Wenn Sie bezahlt werden, herzlichen Glückwunsch! Sie haben etwas geschaffen, für das die Menschen bereit sind, Geld zu bezahlen. Um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen erfolgreich bleibt, und um sich mehr auf das Geschäft als auf die Verwaltung zu konzentrieren, sollten Sie Aufzeichnungen über die Ein- und Auszahlungen Ihres Unternehmens führen. Willkommen in der faszinierenden Welt der Buchhaltung und Rechnungslegung.

Was ist Buchhaltung? Was ist Rechnungswesen?

Historisch gesehen gab es einen Unterschied zwischen den Funktionen der Buchhaltung und des Rechnungswesens, aber dieser Unterschied wird immer geringer, da beide Funktionen zunehmend von Computern statt von Menschen ausgeführt werden.

Buchhaltung ist die Erfassung von Details zu Transaktionen in den Büchern (Hauptbüchern) des Unternehmens. Historisch gesehen wurde dies als eine Aufgabe angesehen, die von detailorientierten Spezialisten ausgeführt wurde, aber keinen höheren Bildungsabschluss erforderte.

Das Rechnungswesen wandelt die Daten aus den Büchern in Schlussfolgerungen über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens um. Ein Teil dieser Funktion wurde weitgehend von Computerprogrammen übernommen – da die Bücher des Unternehmens computerisiert sind, ist die Berechnung einer Bilanz (ein Bericht, der die aktuellen Vermögenswerte und Verbindlichkeiten des Unternehmens auflistet) trivial.

In den meisten Unternehmen beraten Buchhalter/innen hinsichtlich der Unternehmensstruktur (z. B. wie Gelder zwischen einer Muttergesellschaft und einer Tochtergesellschaft fließen), entwerfen Verfahren und Kontrollen für neuartige Transaktionen, die komplexer sind als die Routineaufgaben, die von Buchhaltern/Buchhalterinnen oder Computern erledigt werden, und beraten die Inhaber/innen oder Manager/innen des Unternehmens in finanziellen Fragen. Oftmals unterstützen sie auch bei der Steuerplanung und der Erstellung von Steuererklärungen.

Was sind „Bücher“?

Ihr Unternehmen führt viele Arten von Aufzeichnungen. Eine Kategorie davon, die den Wertfluss in das und aus dem Unternehmen beschreibt, wird als „Bücher” bezeichnet. Die Bücher verfolgen den Wert, nicht unbedingt immer in Form von Geld, aber der Einfachheit halber werden wir uns auf Geld konzentrieren, anstatt auf die lange Liste wertvoller Dinge, über die ein Unternehmen Aufzeichnungen führen kann.

Die physische Form der „Bücher“ ist in jedem Unternehmen unterschiedlich – in einigen Unternehmen handelt es sich um ein buchstäbliches Buch mit einem physischen Hauptbuch der Transaktionen, in anderen um eine Excel-Datei, in wieder anderen ist es auf mehrere verschiedene Buchhaltungssysteme verteilt.

Jeder Eintrag in einem Hauptbuch enthält einen Betrag, eine Beschreibung, ein Datum und einige Angaben darüber, woher das Geld kommt und wohin es fließt. Sie können sich Ihr Scheckheft oder Ihren Kontoauszug als Hauptbuch vorstellen, wenn auch als ein sehr einfaches im Vergleich zu dem, das Ihr Unternehmen wahrscheinlich besitzt.

Die meisten Unternehmen verwenden die doppelte Buchführung, bei der das Unternehmen mehrere logische Hauptbücher führt, die jeweils ein Konto des Unternehmens darstellen. „Konten” können hier tatsächlichen Bankkonten entsprechen oder etwas, das nützlich ist, über das man nachdenken sollte, das aber keinen physischen Ort hat, wie beispielsweise „Umsatzerlöse”. Bei der doppelten Buchführung wird jede Transaktion zweimal erfasst: als Gutschrift auf einem Konto und als Belastung auf einem anderen.

