En el 2022, se registraron en Alemania más de 615.000 asociaciones, y este número sigue creciendo. Las asociaciones son populares porque unen a personas con intereses comunes. Además, se benefician de diversas ventajas, como reducciones de impuestos y fondos gubernamentales. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las asociaciones deben cumplir varios requisitos legales en sus prácticas contables.

En este artículo, examinaremos los requisitos contables de las asociaciones y esbozaremos los principios de una contabilidad adecuada. También abordaremos quién se encarga de la contabilidad en una asociación, si las asociaciones pueden gestionar sus propios libros y las posibles repercusiones de una contabilidad incorrecta. Por último, te daremos consejos para ayudarte a simplificar los procesos contables de tu asociación.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los requisitos básicos de contabilidad para las asociaciones?
  
• ¿Cuáles son los principios de una contabilidad adecuada?
  
• ¿Quién es el responsable de las cuentas de una asociación?
  
• ¿Las asociaciones pueden gestionar sus propios libros?
  
• ¿Cuáles son las consecuencias de los errores en las cuentas de las asociaciones?
  
• ¿Cómo facilitar la contabilidad de las asociaciones?
  

¿Cuáles son los requisitos básicos de contabilidad para las asociaciones?

Desde el punto de vista legal, una asociación registrada se define como «cualquier asociación, independientemente de su estructura legal, en la que la mayoría de sus miembros, ya sean particulares o entidades, se han unido voluntariamente para un objetivo común durante un período prolongado y siguen un proceso organizado de toma de decisiones» (véase el apartado 1 del artículo 2 de la Ley de Asociaciones).

Ya sea que se trate de un club deportivo, un club de tiro o una organización sin fines de lucro, las asociaciones están reconocidas como entidades legales y deben cumplir con los requisitos de la contabilidad de asociaciones. Estos se establecen en función de los requisitos fiscales de la ley y de los estatutos de la asociación. La asamblea general puede solicitar una auditoría de las finanzas de la asociación, mientras que la agencia fiscal puede auditar los ingresos y los gastos. Los ingresos y los gastos se dividen en estas cuatro categorías:

• Actividades no comerciales: esta categoría abarca las actividades no comerciales que están directamente conectadas con la misión de la asociación. Esto incluye las cuotas de los socios, junto con los ingresos procedentes de donaciones, regalos y herencias. Los gastos de esta categoría pueden incluir los costos administrativos, el alquiler de las instalaciones del club o las dietas de los entrenadores.
  
• Actividades comerciales: aquí se incluye cualquier actividad generadora de ingresos que esté fuera del propósito declarado de la asociación. Por ejemplo, los ingresos de esta categoría pueden proceder de la venta de comida y bebida en eventos.
  
• Actividades especiales: una actividad especial es una operación dentro de la asociación que admite su objeto legal y es clave para la gestión logística. Los estatutos la distinguen de las actividades comerciales. Por ejemplo, pueden generarse ingresos mediante la venta de entradas para eventos de la asociación. Los gastos incluyen costos como el alquiler de equipos o la contratación de personal especializado para el evento.
  
• Gestión de activos: implica ingresos procedentes de actividades como el alquiler o el arrendamiento de bienes propiedad de la asociación. El alquiler de espacios publicitarios, por ejemplo en vehículos propiedad de la asociación, también puede generar ingresos. Los gastos pueden incluir el mantenimiento o el seguro del edificio y las comisiones de las cuentas bancarias.
  

Áreas de actividad en una asociación

Las asociaciones deben empezar a llevar la contabilidad en cuanto se registren y realicen actividades comerciales, tanto si pretenden obtener beneficios como si no. Todas las transacciones de la empresa deben estar minuciosamente documentadas. Esto incluye todos los ingresos y gastos, así como los saldos de caja y cuentas. Las cuentas también deben incluir una lista de los activos de la asociación, como bienes inmuebles, vehículos, equipos, maquinaria o instalaciones de laboratorio que posea la asociación.

Las asociaciones deben preparar sus declaraciones fiscales y presentarlas dentro de los plazos establecidos. En el caso de las asociaciones más pequeñas, que tienen un volumen de negocios y unos beneficios manejables, basta con la contabilidad de caja (denominada «Einnahmenüberschussrechnung» o «EÜR») (véase el apartado 3 del artículo 4 de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Si el volumen de negocios anual de una asociación supera los €600.000 o sus beneficios anuales son superiores a €60.000, deberá utilizar la contabilidad por partida doble para llevar su contabilidad.

