År 2022 var mer än 615 000 föreningar registrerade i Tyskland, och antalet fortsätter att växa. Föreningar är populära eftersom de förenar människor med gemensamma intressen. Dessutom kan de dra nytta av olika fördelar som t.ex. lägre skatter och statliga medel. Det är dock viktigt att notera att föreningar måste efterleva flera juridiska krav i sin bokföring och sina konton.

I den här artikeln går vi igenom vilka krav som ställs på föreningars bokföring och vilka principer som gäller för korrekt kontoföring. Vi går också igenom vem som sköter bokföringen i en förening, om föreningar kan sköta sin egen bokföring och vilka följder en felaktig bokföring kan få. Vi ger också tips som hjälper dig att förenkla föreningens processer kring konton.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är de grundläggande kraven på konton för föreningar?
  
• Vilka är principerna för korrekt kontoföring?
  
• Vem är ansvarig för en förenings konton?
  
• Kan föreningar sköta sin egen bokföring?
  
• Vilka är konsekvenserna av fel i föreningars konton?
  
• Hur kan föreningars konto göras enklare?
  

Vilka är de grundläggande kraven på konton för föreningar?

Juridiskt definieras en registrerad förening som "varje förening, oavsett dess juridiska struktur, där majoriteten av medlemmarna, enskilda firmor eller juridiska enheter, frivilligt har gått samman för ett gemensamt mål under en längre period och följer en organiserad process för beslutsfattande" (se avsnitt 2 punkt 1 i föreningslagen).

Oavsett om det är en sportklubb, skytteklubb eller ideell organisation erkänns föreningar som juridiska enheter och måste följa kraven på föreningsredovisning. Dessa är baserade på lagens krav på beskattning och föreningens stadgar. Detta beror på att bolagsstämman kan begära en revision av föreningens ekonomi, och skattekontoret kan granska inkomster och utgifter. Inkomster och utgifter delas in i följande fyra kategorier:

• Icke-kommersiella aktiviteter: Denna kategori omfattar icke-kommersiella aktiviteter som är direkt anslutna till föreningens uppdrag. Detta inkluderar medlemsavgifter, tillsammans med inkomster från donationer, gåvor och arv. Utgifter i denna kategori kan omfatta administrativa kostnader, hyra för klubblokaler eller ersättning till tränare.
  
• Kommersiella aktiviteter: Detta inkluderar alla aktiviteter som genererar intäkter som ligger utanför föreningens uttalade syfte. Intäkterna i denna kategori kan till exempel komma från försäljning av mat och dryck vid evenemang.
  
• Särskild verksamhet: En särskild verksamhet är en åtgärd inom föreningen som stöder dess juridiska syfte och är nyckeln till dess orderhantering. I stadgarna särskiljs den från kommersiella aktiviteter. Inkomster kan till exempel genereras genom att sälja biljetter till föreningsevenemang. Utgifter inkluderar kostnader som att hyra utrustning eller anställa specialiserad personal för evenemanget.
  
• Kapitalförvaltning: Kapitalförvaltning innebär inkomster från aktiviteter som att hyra eller arrendera ut fastigheter som ägs av föreningen. Uthyrning av reklamutrymme, till exempel på föreningens fordon, kan också generera inkomster. Utgifter kan vara underhåll eller försäkring av byggnader och avgifter för konton.
  

Verksamhetsområden i en förening

Föreningar måste börja bokföra så snart de är registrerade och bedriver kommersiell verksamhet, oavsett om de strävar efter att göra vinst eller inte. Alla transaktioner måste dokumenteras noggrant. Detta inkluderar alla inkomster och utgifter, liksom kassa och kontosaldon. Kontona måste också innehålla en förteckning över föreningens tillgångar, till exempel fastigheter, fordon, utrustning, maskiner eller laboratorielokaler som föreningen äger.

