Si vous êtes payé, félicitations ! Vous avez créé quelque chose que les gens voulaient suffisamment pour l’échanger contre de l'argent. Pour vous assurer que votre entreprise reste en bonne santé et vous aider à vous concentrer davantage sur l'entreprise que sur des tâches annexes, vous voudrez conserver dans des registres les flux monétaires entrants et sortants de votre entreprise. Bienvenue dans le monde fascinant de la tenue de livres et de la comptabilité.

Qu’est-ce que la tenue de livres ? Qu’est-ce que la comptabilité ?

Historiquement, il y avait une distinction entre les fonctions de tenue de livre et de comptabilité, mais cette distinction s'affaiblit, car une majorité des deux fonctions est maintenant assurée par des ordinateurs plutôt que par des personnes.

La tenue de livres consiste à enregistrer les détails des transactions dans les livres (livres comptables) de l'entreprise. Cela a toujours été considéré comme un travail effectué par des spécialistes minutieux, mais pas nécessairement avec un diplôme supérieur.

La comptabilité transforme les données des livres en conclusions sur la santé de l'entreprise. Une partie de cette fonction a été en grande partie déléguée aux programmes informatiques. Étant donné que les livres de l'entreprise sont informatisés, le calcul d'un bilan (un rapport répertoriant l'actif et le passif présents de l'entreprise) ne pose aucun problème.

Dans la plupart des entreprises, les comptables conseillent sur la structure de l’entreprise (par exemple, la façon dont les fonds circulent entre une société mère et une filiale), conçoivent des procédures et des contrôles pour les transactions nouvelles, qui sont plus complexes que le travail de routine géré par les comptables ou les ordinateurs, et conseillent les propriétaires ou les gestionnaires de l’entreprise sur des sujets financiers.

Qu’est-ce qu’un « livre » ?

Votre entreprise tient de nombreux types de registres. L’un d’entre eux, qui décrit le mouvement de valeurs vers et depuis votre entreprise, est appelé « livres comptables ». Les livres comptables suivent les flux de valeurs, pas nécessairement que l’argent, mais, par souci de commodité, nous parlerons d’argent plutôt que de la longue liste de choses de valeur à propos desquelles une entreprise peut tenir des registres.

La forme physique des « livres comptables » est différente selon les entreprises : chez certaines, il s’agit littéralement d’un livre physique sur lequel sont notées les transactions ; chez d’autres, il s’agit d’un fichier Excel, chez d’autres encore, il est réparti entre plusieurs systèmes comptables différents.

Chaque entrée d'un grand livre contient un montant, une description, une date et une certaine notion de la provenance et de la destination de l'argent. Vous pouvez considérer votre chéquier ou vos relevés bancaires comme un grand livre, bien qu'il soit très simple par rapport à celui que votre entreprise est susceptible d'avoir.

La plupart des entreprises utilisent la comptabilité en partie double : l’entreprise tient plusieurs grands livres logiques, chacun représentant un compte de l’entreprise. Les « comptes » peuvent ici correspondre à de vrais comptes bancaires, mais aussi à des notions qu’il est utile de garder à l’esprit, mais qui n’ont pas d’existence physique propre, comme les « revenus », par exemple. La comptabilité en partie double enregistre chaque transaction deux fois : c’est à la fois un crédit sur un compte et un débit sur un autre.

La comptabilité en partie double était une technologie révolutionnaire dans les années 1400, car elle rend les erreurs et les malversations moins probables qu’avec l'utilisation d'un seul grand livre pour l'entreprise. De nos jours, les ordinateurs effectuent la plupart du travail, ce qui permet aux propriétaires d'entreprise d'éviter de se préoccuper trop souvent de la logistique de la comptabilité et de se concentrer plutôt sur la prise de bonnes décisions concernant les résultats des processus comptables.

Séparer ses différentes finances

L'une des premières mesures à prendre pour prendre un contrôle comptable approprié sur votre entreprise est de séparer votre vie personnelle de la vie de votre entreprise. Cela est souvent difficile au début, car de nombreux entrepreneurs commencent par gérer leur entreprise comme une extension de leur identité personnelle. C'est naturel et attendu, mais, dès que possible, vous devez faire une division claire entre l'argent à de l'entreprise et votre argent personnel.