Die doppelte Buchführung war im 15. Jahrhundert eine revolutionäre Technologie, da sie Fehler und Missbrauch weniger wahrscheinlich macht als die Verwendung eines einzigen Hauptbuchs für das Unternehmen. Heutzutage übernehmen Computer den größten Teil der eigentlichen Arbeit, sodass sich die Unternehmerin oder der Unternehmer wahrscheinlich nicht mehr so häufig mit der Logistik der Buchhaltung befassen muss und sich stattdessen darauf konzentrieren kann, gute Entscheidungen über die Ergebnisse der Buchhaltungs- und Rechnungslegungsabläufe zu treffen.

Trennung der privaten und geschäftlichen Finanzen

Einer der ersten Schritte zur Einrichtung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung für Ihr Unternehmen ist die Trennung Ihrer privaten Finanzen von Ihren geschäftlichen Finanzen. Dies ist anfangs oft schwierig, da viele Unternehmer/innen ihr Unternehmen zunächst als Erweiterung ihrer persönlichen Identität betreiben. Das ist natürlich und zu erwarten, aber Sie sollten so früh wie möglich eine klare Trennung zwischen den Finanzen innerhalb des Unternehmens und den Finanzen außerhalb des Unternehmens vornehmen.

Dies hat mehrere Vorteile:

Eine der einfachsten Möglichkeiten für Gläubiger/innen eines Unternehmens oder andere Personen mit Ansprüchen gegen das Unternehmen, die „Haftungsbeschränkung des Unternehmens aufzuheben”, besteht darin, nachzuweisen, dass das Unternehmen kein seriöses Unternehmen war, sondern eher wie eine separate Geldquelle für den/die Unternehmer/in behandelt wurde. Die „Durchgriffshaftung” ist ein juristischer Fachbegriff für die Aufhebung der Vermutung, dass die Verbindlichkeiten des Unternehmens ausschließlich beim Unternehmen und nicht bei seinen Inhabern/Inhaberinnen liegen. Als Inhaber/in eines Unternehmens sollten Sie dies unbedingt vermeiden.

Die Bezahlung persönlicher Ausgaben aus den Unternehmenskonten oder von Unternehmensausgaben aus Ihren persönlichen Konten deutet darauf hin, dass das Unternehmen nur eine Fiktion ist. Da Unternehmer/innen, die ein Unternehmen gründen, die durch die Gründung gebotene Haftungsbeschränkung wünschen (und davon profitieren sollten), sollten sie darauf achten, diese Unterscheidung beizubehalten.

Darüber hinaus ist es aus betrieblicher Sicht einfacher, wenn Ihre geschäftlichen und privaten Transaktionen auf getrennten Konten geführt werden. Sie sind nicht verpflichtet, für sich selbst genaue Bücher zu führen, aber für Ihr Unternehmen. Wenn jede Transaktion auf einer Kreditkarte als geschäftlich bekannt ist, erleichtert dies Ihre Buchhaltung. Wenn Sie mit Sicherheit wissen, dass keine davon geschäftlich ist, können Sie diese Abrechnung ohne Folgen für das Unternehmen wegwerfen.

Die Durchsetzung von Disziplin beim Geldtransfer zwischen dem Unternehmen und Ihnen selbst kann dazu beitragen, Probleme aufzudecken, bevor sie unlösbar werden. Unternehmen sind komplex; selbst kleine Unternehmen können leicht Hunderte von Transaktionen pro Monat haben. Es kann leicht zu der falschen Wahrnehmung kommen, dass das eigene Unternehmen gut läuft, während es in Wirklichkeit Geld verliert. Dies kann passieren, wenn ständig Geld auf Ihre persönlichen Konten ein- und ausgeht, und Sie bemerken es möglicherweise nicht, wenn Sie nicht sehr genau darauf achten, wie oft Sie persönlich Geschäftsausgaben tätigen. Dies passiert selbst sehr talentierten Unternehmerinnen und Unternehmern und es kann eine schmerzhafte Erkenntnis sein, wenn man sich dessen bewusst wird.

