Om du får betalt, grattis! Du har skapat något som folk ville ha så pass mycket att de ville byta sina pengar mot det. För att se till att ditt företag förblir hälsosamt och du kan fokusera mer på verksamheten än på att hålla lamporna tända, vill du föra register över pengar som rör sig in och ut ur ditt företag. Välkommen till bokföringens och redovisningens fascinerande värld.

Vad är bokföring? Vad är redovisning?

Historiskt sett har det funnits en skillnad mellan funktionerna bokföring och redovisning, men skillnaden håller på att försvagas eftersom mer av båda funktionerna utförs av datorer snarare än människor.

Bokföring registrerar detaljer om transaktioner i företagets huvudböcker. Det har historiskt sett betraktats som ett arbete som utförts av detaljorienterade specialister, men inte något som krävt en högre examen.

Redovisning förvandlar data från böcker till slutsatser om företagets hälsa. En del av denna funktion har till stor del inordnats i datorprogram. Med tanke på att företagets bokföring är datoriserad är det trivialt att beräkna en balansräkning (en rapport som listar företagets nuvarande tillgångar och skulder).

I de flesta företag ger revisorer råd om verksamhetens struktur (till exempel hur medel flödar mellan ett moderbolag och ett dotterbolag). De utformat förfaranden och kontroller för nya transaktioner, som är mer komplicerade än det rutinarbete som hanteras av redovisningskonsulter eller datorer, och de ger råd till företagets ägare eller chefer i ekonomiska frågor. De hjälper också ofta till med skatteplanering och förberedelse av skattedeklarationer.

Vad är ”bokföring”?

Ditt företag har många typer av register. En kategori av dessa, som beskriver rörelsen av värde in och ut ur verksamheten, kallas ”bokföring”. Bokföringen spårar värde, inte nödvändigtvis alltid pengar, men för enkelhetens skull kommer vi att prata om pengar snarare än den långa listan över värdefulla saker som ett företag kan föra register över.

Den fysiska manifestationen av ”bokföring” ser olika ut på varje företag – på vissa företag är det en bokstavlig bok med en fysisk transaktionshuvudbok, på andra är det en Excel-fil, på andra distribueras den mellan flera olika redovisningssystem.

Varje post i en huvudbok har ett belopp, en beskrivning, ett datum och en uppfattning om var pengarna kommer ifrån och vart de hamnar. Du kan föreställa dig ditt checkhäfte eller kontoutdrag som en huvudbok, även om det är en mycket enkel sådan i förhållande till den som ditt företag sannolikt kommer att ha.

De flesta företag använder dubbel bokföring, där företaget har flera logiska huvudböcker som var och en representerar ett konto för verksamheten. ”Konton” här kan motsvara faktiska bankkonton eller något som är användbart att tänka på men som inte har en egen fysisk plats, som ”intäkter”. Dubbel bokföring innebär att varje transaktion registreras två gånger: som en kredit till ett konto och en debet till ett annat.

Dubbel bokföring var en revolutionerande teknik på 1400-talet, eftersom den gör fel mindre sannolika än att använda en enda huvudbok för verksamheten. Nuförtiden gör datorer det mesta av det faktiska arbetet, så företagaren kan förmodligen undvika att tänka på logistiken för bokföring så ofta och istället fokusera på att fatta bra beslut om resultaten från bokförings- och redovisningsprocesserna.

Att separera sitt ekonomiska liv

Ett av de första stegen att ta för att upprätta korrekta redovisningskontroller av ditt företag är att separera ditt privatliv från ditt affärsliv. Detta är ofta svårt i ett tidigt skede, eftersom många företagare börjar med att driva verksamheten som en förlängning av sin personliga identitet. Det är naturligt och förväntat, men så tidigt som möjligt bör du göra en tydlig uppdelning mellan pengar inom verksamheten och pengar utanför verksamheten.

