¡Si estás recibiendo pagos, felicidades! Has creado algo que las personas querían lo suficiente como para pagar por ello. Para asegurarte de que tu negocio se mantiene saludable y para poder concentrarte más en hacerlo crecer que en simplemente mantenerlo en marcha, querrás llevar un registro del dinero que entra y sale de tu empresa. Bienvenido al fascinante mundo de la contabilidad y la teneduría de libros.

¿Qué es la teneduría de libros? ¿Qué es la contabilidad?

Históricamente, existía una distinción entre la teneduría de libros y la contabilidad, pero esa distinción se está desdibujando porque cada vez más personas usan computadoras para realizar ambas funciones.

La teneduría de libros consiste en registrar los detalles de las transacciones en los libros (libros contables) de la empresa. Históricamente, se consideraba un trabajo para especialistas muy detallistas, pero no algo que requiriera un nivel académico superior.

La contabilidad convierte los datos de los libros en conclusiones sobre la situación de tu negocio. Parte de esta función ya la realizan en gran medida los programas informáticos: si los libros del negocio están informatizados, calcular un balance (un informe que muestra los activos y pasivos actuales del negocio) resulta trivial.

En la mayoría de las empresas, los contadores asesoran sobre la estructura del negocio (por ejemplo, cómo fluyen los fondos entre una sociedad matriz y una filial); diseñan procedimientos y controles para transacciones novedosas, que son más complejas que el trabajo rutinario que realizan los tenedores de libros o los programas informáticos; y orientan a los dueños o gerentes del negocio en temas financieros. También suelen ayudar con la planificación fiscal y en la preparación de las declaraciones de impuestos.

¿Qué son los «libros contables»?

Tu empresa lleva muchos tipos de registros. Una categoría de ellos, que describe el movimiento de valor dentro y fuera de la empresa, se llama «libros contables». Los libros registran el valor, que no siempre es dinero, pero por simplicidad hablaremos de dinero en lugar de la larga lista de cosas valiosas sobre las que una empresa puede llevar registros.

La manifestación física de los «libros contables» varía según la empresa: en algunas es un libro literal con un registro físico de las transacciones, en otras es un archivo de Excel, y en otras se encuentra distribuido entre varios sistemas contables distintos.

Cada entrada de un libro mayor tiene una cantidad, una descripción, una fecha y una idea de dónde proviene el dinero y hacia dónde se dirige. Puedes considerar tu talonario de cheques o tu extracto bancario como un libro mayor, aunque mucho más sencillo que el que probablemente tenga tu empresa.

En la mayoría de las empresas, se usa la contabilidad por partida doble, en la que la empresa lleva varios libros contables lógicos, cada uno representando una cuenta de la empresa. Las «cuentas» aquí pueden corresponder a cuentas bancarias reales o a algo útil de considerar que no tiene un lugar físico propio, como los «ingresos». La contabilidad por partida doble registra cada transacción dos veces: como un abono en una cuenta y como un cargo en otra.

La contabilidad por partida doble fue una tecnología revolucionaria allá por el siglo XIV, porque reduce la probabilidad de errores y fraudes en comparación con el uso de un único libro contable para la empresa. Hoy en día, las computadoras realizan la mayor parte del trabajo, por lo que el propietario de la empresa probablemente no necesita preocuparse tanto por la logística de la contabilidad y puede centrarse en cambio en tomar buenas decisiones a partir de los resultados de los procesos contables.

Cómo separar tus finanzas personales

Uno de los primeros pasos para establecer controles contables adecuados en tu negocio es separar tu vida personal de la empresarial. Esto suele ser difícil al principio, ya que muchos emprendedores comienzan manejando la empresa como una extensión de su identidad personal. Eso es natural y esperado, pero tan pronto como sea posible, deberías hacer una división clara entre el dinero dentro del negocio y el dinero fuera de él.

