Se você está sendo pago, parabéns! Você criou algo que as pessoas queriam o suficiente para trocar por dinheiro. Para garantir que sua empresa permaneça saudável e ajudá-lo a se concentrar mais na empresa do que em manter as luzes acesas, você deve manter registros do dinheiro que entra e sai de sua empresa. Bem-vindo ao fascinante mundo da contabilidade e registro contábil.

O que é contabilidade? O que é registro contábil?

Historicamente, havia uma distinção entre as funções de contabilidade e registro, mas a distinção está enfraquecendo à medida que mais de ambas as funções são feitas por computadores do que por pessoas.

Registro contábil é o registro em detalhes sobre as transações nos livros (livros-razão) do empresa. Historicamente, tem sido visto como um trabalho feito por especialistas detalhistas, mas não algo que exigia um diploma.

Contabilidade transforma os dados dos livros em conclusões sobre a saúde do empresa. Algumas dessas funções foram amplamente incluídas por programas de computador - dado que os livros da empresa são informatizados, o cálculo de um balanço patrimonial (um relatório listando os ativos e passivos atuais da empresa) é trivial.

Na maioria das empresas, os contadores aconselham sobre a estrutura do empresa (por exemplo, como os fundos fluem entre uma empresa-mãe e uma subsidiária); projetam procedimentos e controles para novas transações, que são mais complicadas do que o trabalho rotineiro realizado por contadores ou computadores; e aconselham os proprietários ou gerentes da empresa sobre tópicos financeiros. Eles também costumam ajudar no planejamento imposto e na preparação de imposto retornos.

O que são os "livros"?

Sua empresa mantém muitos tipos de registros. Uma categoria dessas, que descreve o movimento de entrada e saída de valor da empresa, é chamada de "livros". Os livros registram o valor, nem sempre necessariamente dinheiro, mas, por conveniência, falaremos sobre dinheiro em vez da longa lista de coisas valiosas sobre as quais uma empresa pode manter registros.

A manifestação física dos "livros" é diferente em cada empresa - em algumas empresas é um livro literal com um livro-razão físico de transações, em outras é um arquivo Excel, em outras é distribuído entre vários sistemas contábeis diferentes.

Cada entrada em um livro-razão tem um valor, uma descrição, uma data e alguma noção de onde o dinheiro está vindo e para onde está indo. Você pode pensar em seu talão de cheques ou extrato bancário como um livro-razão, embora muito simples em relação ao que sua empresa provavelmente terá.

A maioria das empresas usa contabilidade de entradas dobradas, em que a empresa mantém vários livros lógicos, cada um representando uma conta da empresa. "Contas" aqui podem corresponder a contas bancárias reais ou a algo que é útil pensar, mas que não tem um lugar físico próprio, como "receita". A contabilidade de partidas dobradas tem todas as transações registradas duas vezes: como crédito em uma conta e débito em outra.

A contabilidade de entradas dobradas foi uma tecnologia revolucionária nos anos 1400, porque torna os erros e a má conduta menos prováveis do que usar um único livro-razão para a empresa. Hoje em dia, os computadores fazem a maior parte do trabalho real, então os empresa proprietário provavelmente podem evitar pensar na logística da contabilidade com frequência e, em vez disso, se concentrar em tomar boas decisões sobre os resultados dos processos de contabilidade e contabilidade.

Separando a vida financeira

Um dos primeiros passos a serem dados para estabelecer controles contábeis adequados em sua empresa é separar sua vida pessoal de sua vida empresarial. Isso geralmente é difícil no início, pois muitos empreendedores começam operando a empresa como uma extensão de sua identidade pessoal. Isso é natural e esperado, mas o mais cedo possível, você deve fazer uma divisão clara entre o dinheiro dentro da empresa e dinheiro fora da empresa.

