Als je betaald wordt, gefeliciteerd! Je hebt iets gemaakt waar mensen genoeg voor wilden betalen. Om ervoor te zorgen dat je onderneming gezond blijft en je je meer op het bedrijf kunt richten dan op het draaiende houden ervan, wil je een administratie bijhouden van het geld dat je onderneming binnenkomt en uitgaat. Welkom in de fascinerende wereld van boekhouden en accounting.

Wat is boekhouden? Wat is accounting?

Vroeger was er een verschil tussen boekhouden en accounting, maar dat verschil wordt steeds kleiner omdat beide taken steeds vaker door computers worden gedaan in plaats van door mensen.

Boekhouding is het vastleggen van details over transacties in de boeken (grootboeken) van het bedrijf. Van oudsher werd dit gezien als werk voor detailgerichte specialisten, maar niet als iets waarvoor een hogere opleiding nodig was.

Accounting zet de gegevens uit de boeken om in conclusies over hoe het met de onderneming gaat. Een deel van deze taak wordt nu vooral door computerprogramma's gedaan – aangezien de boeken van het bedrijf geautomatiseerd zijn, is het maken van een balans (een overzicht van de huidige activa en passiva van de onderneming) makkelijk.

In de meeste ondernemingen geven accountants advies over de structuur van de onderneming (bijvoorbeeld hoe geld stroomt tussen een moedermaatschappij en een dochteronderneming); ontwerpen ze procedures en controles voor nieuwe transacties, die ingewikkelder zijn dan het routinewerk dat door boekhouders of computers wordt gedaan; en geven ze advies aan de eigenaren of managers van de onderneming over financiële onderwerpen. Ze helpen ook vaak met belastingplanning en het opstellen van belastingaangiften.

Wat is "boekhouding"?

Je onderneming houdt allerlei soorten gegevens bij. Een categorie daarvan, die de waardebewegingen binnen en buiten de onderneming beschrijft, wordt 'boekhouding' genoemd. De boekhouding houdt waarde bij, niet per se altijd geld, maar voor het gemak hebben we het over geld in plaats van de lange lijst van waardevolle zaken waarover een onderneming gegevens kan bijhouden.

De fysieke vorm van de 'boekhouding' is bij elke onderneming anders: bij sommige ondernemingen is het een letterlijk boek met een fysiek grootboek van transacties, bij andere is het een Excel-bestand en bij weer andere is het verdeeld over meerdere verschillende accountingsystemen.

Elke boeking in een grootboek heeft een bedrag, een omschrijving, een datum en een indicatie van waar het geld vandaan komt en naartoe gaat. Je kunt je chequeboekje of afschrift zien als een grootboek, hoewel dat veel eenvoudiger is dan het grootboek dat je onderneming waarschijnlijk heeft.

De meeste ondernemingen gebruiken dubbel boekhouden, waarbij ze meerdere logische grootboeken bijhouden, die elk een rekening van de onderneming vertegenwoordigen. 'Rekeningen' kunnen hier overeenkomen met echte bankrekeningen of met iets dat handig is om over na te denken, maar dat geen fysieke plek heeft, zoals 'inkomsten'. Bij dubbel boekhouden wordt elke transactie twee keer geregistreerd: als een credit op de ene rekening en een debet op een andere.

Dubbel boekhouden was in de 15e eeuw een revolutionaire technologie, omdat het fouten en misbruik minder waarschijnlijk maakt dan wanneer je maar één grootboek voor de onderneming gebruikt. Tegenwoordig doen computers het meeste werk, dus de bedrijfseigenaar hoeft waarschijnlijk niet zo vaak na te denken over de logistiek van het boekhouden en kan zich in plaats daarvan richten op het nemen van goede beslissingen over de resultaten van de boekhoud- en accountingprocessen.

Je financiële leven scheiden

Een van de eerste dingen die je moet doen om je accounting goed op orde te krijgen, is je privéleven en je zakelijke leven scheiden. In het begin is dit vaak lastig, omdat veel ondernemers hun bedrijf zien als een verlengstuk van zichzelf. Dat is logisch en te verwachten, maar je moet zo snel mogelijk een duidelijke scheiding maken tussen het geld binnen het bedrijf en het geld buiten de onderneming.

Dit heeft een paar voordelen:

Een van de makkelijkste manieren voor schuldeisers van een bedrijf, of anderen die een vordering op het bedrijf hebben, om 'de bedrijfsmantel te doorbreken' is door aan te tonen dat het bedrijf geen bonafide onderneming was, maar eerder werd behandeld als een aparte wallet voor de ondernemer. 'Het doorbreken van de bedrijfsmantel' is juridisch jargon voor het ongeldig maken van de veronderstelling dat de aansprakelijkheid van de vennootschap uitsluitend bij de vennootschap ligt en niet bij de eigenaren. Als eigenaar van een bedrijf wil je dit natuurlijk koste wat kost voorkomen.

