หากคุณได้รับเงิน ก็ยินดีด้วย! คุณได้ทำอะไรบางอย่างขึ้นมา ซึ่งผู้คนอยากได้มากพอจนต้องเอาเงินมาแลก และหากจะให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะมีสถานภาพที่ดีอยู่เสมอและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การดำเนินธุรกิจได้มากขึ้น ไม่ใช่แค่การทำเรื่องพื้นๆ คุณจะต้องลงบันทึกเงินที่เข้าและออกจากธุรกิจของคุณด้วย ขอต้อนรับเข้าสู่โลกของการทำบัญชีและการลงบันทึกบัญชีที่มีเรื่องน่าสนใจเต็มไปหมด

การลงบันทึกบัญชีและการทำบัญชีคืออะไร

เดิมที การลงบันทึกบัญชีกับการทำบัญชีมีข้อแตกต่างกันอย่างชัดเจน แต่ข้อแตกต่างก็เริ่มลดน้อยลงเนื่องจากทั้ง 2 อย่างนี้ต่างทำหน้าที่โดยคอมพิวเตอร์มากกว่าเจ้าหน้าที่

การลงบันทึกบัญชีเป็นการบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมต่างๆ ลงในสมุดบัญชี (บัญชีแยกประเภท) ของบริษัท เดิมที การลงบันทึกบัญชีถูกมองเป็นงานที่ทำโดยผู้เชี่ยวชาญที่ใส่ใจรายละเอียด แต่ก็ไม่ได้ต้องการอะไรมากไปกว่านั้น

การทำบัญชีจะเปลี่ยนข้อมูลจากสมุดบัญชีให้เป็นข้อสรุปต่างๆ เกี่ยวกับสถานภาพของธุรกิจ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ได้เข้ามาทำฟังก์ชันบางส่วนนี้แล้ว และเมื่อสมุดบัญชีของธุรกิจอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์ การคำนวณงบดุล (รายงานที่แสดงรายการสินทรัพย์และหนี้สินปัจจุบันของธุรกิจ) ก็เป็นเพียงเรื่องเล็กน้อย

ในธุรกิจส่วนใหญ่ นักบัญชีจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับโครงสร้างของธุรกิจ (เช่น การหมุนเวียนเงินระหว่างบริษัทแม่และบริษัทย่อย) ขั้นตอนการออกแบบและการควบคุมสำหรับธุรกรรมใหม่ๆ ซึ่งซับซ้อนกว่างานที่ต้องทำแบบเดิมซ้ำๆ ของผู้ลงบันทึกบัญชีหรือคอมพิวเตอร์ และให้คำแนะนำแก่เจ้าของหรือผู้จัดการธุรกิจในเรื่องต่างๆ ทางการเงิน นอกจากนี้ นักบัญชีมักจะช่วยในเรื่องการวางแผนภาษีและจัดเตรียมแบบแสดงรายการภาษีด้วย

"สมุดบัญชี" คืออะไร

ธุรกิจของคุณจะเก็บบันทึกหลายประเภท หมวดหมู่หนึ่ง (ซึ่งอธิบายถึงการเคลื่อนย้ายมูลค่าเข้าและออกจากธุรกิจ) เรียกว่า "สมุดบัญชี" โดยสมุดบัญชีจะติดตามมูลค่า (ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นเงินเสมอไป) แต่เพื่อความสะดวก เราจะพูดถึงเงินมากกว่ารายการทรัพย์สินมีค่าต่างๆ มากมายที่ธุรกิจสามารถเก็บบันทึกได้

รูปร่างหน้าตาของ "สมุดบัญชี" สำหรับแต่ละธุรกิจก็จะแตกต่างกันไป โดยบางธุรกิจก็จะมีหน้าตาเป็นสมุดจริงๆ ที่มีการลงบัญชีแยกประเภทของธุรกรรมต่างๆ ไว้ ส่วนบางธุรกิจอาจอยู่ในรูปแบบไฟล์ Excel และบางธุรกิจก็อาจกระจายอยู่ตามระบบทำบัญชีต่างๆ หลายระบบ

แต่ละรายการในบัญชีแยกประเภทจะมีจำนวนเงิน คำอธิบาย วันที่ และข้อมูลบางอย่างที่ระบุถึงแหล่งที่มาของเงินและจุดหมายปลายทางของเงิน คุณอาจมองว่าสมุดเช็คหรือรายการเดินบัญชีธนาคารของคุณเป็นบัญชีแยกประเภทได้ แม้จะเป็นรูปแบบที่เรียบง่ายมากๆ เมื่อเทียบกับรูปแบบที่ธุรกิจของคุณน่าจะต้องใช้