Cela présente plusieurs avantages :

L'un des moyens les plus simples pour les créanciers d'une entreprise, ou d'autres ayant des créances contre elle, de « percer le voile corporatif » est de démontrer que l'entreprise n'était pas une entreprise légitime, mais plutôt traitée comme une poche séparée pour l'entrepreneur. « Percer le voile corporatif » est une expression juridique qui signifie annuler la présomption que les passifs de la société reposent uniquement sur la société et non ses propriétaires. En tant que propriétaire d'une entreprise, vous voulez absolument éviter que cela se produise.

Le paiement de dépenses personnelles à partir des comptes d’entreprise ou de dépenses d’entreprise à partir de vos comptes personnels tend à démontrer que l’entreprise n’est pas une entité à part entière. Étant donné que les entrepreneurs qui se constituent en société veulent (et devraient bénéficier) de la limitation de responsabilité offerte par la constitution en société, ils doivent veiller à maintenir la distinction.

En outre, il est tout simplement plus facile sur le plan opérationnel de garder les transactions de votre entreprise et les transactions personnelles dans des comptes distincts. Vous n'avez pas d'obligation particulière de tenir les comptes exacts à titre personnel, mais vous êtes tenus de le faire pour votre entreprise. Si chaque transaction sur une carte bancaire est considérée comme liée à l'entreprise, cela facilite votre comptabilité ; si vous savez avec certitude qu'aucune n'est liée à l'entreprise, alors vous pouvez l’ignorer sans conséquence pour l'entreprise.

Conserver une certaine discipline concernant les flux monétaires entre la société et vous-même peut aider à faire apparaître les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent. Les entreprises sont compliquées ; même les petites entreprises peuvent facilement avoir des centaines de transactions en un mois. Il est très facile de croire à tort que son entreprise se porte bien alors qu'elle perd en fait de l'argent. Cela peut se produire si de l’argent entre et sort de vos comptes personnels tout le temps, et vous pourriez ne pas vous en rendre compte, à moins de prêter une attention très étroite à la fréquence à laquelle vous engagez personnellement des dépenses professionnelles. Cela arrive même aux entrepreneurs très talentueux, et ce n’est jamais agréable quand cela arrive.

Les entreprises en ligne sont, heureusement, très bien positionnées pour se distinguer de vos finances personnelles, en raison de la façon dont une grande partie de l'entreprise reste en ligne. Si vous vous souvenez de quelques règles simples, votre entreprise fonctionnera bien sans que vous ayez à y prêter attention. Voici comment gérer certaines des transactions les plus courantes.

Comment simplifier la comptabilité

Revenus : ouvrez un compte courant d'entreprise comme principal lieu de détention de l'argent pour l'entreprise. Assurez-vous que tous revenus de l'entreprise sont déposés sur ce compte courant. Par exemple, demandez à Stripe (ou à votre autre sous-traitant de cartes bancaires) d'envoyer des fonds sur ce compte. Si vous recevez des chèques, versez-les sur le compte plutôt que de les encaisser.

Ce faisant, vous (ou vos comptables) pourrez scanner rapidement les dépôts dans l'entreprise, qui apparaîtront presque tous comme des éléments de revenus, et les comparer à vos ventes.

Dépôts sans revenus : l’argent se déplace occasionnellement dans les entreprises pour d’autres raisons que des paiements effectués par un client, par exemple, l’investissement, les entrepreneurs prêtant de l’argent à l’entreprise, etc. Vous devez garder ces transactions aussi peu fréquentes que possible et les documenter de manière appropriée.

Au début de l’entreprise,lorsqu'elle n'est pas encore rentable, un entrepreneur devra souvent y injecter de l’argent. Ce n’est pas problématique, à supposer que vous en ayez les moyens, mais arrangez-vous pour que cela soit le moins fréquent possible. Injecter de l’argent mensuellement est une bonne cadence ; plusieurs fois par semaine ne l’est pas.

Dépenses : ouvrez une carte ou un petit nombre de cartes bancaires. Celles-ci peuvent être en votre nom personnel ou au nom de l'entreprise — les cartes bancaires d'entreprise sont souvent difficiles à obtenir au début de la vie de votre entreprise. Indiquez toutes les dépenses d’entreprise sur une carte bancaire lorsque cela est possible ; mais n’inscrivez jamais de dépenses personnelles sur les cartes bancaires d'entreprise.