Es fundamental conservar los recibos o documentos de todas las transacciones para verificar los ingresos y los gastos. Esto se debe a que las asociaciones deben seguir los mismos principios contables adecuados que las empresas.

¿Cuáles son los principios de una contabilidad adecuada?

La última versión de los principios de contabilidad adecuada está vigente desde el 2020. Se la conoce como GoBD, que en alemán significa «Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff». Esta normativa del Ministerio Federal de Hacienda alemán esboza los principios fundamentales para la contabilidad digital de los documentos relacionados con los impuestos, aplicable tanto a empresas como a asociaciones.

Estos son los principios clave de GoBD:

• Trazabilidad y verificabilidad: la contabilidad de asociaciones debe ser completa, clara y concisa.
  
• Completitud: cada transacción empresarial debe documentarse de acuerdo con los plazos de retención. Los recibos de ingresos y gastos deben incluir la fecha, el importe, la cantidad, el número de recibo, el emisor y el destinatario.
  
• Exactitud: todas las transacciones comerciales deben documentarse con veracidad y deben reflejar las transacciones reales. Como prueba de ello, se archivan los recibos correspondientes.
  
• Anotaciones y registros oportunos: el registro oportuno también es clave para una contabilidad adecuada. Todas las transacciones de la empresa deben registrarse inmediatamente después de que se produzcan. La ley exige que las transacciones no monetarias se registren en un plazo de 10 días, mientras que los recibos y los desembolsos en efectivo deben registrarse a diario.
  
• Orden: se debe llevar registros para que las partes interesadas puedan entender fácilmente la contabilidad de la asociación. Esto podría incluir a un auditor o a un asesor fiscal. La contabilidad sistemática distingue entre transacciones en efectivo y no monetarias, además clasifica las ventas como sujetas a impuestos, exentas de impuestos o no sujetas a impuestos. Todos los recibos deben ser legibles por máquina.
  
• Inalterabilidad: la forma de almacenamiento de los documentos contables debe garantizar que no se podrán alterar ni modificar. Si se realizan cambios a posteriori, se los debe documentar con total transparencia. Cualquier documento modificado debe guardarse de nuevo. La ley también exige un historial de versiones.
  

La contabilidad de asociaciones cumple con GoBD solo si se siguen estos principios. Encontrarás más información en nuestro artículo sobre GoBD.

¿Quién es el responsable de las cuentas de una asociación?

La junta es responsable de llevar la contabilidad de la asociación y de garantizar que se siguen los principios contables adecuados. Dado que la junta gestiona los bienes y los negocios de la asociación, tiene el deber de cuidar y rendir cuentas. Esto incluye responsabilidades como proporcionar información a la asamblea general. En líneas general, la junta cumple con esta obligación cada año, cuando presenta los estados financieros de la asociación correspondientes al año anterior. Este requisito se detalla en los estatutos de la asociación.

La junta suele nombrar a un tesorero para supervisar las finanzas. También puede nombrar a un auditor. Sin embargo, incluso en estas situaciones, la junta sigue siendo la única responsable de la exactitud de las cuentas.

¿Las asociaciones pueden gestionar sus propios libros?

Las asociaciones pueden gestionar su propia contabilidad. Este enfoque es especialmente adecuado para las asociaciones más pequeñas, que tienen pocos miembros y un volumen de negocios manejable. En estas situaciones, no se requieren conocimientos especializados. Sin embargo, los responsables deben tener conocimientos básicos de contabilidad, similares a los necesarios para preparar una declaración del impuesto sobre la renta.

Llegado el caso, es una buena idea utilizar un software especializado de contabilidad de asociaciones que pueda simplificar el proceso. Es importante respetar los principios contables adecuados. La principal ventaja de utilizar un software es que puedes automatizar muchas tareas de rutina.

Estas tareas incluyen la creación de una cuenta de pérdidas y ganancias; la gestión de ingresos y gastos; el registro de transacciones en categorías específicas y su asignación a diferentes cuentas; la generación de facturas, recibos de donativos o recordatorios; y la planificación del presupuesto de la asociación. Además, el software se actualiza automáticamente para cumplir con los nuevos requisitos normativos. Los costos suelen oscilar entre decenas y cientos de dólares al año, en función del número de miembros gestionados o que tengan acceso al programa.