ธุรกิจส่วนใหญ่ใช้ระบบบัญชีคู่ ซึ่งธุรกิจจะเก็บบัญชีแยกประเภทตามหลักการไว้หลายรายการ โดยแต่ละรายการก็แสดงถึงบัญชีของธุรกิจนั้นๆ "บัญชี" ในที่นี้อาจหมายถึงบัญชีธนาคารจริงๆ หรือสิ่งที่ควรคำนึงถึงแต่ไม่มีสถานที่เก็บเป็นของตัวเองก็ได้ เช่น "รายรับ" ระบบบัญชีคู่กำหนดให้การทำธุรกรรมทุกรายการต้องมีการลงบันทึก 2 ครั้ง กล่าวคือ ลงฝั่งเครดิตในบัญชีหนึ่ง และลงฝั่งเดบิตในอีกบัญชีหนึ่ง

ระบบบัญชีคู่เป็นเทคโนโลยีที่ปฏิวัติวงการในช่วงศตวรรษ 1400 เพราะช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดและการทุจริตได้ดีกว่าการใช้บัญชีแยกประเภทเพียงรายการเดียวสำหรับธุรกิจ ทุกวันนี้ เราใช้คอมพิวเตอร์ทำงานต่างๆ ส่วนใหญ่ให้ เจ้าของธุรกิจจึงอาจไม่ต้องมาคิดเรื่องการบริหารจัดการในการลงบันทึกบัญชีบ่อยขนาดนั้น และหันไปมุ่งเน้นเรื่องการตัดสินใจให้ดีเกี่ยวกับผลลัพธ์จากขั้นตอนการลงบันทึกบัญชีและการทำบัญชีแทน

การแยกการเงินส่วนตัวกับธุรกิจออกจากกัน

ขั้นตอนแรกๆ อย่างหนึ่งที่ต้องทำเพื่อวางมาตรการควบคุมการทำบัญชีให้เหมาะสมในธุรกิจก็คือ การแยกเรื่องส่วนตัวออกจากเรื่องธุรกิจ การทำเช่นนี้มักจะยากในช่วงแรก เนื่องจากผู้ประกอบการหลายรายก็เริ่มต้นทำธุรกิจโดยต่อยอดออกมาจากเรื่องส่วนตัว ซึ่งถือเป็นเรื่องปกติและคาดไว้อยู่แล้ว แต่คุณควรแยกเงินในธุรกิจกับเงินนอกธุรกิจออกจากกันให้ชัดเจนโดยเร็วที่สุด

การทำเช่นนี้มีประโยชน์อยู่ 2-3 ประการดังนี้

วิธีหนึ่งที่ง่ายที่สุดสำหรับเจ้าหนี้ของบริษัท (หรือผู้อื่นที่ดำเนินคดีกับบริษัท) ในการ "มองข้ามสภาวะความเป็นนิติบุคคล" ก็คือการแสดงให้เห็นว่า บริษัทไม่ใช่ธุรกิจจริงๆ แต่ทำเหมือนเป็นกระเป๋าเงินแยกอีกใบหนึ่งของผู้ประกอบการ "การมองข้ามสภาวะความเป็นนิติบุคคล" (Piercing the corporate veil) เป็นศัพท์ทางกฎหมายในการทำให้ข้อสันนิษฐานว่าความรับผิดของบริษัทเป็นของบริษัทแต่เพียงผู้เดียว (โดยไม่รวมถึงเจ้าของ) ตกเป็นโมฆะไป ในฐานะเจ้าของบริษัท คุณจะต้องหลีกเลี่ยงเหตุการณ์เช่นนี้โดยเร่งด่วน

การชำระค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีบริษัท หรือชำระค่าใช้จ่ายของบริษัทจากบัญชีส่วนตัว มักแสดงให้เห็นว่าบริษัทไม่ได้เป็นเอกเทศจริงๆ เนื่องจากผู้ประกอบการที่จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทย่อมต้องการ (และควรจะได้รับประโยชน์จาก) การจำกัดความรับผิดที่ได้จากการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัท ผู้ประกอบการจึงควรดำเนินการอย่างรอบคอบเพื่อแยก 2 ส่วนนี้ออกจากกันให้ชัดเจน

นอกจากนี้ การดำเนินงานก็จะง่ายขึ้นหากธุรกรรมทางธุรกิจและธุรกรรมส่วนตัวของคุณอยู่คนละบัญชีกัน คุณจะไม่มีภาระหน้าที่ใดๆ ที่จะต้องจัดทำสมุดบัญชีให้ถูกต้องแม่นยำสำหรับตัวคุณเอง แต่คุณมีภาระหน้าที่นั้นในส่วนของธุรกิจ หากธุรกรรมทุกรายการที่ใช้บัตรเครดิตเป็นที่ทราบแน่ชัดว่าเกี่ยวข้องกับธุรกิจ ก็จะช่วยให้คุณลงบันทึกบัญชีง่ายขึ้น แต่หากคุณมั่นใจว่าไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจเลย คุณก็ทิ้งใบแจ้งยอดนั้นได้เลยโดยไม่ต้องกังวลว่าจะมีผลกระทบต่อธุรกิจ