Detta har några fördelar:

Ett av de enklaste sätten för borgenärer till ett företag, eller andra med fordringar på det, att ”tränga igenom företagets slöja” är att visa att företaget inte var ett äkta företag utan snarare behandlades som en separat ficka för entreprenören. ”Piercing the corporate veil” är juridisk jargong för att ogiltigförklara presumtionen att företagets skulder enbart ligger hos företaget och inte dess ägare. Som ägare till ett företag vill du snabbt undvika att detta händer.

Att betala personliga utgifter från företagets konton eller företagsutgifter från dina personliga konton tenderar att visa att företaget bara är en fiktion. Eftersom entreprenörer som bildar bolag vill ha (och bör dra nytta av) den ansvarsbegränsning som aktiebolaget erbjuder, bör de vara noga med att upprätthålla den distinktionen.

Dessutom är det enbart operativt enklare om dina affärstransaktioner och personliga transaktioner stannar på separata konton. Du har ingen särskild skyldighet att föra korrekta räkenskaper för dig själv, men det har du för ditt företag. Om varje transaktion på ett kreditkort är känd för att vara affärsrelaterad, så gör det din bokföring enklare. Om du med säkerhet vet att ingen av dem är affärsrelaterad kan du kasta bort det kontoutdraget utan konsekvenser för verksamheten.

Att upprätthålla disciplin vid förflyttning av pengar mellan företaget och dig själv kan hjälpa till att lyfta fram problem innan de är olösliga. Företag är komplicerade. Även små företag kan enkelt ha hundratals transaktioner på en månad. Det är väldigt lätt att få den felaktiga uppfattningen att ens företag går bra när det i själva verket blöder pengar. Detta kan hända om du har pengar som kommer in och ut från dina personliga konton hela tiden, och du kanske inte inser det om du inte är mycket uppmärksam på hur ofta du personligen ådrar dig affärskostnader. Detta händer även mycket begåvade entreprenörer, och det kan vara en smärtsam insikt att vakna upp till.

Internetföretag är lyckligtvis mycket väl positionerade för att separeras från din personliga ekonomi, på grund av att en stor del av verksamheten sker elektroniskt. Om du kommer ihåg några enkla regler kommer ditt företag som standard att göra rätt för sig. Låt oss gå igenom hur du bör hantera några av de vanligaste transaktionerna.

Sätt att förenkla bokföringen

Intäkter: Öppna ett företagskonto som den primära förvaringsplatsen för pengar för företaget. Se till att alla intäkter för företaget sätts in på det bankkontot. Låt till exempel Stripe (eller din andra kreditkortsbehandlare) skicka pengar till det kontot. Om du får checkar, sätt in dem på kontot (istället för att lösa in dem).

Genom att göra detta kan du (eller dina revisorer) snabbt skanna insättningar till verksamheten, som nästan alla kommer att vara intäktsposter, och matcha dem mot din försäljning.

Insättningar som inte är intäkter: Pengar flyttar ibland in i företag av andra skäl än att ”en kund betalade det till dig”. Framträdande exempel är investeringar, entreprenörer som lånar ut pengar till verksamheten etc. Du bör hålla dessa transaktioner så sällsynta som möjligt och dokumentera dem på lämpligt sätt.

Tidigt i företagets liv, när det ännu inte är kassaflödespositivt, kommer en entreprenör ofta att behöva injicera pengar i det. Detta är bra, förutsatt att du har råd, men: se till att detta sker så sällan som möjligt. Månadsvis är en bra måttstock för detta; flera gånger i veckan är inte det.

Utgifter: Öppna ett eller ett litet antal kreditkort. Dessa kan vara i ditt personliga namn eller i företagets namn – företagskreditkort är ofta svåra att kvalificera sig för tidigt i företagets liv. Lägg alla affärskostnader på ett kreditkort där det är möjligt; lägg aldrig en personlig utgift på företagets kreditkort.