Isso tem alguns benefícios:

Uma das maneiras mais fáceis para os credores de uma empresa, ou outros com reivindicações contra ela, "perfurar o véu corporativo" é demonstrar que a empresa não era uma empresa genuína, mas sim tratada como um bolso separado para o empreendedor. "Perfurar o véu corporativo" é um jargão jurídico para anular a presunção de que as responsabilidades da corporação recaem exclusivamente sobre a corporação e não sobre seus proprietários. Como proprietário de uma empresa, você deseja urgentemente evitar que isso aconteça.

Pagar despesas pessoais com contas corporativas ou despesas corporativas com suas contas pessoais tende a demonstrar que a empresa é apenas uma ficção. Uma vez que os empresários que incorporam querem (e devem se beneficiar) da limitação de responsabilidade oferecida pela incorporação, eles devem ter o cuidado de manter a distinção.

Além disso, é operacionalmente mais fácil se suas transações empresariais e pessoais permanecerem em contas separadas. Você não tem nenhuma obrigação particular de manter livros precisos para si mesmo, mas você tem para o seu empresa. Se todas as transações em um cartão de crédito são conhecidas por serem relacionadas a empresas, isso facilita sua contabilidade; se você sabe com certeza que nenhuma está relacionada a empresas, pode jogar fora essa declaração sem consequências para a empresa.

Impor disciplina na movimentação de dinheiro entre a corporação e você pode ajudar a trazer à tona os problemas antes que eles sejam insolúveis. Empresas são complicadas; mesmo as pequenas empresas podem facilmente ter centenas de transações em um mês. É muito fácil ter a percepção imprecisa de que a empresa está indo bem enquanto na verdade está sangrando dinheiro. Isso pode acontecer se você tiver dinheiro entrando e saindo de suas contas pessoais o tempo todo, e você pode não perceber isso, a menos que preste muita atenção à frequência com que está incorrendo pessoalmente em despesas empresariais. Isso acontece até mesmo com empreendedores muito talentosos, e pode ser uma percepção dolorosa de acordar.

As empresas da Internet estão, felizmente, muito bem posicionadas para se separar de suas finanças pessoais, devido à quantidade de empresas que ocorrem eletronicamente. Se você se lembrar de algumas regras simples, sua empresa fará a coisa certa. Vamos ver como você deve lidar com algumas das transações mais comuns.

Maneiras de simplificar a contabilidade

Receita: Abra uma conta empresarial como o principal local de retenção de dinheiro para o empresa. Certifique-se de que todas as receitas da empresa sejam depositadas nessa conta corrente. Por exemplo, peça a Stripe (ou seu outro operador de cartão de crédito) que envie fundos para esse conta. Se você receber cheques, deposite-os na conta (em vez de descontá-los).

Isso permitirá que você (ou seus contadores) digitalize rapidamente os depósitos na empresa, que quase todos serão itens de receita, e os compare com suas vendas.

_Depósitos não relacionados a receitas: _ O dinheiro ocasionalmente é transferido para empresas por outros motivos que não "um cliente pagou a você". Exemplos proeminentes incluem investimentos, empreendedores que emprestam dinheiro para a empresa, etc. Você deve manter essas transações o menos frequentes possível e documentá-las adequadamente.

No início da vida da empresa, quando ainda não é positivo o fluxo de caixa, um empreendedor geralmente precisará injetar dinheiro nela. Isso é bom, supondo que você possa pagar, mas: providencie para que isso seja o menos frequente possível. Mensal é uma boa cadência para isso; várias vezes por semana não é.

Despesas: Crie um ou um pequeno número de cartões de crédito. Eles podem estar em seu nome pessoal ou no nome da empresa - os cartões de crédito da empresa geralmente são difíceis de se qualificar no início da vida de sua empresa. Coloque todas as despesas da empresa em um cartão de crédito sempre que possível; nunca coloque uma despesa pessoal nos cartões de crédito da empresa.

