Particulieren met een laag omzetvolume kunnen profiteren van vereenvoudigde fiscale en administratieve regelingen door zich aan te melden voor de kleineondernemersregeling. Ontdek wat de kleineondernemersregeling inhoudt, aan welke voorwaarden je moet voldoen en wat je verplichtingen zijn als kleine ondernemer.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is de kleineondernemersregeling?
  
• Waarin verschilt een kleine ondernemer van een kleine onderneming?
  
• Wat zijn de toelatingsvoorwaarden voor de kleineondernemersregeling?
  
• Wie profiteert van de kleineondernemersregeling?
  
• Hoe registreer je je als kleine ondernemer?
  
• Welke andere belastingverplichtingen gelden er bij de kleineondernemersregeling?
  
• Welke andere verplichtingen gelden er voor kleine ondernemers?
  
• Wat moet je doen als je de omzetdrempels overschrijdt?
  

Wat is de kleineondernemersregeling?

Ondernemingen in Duitsland zijn onderworpen aan belasting toegevoegde waarde (btw)en zijn daarom verplicht btw in rekening te brengen op hun goederen en diensten. Bedrijven met een laag omzetvolume kunnen echter van deze verplichting worden vrijgesteld. De kleineondernemersregeling is vastgelegd in artikel 19 van de btw-wet (UStG). Het doel van deze vereenvoudigingsregeling is het verminderen van de administratieve lasten voor zowel bedrijven als belastingkantoren, die anders onevenredig hoog zouden zijn gezien de lage belastinginkomsten. Alleen al in 2022 hebben ongeveer 550.000 mensen een kleine onderneming opgericht in Duitsland. Degenen die een laag omzetvolume verwachtten, stonden voor de keuze om zich al dan niet aan te melden voor de kleineondernemersregeling.

Waarin verschilt een kleine ondernemer van een kleine onderneming?

De termen “kleine ondernemer” en “kleine onderneming” duiden op verschillende omstandigheden. Een kleine onderneming is een commerciële onderneming die niet onderworpen is aan de bepalingen van het Duitse Wetboek van Koophandel (“Handelsgesetzbuch” of “HGB”), op voorwaarde dat haar winst lager is dan 60.000 euro of haar omzet lager is dan 600.000 euro per jaar. Kleine ondernemingen worden niet ingeschreven in het Duitse handelsregister en hebben vereenvoudigde boekhoudkundige verplichtingen. Kleine ondernemingen kunnen ook kiezen voor de kleineondernemersregeling, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen niet-commerciële ondernemingen, zoals freelancers en vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (“Gesellschaft mit beschränkter Haftung” of “GmbH”).

Wat zijn de voorwaarden om in aanmerking te komen voor de kleineondernemersregeling?

De belangrijkste voorwaarde voor de status van kleine ondernemer is dat de totale jaaromzet van de freelancer of de onderneming in het voorgaande jaar niet meer dan 22.000 euro mag bedragen en dat voor het lopende jaar geen omzet van meer dan 50.000 euro mag worden verwacht. De maand waarin de onderneming is opgericht, is relevant voor de berekening van de omzetdrempel voor het jaar van oprichting. Dit komt omdat de omzetdrempel pro rata geldt wanneer een onderneming niet aan het begin van het jaar is opgericht.

Bijvoorbeeld: als een onderneming in juni wordt opgericht, wordt de omzetdrempel herberekend voor de resterende zeven maanden van het jaar. Dit betekent dat de onderneming slechts een totale omzet van 12.833 euro mag boeken om de status van kleine ondernemer te verkrijgen: (7 ÷ 12) × 22.000 euro.

Wie profiteert van de kleineondernemersregeling?

De kleineondernemersregeling heeft voor- en nadelen, die zorgvuldig moeten worden afgewogen op basis van je situatie. Het beheren van een onderneming die onder de standaard belastingregels valt, brengt aanzienlijke verplichtingen met zich mee. Deze omvatten het in rekening brengen van btw op alle facturen, het regelmatig indienen van voorlopige btw-aangiften en het opstellen van een uitgebreide btw-aangifte. Deze drie verplichtingen gelden echter niet voor ondernemingen die zijn vrijgesteld van btw. Dit levert de volgende voordelen op:

• Minder boekhoudkundige administratie, waardoor er meer tijd overblijft voor het uitvoeren van bedrijfsactiviteiten en het werven van klanten.
  
• Een concurrentievoordeel ten opzichte van ondernemingen die btw-plichtig zijn, aangezien btw-vrije prijzen duidelijk lager zijn
  

De btw-vrijstelling heeft echter ook nadelen:

• Kleine ondernemers hebben geen recht op aftrek van voorbelasting en krijgen daarom geen btw-teruggave op hun bedrijfskosten.
  