Esto tiene algunas ventajas:

Una de las formas más sencillas que tienen los acreedores de una empresa, o de otras personas con reclamaciones contra ella, de «levantar el velo corporativo» es demostrar que la empresa no era un negocio de buena fe, sino que se trataba como un bolsillo separado del empresario. «Levantar el velo corporativo» es un término legal que anula la presunción de que las responsabilidades de la sociedad recaen únicamente en la empresa y no en sus dueños. Como propietario de una empresa, quieres evitar a toda costa que esto suceda.

Pagar tus gastos personales con las cuentas de la empresa, o los gastos de la empresa con tus cuentas personales, tiende a mostrar que la empresa es solo una ficción. Como empresario que constituye una sociedad quiere (y debe) beneficiarse de la limitación de responsabilidad que ofrece la incorporación, debes tener cuidado de mantener la distinción.

Además, es mucho más fácil a nivel operativo si tus transacciones del negocio y tus transacciones personales se mantienen en cuentas separadas. No tienes ninguna obligación particular de llevar una contabilidad exacta para ti mismo, pero sí para tu negocio. Si sabes que cada transacción de tu tarjeta de crédito está relacionada con la empresa, eso hace que tu contabilidad sea más sencilla; y si sabes con certeza que ninguna lo está, entonces puedes desechar ese extracto sin que haya consecuencias para el negocio.

Imponer disciplina en el movimiento de dinero entre la empresa y tú puede ayudar a identificar problemas antes de que se vuelvan difíciles de solucionar. Los negocios son complicados; incluso las pequeñas empresas pueden tener fácilmente cientos de transacciones al mes. Es muy fácil tener la percepción equivocada de que tu negocio va bien, cuando en realidad está perdiendo dinero. Esto puede ocurrir si tienes dinero que entra y sale de tus cuentas personales constantemente, y quizás no lo notes a menos que prestes mucha atención a la frecuencia con la que incurres personalmente en gastos de la empresa. Esto les pasa incluso a empresario muy talentosos y puede ser un golpe de realidad..

Las empresas de internet están, afortunadamente, muy bien posicionadas para separarse de tus finanzas personales, gracias a que gran parte del negocio se realiza de forma electrónica. Si recuerdas algunas reglas sencillas, tu negocio hará lo correcto por sí mismo. Veamos cómo deberías manejar algunas de las transacciones más habituales.

Formas de simplificar la contabilidad

Ingresos: abre una cuenta corriente empresarial como lugar principal para mantener el dinero de la empresa. Asegúrate de que todos los ingresos de la empresa se depositen en esa cuenta. Por ejemplo, haz que Stripe (o tu otro procesador de tarjetas de crédito) envíe los fondos a esa cuenta. Si recibes cheques, deposítalos en la cuenta en lugar de cobrarlos.

Hacer esto te permitirá a ti (o a tus contables) revisar rápidamente los depósitos de la empresa, que casi todos serán conceptos de ingresos, y cotejarlos con tus ventas.

Depósitos sin ingresos: el dinero a veces entra en la empresa por motivos distintos a «un cliente te lo ha pagado». Algunos ejemplos destacados son las inversiones o los préstamos que los emprendedores hacen a la empresa, entre otros. Debes mantener estas transacciones lo más infrecuentes posible y documentarlas adecuadamente.

Al principio de la vida de la empresa, cuando aún no tiene un flujo de caja positivo, un emprendedor a menudo necesitará aportarle dinero. Esto está bien, siempre que puedas permitírtelo, pero procura que sea lo más infrecuente posible. Hacerlo mensualmente es una buena cadencia; varias veces a la semana no lo es.

Gastos: abre una o unas pocas tarjetas de crédito. Pueden estar a tu nombre personal o al nombre de la empresa: las tarjetas de crédito empresariales suelen ser difíciles de obtener al principio de la vida de tu negocio. Procura poner todos los gastos de la empresa en una tarjeta de crédito siempre que sea posible; nunca uses las tarjetas de la empresa para gastos personales.