Internetunternehmen sind glücklicherweise sehr gut in der Lage, sich von Ihren persönlichen Finanzen zu trennen, da ein Großteil der Geschäfte elektronisch abgewickelt wird. Wenn Sie sich an ein paar einfache Regeln halten, wird Ihr Unternehmen automatisch das Richtige tun. Lassen Sie uns gemeinsam durchgehen, wie Sie mit einigen der häufigsten Transaktionen umgehen sollten.

Möglichkeiten zur Vereinfachung der Buchführung

Umsatz: Eröffnen Sie ein Girokonto als primären Aufbewahrungsort für das Geld des Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass alle Einnahmen des Unternehmens auf dieses Konto eingezahlt werden. Lassen Sie beispielsweise Stripe (oder Ihren anderen Kreditkartenverarbeiter) Gelder auf dieses Konto überweisen. Wenn Sie Schecks erhalten, zahlen Sie diese auf das Konto ein (anstatt sie einzulösen).

Auf diese Weise können Sie (oder Ihre Buchhalter/innen) die Einzahlungen in das Unternehmen, bei denen es sich fast ausschließlich um Umsatzposten handelt, schnell überprüfen und mit Ihren Verkäufen abgleichen.

Einzahlungen ohne Umsatz: Gelegentlich fließt Geld aus anderen Gründen als „ein/e Kunde/Kundin hat es Ihnen gezahlt” in Unternehmen. Beispiele hierfür sind Investitionen, Unternehmer/innen, die dem Unternehmen Geld leihen, usw. Sie sollten diese Transaktionen so selten wie möglich halten und sie entsprechend dokumentieren.

In der Anfangsphase des Unternehmens, wenn es noch keinen positiven Cashflow aufweist, muss ein/e Unternehmer/in häufig Geld in das Unternehmen investieren. Dies ist in Ordnung, vorausgesetzt, Sie können es sich leisten, aber: Sorgen Sie dafür, dass dies so selten wie möglich geschieht. Einmal im Monat ist ein guter Rhythmus dafür, mehrmals pro Woche hingegen nicht.

Ausgaben: Eröffnen Sie eine oder wenige Kreditkarten. Diese können auf Ihren persönlichen Namen oder auf den Namen des Unternehmens laufen – Geschäftskreditkarten sind in der Anfangsphase Ihres Unternehmens oft schwer zu erlangen. Bezahlen Sie alle Geschäftsausgaben nach Möglichkeit mit einer Kreditkarte; bezahlen Sie niemals persönliche Ausgaben mit Geschäftskreditkarten.

Führen Sie keine Transaktionen durch, die gemischter Natur sind; diese erschweren später die Buchhaltung. Wenn Sie bei Amazon geschäftsbezogene Artikel und nicht geschäftsbezogene Artikel kaufen müssen, tätigen Sie stattdessen zwei separate Käufe. Dies kann zwar zusätzliche Versandkosten (oder zusätzliche SaaS-Konten oder zusätzliche Zeit, um eine/n Verkäufer/in zu bitten, zwei Käufe in einem Geschäft zu tätigen) verursachen, aber Sie sparen Buchhaltungskosten und Ärger. Es gibt viele Bereiche in Ihrem Unternehmen, in denen Ihre persönliche Aufmerksamkeit einen Mehrwert schafft. Die Beantwortung der Frage „Waren diese von Ihnen bestellten Batterien für geschäftliche oder private Zwecke?“ gehört nicht dazu. Organisieren Sie Ihr Unternehmen daher nicht so, dass Ihnen diese Frage regelmäßig gestellt wird.

Bezahlen Sie diese Kreditkarten aus dem geschäftlichen Girokonto und ausschließlich aus dem geschäftlichen Girokonto.