การบังคับใช้แนวทางในการโยกย้ายเงินระหว่างบริษัทกับตัวคุณเองจะช่วยให้เห็นปัญหาได้ก่อนที่จะสายเกินแก้ ธุรกิจต่างๆ มีความซับซ้อน แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กก็อาจมีธุรกรรมหลายร้อยรายการต่อเดือนได้ง่ายๆ คุณจึงอาจเข้าใจผิดได้ง่ายมากว่าธุรกิจของตนเองกำลังไปสวยทั้งที่จริงๆ แล้วมีเงินไหลออกจากธุรกิจอยู่ตลอด เหตุการณ์เช่นนี้อาจเกิดขึ้นได้หากคุณมีเงินเข้าออกบัญชีส่วนตัวตลอดเวลา และคุณอาจไม่ทันรู้ตัวเลย หากไม่ได้สังเกตดูดีๆ ว่าตอนนี้ภาระค่าใช้จ่ายทางธุรกิจเข้าเนื้อตัวเองบ่อยแค่ไหน เหตุการณ์นี้เกิดขึ้นได้แม้แต่กับผู้ประกอบการที่เชี่ยวชาญเป็นอย่างดี และการตระหนักถึงความจริงข้อนี้ก็อาจเป็นเรื่องที่น่าเจ็บปวด

โชคดีที่ธุรกิจบนโลกอินเทอร์เน็ตนั้นจะแยกออกจากเรื่องการเงินส่วนตัวของคุณได้เป็นอย่างดี เนื่องจากการทำธุรกิจส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นบนระบบอิเล็กทรอนิกส์ หากคุณจำกฎง่ายๆ ไม่กี่ข้อได้ ธุรกิจของคุณก็จะทำสิ่งที่ถูกต้องได้โดยอัตโนมัติ เรามาดูกันว่าคุณควรจัดการกับธุรกรรมบางอย่างที่พบบ่อยๆ ได้อย่างไรบ้าง

วิธีลดความซับซ้อนของการลงบันทึกบัญชี

รายรับ: ให้เปิดบัญชีกระแสรายวันของธุรกิจเป็นที่เก็บเงินหลักของธุรกิจ และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการฝากรายรับทั้งหมดของธุรกิจเข้าบัญชีกระแสรายวันนั้นๆ ตัวอย่างเช่น ให้ Stripe (หรือผู้ประมวลผลบัตรเครดิตรายอื่น) โอนเงินเข้าบัญชีดังกล่าว หากคุณได้รับเช็ค ก็ให้ขึ้นเช็คเข้าบัญชีนั้น (แทนที่จะนำไปขึ้นเงินสด)

การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณ (หรือผู้ทำบัญชีของคุณ) ตรวจสอบเงินฝากเข้าธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเกือบทั้งหมดก็จะเป็นรายการที่เป็นรายรับ และหายอดขายของคุณที่ตรงกับรายการนั้นๆ ได้

เงินฝากที่ไม่ใช่รายรับ: บางครั้ง เงินก็เข้ามาสู่ธุรกิจด้วยเหตุผลอื่นที่ไม่ใช่ "ลูกค้าจ่ายให้คุณ" ตัวอย่างที่เห็นได้ชัด ได้แก่ การลงทุน ผู้ประกอบการให้เงินกู้แก่ธุรกิจ เป็นต้น ทั้งนี้ คุณควรทำธุรกรรมเหล่านี้ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และจัดทำเอกสารไว้อย่างเหมาะสม

ในช่วงเริ่มต้นทำธุรกิจ ซึ่งยังไม่มีกระแสเงินสดเป็นบวก ผู้ประกอบการมักจะต้องอัดฉีดเงินเข้าไปในธุรกิจ ซึ่งย่อมทำได้ถ้าคุณมีกำลังจ่าย แต่ควรทำเช่นนี้ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ความถี่ที่เหมาะสมจะอยู่ที่เดือนละครั้ง ส่วนการทำสัปดาห์ละหลายครั้งก็จะมากเกินไป

ค่าใช้จ่าย: เปิดบัตรเครดิตแค่ใบเดียวหรือไม่กี่ใบก็พอ โดยอาจใช้ชื่อส่วนตัวของคุณหรือชื่อธุรกิจก็ได้ ทั้งนี้ การขออนุมัติเปิดบัตรเครดิตของธุรกิจมักทำได้ยากในช่วงเริ่มต้นทำธุรกิจ ให้ใช้บัตรเครดิตกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจทั้งหมดเท่าที่จะทำได้ และห้ามนำค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาปะปนกับบัตรเครดิตของธุรกิจโดยเด็ดขาด

