Se vieni pagato, congratulazioni! Hai creato qualcosa che le persone volevano tanto da metterci del denaro. Per assicurarti che la tua attività rimanga sana e aiutarti a concentrarti più sull'attività che sul mantenerla attiva, ti consigliamo di tenere traccia dei movimenti finanziari in entrata e in uscita dalla tua attività. Ti diamo il benvenuto nell'affascinante mondo della contabilità.

Concetti relativi a contabilizzazione e contabilità

Storicamente, esisteva una distinzione tra le funzioni di contabilizzazione e contabilità, ma la distinzione si sta indebolendo poiché in molti casi entrambe le funzioni sono svolte da computer anziché da persone.

La contabilizzazione consiste nel registrare i dettagli delle transazioni nei registri contabili (libri contabili) dell'azienda. Storicamente viene vista come un lavoro svolto da specialisti attenti ai dettagli, non qualcosa che richiede un livello di istruzione superiore.

La contabilità trasforma i dati dei libri in conclusioni sullo stato di salute dell'attività. Parte di questa funzione è stata in gran parte assunta dai programmi informatici: visto che i libri contabili dell'attività sono informatizzati, il calcolo di un bilancio (rendiconto che elenca le attuali attività e passività dell'attività) risulta banale.

Nella maggior parte delle attività, i commercialisti forniscono consulenza sulla struttura dell'attività (ad esempio, il flusso di cassa tra una capogruppo e una controllata), progettano procedure e controlli per le nuove transazioni, operazioni più complicate rispetto al lavoro di routine gestito da contabili o computer, e forniscono consulenza su argomenti finanziari ai titolari o ai manager dell'attività. Spesso aiutano anche a pianificare le imposte e a preparare le dichiarazioni fiscali.

Cosa sono i "libri"?

La tua attività conserva molti tipi di registrazioni. Una di queste categorie, che descrive un trasferimento di valore da e verso l'attività, è chiamata "libri". I libri contabili tengono traccia del valore, non sempre necessariamente del denaro, anche se per comodità parleremo di denaro anziché del lungo elenco di beni di valore di cui un'attività può tenere traccia.

L'espressione fisica dei "libri contabili" è diversa per ogni attività: per alcune attività è letteralmente un libro mastro con le registrazioni fisiche delle transazioni, per altre è un file Excel, per altre sono documenti distribuiti in più sistemi contabili diversi.

In un libro mastro, ogni voce ha un importo, una descrizione, una data e una qualche idea di dove proviene e dove va a finire il denaro. Puoi pensare a un libro mastro come al tuo libretto degli assegni o all'estratto conto bancario, anche se questi sono molto semplici rispetto a quello che probabilmente avrà la tua attività.

La maggior parte delle attività utilizza la contabilità in partita doppia, in cui l'attività conserva più libri mastri logici, ognuno dei quali rappresenta un conto dell'attività. I "conti" in questo caso potrebbero corrispondere a conti bancari effettivi o a qualcosa a cui è utile pensare, ma non ha un proprio luogo fisico, come i "ricavi". La contabilità in partita doppia registra ogni transazione due volte: come accredito su un conto e come addebito su un altro conto.

La contabilità in partita doppia era una tecnologia rivoluzionaria già nel 1400, perché rende meno probabili gli errori e gli illeciti rispetto all'utilizzo di un unico registro per l'attività. Oggigiorno sono i computer a fare la maggior parte del lavoro effettivo, quindi il titolare dell'attività può evitare probabilmente di pensare alla logistica della contabilità e concentrarsi invece sul prendere decisioni corrette riguardo ai risultati delle registrazioni contabili e della contabilità.

Separare la proprio vita finanziaria

Uno dei primi passi da compiere per stabilire controlli contabili adeguati sulla propria attività è separare la propria vita personale da quella dell'attività. Questo è spesso difficile all'inizio, poiché molti imprenditori iniziano a gestire l'attività come un'estensione della propria identità personale. È naturale e prevedibile ma, non appena possibile, è necessario distinguere chiaramente tra il denaro all'interno dell'attività e quello all'esterno dell'attività.

