Si vous vous faites payer, félicitations! Vous avez créé quelque chose que les gens veulent suffisamment pour l’échanger contre de l’argent. Pour vous assurer que votre affaire reste en bonne santé et vous aider à vous concentrer davantage sur l’entreprise que sur des tâches annexes, consignez dans des registres les flux monétaires entrants et sortants de votre entreprise. Bienvenue dans le monde fascinant de la tenue de livres et de la comptabilité.

En quoi consiste la tenue de livres? En quoi consiste la comptabilité?

Auparavant, il existait une distinction entre les fonctions de comptabilité et de tenue des livres, mais cette distinction s’estompe au fur et à mesure que ces deux fonctions sont de plus en plus souvent assurées par des ordinateurs plutôt que par des personnes.

La tenue des livres consiste à enregistrer les détails des transactions dans les livres (comptables) de l’entreprise. Bien que ce travail nécessite de la minutie, il ne requiert pas de diplôme supérieur.

La comptabilité transforme les données des livres en conclusions sur la santé de l’entreprise. Une partie de cette fonction a été en grande partie déléguée aux programmes informatiques. Étant donné que les livres de l’entreprise sont informatisés, le calcul d’un bilan (rapport répertoriant l’actif et le passif présents de l’entreprise) ne pose aucun problème.

Dans la plupart des entreprises, les comptables donnent des conseils sur la structure de l’entreprise (par exemple, comment les fonds circulent entre une société mère et une filiale); ils conçoivent des procédures et des contrôles pour les transactions nouvelles – qui sont plus complexes que les tâches courantes effectuées par les comptables ou les ordinateurs – et ils conseillent les propriétaires ou les dirigeants de l’entreprise sur des questions financières. Ils participent également souvent à la planification fiscale et à la préparation des déclarations d’impôt.

Qu’est-ce qu’un livre comptable?

Votre entreprise tient à jour de nombreux types de registres. L’une de ces catégories, qui décrit les mouvements de valeurs entrant et sortant de l’entreprise, est appelée « livres comptables ». Les livres comptables suivent les flux de valeurs, pas seulement l’argent, mais pour des raisons pratiques nous parlerons d’argent plutôt que de la longue liste de choses de valeur sur lesquelles une entreprise peut tenir des registres.

La forme physique des « livres comptables » est différente selon les entreprises : chez certaines, il s’agit littéralement d’un livre physique sur lequel sont notées les transactions; pour d’autres, il s’agit d’un fichier Excel; pour d’autres encore, il est réparti entre plusieurs systèmes comptables différents.

Chaque entrée d’un grand livre contient un montant, une description, une date et une indication de la provenance et de la destination de l’argent. Vous pouvez considérer votre carnet de chèques ou votre relevé bancaire comme un grand livre, bien qu’il soit très simple par rapport à celui que votre entreprise est susceptible d’avoir.

La plupart des entreprises utilisent la comptabilité en partie double : l’entreprise tient plusieurs grands livres logiques, chacun représentant un compte de l’entreprise. Les « comptes » peuvent ici correspondre à de vrais comptes bancaires, mais aussi à des notions qu’il est utile de garder à l’esprit, mais qui n’ont pas d’existence physique propre, comme les « revenus », par exemple. La comptabilité en partie double enregistre chaque transaction deux fois : c’est à la fois un crédit sur un compte et un débit sur un autre.

La comptabilité en partie double était une technologie révolutionnaire dans les années 1400, car elle rend les erreurs et les malversations moins probables qu’avec l’utilisation d’un seul grand livre pour l’entreprise. De nos jours, les ordinateurs effectuent la majeure partie du travail, ce qui permet aux propriétaires d’entreprises d’éviter de se préoccuper trop souvent de la logistique de la comptabilité et de se concentrer plutôt sur la prise de bonnes décisions concernant les résultats des processus comptables.

Séparer ses finances professionnelles et personnelles

L’une des premières mesures à prendre pour mettre en place des contrôles comptables adéquats dans votre entreprise consiste à séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle. Cela s’avère souvent difficile au début, car de nombreux entrepreneurs commencent par gérer leur entreprise comme une extension de leur identité personnelle. C’est naturel et prévisible, mais vous devez, dès que possible, établir une distinction claire entre l’argent de l’entreprise et votre argent personnel.