อย่าทำธุรกรรมที่มีทั้งรายการส่วนตัวและของธุรกิจปะปนกัน เพราะจะทำให้ลงบันทึกบัญชีในภายหลังได้ยาก หากคุณอยากจะซื้อของจาก Amazon โดยมีทั้งสินค้าที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจและสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้อง ให้แยกเป็น 2 บิลแทน คุณอาจจะต้องเสียค่าจัดส่งเพิ่มเล็กน้อย (หรือบัญชี SaaS เพิ่มเติม หรือต้องใช้เวลาเพิ่มในการขอให้พนักงานแคชเชียร์ที่ร้านค้าช่วยคิดเงินให้ 2 รอบ) แต่คุณจะประหยัดค่าธรรมเนียมการลงบันทึกบัญชีและผลเสียที่ตามมาไปได้ ธุรกิจนั้นมีอยู่หลายส่วนที่การใส่ใจด้วยตัวคุณเองจะช่วยเพิ่มมูลค่าได้ แต่การตอบคำถามว่า "ถ่านแพ็กนี้ซื้อไว้ใช้กับธุรกิจหรือใช้ส่วนตัว" ไม่ใช่อย่างนั้น ดังนั้น อย่าบริหารจัดการธุรกิจไปในทิศทางนี้จนคุณเอาแต่ตอบคำถามนั้นอยู่เรื่อยๆ

ชำระบัตรเครดิตเหล่านั้นจากบัญชีกระแสรายวันของธุรกิจเพียงอย่างเดียว

คุณควรลดจำนวนการใช้จ่ายทางธุรกิจที่ไม่ได้จ่ายผ่านบัตรเครดิตของธุรกิจให้เหลือน้อยที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งการทำธุรกรรมด้วยเงินสด หากคุณจำเป็นต้องเบิกคืนเงินให้ตัวเองหรือพนักงาน อย่าลืมเก็บบันทึกทั้งค่าใช้จ่ายและการเบิกคืนเงินเอาไว้ด้วย

คุณอาจชำระเงินให้หน่วยงานราชการ เจ้าของที่ดิน ฯลฯ บางรายได้ด้วยเช็คเท่านั้น ให้ใช้บริการธนาคารออนไลน์ของคุณเพื่อเขียนเช็คให้โดยตรงจากบัญชีกระแสรายวันของธุรกิจ หรือใช้การหักบัญชีอัตโนมัติหรือการชำระเงินด้วย ACH เพื่อชำระเงินก็ได้

เงินกู้จากธุรกิจสู่ผู้ประกอบการ: ให้หลีกเลี่ยงวิธีนี้ นักลงทุนไม่ชอบวิธีนี้เพราะเดิมที การทำเช่นนี้อาจแสดงถึงการใช้เงินของบริษัทในทางที่ผิด ทั้งยังส่งผลให้การลงบันทึกบัญชียุ่งยากโดยไม่จำเป็นด้วย และทำให้ผู้คนไม่อยากจะเชื่อว่าคุณกับธุรกิจของคุณเป็นคนละส่วนกัน ทั้งนี้ โดยหลักการแล้ว คุณย่อมอยากให้กระแสเงินสดระหว่างธุรกิจกับตัวคุณเป็นไปในทิศทางเดียวและเกิดขึ้นไม่บ่อยนัก เช่น เช็คเงินเดือนรายเดือน การแบ่งปันผลกำไรรายไตรมาส ฯลฯ รายการเหล่านี้จะจัดการได้ง่ายและมีวิธีจัดการที่ชัดเจนในแง่ของผลทางภาษีที่ตามมา

เงินกู้จะ... กลายเป็นปัญหาที่จัดการยาก การลงบันทึกบัญชีหละหลวมจะทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ได้ง่ายมาก เช่น มีการบันทึกการชำระเงินกู้คืนแก่ธุรกิจเป็นรายรับไปทั้งหมด (ซึ่งไม่ถูกต้อง และเพิ่มภาระทางภาษีให้กับธุรกิจโดยไม่จำเป็น) หรือหน่วยงานด้านภาษีจะถือว่าเป็นรายรับ (ซึ่งไม่ถูกต้อง แต่อาจแก้ต่างได้ยากเมื่อมีการลงบันทึกบัญชีที่หละหลวม)

หากคุณต้องการสินเชื่อ ให้ขอสินเชื่อจากธนาคาร การจ่าย APR จำนวน 18% ต่อปีสำหรับยอดค้างชำระเฉลี่ย 5,000 ดอลลาร์สหรัฐตลอดทั้งปี ย่อมถูกกว่าการจ้างนักบัญชีมาช่วยตอบคำถามจาก IRS เกี่ยวกับเงินกู้แบบไม่เป็นทางการที่ไม่มีเอกสารประกอบหรือธุรกรรมที่มีมูลค่าจำนวนมากระหว่างเจ้าของกับธุรกิจ

