如果您已收到款项，祝贺您！您创造了人们愿意为之付费的产品或服务。为确保企业持续健康运营，并让自己能更多聚焦于业务本身而非基础运营，您需要妥善记录公司的资金流入与流出。欢迎在记账与会计的领域开启精彩的旅程。

什么是记账？什么是会计？

从历史上看，记账和会计的职能存在区别，但随着计算机（而非人工）承担的相关工作逐渐增多，两者的界限也变得模糊。

记账 是将交易细节记录到公司的账簿（分类账）中。这项工作历来被视为需要由注重细节的专业人员完成，而非高学历才能胜任。

会计 是指将账簿数据转化为关于企业经营状况的结论。这一职能的部分工作已在很大程度上被计算机程序取代——由于企业账簿已实现电子化，编制资产负债表（反映企业当前资产和负债的报告）已变得相对容易。

在大多数企业中，会计师的工作包括：为企业架构提供建议（例如，母公司与子公司之间的资金流动方式）；为非常规交易设计流程和管控措施（这类交易比记账员或计算机处理的常规工作更复杂）；就财务问题为公司所有者或管理者提供建议。他们通常还会协助制定税务规划和编制纳税申报表。

什么是“账簿”？

企业会保存多种类型的记录。其中一类记录用于反映价值流入和流出公司的情况，被称为“账簿”。账簿追踪的是价值，不一定局限于资金，但为方便起见，我们将以资金为例进行说明，而不再罗列企业可能记录的各类有价物品。

各企业的“账簿”形式不尽相同——有些企业使用实体账本记录交易，有些采用 Excel 文件管理，还有些将账目分散在多个不同的会计系统中。

分类账中的每一笔记录都包含金额、描述、日期，以及资金的来源和去向。您可以将支票簿或银行对账单视为一种分类账，但其复杂度远低于企业可能使用的分类账。

大多数企业采用复式记账法，即维护多个逻辑分类账，每个分类账对应一个账户。此处的“账户”既可以是实际的银行账户，也可以是便于核算但无实体载体的账户，如“收入账户”。复式记账法要求每笔交易记录两次：一次记入一个账户的贷方，另一次记入另一个账户的借方。

复式记账法在 15 世纪曾是一项革命性技术，因为与单式记账法相比，它能降低出错和违规操作的可能性。如今，计算机承担了大部分实际记账工作，因此企业主通常无需频繁关注记账流程，而是可以专注于根据记账和会计流程的结果做出明智决策。

区分个人财务与企业财务

建立完善的企业会计管控体系，首要步骤之一是区分个人财务与公司财务。在创业初期，这往往颇具难度，因为许多创业者最初会将公司视为个人身份的延伸。这种情况很自然，也符合预期，但应在可行的前提下尽早明确划分企业资金与个人资金的界限。

这样做有若干益处：

公司债权人或其他利益相关方“揭开公司面纱”，最简便的方式之一就是证明公司并非真实的经营实体，而只是创业者的“私人钱包”。所谓“揭开公司面纱”，是法律用语中否定公司债务仅由公司承担、不连带其所有者责任的推定。作为企业主，您必须竭力避免这种情况发生。

从公司账户支付个人支出，或从个人账户支付公司支出，往往会证明公司只是“虚构实体”。创业者成立公司，是希望（且理应）享受公司制带来的有限责任保护，因此应谨慎维护个人与公司的财务界限。

此外，将企业交易与个人交易分开记录在不同账户中，在运营上也更为简便。您个人并无准确记账的义务，但企业必须履行这一义务。如果某张信用卡的所有交易均为公司相关，则记账会更轻松；如果能确定某张信用卡无任何公司相关交易，则可直接丢弃其对账单，无需担心影响公司财务记录。

严格规范公司与个人之间的资金流动，有助于在问题恶化前及时发现隐患。企业经营繁琐复杂，即便是小微企业每月也轻易产生数百笔交易。当资金持续在个人账户与对公账户间频繁流转时，经营者极易产生业务繁荣的错觉，实则资金正不断流失——除非您能精准追踪每笔私人垫付的业务开支，否则很难察觉真相。即便能力出众的创业者，也可能遭遇这种情况，而意识到问题时往往追悔莫及。

幸运的是，互联网企业在区分个人财务与企业财务方面具备天然优势，因为其大部分业务通过电子方式开展。只要记住几条简单规则，公司的财务操作就能自然符合规范。下面将介绍如何处理一些最常见的交易场景。

简化记账的方法

收入： 开设企业支票账户，作为企业资金的主要存放账户。确保企业所有收入都存入该账户。例如，让 Stripe（或其他信用卡处理商）将资金转入该账户；如果收到支票，需存入该账户（而非兑现）。