Het betalen van persoonlijke uitgaven uit de bedrijfsrekeningen of bedrijfsuitgaven uit je persoonlijke rekeningen wijst er vaak op dat het bedrijf slechts een fictie is. Aangezien ondernemers die een bedrijf oprichten willen profiteren van de beperking van aansprakelijkheid die een bedrijfsoprichting biedt (en daar ook van zouden moeten profiteren), moeten ze ervoor zorgen dat ze dit onderscheid goed in stand houden.

Bovendien is het gewoon makkelijker als je zakelijke transacties en persoonlijke transacties op aparte rekeningen staan. Je hoeft niet per se een nauwkeurige boekhouding bij te houden voor jezelf, maar wel voor je onderneming. Als elke transactie op een creditcard zakelijk is, maakt dat je boekhouding makkelijker; als je zeker weet dat geen enkele transactie zakelijk is, kun je dat afschrift weggooien zonder dat dit gevolgen heeft voor de onderneming.

Door discipline af te dwingen bij het overmaken van geld tussen het bedrijf en jezelf, kun je problemen aan het licht brengen voordat ze onoplosbaar worden. Ondernemingen zijn ingewikkeld; zelfs kleine ondernemingen kunnen gemakkelijk honderden transacties per maand hebben. Het is heel makkelijk om de verkeerde indruk te krijgen dat je onderneming goed loopt, terwijl het in werkelijkheid geld verliest. Dit kan gebeuren als er voortdurend geld in en uit je persoonlijke rekeningen stroomt, en je realiseert je dit misschien niet, tenzij je heel goed let op hoe vaak je persoonlijk zakelijke uitgaven doet. Dit overkomt zelfs zeer getalenteerde ondernemers, en het kan pijnlijk zijn om je dit te realiseren.

Gelukkig zijn internetbedrijven heel goed in staat om zich af te scheiden van je persoonlijke financiën, omdat een groot deel van de activiteiten elektronisch plaatsvindt. Als je een paar simpele regels onthoudt, zal je onderneming automatisch het juiste doen. Laten we eens kijken hoe je met een aantal van de meest voorkomende transacties moet omgaan.

Manieren om de boekhouding te vereenvoudigen

Inkomsten: Open een zakelijke bankrekening als de belangrijkste plek om geld voor je bedrijf te bewaren. Zorg ervoor dat alle inkomsten voor je onderneming op die bankrekening worden gestort. Laat bijvoorbeeld Stripe (of je andere creditcardverwerker) geld naar die rekening overmaken. Als je cheques ontvangt, stort ze dan op de rekening (in plaats van ze te verzilveren).

Door dit te doen, kun jij (of je boekhouders) snel de stortingen voor het bedrijf bekijken, die bijna allemaal inkomsten zijn, en ze vergelijken met je verkopen.

Niet-inkomstenstortingen: Soms komt er geld binnen bij ondernemingen om andere redenen dan 'een klant heeft het aan je betaald'. Bekende voorbeelden zijn investeringen, ondernemers die geld lenen aan de onderneming, enz. Je moet deze transacties zo min mogelijk laten voorkomen en ze goed documenteren.

In het begin van het bestaan van de onderneming, wanneer het nog geen positieve cashflow heeft, zal een ondernemer vaak geld in het bedrijf moeten steken. Dat is prima, mits je het je kunt veroorloven, maar zorg ervoor dat dit zo min mogelijk gebeurt. Maandelijks is een goede frequentie hiervoor; meerdere keren per week is dat niet.

Uitgaven: Open één of een klein aantal creditcards. Deze kunnen op je persoonlijke naam staan of op naam van de onderneming. Zakelijke creditcards zijn in het begin vaak moeilijk te krijgen. Zet alle zakelijke uitgaven waar mogelijk op een creditcard; zet nooit persoonlijke uitgaven op de zakelijke creditcards.

Voer geen transacties uit die gemengd van aard zijn; deze zijn later lastig te verwerken in de boekhouding. Als je bij Amazon een aankoop moet doen met zowel zakelijke als niet-zakelijke artikelen, doe dan twee aankopen. Dit kost je misschien wat extra verzendkosten (of extra SaaS-accounts of extra tijd om een medewerker te vragen twee aankopen in een winkel te registreren), maar je bespaart op boekhoudkosten en ergernis. Er zijn veel zaken in je bedrijf waar je persoonlijke aandacht voor meerwaarde zorgt. Het beantwoorden van de vraag "Was dit pakje batterijen dat je hebt besteld voor zakelijk of persoonlijk gebruik?" hoort daar niet bij, dus zorg ervoor dat je je onderneming niet zo organiseert dat je die vraag regelmatig krijgt.