• Als er geen btw op de factuur staat vermeld, kan dit bij klanten de indruk wekken dat de onderneming een lage omzet heeft en dus ook beperkte zakelijke ervaring.
  
• De kleineondernemersregeling geldt alleen voor goederen en diensten die in Duitsland worden verkocht. Voor grensoverschrijdende verkopen gelden de standaard belastingregels.
  

De kleineondernemersregeling is een veilige optie voor iedereen die voor zichzelf begint of zijn onderneming gebruikt om extra inkomsten te genereren. Op de lange termijn belemmert deze regeling echter de groei van je onderneming.

Hoe registreer je je als kleine ondernemer?

De beslissing om zich te registreren voor de kleineondernemersregeling moet worden genomen op het moment dat de onderneming wordt opgericht en moet bij de registratie voor belastingdoeleinden worden gemeld aan het bevoegde belastingkantoor. De regeling wordt echter niet automatisch toegepast zodra aan de relevante vereisten is voldaan, maar moet proactief worden gekozen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de aangegeven omzetprognose onder de relevante omzetdrempel voor de kleineondernemersregeling ligt. Als alternatief kunnen ondernemingen ervoor kiezen om niet onder de regeling te vallen. Als de onderneming ervoor kiest om zich niet voor de regeling te registreren, kan zij gedurende vijf jaar niet meer van gedachten veranderen. Pas na afloop van deze periode van vijf jaar kunnen ondernemingen de kleineondernemersregeling aanvragen door een brief te sturen naar het belastingkantoor.

Het belastingregistratieformulier moet binnen een maand na registratie als onderneming elektronisch naar het bevoegde belastingkantoor worden gestuurd. Dit kan via het belastingadministratieplatform ELSTER.

Welke andere belastingverplichtingen gelden er bij de kleineondernemersregeling?

Kleine ondernemers zijn onderworpen aan dezelfde algemene belastingbepalingen als andere belastingplichtige entiteiten, aangezien de kleineondernemersregeling alleen van toepassing is op de btw.

De volgende soorten belastingen zijn van toepassing op kleine ondernemers:

(Opmerking: de uiterste datum voor het indienen van alle hieronder vermelde belastingaangiften is 31 juli van het volgende jaar. Een belastingaangifte voor 2022 moet bijvoorbeeld uiterlijk op 31 juli 2023 worden ingediend.)

Inkomstenbelasting

Overeenkomstig artikel 2 van de EStG omvat de inkomstenbelasting onder meer alle inkomsten uit freelancewerk en uit een handelsactiviteit. Dit betekent dat alle kleine ondernemers hun inkomsten moeten aangeven in het kader van de inkomstenbelasting. Daartoe moeten ondernemingen eenmaal per jaar hun boekhouding – opgesteld volgens de kasboekhoudmethode (“Einnahmenüberschussrechnung” of “EÜR”) – indienen bij de belastingdienst.

De kasboekhouding is een vereenvoudigde boekhoudmethode voor freelancers en kleine ondernemers. Alle inkomsten en uitgaven voor het betreffende belastingjaar worden opgenomen in het betreffende “EÜR-bijlageformulier” en worden gebruikt om de betreffende winst te berekenen. Deze winst vormt de basis voor de inkomstenbelastingplicht. Er geldt een persoonlijke vrijstelling van 10.908 euro (vanaf 2023). Als het berekende inkomen onder deze grens ligt, is er geen inkomstenbelasting verschuldigd.

Bedrijfsbelasting

De bedrijfsbelasting wordt alleen geheven op handelsondernemingen. Kleine ondernemers die op freelance basis werken, zijn daarom niet onderworpen aan bedrijfsbelasting en hoeven geen aangifte bedrijfsbelasting in te dienen. De persoonlijke vrijstelling voor bedrijfsbelasting bedraagt 24.500 euro per jaar. Aangezien dit bedrag hoger is dan de btw-drempel voor de kleineondernemersregeling (maximaal 22.000 euro voor het voorgaande jaar), zijn kleine handelsondernemingen doorgaans niet onderworpen aan bedrijfsbelasting. Er moet echter nog steeds een aangifte bedrijfsbelasting worden ingediend binnen de relevante termijn.

Btw

Kleine ondernemers moeten nog steeds een jaarlijkse btw-aangifte indienen, ondanks dat ze vrijgesteld zijn van btw. Aangezien ervan uitgegaan kan worden dat er geen btw op de aangifte wordt aangegeven, dient deze alleen ter bevestiging dat er geen btw verschuldigd is.