这样做可以让您（或您的记账员）快速查看企业的资金存入情况（几乎均为收入项目），并将其与销售额进行匹配。

非营收性存款： 企业资金流入有时并非源于“客户付款”。典型例子包括投资、创业者注资等。此类交易应尽量减少，并妥善记录。

在商家发展初期，当现金流尚未转正时，创业者往往需要注入资金。这没有问题，前提是您能负担得起，但要：尽可能减少注资次数。每月注资一次是个不错的节奏，一周多次则不合适。

支出： 开办一张或少量几张信用卡。信用卡可以是个人名义，也可以是企业名义——创业初期，通常难以申请到企业信用卡。尽可能将所有企业支出记在信用卡上；切勿将个人支出记在企业信用卡上。

避免进行混杂性质的交易，这类交易后续会给记账带来麻烦。如果需在亚马逊同时购买业务相关与无关商品，应分两次下单。虽然可能产生额外运费（或需开通多个 SaaS 账户，或在门店花费更多时间要求收银员分次结账），但能节省记账费用并避免麻烦。企业运营中存在诸多需要您亲自把关才能创造附加值的环节，但“这盒电池是公用还是私用？”这类问题不在其列。应尽量避免此类问题出现。

信用卡还款需从企业支票账户支付，且仅能从该账户支付。

应尽量减少通过企业信用卡以外的方式（尤其是现金）支付企业支出。如果需为自己或员工报销，务必同时保存支出凭证和报销记录。

部分政府机构、房东等仅接受支票付款；此时可通过网上银行从企业支票账户直接开具支票，或者使用直接借记或 ACH 付款方式进行支付。

企业向创业者提供贷款： 尽量避免。投资者对此类贷款持负面态度，因为历史经验表明，这可能意味着公司资金被滥用。此类操作会徒增记账复杂性，更削弱“个人与企业分离”的说服力。理想状态下，企业与个人间的现金流应保持单向且低频：如每月工资支票、季度分红等。此类交易易于核算，且税务处理清晰明确。

贷款也有可能变得混乱。例如，如果记账不规范，企业贷款的还款可能会被完全记为收入（这种做法不正确，会不必要地增加企业税负），或被税务机构认定为收入（同样不正确，但由于记账不规范，可能难以辩解）。

如果您需要信贷支持，应向银行申请。一笔 5000 美元的贷款即便按 18% 的年利率支付利息，也远比处理税务麻烦要划算得多——如果因您与企业之间存在缺乏凭证的非正式贷款或频繁资金往来，导致美国国税局发起质询，届时仅委托会计师应对审计的费用，就远超这笔利息成本。

美国国税局对“关联方贷款”也有严格规定，这类贷款比从银行获得的贷款需要更多凭证。如果您未妥善保存相关凭证，可能会面临处罚，并非因为您有意滥用贷款，而仅仅是因为未遵守凭证相关规定。

如果您仍选择进行此类贷款，应咨询会计师以妥善记录相关凭证。或者，为避免麻烦，在未审慎考虑前切勿与企业发生借贷往来。

收付实现制会计与权责发生制会计

互联网公司广泛使用两种会计方法：收付实现制和权责发生制。这两种方法在记账和会计流程上有本质区别，可能会导致税负的巨大差异。您很可能会从这两种方法中选择一种，并坚持使用多年。（这两种方法对应不同的公司记账方式；在提交公司首份纳税申报表时，您还需告知美国国税局所采用的方法。变更会计方法不仅需要向税务机构提交表格，通常还需进行大量内部工作以确保过渡阶段的核算准确性，因此应尽量避免变更。）

在收付实现制下，企业收入在“无限制可供使用”时即予确认。这是美国国税局的专用术语，其简化释义为：“如果客户认为已付款，则应按其认定的金额确认收入”。资金实际入账时即构成当期收入。支票寄出时即视为收入，而非收到时。

支出的记录同样简单：在实际付款时记录。

许多创业者在创业初期采用收付实现制，因为这种方法易于理解，即使是无商业背景的创业者也能掌握。

权责发生制比收付实现制更复杂，但它的优势在于，能让企业（及其他利益相关方）在任意时间点更准确地了解企业的实际经营状况。

在权责发生制下，收入和支出需满足以下条件才会被确认：金额确定、（原则上）可收回，且经济活动已完成。

例如，如果您收到客户订单付款但尚未发货，则需在发货后才确认收入。（此时应将款项记为资产，并将公司交付等值商品的义务记为未实现收入负债；发货后，再减少负债，增加收入。）记账在掌握要领后并不难，但您的时间最好用在其他更有价值的事务上，因此建议聘请专业人员负责此项工作。