Sie sollten die Anzahl der Geschäftsausgaben, die nicht über Ihre Geschäftskreditkarte getätigt werden, insbesondere Bargeldtransaktionen, minimieren. Wenn Sie sich selbst oder einem/einer Mitarbeiter/in Ausgaben erstatten müssen, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl die Ausgaben als auch die Erstattungen dokumentieren.

Einige Regierungsbehörden, Vermieter/innen usw. akzeptieren nur Zahlungen per Scheck. Nutzen Sie Ihr Online-Banking, um Schecks direkt vom Geschäftskonto auszustellen, oder verwenden Sie Lastschriften oder ACH-Zahlungen, um sie zu bezahlen.

Darlehen vom Unternehmen an den/die Unternehmer/in: Vermeiden Sie diese. Investorinnen und Investoren lehnen sie ab, da sie in der Vergangenheit auf einen Missbrauch von Unternehmensmitteln hindeuten können. Sie erschweren die Buchhaltung unnötig. Sie machen es schwieriger, die Trennung zwischen Ihnen und Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Idealerweise sollte der Geldfluss zwischen dem Unternehmen und Ihnen selbst in eine Richtung gehen und relativ selten sein: ein monatlicher Gehaltsscheck, eine vierteljährliche Ausschüttung usw. Diese sind leicht zu verbuchen und haben klare steuerliche Konsequenzen.

Kredite können zu Komplikationen führen. Beispielsweise kann eine nachlässige Buchführung leicht dazu führen, dass Kreditrückzahlungen an das Unternehmen entweder vollständig als Umsatz verbucht werden (was falsch ist und die Steuerlast des Unternehmens unnötig erhöht) oder von der Steuerbehörde als Einnahmen angesehen werden (was ebenfalls falsch ist, aber angesichts einer nachlässigen Buchführung möglicherweise schwer zu verteidigen ist).

Wenn Sie einen Kredit benötigen, nehmen Sie ihn bei einer Bank auf. Die Zahlung von 18 % Jahreszins auf einen Saldo von durchschnittlich 5.000  Dollar im Laufe eines Jahres ist wesentlich kostengünstiger als die Bezahlung Ihrer Buchhalterin oder Ihres Buchhalters für die Beantwortung von Fragen des IRS zu einem informellen Darlehen, für das keine Unterlagen vorliegen, oder zu umfangreichen Transaktionen zwischen der Inhaberin bzw. dem Inhaber und dem Unternehmen.

Der IRS hat auch strenge Vorschriften für „Kredite an verbundene Parteien”, für die mehr Unterlagen erforderlich sind als für Kredite von Banken. Wenn Sie diese Unterlagen nicht aufbewahren, können Sie bestraft werden, nicht weil Sie den Kredit missbrauchen wollten, sondern einfach weil Sie die Vorschriften zur Dokumentation nicht befolgt haben.

Sprechen Sie mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater, um diese Kredite ordnungsgemäß zu dokumentieren, wenn Sie sich dafür entscheiden, sie aufzunehmen. Oder ersparen Sie sich den Ärger und leihen Sie sich kein Geld von Ihrem Unternehmen oder verleihen Sie kein Geld an Ihr Unternehmen, ohne dies sorgfältig zu überdenken.

Kassenbuchhaltung vs. Periodenrechnung

Es gibt zwei Methoden der Buchführung, die von Internetunternehmen häufig verwendet werden: die Kassenbuchhaltung und die Periodenrechnung. Es handelt sich um zwei grundlegend unterschiedliche Verfahren der Buchhaltung und Rechnungslegung, die zu erheblichen Unterschieden bei der Steuerbelastung führen können. Sie werden sich wahrscheinlich für eine der beiden Methoden entscheiden und diese dann über Jahre hinweg beibehalten. (Die beiden Methoden implizieren unterschiedliche Arten der Buchführung für Ihr Unternehmen. Sie müssen dem IRS bei der Einreichung Ihrer ersten Steuererklärung für das Unternehmen mitteilen, welche Methode Sie verwendet haben. Ein Wechsel der Methode erfordert sowohl die Einreichung von Formularen bei den Steuerbehörden als auch oft einen hohen internen Aufwand, um sicherzustellen, dass der Übergang korrekt verbucht wird. Daher sollten Sie einen Wechsel nach Möglichkeit vermeiden.)