N'effectuez pas de transactions mixtes ; elles sont difficiles à gérer pour la comptabilité par la suite. Si vous devez effectuer un achat auprès d'Amazon avec des articles liés à l'entreprise et des articles non liés, effectuez plutôt deux achats. Cela peut vous coûter un peu plus de frais de livraison (ou nécessiter plusieurs comptes SaaS ou demander plus de temps à un employé pour enregistrer deux achats dans un magasin), mais vous économiserez sur les frais de comptabilité et l'aggravation. Il existe de nombreux aspects de votre entreprise où votre attention personnelle crée de la valeur ajoutée. Répondre à la question : « Ce paquet de batteries était-il un achat pour l’entreprise ou personnel ? » n'en fait pas partie, alors n'organisez pas l'entreprise de telle sorte qu'on vous pose régulièrement cette question.

Payez ces cartes de crédit à partir du compte courant de l'entreprise et uniquement à partir du compte courant de l'entreprise.

Vous devez minimiser le nombre de dépenses d'entreprise qui se produisent via toute autre méthode que votre carte bancaire d’entreprise, plus particulièrement les transactions en espèces. Si vous devez vous rembourser ou rembourser un employé, assurez-vous de conserver des registres à la fois de la dépense et du remboursement.

Certains organismes publics, propriétaires, etc., ne peuvent être payés que par chèque ; utilisez vos services bancaires en ligne pour leur faire des chèques directement depuis le compte courant de l'entreprise, ou utilisez les prélèvements automatiques ou des paiements ACH pour les payer.

Les prêts de l'entreprise à l'entrepreneur : évitez ce genre de prêts. Les investisseurs les détestent parce qu'historiquement, ils peuvent indiquer une mauvaise utilisation des fonds de l’entreprise. Ils compliquent inutilement la comptabilité, rendent la frontière entre vous et votre entreprise plus floue. Idéalement, vous voulez que les flux de trésorerie entre l'entreprise et vous-même soient unidirectionnels et relativement peu fréquents : un chèque de salaire mensuel, une distribution trimestrielle, etc. Ceux-ci sont faciles à prendre en compte et leur traitement fiscal est clair.

Les prêts peuvent facilement se retrouver… désordonnés. Par exemple, il est très facile pour une comptabilité laxiste de se retrouver avec des remboursements de prêt à l’entreprise soit enregistrés comme des revenus (ce qui est incorrect et augmente inutilement les impôts de l’entreprise), soit considérés comme des revenus par l’administration fiscale (ce qui est incorrect, et peut être facilement mal géré par une comptabilité laxiste).

Si vous avez besoin d'un crédit, obtenez-le auprès d'une banque. Payer un TAEG de 18 % sur un solde moyen de 5 000 $ sur une année est beaucoup moins coûteux que de payer votre comptable à réponde aux questions de l'IRS concernant un prêt informel qui manque de documentation ou des transactions importantes entre le propriétaire et l'entreprise.

L'IRS a également des règles strictes sur les « prêts entre apparentés », qui exigent plus de documents que les prêts reçus des banques. Si vous ne parvenez pas à correctement gérer cette documentation, vous pouvez être pénalisé, non pas parce que vous aviez l'intention d'abuser du prêt, mais simplement parce que vous n'avez pas respecté les règles concernant cette documentation.

Demandez à votre comptable comment documenter ces prêts de manière appropriée si vous choisissez de les faire. Ou alors, évitez-vous la peine et n’empruntez simplement pas d’argent à votre entreprise ou ne la prêtez pas à votre entreprise sans y avoir réfléchi à l’avance.

Comptabilité de trésorerie et comptabilité d'exercice

Il existe deux méthodes de comptabilité largement utilisées par les entreprises en ligne : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'exercice. Il s'agit de processus de comptabilité et de tenue de livres sensiblement différents, qui peuvent entraîner des différences substantielles au niveau des impôts. Vous en choisirez une et vous y tiendrez probablement pendant des années. (Les deux méthodes impliquent des manières différentes de tenir les livres comptables pour votre entreprise ; vous devrez également indiquer à l'IRS quelle méthode vous utilisiez lors de votre première déclaration d'impôt pour l'entreprise. Changer de méthode nécessite à la fois de remplir les formulaires de déclaration auprès de l’administration fiscale et souvent beaucoup de travail interne pour vous assurer que la transition est correctement comptabilisée. Vous devrez donc éviter cette situation autant que faire se peut.)