许多投资者期望看到采用权责发生制记账的账簿，因为收付实现制存在多种报表编制方式，可能使企业看起来比实际更成功。会计方法的转换可在纳税期结束时进行，但过程颇为繁琐。如果您明确企业将寻求投资，建议直接采用权责发生制，避免数月后需重新梳理所有账目的麻烦。

凭证要求

企业需为账簿中的每一笔交易提供凭证（即提供能证明交易事实的文件）。除账簿外，还需建立规范的记录体系，以便随时解答有关任何交易的问询。

这一点对于金额较大的交易，或纳税申报表中几个高风险部分的交易尤为重要，但原则上，您需为所有交易提供凭证。

美国国税局 (IRS) 并未强制要求采用特定的记账方式，仅要求以连贯一致的方式记账，确保能履行相关义务。互联网公司通常会将大部分记录存储在一个或多个计算机系统中。您需要熟悉各类信息的存储位置，能够随时调取数据，并确保记录在规定时限内可供查阅。通常而言，记录保存期限为该年度纳税申报后三年，但也存在一些例外情况。从实际操作来看，互联网企业应无限期存储交易凭证数据。硬盘存储空间成本几乎可忽略不计，远低于建立定期筛选文件的保留或删除流程所需成本。

为收入项目提供凭证 相当容易：留存收据和发票副本即可。如果涉及大额交易，建议备妥合同或其他证明文件，以佐证实际完成的工作内容。

收据和发票通常会集中存储于您的系统中。如果需更换系统，请务必将旧收据或发票备份至不会在迁移后被清除的位置。至少按年度归档；按年内顺序整理通常更实用，因为常见的查询形式是：“您的账簿显示 2012 年 12 月 3 日有 12,000 美元收入项，请提供相应级别的详细凭证。”

为支出项目提供凭证 略显棘手，因为支出通常比收入种类更多样。此外，某些类型的支出对记账有格外详细的要求。

建议制定政策：公司所有商品或服务采购都需获取书面收据或发票，并将所有收据或发票集中存放。许多公司会使用收据追踪或费用追踪软件。如果采用技术门槛较低但仍符合要求的方式，可为公司设立专属收据邮箱（例如 receipts@），并规定全体员工必须将收据发送至该邮箱，或在个人收到收据时主动转发至此邮箱。

如果一笔交易没有收据，您应该将其视为异常情况。保留收据的纪律性要求，旨在确保每笔公司支出都附有合理凭证；缺乏收据的交易存在可疑性，可能涉及企业需严厉打击的行为（例如资金挪用）。多数情况下，这可能是毫无恶意之举，但仍需立即建立交易的书面记录，并将其与其他收据或发票存放在一起。需特别注意，事后通过银行对账单等材料补造记录不被接受——美国国税局要求记录必须在交易发生时或发生后短期内完成记录，此时交易细节清晰在案，几乎不可能为避税而篡改信息。

多数交易的书面记录无需繁复，小额交易尤其如此；收据本身通常也并不复杂。记录应包含以下要素：收款方信息（需适当详细——“某人”不符要求，但“第三街花店”对小额交易而言通常足够）、具体金额、支付方式（账户转账或现金等）、购买物品，以及未获取正式收据或发票的合理解释。

电子记录可视为书面记录，在日常业务中规范保存这些记录尤为重要。例如，如果您习惯将收据存入收据邮箱（例如 receipts@），那么发往该邮箱的两行邮件即构成日常业务流程中产生的书面记录，通常会被视为常规凭证予以采信。

您应当无限期保存所有银行账户、信用卡等的对账单（及类似文件）。需注意，银行自身系统保存对账单的时间可能短于公司所需——因此应养成将电子对账单保存到可控存储位置的习惯。银行亦有停业之时，您一定不愿意因账户注销或银行被收购而被迫重建五年前的账户对账单。

差旅、交通、招待及礼品支出常被纳税人滥用，因此设有特殊记录要求。此类交易须特别注意保留即时书面记录；美国国税局在《第 463 号出版物》中明确了具体要求。关键点包括：您应为每位员工建立电子表格，详细记录差旅日期、住宿地点（务必保留收据！）及差旅的商业目的。每次进行商务招待（包括餐费）时，应即时记录参与人员、具体业务目的及交易信息；多数小企业仅在收据背面简要标注即可。

与大多数税务相关事项一样，监管机构对小额交易的记录形式要求较为宽松，而随着交易金额增大、频率提高或在企业整体财务中占比提升，要求会相应提高。如果为某人支付 20 美元午餐费，记录“Dan Smith；候选人；讨论就业机会”等简要信息即可。如果公司年终派对花费 15 万美元，则应咨询会计师，确认所需凭证的详细程度。