Não faça transações que sejam de caráter misto; eles são dolorosos para a contabilidade mais tarde. Se você precisar fazer uma compra na Amazon com itens relacionados a empresas e itens não relacionados, faça duas compras. Pode custar um pouco de frete extra (ou contas SaaS extras ou tempo extra pedindo a um balconista para fazer duas compras em uma loja), mas você economizará em taxas de contabilidade e agravamento. Há muitos lugares em sua empresa onde sua atenção pessoal gera valor agregado. Responder à pergunta: "Este pacote de baterias que você encomendou era empresarial ou pessoal?" não é um deles, então não organize o empresa de forma que você seja rotineiramente questionado sobre isso.

Pague esses cartões de crédito da conta corrente da empresa e somente da conta corrente da empresa.

Você deve minimizar o número de despesas empresariais que ocorrem por qualquer método que não seja o cartão de crédito da empresa, principalmente transações em dinheiro. Se você precisar reembolsar a si mesmo ou a um funcionário, certifique-se de manter registros da despesa e do reembolso.

Algumas agências governamentais, proprietários, etc., só podem ser pagos com cheque; use seu online banking para preencher cheques diretamente da conta corrente da empresa ou use débitos diretos ou pagamentos ACH para pagá-los.

Empréstimo da empresa ao empreendedor: Evite fazer isso. Os investidores os odeiam porque, historicamente, podem indicar o uso indevido de fundos da empresa. Eles complicam a contabilidade desnecessariamente. Eles tornam mais difícil acreditar na história de que você e sua empresa estão separados. Idealmente, você deseja que o fluxo de dinheiro entre a empresa e você seja unidirecional e relativamente pouco frequente: um cheque de salário mensal, uma distribuição trimestral, etc. Estes são fáceis de contabilizar e têm tratamento claro em termos de consequências tributarias.

Os empréstimos fazem... uma bagunça. Por exemplo, é muito fácil para uma contabilidade negligente resultar em reembolsos de empréstimos para a empresa sendo registrados inteiramente como receita (o que é incorreto e aumenta a carga tributária da empresa desnecessariamente) ou considerado como receita pela autoridade fiscal (o que é incorreto, mas pode ser difícil de se defender devido à contabilidade frouxa).

Se você precisar de crédito, obtenha-o em um banco. Pagar uma TAEG de 18% sobre um saldo médio de US$ 5.000 ao longo de um ano é muito mais barato do que pagar para que seu contador responda a perguntas da IRS sobre um empréstimo informal que carece de documentação ou transações extensas entre o proprietário e a empresa.

A IRS também tem regras básicas sobre "empréstimos com partes relacionadas", que exigem mais documentação do que empréstimos recebidos de bancos. Se você não mantiver essa documentação, poderá ser penalizado, não porque pretendia abusar do empréstimo, mas simplesmente porque não seguiu as regras sobre documentação.

Fale com seu contador para documentar adequadamente esses empréstimos, se você optar por fazê-los. Ou poupe-se do problema e simplesmente não peça dinheiro emprestado ou empreste para sua empresa sem uma consideração cuidadosa.

Regime de caixa vs. regime de competência

Existem dois métodos de contabilidade amplamente utilizados por empresas de internet: regime de caixa e regime de competência. Eles são processos materialmente diferentes que envolvem escrituração contábil e contabilidade e podem resultar em diferenças substanciais nos impostos. Você provavelmente escolherá um dos dois métodos e ficará com ele por anos a fio. (Os dois métodos implicam maneiras diferentes de manter os livros para sua empresa; você também terá que dizer a IRS qual método você estava usando quando apresentou suas primeiras declarações de impostos para a empresa. A mudança de métodos requer formulários declaração com agências imposto e, muitas vezes, muito trabalho interno para garantir que a transição seja contabilizada corretamente, portanto, evitá-la sempre que puder.)

No método de caixa, sua empresa registra a receita assim que ela está "disponível para você sem restrições". Este é um termo de arte da IRS; uma visão simplificada é "Se o seu cliente acha que pagou a você, você provavelmente reservou a receita no valor que ele acha que pagou a você". A receita que atingiu uma de suas contas é certamente receita a partir daquele instante. Os cheques que foram enviados a você são receitas a partir do momento em que são enviados, e não quando são recebidos.