IRS ยังมีกฎที่เข้มงวดว่าด้วย "เงินกู้ระหว่างบุคคลที่เกี่ยวโยงกัน" อีกด้วย กฎนี้กำหนดให้ต้องยื่นเอกสารประกอบมากกว่าเงินกู้ที่ได้รับจากธนาคาร หากคุณไม่ได้จัดทำเอกสารเหล่านี้ คุณก็อาจได้รับบทลงโทษ ไม่ใช่เพราะคุณมีเจตนาที่จะใช้เงินกู้ในทางที่ผิด แต่เป็นเพียงเพราะคุณไม่ได้ปฏิบัติตามกฎต่างๆ ในการจัดทำเอกสารประกอบ

ให้พูดคุยกับนักบัญชีเพื่อจัดทำเอกสารเกี่ยวกับสินเชื่อเหล่านี้อย่างเหมาะสมหากคุณเลือกที่จะขอสินเชื่อ หรือขจัดปัญหานี้ไปเลยและอย่ายืมเงินจากธุรกิจหรือให้ธุรกิจกู้ยืมเงินของคุณโดยไม่ได้พิจารณาอย่างรอบคอบ

การทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดเทียบกับการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง

การทำบัญชีที่บริษัทซึ่งดำเนินงานบนอินเทอร์เน็ตนิยมใช้กันอย่างแพร่หลายมีอยู่ 2 วิธี ได้แก่ การทำบัญชีแบบเกณฑ์เงินสดและการทำบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง ซึ่งเป็นขั้นตอนการลงบันทึกบัญชีและการทำบัญชีที่แตกต่างกันอย่างมาก และอาจส่งผลให้เกิดภาษีที่ต่างกันมากๆ ได้ คุณมีแนวโน้มที่จะเลือกใช้วิธีใดวิธีหนึ่งและใช้วิธีนั้นๆ นานหลายปีเลยทีเดียว (ทั้ง 2 วิธีนี้มีวิธีการลงบันทึกบัญชีของบริษัทที่ต่างกัน และคุณจะต้องแจ้งให้ IRS ทราบวิธีที่คุณเลือกใช้อยู่ตอนยื่นแบบแสดงรายการภาษีครั้งแรกสำหรับบริษัทของคุณ หากจะเปลี่ยนวิธี ก็จะต้องยื่นแบบฟอร์มต่อหน่วยงานด้านภาษีและมักจะมีงานภายในองค์กรหลายอย่างที่ต้องทำเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนผ่านนั้นได้รับการจัดการอย่างถูกต้อง ดังนั้น คุณควรหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนวิธีหากทำได้)

เมื่อใช้วิธีแบบเงินสด ธุรกิจของคุณจะบันทึกรายรับทันทีที่รายรับดังกล่าว "พร้อมให้คุณใช้ได้โดยไม่มีข้อจำกัด" ซึ่งเป็นถ้อยคำที่ IRS ระบุไว้ หากจะอธิบายแบบง่ายๆ ก็คือ "หากลูกค้าของคุณคิดว่าได้จ่ายเงินให้คุณแล้ว ก็อาจแสดงว่าคุณได้บันทึกรายรับตามจำนวนนั้นไปแล้ว" รายรับที่เข้าบัญชีใดบัญชีหนึ่งของคุณแล้ว จะถือเป็นรายรับอย่างแน่นอนในทันที ส่วนเช็คที่ส่งมาให้คุณจะถือเป็นรายรับนับตั้งแต่ที่ส่งมาแล้ว ไม่ใช่ตอนที่คุณได้รับเช็คนั้น

ค่าใช้จ่ายก็ง่ายพอๆ กัน เพราะคุณจะลงบันทึกรายการดังกล่าวเมื่อได้รับเงินแล้วจริงๆ

ผู้ประกอบการหลายรายเริ่มต้นทำธุรกิจโดยใช้วิธีแบบเงินสด เนื่องจากเข้าใจง่ายมาก แม้จะเป็นผู้ประกอบการที่ไม่มีพื้นฐานทางธุรกิจก็ตาม

วิธีแบบเกณฑ์คงค้างซับซ้อนกว่าวิธีแบบเงินสด แต่ข้อดีที่ได้มาแทนก็คือ การช่วยให้ธุรกิจ (และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ) เข้าใจสถานภาพที่แท้จริงของธุรกิจได้ถูกต้องแม่นยำมากขึ้นได้ทุกเมื่อ

เมื่อใช้วิธีแบบเกณฑ์คงค้าง การรับรู้ทั้งรายรับและค่าใช้จ่ายจะเกิดขึ้นเมื่อได้จำนวนเงินที่ตายตัวแล้ว ซึ่งเป็นที่เข้าใจ (ตามหลักแล้ว) ว่ารอเรียกเก็บอยู่ และมีการให้บริการหรือส่งมอบสินค้าไปเรียบร้อยแล้ว