Sin embargo, para las asociaciones que tienen ingresos elevados, un gran número de miembros, empleados o propiedades inmobiliarias, gestionar la contabilidad de forma independiente puede convertirse rápidamente en un desafío importante. En estos casos, tiene sentido buscar la ayuda de un tercero y externalizar la contabilidad. Para esta tarea, se puede recurrir a un proveedor de servicios especializado o a un contador.

Stripe Billing puede ayudarte con la facturación recurrente de tus miembros, con la automatización de los flujos de trabajo y con la reducción de las tareas manuales. Además, puedes gestionar tus cuentas y acceder a informes financieros detallados y de ingresos directamente desde el Dashboard, lo que facilita enormemente tu contabilidad. También puedes permitir que tus clientes gestionen sus suscripciones de forma independiente a través del portal de clientes.

Es importante evaluar los costos contables y presupuestarlos caso por caso. Podría utilizarse también una solución híbrida, en la que solo se externalizan transacciones específicas en lugar de todo el proceso contable. Además de aceptar las cuotas de los socios, las asociaciones también pueden utilizar Stripe para gestionar la venta de bienes y servicios a los no socios, o para cobrar las donaciones.

¿Cuáles son las consecuencias de los errores en las cuentas de las asociaciones?

Las asociaciones deben cumplir con GoBD y respetar los plazos; de lo contrario, pueden pagar muy cara la omisión.

El incumplimiento de los plazos puede dar lugar al cobro de comisiones por demora e intereses de demora. Las asociaciones deben recopilar información exhaustiva para asegurarse de que todos los documentos se presentan completos y a tiempo. Si no se puede cumplir un plazo, se aconseja comunicarse con la agencia fiscal para discutir la situación. La agencia fiscal suele mostrarse cooperativa cuando se le notifica a tiempo.

Si la agencia fiscal encuentra lagunas en la contabilidad durante una auditoría, puede emitir liquidaciones adicionales. Con el fin de establecer una base adecuada para la tributación, los ingresos o los gastos que faltan se estiman sobre la base de la mayor probabilidad. La situación se vuelve aún más problemática si la asociación es sospechosa de evasión fiscal. En este caso, existe el riesgo de multas sustanciales y los miembros de la junta directiva pueden ser considerados personalmente responsables con sus propios bienes. También existe la posibilidad de penas de prisión de hasta 10 años.

¿Cómo facilitar la contabilidad de las asociaciones?

Obtener el estado de asociación sin fines de lucro puede simplificar la contabilidad de las asociaciones. Esto se debe a que las asociaciones sin fines de lucro están exentas del impuesto sobre actividades económicas, del impuesto de sociedades y del impuesto al valor agregado (IVA). Sin embargo, esto solo se aplica si las asociaciones cumplen con los mismos criterios que se aplican a la norma para pequeñas empresas: el volumen anual de negocios en el ejercicio anterior no debe superar los €22.000, y debe ser inferior a €50.000 en el ejercicio en curso.

Además, las asociaciones sin fines de lucro pueden deducir las donaciones a efectos fiscales porque tienen derecho a emitir recibos de donación. Otra ventaja para las asociaciones sin fines de lucro es que pueden solicitar fondos gubernamentales. Sin embargo, los fondos deben utilizarse para un fin específico y esto debe demostrarse plenamente. El estado sin fines de lucro ofrece varias ventajas y simplificaciones, pero también requiere un mantenimiento de registros más detallado.

En los últimos años, la digitalización ha simplificado la contabilidad de todas las asociaciones. Soluciones especializadas como Stripe Billing simplifican los procesos contables, mejorando la eficacia y la transparencia. Las tareas manuales, como la asignación de cuentas y el ingreso de datos, se reducen al mínimo y se automatizan. Las facturas salientes pueden generarse automáticamente y las facturas entrantes pueden procesarse y archivarse con mayor rapidez. Los flujos de pago también pueden seguirse en tiempo real. Tanto para las asociaciones como para las empresas, merece la pena utilizar herramientas técnicas o proveedores externos. Esto ayuda a evitar errores y, por tanto, reduce los costos y el trabajo adicional.