En ce qui concerne la méthode de trésorerie, votre entreprise enregistre les revenus dès qu'ils sont « à votre disposition sans restriction ». Il s'agit d'un terme de l'IRS ; qui signifie grossièrement « Si votre client pense qu'il vous a payé, vous avez probablement comptabilisé les revenus avec le montant qu'il pense qu'il vous a payé ». Les revenus arrivés sur l'un de vos comptes sont considérés comme des revenus dès cet instant précis. Les chèques qui vous ont été envoyés sont considérés comme des revenus au moment où ils sont envoyés plutôt qu'à leur réception.

Les dépenses sont également simples : vous les comptabilisez au moment où elles sont réellement payées.

De nombreux entrepreneurs créent leur entreprise en utilisant la méthode de trésorerie, car elle est très facile à comprendre, même pour les entrepreneurs sans connaissances préalables.

La méthode de la comptabilité d’exercice est plus compliquée que la méthode de la trésorerie. Elle permet cependant à l’entreprise (et aux autres parties intéressées) d’avoir une compréhension plus précise de la santé réelle de l’entreprise à tout moment.

Avec la méthode de la comptabilité d'exercice, les revenus et les charges sont comptabilisés une fois que le montant est fixé, reconnu (en principe) recouvrable, et après que la performance économique a eu lieu.

Par exemple, si vous acceptez des fonds pour une commande, mais que vous n'avez pas encore expédié, vous ne comptabilisez les revenus qu'après l'expédition. (Vous comptabilisez un actif pour les fonds et un passif de revenus constatés d'avance représentant l'obligation de la société d'expédier la valeur équivalente des marchandises ; vous diminuez ensuite le passif lorsque vous expédiez et augmentez les revenus.) La tenue de la comptabilité est facile une fois que vous avez le coup de main… mais vous pouvez mieux occuper votre temps en faisant presque n’importe quelle autre tâche, alors payez plutôt quelqu'un pour le faire pour vous.

De nombreux investisseurs s’attendront à ce que les livres comptables soient établis selon la méthode de comptabilité d’exercice, car il existe différentes façons de déclarer les revenus par le biais de la méthode de comptabilité trésorerie, ce qui donne l’impression qu’une entreprise est plus prospère qu’elle ne l’est en réalité. Changer de méthode comptable peut se faire à la fin d’une période fiscale, mais est vrai un casse-tête. Si vous savez que vous vous engagez sur la voie de l’investissement, vous pouvez donc directement commencer avec la méthode de comptabilité d’exercice pour vous éviter d’avoir à revoir tous vos livres quelques mois plus tard.

Exigences en matière de justification

Votre entreprise est tenue de justifier (fournir des documents à propos de) toute transaction inscrite à vos livres. Vos registres et vos livres doivent rester organisés, ce qui vous permettra de répondre rapidement aux questions posées sur toute transaction.

Cela est particulièrement important pour les transactions plus importantes ou pour les transactions figurant dans les sections à haut risque de votre déclaration d’impôt, mais vous devez en principe être en mesure de justifier de tout.

L'IRS ne vous oblige pas à adopter un style particulier de tenue de registres, mais seulement de le faire de manière cohérente pour se conformer à vos obligations. Les entreprises en ligne conservent habituellement la plupart de leurs registres dans un ou plusieurs systèmes informatiques. Il est important que vous sachiez où se trouvent les informations, que vous puissiez y accéder à volonté et que vos registres soient disponibles pendant la durée nécessaire, en général trois ans après la déclaration d'impôt pour l'année en question. Il existe néanmoins quelques exceptions. En pratique, les entreprises en ligne doivent stocker les données justificatives indéfiniment. L'espace disque dur est pratiquement gratuit ; il est certainement moins coûteux que de mettre en place un processus pour régulièrement décider de conserver ou de supprimer des documents spécifiques.

La justification des éléments de revenus est assez facile : conservez des copies des reçus et des factures. Si vous avez des transactions particulièrement importantes, vous voudrez probablement pouvoir indiquer les contrats ou autres documents attestant des détails des travaux réellement effectués.

Vos reçus ou factures seront généralement centralisés par nature dans votre système. Si vous changez de système, pensez à enregistrer les anciens reçus ou factures à un endroit où ils ne seront pas supprimés une fois la migration terminée. Il est judicieux de les organiser au moins par année, car une forme courante de demande d'information est « Vos livres indiquent un revenu de 12 000 $ le 3 décembre 2012. Justifiez-le avec un niveau de détail approprié ».

La justification des éléments de dépenses est légèrement plus délicate, car les dépenses sont généralement beaucoup plus variées que les revenus. En outre, certains types de dépenses nécessitent une tenue de registres exceptionnellement détaillée.