ตัวอย่างเช่น หากคุณได้รับเงินสำหรับคำสั่งซื้อแล้วแต่ยังไม่ได้จัดส่งสินค้า คุณก็จะยังไม่รับรู้รายรับนั้นจนกว่าจะมีการจัดส่ง (คุณจะลงบันทึกเงินที่ได้เป็นสินทรัพย์ และบันทึกรายรับแบบรับล่วงหน้าเป็นหนี้สิน ซึ่งแสดงถึงภาระหน้าที่ของบริษัทที่จะต้องจัดส่งสินค้าที่มีมูลค่าเทียบเท่า เมื่อจัดส่งสินค้าแล้ว คุณจึงจะลดหนี้สินและเพิ่มรายรับ) การลงบันทึกบัญชีจะง่าย เมื่อคุณเริ่มจับจุดได้แล้ว... แต่คุณควรเอาเวลาไปทำอย่างอื่นแทนดีกว่า แล้วจ้างคนอื่นมาจัดการเรื่องนี้ให้กับคุณแทน

นักลงทุนหลายรายก็คาดหวังให้มีการบันทึกบัญชีแบบเกณฑ์คงค้าง เพราะวิธีแบบเงินสดมีการรายงานหลายๆ วิธีที่ทำให้ธุรกิจดูเหมือนจะประสบความสำเร็จเกินจริง การเปลี่ยนวิธีการทำบัญชีสามารถทำได้เมื่อสิ้นสุดรอบภาษี แต่ก็เป็นเรื่องที่แอบน่าปวดหัวอยู่พอสมควร ดังนั้น หากรู้ว่าคุณกำลังต้องการให้มีการลงทุน คุณก็อาจจะต้องเริ่มจากวิธีแบบเกณฑ์คงค้างก่อน เพื่อช่วยให้ตัวคุณเองไม่ต้องมาทบทวนสมุดบัญชีทั้งหมดของคุณในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า

ข้อกำหนดในการแสดงเอกสารพิสูจน์

ธุรกิจของคุณจะต้องแสดงเอกสารพิสูจน์ (จัดเตรียมเอกสารชี้แจงข้อเท็จจริงเกี่ยวกับ) ธุรกรรมในสมุดบัญชีของคุณ ทั้งนี้ นอกจากสมุดบัญชีแล้ว คุณจะต้องเก็บบันทึกต่างๆ ให้เป็นระเบียบด้วย ซึ่งจะช่วยให้คุณตอบคำถามเกี่ยวกับธุรกรรมได้อย่างรวดเร็ว

การแสดงเอกสารพิสูจน์นั้นสำคัญที่สุดต่อธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงหรือธุรกรรมในส่วนที่มีความเสี่ยงสูงบางอย่างในของแบบแสดงรายการภาษี แต่โดยหลักแล้ว คุณก็จะต้องแสดงเอกสารพิสูจน์ให้ได้ทุกอย่าง

IRS ไม่ได้กำหนดให้คุณต้องเก็บบันทึกในรูปแบบใดเป็นพิเศษ เพียงแต่คุณจะต้องใช้รูปแบบที่สอดคล้องกันอยู่เสมอและช่วยให้คุณปฏิบัติตามภาระหน้าที่ของตนเองได้ บริษัทที่ดำเนินงานผ่านอินเทอร์เน็ตมักจะเก็บบันทึกส่วนใหญ่เอาไว้ในระบบคอมพิวเตอร์อย่างน้อย 1 ระบบ ประเด็นสำคัญก็คือคุณจะต้องรู้ว่าข้อมูลที่ต้องการอยู่ตรงไหน และดึงข้อมูลดังกล่าวมาใช้ได้ทุกเมื่อที่ต้องการ และบันทึกของคุณพร้อมใช้งานตามระยะเวลาที่เหมาะสม ซึ่งโดยปกติจะอยู่ที่ 3 ปีนับจากยื่นแบบแสดงรายการภาษีของปีนั้นๆ แต่ก็มีข้อยกเว้นบางประการอยู่ ส่วนในทางปฏิบัติ ธุรกิจที่ดำเนินงานผ่านอินเทอร์เน็ตควรจัดเก็บข้อมูลที่ใช้ในการพิสูจน์เอาไว้อย่างไม่มีกำหนด เพราะพื้นที่ฮาร์ดดิสก์นั้นแทบจะไม่มีค่าใช้จ่าย ซึ่งย่อมถูกกว่าการจัดให้มีขั้นตอนในการคอยตัดสินใจว่าจะเก็บหรือลบเอกสารบางอย่าง