Welke andere verplichtingen gelden er voor kleine ondernemers?

Naast hun belastingverplichtingen moeten kleine ondernemers ook voldoen aan andere vereisten met betrekking tot boekhouding en het bewaren van documenten. Er zijn ook specifieke voorschriften van toepassing op facturering.

Bewaartermijnen

Voor bedrijfsdocumenten zoals facturen, ontvangstbewijzen en contracten geldt een bewaartermijn van maximaal 10 jaar. Gedurende deze periode heeft de belastingdienst het recht om in het kader van een belastingcontrole inzage te vragen in deze documenten. De precieze termijnen en relevante documenten staan vermeld in artikel 147 van de belastingwet (Abgabenordnung of AO) en artikel 257 van het handelswetboek (HGB).

Boekhoudkundige verplichting

Kleine ondernemers zijn verplicht om een eenvoudige boekhouding bij te houden. Dit betekent dat ze alle bedrijfsinkomsten en -uitgaven chronologisch en afzonderlijk moeten documenteren, waarna ze op basis daarvan een kasboekhouding opstellen.

Verplichte identificatie op facturen

Facturen die door kleine ondernemers worden uitgereikt, moeten als zodanig worden aangeduid, aangezien ze geen btw bevatten. Een verwijzing naar artikel 19 van de UStG is in dit verband voldoende. Alle verplichte informatie die op facturen moet worden vermeld, staat beschreven in het artikel 'Facturen maken als kleine onderneming in Duitsland'.

Wat moet je doen als je de omzetdrempels overschrijdt?

Als een kleine ondernemer de omzetlimieten overschrijdt die zijn vastgelegd in artikel 19 van de UStG, moet hij vanaf januari van het volgende jaar overschakelen op de standaard belastingregels. Dit betekent dat de kleineondernemersregeling niet langer van toepassing is en dat de onderneming btw-plichtig wordt. Wanneer een onderneming onderworpen wordt aan de standaard belastingregeling, moeten de volgende stappen worden ondernomen:

Kennisgeving aan het belastingkantoor schrijven

Als de drempel van 22.000 euro in het lopende jaar wordt overschreden, moet de bevoegde belastingdienst hiervan op de hoogte worden gesteld. Anders komt de belastingdienst pas halverwege het volgende jaar achter deze omstandigheid, wanneer zij de betreffende belastingaangifte ontvangt. Als de onderneming vanaf het begin van het volgende jaar tot de datum van de belastingaangifte geen btw blijft heffen, moeten de wettelijk verschuldigde belastingbedragen voor de gehele periode met terugwerkende kracht aan de belastingdienst worden betaald. Om aanzienlijke financiële verliezen te voorkomen, is het voor kleine ondernemers dan ook van essentieel belang om de btw-drempels in de gaten te houden.

Btw in rekening brengen

Ondernemingen die btw-plichtig zijn, moeten het overeenkomstige btw-tarief in rekening brengen op hun goederen en diensten. Afhankelijk van het btw-tarief bedraagt dit 19% van de nettowaarde, of 7% voor afgeprijsde goederen en diensten.

Bijvoorbeeld: Een kleine ondernemer verkoopt een dienst voor 100 euro. Na de overstap naar de standaardbelasting moet hij voor deze dienst 119 euro in rekening brengen (netto waarde van 100 euro + 19% btw = brutowaarde van 119 euro).

Voorlopige btw-aangiften indienen

Ondernemingen die btw-plichtig zijn, moeten de btw die zij innen doorberekenen aan de belastingdienst. Om te voorkomen dat de daaruit voortvloeiende belastingverplichting aan het einde van het jaar in zijn geheel verschuldigd wordt, zijn ondernemingen verplicht om voorlopige btw-aangiften in te dienen en de bijbehorende betalingen te verrichten. Door maandelijks of driemaandelijks belasting te innen, beschermt de belastingdienst zich tegen wanbetalingen en helpt zij ondernemingen bij hun financiële planning.

Voorlopige btw-aangiften moeten gedurende de eerste twee jaar na de overstap naar standaardbelasting maandelijks worden ingediend; daarna hangt de belastingperiode af van de btw-verplichting voor het voorgaande jaar.

Dit brengt ons bij een voordeel van standaardbelasting: door btw vooraf aan te geven en te betalen, kunnen ondernemingen hun eigen voorbelasting verrekenen, met andere woorden, de btw die zij zelf hebben betaald. Als de totale btw op uitgaven hoger is dan die op inkomsten binnen een bepaalde periode, leidt dit tot een btw-tegoed en krijgt de onderneming een teruggaaf.