Si recibes pagos, ¡enhorabuena! Has creado algo que la gente deseaba lo suficiente como para darte dinero por ello. Para asegurarte de que tu empresa se mantiene saludable, y ayudarte a centrarte más en el negocio que en mantener las luces encendidas, querrás llevar un registro del dinero que entra y sale de tu empresa. Bienvenido al fascinante mundo de la teneduría de libros y la contabilidad.

¿Qué es la teneduría de libros? ¿Qué es la contabilidad?

Históricamente, existía una distinción entre las funciones de teneduría de libros y contabilidad, pero la distinción se está debilitando a medida que más partes de ambas funciones las realizan los ordenadores en lugar de personas.

La teneduría de libros consiste en registrar los detalles de las transacciones en los libros (libros mayores de contabilidad) de la empresa. Históricamente se ha considerado un trabajo realizado por especialistas muy detallistas, pero no algo que requiriera una titulación superior.

La contabilidad convierte los datos de los libros en conclusiones sobre la salud de la empresa. Parte de esta función ha sido asumida en gran medida por los programas informáticos—dado que los libros de la empresa están informatizados, calcular un balance (un informe que enumera los activos y pasivos actuales de la empresa) es trivial.

En la mayoría de las empresas, los contables asesoran sobre la estructura de la empresa (por ejemplo, cómo fluyen los fondos entre una sociedad matriz y una filial); diseñan procedimientos y controles para las transacciones que son novedosas y más complicadas que el trabajo rutinario que realizan los contables o los ordenadores; y asesoran a los propietarios o gerentes de la empresa sobre temas financieros. También suelen ayudar en la planificación fiscal y en la preparación de las declaraciones de la renta.

¿Qué son los «libros»?

Tu empresa lleva muchos tipos de registros. Una categoría de ellos, que describe el movimiento de valor dentro y fuera de la empresa, se llama «libros». Los libros rastrean el valor, no necesariamente siempre dinero, pero por comodidad hablaremos de dinero en lugar de la larga lista de cosas valiosas sobre las que una empresa puede mantener registros.

La manifestación física de los «libros» es diferente en cada empresa: en algunas es un libro literal con un libro físico de transacciones, en otras es un archivo Excel, en otras está distribuido entre múltiples sistemas de contabilidad diferentes.

Cada entrada de un libro mayor tiene una cantidad, una descripción, una fecha y alguna noción de dónde viene el dinero y adónde va. Puedes considerar tu talonario de cheques o tu extracto bancario como un libro mayor, aunque uno muy sencillo en relación con el que probablemente tenga tu empresa.

La mayoría de las empresas utilizan la teneduría de libros por partida doble, en la que la empresa lleva varios libros contables lógicos, cada uno de los cuales representa una cuenta de la empresa. «Cuentas» aquí podría corresponder a cuentas bancarias reales o a algo en lo que es útil pensar pero que no tiene un lugar físico propio, como «ingresos». La teneduría de libros por partida doble hace que cada transacción se registre dos veces: como un abono en una cuenta y como un adeudo en otra.

La teneduría de libros por partida doble fue algo revolucionario allá por el siglo XIV, porque hizo que los errores y las actividades ilícitas fuesen menos probables que utilizando un único libro de teneduría de libros para la empresa. Hoy en día, los ordenadores hacen la mayor parte del trabajo real, por lo que el propietario de la empresa probablemente puede evitar pensar en la logística de la teneduría de libros con tanta frecuencia y, en su lugar, centrarse en tomar buenas decisiones sobre los resultados de los procesos de teneduría de libros y teneduría de libros.

Separar tu propia vida financiera

Uno de los primeros pasos que hay que dar para establecer controles contables adecuados en tu empresa es separar tu vida personal de tu vida empresarial. Esto suele ser difícil al principio, ya que muchos empresarios empiezan manejando la empresa como una extensión de su identidad personal. Eso es natural y esperable, pero tan pronto como sea factible, debes hacer una clara división entre el dinero dentro de la empresa y el dinero fuera de la empresa.