การแสดงเอกสารพิสูจน์รายการที่เป็นรายรับนั้นค่อนข้างง่าย กล่าวคือ ให้เก็บสำเนาใบเสร็จและใบแจ้งหนี้เอาไว้ หากมีธุรกรรมที่มีมูลค่าสูงเป็นพิเศษ คุณอาจจำเป็นต้องมีสัญญาหรือเอกสารอื่นๆ ไว้ยืนยันเพื่อรับรองรายละเอียดของงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วจริงๆ

โดยปกติแล้ว ใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ของคุณมักจะรวมอยู่ที่เดียวในระบบของคุณ หากคุณเกิดจำเป็นต้องย้ายระบบ อย่าลืมบันทึกใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้เก่าเอาไว้ในที่ที่จะไม่ถูกลบหลังย้ายระบบเสร็จสิ้น ให้จัดระเบียบเอกสารเหล่านี้ตามปีเป็นอย่างน้อย แต่หากเรียงลำดับภายในปีนั้นๆ ได้ก็มักจะเป็นประโยชน์ต่อคุณ เนื่องจากการสอบถามมักใช้รูปแบบว่า "สมุดบัญชีของคุณมีรายการที่เป็นรายรับจำนวน 12,000 ดอลลาร์สหรัฐในวันที่ 3 ธันวาคม 2012 โปรดแสดงหลักฐานพิสูจน์โดยละเอียดตามความเหมาะสม"

การแสดงเอกสารพิสูจน์รายการที่เป็นค่าใช้จ่ายก็จะยุ่งยากกว่าเล็กน้อย เนื่องจากค่าใช้จ่ายมักมีมูลค่าแตกต่างกันไปมากกว่ารายรับ นอกจากนี้ ค่าใช้จ่ายบางอย่างยังมีข้อกำหนดในการเก็บบันทึกที่ละเอียดมากอีกด้วย

คุณจะต้องมีนโยบายกำหนดไว้เลยว่า การซื้อสินค้าหรือบริการใดๆ ในบริษัทของคุณจะต้องมีใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้อย่างเป็นลายลักษณ์อักษร และต้องเก็บใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้ทั้งหมดไว้ในที่เดียว บริษัทหลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์ติดตามใบเสร็จหรือค่าใช้จ่าย วิธีที่ใช้เทคโนโลยีน้อยกว่าแต่ก็ยังปฏิบัติตามข้อกำหนดได้อยู่ก็คือการตั้งที่อยู่อีเมล receipts@ ให้กับบริษัทของคุณ และกำหนดนโยบายให้พนักงานทุกคนต้องระบุให้อีกฝ่ายส่งใบเสร็จไปที่อีเมลนั้น หรือส่งต่อใบเสร็จไปที่อีเมลดังกล่าวหากมีการออกใบเสร็จให้กับตนเป็นการส่วนตัว

หากธุรกรรมไม่มีใบเสร็จ คุณควรมองว่าเป็นเรื่องผิดปกติ เหตุผลอย่างหนึ่งที่กำหนดให้ต้องมีใบเสร็จนั้นก็เพื่อบังคับให้เงินที่จ่ายออกจากบริษัทต้องมีเอกสารประกอบเพื่อรองรับการโยกย้ายเงินนั้นๆ ธุรกรรมที่ไม่มีใบเสร็จรับเงินจึงเป็นเรื่องที่น่าสงสัยอยู่แล้ว และอาจแสดงถึงกิจกรรมที่ธุรกิจของคุณต้องป้องกันปราบปราม เช่น การยักยอกเงิน แม้ส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นด้วยเหตุผลที่บริสุทธิ์ใจ แต่คุณก็ยังต้องจัดทำบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับธุรกรรมนั้นทันที และเก็บไว้ในที่เดียวกับที่คุณเก็บใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้อื่นๆ โปรดทราบว่า การปรับเปลี่ยนย้อนหลังกับบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร (เช่น ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต) นั้นไม่สามารถทำได้ เนื่องจาก IRS ต้องการให้มีการเก็บบันทึกในเวลาเดียวกับที่เกิดธุรกรรมหรือหลังจากนั้นไม่นาน ซึ่งเป็นช่วงที่รายละเอียดต่างๆ เพิ่งผ่านมาไม่นาน และมีโอกาสน้อยมากที่จะมีการบิดเบือนข้อมูลดังกล่าวเพื่อประโยชน์ทางภาษี