Bei der Kassenbuchhaltungsmethode verbucht Ihr Unternehmen Umsatzerlöse, sobald diese „Ihnen ohne Einschränkung zur Verfügung stehen”. Dies ist ein Fachbegriff der Steuerbehörde IRS; vereinfacht ausgedrückt bedeutet dies: „Wenn Ihr/e Kunde/Kundin glaubt, dass er/sie Sie bezahlt hat, haben Sie wahrscheinlich Umsatzposten in Höhe des Betrags verbucht, den er Ihrer Meinung nach bezahlt hat.” Umsatzerlöse, die auf einem Ihrer Konten eingegangen sind, gelten zu diesem Zeitpunkt zweifellos als Umsatz. Schecks, die an Sie gesendet wurden, gelten als Umsatz zum Zeitpunkt ihres Versands und nicht zum Zeitpunkt ihres Eingangs.

Aufwendungen sind ähnlich einfach: Sie verbuchen sie, wenn sie tatsächlich bezahlt werden.

Viele Unternehmer/innen beginnen ihre Geschäftstätigkeit mit der Kassenbuchhaltungsmethode, da sie selbst für Unternehmer/innen ohne betriebswirtschaftlichen Hintergrund sehr leicht zu verstehen ist.

Die Periodenrechnung ist komplizierter als die Kassenbuchhaltung. Der Vorteil besteht darin, dass das Unternehmen (und andere interessierte Parteien) zu jedem Zeitpunkt ein genaueres Bild von der tatsächlichen Lage des Unternehmens erhalten.

Bei der Periodenrechnung werden sowohl Umsatzerlöse als auch Ausgaben erfasst, sobald der Betrag feststeht, (im Prinzip) als einbringlich gilt und die wirtschaftliche Leistung erbracht wurde.

Das bedeutet beispielsweise, dass Sie, wenn Sie Zahlungen für eine Bestellung entgegennehmen, diese aber noch nicht versandt haben, den Umsatz erst beim Versand verbuchen. (Sie verbuchen die Zahlungen als Vermögenswert und als Verbindlichkeit aus noch nicht realisierten Erträgen, die die Verpflichtung des Unternehmens zum Versand des entsprechenden Warenwerts darstellen; beim Versand verringern Sie dann die Verbindlichkeit und erhöhen den Umsatz.) Buchhaltung: einfach, wenn man den Dreh einmal raus hat… aber Ihre Zeit ist besser für fast alles andere genutzt, also beauftragen Sie jemanden, dies für Sie zu erledigen.

Viele Investorinnen und Investoren erwarten eine Buchhaltung nach der Periodenrechnungsmethode, da es eine Reihe von Möglichkeiten gibt, nach der Kassenbuchhaltungsmethode zu berichten, die ein Unternehmen erfolgreicher erscheinen lassen, als es tatsächlich ist. Ein Wechsel der Buchhaltungsmethode kann am Ende eines Steuerzeitraums erfolgen, ist jedoch mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Wenn Sie also wissen, dass Sie auf dem Weg zur Investorin oder zum Investor sind, sollten Sie vielleicht mit der Periodenrechnung beginnen, um sich die Mühe zu ersparen, in einigen Monaten Ihre gesamte Buchhaltung überarbeiten zu müssen.

Nachweispflichten

Ihr Unternehmen ist verpflichtet, alle in Ihren Büchern verzeichneten Transaktionen zu belegen (durch Vorlage von Unterlagen zu den jeweiligen Sachverhalten). Zusätzlich zu Ihren Büchern sollten Sie gut organisierte Aufzeichnungen führen, damit Sie Fragen zu Transaktionen schnell beantworten können.