Esto tiene algunas ventajas:

Una de las formas más sencillas que tienen los acreedores u otras personas de reclamar a una empresa, de «levantar el velo de la persona jurídica» es demostrar que la empresa no era un negocio de buena fe, sino que se trataba de una caja separada para el propio empresario. «Levantar el velo de la persona jurídica» es jerga legal para anular la presunción de que las responsabilidades de la sociedad recaen únicamente en la sociedad y no en sus propietarios. Como propietario de una empresa, te urge evitar que esto ocurra.

Pagar los gastos personales con cargo a las cuentas de la empresa o los gastos de la empresa con cargo a sus cuentas personales tiende a demostrar que la empresa es solo una ficción. Dado que los empresarios que constituyen una sociedad quieren (y deben beneficiarse de) la limitación de responsabilidad que ofrece la constitución, deben tener cuidado y mantener la distinción.

Además, es simplemente más fácil desde el punto de vista operativo si tus transacciones de empresa y sus transacciones personales permanecen en cuentas separadas. No tiene ninguna obligación particular de llevar una contabilidad exacta para ti mismo, pero sí para tu empresa. Si se sabe que cada transacción de una tarjeta de crédito está relacionada con la empresa, esto facilita la teneduría de libros; si sabes con certeza que ninguna está relacionada con la empresa, entonces puedes tirar ese extracto sin consecuencias para la empresa.

Imponer disciplina en los movimientos de dinero entre la empresa y tú puede ayudar a que afloren los problemas antes de que sean irresolubles. Las empresas son complicadas; incluso las pequeñas empresas pueden realizar fácilmente cientos de transacciones en un mes. Es muy fácil tener la percepción inexacta de que la propia empresa va bien cuando en realidad está perdiendo dinero. Esto puede suceder si tienes dinero entrando y saliendo de tus cuentas personales todo el tiempo, y es posible que no te des cuenta a menos que prestes mucha atención a la frecuencia con la que estás incurriendo personalmente en gastos de la empresa. Esto les ocurre incluso a los empresarios de más talento, y puede ser una forma de caer en la cuenta bastante dolorosa.

Las empresas que operan en Internet están, afortunadamente, muy bien posicionadas para separarse de sus finanzas personales, debido a la gran parte del negocio que tiene lugar electrónicamente. Con que recuerdes algunas reglas sencillas, tu empresa hará lo correcto por defecto. Repasemos cómo debes gestionar algunas de las transacciones más habituales.

Formas de simplificar la teneduría de libros

Ingresos: abre una cuenta corriente de empresa como lugar principal para mantener el dinero de la empresa. Asegúrate de que todos los ingresos de la empresa se depositan en esa cuenta corriente. Por ejemplo, haz que Stripe (o tu otro procesador de tarjetas de crédito) envíe fondos a esa cuenta. Si recibes cheques, deposítalos en esa cuenta (en lugar de cobrarlos).

Hacer esto te permitirá a ti (o a sus contables) escanear rápidamente los depósitos en la empresa, que casi todos serán partidas de ingresos, y cotejarlos con tus ventas.

Depósitos sin ingresos: en ocasiones, el dinero entra en las empresas por motivos distintos a «un cliente ha pagado». Algunos ejemplos destacados son las inversiones, los empresarios que prestan dinero a la empresa, etc. Estas transacciones deben ser lo menos frecuentes posible y deben estar adecuadamente documentadas.

Al principio de la vida de la empresa, cuando aún no tiene un flujo de caja positivo, un empresario necesitará a menudo inyectarle dinero. Esto está bien, suponiendo que pueda permitírselo, pero: procura que esto sea lo menos frecuente posible. Hacerlo mensualmente es una buena cadencia; varias veces a la semana no lo es.

Gastos: solicita una o un número reducido de tarjetas de crédito. Éstas pueden estar a tu nombre personal o a nombre de la empresa: las tarjetas de crédito empresariales suelen ser difíciles de obtener al principio de la vida de tu negocio. Realiza todos los gastos de la empresa en una tarjeta de crédito siempre que sea posible; nunca realices un gasto personal en las tarjetas de crédito de la empresa.