Questo ha alcuni vantaggi:

Uno dei modi più semplici per i creditori di un'azienda, o di altri che hanno rivendicazioni nei suoi confronti, per "superare le personalità giuridica" è dimostrare che l'azienda non era un'attività in buona fede, ma veniva trattata dall'imprenditore come un portafoglio separato. "Superare le personalità giuridica" è un termine del gergo legale per rendere nulla la presunzione che le responsabilità della società siano esclusivamente a carico della società e non dei suoi proprietari. In qualità di titolare di un'azienda, è urgente evitare che questo avvenga.

Pagare le spese personali dai conti aziendali o le spese aziendali dai conti personali tende a dimostrare che l'azienda è solo una finzione. Dato che gli imprenditori che costituiscono una società vogliono (e dovrebbero) beneficiare della limitazione di responsabilità offerta dalla sua costituzione, dovrebbero fare attenzione a conservare la distinzione.

Inoltre, dal punto di vista operativo è più semplice se le transazioni dell'attività e le transazioni personali rimangano in conti separati. Non esiste un obbligo particolare nel tenere libri contabili accurati per sé stessi, ma lo si deve fare per l'attività. Se si sa che ogni transazione di una carta di credito è relativa all'attività, questo semplifica la contabilità; se sai con certezza che nessuna transazione è relativa all'attività, puoi buttare via l'estratto conto senza conseguenze per l'attività.

L'applicazione di una disciplina per i movimenti di denaro tra la società e te stesso può aiutare a far emergere i problemi prima che siano irrisolvibili. Le attività sono complesse; anche le piccole attività possono facilmente avere centinaia di transazioni al mese. È molto facile avere la percezione sbagliata che la propria attività stia andando bene mentre in realtà sta perdendo denaro. Questo può accadere se il denaro entra ed esce continuamente dai conti personali, e potresti non rendertene conto a meno che non presti molta attenzione alla frequenza con cui supporti personalmente le spese aziendali. Questo accade anche a imprenditori di grande talento e svegliarsi può rappresentare una dolorosa consapevolezza.

Fortunatamente, le attività online sono in una posizione molto favorevole per essere separate dalle proprie finanze personali, a causa del numero di operazioni che avvengono in formato elettronico. Se ricordi alcune semplici regole, la tua attività sarà in grado di comportarsi correttamente. Vediamo come gestire alcune delle transazioni più comuni.

Modi per semplificare la contabilità

Ricavi: apri un conto corrente dell'attività come principale deposito di denaro per l'attività. Assicurati che tutti i ricavi dell'attività siano depositati su quel conto corrente. Ad esempio, chiedi a Stripe (o a un altro elaboratore dei dati della carta di credito) di inviare i fondi a quel conto. Se ricevi assegni, depositali sul conto (anziché incassarli).

In questo modo potrai scansionare rapidamente i depositi nell'attività, che corrisponderanno quasi tutti a ricavi, e confrontarli con le vendite.

Depositi diversi dai ricavi: il denaro viene trasferito occasionalmente nelle attività per motivi diversi da "un cliente ha pagato". Esempi importanti includono investimenti, imprenditori che prestano denaro all'attività, ecc. È consigliabile mantenere possibilmente rare queste transazioni e documentarle in modo appropriato.

All'inizio della vita dell'attività, quando il flusso di cassa non è ancora in attivo, un imprenditore avrà spesso bisogno di iniettarvi del denaro. Questo è corretto, se tu puoi permettertelo, ma devi fare in modo che questo avvenga il meno possibile. Farlo mensilmente è una buona frequenza, più volte alla settimana non lo è.

Spese: attiva una o poche carte di credito, che possono essere intestate a tuo nome o a quello dell'attività. Spesso le carte di credito aziendali sono difficili da qualificare nelle prime fasi della vita dell'attività. Se possibile, concentra tutte le spese per l'attività su una sola carta di credito; non caricare mai le spese personali sulle carte di credito aziendali.