Dies ist besonders wichtig für größere Transaktionen oder für Transaktionen in einigen risikoreichen Bereichen Ihrer Steuererklärung, aber grundsätzlich müssen Sie alles belegen können.

Der IRS schreibt keine bestimmte Art der Buchführung vor, sondern nur, dass Sie dies auf einheitliche Weise tun, damit Sie Ihren Verpflichtungen nachkommen können. Internetunternehmen bewahren ihre Unterlagen in der Regel in einem oder mehreren Computersystemen auf. Es ist wichtig, dass Sie wissen, wo sich welche Informationen befinden, dass Sie diese bei Bedarf abrufen können und dass Ihre Unterlagen für einen angemessenen Zeitraum verfügbar sind. Im Allgemeinen sind dies drei Jahre nach Einreichung der Steuererklärung für das jeweilige Jahr, es gibt jedoch einige Ausnahmen. Aus praktischen Gründen sollten Internetunternehmen Belegdaten auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Festplattenspeicher ist praktisch kostenlos und sicherlich kostengünstiger als die Einrichtung eines Vorgangs, bei dem regelmäßig über die Aufbewahrung oder Löschung bestimmter Dokumente entschieden werden muss.

Die Nachweisführung für Umsatzposten ist relativ einfach: Bewahren Sie Kopien von Belegen und Rechnungen auf. Bei besonders großen Transaktionen sollten Sie wahrscheinlich auf Verträge oder andere Unterlagen verweisen können, die die Details der tatsächlich ausgeführten Arbeiten belegen.

Ihre Belege oder Rechnungen werden in der Regel in Ihrem System zentral gespeichert. Wenn Sie ein Systemwechsel vornehmen, denken Sie daran, alte Belege oder Rechnungen an einem Ort zu speichern, der nach dem Wechsel nicht gelöscht wird. Ordnen Sie diese mindestens nach Jahrgängen. Oft ist es sinnvoll, sie innerhalb eines Jahres zu sortieren, da eine häufige Anfrage lautet: „Ihre Bücher weisen am 3. Dezember 2012 einen Umsatzposten in Höhe von 12.000 Dollar aus. Belegen Sie diesen mit angemessenen Details.“

Die Begründung von Ausgabenposten ist etwas schwieriger, da Ausgaben in der Regel weitaus häufiger variieren als Umsatzerlöse. Darüber hinaus gelten für bestimmte Arten von Ausgaben ungewöhnlich detaillierte Aufzeichnungspflichten.

Sie sollten eine Richtlinie einführen, wonach für jeden Kauf von Waren oder Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen ein schriftlicher Beleg oder eine Rechnung erforderlich ist und alle Belege oder Rechnungen an einem zentralen Ort aufbewahrt werden. Viele Unternehmen verwenden Software zur Erfassung von Belegen oder Ausgaben. Eine weniger technikintensive, aber dennoch konforme Möglichkeit hierfür ist die Einrichtung einer E-Mail-Adresse „receipts@“ für Ihr Unternehmen und die Verpflichtung aller Mitarbeitenden, Belege entweder an diese Adresse zu senden oder dorthin weiterzuleiten, wenn sie persönlich ausgestellt wurden.

Wenn eine Transaktion nicht zu einem Beleg führt, sollten Sie dies als Anomalie betrachten. Ein Teil der Disziplin, Belege aufzubewahren, besteht darin, dass Geldabflüsse aus dem Unternehmen mit Belegen gerechtfertigt werden müssen. Transaktionen ohne Belege sind von Natur aus verdächtig und können auf Aktivitäten hindeuten, die Ihr Unternehmen unterbinden möchte, wie zum Beispiel Unterschlagung. In den meisten Fällen ist der Grund harmlos, aber Sie sollten dennoch sofort eine schriftliche Aufzeichnung der Transaktion erstellen und diese dort aufbewahren, wo Sie auch Belege oder Rechnungen aufbewahren. Beachten Sie, dass das nachträgliche Ausfüllen schriftlicher Aufzeichnungen, beispielsweise anhand von Kreditkartenabrechnungen, nicht akzeptabel ist – der IRS verlangt, dass Aufzeichnungen zeitgleich mit der Transaktion oder kurz danach geführt werden, wenn die Details noch frisch sind und die Möglichkeit, sie zum eigenen Steuervorteil zu fälschen, minimal ist.