No realices transacciones de carácter mixto ya que dificultan la teneduría de libros posterior. Si tienes que hacer una compra en Amazon con partidas relacionadas con la empresa y partidas no relacionadas, haz dos compras en su lugar. Puede que te cueste un poco más el envío (o cuentas SaaS adicionales o tiempo extra pidiendo a un dependiente que anote dos compras en una tienda), pero te ahorrarás comisiones de teneduría de libros y disgustos. Hay muchas partes de tu empresa en las que tu atención personal desbloquea el valor añadido. Responder a la pregunta: "¿Este paquete de pilas que has pedido era comercial o personal?" no es uno de ellos, así que no organices la empresa de forma que te hagan esa pregunta con frecuencia.

Paga esas tarjetas de crédito desde la cuenta de empresa y solo desde la cuenta de empresa.

Debes reducir al mínimo el número de gastos de empresa que se producen a través de cualquier otro método que no sea tu tarjeta de crédito de empresa, muy especialmente las transacciones en efectivo. Si necesitas reembolsarte a sí mismo o a un empleado algún importe, asegúrate de llevar un registro tanto del gasto como del reembolso.

A algunas entidades reguladoras del gobierno, arrendadores, etc., solo se les puede pagar mediante un cheque; utiliza tu banca electrónica para extenderles cheques directamente desde la cuenta corriente de la empresa, o utiliza los adeudos directos o los pagos ACH para pagarles.

Préstamos de la empresa al empresario: evita hacerlos. Los inversores los detestan porque históricamente pueden indicar un mal uso de los fondos de la empresa. Complican innecesariamente la contabilidad. Hacen que la historia de que hay una separación entre tú y tu empresa sea más difícil de vender. Lo ideal es que el flujo de efectivo entre la empresa y tú sea unidireccional y relativamente infrecuente, puede ser un cheque de salario mensual, una distribución trimestral, etc. Estos son fáciles de contabilizar y tienen un tratamiento claro en cuanto a las consecuencias fiscales.

Los préstamos se vuelven... caóticos. Por ejemplo, es muy fácil que una contabilidad poco rigurosa dé lugar a que los reembolsos de préstamos a la empresa se registren como ingresos en su totalidad (lo cual es incorrecto y aumenta innecesariamente la carga fiscal de la empresa) o que la agencia tributaria los considere ingresos (lo cual es incorrecto, pero podría ser difícil defender una contabilidad poco rigurosa).

Si necesitas crédito, solicítaselo a un banco. Pagar un 18 % de TAE por un saldo medio de 5.000 $ a lo largo de un año es mucho menos caro que pagar para que tu contable responda a las preguntas de la agencia tributaria estadounidense sobre un préstamo informal que carece de documentación o de transacciones elevadas entre el propietario y la empresa.

La agencia tributaria estadounidense también tiene normas muy exigentes sobre los «préstamos a partes vinculadas», que requieren más documentación que los préstamos recibidos de los bancos. Si no mantienes esta documentación, puede que te sancionen, no porque pretendieras abusar del préstamo, sino simplemente porque no has seguido las normas relativas a la documentación necesaria.

Habla con tu contable para documentar adecuadamente estos préstamos si decides hacerlos. O ahórrate las molestias y simplemente no pidas dinero prestado ni se lo prestes a tu empresa sin pararte a considerarlo detenidamente.

Contabilidad de caja frente a contabilidad de ejercicio

Existen dos métodos de contabilidad muy utilizados por las empresas que operan en Internet: contabilidad de caja y contabilidad de ejercicios. Son procesos materialmente diferentes que implican la teneduría de libros y la contabilidad y pueden dar lugar a diferencias sustanciales en los impuestos. Es probable que elijas uno de los dos métodos y lo mantengas durante años. (Los dos métodos implican formas diferentes de llevar la contabilidad de tu empresa; también tendrás que decirle a la agencia tributaria estadounidense qué método estabas utilizando cuando presentes tus primeras declaraciones de impuestos para la empresa. Cambiar de método requiere tanto la presentación de formularios ante las agencias tributarias como, a menudo, mucho trabajo interno para asegurarte de que la transición se contabiliza correctamente, por lo que querrás evitarlo siempre que puedas).

En el método de caja, tu empresa registra los ingresos tan pronto como están «a tu disposición sin restricciones». Este es un término de la agencia tributaria estadounidense; una visión simplificada del mismo es «Si tu cliente cree que le has pagado, probablemente ha contabilizado ingresos por el importe que cree que le has pagado». Los ingresos que han llegado a una de sus cuentas son ciertamente ingresos a partir de ese instante. Los cheques que le han sido enviados son ingresos a partir de tu envío y no de tu recepción.