Gör inte transaktioner som är blandade till sin karaktär; de är smärtsamma för bokföringen senare. Om du behöver göra ett köp från Amazon med affärsrelaterade artiklar och orelaterade artiklar, gör två köp istället. Det kan kosta dig lite extra frakt (eller extra SaaS-konton eller extra tid att be en expedit att slå in två köp i en butik), men du sparar in på bokföringsavgifter och sämre huvudböcker. Det finns många platser i ditt företag där din personliga uppmärksamhet ger mervärde. Att svara på frågan ”Var det här batteripaketet du beställde för företaget eller personligt bruk?” är inte en av dem, så organisera inte verksamheten så att du rutinmässigt får den frågan.

Betala dessa kreditkort från företagets bankkonto och endast från företagets bankkonto.

Du bör minimera antalet affärskostnader som uppstår via någon annan metod än ditt företagskreditkort, särskilt kontanttransaktioner. Om du behöver ersätta dig själv eller en anställd, se till att du för register över både utgiften och ersättningen.

Vissa statliga myndigheter, hyresvärdar etc. kan endast betalas med check. Använd din internetbank för att skriva ut checkar direkt från företagets bankkonto, eller använd autogiro eller ACH-betalningar för att betala dem.

Lån från företaget till entreprenören: Undvik att göra dessa. Investerare hatar dem eftersom de historiskt sett kan tyda på missbruk av företagsmedel. De försvårar bokföringen i onödan. De gör det svårare att sälja in berättelsen om att du och ditt företag är åtskilda. Helst vill du att flödet av kontanter mellan företaget och dig själv ska vara enkelriktat och relativt sällsynt: en månatlig lönecheck, en kvartalsvis utdelning osv. Dessa är lätta att redovisa och har en tydlig behandlingsprocess när det gäller skattekonsekvenser.

Lån blir... röriga. Det är t.ex. mycket lätt att slapp bokföring leder till att återbetalningar av lån till företaget antingen bokförs som en intäkt (vilket är felaktigt och ökar företagets skattebörda i onödan) eller att det betraktas som intäkt av skattemyndigheten (vilket är felaktigt, men kan vara svårt att försvara mot en slapp bokföring).

Om du behöver kredit, skaffa den från en bank. Att betala en årsränta på 18 % på ett saldo på i genomsnitt 5 000 USD under ett år är mycket billigare än att betala för att din revisor ska svara på frågor från IRS om ett informellt lån som saknar dokumentation eller omfattande transaktioner mellan ägaren och företaget.

IRS har också hårda regler om ”närståendelån”, som kräver mer dokumentation än lån som mottagits från banker. Om du inte upprätthåller denna dokumentation kan du straffas, inte för att du hade för avsikt att missbruka lånet utan helt enkelt för att du inte följde reglerna om dokumentation.

Tala med din revisor för att på lämpligt sätt dokumentera dessa lån om du väljer att göra dem. Eller bespara dig själv besväret och strunta i att låna pengar från eller låna ut till ditt företag utan noggrant övervägande.

Redovisning enligt kontantprincipen kontra periodiserad redovisning

Det finns två redovisningsmetoder som ofta används av internetföretag: redovisning enligt kontantprincipen och periodiserad redovisning. Det är väsentligt olika processer som involverar bokföring och redovisning och kan leda till betydande skillnader i skatter. Du kommer sannolikt att välja en av de två metoderna och hålla fast vid den i flera år i taget. (De två metoderna innebär olika sätt att bokföra för ditt företag; du måste också berätta för IRS vilken metod du använde när du lämnar in dina första skattedeklarationer för företaget. Att ändra metoder kräver både att du lämnar in formulär till skattemyndigheter och ofta en hel del internt arbete för att se till att övergången redovisas korrekt, så du vill undvika det där du kan.)

Med kontantprincipen registrerar ditt företag intäkter så snart de är ”tillgängliga för dig utan begränsningar”. Detta är en konstterm från IRS. En förenklad bild av det är ”Om din kund tror att de har betalat dig har du förmodligen bokfört intäkter i det belopp som de tror att de har betalat dig”. Intäkter som har kommit in på ett av dina konton är definitivt intäkter från och med det ögonblicket. Checkar som har skickats till dig är intäkter från och med när de skickas snarare än när de tas emot.