Schriftliche Aufzeichnungen müssen für die meisten Transaktionen, insbesondere für solche mit geringem Betrag, nicht aufwendig sein; auch Belege sind in der Regel nicht besonders aufwendig. Sie sollten angeben, an wen Sie gezahlt haben (mit angemessener Detailgenauigkeit – „ein Mann” ist nicht angemessen, aber „der Blumenladen in der Third Street” ist es wahrscheinlich, zumindest bei einer kleinen Transaktion), wie viel genau gezahlt wurde, die Zahlungsweise (von einem Konto, in bar usw.), was gekauft wurde und warum Sie keinen formellen Beleg oder keine Rechnung besitzen.

Elektronische Aufzeichnungen gelten als schriftliche Aufzeichnungen, insbesondere wenn Sie diese im Rahmen Ihrer normalen Geschäftstätigkeit ordnungsgemäß aufbewahren. Wenn es beispielsweise in Ihrem Unternehmen üblich ist, Belege im E-Mail-Posteingang „receipts@“ zu speichern, dann ist eine zweizeilige E-Mail an „receipts@“ eine schriftliche Aufzeichnung, die im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens erstellt wurde und in der Regel routinemäßig berücksichtigt wird.

Sie sollten Kontoauszüge (und ähnliche Dokumente) für alle Bankkonten, Kreditkarten usw. auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Beachten Sie, dass Banken Kontoauszüge manchmal weniger lange in ihren eigenen Systemen aufbewahren, als Sie es gerne hätten – machen Sie es sich zur Gewohnheit, die elektronischen Kopien an einem Ort zu speichern, über den Sie die Kontrolle haben. Banken gehen gelegentlich in Konkurs; Sie möchten nicht einen Kontoauszug von vor fünf Jahren rekonstruieren müssen, nur weil Sie das Konto geschlossen haben oder die Bank in der Zwischenzeit aufgekauft wurde.

Ausgaben für Reisen, Transport, Unterhaltung und Geschenke werden manchmal von einigen Steuerzahlern missbraucht und unterliegen daher besonderen Aufbewahrungspflichten. Sie sollten besonders darauf achten, zeitnahe schriftliche Aufzeichnungen über diese Transaktionen zu führen. Der IRS beschreibt in der Publication 463, was Sie benötigen. Eine Vorschau auf das, was Sie erwartet: Sie sollten für jede/n Mitarbeiter/in eine Tabelle führen, aus der die Reisedaten, die Unterkunft (bewahren Sie die Belege auf!) und der geschäftliche Zweck der Reise hervorgehen. Bei jeder geschäftlichen Bewirtung (einschließlich Mahlzeiten) sollten Sie die Teilnehmer und den konkreten geschäftlichen Zweck zeitnah zusammen mit den Informationen über die Transaktion aufzeichnen; viele kleine Unternehmen notieren dies einfach auf der Rückseite der Belege.

Wie bei den meisten Steuerthemen versuchen die Behörden, hinsichtlich des für kleine Transaktionen erforderlichen Aufwands angemessen zu sein, der mit zunehmender Größe, Häufigkeit oder Bedeutung der Transaktionen im Gesamtkontext Ihres Unternehmens steigt. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie mehr als „Dan Smith; Bewerber; Besprechung einer Beschäftigungsmöglichkeit” notieren müssen, wenn Sie jemandem ein Mittagessen im Wert von 20 Dollar bezahlen. Wenn Ihre Jahresabschlussfeier Ihr Unternehmen 150.000 Dollar kostet, besprechen Sie dies mit Ihrem/Ihrer Steuerberater/in und fragen Sie ihn/sie, wie hoch der angemessene Nachweisaufwand ist.