Los gastos son igual de sencillos: se contabilizan cuando se pagan realmente.

Muchos empresarios ponen en marcha sus empresas utilizando el método de caja, ya que es muy fácil de entender, incluso para empresarios sin formación empresarial.

El método de ejercicio es más complicado que el de caja. La contrapartida que ofrece es permitir a la empresa (y a otras partes interesadas) tener una comprensión más precisa de la verdadera salud de la empresa en cualquier momento.

En el método de ejercicio, tanto los ingresos como los gastos se reconocen una vez que el importe es fijo, se sabe que es (en principio) cobrable y después de que se haya producido el rendimiento económico.

Esto significa que, por ejemplo, si aceptas fondos para un pedido pero aún no lo has enviado, no reconocerás los ingresos hasta que lo envíes. (Tú contabilizas un activo por los fondos y un pasivo de ingresos no devengados que representa la obligación de la empresa de enviar el valor equivalente de las mercancías; a continuación, disminuye el pasivo cuando realizas el envío e incrementas los ingresos). Teneduría de libros: fácil, una vez que se le coge el truco... pero tu tiempo está mejor empleado haciendo casi cualquier otra cosa, así que paga a alguien para que lo haga por ti.

Muchos inversores esperarán ver los libros hechos con el método de ejercicio, ya que hay una variedad de formas de informar mediante el método de caja que hacen que una empresa parezca tener más éxito del que realmente tiene. Cambiar de método de contabilidad puede hacerse al final de un período contable, pero es más que un quebradero de cabeza, así que si sabes que vas por la vía de la inversión, quizá te convenga empezar con el método de ejercicio para ahorrarte tener que volver a revisar todos tus libros dentro de unos meses.

Requisitos de justificación

Tu empresa está obligada a sustentar (aportar documentación sobre los hechos relativos a) cualquier transacción que figure en sus libros. Debes mantener tus registros bien organizados, además de tus libros, para así poder responder rápidamente a las preguntas que te hagan sobre cualquier transacción.

Esto es especialmente importante para las transacciones más grandes o para las transacciones en algunas partes de alto riesgo de la declaración de la renta, pero en principio, tienes que poder justificarlo todo.

La agencia tributaria estadounidense no te ordena que tengas un estilo concreto para mantener los registros, solo que lo hagas de una forma coherente que te permita cumplir con tus obligaciones. Las empresas de Internet suelen mantener la mayoría de sus registros en uno o varios sistemas informáticos. Es importante que sepas qué información está dónde, que puedas tirar de ella a voluntad y que tus registros estén disponibles durante el periodo de tiempo debido. En general, se trata de tres años después de la presentación de la declaración de la renta de ese año, pero hay algunas excepciones. En la práctica, las empresas de Internet deberían almacenar los datos justificativos indefinidamente. El espacio en el disco duro es prácticamente gratis; sin duda es más barato que establecer un proceso rutinario en el que se decida qué documentos conservar o eliminar.

Substanciar las partidas de ingresos es bastante fácil: conserva copias de los recibos y las facturas. Si has realizado transacciones especialmente importantes, es probable que quieras poder mostrar los contratos u otra documentación que atestigüe los detalles del trabajo que se realizó realmente.

Por lo general, los recibos o facturas estarán centralizados en tu sistema. Si tienes que migrar de sistema, recuerda guardar los recibos o facturas antiguos en algún lugar que no se borre una vez finalizada la migración. Organízalos mínimamente por año; a menudo es útil poder ordenarlos dentro del año, ya que cuando se solicita información suele hacerse diciendo algo del tipo «Tus libros muestran una partida de ingresos por 12.000 $ el 3 de diciembre de 2012. Justifica esta información detalladamente».

La justificación de las partidas de gastos es algo más complicada, ya que los gastos suelen ser mucho más variados que los ingresos. Además, ciertos tipos de gastos tienen unos requisitos de registro increíblemente detallados.

