Los particulares con un volumen de ventas reducido pueden beneficiarse de regímenes fiscales y administrativos simplificados registrándose en la norma para pequeños empresarios. Descubra qué es la norma para pequeños empresarios, qué requisitos debe cumplir y cuáles son sus obligaciones como pequeño empresario.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es la norma para pequeños empresarios?
  
• ¿En qué se diferencia un pequeño empresario de una pequeña empresa?
  
• ¿Cuáles son los requisitos de elegibilidad para la norma para pequeños empresarios?
  
• ¿Quiénes se benefician de la norma para pequeños empresarios?
  
• ¿Cómo se registra un pequeño empresario?
  
• ¿Qué otras obligaciones fiscales se aplican con la norma para pequeños empresarios?
  
• ¿Qué otras obligaciones se aplican a los pequeños empresarios?
  
• ¿Qué debe hacer si supera los umbrales de ventas?
  

¿Qué es la norma para pequeños empresarios?

Las empresas de Alemania están sujetas al impuesto al valor agregado en Alemania. Aquellas que preveían volúmenes bajos de ventas se enfrentaron a la decisión de si registrarse o no bajo la norma para pequeños empresarios.

¿En qué se diferencia un pequeño empresario de una pequeña empresa?

Los términos “pequeño empresario” y “pequeña empresa” representan situaciones distintas. Una pequeña empresa es una empresa comercial que no está sujeta a las disposiciones del Código de Comercio alemán (“Handelsgesetzbuch” o “HGB”), siempre que sus beneficios anuales sean inferiores a €60 000 o sus ventas anuales sean inferiores a €600 000. Las pequeñas empresas no se inscriben en el registro mercantil alemán y tienen obligaciones contables simplificadas. Las pequeñas empresas también pueden optar por la norma para pequeños empresarios, y en este caso se distingue entre empresas no comerciales, como los trabajadores independientes, y las sociedades de responsabilidad limitada (“Gesellschaft mit beschränkter Haftung” o “GmbH”).

¿Cuáles son los requisitos de elegibilidad para la norma para pequeños empresarios?

El requisito más importante para obtener la condición de pequeño empresario es que el volumen total de ventas anuales del trabajador autónomo o de la empresa en el año anterior no haya superado los €22 000, y que no se prevea que supere los €50 000 en el año en curso. El mes en que se fundó la empresa es relevante al calcular el umbral de ventas para el año de constitución. Esto se debe a que el umbral de ventas se aplica de manera proporcional cuando la empresa no se funda al inicio del año.

Por ejemplo: si una empresa se funda en junio, el umbral de ventas se recalcula para los siete meses restantes del año. Esto significa que la empresa solo puede registrar ventas totales de €12 833 para poder obtener ser contemplado por la norma para pequeños empresarios: (7 ÷ 12) × €22 000.

¿Quién se beneficia a partir de la norma para pequeños empresarios?

La norma para pequeños empresarios tiene ventajas y desventajas, que deben sopesarse cuidadosamente según tu situación. Gestionar una empresa sujeta a las reglas estándar de tributación implica obligaciones considerables. Estas incluyen cobrar IVA en todas las facturas, presentar declaraciones anticipadas periódicas de IVA y elaborar una declaración integral de IVA. Sin embargo, estas tres obligaciones no se aplican a las empresas exentas de IVA. Esto se traduce en los siguientes beneficios:

• Menor carga administrativa en la contabilidad, y por lo tanto más tiempo para dirigir la empresa y captar clientes.
  
• Una ventaja competitiva frente a las empresas sujetas a IVA, ya que los precios sin IVA son claramente más bajos.
  

No obstante, la exención de IVA también tiene desventajas:

• Los pequeños empresarios no tienen derecho a deducir el IVA soportado y, por lo tanto, no reciben un reembolso de IVA sobre sus gastos operativos.
  
• Si en la factura no aparece el IVA, esto puede dar a los clientes la impresión de que la empresa tiene bajos niveles de ventas y, en consecuencia, poca experiencia empresarial.
  