Non effettuare transazioni miste, che in seguito saranno pesanti per la contabilità. Se devi effettuare un acquisto da Amazon con articoli correlati e articoli non correlati all'attività, effettua due acquisti. La spedizione potrebbe costare un po' di in più (su conti SaaS aggiuntivi o più tempo per chiedere al commesso di un negozio di registrare due acquisti), ma risparmierai sui costi e sull'appesantimento della contabilizzazione. Ci sono molti aspetti della tua attività in cui la tua attenzione personale realizza un valore aggiunto. Rispondere alla domanda "Questa confezione di batterie era per l'attività o personale?" non è uno di questi, quindi non organizzare l'attività in modo che ti venga regolarmente posta quella domanda.

Paga le carte di credito aziendali dal conto corrente dell'attività e solo dal conto corrente dell'attività.

Devi ridurre al minimo il numero di spese per l'attività effettuate con qualsiasi metodo diverso dalla carta di credito aziendale, in particolare le transazioni in contanti. Se devi rimborsare te stesso o un dipendente, assicurati di tenere traccia della spesa e del rimborso.

Alcuni enti governativi, proprietari di immobili, ecc., possono essere pagati solo con un assegno; utilizza i servizi bancari online per staccare gli assegni direttamente dal conto corrente dell'attività, oppure utilizza gli addebiti diretti o i pagamenti ACH per il pagamento.

Prestiti dall'attività all'imprenditore: evita di erogarli. Gli investitori li odiano perché di solito indicano un uso improprio dei fondi aziendali. Complicano inutilmente la contabilità. Rendono più difficile convincere che tu e la tua attività siete delle entità separate. Idealmente, vuoi che il flusso di cassa tra l'attività e la tua persona unidirezionale e relativamente raro: un assegno mensile per gli stipendi, una distribuzione trimestrale degli utili, ecc. Questi sono facili da contabilizzare e hanno un trattamento chiaro in termini di conseguenze fiscali.

Ad esempio, è molto facile che una contabilità imprecisa registri interamente come ricavi i rimborsi dei prestiti all'attività (questo non è corretto e aumenta inutilmente il carico fiscale dell'attività) o siano considerati come ricavi dall'agenzia delle entrate (questo non è corretto, ma potrebbe essere difficile difendersi da una contabilità imprecisa).

Se hai bisogno di credito, richiedilo a una banca. Pagare un TAEG del 18% su un saldo medio di 5.000 $ nel corso dell'anno è molto meno costoso che pagare un commercialista per rispondere alle domande dell'IRS su un prestito informale che manca di documentazione, o su numerose transazioni fra il titolare e l'attività.

L'IRS ha anche regole severe sui "prestiti con parti correlate", che richiedono più documentazione rispetto ai prestiti ricevuti dalle banche. Se non conservi questa documentazione, puoi essere soggetto a sanzioni, non per abuso del prestito, ma semplicemente perché non hai rispettato le regole sulla documentazione.

Se scegli di concederli, rivolgiti al tuo commercialista per documentare quei prestiti in modo corretto, oppure risparmiati il disturbo e non prendere in prestito del denaro né concedere prestiti alla tua attività senza un'attenta valutazione.

Contabilità per cassa e contabilità per competenza

Esistono due metodi di contabilizzazione ampiamente utilizzati dalle aziende online: contabilità per cassa e contabilità per competenza. Si tratta di processi materialmente diversi che coinvolgono le registrazioni e la contabilità, e possono comportare differenze sostanziali per le imposte. Probabilmente sceglierai uno dei due metodi e ti atterrai ad esso per anni (i due metodi implicano modi diversi di tenere i libri contabili dell'attività, poi dovrai anche comunicare all'IRS quale metodo stavi utilizzando nel presentare le prime dichiarazioni fiscali per l'azienda. Il cambio di metodo richiede una dichiarazione alle agenzie fiscali e, spesso, molto lavoro interno per garantire che la transizione sia contabilizzata correttamente, quindi è opportuno evitarlo, se possibile).

Nel metodo per cassa, la tua attività registra i ricavi non appena sono "disponibili senza limitazioni". Questo è un termine specifico dell'IRS, e una visione semplificata è "Se il tuo cliente pensa di averti pagato, probabilmente hai registrato i ricavi per l'importo che pensa di aver pagato". I ricavi che sono stati accreditati in uno dei tuoi conti sono ricavi certi a partire da quell'istante. Gli assegni che ti sono stati inviati diventano ricavi nel momento in cui vengono inviati, anziché nel momento in cui vengono ricevuti.