Cela présente plusieurs avantages :

L’un des moyens les plus simples pour les créanciers d’une entreprise, ou d’autres ayant des créances contre elle, de « lever le voile corporatif » consiste à démontrer que l’entreprise n’est pas une entreprise de bonne foi, mais plutôt une autre poche de l’entrepreneur. « Lever le voile corporatif » est une expression juridique qui signifie annuler la présomption selon laquelle les responsabilités de la société incombent uniquement à cette dernière et non à ses propriétaires. En tant que propriétaire d’une entreprise, vous voulez absolument éviter que cela se produise.

Le fait de payer des dépenses personnelles avec les comptes de l’entreprise ou bien des dépenses de l’entreprise avec vos comptes personnels tend à démontrer que l’entreprise n’est pas réelle. Étant donné que les entrepreneurs qui créent une société veulent (et doivent) bénéficier de la limitation de responsabilité offerte par la constitution en société, ils doivent veiller à maintenir la distinction entre leurs affaires professionnelles et personnelles.

En outre, il est tout simplement plus facile sur le plan opérationnel de garder les transactions de votre entreprise et les transactions personnelles dans des comptes distincts. Vous n’avez pas l’obligation de tenir une comptabilité détaillée à titre personnel, mais vous devez le faire pour votre entreprise. Si chaque transaction sur une carte de crédit est considérée comme liée à l’entreprise, cela facilite votre comptabilité; et si vous savez avec certitude qu’aucune n’est liée à l’entreprise, alors vous pouvez ignorer le relevé sans conséquence pour l’entreprise.

Imposer une discipline stricte en matière de mouvements financiers entre l’entreprise et vous-même peut aider à mettre en évidence les problèmes avant qu’ils ne dégénèrent. Les entreprises sont complexes; même les petites structures peuvent facilement effectuer des centaines de transactions par mois. Il est très facile de croire à tort que son entreprise se porte bien alors qu’elle perd de l’argent en réalité. Cela peut arriver si vous avez constamment des entrées et des sorties d’argent sur vos comptes personnels, et vous risquez de ne pas le remarquer à moins de prêter une attention particulière à la fréquence à laquelle vous engagez personnellement des dépenses professionnelles. Cela arrive même aux entrepreneurs très talentueux, et ce n’est jamais très agréable.

Les entreprises en ligne sont par nature très bien placées pour se distinguer de vos finances personnelles, car une grande partie de leurs activités se déroule par voie électronique. En vous souvenant de quelques règles simples, votre entreprise fera automatiquement ce qu’il faut. Découvrez comment gérer certaines des transactions les plus courantes.

Les moyens de simplifier la comptabilité

_Revenus : _ ouvrez un compte courant d’entreprise pour centraliser l’argent de l’entreprise. Assurez-vous que tous les revenus de l’entreprise sont déposés sur ce compte courant. Par exemple, demandez à Stripe (ou à votre autre sous-traitant de cartes crédit) d’envoyer des fonds sur ce compte. Si vous recevez des chèques, déposez-les sur le compte plutôt que de les encaisser.

Ce faisant, vous (ou vos comptables) pourrez numériser rapidement les dépôts dans l’entreprise, qui apparaîtront presque tous comme des éléments de revenus, et les comparer à vos ventes.

_Dépôts hors revenus : _ l’argent se déplace occasionnellement dans les entreprises pour d’autres raisons que des paiements effectués par un client, par exemple, l’investissement, les entrepreneurs prêtant de l’argent à l’entreprise, etc. Vous devez garder ces transactions aussi peu fréquentes que possible et les documenter de manière appropriée.

Dans les premiers temps de l’entreprise, lorsqu’elle n’est pas encore rentable, un entrepreneur devra souvent y injecter de l’argent. Ce n’est pas problématique, à supposer que vous en ayez les moyens, mais faites en sorte que ce soit le moins fréquent possible. Injecter de l’argent mensuellement est une bonne cadence; plusieurs fois par semaine ne l’est pas.

_Dépenses : _ dotez-vous d’une ou d’un petit nombre de cartes de crédit. Celles-ci peuvent être en votre nom personnel ou au nom de l’entreprise (les cartes de crédit d’entreprise sont souvent difficiles à obtenir au début de la vie d’une entreprise). Effectuez toutes les dépenses professionnelles sur une carte de crédit lorsque cela est possible, mais ne faites jamais de dépenses personnelles avec les cartes de crédit de l’entreprise.