Föreningens deklaration ska upprättas och lämnas in inom utsatt tid. För mindre föreningar med hanterbar omsättning och vinst räcker det med redovisning enligt kontantprincipen (kallad "Einnahmenüberschussrechnung" eller "EÜR") (se avsnitt 4, punkt 3 i lagen om inkomstskatt). Om en förenings årsomsättning överstiger 600 000 euro eller om dess årsvinst överstiger 60 000 euro måste den använda dubbel bokföring för konton.

Det är viktigt att spara kvitton eller dokument för alla transaktioner för att verifiera inkomster och utgifter. Detta beror på att föreningar måste följa samma principer för korrekta konton som företag.

Vilka är principerna för korrekt redovisning?

Den senaste versionen av principerna för korrekt redovisning har varit i kraft sedan 2020. Den kallas GoBD, vilket på tyska står för "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Denna förordning från det tyska federala finansministeriet beskriver de grundläggande principerna för digital kontoföring av dokument relaterade till beskattning, med ansökan för både företag och föreningar.

GoBD:s viktigaste principer är:

• Spårbarhet och verifierbarhet: Föreningens konto ska vara fullständigt, klart och koncist.
  
• Fullständighet: Varje transaktion måste dokumenteras i enlighet med lagringstiderna. Inkomster och utgifter måste innehålla datum, belopp, kvantitet, kvittonummer samt utfärdare och mottagare.
  
• Riktighet: Alla affärstransaktioner måste dokumenteras sanningsenligt och återspegla de faktiska transaktionerna. Motsvarande inkomster arkiveras för detta ändamål.
  
• Registrering i rätt tid: Registrering i rätt tid är också nyckeln till korrekt kontoföring. Alla transaktioner ska bokföras omedelbart efter att de har inträffat. Lagen kräver att transaktioner som inte avser kontanter bokförs inom 10 dagar, medan inkomster och utgifter som avser kontanter måste bokföras dagligen.
  
• Ordning och reda: Konton ska föras så att tredje part lätt kan förstå föreningens bokföring. Det kan till exempel vara en revisor eller en beskattare. Systematisk redovisning skiljer mellan transaktioner med och utan kontanter och klassificerar även omsättningsskatt som skattepliktig, skattefri eller ej skattepliktig. Alla inkomster måste vara maskinläsbara.
  
• Oförändringsbarhet: Konton måste sparas på ett sätt som säkerställer att de inte kan ändras eller manipuleras. Om några ändringar görs i efterhand måste de dokumenteras på ett transparent sätt. Ändrade dokument måste sparas på nytt. En versionshistorik krävs också enligt lag.
  

Föreningsredovisningens konto efterlever GoBD endast om dessa principer följs. Du kan hitta mer information i vår artikel om GoBD.

Vem är ansvarig för en förenings konton?

Det är styrelsen som har ansvaret för föreningens konto och för att god bokföringssed iakttas. Eftersom styrelsen förvaltar föreningens egendom och business har den en omsorgs- och ansvarsskyldighet. Detta innefattar bland annat ansvar för att lämna upplysningar till stämman. Vanligtvis sker styrelsens orderhantering årligen genom att presentera föreningens finansiella förpliktelser för föregående år. Detta krav är detaljerat i föreningens stadgar.

Styrelsen utser ofta en kassör för att övervaka ekonomin. En revisor kan också utses. Men även i dessa situationer är styrelsen ensam ansvarig för korrekta konton.

Kan föreningar hantera sina egna böcker?

Föreningar kan sköta sin egen bokföring. Detta lämpar sig särskilt väl för mindre föreningar med få medlemmar och en hanterbar omsättning. I dessa situationer krävs ingen expertkunskap. De som tar betalt bör dock ha en grundläggande förståelse för bokföring, liknande det som krävs för att upprätta en inkomst beskattning.

I den här situationen är det en bra idé att använda ett specialiserat program för föreningsbokföring som kan förenkla processen. Det är viktigt att den följer korrekta principer för redovisning. Den största fördelen med att använda programvara är att den kan automatisera många rutinuppgifter.