Le spese sono altrettanto semplici: le registri quando vengono effettivamente pagate.

Molti imprenditori avviano la loro attività utilizzando il metodo per cassa, in quanto è molto facile da capire, anche per gli imprenditori senza un retroterra imprenditoriale.

Il metodo per competenza è più complicato del metodo per cassa, in quanto consente all'attività (e alle altre parti interessate) di avere in ogni momento una comprensione più accurata della salute reale dell'attività.

Nel metodo per competenza, ricavi e costi vengono riconosciuti una volta stabilito l'importo e si sa che è (in linea di principio) esigibile, e dopo che si sono state verificate le prestazioni economiche.

Questo significa, ad esempio, che se accetti dei fondi per un ordine ma non hai ancora spedito, non riconosci i ricavi fino alla spedizione (iscrivi un attivo per i fondi e un passivo per ricavi non guadagnati, che rappresentano l'obbligo della società di spedire il valore equivalente delle merci; quindi nel momento in cui spedisci diminuisci la passività e incrementi i ricavi). Contabilizzazione: facile, una volta che prendi confidenza... ma è meglio che dedichi il tuo tempo a fare praticamente tutto il resto, quindi paga qualcuno che lo faccia per te.

Molti investitori si aspetteranno che la contabilità si basi sul metodo per competenza, poiché esistono vari modi in cui il metodo per cassa consente di far sembrare un'attività più redditizia di quanto non lo sia in realtà. Il cambio del metodo contabile può essere fatto alla fine di un periodo fiscale, ma è più di un semplice grattacapo, quindi se sai di essere in cerca di investimenti, puoi iniziare con il metodo per competenza per evitare di dover rivoluzionare tutti i libri contabili dopo alcuni mesi.

Requisiti di giustificazione

La tua attività è tenuta a giustificare (documentare i relativi fatti) qualsiasi transazione registrata nei libri contabili. Dovrai tenere registrazioni organizzate, oltre a quelle contabili, che ti permetteranno di rispondere rapidamente alle domande su qualsiasi transazione.

Questo è molto importante per le transazioni più importanti, o per quelle in alcune parti ad alto rischio della dichiarazione fiscale, ma in linea di principio è necessario essere in grado di giustificare tutto.

L'IRS non impone di adottare uno stile particolare per la tenuta dei registri, ma solo di farlo in un modo coerente, che consenta di essere conformi ai propri obblighi. Di solito, le aziende che operano in Internet conservano la maggior parte delle registrazioni in uno o più sistemi informatici. È importante sapere dove si trovano le informazioni, poterle estrarre a proprio piacimento e disporre delle registrazioni per un periodo di tempo appropriato. In generale, si tratta di tre anni dopo la dichiarazione dei redditi di quell'anno, ma vi sono alcune eccezioni. In pratica, le attività che operano in Internet dovrebbero archiviare i dati di supporto per un tempo indeterminato. Lo spazio su disco rigido è praticamente gratuito, ed è certamente più economico che far girare una routine per mantenere o eliminare determinati documenti.

Giustificare i ricavi è abbastanza facile: basta conservare le copie di ricevute e fatture. Se hai delle transazioni particolarmente importanti, probabilmente dovresti indicare i contratti o altra documentazione che attesti i dettagli del lavoro effettivamente svolto.

Le ricevute e le fatture saranno generalmente centralizzate nel sistema in modo naturale. Se ti capita di eseguire una migrazione del sistema, ricordati di salvare le vecchie ricevute o fatture in un luogo dove non saranno cancellate dopo la migrazione. Organizzale almeno anno per anno; spesso è utile poterle ordinare all'interno dell'anno, poiché una forma comune di richiesta è "Nei tuoi libri contabili, il 3 dicembre 2012 appare una voce di 12.000 $ di ricavi."

Giustificare le voci di spesa è leggermente più complicato, poiché le spese sono in genere molto più diversificate dei ricavi. Inoltre, alcuni tipi di spese hanno requisiti di tenuta dei registri insolitamente dettagliati.