N’effectuez pas de transactions mixtes; elles sont difficiles à gérer pour la comptabilité par la suite. Si vous devez procéder à l’achat sur Amazon d’articles liés à l’entreprise et d’autres qui ne le sont pas, effectuez plutôt deux achats distincts. Cela vous coûtera peut-être un peu plus cher en frais de livraison (ou en comptes de logiciel-service supplémentaires, ou en temps passé à demander à un vendeur d’enregistrer deux achats dans un magasin), mais vous économiserez sur les frais de comptabilité et vous vous épargnerez bien des tracas. Il existe de nombreux aspects de votre entreprise où votre attention personnelle crée de la valeur ajoutée. Répondre à la question : « L’achat de ce paquet de piles était-il pour l’entreprise ou personnel? » n’en fait pas partie, alors organisez l’entreprise de telle sorte qu’on ne vous la pose pas régulièrement.

Payez les montants de ces cartes de crédit à partir du compte chèque de l’entreprise et uniquement à partir de ce compte.

Réduisez le plus possible le nombre de dépenses professionnelles effectuées par un autre moyen que votre carte de crédit d’entreprise, en particulier les transactions en espèces. Si vous devez vous rembourser ou rembourser un membre du personnel, assurez-vous de consigner dans un registre à la fois la dépense et le remboursement.

Certains organismes publics, propriétaires, etc., ne peuvent être payés que par chèque. Utilisez vos services bancaires en ligne pour leur faire des chèques directement à partir du compte courant de l’entreprise, ou utilisez les prélèvements automatiques ou des paiements ACH.

_Prêts de l’entreprise à l’entrepreneur : _ évitez ce genre de prêts. Les investisseurs les détestent parce qu’ils peuvent révéler une mauvaise utilisation des fonds de l’entreprise. Ils compliquent inutilement la comptabilité, rendent la frontière entre vous et votre entreprise plus floue. En théorie, les flux de trésorerie entre l’entreprise et vous-même doivent s’effectuer dans un sens uniquement et relativement peu souvent : un chèque de salaire mensuel, une distribution trimestrielle, etc. Ces opérations sont faciles à traiter d’un point de vue comptable et fiscal.

Les prêts peuvent entraîner des complications. Par exemple, une comptabilité laxiste peut facilement conduire à ce que les remboursements de prêts à l’entreprise soient enregistrés comme des revenus à part entière (ce qui est inexact et augmente inutilement la charge fiscale de l’entreprise), ou encore considérés comme des revenus par l’administration fiscale (ce qui est inexact, mais peut être difficile à contester en cas de comptabilité laxiste).

Si vous avez besoin d’un crédit, obtenez-le auprès d’une institution financière. Payer un TAP de 18 % sur un solde moyen de 5 000 $ sur une année est beaucoup moins coûteux que de payer votre comptable à répondre aux questions de l’IRS sur un prêt informel mal documenté ou des transactions importantes entre le propriétaire et l’entreprise.

L’IRS a également des règles strictes concernant les « prêts entre parties liées », qui exigent davantage de documentation que les prêts accordés par les institutions financières. Si vous ne conservez pas cette documentation, vous pouvez être sanctionné, non pas parce que vous avez eu l’intention d’abuser du prêt, mais simplement parce que vous n’avez pas respecté les règles en matière de documentation.

Demandez à votre comptable de documenter ces prêts de manière appropriée si vous choisissez cette voie. Vous pouvez aussi vous épargner cette peine et ne pas emprunter ni prêter de l’argent à votre entreprise sans y avoir mûrement réfléchi.

Comptabilité de trésorerie et comptabilité d’exercice

Il existe deux méthodes de comptabilité largement utilisées par les entreprises en ligne : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’exercice. Il s’agit de processus de comptabilité et de tenue de livres sensiblement différents, qui peuvent entraîner des écarts substantiels sur le plan fiscal. Vous en choisirez une et vous y tiendrez probablement pendant des années. Chaque méthode entraîne une manière différente de tenir les livres comptables de votre entreprise. Vous devez également préciser à l’IRS quelle méthode vous utilisez lors de votre première déclaration d’impôt pour l’entreprise. Changer de méthode nécessite à la fois de remplir des formulaires de déclaration auprès de l’administration fiscale et souvent beaucoup de travail en interne pour vous assurer que la transition est bien prise en compte (il est donc préférable d’éviter cette situation autant que faire se peut).