Betaal die creditcards vanuit de zakelijke bankrekening en alleen vanuit de zakelijke bankrekening.

Probeer zo min mogelijk zakelijke uitgaven te doen met andere middelen dan je zakelijke creditcard, vooral contante transacties. Als je jezelf of een medewerker moet vergoeden, zorg er dan voor dat je zowel de uitgaven als de vergoedingen bijhoudt.

Sommige overheidsinstellingen, verhuurders, enz. kunnen alleen met een cheque worden betaald; gebruik je online bankieren om rechtstreeks vanuit de zakelijke betaalrekening cheques uit te schrijven, of gebruik automatische incasso's of ACH-betalingen om ze te betalen.

Leningen van de onderneming aan de ondernemer: Vermijd deze. Investeerders vinden ze niet leuk omdat ze in het verleden vaak duiden op misbruik van bedrijfsgeld. Ze maken de boekhouding onnodig ingewikkeld. Ze maken het moeilijker om te laten zien dat jij en je onderneming twee aparte dingen zijn. Het beste is om ervoor te zorgen dat geld tussen je onderneming en jezelf maar één kant op gaat en niet te vaak: een maandsalaris, een driemaandelijkse uitkering, enz. Deze zijn makkelijk te verantwoorden en duidelijk qua belasting.

Leningen worden... een boeltje. Zo kan een slordige boekhouding er bijvoorbeeld makkelijk toe leiden dat aflossingen van leningen aan de onderneming ofwel volledig als inkomsten worden geboekt (wat niet klopt en de belastingdruk voor de onderneming onnodig verhoogt), ofwel door de IRS als inkomsten worden beschouwd (wat ook niet klopt, maar moeilijk te verdedigen is gezien de slordige boekhouding).

Als je krediet nodig hebt, vraag dat dan aan bij een bank. Het betalen van 18% APR over een saldo van gemiddeld $ 5.000 over een jaar is een stuk goedkoper dan je accountant betalen om vragen van de IRS te beantwoorden over een informele lening waarvoor geen documentatie of uitgebreide transacties tussen de eigenaar en de onderneming beschikbaar zijn.

De IRS heeft ook strenge regels over 'leningen aan verbonden partijen', waarvoor meer documentatie nodig is dan voor leningen van banken. Als je deze documentatie niet bijhoudt, kun je een boete krijgen, niet omdat je de lening wilde misbruiken, maar simpelweg omdat je de regels over documentatie niet hebt gevolgd.

Praat met je accountant om deze leningen goed te documenteren als je ervoor kiest om ze aan te gaan. Of bespaar jezelf de moeite en leen gewoon geen geld van of aan je onderneming zonder dit goed te overwegen.

Boekhouding op kasbasis versus boekhouding op transactiebasis

Er zijn twee accountingmethoden die veel worden gebruikt door internetbedrijven: boekhouding op kasbasis en boekhouding op transactiebasis. Dit zijn echt verschillende manieren van boekhouden en kunnen flinke verschillen in belastingen opleveren. Je kiest waarschijnlijk een van de twee methoden en blijft daar dan jarenlang bij. (De twee methoden betekenen verschillende manieren om de boekhouding van je bedrijf bij te houden; je moet ook aan de IRS laten weten welke methode je gebruikt wanneer je je eerste belastingaangifte voor het bedrijf indient. Als je van methode wilt veranderen, moet je formulieren indienen bij de IRS en vaak ook veel intern werk verrichten om ervoor te zorgen dat de overgang correct wordt verwerkt, dus dat wil je natuurlijk liever vermijden.)

Bij de contante methode boekt je onderneming inkomsten zodra deze "zonder beperkingen voor je beschikbaar zijn". Dit is een vakterm van de IRS; eenvoudig gezegd: "Als je klant denkt dat hij je heeft betaald, heb je waarschijnlijk inkomsten geboekt voor het bedrag dat hij denkt te hebben betaald." Inkomsten die op een van je rekeningen zijn bijgeschreven, zijn op dat moment zeker inkomsten. Cheques die naar je zijn gestuurd, zijn inkomsten op het moment dat ze zijn verzonden, niet op het moment dat ze zijn ontvangen.