Utgifter är lika enkla: du bokför dem när de faktiskt betalas.

Många företagare startar sina företag med hjälp av kontantprincipen, eftersom den är mycket lätt att förstå, även för företagare utan affärsbakgrund.

Periodiseringsmetoden är mer komplicerad än kontantmetoden. Den kompromiss som görs är att göra det blir möjligt företaget (och andra intresserade parter) att få en mer exakt förståelse för företagets verkliga hälsa vid en given tidpunkt.

I periodiseringsmetoden redovisas både intäkter och kostnader när beloppet är fastställt, känt för att (i princip) vara inkasserbart och efter att det ekonomiska resultatet har inträffat.

Det innebär att om du till exempel tar emot pengar för en order men ännu inte har skickat, så redovisar du inte intäkten förrän du skickar. (Du bokför en tillgång för pengarna och en skuld för oförtjänta intäkter som representerar företagets skyldighet att leverera motsvarande värde av varor; du minskar sedan skulden när du skickar och ökar intäkterna.) Bokföring: enkelt, när du väl har fått kläm på det... Men din tid är bättre spenderad på att göra nästan allt annat, så betala någon för att göra detta åt dig.

Många investerare kommer att förvänta sig att se bokföring gjord enligt periodiseringsmetoden, eftersom det finns en mängd olika sätt att rapportera via kontantmetoden som gör att ett företag verkar vara mer framgångsrikt än det faktiskt är. Att byta redovisningsmetod kan göras i slutet av en skatteperiod men omfattar en hel del huvudvärk, så om du vet att du är på investeringsspåret kanske du vill börja med periodiseringsmetoden för att rädda dig själv från att behöva se över alla dina böcker några månader framåt i tiden.

Krav på styrkande

Ditt företag är skyldigt att styrka (tillhandahålla dokumentation med fakta om) alla transaktioner i din bokföring. Du kommer att vilja ha organiserade register, utöver din bokföring, som gör att du snabbt kan svara på frågor som ställs om alla transaktioner.

Detta är viktigast för större transaktioner eller för transaktioner i ett fåtal högriskdelar av ens deklaration, men i princip behöver du kunna styrka allt.

IRS kräver inte att du har någon särskild bokföringsstil, bara att du gör det på ett konsekvent sätt som gör att du kan uppfylla dina skyldigheter. Internetföretag förvarar vanligtvis de flesta av sina register i ett eller flera datorsystem. Det är viktigt att du vet vilken information som finns var, att du kan hämta den efter behag och att dina register är tillgängliga under lämplig tid. I allmänhet är detta tre år efter det att skattedeklarationen för det året har lämnats in, men det finns några undantag. Som en praktisk punkt bör internetföretag lagra styrkande data på obestämd tid. Hårddiskutrymmet är praktiskt taget gratis; det är definitivt billigare än att inrätta en process för att rutinmässigt fatta beslut om att behålla eller ta bort vissa dokument.

Styrkande omsättningsposter är ganska enkelt: Spara kopior av kvitton och fakturor. Om du har särskilt stora transaktioner vill du förmodligen kunna peka på kontrakt eller annan dokumentation som intygar detaljerna om vilket arbete som faktiskt utfördes.

Dina kvitton eller fakturor kommer i allmänhet att vara centraliserade till sin natur i ditt system. Om du råkar migrera system, kom ihåg att spara gamla kvitton eller fakturor någonstans som inte kommer att rensas när migreringen är över. Organisera dem åtminstone en gång om året. Det är ofta användbart att kunna ordna dem inom ett år, eftersom en vanlig form av förfrågan är ”Din bokföring visar en intäktspost på 12 000 USD den 3 december 2012. Styrk den på en lämplig detaljnivå.”

Styrka kostnadsposter är något knepigare, eftersom utgifterna vanligtvis är mycket mer varierade än intäkterna. Dessutom har vissa typer av utgifter ovanligt detaljerade krav på bokföring.