Te conviene establecer una política según la cual cualquier compra de bienes o servicios en tu empresa requiera un recibo o factura por escrito y que todos los recibos o facturas se guarden en un lugar centralizado. Muchas empresas utilizan programas informáticos de seguimiento de recibos o de gastos. Una forma menos tecnológica, pero que sigue cumpliendo la normativa es establecer una dirección de correo electrónico de recibos@ para tu empresa y exigir a todos los empleados, por política interna, que los recibos se envíen o remitan allí, si se les emite uno personalmente.

Si una transacción no da lugar a un recibo, debes tratarlo como una anomalía. Parte de la disciplina de tener recibos es obligar a que el dinero que sale de la empresa venga acompañado de documentación que lo justifique; las transacciones que no tienen recibos son sospechosas por naturaleza y pueden deberse a una actividad que tu empresa quiere eliminar, como la malversación. La mayoría de las veces el motivo es inocuo, pero aun así debes crear inmediatamente un registro escrito de la transacción y almacenarlo dondequiera que guardes los recibos o facturas. Ten en cuenta que no es aceptable rellenar los registros escritos a partir de, por ejemplo, extractos de tarjetas de crédito: la agencia tributaria estadounidense quiere que los registros se conserven al mismo tiempo que la transacción o poco después, cuando los datos aún están frescos y cuando la posibilidad de falsearlos en beneficio propio es mínima.

Los registros escritos no tienen por qué elaborarse para la mayoría de las transacciones, sobre todo las de poco valor; los recibos tampoco suelen ser tan elaborados. Se debe incluir a quién se pagó (con los detalles adecuados: «a un hombre» no es adecuado, pero «a la floristería de la calle 3» probablemente sí lo sea, al menos para una transacción pequeña), cuánto se pagó exactamente, la forma de pago (desde una cuenta, en efectivo, etc.), qué se compró y los motivos por los que no se dispone de un recibo o factura formal.

Los registros electrónicos cuentan como registros escritos, sobre todo cuando se mantienen de forma ordenada en el curso normal de los negocios. Si la práctica habitual de tu empresa es guardar los recibos en la bandeja de entrada del correo electrónico recibos@, por ejemplo, entonces un correo electrónico de dos líneas a recibos@ es un registro escrito creado en el curso normal de los negocios de tu empresa, y generalmente será tratado con la deferencia habitual.

Debes conservar los extractos (y documentos similares) de todas las cuentas bancarias, tarjetas de crédito, etc., indefinidamente. Ten en cuenta que, en ocasiones, los bancos conservan los extractos en sus propios sistemas durante menos tiempo del que tú querrías que se conservasen; acostúmbrate a guardar las copias electrónicas en un lugar que controles. Los bancos cierran de vez en cuando; no querrás tener que reconstruir un extracto de cuenta de hace cinco años simplemente porque cerraste la cuenta o porque en este plazo el banco cambió de manos.

Algunos contribuyentes abusan a veces de los gastos de viaje, transporte, entretenimiento y regalos y, como resultado, hay unas exigencias específicas para mantener los registros. Debes tener especial cuidado de mantener los registros escritos actualizados para estas transacciones; la agencia tributaria estadounidense describe lo que necesita en la Publicación 463. Una versión beta de lo que está por venir: debes mantener una hoja de cálculo para cada empleado que muestre las fechas de los viajes, dónde se alojaron (¡guarda los recibos!) y cuál era el propósito empresarial del viaje. Deberías, cada vez que hagas algún tipo de regalo de negocios (incluidas las comidas), registrar a los participantes y el propósito específico del negocio junto con la información sobre la transacción; muchas pequeñas empresas lo único que hacen es escribir esta información en el reverso del recibo.

Al igual que con la mayoría de las cuestiones fiscales, las autoridades intentan ser razonables sobre el grado de exigencias requerido para las transacciones pequeñas y aumenta a medida que las transacciones se hacen más grandes, más frecuentes o más materiales en el contexto total de tu empresa. Es poco probable que necesites escribir mucho más que «Dan Smith; candidato; discutió oportunidad de empleo» si invitas a alguien a comer por valor de 20 $. Si tu fiesta de fin de año le cuesta a tu empresa 150.000 $, coméntaselo a tu contable y pregúntale cómo justificar este gasto de forma adecuada.