No hagas transacciones de carácter mixto, ya que luego resultan complicadas para la contabilidad. Si necesitas hacer una compra en Amazon que incluya artículos relacionados con la empresa y otros que no lo estén, haz dos compras por separado. Puede que te cueste un poco más de envío (o cuentas de SaaS adicionales, o tiempo extra para pedir a un dependiente que registre dos compras en una tienda), pero te ahorrarás honorarios de contabilidad y dolores de cabeza. Hay muchos aspectos de tu negocio en los que tu atención personal aporta valor añadido. Responder a la pregunta: «¿Este paquete de pilas que pediste era para la empresa o para uso personal?» no es uno de ellos, así que no organices tu empresa de forma que tengas que enfrentarte a esa pregunta de manera rutinaria.

Paga esas tarjetas de crédito desde la cuenta de la empresa y solo desde la cuenta de la empresa.

Debes minimizar el número de gastos de la empresa que se realicen por cualquier método que no sea la tarjeta de crédito empresarial, en especial las transacciones en efectivo. Si necesitas reembolsarte a ti mismo o a un empleado, asegúrate de llevar un registro tanto del gasto como del reembolso.

A algunos organismos públicos, arrendadores, etc., solo se les puede pagar con cheque; usa tu banca electrónica para emitirles cheques directamente desde la cuenta corriente de la empresa o utiliza débitos directos o pagos ACH para pagarlos.

Préstamos de la empresa al empresario: evítalos. Los inversores los detestan porque, históricamente, pueden indicar un mal uso de los fondos de la empresa. Complican innecesariamente la contabilidad. Hacen que sea más difícil vender la idea de que tú y tu empresa son entidades separadas. Lo ideal es que el flujo de efectivo entre la empresa y tú sea unidireccional y relativamente infrecuente: un cheque de salario mensual, una distribución trimestral, etc. Estos son fáciles de contabilizar y tienen un tratamiento claro en cuanto a las consecuencias fiscales.

Los préstamos se vuelven… complicados. Por ejemplo, con una contabilidad poco rigurosa, es muy fácil que los reembolsos de préstamos a la empresa se registren como ingresos en su totalidad (lo cual es incorrecto y aumenta innecesariamente la carga fiscal de la empresa) o que la agencia tributaria los considere ingresos (lo cual también es incorrecto, pero puede ser difícil de impugnar si la contabilidad es poco cuidadosa).

Si necesitas crédito, consíguelo en un banco. Pagar una TAE del 18 % sobre un saldo promedio de $5,000 durante un año es mucho menos costoso que pagar a tu contable para que responda a las preguntas del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) sobre un préstamo informal que carece de documentación o que implica transacciones extensas entre tú y la empresa.

El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) también tiene normas muy estrictas sobre los «préstamos entre partes vinculadas», que exigen más documentación que los préstamos recibidos de los bancos. Si no mantienes esta documentación, pueden imponerte sanciones, no porque hayas querido abusar del préstamo, sino simplemente por no haber seguido las normas sobre documentación.

Habla con tu contador para documentar adecuadamente estos préstamos si decides hacerlos. O ahórrate las molestias y, simplemente, no pidas dinero prestado ni prestes a tu empresa sin pensarlo detenidamente.

Contabilidad de caja frente a contabilidad de ejercicio

Hay dos métodos de contabilidad muy utilizados por las empresas de internet: contabilidad de caja y contabilidad de ejercicio. Son procesos materialmente distintos que implican la teneduría de libros y la contabilidad, y pueden generar diferencias considerables en los impuestos. Probablemente elijas uno de los dos métodos y te mantengas con él durante años. (Los dos métodos implican diferentes formas de llevar los libros de tu empresa; además, tendrás que informar al IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) qué método usaste cuando presentante tus primeras declaraciones fiscales de la empresa. Cambiar de método requiere presentar formularios ante las agencias tributarias y, a menudo, mucho trabajo interno para asegurarse de que la transición se registre correctamente, así que conviene evitarlo siempre que sea posible).

En el método de caja, tu empresa registra los ingresos en cuanto «están a tu disposición sin restricciones». Este es un término técnico del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos); una forma simplificada de entenderlo es: «Si tu cliente cree que te ha pagado, probablemente ya has registrado ingresos por el importe que él cree que pagó». Los ingresos que han llegado a alguna de tus cuentas son, sin duda, ingresos desde ese instante. Los cheques que te han enviado se consideran ingresos desde el momento en que se envían, no desde que los recibes.