En ce qui concerne la méthode de trésorerie, votre entreprise enregistre les revenus dès qu’ils sont « à votre disposition sans restriction ». Il s’agit d’une expression de l’IRS; qui signifie globalement que « si votre client pense qu’il vous a payé, vous avez probablement comptabilisé les revenus avec le montant qu’il pense vous avoir payé ». Les revenus arrivés sur l’un de vos comptes sont considérés comme tels dès cet instant précis. Les chèques qui vous sont envoyés sont considérés comme des revenus au moment où ils sont envoyés plutôt qu’à leur réception.

Les dépenses sont tout aussi simples : vous les comptabilisez au moment où elles sont réellement payées.

De nombreux entrepreneurs démarrent leur entreprise en utilisant la méthode de la trésorerie, car elle est très facile à comprendre, même pour les entrepreneurs qui n’ont pas de formation économique.

La méthode de la comptabilité d’exercice est plus compliquée. Elle permet cependant à l’entreprise (et aux autres parties intéressées) d’avoir une compréhension plus précise de la santé réelle de l’entreprise à un moment donné.

Dans la méthode de la comptabilité d’exercice, les produits et les charges sont comptabilisés dès que leur montant est fixé, qu’ils sont (en principe) recouvrables et qu’une contrepartie économique a été reçue.

Cela signifie que, par exemple, si vous acceptez des fonds pour une commande, mais que vous n’avez pas encore expédié la marchandise, vous ne comptabilisez pas les revenus avant l’expédition. (Vous comptabilisez un actif pour les fonds et un passif pour les revenus non réalisés représentant l’obligation de la société d’expédier la valeur équivalente des marchandises; vous diminuez ensuite le passif lorsque vous expédiez et augmentez les revenus). La comptabilité c’est facile, une fois que vous avez pris le coup de main… mais votre temps est mieux occupé à faire presque n’importe quoi d’autre, alors payez quelqu’un pour le faire à votre place.

De nombreux investisseurs s’attendent à ce que les livres comptables soient établis selon la méthode de comptabilité d’exercice, car il existe différentes façons de déclarer les revenus au travers de la méthode de comptabilité de trésorerie qui peuvent donner l’impression qu’une entreprise est plus prospère qu’elle ne l’est en réalité. Il est possible de changer de méthode comptable à la fin d’une période fiscale, mais cela peut s’avérer assez compliqué. Si vous savez que vous vous engagez dans la voie de l’investissement, il peut donc être judicieux de commencer directement par la méthode de la comptabilité d’exercice afin de vous éviter de reprendre tous vos livres comptables quelques mois plus tard.

Exigences en matière de justification

Votre entreprise est tenue de justifier (fournir des documents à propos de) toute transaction inscrite dans vos livres. Vos registres et vos livres doivent rester organisés, ce qui vous permettra de répondre rapidement aux questions posées sur toute transaction.

Cela est essentiel pour les transactions plus importantes ou pour celles figurant dans les sections à haut risque de votre déclaration fiscale, mais vous devez en principe être en mesure de tout justifier.

L’IRS ne vous oblige pas à adopter un style particulier de tenue de livres, mais seulement de le faire de manière cohérente en respectant vos obligations. Les entreprises en ligne conservent habituellement la plupart de leurs livres dans un ou plusieurs systèmes informatiques. Il est important que vous sachiez où se trouvent les renseignements, que vous puissiez y accéder à volonté et que vos registres soient disponibles pendant la durée requise, en général trois ans après la déclaration fiscale de l’année en question. Il existe néanmoins quelques exceptions. En pratique, les entreprises en ligne doivent stocker les données justificatives indéfiniment. L’espace de disque dur est pratiquement gratuit; il est certainement moins coûteux que de mettre en place un processus pour régulièrement décider de conserver ou de supprimer des documents particuliers.

La justification des éléments de revenus est assez facile : conservez des copies des reçus et des factures. Pour les transactions particulièrement importantes, vous voudrez probablement pouvoir faire référence aux contrats ou autres documents attestant des détails des travaux réellement effectués.

Vos reçus et factures seront généralement centralisés par nature dans votre système. Si vous changez de système, pensez à enregistrer les anciens reçus et factures à un endroit où ils ne seront pas supprimés une fois la migration terminée. Il est judicieux de les organiser au moins par année, car une forme courante de demande de renseignements est « Vos livres indiquent un revenu de 12 000 $ le 3 décembre 2012. Justifiez-le avec un niveau de détail approprié ».

La justification des éléments de dépenses est légèrement plus délicate, car les dépenses sont généralement beaucoup plus variées que les revenus. En outre, certains types de dépenses nécessitent une tenue de registres exceptionnellement détaillée.