• La norma para pequeños empresarios solo se aplica a los bienes y servicios vendidos en Alemania. Para las ventas transfronterizas, se aplican las reglas fiscales estándar.
  

La norma para pequeños empresarios es una opción segura para quienes inician su propio negocio o utilizan su empresa para generar ingresos adicionales. Sin embargo, a largo plazo limita el crecimiento de la empresa.

¿Cómo se registra uno como pequeño empresario?

La decisión de registrarse bajo la norma para pequeños empresarios debe tomarse en el momento de la constitución de la empresa y notificarse a la agencia fiscal competente al registrarse a efectos fiscales. La norma no se aplica automáticamente en cuanto se cumplen los requisitos correspondientes, sino que debe seleccionarse de manera proactiva. Es importante asegurarse de que la previsión de ventas indicada esté por debajo del umbral de ventas aplicable a la norma para pequeños empresarios. En su defecto, las empresas pueden optar por no estar sujetas a la norma. Si la empresa decide no registrarse bajo la norma, no podrá cambiar de opinión durante cinco años. Solo después de que haya transcurrido este período de cinco años, las empresas podrán solicitar la aplicación de la norma para pequeños empresarios mediante una notificación escrita a la agencia fiscal.

El formulario de registro fiscal debe enviarse electrónicamente a la oficina de impuestos competente dentro de un mes de haberse registrado como empresa. Esto puede hacerse a través de la plataforma de administración tributaria ELSTER.

¿Qué otras obligaciones fiscales se aplican con la norma para pequeños empresarios?

Los pequeños empresarios están sujetos a las mismas disposiciones fiscales generales que las demás entidades sujetas a impuestos, dado que la norma para pequeños empresarios solo se aplica al IVA.

Los siguientes tipos de impuestos se aplican a los pequeños empresarios:

(Nota: El plazo de presentación de todas las declaraciones de impuestos que se mencionan a continuación es el 31 de julio del año siguiente. Por ejemplo, una declaración de impuestos de 2022 debe presentarse antes del 31 de julio de 2023).

Impuesto sobre la renta

De acuerdo con la sección 2 de la EStG, el impuesto sobre la renta incluye, entre otras cosas, todos los ingresos procedentes del trabajo autónomo y de una actividad comercial. Esto significa que todos los pequeños empresarios deben declarar sus ingresos en el marco del impuesto sobre la renta. Para ello, una vez al año las empresas deben presentar sus cuentas —preparadas mediante el método de contabilidad de caja (“Einnahmenüberschussrechnung” o “EÜR”)— a la agencia fiscal.

El método de caja es un método de contabilidad simplificado para trabajadores autónomos y pequeños empresarios. Todos los ingresos y gastos correspondientes al año fiscal se incluyen en el formulario anexo “EÜR” y se utilizan para calcular la ganancia correspondiente. Esta ganancia constituye la base para la obligación del impuesto sobre la renta. Se aplica un mínimo personal de €10 908 (a partir de 2023). Si el ingreso calculado es inferior a este límite, no corresponde pagar impuesto sobre la renta.

Impuesto sobre las actividades económicas.

El impuesto sobre las actividades económicas solo se aplica a las empresas comerciales. Por lo tanto, los pequeños empresarios que operan de manera independiente no están sujetos al impuesto sobre las actividades económicas y no necesitan presentar una declaración de este impuesto. La deducción personal para el impuesto sobre las actividades económicas es de €24 500 por año. Dado que este monto supera el umbral del IVA previsto en la norma para pequeños empresarios (máximo de €22 000 para el año anterior), las pequeñas empresas comerciales, por lo general, no están sujetas al impuesto sobre las actividades económicas. Sin embargo, aun así debe presentarse una declaración de este impuesto antes de la fecha límite correspondiente.

IVA

Los pequeños empresarios igualmente deben presentar una declaración anual del IVA, a pesar de estar exentos de este impuesto. Como puede suponerse que no se indicará IVA en la declaración, esta solo sirve para confirmar que no se adeuda ningún monto de IVA.