Du vill ha en policy om att alla inköp av varor eller tjänster på ditt företag kräver ett skriftligt kvitto eller en faktura och att alla kvitton eller fakturor förvaras på en central plats. Många företag använder programvara för kvittospårning eller utgiftsspårning. Ett lågteknologiskt, men fortfarande kompatibelt, sätt att göra detta är att skapa en e-postadress för receipts@ för ditt företag och kräva att alla anställda, som en policy, ska få kvitton antingen levererade dit eller vidarebefordra kvitton dit om de får ett personligen.

Om en transaktion inte resulterar i ett kvitto bör du behandla det som en avvikelse. En del av disciplinen med att ha kvitton är att tvinga pengar som flyttar ut ur företaget att medföra dokumentation som motiverar det. Transaktioner som inte har kvitton är misstänkta till sin natur och kan representera aktivitet som ditt företag vill få bukt med, som förskingring. För det mesta är orsaken ofarlig, men du bör ändå omedelbart skapa ett skriftligt register över transaktionen och lagra den där du förvarar kvitton eller fakturor. Observera att det inte är acceptabelt att fylla i skriftliga register från till exempel kreditkortsutdrag – IRS vill att register ska upprätthållas samtidigt med transaktionen eller kort därefter, när uppgifterna fortfarande är färska och när det finns minimal möjlighet att fuska med dem för att få en skattefördel.

Skriftliga register behöver inte vara detaljerade för de flesta transaktioner, särskilt sådana med låga belopp. Kvitton är i allmänhet inte heller så omfattande. Du bör gå igenom vem du betalade (på en lämplig detaljnivå – ”en man” är inte lämpligt, men ”blomsteraffären på 3:e gatan” är det förmodligen, åtminstone för en liten transaktion), exakt hur mycket som betalades, betalningsmetoden (från ett konto, kontant, etc.), vad som köptes och ens skäl för att inte ha ett formellt kvitto eller en faktura.

Elektroniska register räknas som skriftliga handlingar, särskilt när du underhåller dem på ett ordnat sätt i den ordinarie verksamheten. Om det till exempel är ditt företags vanliga praxis att förvara kvitton i e-postinkorgen för receipts@, är ett tvåradigt e-postmeddelande till receipts@ en skriftlig post som skapats i den ordinarie verksamheten på ditt företag, och det kommer i allmänhet att behandlas med rutinmässig respekt.

Du bör spara kontoutdrag (och liknande dokument) för alla bankkonton, kreditkort etc. på obestämd tid. Observera att banker ibland behåller kontoutdrag i sina egna system under kortare tid än du vill att de ska sparas – gör det till en vana att spara de elektroniska kopiorna på en plats som du kontrollerar. Banker går i konkurs ibland; du vill inte behöva rekonstruera ett kontoutdrag från fem år tillbaka bara för att du avslutade kontot eller för att banken köptes under tiden.

Rese-, transport-, representations- och presentkostnader missbrukas ibland av vissa skattebetalare och har därför särskilda krav på bokföring. Du bör vara särskilt noga med att föra samtida skriftliga register över dessa transaktioner. IRS beskriver vad du behöver i publikation 463. En förhandsvisning av kommande attraktioner: Du bör ha ett kalkylblad för varje anställd som visar eventuella resedatum, var de bodde (få kvitton!) och vad affärssyftet med resan var. Du bör, varje gång du ger affärsunderhållning (inklusive måltider), registrera deltagarna och det specifika affärssyftet samtidigt med information om transaktionen. Många småföretag skriver helt enkelt detta på baksidan av kvittot.

Som med de flesta skattefrågor försöker myndigheterna vara rimliga när det gäller detaljkraven för små transaktioner och den ökar i takt med att transaktionerna blir större, mer frekventa eller mer väsentliga i företagets totala omfattning. Det är osannolikt att du behöver skriva mycket mer än ”Dan Smith; kandidat; diskuterad anställningsmöjlighet” om du köper lunch till ett värde av 20 USD till någon. Om din fest i slutet av året kostar ditt företag 150 000 USD, ta upp det med din revisor och fråga dem vad som är en lämplig nivå av styrkande.