Uitgaven zijn net zo simpel: je boekt ze op het moment dat ze daadwerkelijk zijn betaald.

Veel ondernemers beginnen hun onderneming met de contante methode, omdat die heel makkelijk te begrijpen is, zelfs voor ondernemers zonder zakelijke achtergrond.

De methode voor boekhouding op transactiebasis is ingewikkelder dan de contante methode. Het voordeel hiervan is dat de onderneming (en andere belanghebbenden) op elk moment een nauwkeuriger beeld krijgen van de werkelijke gezondheid van het bedrijf.

Bij de methode voor boekhouding op transactiebasis worden zowel inkomsten als uitgaven opgenomen zodra het bedrag vaststaat, (in principe) als incasseerbaar bekend is en nadat de economische prestatie heeft plaatsgevonden.

Dit betekent dat je bijvoorbeeld, als je geld ontvangt voor een bestelling maar deze nog niet hebt verzonden, de opbrengst pas opneemt op het moment dat je de bestelling verzendt. (Je boekt een actief voor het geld en een verplichting voor niet-verdiende inkomsten die de verplichting van het bedrijf vertegenwoordigt om de equivalente waarde van de goederen te verzenden; vervolgens verminder je de verplichting wanneer je verzendt en verhoog je de inkomsten.) Boekhouden: makkelijk, als je het eenmaal onder de knie hebt... maar je tijd kun je beter aan bijna alles anders besteden, dus betaal iemand om dit voor je te doen.

Veel investeerders verwachten boekhouding op transactiebasis, omdat er verschillende manieren zijn om via de kasmethode te rapporteren waardoor een onderneming succesvoller lijkt dan het in werkelijkheid is. Je accountingmethode veranderen kan aan het einde van een belastingperiode, maar dat is best een gedoe. Dus als je weet dat je gaat investeren, kun je beter meteen met de periodetoerekeningsmethode beginnen, zodat je over een paar maanden niet al je boeken opnieuw hoeft te bekijken.

Vereisten voor onderbouwing

Je onderneming moet elke transactie in je boekhouding onderbouwen (documentatie verstrekken over de feiten met betrekking tot). Naast je boekhouding moet je een overzichtelijke administratie bijhouden, zodat je snel vragen over elke transactie kunt beantwoorden.

Dit is vooral belangrijk voor grotere transacties of voor transacties in een paar risicovolle delen van je belastingaangifte, maar in principe moet je alles kunnen onderbouwen.

De IRS schrijft niet voor dat je een bepaalde manier van administratie moet voeren, alleen dat je dit op een consistente manier doet, zodat je aan je verplichtingen kunt voldoen. Internetbedrijven bewaren hun administratie meestal in een of meer computersystemen. Het is belangrijk dat je weet waar welke informatie zich bevindt, dat je deze naar believen kunt opvragen en dat je administratie gedurende de juiste periode beschikbaar is. Over het algemeen is dat drie jaar na het indienen van de belastingaangifte voor dat jaar, maar er zijn enkele uitzonderingen. In de praktijk moeten internetbedrijven ondersteunende gegevens voor onbepaalde tijd bewaren. Harde schijfruimte is praktisch gratis; het is zeker goedkoper dan het opzetten van een proces om routinematig te beslissen welke documenten moeten worden bewaard of verwijderd.

Het aantonen van inkomsten is best makkelijk: bewaar kopieën van ontvangstbewijzen en facturen. Als je grote transacties hebt, wil je waarschijnlijk kunnen wijzen op contracten of andere documenten die laten zien wat er precies is gedaan.

Je ontvangstbewijzen of facturen worden meestal centraal in je systeem bewaard. Als je van systeem verandert, vergeet dan niet om oude ontvangstbewijzen of facturen op te slaan op een plek waar ze na de migratie niet verloren gaan. Sorteer ze minimaal op jaar; het is vaak handig om ze binnen het jaar te kunnen ordenen, omdat een veelvoorkomende vraag is: "Uw boekhouding vermeldt een inkomstenitem van $ 12.000 op 3 december 2012. Onderbouw dit met voldoende details."

Het onderbouwen van uitgavenitems is iets lastiger, omdat uitgaven doorgaans veel gevarieerder zijn dan inkomsten. Bovendien gelden voor bepaalde soorten uitgaven ongewoon gedetailleerde vereisten voor het bijhouden van gegevens.