As despesas são igualmente simples: você as reserva quando elas são realmente pagas.

Muitos empreendedores iniciam seus negócios usando o método de caixa, pois é muito fácil de entender, mesmo para empreendedores sem experiência em empresas.

O método de competência é mais complicado do que o método de caixa. A compensação que ele faz é permitir que a empresa (e outras partes interessadas) tenha uma compreensão mais precisa da verdadeira saúde da empresa a qualquer momento.

No método de competência, tanto as receitas quanto as despesas são reconhecidas uma vez que o valor é fixado, conhecido como (em princípio) cobrável e após o desempenho econômico.

Isso significa que, por exemplo, se você aceitar fundos para um pedido, mas ainda não tiver enviado, não reconhecerá a receita até enviar. (Você registra um ativo para os fundos e um passivo de receita não auferida representando a obrigação da corporação de enviar o valor equivalente de mercadorias; você então diminui o passivo ao enviar e aumentar a receita.) Contabilidade: fácil, uma vez que você pega o jeito ... Mas seu tempo é melhor gasto fazendo quase qualquer outra coisa, então pague alguém para fazer isso por você.

Muitos investidores esperam ver livros feitos no método de competência, pois há uma variedade de maneiras de relatar por meio do método de caixa que fazem com que uma empresa pareça ser mais bem-sucedida do que realmente é. Mudar o método contábil pode ser feito no final de um período de imposto, mas é mais do que um pouco de dor de cabeça, portanto, se você sabe que está no categoria de investimento, pode começar com o método de competência para evitar ter que revisitar todos os seus livros alguns meses depois.

Requisitos de comprovação

Seu empresa é obrigada a substanciar (fornecer documentação sobre os fatos a respeito) de qualquer transação em seus livros. Você vai querer manter registros organizados, além de seus livros, o que permitirá que você responda rapidamente às perguntas feitas sobre qualquer transação.

Isso é mais importante para transações maiores ou para transações em algumas partes de alto risco da declaração de imposto, mas, em princípio, você precisa ser capaz de fundamentar tudo.

A IRS não obriga que você tenha um estilo específico de registro, apenas que você o faça de maneira consistente que permita cumprir suas obrigações. As empresas de Internet costumam manter a maioria de seus registros em um ou mais sistemas de computador. É importante que você saiba quais informações estão onde, que você seja capaz de puxa-las quando necessário e que seus registros estejam disponíveis pelo período de tempo apropriado. Em geral, isso ocorre três anos após a declaração da declaração de imposto para aquele ano, mas existem algunsexceções. Na prática, as empresas da Internet devem armazenar dados comprobatórios indefinidamente. O espaço no disco rígido é praticamente livre; Certamente é mais barato do que configurar um processo para tomar rotineiramente a decisão de manter ou excluir documentos específicos.

Substanciar receita de itens é bem fácil: mantenha cópias de recibos e faturas. Se você tiver transações particularmente grandes, provavelmente desejará ser capaz de apontar para contratos ou outra documentação que ateste os detalhes de qual trabalho foi realmente executado.

Seus recibos ou faturas geralmente serão centralizados por natureza em seu sistema. Se você migrar sistemas, lembre-se de salvar recibos ou faturas antigas em algum lugar que não ganho ser apagado após o término da migração. Organize-os minimamente por ano; muitas vezes é útil te-los ordenados dentro de um ano, já que uma forma comum de pedido de informação é "Seus livros mostram um receita de item de US$ 12.000 em 3 de dezembro de 2012. Fundamente-o em um nível apropriado de detalhes.

Substanciar itens de despesas é ligeiramente mais complicado, pois as despesas geralmente são muito mais variadas do que receita. Além disso, certos tipos de despesas têm requisitos de manutenção de registros excepcionalmente detalhados.