¿Qué otras obligaciones se aplican a los pequeños empresarios?

Además de sus obligaciones fiscales, los pequeños empresarios también están sujetos a otros requisitos relacionados con la contabilidad y la conservación de documentos. Asimismo, existen disposiciones específicas aplicables a la facturación.

Períodos de conservación

Se aplica un período de conservación de hasta 10 años para documentos comerciales como facturas, recibos y contratos. Durante ese tiempo, la agencia fiscal tiene derecho a solicitar el acceso a dichos documentos en el marco de una auditoría fiscal. Los plazos exactos y los documentos pertinentes están establecidos en el artículo 147 del Código Tributario (“Abgabenordnung” o “AO”) y en el artículo 257 del Código de Comercio (HGB).

Obligación contable

Los pequeños empresarios están obligados a llevar una contabilidad sencilla. Esto implica conservar de forma cronológica y separada toda la documentación de los ingresos y gastos de operación, la cual luego se utiliza para preparar el estado contable basado en el criterio de caja.

Identificación obligatoria en las facturas

Las facturas emitidas por pequeños empresarios deben estar identificadas como tales, dado que no incluyen IVA. A estos efectos, basta con hacer referencia al artículo 19 de la UStG. Toda la información obligatoria que debe figurar en una factura se indica en el artículo “Crear facturas como pequeña empresa en Alemania”.

¿Qué debe hacerse si se superan los umbrales de ventas?

Si un pequeño empresario supera los límites de ventas establecidos en la Sección 19 de la UStG, entonces deberá pasar al régimen impositivo estándar a partir de enero del año siguiente. Esto significa que la norma para pequeños empresarios deja de aplicarse y la empresa pasará a estar sujeta al IVA. Cuando una empresa queda comprendida en el régimen de tributación estándar, deben seguirse los siguientes pasos:

Notificar por escrito a la agencia fiscal

Si se supera el umbral de €22 000 en el año en curso, debe informarse a la agencia fiscal competente. De lo contrario, la agencia fiscal solo se enterará de esta situación a mediados del año siguiente, cuando reciba la declaración de impuestos correspondiente. Si la empresa sigue sin cobrar IVA desde el inicio del año siguiente hasta la fecha de la declaración, entonces deberán pagarse retroactivamente a la agencia fiscal los montos de IVA legalmente adeudados por todo el período. Para evitar pérdidas financieras considerables, resulta esencial que los pequeños empresarios controlen los umbrales del IVA.

Aceptar pagos de IVA

Las empresas sujetas al IVA deben cobrar la tasa correspondiente sobre sus bienes y servicios. Según la tasa de IVA, este equivale al 19 % del valor neto, o 7 % en el caso de bienes y servicios con descuento.

Por ejemplo: Un pequeño empresario vende un servicio por €100. Después de pasar al régimen de tributación estándar, deberá cobrar €119 por este servicio (valor neto de €100 + 19 % de IVA = valor bruto de €119).

Presentar declaraciones preliminares del IVA

Las empresas sujetas al IVA deben transferir a la agencia fiscal el IVA que cobran. Para evitar que la obligación fiscal resultante venza en su totalidad al final del año, las empresas están obligadas a presentar declaraciones preliminares del IVA y a realizar los pagos correspondientes. La recaudación mensual o trimestral protege a la agencia fiscal frente a impagos y, además, ayuda a las empresas en su planificación financiera.

Las declaraciones preliminares del IVA deben presentarse de manera mensual durante los dos primeros años después de pasar al régimen de tributación estándar; luego, el período fiscal dependerá de la obligación de IVA correspondiente al año anterior.

Esto nos lleva a una ventaja de la tributación estándar: al declarar y pagar el IVA por anticipado, las empresas pueden compensar su propio IVA soportado; es decir, el IVA que ellas mismas han pagado. Si el total del IVA de los gastos es mayor que el del ingreso en un período determinado, esto genera un crédito fiscal de IVA y la empresa recibe un reembolso.