Los gastos son igualmente sencillos: los registras cuando realmente los pagas.

Muchos empresarios inician sus negocios con el método de caja, ya que es muy fácil de entender, incluso para quienes no tienen formación empresarial.

El método del ejercicio es más complicado que el método de caja. La contrapartida que ofrece es que permite a la empresa (y a otras partes interesadas) tener una comprensión más precisa de su situación financiera real en cualquier momento.

En el método del ejercicio, tanto los ingresos como los gastos se reconocen cuando el importe es fijo, se considera (en principio) cobrable y la actividad económica ya ocurrió.

Esto significa que, por ejemplo, si aceptas fondos por un pedido, pero aún no lo has enviado, no reconoces los ingresos hasta que lo envíes. (Registras un activo por los fondos y un pasivo por ingresos no devengados, que representa la obligación de la empresa de enviar el valor equivalente en mercancías; luego reduces el pasivo cuando realizas el envío y aumentas los ingresos). La contabilidad es fácil una vez que le tomas el ritmo… pero tu tiempo está mejor aprovechado haciendo casi cualquier otra cosa, así que paga a alguien para que lo haga por ti.

Muchos inversores esperarán ver los libros preparados con el método del ejercicio, ya que existen varias formas de informar mediante el método de caja que pueden hacer que una empresa parezca más exitosa de lo que realmente es. Cambiar el método contable puede hacerse al final de un período fiscal, pero es todo un dolor de cabeza; así que, si sabes que estás en camino de buscar inversión, quizá te convenga empezar directamente con el método del ejercicio para evitar tener que revisar todos tus libros unos meses después.

Requisitos de justificación

Tu empresa está obligada a justificar (mediante documentación que respalde los hechos) cualquier transacción que figure en tus libros contables. Deberás mantener registros organizados, además de tus libros contables, que te permitan responder rápidamente a cualquier pregunta sobre dichas transacciones.

Esto es más importante para las transacciones más grandes o para las transacciones en algunas secciones de alto riesgo de tu declaración de impuestos, pero, en principio, debes poder justificar todo.

El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) no te exige un estilo concreto de mantenimiento de registros, solo que lo hagas de manera coherente y que te permita cumplir con tus obligaciones. Las empresas de internet suelen mantener la mayoría de sus registros en uno o varios sistemas informáticos. Es importante que sepas qué datos se encuentran en cada lugar, que puedas extraerlos cuando los necesites y que tus registros estén disponibles durante el tiempo correspondiente. En general, esto significa tres años después de presentar la declaración de impuestos de ese año, aunque existen algunas excepciones. En la práctica, las empresas de internet deberían almacenar los datos justificativos de manera indefinida. El espacio en disco duro es prácticamente gratuito; sin duda, es más económico que establecer un proceso para decidir rutinariamente qué documentos conservar o eliminar.

Justificar las partidas de ingresos conserva copias de los recibos y las facturas. Si tienes transacciones de gran importancia, probablemente querrás poder señalar contratos u otra documentación que confirme los detalles del trabajo efectuado.

Por lo general, tus recibos o facturas estarán centralizados por naturaleza en tu sistema. Si necesitas migrar de sistema, recuerda guardar los recibos o facturas antiguos en algún lugar donde no se borren una vez finalizada la migración. Organízalos, al menos, por año; suele ser útil poder ordenarlos dentro de ese año, ya que una forma habitual de solicitud es la siguiente: «Según tus registros, tienes un concepto de ingresos por $12,000 el 3 de diciembre de 2012. Justifícalo con el nivel de detalle adecuado».

Justificar las partidas de gastos es un poco más complicado, ya que los gastos suelen ser mucho más variados que los ingresos. Además, ciertos tipos de gastos tienen requisitos de registro inusualmente detallados.