Você vai querer ter uma política de que qualquer compra de bens ou serviços em sua empresa exija um recibo ou fatura por escrito e que todos os recibos ou faturas sejam mantidos em um local central. Muitas empresas usam software de rastreamento de recibos ou rastreamento de despesas. Uma maneira de fazer isso de baixa tecnologia, mas ainda compatível, é estabelecer um endereço comprovantes@e-mail da sua empresa e exija que todos os funcionários, por uma questão de política, tenham recibos entregues lá ou encaminhem recibos lá, se forem emitidos pessoalmente.

Se uma transação não resultar em um recibo, você deve tratar isso como uma anomalia. Parte da disciplina de ter recibos é forçar o dinheiro que sai da empresa a vir com documentação que o justifique; transações que não têm recibos são suspeitas por natureza e podem representar atividades que sua empresa deseja reprimir, como peculato. Na maioria das vezes, o motivo é inócuo, mas você ainda deve criar imediatamente um registro escrito da transação e armazená-lo onde quer que armazene recibos ou faturas. Observe que o preenchimento de registros escritos, por exemplo, de declarações de cartão de crédito não é aceitável - a IRS deseja que os registros sejam mantidos contemporaneamente com o transação ou logo depois, quando os detalhes ainda estão atualizados e quando há uma possibilidade mínima de falsificá-los para imposto vantagem.

Os registros escritos não precisam ser elaborados para a maioria das transações, principalmente as de pequeno valor; Os recibos geralmente também não são tão elaborados. Você vai querer cobrir quem você pagou (em um nível apropriado de detalhe - "um homem" não é apropriado, mas "a floricultura na 3rd Street" provavelmente é, pelo menos para uma pequena transação), exatamente quanto foi pago, a forma de pagamento (de uma conta, em dinheiro, etc.), o que foi comprado e a justificativa para não ter um recibo formal ou fatura.

Os registros eletrônicos contam como registros escritos, principalmente quando você os mantém de maneira ordenada no curso normal de empresa. Se é prática comum da sua empresa manter recibos na caixa de entrada comprovantes@e-mail, por exemplo, um e-mail de duas linhas para comprovantes@ é um registro escrito criado no curso normal em sua empresa e geralmente será tratado com deferência rotineira.

Você deve manter extratos (e documentos semelhantes) para todas as contas bancárias, cartões de crédito, etc., indefinidamente. Observe que os bancos às vezes retêm extratos em seus próprios sistemas por menos tempo do que você gostaria que fossem retidos - tenha o hábito de salvar as cópias eletrônicas em um local que você controla. Os bancos fecham as empresas ocasionalmente; você não quer ter que reconstruir um extrato de conta de cinco anos atrás simplesmente porque fechou a conta ou o banco foi comprado nesse ínterim.

As despesas com viagens, transporte, entretenimento e presentes às vezes são abusadas por alguns contribuintes e, como resultado, têm requisitos específicos de manutenção de registros. Você deve ter um cuidado especial para manter registros escritos contemporâneos dessas transações; a IRS descreve o que você precisa naPublicação 463. Uma prévia das próximas atrações: Você deve manter uma planilha para cada funcionário que mostre as datas da viagem, onde eles se hospedaram (obtenha recibos!) e qual foi o objetivo da empresa para a viagem. Você deve, sempre que fizer entretenimento de empresa (incluindo refeições), registrar os participantes e o objetivo específico da empresa simultaneamente com informações sobre a transação; muitas pequenas empresas simplesmente escrevem isso no verso do recibo.

Como acontece com a maioria dos tópicos sobre imposto, as autoridades tentam ser razoáveis sobre o grau de cerimônia necessário para pequenas transações e aumenta à medida que as transações se tornam maiores, mais frequentes ou mais materiais no contexto total de sua empresa. É improvável que você precise escrever muito mais do que "Dan Smith; candidato; discutiu a oportunidade de emprego" se você pagar US$ 20 em almoço para alguém. Se a sua festa de fim de ano custar à sua empresa US$ 150.000, faça isso com seu contador e pergunte qual é o nível apropriado de comprovação.