Het is een goed idee om een beleid te hebben dat voor elke aankoop van goederen of diensten bij je bedrijf een schriftelijk ontvangstbewijs of factuur nodig is en dat alle ontvangstbewijzen of facturen op een centrale plek worden bewaard. Veel bedrijven gebruiken software voor het bijhouden van ontvangstbewijzen of uitgaven. Een minder technologische, maar nog steeds conforme manier om dit te doen, is door een e-mailadres voor ontvangstbewijzen voor je bedrijf aan te maken en alle werknemers te verplichten om ontvangstbewijzen daarheen te sturen of door te sturen als ze persoonlijk zijn uitgegeven.

Als een transactie niet resulteert in een ontvangstbewijs, moet je dat als een afwijking beschouwen. Een deel van de discipline van het bijhouden van ontvangstbewijzen is om ervoor te zorgen dat geld dat het bedrijf verlaat, vergezeld gaat van documentatie die dit rechtvaardigt. Transacties zonder ontvangstbewijzen zijn van nature verdacht en kunnen wijzen op activiteiten die je bedrijf wil tegengaan, zoals verduistering. Meestal is de reden onschuldig, maar je moet toch meteen een schriftelijk verslag van de transactie maken en dit bewaren waar je ook je ontvangstbewijzen of facturen bewaart. Let op: het achteraf invullen van schriftelijke verslagen op basis van bijvoorbeeld creditcardafschriften is niet oké. De IRS wil dat verslagen worden bijgehouden op het moment van de transactie of kort daarna, wanneer de details nog vers in het geheugen liggen en er minimale kans is dat ze worden gemanipuleerd voor belastingvoordeel.

Voor de meeste transacties, vooral die met kleine bedragen, hoeven de schriftelijke verslagen niet uitgebreid te zijn; ontvangstbewijzen zijn over het algemeen ook niet zo uitgebreid. Je moet vermelden aan wie je hebt betaald (met voldoende details – 'een man' is niet voldoende, maar 'de bloemenwinkel in de 3rd Street' waarschijnlijk wel, tenminste voor een kleine transactie), hoeveel je precies hebt betaald, de wijze van betaling (vanaf een rekening, contant, enz.), wat je hebt gekocht en waarom je geen officieel ontvangstbewijs of factuur hebt.

Elektronische documenten tellen mee als schriftelijke documenten, vooral als je ze netjes bijhoudt tijdens je normale bedrijfsvoering. Als het bijvoorbeeld gebruikelijk is in je onderneming om ontvangstbewijzen te bewaren in de e-mailinbox receipts@, dan is een e-mail van twee regels naar receipts@ een schriftelijk document dat is gemaakt tijdens de normale bedrijfsvoering van je onderneming, en wordt het meestal als normaal beschouwd.

Bewaar afschriften (en soortgelijke documenten) van alle bankrekeningen, creditcards enz. voor onbepaalde tijd. Houd er rekening mee dat banken afschriften soms korter bewaren dan je zou willen. Maak er daarom een gewoonte van om de elektronische kopieën op te slaan op een plek waar je zelf controle over hebt. Banken gaan wel eens failliet. Je wilt niet dat je een rekeningafschrift van vijf jaar geleden moet reconstrueren, alleen omdat je de rekening hebt gesloten of omdat de bank in de tussentijd is overgenomen.

Reis-, vervoers-, entertainment- en geschenkkosten worden soms misbruikt door sommige belastingbetalers en daarom gelden er specifieke vereisten voor het bijhouden van gegevens. Je moet vooral goed opletten dat je voor deze transacties actuele schriftelijke gegevens bijhoudt; de IRS beschrijft wat je nodig hebt in Publicatie 463. Een voorproefje van wat er gaat komen: je moet voor elke werknemer een spreadsheet bijhouden met daarin de reisdata, waar ze verbleven (bewaar de ontvangstbewijzen!) en wat het zakelijke doel van de reis was. Telkens wanneer je zakelijke representatiekosten maakt (inclusief maaltijden), moet je de deelnemers en het specifieke zakelijke doel gelijktijdig met de informatie over de transactie registreren; veel kleine ondernemingen schrijven dit gewoon op de achterkant van het ontvangstbewijs.

Zoals bij de meeste belastingonderwerpen, proberen de autoriteiten redelijk te zijn over de mate van formaliteit die vereist is voor kleine transacties. Deze formaliteit neemt toe naarmate transacties groter, frequenter of belangrijker worden in de totale context van je onderneming. Het is onwaarschijnlijk dat je veel meer hoeft te noteren dan "Dan Smith; kandidaat; sollicitatiegesprek" als je iemand een lunch ter waarde van € 20 aanbiedt. Als je eindejaarsfeest je bedrijf 150.000 dollar kost, overleg dan met je accountant en vraag hem wat het juiste niveau van onderbouwing is .