Te conviene tener una política en la que se indique que cualquier compra de bienes o servicios en tu empresa requiera un recibo o factura por escrito y que todos los recibos o facturas se guarden en un lugar central. En muchas empresas se utilizan programas informáticos de seguimiento de recibos o de gastos. Una forma menos tecnológica (pero que cumple con la normativa) de hacerlo es establecer una dirección de correo electrónico, por ejemplo recibos@, para tu empresa y exigir a todos los empleados, como política interna, que los recibos se envíen allí o se reenvíen allí si se les emite uno personalmente.

Si una transacción no genera un recibo, debes considerarla como una irregularidad. Parte de la disciplina de tener recibos es obligar a que el dinero que sale de la empresa venga acompañado de documentación que lo justifique; las transacciones que no tienen recibos son sospechosas por naturaleza y pueden representar actividades que tu empresa quiera frenar, como la malversación. La mayoría de las veces la razón es inocua, pero aun así debes crear inmediatamente un registro escrito de la transacción y almacenarlo donde guardes tus recibos o facturas. Ten en cuenta que no es aceptable completar registros escritos a partir de, por ejemplo, extractos de tarjetas de crédito. El IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) quiere que los registros se mantengan al mismo tiempo que la transacción o poco después, cuando los detalles aún son recientes y existe una mínima posibilidad de alterarlos para obtener ventajas fiscales.

No es necesario que los registros escritos se elaboren para la mayoría de las transacciones, en especial las de bajo valor; los recibos tampoco suelen ser muy detallados. Conviene incluir a quién se pagó (con un nivel de detalle adecuado: «un hombre» no es suficiente, pero «la floristería de la calle 3» probablemente sí, al menos para una transacción pequeña), cuánto se pagó exactamente, la forma de pago (desde una cuenta, en efectivo, etc.), qué se compró y los motivos por los que no hay un recibo o factura formal que justifique la transacción.

Los registros electrónicos cuentan como registros escritos, en especial cuando los mantienes de forma ordenada en el curso habitual de tu negocio. Por ejemplo, si tu práctica habitual es guardar los recibos en la bandeja de entrada del correo electrónico recibos@, entonces un correo electrónico de dos líneas enviado a recibos@ se considera un registro escrito creado en el curso habitual de tu negocio y, por lo general, se tratará como cualquier otro registro rutinario.

Debes conservar los extractos (y documentos similares) de todas las cuentas bancarias, tarjetas de crédito, etc., de manera indefinida. Ten en cuenta que, en ocasiones, los bancos conservan los extractos en sus propios sistemas por menos tiempo del que te gustaría; acostúmbrate a guardar las copias electrónicas en un lugar que controles. Los bancos cierran de vez en cuando y no querrás tener que reconstruir un extracto de cuenta de hace cinco años simplemente porque cerraste la cuenta o porque alguien compró el banco en el ínterin.

Algunos contribuyentes a veces abusan de los gastos de viaje, transporte, entretenimiento y regalos y, como resultado, estos gastos tienen requisitos específicos de mantenimiento de registros. Debes tener especial cuidado en mantener registros escritos contemporáneos de estas transacciones; el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) describe lo que necesitas en la Publicación 463. Un adelanto: debes mantener una hoja de cálculo para cada empleado que muestre las fechas de los viajes, dónde se alojaron (¡guarda los recibos!) y cuál era el propósito empresarial de cada viaje. Siempre que realices invitaciones de negocios (incluidas las comidas), registra a los participantes y el propósito específico del negocio al mismo tiempo que los detalles de la transacción; muchas pequeñas empresas simplemente anotan esta información en el reverso del recibo.

Como ocurre con la mayoría de los temas fiscales, las autoridades intentan ser razonables respecto al nivel de formalidad que se necesita para las transacciones pequeñas y este aumenta a medida que las transacciones son más grandes, más frecuentes o más relevantes en el contexto total de tu empresa. Es poco probable que necesites escribir mucho más que «Dan Smith; candidato; habló sobre una oportunidad de empleo» si invitas a alguien a comer por $20. Si la fiesta de fin de año de tu empresa cuesta $150,000, coméntalo con tu contable y pregúntale cuál es el nivel adecuado de justificación.