บันทึกที่เป็นลายลักษณ์อักษรไม่จำเป็นต้องมีข้อมูลละเอียดนักสำหรับธุรกรรมส่วนใหญ่ โดยเฉพาะธุรกรรมที่มีมูลค่าไม่มาก เพราะใบเสร็จก็มักไม่ได้มีข้อมูลละเอียดเช่นกัน คุณควรระบุบุคคลที่คุณจ่ายเงินให้ (อย่างละเอียดตามความเหมาะสม เช่น "ผู้ชายคนหนึ่ง" อาจไม่เหมาะสม แต่ "ร้านดอกไม้ที่ถนนสาย 3" อาจจะพอใช้ได้ อย่างน้อยก็สำหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าเล็กน้อย) จำนวนเงินที่จ่ายไปอย่างแน่ชัด วิธีการชำระเงิน (จากบัญชี เงินสด ฯลฯ) สิ่งที่ซื้อไป และเหตุผลที่ไม่มีใบเสร็จหรือใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ

บันทึกแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ถือเป็นบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะเวลาที่คุณเก็บบันทึกไว้อย่างเป็นระเบียบตามขั้นตอนปกติของธุรกิจ เช่น หากธุรกิจของคุณวางแนวทางตามปกติให้เก็บใบเสร็จไว้ในกล่องจดหมายของอีเมล receipts@ อีเมลสองบรรทัดที่ส่งถึง receipts@ ก็จะเป็นบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรที่จัดทำขึ้นตามขั้นตอนปกติของธุรกิจในบริษัทของคุณ และมักจะได้รับความเชื่อถือและไว้วางใจตามปกติ

คุณควรเก็บใบแจ้งยอดต่างๆ (และเอกสารที่คล้ายกัน) ของบัญชีธนาคาร บัตรเครดิต และอื่นๆ ทั้งหมดเอาไว้อย่างไม่มีกำหนด โปรดทราบว่า บางครั้งธนาคารจะเก็บใบแจ้งยอดไว้ในระบบของตนเป็นเวลาน้อยกว่าที่คุณอยากให้ธนาคารเก็บไว้ ดังนั้น ให้บันทึกสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ ไว้ในพื้นที่ที่คุณควบคุมอยู่เป็นประจำ ธนาคารก็อาจยุติการดำเนินกิจการได้เป็นครั้งคราว คุณคงไม่อยากต้องมานั่งจัดทำรายการเดินบัญชีเมื่อ 5 ปีก่อนขึ้นมาใหม่เพียงเพราะคุณปิดบัญชีไปหรือธนาคารถูกซื้อกิจการไประหว่างนั้น

บางครั้ง ผู้เสียภาษีบางรายก็นำค่าเดินทาง ค่าขนส่ง ค่าเลี้ยงรับรอง และค่าของกำนัลมาใช้ในทางที่ผิด ด้วยเหตุนี้ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จึงมีข้อกำหนดในการเก็บบันทึกแบบเฉพาะ คุณควรใส่ใจเป็นพิเศษในการเก็บบันทึกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรในเวลาเดียวกันกับที่เกิดธุรกรรมเหล่านี้ โดย IRS ได้อธิบายข้อมูลที่คุณต้องใช้เอาไว้ใน Publication 463 แล้ว ตัวอย่างที่น่าสนใจ เช่น คุณควรมีสเปรดชีตของพนักงานแต่ละคน ซึ่งระบุวันที่เดินทาง สถานที่พัก (อย่าลืมเก็บใบเสร็จด้วย) และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของการเดินทางครั้งนั้นๆ และทุกครั้งที่คุณจัดเลี้ยงรับรองทางธุรกิจ (รวมถึงการเลี้ยงอาหาร) คุณควรบันทึกรายชื่อผู้เข้าร่วมและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงในเวลาเดียวกันกับที่บันทึกข้อมูลธุรกรรมนั้นๆ ด้วย โดยธุรกิจขนาดเล็กหลายแห่งก็มักใช้วิธีง่ายๆ โดยเขียนข้อมูลไว้ที่ด้านหลังใบเสร็จ

เจ้าหน้าที่จะพยายามกำหนดข้อมูลที่ต้องใช้ในระดับที่เหมาะสมสำหรับธุรกรรมที่มีมูลค่าไม่มาก และเพิ่มความเข้มงวดขึ้นเมื่อธุรกรรมมีมูลค่าสูงขึ้น เกิดบ่อยขึ้น หรือมีความสำคัญมากขึ้นต่อภาพรวมธุรกิจของคุณเช่นเดียวกับประเด็นทางภาษีส่วนใหญ่ คุณไม่น่าจะต้องเขียนอะไรมากไปกว่า "Dan Smith; ผู้สมัคร; พูดคุยเรื่องโอกาสในการว่าจ้าง" ในกรณีที่คุณเลี้ยงอาหารกลางวันมูลค่า 20 ดอลลาร์ให้ใครสักคน แต่หากงานเลี้ยงส่งท้ายปีของคุณมีค่าใช้จ่าย 150,000 ดอลลาร์ ให้ปรึกษากับนักบัญชีของคุณ และสอบถามว่าคุณจะต้องใช้เอกสารพิสูจน์เท่าใดจึงจะเหมาะสม