsstromen kunnen ook in realtime worden gevolgd. Voor verenigingen, maar ook voor bedrijven, is het de moeite waard om technische hulpmiddelen of externe aanbieders te gebruiken. Dit helpt fouten te voorkomen en vermindert daardoor de kosten en extra werk.