Vous aurez besoin de mettre en place une politique selon laquelle tout achat de biens ou de services dans votre entreprise nécessite un reçu ou une facture écrite et que tous ces reçus ou factures soient conservés dans un endroit centralisé. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de suivi des reçus ou des dépenses. Une façon moins technologique, mais tout aussi conforme est d'établir une adresse e-mail pour vos reçus et d'exiger de tous les employés qu'ils y fassent livrer tous les reçus ou qu'ils y transfèrent tous ceux qu’ils reçoivent personnellement.

Si une transaction n'aboutit pas à un reçu, vous devez la traiter comme une anomalie. Une partie de la discipline de gestion des reçus consiste à forcer les mouvements d'argent hors de l'entreprise à toujours être justifiés par des documents ; les transactions sans reçus sont suspectes par nature et peuvent représenter une activité que votre entreprise veut cacher, comme le détournement de fonds. La plupart du temps, la raison est anodine, mais vous devez tout de même créer immédiatement une trace écrite de la transaction et la stocker là où sont vos reçus et factures. Notez que le fait de justifier après coup des relevés, par exemple un relevé bancaire, n'est pas acceptable : l'IRS souhaite que les preuves soient conservées au moment de la transaction ou peu de temps après, lorsque les détails sont encore frais et qu'il y a peu de possibilités de les manipuler pour son avantage fiscal.

Il n'est pas nécessaire d’avoir des registres écrits extrêmement complets pour la plupart des transactions, en particulier pour les plus petites. Les reçus ne sont généralement pas très détaillés non plus. Vous devrez indiquer qui vous avez payé (avec un niveau de détail approprié : « un homme » n'est pas approprié, mais « le magasin de fleurs de la 3e Rue » l’est certainement, au moins pour une petite transaction), le montant exact payé, le mode de paiement (à partir d'un compte, en espèces, etc.), ce qui a été acheté et la raison pour laquelle on n'a pas de reçu ou de facture officielle.

Les documents électroniques sont considérés comme des documents écrits, en particulier lorsque vous les conservez de manière ordonnée dans le cours normal des affaires de votre entreprise. Si votre entreprise a pour pratique habituelle de conserver les reçus dans une boîte e-mail spécifique, alors un e-mail de deux lignes à cette adresse est considéré comme un document écrit créé dans le cours normal des affaires de votre entreprise, et il sera généralement traité avec déférence de routine.

Vous devez conserver indéfiniment les relevés (et documents similaires) de tous les comptes bancaires, cartes de crédit, etc. Notez que les banques conservent parfois les relevés dans leurs propres systèmes moins longtemps que vous ne le souhaitez : prenez donc l'habitude d'enregistrer des copies électroniques à un endroit qui vous appartient. Il arrive que des banques ferment ; et vous ne voulez pas avoir à reconstituer un relevé de compte d'il y a cinq ans parce que votre compte a été clôturé ou que la banque a été achetée entre-temps.

Certains contribuables abusent parfois des frais de voyage, de transport, de divertissement et de cadeaux et, par conséquent, doivent tenir des registres précis. Veillez particulièrement à tenir des registres écrits de ces transactions ; l'IRS décrit ce dont vous avez besoin dans la publication 463. Aperçu des attractions à venir : Vous devez tenir une feuille de calcul pour chaque employé indiquant les dates de voyage, le lieu où il a séjourné (garder les reçus !) et l'objectif de l'entreprise concernant ce voyage. Vous devriez, chaque fois que vous faites des dépenses en divertissements (y compris les repas), consigner les participants et l'objectif de l'entreprise en même temps que des renseignements sur la transaction. De nombreuses petites entreprises se contentent d'inscrire ces renseignements au verso du reçu.

Comme pour la plupart des sujets en rapport avec les impôts, les autorités essaient d'être raisonnables quant au degré de cérémonie requis pour les petites transactions et il sévit au fur et à mesure que les transactions deviennent plus grandes, plus fréquentes ou plus importantes dans le contexte de votre entreprise. Il est peu probable que vous ayez besoin d'écrire beaucoup plus que « Dan Smith ; candidat ; a discuté d'une opportunité d'emploi » si vous achetez pour 20 $ de déjeuner à quelqu'un. Si votre fête de fin d'année coûte 150 000 $ à votre entreprise, demandez à votre comptable de s’en occuper et assurez-vous de connaître le niveau de justification approprié.