Vous aurez besoin de mettre en place une politique selon laquelle tout achat de biens ou de services dans votre entreprise nécessite un reçu ou une facture écrite et que tous ces reçus ou factures soient conservés dans un endroit centralisé. De nombreuses entreprises utilisent un logiciel de suivi des reçus ou des dépenses. Une méthode moins sophistiquée, mais tout aussi conforme, consiste à créer une adresse courriel destinée aux reçus et à exiger de tous vos employés, dans le cadre de votre politique, qu’ils y envoient leurs reçus ou qu’ils les transfèrent à cette adresse s’ils les reçoivent à titre personnel.

Si une transaction n’aboutit pas à un reçu, vous devez la traiter comme une anomalie. Une partie de la discipline de gestion des reçus consiste à toujours justifier par des documents les mouvements d’argent hors de l’entreprise; les transactions sans reçus sont suspectes par nature et peuvent représenter une activité que votre entreprise veut cacher, comme le détournement de fonds. La plupart du temps, la raison est anodine, mais vous devez tout de même créer immédiatement une trace écrite de la transaction et la conserver avec vos reçus et factures. Notez que le fait de justifier après coup des relevés, par exemple un relevé bancaire, n’est pas acceptable : l’IRS souhaite que les preuves soient conservées au moment de la transaction ou peu de temps après, lorsque les détails sont encore frais et qu’il y a peu de possibilités de les manipuler à son avantage.

Il n’est pas nécessaire d’avoir des registres écrits extrêmement détaillés pour la plupart des transactions, en particulier pour les plus petites. Les reçus ne sont généralement pas très détaillés non plus. Vous devez indiquer qui vous avez payé (avec un niveau de détail approprié : « un homme » ne convient pas, mais « le fleuriste de la 3e Rue » est acceptable, au moins pour une petite transaction), le montant exact payé, le mode de paiement (à partir d’un compte, en espèces, etc.), ce qui a été acheté et la raison pour laquelle on n’a pas de reçu ou facture officiel.

Les documents électroniques sont considérés comme des documents écrits, en particulier lorsque vous les conservez de manière ordonnée pendant le cours normal des affaires. Si votre entreprise a pour pratique habituelle de conserver les reçus dans une boîte courriel précise, alors un courriel de deux lignes à cette adresse est considéré comme un document écrit créé dans le cours normal des affaires de votre entreprise, et il sera généralement traité avec la déférence habituelle.

Vous devez conserver indéfiniment les relevés (et documents similaires) de tous les comptes bancaires, cartes de crédit, etc. Notez que les institutions financières conservent parfois les relevés dans leurs propres systèmes moins longtemps que vous ne le souhaitez : prenez donc l’habitude d’enregistrer des copies électroniques à un endroit qui vous appartient. Il arrive que des institutions financières ferment et vous ne voulez pas avoir à reconstituer un relevé de compte d’il y a cinq ans parce que votre compte a été clôturé ou que l’institution financière a été achetée entre-temps.

Certains contribuables abusent parfois des frais de voyage, de transport, de divertissement et de cadeaux et, par conséquent, doivent tenir des registres précis. Veillez particulièrement à tenir des registres écrits de ces transactions. L’IRS décrit ce dont vous avez besoin dans la publication 463. Aperçu des attractions à venir : vous devez tenir à jour une feuille de calcul pour chaque employé indiquant les dates de voyage, le lieu où il a séjourné (obtenez les reçus!) et l’objectif de l’entreprise concernant ce voyage. Vous devriez, chaque fois que vous faites des dépenses en divertissements (y compris les repas), consigner les participants et l’objectif de l’entreprise en même temps que des renseignements sur la transaction. De nombreuses petites entreprises se contentent d’inscrire ces renseignements au verso du reçu.

Comme pour la plupart des sujets en rapport avec les impôts, les autorités essaient d’être raisonnables quant au degré de formalité requis pour les petites transactions, celui-ci augmentant au fur et à mesure que les transactions deviennent plus importantes, plus fréquentes ou plus significatives dans le contexte global de votre entreprise. Il est peu probable que vous ayez besoin d’écrire beaucoup plus que « Dan Smith, candidat – discussion d’une possibilité d’emploi » si vous offrez 20 $ de dîner à quelqu’un. Si votre fête de fin d’année coûte 150 000 $ à votre entreprise, demandez à votre comptable de s’en occuper et assurez-vous de connaître le niveau de justification approprié.