Det handlar bland annat om att skapa en resultaträkning, hantera inkomster och utgifter, registrera transaktioner i specifika kategorier och fördela dem på olika konton, generera fakturor, inkomster från donationer eller påminnelser samt planera föreningens budget. Dessutom uppdateras programvaran automatiskt för att uppfylla nya lagstadgade krav. Kostnaderna varierar vanligtvis från tiotals till hundratals dollar per år, beroende på antalet medlemmar som hanteras eller som har tillgång till programmet.

För föreningar med höga intäkter, ett stort antal medlemmar, anställda eller fastighetsinnehav kan det dock snabbt bli en stor autentiseringsfråga att sköta redovisningen på egen hand. I sådana fall är det vettigt att söka hjälp från en tredje part och lägga ut konton på entreprenad. En specialiserad tjänsteleverantör eller konto kan övervägas för denna uppgift.

Stripe Billing kan hjälpa dig med återkommande fakturering för dina medlemmar, och det automatiserar också arbetsflöden och minskar manuella uppgifter. Dessutom kan du hantera dina konton och få tillgång till detaljerade finansiella rapporter och intäktsrapporter direkt från Dashboard, vilket gör din redovisning mycket enklare. Du kan också låta dina kunder hantera sina abonnemang på egen hand via kundportalen.

Det är viktigt att utvärdera kostnaderna för konton och budgeten från fall till fall. En hybridlösning kan också användas, där endast specifika transaktioner outsourcas istället för hela processen med konton. Förutom att ta emot medlemsavgifter kan föreningar också använda Stripe för att hantera försäljning av varor och tjänster till icke-medlemmar, eller för att samla in donationer.

Vilka är konsekvenserna av fel i föreningars konton?

Föreningar måste efterleva GoBD och hålla tidsfrister - annars kan det bli dyrt.

Om tidsfrister inte hålls kan det leda till att förseningsavgifter och ränta tas betalt på förfallna belopp. Föreningar bör samla in omfattande information för att säkerställa att alla dokument lämnas in fullständigt och i tid. Om en tidsfrist inte kan hållas är det lämpligt att kontakta skattekontoret för att diskutera situationen. Skattekontoret är vanligtvis samarbetsvilligt när det meddelas i god tid.

Om skattekontoret finner brister i kontona under en revision kan det utfärda ytterligare bedömningar. För att få fram ett lämpligt underlag för beskattning uppskattas uteblivna inkomster eller utgifter utifrån högsta sannolikhet. Det blir ännu mer problematiskt om föreningen misstänks för att ha undanhållit skatt. I en sådan situation finns det risk för betydande böter och styrelseledamöter kan hållas personligt ansvariga med sina egna tillgångar. Det finns även möjlighet till fängelsestraff i upp till 10 år.

Hur kan föreningars konto göras enklare?

Att erhålla status som ideell organisation kan förenkla konton för föreningar. Detta beror på att ideella organisationer är befriade från handelsskatt, bolagsskatt och mervärdesskatt (moms). Detta gäller dock endast om föreningarna uppfyller samma kriterier som för småföretagarregeln: årsomsättningen under föregående år får inte överstiga 22 000 euro och den måste understiga 50 000 euro under innevarande räkenskapsår.

Dessutom kan ideella organisationer göra skatteavdrag för donationer eftersom de har rätt att utfärda inkomster från donationer. En annan fördel för ideella organisationer är att de kan ansöka om statliga medel. Medlen måste dock användas för ett specifikt ändamål och detta måste styrkas fullt ut. Status som ideell organisation innebär flera fördelar och förenklingar, men kräver också mer detaljerad bokföring.

Under de senaste åren har digitaliseringen förenklat konton för alla föreningar. Specialiserade lösningar som Stripe Billing förenklar processer för redovisning, vilket ökar effektiviteten och transparensen. Manuella uppgifter som tilldelning av konton och inmatning av uppgifter minimeras och automatiseras. Utgående fakturor kan genereras automatiskt och inkommande fakturor kan processas och arkiveras snabbare. Betalningsflöden kan också kategoriseras i realtid. För föreningar, liksom för företag, är det värt att använda tekniska verktyg eller tredjepartsleverantörer. Det hjälper till att undvika fel och minskar därmed kostnader och merarbete.