Per qualsiasi acquisto di beni o servizi presso la tua azienda è consigliabile adottare una politica che preveda la necessità di una ricevuta o di una fattura scritta, e che tutte le ricevute o le fatture siano conservate in un luogo centrale. Molte aziende utilizzano un software di tracciamento delle ricevute o delle spese. Un modo più tecnologico per farlo, comunque conforme, è creare un indirizzo email ricevute@ per la tua azienda e richiedere che tutti i dipendenti, come politica, si facciano spedire le ricevute a quell'indirizzo, o inoltrino le ricevute se le ricevono personalmente.

Se una transazione non genera una ricevuta, dovresti trattarla come un'anomalia. Parte della norma di conservare le ricevute è condizionare il trasferimento di denaro dall'azienda alla presentazione di una documentazione che lo giustifichi; le transazioni che non hanno ricevute sono per natura sospette e possono rappresentare operazioni che la tua attività vuole scongiurare, come l'appropriazione indebita. Il più delle volte il motivo è innocente, ma dovresti comunque creare immediatamente una registrazione scritta della transazione e conservarla dove conservi le ricevute e le fatture. Tieni presente che non è accettabile compilare registrazioni già scritte, ad esempio dagli estratti conto delle carte di credito: l'IRS vuole che le registrazioni siano contemporanee alla transazione o di poco successive, quando i dettagli sono recenti ed esistono minime possibilità di falsificarli per ottenere un vantaggio fiscale.

Per la maggior parte delle transazioni, le registrazioni scritte non devono essere elaborate, in particolare quelle di piccolo importo; anche le ricevute non sono in genere così elaborate. Consigliamo di descrivere chi hai pagato (con un livello di dettaglio adeguato: "un uomo" non è corretto, ma probabilmente "Fiorista della 3a strada" lo è, almeno per una piccola transazione), l'importo pagato esattamente, il modo di pagamento (da un conto corrente, in contanti, ecc.), cosa è stato acquistato e la logica per cui non è presente una ricevuta o fattura formale.

Le registrazioni elettroniche sono considerate come le registrazioni scritte, in particolare quando le conservi in modo ordinato nel normale corso dell'attività. Se la tua attività, ad esempio, ha adottato come prassi ordinaria conservare le ricevute nella casella email entrate@, un'email di due righe a entrate@ è una registrazione scritta creata nel normale corso delle operazioni aziendali e sarà generalmente trattata in modo ordinario.

Devi conservare indefinitamente gli estratti conto (e documenti simili) di tutti i conti bancari, delle carte di credito, ecc. Tieni presente che, a volte, le banche conservano gli estratti conto nei propri sistemi per un tempo inferiore a quello che vorresti tu. Salva come prassi le copie elettroniche in un luogo che puoi controllare. A volte le banche chiudono e non è necessario ricostruire un estratto conto di cinque anni prima solo perché hai chiuso il conto o nel frattempo la banca è stata acquistata.

Alcuni contribuenti abusano a volte delle spese di viaggio, di trasporto, di intrattenimento e dei regali, quindi esistono requisiti specifici per la tenuta dei registri contabili. È necessario prestare particolare attenzione a tenere registrazioni scritte contemporanee a quelle transazioni; l'IRS descrive ciò che serve nella pubblicazione 463. Anteprima delle prossime attrazioni: è necessario tenere un foglio di calcolo per ciascun dipendente che mostri le date del viaggio, dove ha soggiornato (chiedere le ricevute!) e qual era lo scopo del viaggio di lavoro. Ogni volta che si svolge un'attività di intrattenimento (compresi i pasti), è necessario registrare i partecipanti e lo scopo specifico dell'attività, insieme alle informazioni sulla transazione; molte piccole imprese possono semplicemente scriverlo sul retro della ricevuta.

Come per la maggior parte degli argomenti relativi alla tassazione, le autorità cercano di essere ragionevoli sul livello di formalità richiesto per le piccole transazioni, che aumenta man mano che le transazioni diventano più grandi, più frequenti o più concrete nel contesto totale dell'attività. È improbabile che tu debba scrivere molto più di "Dan Smith; candidato; discussa opportunità di lavoro" se paghi a qualcuno un pranzo del valore di 20 $. Se la tua festa di fine anno costa 150.000 $ alla tua azienda, falla esaminare dal tuo commercialista e chiedi quale sia la motivazione appropriata.